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Management de projets
Les petits projets
et leurs spcificits
Anis JABLOUN
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strictement interdit de le reproduire des fins commerciales. Seul le
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utilisateur) est permis.
Management de projets
11.1 Introduction
Le petit projet se distingue du grand par son cot, sa dure, sa complexit, mais souvent,
aussi, parce quil sinsre dans un environnement prexistant, o il napparat pas comme
prioritaire. Les ressources proposes sont non seulement limites, mais souvent non
disponibles immdiatement. Les responsabilits et les objectifs manquent parfois dune
dfinition claire, et les intervenants nont pas toujours une accoutumance suffisante avec les
tches de type projet.
Le chef de projet est souvent amen excuter par lui-mme des tches de gestion de
projet qui seraient en dautres lieux dvolues des spcialistes, et pour lesquelles il na pas
t particulirement prpar, car, presque toujours, il est dsign en fonction de ces seules
comptences techniques.
Cot prvisionnel non dtermin, soit par impossibilit relle, soit par habitude,
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11.2.3 Le management
Les responsables ont tendance consacrer peu dattention au petit projet et ne dgagent
pas assez de temps pour le chef de projet. Dans ces conditions, linsertion du projet dans
le quotidien de lentreprise nest pas facilite.
A noter quil y a souvent plusieurs petits projets la fois, plus ou moins imbriqus entre
eux, et qui impliquent les mmes personnes, ce qui ajoute la surcharge de travail et la
complexit.
Le chef de projet ne sait pas toujours qui demander conseil pour grer son projet,
car souvent personne na lexprience.
Le chef de projet doit grer son projet lui-mme, car il ne dispose ni dun
planificateur, ni surtout dun coteneur, qui existent dailleurs rarement dans son
environnement.
Les intervenants ne voient pas toujours trs clairement ce quils ont faire.
Les intervenants, voyant que leur propre hirarchie nest pas trs concerne par le
projet, classent souvent deux-mmes leur intervention en deuxime urgence.
Mes intervenants ne prennent pas le temps de sorganiser. Ils ne planifient pas leur
intervention et attendent les relances du chef de projet.
Les acheteurs de lentreprise ne sont pas habitus aux achats de projet, et les grent
comme leur achats habituels, alors que tout est diffrent : rapidit, technicit,
fournisseurs nouveaux, fournitures hors catalogue, achats lunit, rceptions trs
spcifiques, etc.
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Lide,
Sur un grand projet, le chef de projet reoit le cahier des charges et lexcute. Il na
raliser que la phase projet proprement dite. Sur un petit projet, le chef de projet doit
passer par lui-mme pralablement par les phases prcdentes. Do la ncessit pour
lui, avant de commencer le projet proprement dit, de tester lide, denvisager plusieurs
solutions, de rflchir aux consquences. Dans 98% des cas, cet avant-projet lui incombe,
mme si les dcisions ne sont pas prendre par lui.
Trois aspects spcifiques mritent ainsi lattention :
Lide : le dpart dun petit projet est le constat dun manque, dune insatisfaction,
Le cahier des charges : il dcrit lensemble des donnes qui permettent au chef de
projet de savoir ce que son matre douvrage attend de lui, les contraintes qui lui sont
imposes, et plus gnralement tout ce qui doit permettre de vrifier que le besoin du
matre douvrage sera satisfait.
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Le cahier des charges est le contrat qui va lier le chef de projet son matre douvrage. Il
doit tre sign par ce dernier, afin que celui-ci ait conscience des incidences du projet sur
le fonctionnement de lentreprise.
La fiche dide prsente ci-dessous, illustre la faon dont une entreprise qui suscite
beaucoup dides souhaite faire un premier tri avant toute action.
FICHE DIDEE
Cette fiche doit tre rdige ds lmission de lide afin de vous aider rassembler tous
les lments connus autour de cette ide et de vous permettre ainsi de juger de lintrt
ou non de lancer lavant-projet.
Il sagit de sinterroger sur les cinq domaines :
++ trs positif
+ positif
0 sans effet ou sans objet
- effet ngatif
Nom :
Fonction :
Date :
Consignes particulires :
Date prvue pour remise de lavant projet.
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FICHE DAVANT-PROJET
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expertise ncessaire,
concurrence,
politique
5- Adquation du projet avec la politique gnrale de notre organisme
5.1 Rponse notre vocation
Connaissance de lentreprise,
Porte parole des entreprises,
Ractivit sur les problmes dactualit,
Effet de levier/animation,
Dveloppement conomique.
5.2 Synergie avec dautres actions
Projets : lesquels,
Autres actions,
Suites possibles.
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Les petits projets et leurs spcificits
En effet, ce chef reste le vritable responsable du projet. Cest par dlgation que le chef
de projet a la charge du projet. Nous prcisions souvent aux chefs de projets que leur
mission, cest dtre responsables de projet , cest--dire quils doivent tre capables
de rpondre en permanence, leur client et leur chef hirarchique, toutes les
questions qui leur sont poses sur le droulement du projet, les difficults rencontres,
les mesures quils ont prises pour pallier ces difficults, et les consquences de ces
mesures.
Comment ?
Le rapport rdig par le chef de projet doit tre destin aussi au client qu sa hirarchie
et sa direction gnrale. Il doit donc tre facile et rapide lire, systmatique (la
priodicit sera, selon le cas, le mois, ou plus rarement, pour les tout petits projets, la
semaine) et ne solliciter lintervention de la hirarchie que lorsquil y a vraiment besoin.
Ci-aprs, un exemple de rapport mensuel, dont le but rpond ce qui vient dtre expos.
Cet exemple comporte un plan type, qui est impratif, et qui doit tre respect tout au
long du projet.
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1- Plan du rapport
1.1 Rsum
Avancement, tendances, difficults rencontres,
Commentaires gnraux, faits saillants,
Documents joints (courbe davancement)
Objectifs du mois venir..
1.2 Gestion du projet
Problmes contractuels,
Problmes administratifs,
Problmes financiers,
Tableau des modifications proposes et acceptes.
1.3 Planning (avec commentaires)
1.4 Etudes : avancement
Etude de base,
Etudes de dtails.
1.5 Achats et approvisionnements
Rsum de ltat des commandes importantes : en consultation, rponses reues, choix effectus,
commandes passes.
1.6 Chantier (le cas chant)
Activits principales du mois,
Activits du mois venir.
2- Courbes davancement (ou courbe en S)
Ces courbes permettent de comparer chaque mois en %, les avancements prvus et les avancements
raliss. On trouvera par exemple, les tudes, les engagements de dpenses, le matriel expdi, le
matriel livr sur site, le matriel mont.
Etudes : cest le rapport des heures, dpenses aux heures totales prvues.
Engagements de dpenses : cest le rapport des engagements de dpenses au cot total prvu du
matriel. Il est commode de prendre pour les engagements rels, les valeurs calcules la date
dtablissement du budget, afin de ne pas tre gn dans ces comparaisons par les rvisions
ventuelles de prix (CBTE).
Matriel expdi (ou livr, ou mont) : calcul comme les engagements.
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dinstruire laffaire, cest--dire de veiller ce que le problme soit rsolu dans le temps
indiqu.
Lors de la runion suivante, on reprend les points dj lists, et chaque instructeur
prcise o il en est : les points rgls sont rays, les points non encore rgls sont de
nouveau examins sous langle de dlais, et conservs, jusqu ce quils soient rsolus.
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