MiCompaa

MiProyecto
Acta de Constitucin del Proyecto
Versin 1.0

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0.1

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Registro de Cambios
Fecha

Confidencial

Versin

Descripcin

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Autor

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0.1

MiProyecto

Contenido
1.

2.

3.

4.

5.

Introduccin

1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

4
4
4
4
4

Propsito
Alcance
Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas
Referencias
Descripcin

Ubicacin

2.1
2.2

4
4

Oportunidad de Negocio
Declaracin del Problema

Descripciones de Stakeholders y Usuarios Finales

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

6
7
8
8
9

Resumen de Stakeholders
Resumen del reas impactadas
Ambiente de Usuario
Perfiles de Stakeholders
Perfiles de Usuario

Descripcin del Producto

10

4.1
4.2
4.3
4.4
4.5

10
10
10
10
10

Perspectiva del producto

Resumen de Capacidades
Dependencias
Costo y Tasacin
Licenciamiento e Instalacin

Caractersticas del Producto

11

5.1

11

Confidencial

Funcionalidades

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Visin
1.

Introduccin

1.1 Propsito
El objetivo del presente es establecer el horizonte que se pretende alcanzar con la realizacin del
proyecto, dentro de los actuales objetivos organizacionales.
1.2 Alcance
En el documento se presenta un macro del proyecto a realizar. Se describirn los requerimientos a
nivel general y consideraciones que sean necesarias para lograr que el sistema y los satlites
funcionen segn lo esperado con la nueva versin.
1.3 Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas
Ver Glosario
1.4 Referencias
Documento1
Documento2
1.5 Descripcin
En este documento se cuenta con informacin contextual del origen del proyecto, reconocimiento de
principales interesados y afectados, y definicin de caractersticas que el Producto debera tener a
alto nivel.

2.

Ubicacin

2.1 Oportunidad de Negocio

El incremento actual de la operacin ha generado que los sectores de cuentas a paga, compras,
pagos, logstica y contabilidad deban manejar un gran volumen de datos. Existen procesos fuertes
que permitiran absorver mayor volumen de operaciones si se encuentran mejoras en la
performance de la plataforma del ERP.
2.2 Declaracin del Problema
Actualmente el ERP de MiCompaia es un Oracle eBusiness Suite. Se detallan abajo las versiones
de sus correspondientes mdulos instalados:

General Ledger 11.5.10

Account Payables 11.5.10

Account Receivables 11.5.10

Property Management 11.5.10

Fixed Assets 11.5.10

Oracle iExpenses 11.5.10

Application Object Library 11.5.10

Purchasing 11.5.9

Inventory 11.5.9

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Incentive Compensation 11.5.9

Order Management 11.5.9

Los mdulos indicados en la versin 11.5.10 se corresponden al primer release (11.5.10r1)

Problema
Afecta

El impacto del problema es:

Los mdulos que se encuentran en la versin

11.5.9 se encuentran bajo el esquema Sustaining
Support
PO, OIC, OM, INV
El esquema de Sustaining support implica que,
ante la aparicin de un bug, el mismo solo puede
ser resuelto con la aplicacin de las versiones
posteriores que lleven al componente a una versin
en Extended support. Esto implicara qu, ante un
problema que requiera upgrade de componentes,
el tiempo de resolucin sea alto ya que se
requerira la aplicacin de un conjunto de parches
cada vez mayor, con sus consistentes pruebas de
impacto y recustomizacin en caso de ser
necesaria
Adicionalmente el tiempo de resolucin de los
casos sera mayor al posible, ya que la mayora de
los bugs que se presentan en versiones tan
estables como las actuales, suelen estar ya
resueltas en las sucesivas versiones, con lo cual, al
ser menor el gap entre la versin actual y la
corregida, la aplicacin de los parches de la
solucin son ms pequeos y de impacto mucho
ms reducido.
Por ltimo, estndo en una versin con Premier o
Extended support se puede solicitar el desarrollo
de una solucin one off

Una solucin exitosa ser:

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Aquella que permita tener la totalidad de los

componentes del sistema en la versin 11.5.10
cue2, con todos los sistemas satlites de eBS
correctamente funcionando al igual que la totalidad
de las customizaciones realizadas sobre el sistema
de origen.

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3.

Descripciones de Stakeholders y Usuarios Finales

3.1 Resumen de Stakeholders

Nombre

Descripcin

Julieta Artigas

Sponsor

Juan Gonzalez

Gerente de Sistemas

Seguimiento de alto nivel del proyecto

Gustavo Carlota

Gerente de Infraestructura

Seguimiento de alto nivel del proyecto

Daniel Gonzalez

Gerente de Contabilidad

Seguimiento de alto nivel del proyecto

Gustavo Jimenez

Director de Proyecto

Responsable del proyecto por la ejecucin, gestin

y control del proyecto, para que se cumplan los
objetivos esperados en los plazos previstos

Juan Rodrigez

Analista ERP

Responsable por los mdulos de AR, GL, FA, PN y

sistemas satlite relacionados

Marina Gomez

Analista ERP

Responsable por los mdulos de INV, PO

sistemas satlite relacionados

Ariel Kninow

Analista ERP

Responsable por el mdulo de AP, I-Expenses y

sistemas satlite relacionados

Christian Gutierrez Humo

Analista ERP

Responsable por el mdulo de OM, Incentive y

sistemas satlite relacionados

Natalia Lopez

Analista ERP

Responsable por sistemas satlite relacionados

Juan Carlos Guzza

Supervisor Logstica

Key user mdulo inventario

Javier Gulote

Supervisor Compras

Key user mdulo PO

Juan Tomada / Maria Kimoto

Supervisor Cuentas a Pagar /

Sox y Procesos

Key users mdulo AP

Daniel Gonzalez

Gerente de Contabilidad

Key user mdulo GL

Pablo Martino

Supervisor Contabilidad y Activo

fijo

Key user mdulo FA

Maria Kimoto / Paula Tomada

Sox y Procesos / Administracin

de contratos

Key users mdulo PN

Mara Juanes

Facturacin

Key user mdulo AR

Maria Kimoto

Sox y Procesos

Key user mdulo I-Expenses

Entrega

Key user mdulo OM

Administracin de ventas

Key user mdulo Incentive

German Asquino
Carrasco
Natalia Funes Moris

Confidencial

Mariano

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Responsabilidades

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3.2 Resumen del reas impactadas

Gerencia impactada

Satlite / mdulo involucrado

Gerente responsable

Gcia. Logstica

PO - INV FAT RIN CRM

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. Planificacin

PO - INV FAT

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Produccin

PO - INV FAT

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de interior

PO - INV FAT PN

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Operaciones

PO - INV FAT

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia.. de Radiofrecuencia

PO - INV FAT BIRD - PN

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Construcciones

PO - INV FAT

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Ingeniera

PO

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. Gestin de Locaciones

PO INV FAT PN FacturacinLegales

Tablero de vencimientos

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de RR.HH

RRHH PO

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Compensaciones

RRHH PO

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Seguridad, Salud y Medio

Ambiente

PO

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. Administracin de Ventas

CRM Incentivos Ventas Logistica Atencin

Personal OM INV PO AR - Activacin
Recursos Despachos Cobranzas

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de cobranzas y backoffice

IVR API de Clientes Atencin Personal

Reportes de Facturacin Reversin de
comprobantes de AR CRM- Punto de Venta

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Gestin Financiera

AP PN I Expenses Retenciones
Beneficiarios Nros. de comprobantes
Validacin CAI Fondo Fijo IVA Compras
Cuenta Corriente Reportes Aprobacin de FC Control de Integridad de FC Aprobadas
Manualmente Control de releases efectuados
sobre holds Control a modif.. a setup Alerta
carga manual de FC Pagina de proveedores
Anulacin pagos IIBB Trial balance Rollback
ajuste cuotas -

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Tesorera y Financias

AP Certif. de retencion de IIBB Paylink

Beneficiarios Ceques Aviso Remesa Lotes
Pgina proveedores Integrity Datanet - NET

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. Infraestructura

PN

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. Asuntos Regulatorios

PN

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Adm. De Ventas, Fulfillment y

Serv. Tcnico

OM INV AR Activador Despacho Automtico

RIN Vantive Incentive API de Clientes
Infocom_PDA - Oracle Data Integrator(ODI)

NNNNNNNN NNNNNNNN

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VENTAS - CRM
Gcia. de Logstica

INV FAT MPCI PN Acceso a sitios RIN

PO Interfase entre Meta 4 y Financials Impo
CRM - NET

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. servicios al cliente Atencin

Personal

INV RIN Fidelizacin Facturas PDF

Reporte de Facturacin Vantive - CRM

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. Contabilidad

GL FA Transferencias masivas Auditora

Levin Grupo Categoras MPCI
Devengamiento USGAAP GL/Hyperion GL
Wand CRM - NET

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Facturacin

AR Facturacin de Localizados Reportes - NET

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. Nuevos Negocios

Accesorios Web Facturacin Dealers Forecast

de accesorios

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Seguridad, salud y Medio

Ambiente

Actualizacin Avalon / Meta4

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de impuestos

Retenciones MPCI RG AFIP N 100 - RG AFIP

N 1361 Compras Amortizacin por Location
Amortizacin Bienes IIBB Actualizacin etiquetas
clientes IIBB BA Padrn de contribuyentes IIBB
BA BSCS IIBB OF Duplicados electrnicos de
facturas Nueva modalidad de IIBB Proveedores

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Marketing estratgico

Fidelizacin Oracle Data Integrator(ODI)

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Redes y Seguridad Informtica

Control SA

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Compensaciones y Comunicacin

Interfaz Meta4 / Financials

NNNNNNNN NNNNNNNN

Gcia. de Servicios al Cliente Call Center

Vantive

NNNNNNNN NNNNNNNN

3.3 Ambiente de Usuario

El sistema afectara aproximadamente a la totalidad de los usuarios, directos o indirectos, de Oracle
Financials.

3.4 Perfiles de Stakeholders

LDER USUARIO

Perfil / Habilidades necesarias:

Usuario con poder de decisin (preferentemente mando medio)

Habilidad para realizar anlisis de costo-beneficio y priorizacin de necesidades

Rol:
Las personas que compondrn el mencionado Staff sern responsables del anlisis de costo beneficio y priorizacin de las oportunidades de mejora detectadas por los equipos multidisciplinarios que
estarn trabajando en el proyecto.
Sern responsables de facilitar la aprobacin de todos los requerimientos funcionales, como as
tambin quienes articularn las decisiones de reingeniera de procesos que surjan como resultado del
anlisis de los mismos.
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Debern ser quienes presten disposicin al Key User para brindar apoyo al equipo de trabajo y
acten conjuntamente al Lder de Administracin de Proyectos de acuerdo a las recomendaciones del
equipo, para lograr el consenso y acceso a los niveles superiores de decisin.
Sern quienes debern repasar el progreso y los resultados del trabajo conjuntamente al Project
Lder del Proyecto y/o Lder de Administracin de Proyectos.
LDER ADMINISTRACIN DE PROYECTOS IT

Perfil / Habilidades necesarias:

Administrador de proyectos

Coordinador de usuarios

Administrador de proyectos

Rol:
Esta figura ser la encargada de alinear los esfuerzos de los Key User de cada proceso de
negocio a los objetivos del proyecto.
Trabajar conjuntamente con el Project Lder de IT y al Lder de Usuarios facilitando la
disponibilidad de usuarios para con el proyecto, coordinando y planificando esfuerzos en cumplimiento
de:
La elaboracin y manejo del plan de implementacin

La identificacin y priorizacin de necesidades de mejora

El establecimiento de objetivos y medidas para poder monitorear el progreso con respecto al plan

La comunicacin sobre el progreso a los equipos de trabajo

La coordinacin, formacin de equipos y el registro de temas

La estrategia de Capacitacin

Ser quien administrar y guiar el proceso de anlisis, evaluacin y mejora de procesos que
necesariamente deber acompaar el cambio tecnolgico.

Coordinador de usuarios

3.5 Perfiles de Usuario

KEY USER

Perfil / Habilidades necesarias:

Perfil analtico, participativo, con fuertes habilidades de innovacin y cambio

Conocimiento en detalle de los procesos actuales

Experiencia comprobada en mejora de procesos

Aptitud y capacidad para documentar chart flows y requerimientos funcionales detallados

Habilidad para comunicar y capacitar al grupo de usuarios finales. Actuar como referente de los
mismos.

Compromiso con la calidad centrada en el cliente

Rol:
Los Key User son los usuarios responsables de definir cmo el producto ser utilizado en los
procesos de negocio de su rea.
Esta figura debe contar con los conocimientos y la experiencia necesarios para poder evaluar los
procesos actuales, identificar oportunidades de mejora y definir requerimientos funcionales que
configuren un modelo futuro de implementacin, asegurando que los mismos cubren las necesidades del
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rea a la cual representan.

Cada KU trabajar en equipos multidisciplinarios (analistas, desarrolladores, key users de otras
reas) en la definicin y parametrizacin de cada funcionalidad.
As mismo el Key User tendr el rol de comunicador del grupo de usuarios finales, trabajar
conjuntamente con RRHH y consultores expertos, quienes los guiarn con el diseo del material de
comunicacin.
REFERENTES USUARIOS

Perfil / Habilidades necesarias:

Idem Key User

Rol:
Los Referentes Usuarios tendrn una asignacin horaria inferior a los Key Users del proyecto,
pero dada la envergadura del mismo, debern prestar similar compromiso y disponibilidad para los
momentos en los cuales resulte requerida su participacin.
Estos Referentes tendrn responsabilidades similares y actuarn en las diferentes instancias del
proyecto como soporte, apoyo y, en su ausencia, reemplazo del Key User.
Sern fundamentalmente convocados a reuniones para que participen del anlisis y/o diseo de
soluciones como representantes del rea funcional a la cual pertenecen.
Sern quienes en la etapa de Test acten como mayores colaboradores del Key User para
garantizar el xito y la integridad de las pruebas.

4.

Descripcin del Producto

4.1 Perspectiva del producto

El modelo de negocios actual de MiCompaa en lo que respecta a procesos relacionados con ERP
es soportado sobre Oracle eBusiness Suite y sistemas satlite relacionados.

4.2 Resumen de Capacidades

4.3 Dependencias
4.4 Costo y Tasacin
Dado que este producto no ser comercializado no se considera relevante este punto.
4.5 Licenciamiento e Instalacin

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5.

Caractersticas del Producto

5.1 Funcionalidades
El proyecto es un upgrade tecnolgico, por lo cual la nica funcionalidad que se extiende es la
contenida en el nuevo release
Contabilidad General (GL)
Administracin tipos de cambio
Nueva interface en HTML para mantenimiento de Tipos de Cambio diarios e
histricos
Tablas de conversin cruzadas entre monedas . Se puede parametrizar para
que el manager calcule automticamente la conversin entre dos o ms
monedas para asegurar la consistencia en la carga de los tipos de cambio
diarios.
Upload y Download de Tipos de Cambio desde archivos (xls, csv, txt)
Importacin de asientos agrupados por fecha efectiva
Mejores presentaciones de FSG con XML Publisher
XBRL Financial Reporting
Apertura de Perodos / Posteo / Traslacin / Add Delete Summary Accounts en
paralelo en dieferentes juegos de libros
Ejecucin del Journal Import desde el SRS (Standard Request Submission, lo que
permite contar con la posibilidad de programar la ejecucin de los Journal Import
para que se ejecuten automticamente, utilizacin de juegos de concurrentes, e
incluso controlar el orden en el cual los Journal Import deben ser ejecutados durante
el cierre de Perodo.

Cuentas a Pagar (AP)

Re ejecucin del Workflow de Aprobacin de Facturas cuando se cambia el monto de
la factura
Soporte al cambio retroactivo de precios en la orden de compra: cuando se utiliza
esta funcionalidad en Compras, se crean ajustes en cuentas a pagar para las
facturas matcheadas contra esa linea de orden de compra existentes.
Attachments a nivel del Site del Proveedor
Posibilidad de ingreso de ms datos de contacto a nivel del Site del Proveedor
Seguridad por cuenta bancaria: Controla el acceso de cada usuario a tres tipo de
cuentas bancaria: internas, clientes y de proveedores. Este control lo realiza no solo
en las pantallas sino tambien en los reportes standard.
Acutalizacin de la cuenta bancaria del proveedor : cuando un usuario inactiva una
cuenta bancaria del proveedor, puede ser reemplazada por la cuenta de banco
primaria del proveedor en los scheduled payments

Cuentas por Cobrar (AR)

Posibilidad de aplicar un recibo a otro recibo: Administracion mas eficiente de recibos
abiertos, teniendo la posibilidad de aplicar un recibo a otro recibo abierto unificando
de esa manera todos los recibos abiertos

Expenses
Mejora en la determinacin del aprobador: se puede re direccionar el aprobador al
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momento de la carga del expense en caso de ser necesario

Mejoras en el proceso de auditora: posibilidad de parametrizar cdigos de
problemas, posibilidad de pedir mas informacin al ingresador del expense sin la
necesidad de rechazar el mismo
Reporte de gastos con fecha futura: se puede parametrizar que el ingreso de
reportes de gastos con fecha futura se traten como alertas o errores
Activos Fijos (FA)
Manejo de Grupos de Depreciacin
Mejoras en la consulta de activos: bsquedas avanzadas, mayor cantidad de
parmetros de bsqueda, drilldown , attachments.
Asset Trace Utility: es una herramienta de diagstico, es un reporte que permite
realizar el trace de un determinado activo visualizando transacciones y
parametrizacin almacenado en la base de datos.
Group Asset Security: permite habilitar o deshabilitar un grupo de activos del banco
de trabajo de activos. Si le mismo est deshabilitado no se depreciar y no se podrn
realizar ningun tipo de transacciones que afecte al mismo.
Transferencias externasl masivas : provee un mecanismo para aceptar movimientos
de transferencias de activos (movimientos de activos entre locaciones, empleados,
cuentas de gastos) desde sistemas externos

Compras (PO)
Mejoras en la pantalla de autocreate e ingreso de orden de compra
Despliegue de mayor cantidad de lineas de requisicin en pantalla de
autocreate
Despliegue de mayor cantidad de lneas en la pantalla de ingreso de orden de
compra
Posibilidad de reasignar el comprador en la pantalla de autocreate
Determinacin de imputacin contable por default al ingresar una determinada
categora de compras
Posibilidad de utilizar Oracle Approval Managment para la aprobacin de
requisiciones
Modificacin retroactiva de precios de orden de compra :
Mejoras en la impresin de orden compra: incorpora una herramienta para la
creacin y formateo de la orden de compra en formato pdf posibilitando incorporar
logos , cabeceras, etc
Inventario (INV)
Consulta de Genealoga de nmeros de serie a traves de las organizaciones de
inventario: muestra todas las transacciones del nmero de serie a traves de todas
las organizaciones donde el mismo tubo movimientos.
Baja de las allocaciones de move order : cuando se cancela una move order se
puede parametrizar para que realice automticamente la baja de las correspondiente
allocaciones de inventario.
Ventas (OM)
Bsqueda de tems avanzada : en la pantalla de carga de ordenes de venta cuenta
con la posibilidad de realizar una bsqueda de tem, por descripcin , por categora.
Aprobaciones : se cre un proceso de workflow para aprobaciones. Se puede definir
una lista de aprobadores y asociarla a un determinado tipo de transaccin.
Versionamiento : de esta manera permite capturar las modificaciones que sufren las
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ordenes de venta o cotizaciones.Este historial de cambios es almacenado y es

factible de ser consultado y comparadas las distintas versiones de los documentos
mencionados
Mejora en el proceso de reservas
Posibilidad de ingresar cliente final a nivel de cada linea de la orden de venta

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