7.1.

Ejecucin: integracin de equipos, comunicacin y

distribucin de la informacin, administracin de
concursos, cotizaciones, y de contratos.
En esta fase se presenta la ejecucin
desarrollo de la planeacin.

que comienza durante el

La ejecucin comienza durante el desarrollo del Plan del

Proyecto, al seleccionar a los proveedores, administrar sus
contratos, asegurar la calidad, integrar al equipo y distribuir la
informacin de acuerdo con los criterios prestablecidos en el Plan de
Proyecto.
Si al empezar la ejecucin hemos previsto las estrategias del
proyecto tomando en cuenta las nueve reas del Plan de Proyecto,
logramos un sentido de direccin y seguridad hacia el logro de los
objetivos.

Rec.
Humanos

Alcance

Herramienta

WBS

Diagrama
organizacional
y Matriz de
Roles y
funciones

Cmo servir durante la

Ejecucin?
Para identificar todo el trabajo por
ejecutar
Al momento de ejecutar dar
seguimiento a la estructura para
confirmar el Alcance realizado.
En caso de ajuste al alcance, estos
debern ser registrados para actualizar
el WBS.
Para coordinar e integrar a los
miembros del equipo, tanto interno
como externo.

Comunicacin
Tiempo

Matriz de
Comunicacin

Calendario de
Eventos

Programa del
Proyecto

Costo

Presupuesto Base

Programa de
erogaciones

Para distribuir la informacin del

proyecto en pro de una
comunicacin efectiva.

Para programar las actividades,

reuniones, pagos y otros eventos
peridicos no incluidos en el
programa.
Nos permitir saber cundo iniciar
y terminar cada uno de los
entregables, as como las tareas
requeridas para terminar el
proyecto a tiempo.
Asimismo, nos servir como
referencia antes de contratar los
trabajos y durante la ejecucin de
stos
Para conocer el monto
presupuestal asignado a cada
entregable y asegurar antes de
contratar, el apego al presupuesto.
Una vez contratados, nos
permitir monitorear el
desempeo del proyecto en
funcin de los costos.
Para programar los recursos
financieros durante la ejecucin
del proyecto.

Calidad

Listas de
verificacin

Para guiar efectivamente las

inspecciones, asegurando la
calidad del proyecto, desde el
principio hasta el trmino de la
ejecucin

Riesgos

Para conocer el estndar de

calidad esperado, as como sus
criterios de aceptacin.

Matriz de
administracin de
riesgos

Abastecimiento

Anlisis de
precedentes

Matriz de
abastecimiento

Para confirmar los riesgos

previstos y dar seguimiento a
las acciones establecidas en esta
matriz.
Para identificar, cuantificar y
responder peridicamente a las
situaciones de riesgo que
detectemos a lo largo del
proyecto.

Como base para administrar los

concursos, cotizaciones y
contratos.

Integracin de Equipos, Comunicacin y Distribucin de la

Informacin
Durante la planeacin de recursos humanos el Gerente del Proyecto,
con el apoyo del Patrocinador, identifica el equipo humano tanto
interno como externo requerido para ejecutar todos los trabajos
incluidos en el WBS.
El trabajo de los miembros del equipo ejecutor es esencial para el
xito del proyecto.
El Gerente actuar como integrador liderando los esfuerzos de todos
sus colaboradores.
Los miembros del equipo comnmente formulan supuestos
incorrectos acerca del avance de quienes dependen y se sorprenden
cuando no reciben la informacin segn el programa.
El Gerente debe lograr la coordinacin adecuada entre los
participantes, especialmente en actividades interdependientes.
Aseguramiento de la Calidad
Implica evaluar regularmente el desempeo del proyecto, para as
generar confianza sobre la satisfaccin de los estndares de la
calidad ms relevantes.
Es imperativo diferenciar dos conceptos:
Control de Calidad: medicin, prueba y accin correctiva como
parte del proceso de Aseguramiento de Calidad.
Aseguramiento de Calidad: se incluye todo el proceso, desde el
concepto hasta la entrega del bien o servicio
En la etapa de planeacin se definieron los criterios de relevantes con
el apoyo del Diagrama Causa Efecto y la Lista de Verificacin del
proceso, para monitorear su desempeo.
Durante la ejecucin se revisa este proceso, confirmando los
siguientes puntos:
Que el diseo est correcto.
Que la seleccin del proveedor sea la adecuada.

 Que los materiales y la mano de obra sean los acordados en la

seleccin del proveedor.
Que las herramientas y equipos sean los convenientes
Que el procedimiento sea el requerido.
Que se ejecuten las muestras fsicas comparando con los
estndares de calidad relevantes establecidos en el plan de
calidad.

Administracin de Concursos y Cotizaciones

Concursar competitivamente obteniendo los mejores precios por el
mayor valor.
Establecer un slido principio para el desarrollo de relaciones a largo
plazo.
Lograr el manejo profesional, oportuno, transparente y tico de las
licitaciones y contrataciones, generando confianza y orden ante el
mbito laboral y profesional
Debemos confirmar que las empresas seleccionadas integren en sus
propuestas todo el Alcance requerido, conscientes de los criterios de
aceptacin y restricciones estipuladas.
El objetivo es lograr relaciones ganar / ganar donde el proveedor
proporcione un servicio de calidad a un precio competitivo.
Matriz de Evaluacin de Alternativas
Sirve para seleccionar proveedores, por medio de criterios
cuantitativos. Adems de sus mltiples aplicaciones, esta herramienta
nos sirve para decidir cul es la mejor empresa antes de contratar.
Para qu sirve
Ayuda a seleccionar entre varias opciones la mejor alternativa de
acuerdo con criterios cuantitativos.
Qu incluye
Criterios de Evaluacin
Alternativas

Escala de ponderacin de prioridades y de cumplimiento

Como desarrollarla
En la primera columna incluir los criterios de la seleccin acordados.
En la columna 2 indicar la ponderacin del 1 10 de dichos criterios,
de acuerdo a su importancia, siendo 10 la calificacin ms alta.
En cada rengln incluir criterios que debern ponderarse para cada una
de las opciones presentadas en las columnas 3,4, 5 y 6.
Establecer el grado de cumplimiento con el criterio de cada opcin
considerando una escala del 1 5, donde el 5 es mayor
Multiplicar en cada celda el grado de cumplimiento por la ponderacin
del criterio hasta llenar toda la tabla.
Sumar los resultados de las columnas de cada opcin
Escoger la opcin con mayor puntaje
Cuando utilizarla
Cada vez que se necesite evaluar alternativas como: materiales,
proveedores, sistemas, riesgos, etc.

Evaluacin Ponderacin
de Mobiliario 10(<) 1 (>)

Opcin 1

Opcin 2

Opcin 3

40

40

Opcin 4

1. Durabilidad

10

30

30

2. Costo

27

36 3

27 3

27

3. Tiempo de
Entrega

32

24 3

24 3

24

4. Comodidad
en la silla

21

28 3

21 3

21

5. Facilidad
para limpieza

18

18 2

12 3

18

6.
Mantenimiento

20

20 4

20 4

20

7. Garanta

12

12 3

12 2

8.Espacio para
archivo y
cajonera

16

16 4

16 3

12

Total

176

194

172

160

Lugar

Estado de Cuenta de Contrato

Para qu sirve?
Para contar con informacin actualizada sobre el desempeo
econmico de cada contrato.
Que incluye?
Informacin general del contrato: clave, partida de WBS y CBS,
fecha de contrato, fecha de corte, descripcin, proveedor, importe
original, monto anticipado
Estatus del anticipo, estado de cuenta de requisiciones dentro de
contrato, estado de cuenta de rdenes de cambio, as como resumen
global.
Cmo desarrollarla?
Integrar cada una de las requisiciones de pago clasificndolas en
anticipo, requisiciones dentro de contrato y rdenes de cambio.
Incluir nmero de factura, monto de la requisicin, fechas de pago y
recepcin.
Utilizar el formato anexo o el ms conveniente de acuerdo con las
necesidades de su organizacin.
Cundo utilizarla?
Cada vez que autoricemos requisiciones de pago a lo largo de la
vigencia de contrato

Requisicin de Pagos
Para qu sirve?
Para asegurar el manejo adecuado de los compromisos
contractuales evitando sobrepagos, trabajos sin contrato y anticipos
sin amortizar, entre otros.
Qu incluye?
Datos del Proveedor, del contrato y partida presupuestal
Nmero de requisicin de pago
Amortizacin de anticipo
Estado de cuenta
Autorizacin y firmas
Cmo desarrollarla?
Llenar el formato como el caso de estudio
Cundo utilizarla?
Cuando solicitemos un pago a proveedores

7.2. Control del proyecto: control del programa del

proyecto, presupuestal, de cambios.

Qu es el Control de un Proyecto?

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Vamos por el buen camino?

Estamos dentro del presupuesto?
Cumplimos el calendario?
Estamos entregando lo que prometimos?
Cumplimos las normas de calidad y rendimiento?
Cumplimos las expectativas de los implicados?
Qu es lo que hemos conseguido?
Qu desviaciones/variaciones existen?
Qu medidas correctivas se estn tomando?

j. Qu es lo que ha provocado esas variaciones?

k. Qu riesgos estamos controlando?
l. Qu problemas necesitamos resolver?
m. Qu lecciones hemos aprendido?
Objetivo
Comprender las bases
proyecto a travs de:

para

contralar efectivamente el

Seguir el Plan de Proyecto

Controlar el programa, el costo y la calidad
Reportar avances utilizando la tcnica del valor ganado
Mantener al da el control de cambios y documentar las
lecciones aprendidas.

Control del Programa del Proyecto

Durante la planeacin establecimos el Programa del Proyecto donde
incluimos la definicin de todo el trabajo por desarrollar,
desglosando los entregables (WBS) en tareas.
Se
defini
la
duracin
de
las
actividades
y sus
interdependencias, estableciendo las fechas de inicio o terminacin
del proyecto, basndonos en el mtodo de la Ruta crtica.

Ciclo del control

Actividades terminadas

Actividades en proceso

Fecha Real de inicio

Duracin Real
Fecha Real de trmino
Fecha Real de inicio
Fecha Revisada de
Trmino (pronstico en
funcin de la informacin
disponible en ese
momento).
Duracin Revisada

(pronstico en funcin
de la informacin
disponible en ese
momento).
Actividades por ejecutar

Documentacin de eventos
fuera del Plan

Fecha Revisada de inicio

(pronstico en funcin de
la informacin disponible
en ese momento).
Fecha Revisada de
Trmino (pronstico en
funcin de la informacin
disponible en ese
momento).
Duracin Revisada
(pronstico en funcin
de la informacin
disponible en ese
momento).
Retraso en asignacin de
recursos (pagos,
personal, equipo, etc.)
Desfase en toma de
decisiones
rdenes de cambio
aprobadas
Cambio al alcance original
del proyecto

Control del Programa de Erogaciones Flujo de efectivo

Nos permite visualizar cmo utilizar los fondos a escala global y as
tomas las previsiones financieras durante el proyecto.
Se establece la importancia de optimizar su utilizacin a lo largo del
proyecto.

Nos permite comparar las erogaciones reales contra el Plan, para

tomar las acciones requeridas en relacin con la asignacin de
fondos para el proyecto.
En la prctica las erogaciones cotidianas dependen de:
Presentacin de facturas por parte de los proveedores
Revisin de stas y autorizacin de pagos.
Pueden presentarse diferencia importante entre lo planeado y lo
real. Una vez autorizada la factura recomendamos establecer un
periodo de pago, que permita disponer ordenadamente de los
fondos.
Utilice el calendario de eventos establecido en el plan de proyecto.

Gestin de los cambios del proyecto

La capacidad de gestionar y controlar los elementos de cambio en un
proyecto, especialmente en el alcance del proyecto, es clave para el
xito del proyecto y un indicador fundamental del rendimiento para un
jefe de proyectos.

Un cambio en cualquiera de los factores de xito:

Alcance

Calendario

Costes

Calidad

Criterios de aceptacin del proyecto

Causas de los cambios en el alcance

1. Cambios en los factores ambientales del mundo de los negocios.
2. Criterios de aceptacin del proyecto y la tecnologa.
3. Mala declaracin del alcance.

4. Mala definicin de los requisitos.

Tcnicas para minimizar los cambios
Definicin clara del proyecto.
Definicin slida de los requisitos.
Conseguir cierres de aceptacin formales.
Implicados comprometidos.
Utilizar el enfoque adecuado del proyecto.
nfasis en la definicin y planificacin del proyecto.
Perodos de tiempo cortos (preferiblemente una ao o
menos).
Pruebas piloto.
Implementacin por fases.
Decisiones de s o no al final de las fases.
Reunir un equipo de implicados que estn comprometidos.
Utilizar la estructura de desglose de trabajo para ilustrar el
impacto.