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Frericks / Hgele

Relationale
Datenbanken
ACCESS 2013
A

Relationale Datenbanken am
Beispiel von ACCESS 2013
(berufliches Umfeld)
Mit Lsungs-CD

Relationale Datenbanken am Beispiel von ACCESS 2013


Learnchannel.press-Verlag
1. Auflage 2014
ISBN 978-3-00-046343-3

Relationale Datenbanken am Beispiel von Access 2013

Inhaltsverzeichnis

Vorwort .................................................................................................................. 3

1.

Kapitel: Allgemeines zu Datenbanksystemen.......................................... 4

1.1.

Aufgaben einer Datenbank .................................................................................... 5

1.2.

Drei-Schichten-Architektur eines Datenbanksystems ............................................. 6

1.3.

Das Prinzip relationaler Datenbanken .................................................................... 8

1.4.

Aufgaben zu Kapitel 1 ............................................................................................ 9

2.

Kapitel: Entwurf und Implementierung einer Datenbank ...................... 10

2.1.

Phasen beim Erstellen einer neuen Datenbank ................................................... 11

2.2.

Entity-Relationship-Modell - Fallbeispiele ............................................................. 13

2.3.

Normalformen 1 bis 3 fr relationale Datenbanken .............................................. 18

2.4.

Anomalien von Datenbanken ............................................................................... 20

2.5.

Aufgaben zu Kapitel 2 .......................................................................................... 21

3.

Kapitel: Arbeiten mit Access 2013 .......................................................... 22

3.1.

Anlegen einer Datenbank in ACCESS2013 ......................................................... 23

3.2.

Objekte in ACCESS2013 ..................................................................................... 24

3.3.

Tabellen erstellen ................................................................................................ 25

3.4.

Tabellen in Beziehung setzen .............................................................................. 27

3.5.

Abfragen erstellen ................................................................................................ 29

3.5.1. Kreuzabfragen erstellen ....................................................................................... 30


3.6.

3.7.

Formulare ............................................................................................................ 33
3.6.1.

Erstellen von Formulare in der Entwurfsansicht ........................................................... 33

3.6.2.

Unterformulare erstellen und anwenden..................................................................... 34

Steuerelemente in Formulare ............................................................................... 37

3.7.1. Steuerelemente mit Makros ................................................................................. 37


3.7.2. Steuerelemente mit VBA ...................................................................................... 38
3.8.

Berichte ............................................................................................................... 39

3.9.

Datenaustausch zu Excel..................................................................................... 42

3.10. Aufgaben zu Kapitel 3 .......................................................................................... 44

Seite 1

Inhaltsverzeichnis

4.

VBA in ACCESS ....................................................................................... 45

4.1.

Begriffe in ACCESS............................................................................................. 45

4.2.

Variablen und Konstanten ................................................................................... 48

4.3.

Zugriffe auf Datenstze mittels VBA .................................................................... 50

4.4.

Fehlersteuerung .................................................................................................. 50

5.

Kapitel: Tipps und Tricks ...................................................................... 57

5.1.

Bedingte Formatierungen .................................................................................... 58

5.2.

Echtzeit-Uhr in Ihrem Formular ............................................................................ 60

6.

Kapitel: Sonstiges.................................................................................. 62

6.1.

Datenbank pflegen und sichern ........................................................................... 63


6.1.1.

Datenbank komprimieren .................................................................................................... 63

6.1.2.

Datenbank mit Kennwort verschlsseln .............................................................................. 65

6.2.

Speichern unter ACCDE-Datei ............................................................................ 66

6.3.

Mobil dank OneDrive ........................................................................................... 67

7.

Kapitel: Ausgewhlte Arbeitsauftrge ................................................. 68

7.1.

Arbeitsauftrag: Kundenrechnungen verwalten ................................................... 69

7.2.

Arbeitsauftrag: CD-Liste verwalten ...................................................................... 73

7.3.

Arbeitsauftrag: Bilder.- und Datenverwaltung....................................................... 78

7.4.

Arbeitsauftrag: Datenbank fr Cocktailbar ......................................................... 84

8.

Lsungen zu den einzelnen Kapiteln ..................................................... 88

9.

Stichwortverzeichnis ............................................................................... 90

Seite 2

Relationale Datenbanken am Beispiel von Access 2013

Vorwort
In diesem Lernheft sollen Sie die allgemeinen Grundlagen relationaler Datenbanken kennenlernen. ACCESS2013 dient nun dazu, eine Datenbank dann auch tatschlich zu implementieren. Hierbei lernen Sie
die Datenbankobjekte, wie Abfrage, Berichte, Formulare, etc. in gewnschter Form zu erstellen und ein
zusetzen.
Das erste Kapitel beschftigt sich mit dem Begriff Datenbank im Allgemeinen. Definition, Aufgaben und
Aufbau werden dargestellt.
Im zweiten Kapitel werden relationale Datenbanken kleinschrittig entwickelt. Die Schritte hierzu werden
allgemeingltig aufgezeigt.
Das dritte Kapitel beschreibt die Implementierung einer Datenbank in Access 2013. Praxisnah wird hier die
Programmierumgebung nahegebracht, so dass der Leser selbst in der Lage ist, eine auf dem Papier
entwickelte Datenbank in ein MS-Access 2013-File umzusetzen.
Die Themen des vierten Kapitels sind allgemeingltig, wurden hier jedoch mittels Access 2013 aufgezeigt.
Alle Arbeitsauftrge des fnften Kapitels befinden sich auf der Lsungs-CD. Sie stellen eine Sammlung
aus Access 2013 - Ideen dar, welche auch leicht den eigenen Bedrfnissen angepasst werden. Kleinschrittig und verstndlich werden die Lsungsschritte aufgezeigt.

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Kapitel: Allgemeines zu Datenbanksystemen

1.

Kapitel: Allgemeines zu Datenbanksystemen

1.1 Aufgaben einer Datenbank


1.2 Drei-Schichten-Architektur ANSI-Architektur-Modell
1.3 Das Prinzip relationaler Datenbanken
1.4 Aufgaben zu Kapitel 1

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Relationale Datenbanken am Beispiel von Access 2013

1.1. Aufgaben einer Datenbank


Unter einer Datenbank besteht aus einer Datenmenge, welche zu verwalten ist und einem Datenbankmanagementsystem (DBMS), welches diesen Datenbestand verwaltet. Generell ist die Aufgabe von Datenbanksystemen das Speichern und Bereitstellen von (betrieblichen) Daten, die von verschiedenen Nutzern,
z.B. eines Unternehmens bentigt werden.

Nutzer 1
Buchhaltung

Nutzer 2
Vertrieb

Nutzer 3
Marketing

Datenbank-Management-System (DMBS)
ndern

Lschen

Einfgen

Kundendatei

Sortieren

Suchen

Produktdatei

Datenbank

Abbildung: Zentrale Datenverwaltung durch das DBMS

Aufgaben
DBMS

Wenn nun mehrere Nutzer gleichzeitig lesend oder schreibend auf Daten zugreifen wollen, muss es zwangslufig zu Konflikten kommen. Genau hier greift das sogenannte Datenbank-Management-System (DBMS) ein:
Durch die Verwendung einer zentralen Datenverwaltung, d.h. Kontrolle sollen mehrere
Anforderungen erfllt werden:
Benutzerfreundlichkeit, d.h. eine grafische Bedienoberflche fr den Endbenutzer;
eine leicht zu erlernende Benutzersprachen fr professionellen Nutzer (Systementwickler, Programmierer).
Mehrbenutzerfhigkeit, d.h. Datenbank fr mehrere Benutzer gleichzeitig nutzbar.
Vermeidung einer Mehrfachspeicherung (Redundanz) von Daten, d.h. Daten sollen
nur einmal abgespeichert sein. Hierdurch wird die Datenpflege erleichtert.
Alle Anwender arbeiten mit der gleichen Datenbasis, d.h. bereinstimmende (konsistente) Daten fr alle.
Die Integritt des Datenbestandes ist gewhrleistet. Das bedeutet, der Datenbestand
ist in sich schlssig, d.h. die Daten mssen vollstndig, korrekt und widerspruchsfrei
sein. Beispiel: Zu jedem Auftrag gibt es einen Auftraggeber.
Gewhrleistung des Datenschutzes (Verschlsselung, Kennwortvergabe) muss auf
jeden Fall gegeben sein. Dazu gehrt auch, welche Teilnehmer zu welchen Daten zugriffsberechtigt sind, und zwar lesend und/oder schreibend.
Datensicherheit, d.h. der Datenbestand muss gegen jegliche Art von Hardware und
Softwareausfllen geschtzt werden.
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Drei-Schichten-Architektur eines Datenbanksystems

1.2. Drei-Schichten-Architektur eines Datenbanksystems


Externe Ebene
(Benutzerschicht)

Konzeptionelle Ebene
(logische Schicht)

Interne Ebene
(physische Schicht)

Nutzer 1

Anwendung 1

Nutzer n

Anwendung 2

Beschreibung des Datenmodells


(logische Datenstruktur)

Physikalische Datenstrukturen
(physikalische Speicherung von
Daten)

Bsp:

Vertrieb

Abfragen
Berichte
Formulare

E-R-Modelle

HD:
C:\Daten\Vertrieb

KFZ-Teil

gefht

gefhr

Kunde

Hersteller

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Relationale Datenbanken am Beispiel von Access 2013

Erluterungen zum Drei-Schichten-Modell1:


Die Benutzerschicht bildet die grafische Benutzeroberflche (engl. grafic user interface, kurz GUI) fr
den Anwender dar. In ACCESS stehen hierfr Formulare, Berichte und Tabellen zur Verfgung.
Die Logikschicht beschreibt die Beziehungen der einzelnen Daten zueinander. Es gehrt mit zur Aufgabe bei der Entwicklung einer Datenbank, unterschiedliche Daten zueinander in Beziehung zu setzen,
diese in Modelle zu beschreiben (z.B. Entity-Relationship-Model). Speziell in einer relationaler Datenbank
mssen zusammengehrende Daten in unterschiedlichen Tabellen ablegt und in Beziehung gesetzt werden.
Das Abspeichern der Daten auf z.B. einer Festplatte beschreibt die physikalische Schicht. Da diese
Aufgabe des Betriebssystems ist und nicht zur Aufgabe eines Entwicklers einer Datenbank gehrt, wird
an dieser Stelle nicht nher darauf eingegangen.

Hinweis: Das ANSI-Architekturmodell zeigt nicht die Schritte der Datenbankentwicklung,


sondern die verschiedenen Teile eines Datenbankkonzepts.

Der Urheber des Drei-Schichten-Architektur-Modells (verffentlicht 1975) ist das American National Standards
Institut (ANSI). Daher findet sich in diesem Zusammenhang auch die Benennung ANSI-Architektur-Modell.
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1

Das Prinzip relationaler Datenbanken

1.3. Das Prinzip relationaler Datenbanken


Groe Datenmengen bereiten Sie bersichtlich auf, indem Sie diese in verschiedenen Tabellen aufteilen.
So wird eine Firma Kundendaten in eine Tabelle ablegen, die Auftrge eines Kunden in einer weiteren
Tabelle.
Tabelle: Auftrge
Auftrags-Nr KNr
100
2
101
1
102
4
103
3
...

Auftrag
Lackieren
Bremsen prfen
Stodmpfer wechseln
lwechsel

Auftragsdatum
8.4.2009
12.5.2009
13.7.2009
20.12.2009

Tabelle: Kundendaten
KNr

Nachname

Vorname

Adresse

Ort

Aumeister

Anton

Meranerstrasse 16

81455 Dinkelshofen

Kessidis

Karl

Blumenstrasse 5

71533 Bad Limburg

Mller

Martin

Nansenstrasse 22

86338 Mering

Hgele

Uwe

unbekannt

unbekannt

Tabellen in
Beziehung
setzen

Nun mssen diese Tabellen in eine Beziehung (sprich Relation) gebracht werden. Wenn
Sie sich die hier zwei abgebildeten Tabellen nher betrachten, dann fllt Ihnen auf, dass
die Spalte KNr Bestandteil beider ist. Nun ist es ein Leichtes, ber die Kundennummer
den erteilten Auftrag und spter die Rechnung an die korrekte Adresse zu senden. Die
Kundennummer stellt in diesem Beispiel der sogenannte Primrschlssel (sprich key)
dar, mit dem die Tabellen verknpft werden.

Die Bedeutung des Primrschlssels

Wird fr ein Datenfeld (Attribut) die Eigenschaft des Primrschlssels festgelegt,


kann mit Hilfe dieses Datenfeldes der einzelne Datensatz eindeutig identifiziert werden.

Jede Kundennummer kann nur einmal vorkommen.

Die Datenstze sind standardmig nach dem Primrschlsselfeld (hier: Kundennummer) sortiert.

Die Kunst beim Erstellen einer rationalen Datenbank liegt nun darin, die Datenstze bersichtlich in Tabellen zu verteilen und diese Tabellen in Beziehungen zu setzen.

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Relationale Datenbanken am Beispiel von Access 2013

Zur Erluterung der Bestandteile und der Struktur von Tabellen in relationalen Datenbanken siehe folgend:

Zeile (Datensatz) = Tupel

Spalte (Datenfeld)
= Attribut
Spaltenname
= Attributname

Datenfeldinhalt
= Attributwert

Elemente einer Tabelle


Eine Tabelle besteht aus Zeilen und Spalten.
Eine Zeile (= Datensatz / Tupel) enthlt die Daten eines Kunden. Alle Zeilen sind gleich aufgebaut.
Die Identifizierung eines Datensatzes erfolgt ber einen eindeutigen Primrschlssel (hier:
Kundennummer).
Die Identifizierung einer Spalte erfolgt ber einen eindeutigen Spaltennamen (= Attributname).
Jede Spalte enthlt einen bestimmten Typ von Attributen (Attributtyp, z.B. Zahlen, Text, Datum).
Ein Datenfeld (= Attributfeld) ist der Schnittpunkt einer Zeile und einer Spalte.

1.4. Aufgaben zu Kapitel 1


(1) Welche Bedeutung hat das Datenmanagementsystem innerhalb einer Datenbank?
(2) Welche Aufgaben hat ein Datenmanagementsystem?
(3) Wodurch kennzeichnet sich eine relationale Datenbank aus?
(4) In welcher Schicht innerhalb der Drei-Schichten-Architektur bewegt sich ein Anwender einer Datenbank?

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Kapitel: Entwurf und Implementierung einer Datenbank

2.

Kapitel: Entwurf und Implementierung einer Datenbank

2.1 Phasen beim Erstellen einer neuen Datenbank


2.2 Fallbeispiel: Datenbank fr Reparatur-Werkstatt
2.3 Entity-Relationship-Modell angewandt auf unterschiedliche Beziehungen Fallbeispiele
2.4 Normalform
2.5 Anomalien in Datenbanken
2.6 Aufgaben zu Kapitel 2

Seite 10

Relationale Datenbanken am Beispiel von Access 2013

2.1. Phasen beim Erstellen einer neuen Datenbank

es geht gleich weiter!

Seite 11

Stichwortverzeichnis:

9.

Stichwortverzeichnis:
Exclusiv-Modus 65

A
Abfrage 29
Abfrageentwurf 29
ACCDE-Format 66
Access Executive Only Database 66
Anomalien 20
Aktualisierungsanomalie 20
nderungsanomalie 20
Einfgeanomalie 20
ANSI-Architekturmodell 7
Attribut 9, 13

B
Benutzerschicht 7
Berichte 39
Berichtsassistenten 39
Beziehungen 14
Beziehungstabelle 16
Bilderverwaltung 78
BOF 50

F
Fehlersteuerung 50, 52, 53, 54, 55, 56
Formulare 33
Entwurfsansicht 33
Unterformular 34
Unterformulare 33
Fremdschlssel 12

G
grafic user interface 7
GUI 7

I
Integritt 5, 17
referenzielle Integritt 17

K
C

Cloud 67
Const 49

D
DAO 50
Datenanalyse 11
Datenaustausch
zu Excel 42
Datenaustausch zu Excel 42
Datenbank
Kennwort 65
komprimieren 63
Datenbankmanagementsystem 5
Datenbankpflege 63
Datenfeldinhalt 9
Datensatz 9, 50
Datenschutz 5
Datensicherheit 5
Datenverwaltung 5
Dim 49
Drei-Schichten-Architektur 6
Dynaset 52

E
Echtzeituhr 60
Entitt 12
Entittstyp 12
Entity-RelationshipModell 12
EOF 50
ER-Modell 12

Kardinalitt 14
key 8
Kombinationsfeld 59
Konsistenz 16
Konstanten 48
Kreuztabellenabfrage 30
- Assistent 30

L
Logikschicht 7

M
Makro 37
Mehrbenutzerfhigkeit 5

N
Normalform 18

O
Object Linking and Embedding 78
Objekte in Access 2013 24
OLE 78
OLEGebunden 80
On Error Resume Next 81
OneDrive 67

P
physikalische Schicht 7
Primrschlssel 8

Seite 90

Relationale Datenbanken am Beispiel von Access 2013

R
Recordset 50
Redundanz 5
referentielle Integritt 17
Referenz 17
relationale Datenbank 8
Relationenschreibweise 12

T
Tabelle
Datenblattansicht 26
Entwurfsansicht 26
Tabellen 25
in Beziehung setzen 27
Tabellenentwurf 25

S
Sekundrschlssel 8
Steuerelement 37

V
Variablen 48
VBA 38, 45
Verschlsselung 65
Visual Basic 38, 45
Vorlagen 23

Seite 91

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