INTRODUCCIN A LA HOJA ELECTRNICA DE CLCULO

CONCEPTO.
Es un programa informtico; que permite realizar clculos de casi toda ndole as
como grficos de diferentes tipos, permitiendo que al variar los valores la hoja se
ajuste se trata de una hoja de clculo o una planilla cuadriculada electrnica
VENTAJAS.

Permite generar diversos tipos de grficos.

Cuenta con diferentes opciones de impresin.
Permite realizar clculos de manera rpida y precisa.
Recalcula automticamente los resultados.
Organiza los datos de manera eficiente.

APLICACIONES.
La mayora de las organizaciones desarrollan aplicaciones con la elaboracin de
estadsticas, presupuestos, generaciones de grficos, elaboracin de prdidas y
ganancias. Industria, Comercio, Educacin, Construccin, Agricultura, etc.
HOJAS ELECTRNICAS DE USO MS COMN
Microsoft Excel.
Lotus 1-2-3.
Calc

MODO DE OPERACIN
La principal funcin de Excel es realizar operaciones matemticas de la misma
manera que trabaja la ms potente es la calculadora, pero tambin la de computar
complejas interrelaciones, ordenar y presentar en forma de grafico los resultados
obtenidos. Adems, Excel permite colocar, ordenar y buscar datos, as como
insertar bloques de texto e imgenes. Las principales reas de trabajo son:
Fila: es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal que van de
la 1 hasta 65536.
Titulo de la fila: esta siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante nmeros.
Columna: es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical; se
identifica mediante letras de la A en adelante.

Titulo de columna: esta siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras,
que en el caso de Excel van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene
la AA, AB, AC, etc. Luego de la AZ viene la BA, la BC, etc., y as sucesivamente.
Celda: es la interaccin de una fila con una columna y en l se introducen los
datos, ya sean de tipo texto, nmeros, fecha u otros. Una celda se nombra
mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila.
Rango: son una referencia a un conjunto de celdas de una hoja de clculo. Se
definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una equina
del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina
opuesta
COLUMNA
S

FILAS

CELDA

FORMAS DE ACCESAR A EXCEL

1. Desde la barra de tareas con el botn inicio
2. Seleccionar Programas
3. Seleccionar Microsoft Excel
Otra alternativa es haciendo clic sobre el icono que identifique a la
aplicacin que se encuentra dentro del escritorio (Acceso directo).

Despus de ingresar se abrir la ventana principal de Excel donde encontraras los

siguientes componentes:

Barra de titulo

Barra de Estado

rea de trabajo

1) BARRA DE TITULO: Muestra el nombre del programa as como el del libro

de trabajo activo.

2) BARRA DE MENUS: Agrupa los mens que contiene todas las opciones de
Excel

3) BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR: Resume por medio de iconos

los procesos mas comunes que se realiza.

4) BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO: Agrupa a otro conjunto de

iconos para aplicar atributos como negrita, cursiva, etc.

5) BARRA DE FORMULAS: Estn compuesto por el cuadro de nombres, los

botones cancelar, introducir y modificar formulas, adems de un rea editar
el contenido de la celda.

6) LOS ENCABEZADOS (Ttulos de la fila). Son los cuadros numerados que

identifican a cada una de las filas de una hoja de trabajos.

7) LOS ENCABEZADOS (Ttulos de las columnas). son los cuadros

indicados con letras que identifican a cada una de las columnas de una hoja
de trabajo.

8) ETIQUETA DE HOJA: Muestra el nombre de la hoja de trabajo al hacer clic

sobre ella se activa la hoja correspondiente

En cuanto al puntero del ratn, este adquiere diferentes formas dependiendo de la

accin que se este realizando. Las siguientes figuras te presentan alguna de ellas.
Seleccionar una celda o rango
Ingresar o editar datos.
Llenar
Puede arrastrar una seleccin cuando el puntero se encuentra
encima del borde de lo que se est seleccionando, con la forma Mover.

FORMAS DE SALIR DE EXCEL

1. Del men Archivo, seleccionar salir
2. Haciendo clic en el botn
OPERACIONES BSICAS
CREAR UN ARCHIVO NUEVO
Existen 2 formas de hacerlo
1. Por medio del men Archivo elegir Nuevo
2. Del Icono Nuevo

GUARDAR UNA HOJA DE CLCULO

Existen dos formas de guardar una hoja de clculo
- Guardar: Te permite adems de grabar tu Hoja de Calculo una vez que la
hayas creado, actualizarla cada vez que realices modificaciones en la
misma
- Guardar Como: Se utiliza para colocar un nombre al archivo
FORMAS DE GUARDAR
1. Del men Archivo selecciona Guardar o Guardar como
2. Del Icono Guardar
3. Ctrl + G o F12
Adems de lo anterior recuerda que todo Archivo debe tener una nomenclatura
formando por un nombre y una extensin en el caso de Excel es de xls
ABRIR UN ARCHIVO DE EXCEL
FORMAS:
1. Haciendo clic en el Icono
2. Desde el men Archivo selecciona Abrir
3. Utilizando las teclas Ctrl + A
SALIR DE EXCEL
Cuando se finalice un trabajo con Excel, hay que utilizar la opcin salir del men
archivo. Si existe algn libro de trabajo cuyas modificaciones no se han grabado,

aparece en la siguiente pantalla para cada uno de los archivos

guardar:

abiertos sin

ELABORACIN DE HOJA DE CLCULO

PLANEAR LA HOJA DE CLCULO
Qu es planear? es trazar o formar el plan de una obra es un escrito en
donde se precisan en forma la suma de los detalles para realizar una obra.
Para planear de manera eficiente en una hoja de clculo puedes este
procedimiento:
1.- entender el problema que se desea resolver
2.- determinas

datos de entrada

calculo para el proceso

resultados de salida
3.- hacer un bosquejo de la hoja de clculo

INTRODUCCION DE DATOS
Tipos de datos
Existen bsicamente 5 tipos de datos que se pueden introducir en la celda de una
hoja de clculo
TEXTO O ETIQUETA: es una secuencia de caracteres alfa numricos y
smbolos ejemplo de texto balido:
Gua de usuario
Morelos numero 300
2-78-52-00
Texto no balido
Excel muestra un mensaje de advertencia que indica que se a introducido un tipo
de dato incorrecto

 NUMEROS: es una secuencia de caracteres numricos que pueden iniciar

del 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9
Ejemplos balidos de nmeros
1587
-368
.75
62e27 (62*10)27
$40
Ejemplos de nmeros no balidos
16 47(porque contiene espacio)
32.8.75 (porque contiene puntos de decimales)
38(por que el apostrofe nos visualizado por la hoja)
OPERADORES ARITMETICOS: para efectuar operaciones con nmeros la
hoja de calculo reconoce los signos operadores.
+ Suma
- resta
* Multiplicacin
/ Divisin
Al realizar operaciones aritmticas la prioridad en la ejecucin esta dada por el
siguiente orden:
1.- parntesis
2.- potencia
3.- multiplicacin o divisin
4.- suma o resta
FORMULAS: es la indicacin de operaciones aritmticas con nmeros y
literales en una hoja de calculo, una literal representa el valor que tiene una
celda, una formula inicia con el signo =.
FUNCIONES: una hoja de clculo incorpora formulas simplificadas
llamadas funciones, las celdas realizan operaciones matemticas
establecidas y financiadas entre otra.
Para ingresar una funcin en una celda se emplea generalmente la siguiente
sintaxis:
=Nombre de la funcin (rango)
=Nombre de la funcin (celda)
=Nombre de la funcin (numero)

EDICION
Se refiere a los cambios que podrs hacer al contenido de una celda u Hoja de
Calculo a travs de diversas herramientas entre las cuales se encuentran Copiar,
Pegar, Cortar, mover, rehacer, etc.
HERRAMIENTAS DE EDICION
Estas acciones las podrs realizar con las siguientes formas
A. Desde el men Edicin
B. A partir de la pulsacin de la tecla Ctrl seguida de la letra que identifica el
proceso
C. Activando el men contextual
Recuerda que antes de realizar cualquier proceso debes seleccionar ya sea la
celda o rango donde este se aplicara
Copiar, Pegar y Cortar son tres de las herramientas bsicas en el men Edicin

CORTAR.
Cambia de lugar la informacin seleccionada
- Control + X

COPIAR.
Almacena en memoria una imagen exactamente igual a la seleccin realizada
- Control + C

PEGAR.
Muestra dentro de la celda o rango de almacenamiento de la seleccin contenida
en la memoria
- Control + V
Otra alternativa de pegar es el pegado especial, en este caso se aplica cuando
tienes datos numricos almacenados en la celda y quieres realizar una formula
con la referencia correspondiente
MOVER: es un concepto que se aplica tanto a la seleccin realizada a una celda
como a las hojas completas. Esta opcin forma parte del men Edicin

PASOS:
1. Se selecciona el rango o la celda a mover
2. Dar clic en el men contextual y selecciona cortar
3. Ubica el apuntador en la celda donde desees mover la seleccin y activa la
opcin pegar

DESHACER Y REHACER.
DESHACER: Te permite eliminar la opcin realizada
- Control + Z
REHACER: Repite la accin realizada
- Control + Y
A diferencia de borrar acta ya sea desplazando hacia la izquierda o arriba del
rango seleccionado o bien toda la fila
Para realizar este proceso realiza lo siguiente
1.
2.
3.
4.

Selecciona el rango o la celda que deseas eliminar

Selecciona la opcin eliminar en el men Edicin
Se abrir un cuadro de dialogo preguntando que se deseas eliminar
Selecciona la opcin y da clic en Aceptar

REFERENCIA
QUE ES UNA REFERENCIA? para referirnos a alguien o algo necesitamos con
datos especficos por ejemplo:
Para referirnos a una persona: el nombre, los apellidos.
Para localizar un domicilio: la calle, la colonia, el cdigo posta.
Para hacer referencia a una celda (o un rango de celdas) tambin es necesario
contar con los elementos que permiten identificarla.

COMO PUEDES HACER REFERENCIA A UNA CELDA O UN RANGO? el

estilo de referencia que emplea de manera determinada.
Excel es denominado columna, fila donde: se emplee la letra de la columna,
seguido del nmero de filas en donde se localiza la celda.
TIPO DE REFERENCIA EN FORMULAS
Las formulas pueden incluir 2 tipos de referencia:
1. ABSOLUTA: siempre hace referencia la celda especfica.

COMO FUNCIONA: al cambiar la pocin de la celda que contiene la formula, la

referencia absoluta permanece invariable.
Se emplea el signo $ antecediendo a la columna o a la fila por ejemplo: $A , $1
es una referencia absoluta a la celda A1.
Al copiar la formula, la referencia absoluta o se ajusta.
2. RELATIVA: se basa en la posicin relativa de la celda que contiene
la formula y de la celda que hace referencia.
COMO FUNCIONA: al cambiar la posicin de la celda que contiene la formula que
se cambia de manera automtica, la referencia relativa en la formula. Al copiar la
formula, la referencia relativa se ajusta automticamente.
FORMULASY FUNCIONES
FORMULAS
Las formulas, el ordenamiento de datos y el uso de criterios de seleccin facilita
las tareas que se realizan en una hoja de clculo, ya que permite alcanzar con
rapidez y exactitud los resultados deseados. Entre las tareas a las que se pueden
aplicar estala realizacin de clculos numricos, el ordenamiento de datos de
acuerdo a una caracterstica especfica, etc., ya que son los procesos altamente
demandados en diversos campos de estudio as de trabajo donde el control de la
informacin es indispensable.
Las formulas estn compuestas por un mnimo de tres elementos:
Elementos de una formula

Signo igual
=

Operandos
Son los elementos
que se van a operar

Operadores
Especifica el tipo de
clculo que se va a
realizar

Tipos

Constantes
Nmeros escritos
directamente en la
formula por ejemplo
3, 40.6, etc.

Referencias
Referencias al contenido de
la celda. Por ejemplo, si en la
celda AI se encuentra 150,
este es el valor referenciado

Funciones
Excel cuenta con diversos
tipos de funciones:
trigonomtricas, estadsticas
financieras, etc.

Las formulas pueden incluir diferentes tipos de operadores, los mas comunes son
los aritmticos, pero tambin se cuentan con los operadores de comparacin, los
de la referencia y los de concatenacin.
Operadores Aritmticos
Se emplea para ejecutar las operaciones aritmticas y generar un resultado
numrico
OPERADOR
ARITMETICO
+
*
/
%

SIGNIFICADO

EJEMPLO

Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Porcentaje
Exponenciacin

C20+B
B3-ZI
4*V3
C21/100
25%
83 2

Operadores de comparacin
Se usa para comparar dos valores: el resultado es un valor lgico que puede ser
verdadero o falso
OPERADOR DE
COMPARACION
=
>
<
>=
<=
<>
Operadores de referencia
OPERADOR
DE
REFERENCIA
(dos puntos)
(coma)
(espacio)

SIGNIFICADO

EJEMPLO

Igual a
Mayor que
Menor que
Mayor o igual que
Menor o igual que
Diferente

A2=100
B5>C8
A7<3000
C3>=F5
A90<=0
J79<>$A$B

SIGNIFICADO
Operador de rango: Genera una
referencia a todas las celdas entre
dos referencias
Operador de unin: Cambia varias
referencias en una sola.
Operador de interseccin: Genera
una referencia a las celdas comunes
a las dos referencias

EJEMPLO

(A3:A25)
SUMA(A10:A15,C3:C15)
(B7:D7 C6:C8)

En caso de que una formula contenga varias operaciones, estas se ejecutan

siguiendo un orden determinado por la jerarqua de los operadores.
Cuando construyas una formula es recomendable que emplees parntesis, para
que asocies exactamente los operandos con los operadores, de forma que
garantices que las operaciones se realicen correctamente y no se altere el
resultado.
En estos ejemplos se muestra como el uso de parntesis afecta el orden de
ejecucin de las operaciones y consecuentemente el resultado de la formula
= 5+4*3
-Primero se multiplica 4*3, y posteriormente suma 5 a este resultado. El
resultado es 17
=(5+4)*3
-primero se suma (5+4) y despus multiplica el resultado por 3. El resultado
es 27.
QUE ES UNA FUNCION?
FUNCION: Es una formula predefinida que se emplea valores llamados
argumentos.
Qu ESTRUTURA DEBE TENER UNA FUNCION?
= nombre de la funcin (argumentos separados por comas)
Ejemplo
= PROMEDIO (AI, A2, A3)
Una funcin debe tener la siguiente estructura:
Inicia con el signo igual
Seguido del nombre de la funcin
Un parntesis de apertura
Dentro del parntesis se anota los argumentos separados por comas
Al final de los argumentos se coloca un parntesis de cierre
Excel cuenta con gran variedad de funciones: matemticas y trigonomtricas,
estadsticas, financieras, que puedes emplear para realizar tus actividades
escolares de materias como matemticas, fsica, etc. En la siguiente tabla se
muestra algunas de las funciones bsicas que emplearemos en este curso.

FUNCION

ACCION

SUMA

Suma todos los nmeros

de un rango.

PROMEDIO

Devuelve el promedio de
los argumentos

REDONDEAR

Redondea al nmero de
decimales especificado.

VALOR MAXIMO

Devuelve el valor mximo

de un conjunto de valores

VALOR MINIMO

Devuelve el valor mnimo

de un conjunto de valores

CONTAR

Cuenta el numero de
celdas que cumple con la
lista de argumentos, en el
rango especifico.

CONTAR (ref1, ref2.)

Son de 1 a 30 argumentos

Cuenta las celdas, dentro

del rango, que no estn en
blanco y que cumplen con
el criterio especfico.

CONTAR SI (rango,
criterio)
Es el rango de celdas
dentro del cual desea
contar las celdas que
cumplen el criterio
El criterio se puede
expresar en forma de
nmero expresin o texto
que determinara las celdas
que se va a contar.

CONTAR SI

SINTAXIS
SUMA nmeros del 1 al 30
argumentos cuyo valor
total o suma que deseas
obtener.
PROMEDIO nmeros del 1
al 30 argumentos
numricos.
REDONDEAR es el
numero que desea
redondear. Nmeros
decimales especifica el
numero de dgitos al que
deseas redondear el
numero
MAX son entre 1 y 30
nmeros de los cuales
deseas encontrar el valor
mximo
MIN son entre 1 y 30
nmeros de los cuales
deseas encontrar el valor
mnimo

OPERACIONES DE DATOS DE UNA LISTA

Excel proporciona varias maneras de ordenar los datos de una Hoja de Calculo.
Se utiliza una de las dos ordenes de filtrado de Excel (Autofiltro y Filtrado
avanzado); el autofiltro te permite filtrar con criterios mas complejos y ordenas
varias columnas.

Se utiliza el icono ordenar ascendente y descendente.

Para ordenar varias columnas se selecciona y se da clic en el icono de ordenar y

elige el ordenamiento que deseas.
FILTRADO DE UNA LISTA
Se utiliza para encontrar rpidamente solo aquellos registros que se necesitan, se
puede filtrar una lista para obtener un valor especifico.
PASOS:
1. En una hoja de Excel pulsa cualquier celda
2. Desde el men datos, selecciona el filtro y luego pulse el Autofiltro
Las flechas desplegables del Autofiltro aparecen en la parte superior de cada
columna, convirtiendo cada encabezado de columna de una lista despegable.
3. Se colocara los datos que se desea filtrar
4. Guarde sus cambios
SELECCIN DE FILAS ALEATORIAS
La funcin aleatoria devuelve la palabra verdadera para indicar que se ha
seleccionado un cliente o cualquier dato para realizar una accin; devuelve la
palabra falso para indicar aquellos datos que han sido rechazados.
FORMATO DE LA HOJA DE CLCULO
En el formato encontraras un conjunto de caractersticas que te permitir hacer
ms atractiva tu hoja de clculo con el fin de facilitar su lectura resaltando datos
clave y sobre todo haciendo comprensibles, no solo para ti si no para otras
personas que requieren de ellos
Para aplicar formato a los datos de una hoja necesitas abrir un cuadro de dialogo
de celdas que se encuentra en el men formato al hacerlo observaras que este
contiene 6 fichas que se encuentra en la siguiente figura

La ficha numero te permitir seleccionar a partir de una clasificacin que recibe el

nombre de categora, un tipo de formato para dar presentacin a cantidades o al
texto contenido de la seleccin
Para dar formato puede realizar cualquiera de las siguientes acciones
1. Ingresar la cantidad
2. Seleccionar el rango que contenga a las cantidades
3. Seleccionar el rango o la celda donde se encuentra las cantidades
considerando que actualmente no hay datos de el.
La siguiente ficha corresponde a la alineacin y su funcin es controlar todo lo
que se refiere con la posicin que tendr el texto dentro de la celda o el rango
seleccionado.
El control de todo lo que tiene que ver con la letra es manipulado con la ficha
donde puedes cambiar el tipo de fuente o el tamao, el estilo, el color etc.
Para aplicar un estilo de lnea contorno de la seleccin usa la ficha bordes; el
borde lo podrs construir o bien elegir uno preestablecido, la ficha tramas te
permitir aplicar un color al fondo de la celda o bien seleccionar un tipo de regado
preestablecido. Todo con la finalidad de resaltar aun ms el contenido de la
seleccin
La ultima ficha es la de proteger y como su nombre lo indica contrala aspectos
relacionadas con la seguridad de tu informacin. Proteger cuenta con dos
alternativas: Bloqueados y oculta.
Otro formato que puedes establecer es aplicar a fila
Para las columnas activa nuevamente el men formato y localiza la opcin
columnas. Al seleccionarla observaras las opciones que indique en la siguiente
figura.

LIBROS
Un libro se conforma por un conjunto de hojas en cuyo interior esta el contenido.
Este concepto es tomado por la informtica para dar nombre a los archivos que se
realiza dentro de la hoja de clculo.
En esta lgica; a los archivos de Excel se les conoce como Libros

Al ingresar a Excel se genera el libro 1 el cual tiene predefinidas 3 hojas.

Es importante manipular las hojas para que tengas un mayor control acerca de la
informacin que manejas en cada una de ellas
AJUSTAR ALTO DE FILA / ANCHO DE COLUMNA
Para dar un formato adecuado a la hojas de calculo , puede modificar fcilmente el
alto de las filas y/o el ancho de la columnas.
CMO SE CAMBIA EL ALTO DE LAS(S) FILA(S)?
Cambiar el
alto de las
filas

Procedimiento

1.- selecciona la fila

2.- arrastra el borde inferior del titulo
de la fila hasta obtener la altura deseada

CMO SE ASIGNA UN ALTO ESPECIFICO A LAS FILAS?

Asigna un alto
especfico de
las filas
Procedimiento

1.- selecciona las filas

2.- en el men formato selecciona la fila

3.- haz clic en alto
Escribe la medida de la fila

ANCHO DE LA COLUMNAS
Cuando elabora una hoja de clculo con frecuencia necesitas modificar el ancho
de una columna para ajustarlo a longitud de los datos que insertaras en esta.
CMO SE CAMBIA EL ANCHO DE LA(S) COLUMNA(S)?

Cambiar el
ancho de la(s)
columna(s)

Procedimiento
D

CMO SE ASIGNA UN ANCHO

ESPECIICOA LA(S) COLUMNA(S)?
Asignar un
ancho
especfico a la
columna
Procedimiento

1.- selecciona las columna

2.- el men formato, elige columna
3.- as clic en ancho
4.- escribe el campo la medida que desees

1.- selecciona la columna

2.- arrastra el borde situado
derecha del Titulo de la columna
hasta que esta Adquiera el
ancho que deseas

AJUSSTAR EL ANCHO DE LAS

COLUMNAS A SU CONTENIDO
Ajustar el
ancho de las
columnas a su
contenido
Procedimiento

1.- has doble clic en el borde de la

derecha del titulo de la columna
que desees ajustar el ancho del
contenido

INSERTAR / ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS EN BLANCO

Cuando elaboramos una hoja de calculo con frecuencia necesitamos cambiar la
estructura de los datos y agregar o eliminar ya sea celda, filas ala hoja

CMO INCERTAMOS CELDAS NUEVAS?

Insertar celdas
en blanco

Procedimiento

CMO INSERTAR UNA FILA?

1.- selecciona las celdas donde

Deseas insertar las celdas en
blanco
2.- en el men insertar selecciona
Celdas
3.- indica la direccin hacia donde
Se desplazaran las celdas
existentes

CMO INSERTAR VARIAS FILAS?

Insertar una fila

Insertar varias
filas
Procedimiento

Procedimiento
1.- haz clic en cualquier celda de
La fila situada debajo de la posicin
deseas
En la que deseas insertar la nueva fila
2.- en el men insertar seleccionar filas

1.- selecciona las filas situadas

debajo de la posicin en la que
insertar las nuevas filas.
Selecciona el mismo nmero
de filas que desees Insertar
2.-en el men insertar seleccionar
filas

CMO INSERTAR UNA COLUMNA?

CMO INSERTAR VARIAS

COLUMNAS?

Insertar una columna

Procedimiento

1.- has clic en cualquier celda del

Columna situada a la derecha de
La posicin en que deseas
La nueva columna

Insertar varias
columnas

Procedimiento

1.- selecciona las columnas

Situadas inmediatamente a la
Derecha de la oposicin que
deseas insertar las columnas
Nuevas
2.- en el men insertar
selecciona columnas

COMO ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS.

Eliminar celdas, filas y

columnas.

1.-seleccionar las celdas, filas

columnas que deseas eliminar

2-en el men edicin

selecciona eliminar

2.- presiona la tecla

supr.
2-en el men edicion
selecciona eliminar

3.-indica la direccin
hacia donde se
desplazara las celdas
existentes
4.- presiona aceptar

PROTECCION DELAHOJA DE CLCULO

Ocultar filas so columnas:
1. selecciona la fila o columna que deseas ocultar
2. en el men formato seleccionar filas o columnas
3. haz clic en ocultar
ocultar hoja:
1. selecciona que deseas ocultar
2. en el men formato selecciona hoja
3. haz clic en ocultar
como mostrar filas o columnas:
1. selecciona las filas o columnas ocultas
2. en el men formato selecciona filas o columnas
3. haz clic en mostrar

como mostrar una hoja:

1.
2.
3.
4.

en el men formato selecciona hoja

haz clic en mostrar
en el cuadro seleccionar la hoja que desees mostrar
presiona aceptar
como se protege toda la hoja de calculo:

1.
2.
3.
4.
5.

en el men herramientas selecciona proteger

selecciona proteger hoja
escribe la contrasea
confirma la contrasea
esta opcin impide que se modifique el contenido de la hoja
como se protege celdas especificas:

1.
2.
3.
4.

selecciona las celdas que deseas proteger

en el men formato selecciona celdas
en el cuadro de dialogo selecciona la ficha proteger
activa la casilla bloqueada para que no se permita que se modifique el
contenido de la celda
5. selecciona las celdas que si se pueden modificar y desactiva la casilla
bloqueada
6. final mente protege la hoja

modificar celdas protegidas:

1. el men herramienta selecciona proteger
2. selecciona desproteger hoja
3. anota la contrasea que solicita
ELABORACION Y EDICION DE GRAFICOS
La hoja de calculo es una aplicacin que puede almacenar y procesar gran
cantidad de datos, estos generalmente se introduce como nmeros y en
consecuencia la informacin que proporciona tambin tiene el formato numrico,
lo cual resulta en ocasiones complicado interpretar, ya sea por su volumen o
porque no dan una idea clara de su organizacin. Una alternativa para simplificar
sus anlisis es presentar la informacin en forma grafica. Las aplicaciones de la
hoja de clculo integran herramientas para tomar los datos y generar grficos de
diversos tipos.
Un grafico es la representacin visual de datos, es un medio de comunicacin que
enfoca la atencin sobre las tendencias y relaciones de conjuntos de nmeros.

PLANEACION DEL GRAFICO

A continuacin encontraras algunos puntos que debes considerar detenidamente
al momento de graficar:
1. Entiende claramente el significado de la informacin que generaste, as
como el de los datos de donde obtuviste.
2. Reconoce las capacidades y limitaciones de la herramienta, esto es, los
tipos de graficas disponibles, sus caractersticas, componentes y el lugar
en donde aparecern.
3. Selecciona el tipo de grafica que mejor te represente a la informacin
4. Verifica que la informacin que presentas sea verdica
5. Intenta que la grafica sea sencilla, pero comprensible.
6. Elabora un esquema en forma manual que sirva como gua para
establecer el titulo de la grafica y el lugar en donde aparecer; los
nombres de los ejes, las divisiones y las leyendas de los datos.
Funcionamiento y termologa
En la actualidad todas las aplicaciones desarrolladas como hoja de clculo
integran herramientas para convertir automticamente los nmeros o datos en
graficas mediante un mtodo muy sencillo. Relacionan los datos seleccionados en
filas y columnas con los ejes vertical (y) de valores y horizontal (x) de categoras.
Donde los valores corresponden a las cantidades de cada elemento y al conjunto
de valores se le conoce como serie. Casi siempre un grafico contiene varias
series. Las categoras corresponden a los elementos que se van a graficar,
usualmente son textos.
ELEMENTOS DE UN GRAFICO

Ventas primer trimestre

Titulo del
grafico

4000

Cantidad

Eje de
valores
Y
Titulo Eje
Y

rea del
Grafico
Divisione
s

3500
3000
2500
2000

Series1

1500

Series2

1000

rea de
Trazado
Leyenda

Series3

500
0

Eje de categoras
X

ENERO

FEBRERO

MARZO

2004

Titulo Eje
X

Serie de Datos

A continuacin te presentamos como se describe los elementos ms comunes:

Punto: Valor de una celda

Ejes: Lneas que sirven como referencia
Categora: Grupos de datos en el eje X
Serie: Fila y columna de datos por grafica
rea de grafico: Zona donde se forma la grafica completa
rea de trazado: Regin limitada por los ejes
Leyenda: Identifica cada serie de datos

Otros elementos que se pueden incluir en un grafico son: en el rea de trazado,

las lneas de divisin y los rtulos de datos que se activan o desactivan, as como
la tabla de datos.
En forma predeterminada despus de crear un grafico, este se adopta una serie
de caractersticas, como el tipo, tamao y color de fuente, colores de fondo y
formas de los indicadores de series, entre otros. El usuario tiene la opcin de
editarlas, ya sea dando doble clic con el mouse directamente sobre alguna de
ellas o activando el men contextual.

TIPOS DE GRAFICOS
La hoja de clculo tiene capacidad de generar gran variedad de grficos los cuales
permiten visualizar los datos seleccionados en formas diferentes. Los tipos de
grficos ms comunes son las columnas, barras, lneas, los circulares (pastel). A
continuacin te presentamos una breve explicacin que te ayudara en la seleccin
del tipo de grafico de acuerdo con la aplicacin.
COLUMNA: Este tipo de grafico permite comparar valores, mostrando su variacin
en periodos determinados. Los valores se colocan en el eje vertical Y, mientras
que las categoras en el horizontal X
BARRA: Grafico similar al de las columnas, solo que las categoras van en el eje
vertical y los valores en el eje horizontal.
LINEA: Su aplicacin es mostrar el comportamiento en forma lineal de grandes
cantidades de valores, en una o varias series.

CIRCULAR: Su funcin es mostrar la relacin en forma proporcional entre las

partes individuales de una serie con la suma de todos los elementos, destacando
al elemento mas significativo.
Otros tipos de grafico son: rea, anillos, radial, superficie, burbujas, etc.
Cada tipo de grafico cuenta con subtipos entre los cuales podrs seleccionar el
que consideres mas adecuado. Incluso se dispone de grficos 3D (tres
dimensiones), mediante las cuales se logra mayor impacto visual.

Recuerda que debes seleccionar el tipo de grafico que mejor se adapte a la

representacin de los datos a graficar, de lo contrario no podrs lograr tu objetivo
CREACION DEL GRAFICO
Crear grficos es un proceso muy sencillo en la hoja de clculo. Solo es necesario
seleccionar los datos, dar unos cuantos clics tomando algunas decisiones o si
prefieres aceptar las sugerencias predeterminadas y eso es todo.
Los textos deben localizarse en la columna ms a la izquierda o en la fila superior.
La ubicacin del grafico puede ser en la misma hoja de clculo y se le llama
grafico incrustado, o en una hoja aparte a la que se denomina hoja de grficos.
El procedimiento general para la elaboracin de grficos en Excel es el siguiente:
1. Seleccionar el rango que contiene los datos a graficar.
2. Activar el asistente para grficos con la secuencia: Insertar, Grafico O
dar un clic sobre el botn Asistente para grficos, de la barra de
herramientas estndar.
3. En la ventana de dialogo del Asistente, paso 1 de 4 se selecciona el tipo y
subtipo de grafico. Esta ventana cuenta con un botn titulado Presionar
para ver muestra, el cual despliega el resultado previo del grafico. Otros

4.

5.

6.

7.

botones son: Cancelar, para abortar la creacin del grafico, siguiente,

para continuar en el asistente y terminar con el cual el software toma las
decisiones restantes y presenta el grafico
Pas 2 de 4, Datos de origen, presenta una muestra de cmo afecta al
rango las opciones para establecer la serie en filas o en columnas. En
esta ventana aparecer activado el botn Atrs, por si deseas regresar
para cambiar algn parmetro.
Pas 3 de 4, Opciones del grafico se podr introducir o escoger algunos
componentes de grficos como son: Ttulos, Eje, Lneas de divisin,
Leyenda, Rtulos de datos y Tabla de datos.
Pas 4 de 4, Ubicacin del grafico, permite establecer el lugar donde se
desplegara el grafico. Las posibilidades son: En una hoja nueva y Como
objeto en.
Da un clic en el botn Terminar, para salir del asistente.

MOVER Y CAMBIAR DE TAMAO UN GRAFICO

Una vez creado un grafico este tendr una ubicacin y un tamao predeterminado
y modificable por el usuario mediante los siguientes procedimientos.
Mover
1. Selecciona el rea del grafico.
2. Observa los ocho pequeos cuadros negros que aparecen en el borde del
rea del grafico. Esto indica que el objeto esta activo.
3. Acerca el apuntador del mouse sobre el borde y arrstralo ligeramente,
observaras que la forma del apuntador cambia a un icono con doble
flechas y en el borde se presenta punteado. Desplaza el rea del grafico a
la posicin que requieras.
Cambiar tamao
1. Selecciona el rea del grafico.
2. Pasa el apuntador del mouse sobre cada una de las ochos marcas de
seleccin o controladores. Observa la doble flecha que indica la direccin
en que incrementaras el rea al arrstrala con el mouse.
3. Arrastra el mouse en alguna direccin, el borde se presentara punteado y el
apuntador cambiara a una cruz delgada, detn el movimiento y el rea del
grafico modificara su tamao en forma proporcional.
Presiona la tecla Alt y arrastra alineando el rea del grafico con el borde de
una columna o de una fila, segn sea el movimiento.
EDICION DE UN GRAFICO
La edicin de un grafico puede utilizarse para modificar los datos, ya sea para
aadir o eliminar alguno de ellos o para cambiar el tipo de grafico y sus elementos.

La edicin de los datos se hace directamente en la hoja de trabajo y

automticamente el grafico despliega el o los cambios.
Edicin de elementos del grafico
La edicin de los elementos del grafico es posible realizarla directamente sobre el
rea del grafico, dando un clic con el mouse sobre alguno de ellos. La otra
alternativa es a travs del men contextual que se activa al dar un clic con el botn
derecho del mouse sobre el rea del grafico. Este men tiene opciones para
cambiar el Tipo del grafico los datos de origen, Opciones del grafico y la
Ubicacin, cada una de estas corresponden a las ventanas de dialogo del
asistente de grficos con el que ya esta familiarizando.
DAR FORMATO A UN GRAFICO
En forma predeterminada un grafico presenta colores, tipos de lneas; para textos
ofrece tipos de fuente y sus atributos. Para modificarlos dispones de la ventana de
dialogo Formato del rea del grafico, esta se activa teniendo seleccionada el area
del grafico mediante cualquiera de los siguientes procedimientos:
-Da un clic con el botn derecho y en el men contextual, selecciona formato del
rea del grafico
-Realiza la secuencia Men, Formato, Formato del rea del grafico.
Esta contiene secciones para establecer el tipo de Borde, estilo, color y grosor de
lneas, efectos de relleno y sombreados. La ficha Fuente contiene todos los
parmetros relacionados con el tipo de caracteres.

Se utilizan los mismos procedimientos teniendo seleccionada el rea de trazado

del grafico para modificar su color de fondo, bordes y efectos de relleno. Esta
ventana de dialogo es idntica a la del formato del rea del grafico solo que
contiene una sola ficha, la Tramas y actuara solo sobre el rea de trazado.

OBTENER REPORTES Y GRAFICAS DE HOJAS DE CLCULO EN EL

DESTINO REQUERIDO.
Una vez que has depurado completamente tu
trabajo, le has aplicado un formato adecuado a
la informacin contenida dentro de la hoja e
inclusive incorporado grficas, es tiempo de que
observes el resultado final