CMO PREPARAR UN PROYECTO PARA UNA AYUDA DE PRODUCCIN

NOTA: Hangar no ofrece ayudas a la produccin. Hemos preparado estas recomendaciones

dentro del servicio de asesoramiento en produccin de la Central de Produccin, que son tiles
para la elaboracin de proyectos que se presentan a cualquier convocatoria de produccin.

La claridad y la concrecin son la base para conseguir lo que deseas.

Recuerda que una ayuda de produccin no es una beca de investigacin.
Presentarse compulsivamente a concursos y becas te provocar un gasto energtico y
econmico que te podras ahorrar centrndote en aquellas convocatorias que realmente se
ajustan a tus necesidades. Improvisando un proyecto el da anterior a que termine el plazo de
solicitudes e inventando el presupuesto no haces ms que ponerte en evidencia ante personas
PROFESIONALES. No desaproveches la ocasin de que se lleven una buena impresin de tu
trabajo.
Ser 'flor de un verano' no debera ser tu objetivo, la carrera artstica es una carrera de fondo
que pide esfuerzo y preparacin. Ser serio y profesional da confianza suficiente para que otras
personas crean en tu trabajo.
En Hangar tenemos un servicio de asesoramiento en produccin que te puede ser de gran
ayuda a la hora de preparar un proyecto. GRATIS! Aunque te cueste de creer!
Aspectos generales bien valorados por el jurado(al margen del inters esttico y conceptual
de la propuesta):
Orden y claridad. Un proyecto de produccin no es ni un libro de artista ni un
dossier ni un catlogo, por lo que se recomienda no excedirse en el diseo. Es
preferible una maquetacin sencilla, asptica y clara, ya que un exceso de diseo
puede distraer y dificultar la legibilidad, cosa que repercute negativamente en el
proyecto.
Informacin completa y concreta. Por ejemplo, especificar siempre la medida,
tamao, duracin de las obras a producir. Ver ms abajo el apartdado Ser concretos.
Adecuacin del proyecto a las bases.
Adecuacin del proyecto al objectivo de la ayuda. El proyecto encaja con la lnea
conceptual y la especificidad de la beca y la entidad que la convoca. Es recomendable
que busquis un poco de informacin sobre las ltimas convocatorias de la ayuda, esto
os ahorrar dinero y disgustos.
Profesionalidad. A los artistas se nos exige profesionalidad, como en cualquier otro
campo.
Implicacin del artista con el proyecto: si hay un inters real del artista por el
proyecto, si cree en l, si ha trabajado a fondo, si el proyecto es coherente con trabajos
anteriores, etc.

RECOMENDACIONES
Leer bien las bases y conocer los objetivos de los organizadores al convocar la ayuda.
Esta ha de ser adecuada a mi proyecto por lo que respecta a:

proporcin: considera si el proyecto o la fase que quieres hacer es proporcional a la

oportunidad de financiacin que me ofrece la ayuda. Un proyecto que requiera pocos recursos
econmicos puede ser interesantsimo. Intentar estirar el dinero para hacer una produccin
demasiado grande coloca al proyecto en una situacin de precariedad de la que puede salir
muy mal parado. Si la desproporcin es grande y evidente, el jurado lo valorar negativamente.

la fase en la que est mi proyecto. Si la ayuda es una beca de produccin, generalmente se

pide que el proyecto sea muy concreto y est en una fase avanzada de la investigacin, cosa
que permite definir qu se producir y cmo. Es decir, ha habido un trabajo previo importante
por vuestra parte ANTES de presentar el proyecto. Existen ayudas para otras fase de la
creacin, como la investigacin, que no estn orientadas a la produccin de obra acabada.
Determinados procesos de trabajo encajan mejor con este tipo de ayudas. Esto no significa, sin
embargo, que no hayis de ser concretos tambin, explicando cul es vuestra metodologa de
trabajo, con qu elementos experimentaris y cmo...siendo aqu muy importante adjuntar un
plan de trabajo.

la visibilidad que me ofrece la ayuda. Imaginemos que necesito hacer unas pruebas,
investigacin o trabajo de campo que me llevarn a resultados imprevisibles. Como necesito
financiar estas pruebas, pido una ayuda, pero veo en las bases que el resultado de la
produccin tendr mucha visibilidad...quizs me conviene buscar otro tipo de beca.

Demostrar la viabilidad del proyecto:

Viabilidad econmica. Cmo? haciendo un buen presupuesto= un presupuesto real. Os

aconsejamos lo siguiente:
Si existen, leer con atencin las instrucciones especficas de la entidad que convoca la
ayuda sobre el presupuesto a presentar.
Se listarn todas las necesidades del proyecto y no slo aquelles a cubrir con la ayuda.
Haremos costar nuestros honorarios. Es un signo de profesionalidad y de compromiso
con el proyecto.
Haremos constar todas las fuentes de financiacin que tenemos, tambin aquellas que
sean colaboraciones, patrocinios, etc. El presupuesto ha de hacer visibles los gastos
del proyecto y tambin los ingresos.
El presupuesto ser lo ms detallado posible: es necesario cuantificarlo todo,
especificando los proveidores reales. Esto requiere una dedicacin considerable, y se
hace muy evidente cuando el jurado estudia un presupuesto qu proyecto hizo este
trabajo y qu proyecto no.
El presupuesto ha de coincidir con el plan de trabajo en das, fases, cantidades...
Nunca inventarse el presupuesto en 5 minutos, por ejemplo dividiendo en conceptos
aproximados la cantidad total que ofrece la ayuda. Esta operacin se hace muy
evidente al jurado y nos perjudica. Si finalmente nos dan el dinero, podemos tener un
grave problema para producir la obra con este dinero.
Algunos proyectos requieren ser divididos en diferentes fases y afrontar su financiacin
por partes. En ocasiones se hace imposible presupuestar todo el proyecto sin antes
elaborar prototipos o hacer pruebas.
Leer bien las bases para ver si est permitido presupuestar a cargo de la beca o ayuda
bienes inventariables. Qu son? La compra de equipos que os quedaris y podris
utilizar en otros proyectos, ya que no se agotan en el proyecto actual: ej. la compra de
una cmara, de un ordenador... Algunas subvenciones permiten el alquiler de este tipo
de equipos pero no su compra. En algunos casos, encontraris problemas para

justificar que un ordenador que tenis que comprar puede no ser un bien inventariable,
por ejemplo, si es inseparable de la pieza producida. Os recomendamos que os
pongis en contacto con los organizadores para explicarlo y evitar que os descarten
este elemento del presupuesto.
Os recordamos que la Central de Produccin de Hangar es un servicio gratuito donde
os podemos ayudar a elaborar vuestros presupuestos. Tan slo es necesario que
pidis una cita con el tiempo suficiente (produccio@hangar.org).

Viabilidad tcnica. Cuando el proyecto tiene una cierta complejidad tcnica nos ayudar el
demostrar que es viable. Algunos consejos:
El proyecto no es una estimacin genrica sin una concrecin de las necesidades
reales de la produccin, especificando los proveedores reales. La concrecin es una
virtud. Una digresin terica abstracta puede ser muy interesante pero no suple la
concrecin y los datos tcnicos necesarios, de manera que es mejor ser breve en la
teora, reservndole ms espacio en el statement o el dossier, y ser muy conciso y
tcnico en la descripcin del proyecto.
Previamente a la redaccin del proyecto os podis asesorar por tcnicos
especializados. Os recordamos que en Hangar disponemos de un equipo de personas
muy completo que os aconsejan gratuitamente y os pueden ayudar a tomar decisiones
y a plantear el desarrollo tcnico. Si peds este servicio con el tiempo suficiente
(produccio@hangar.org), podris planificar bien el proyecto con nuestra ayuda y recibir
un seguimiento y apoyo continuado en funcin de vuestras necesidades o preferencias.
Siempre que sea posible, acompaar el proyecto de esquemas, dibujos, simulaciones,
que ayuden a entender bien cmo es el proyecto y cmo funciona.
Detallar el equipo de trabajo que participar en el proyecto, la distribucin de tareas y
los curricula de las personas.
Listar todas las necesides del proyecto, no slo aquellas que cubrir la beca, ya que el
jurado puede preguntarse cmo se solucionarn aspectos bsicos de la creacin si
stos no figuran en el plan de trabajo ni en el presupuesto.

Viabilidad en la gestin del proyecto.

Adjuntad un plan de trabajo detallado.
Si tenis experiencia en el mismo tipo de producciones, sto os avala: hacedla constar
en el proyecto.
Podis explicar en qu punto est el proyecto, cul es el trabajo hecho hasta ahora y
cmo la beca encaja en la produccin.

Ser concretos

Cuando concursamos para obtener una ayuda de produccin no es suficiente con presentar al
jurado una especie de resumen, como un apunte de una idea que esperamos les atraiga. Hay
que desarrollar la idea: de esta manera dejamos claro al jurado que nos interesa el proyecto,
que estamos trabajando en l, que no cambiaremos de idea cuando empecemos a trabajar
ms a fondo y que no hemos tardado 5 minutos en redactar el proyecto (justo los 5 minutos
que faltaban para que terminara el plazo de aceptacin de solicitudes...).

Recomendaciones especificas segn el medio del proyecto:

Si la obra es una instalacin, se hace dificil entender que no se adjunte al menos un

esquema o dibujo donde visualizar la relacin de la pieza con el espacio. Lo idneo:
planos y vistas en perspectiva de la ubicacin en el espacio real. Adjuntad siempre las
medidas. Si tenis la posibilidad, colaborad con un arquitecto. Os recomendamos
Blender como suite 3D que os permite hacer rpidamente maquetas de los proyectos,
en medidas proporcionales y con calidad muy profesional. Es un programa libre y
gratuito.
Si la obra es una publicaci o edicin mltiple, ayuda mucho presentar una maqueta
sencilla. Tambin se pueden adjuntar esquemas o dibujos previsualizando el resultado
final adems de detallar cul ser el contenido.
Si la obra es un audiovisual, presentar un guin tcnico o un story board. Si el proyecto
no est en esta fase de concrecin, no es posible presupuestarlo, por lo que vuestro
presupuesto no ser creible.
Si la obra es una performance: hay que ofrecer informacin completa de en qu
consiste, algn tipo de gun o pauta. Si interviene la improvisacin, explicar cul es la
metodologa y con qu elementos se trabaja.
Si la obra es un interactivo: guin completo, mapa de flujos de la interaccin,
esquemas... tambin hay que demostrar la viabilidad tcnica: adjuntad prototipos,
demos y/o pruebas preparatorias.
GESTIN ECONMICA DE UN PROYECTO ARTSTICO

NOTA IMPORTANTE: los documentos que se listan a continuacin estn dirigidos a la prctica
de los artistas visuales y pueden no ser adecuados para otras artistas o gestores culturales. Se
trata de algunas recomendaciones y por supuesto corresponde a cada persona ver si de
adecan a su caso particular y les pueden ser tiles. Son, adems, documentos en proceso.
Os agradeceremos vuestras contribuciones y comentarios: produccio(at)hangar.org
Para profundizar en estas temticas os recomendamos los cursos de Formaci Contnua,
especialmente el de Gestin fiscal y econmica y el de Produccin.
CUNDO Y POR QU HACER UN PRESUPUESTO?

IR AL NDICE
Qu es un presupuesto y para qu sirve?
El presupuesto es una herramienta de planificacin, es decir, un instrumento que nos facilita
la gestin del proyecto. Esto contrasta con el hecho de que algunos artistas slo presupuestan
cuando alguien se lo pide: porque solicitan una ayuda o producen para una entidad. El
presupuesto lo hemos de hacer, en primer lugar, para nosotros mismos, ya que es al artista a
quin una buena planificacin puede ayudar, si el proyecto es grande y largo su desarrollo.
El borrador del presupuesto va de la mano del primer borrador del proyecto. El nuestro ser el
presupuesto interno del proyecto. Una vez planeada la financiacin del proyecto, y de cara a
buscar dinero entre las diferentes posibles fuentes, prepararemos otros presupuestos
adaptados a las condiciones, capacidades y preferencias de cada una de estas fuentes. As,
pues, a la pregunta cundo hay que hacer un presupuesto? la respuesta sera:
Prepararemos el presupuesto interno cuando estemos en proceso de definir un
proyecto, antes de buscar su financiacin. Podremos as:
Valorar
los
gastos
e
ingresos
que
realmente
tendr
el
proyecto
Estudiar las posibilidades de financiacin y las consecuencias de disponer o no de
determinadas
fuentes
Ver si econmicamente el proyecto ser viable y qu beneficios puede reportar

Disponer de una herramienta muy til para el desarrollo de nuestro proyecto y tambin de
proyectos futuros
Prepararemos el presupuesto para el cliente cuando busquemos financiacin para un
proyecto
Ser necesario que el proyecto est bien definido, o al menos la fase que queremos realizar.
Con la presentacin de este presupuesto, nos estamos comprometiendo a producir el
proyecto con un dinero determinado. Antes de aceptar este compromiso, nos hemos de
asegurar de que tenemos toda la informacin y, por tanto, habremos hecho previamente el
presupuesto interno. El presupuesto que se presenta a las distintas fuentes de financiacin no
debera ser idntico al presupuesto interno. Si buscamos financiacin en diferentes
entidades, teniendo en cuenta que stas pueden ser entidades culturales pblicas o privadas,
empresas, fundaciones, etc. es natural que los diferentes presupuestos presentados a stas
sean diferentes entre s. Algunas becas, por ejemplo, especifican en sus bases cmo han de
ser los presupuestos que se les presentan.
VENTAJAS DE HACER PRESUPUESTOS PARA UNA MISMA

IR AL NDICE
ANTERIOR: Cundo y por qu hacer un presupuesto?
Por qu es importante preparar presupuestos internos?
La primera utilidad del presupuesto interno es la previsin y la planificacin. Si
preveo con suficiente antelacin que tendr unos gastos me podr preparar
adecuadamente. El hecho de que me pueda preparar me puede ahorrar dinero y
sustos. Los imprevistos, que siempre los hay, los podr resolver mejor si conozco
todas las variables del presupuesto.
Poder prever diferentes escenarios de financiacin. Durante el proceso de
preparacin del proyecto las fuentes de financiacin pueden variar, y las cantidades
que aportan tambin. Si tengo un buen presupuesto podr ver en tiempo real el
impacto de estos cambios sobre las necesidades econmicas del proyecto.
Ejemplo: una vez hecho mi presupuesto para un proyecto de vdeo monocanal, no tengo claro
si podr realizar el rodaje en un solo da o si sern dos. Si utilizo una hoja de clculo, con una
rapidsima modificacin podr estudiar los dos escenarios. Ver qu cantidad necesitar en el
peor de los casos.
El presupuesto es, tambin, una herramienta de visualizacin que nos permite tener
un mejor conocimiento sobre los aspectos econmicos de nuestra produccin. El
trabajo de hacer un presupuesto que, no nos engaemos, a nadie agrada, es un
trabajo que hacemos para nosotros, que adems nos ahorrar trabajo en un futuro.
Ejemplo: al artista A. Garca le encargan una obra y le ofrecen 5000 para producirla.
Enseguida ve la oportunidad de producir un proyecto que hace tiempo tiene pensado y casi se
lanza a ello. No obstante, decide hacer antes el presupuesto interno de su anhelado proyecto, y
as ve que tendr que esperar, ya que el proyecto cuesta mucho ms dinero. Para esta
ocasin, el artista pensar otro proyecto las necesidades de produccin del cual estn
proporcionadas con la oportunidad que el encargo le ofrece. Adems, gracias a que tiene
preparado el presupuesto interno del proyecto soado, est en una mejor posicin para
encontrarle la financiacin adecuada.
Este conocimiento ser vital para poder afrontar la produccin y la bsqueda de
financiacin. Si no s exactamente qu me cuesta desarrollar el proyecto, cmo

podr buscar la fuente de financiacin adecuada? Y si la encuentro, cmo podr

negociar adecuadamente?
El presupuesto interno nos ayuda a mejorar nuestra consciencia de todas las tareas
que realizamos para el proyecto, y de si stas son o no remuneradas. Resposable de
proyecto, productor, gestor, coordinador, desarrollador tcnico, etc. son tareas que
comnmente realiza el artista y que en muchos casos quedan escondidas en el
presupuesto para el cliente bajo el trmino 'honorarios'. Es importante que el artista no
se esconda a s mismo estas tareas y las cuantifique en horas y a precio de mercado al
elaborar el presupuesto interno. Una visin transparente de los aspectos econmicos
del proyecto y de los procesos de produccin puede ayudar tambin a definir y repartir
las responsabilidadescon otros miembros del equipo, colaboradores externos o
trabajadores de la entidad que nos hace el encargo.
Ejemplo: una vez hecho el proyecto y el presupuesto interno, el artista X ve que necesitar
muchas horas de trabajo para llevar a cabo el proyecto que le encarga la entidad Z. Como los
honorarios para el artista son bastante ajustados y su tiempo limitado, negocia con la entidad
que sta le d un apoyo extra en la gestin.
Nos da seguridad. Nos ser de gran utilidad saber por dnde pisamos, poder decidir
hasta dnde nos arriesgamos, cul es el punto ms importante a asegurar cuando
hablamos de financiacin, saber responder inmediatamente las preguntas que sobre la
viabilidad econmica del proyecto nos puedan hacer posibles entidades financiadoras...
Un buen presupuesto interno es la base para elaborar los presupuestos con los que
nos dirigiremos a las entidades donde buscamos financiacin. Si est bien hecho,
contribuir positivamente a la imagen del proyecto, siendo garanta de su viabilidad y
generando confianza.
El presupuesto interno ser tambin una estupenda herramienta de autoevaluacin
de nuestra gestin econmica, si anotamos las desviaciones y las tenemos en cuenta
para proyectos futuros.
Nos permite conocer el coste real del proyecto.
VENTAJAS DE CONOCER EL COSTE REAL DEL PROYECTO

IR AL NDICE
ANTERIOR: Ventajas de hacer presupuestos para una misma
Cuando hablamos del coste, hay que diferenciar dos niveles:
El dinero lquido con que podremos producir el proyecto, entendiendo que hay
necesidades de produccin que quedarn cubiertas sin necesidad de financiacin
especfica, como las aportaciones gratuitas de colaboradores, patrocinadores,
descuentos,
El coste real del proyecto cuantificando econmicamente todas las necesidades a
precio de mercado, incluso las aportaciones gratuitas (colaboraciones, patrocinios,
etc. )

Conocer el coste real tiene las siguiente utilidades:

si alguna vez hemos de repetir el proyecto en otras condiciones, quizs no

dispongamos de los mismos colaboradores y patrocinadores, de manera que habremos
de contratar estos servicios y materiales. Si tan slo conocemos lo que el proyecto 'nos
cost' la primera vez, y no su coste real a precio de mercado, tendremos una
percepcin errnea del coste, por debajo de la realidad.
dar a conocer el coste real del proyecto a precios de mercado a las entidades que nos
financian puede ser de gran utilidad. Si buscamos un patrocinador, por ejemplo, este
querr saber la cuantificacin econmica de las aportaciones de otros patrocinadores.
cuando pedimos una beca tenemos otra responsabilidad. Si de manera sistemtica
escondemos a las entidades que convocan becas el coste real de los proyectos, stas
tendrn una percepcin errnea de la aportacin de las ayudas en el global del
proyecto. Pensarn que los proyectos en artes visuales son bastante baratos, ya que a
menudo los artistas muestran en sus presupuestos tan slo la estimacin de lo que
piden y no todo el montante de dinero y necesitades- cuantificadas econmicamentedel proyecto.
poder negociar mejor las condiciones de un contrato, un encargo o un acuerdo. Si
hacemos patentes todas nuestras aportaciones al proyecto, no slo en dinero y trabajo
sino tambin en colaboraciones que hemos pactado, materiales que conseguimos
gratuitamente, patrocinadores que hemos implicado en el proyecto, cosas todas ellas
de las que el proyecto se beneficia directamente y que restan necesidades de
financiacin, estaremos en una posicin ms cmoda para negociar.
algunas ayudas a la producci establecen que se financia slo un % del coste del
proyecto. En algunos casos se especifica que el coste es sobre las necesidades de
financiacin lquida, pero en otros casos se tiene en cuenta el coste real. Esto tendr
efectos directos en el presupuesto que presentaremos para pedir esta ayuda
ESTRUCTURA BSICA DE UN PRESUPUESTO

IR AL NDICE
ANTERIOR: Ventajas de conocer el coste real del proyecto
Para los ejemplos utilizaremos hojas de clculo de Calc, la herramienta de la suite gratuita
OpenOffice.org para este tipo de tareas.

Lo que veis en la ilustracin es la estructura bsica del presupuesto: notad que no slo consta
de un listado de los gastos sino tambin de los ingresos, ya que cuando pedimos financiacin
a una entidad para tirar adelante un proyecto (a una empresa, fundacin, particular, beca...)
sta estar interesada en conocer todos los detalles de la financiacin que aseguren que,

gracias a su aportacin, sta ser viable. Son ingresos no slo las aportaciones monetarias
sino tambin los patrocinios en especies, colaboraciones, descuentos y otras especies que no
sea necesario financiar.
EL PRESUPUESTO INTERNO PASO A PASO: LOS GASTOS

IR AL NDICE
ANTERIOR: Estructura bsica de un presupuesto.
Elaboracin

de

la

lista

de

necesidades

del

proyecto

Recordemos aqu que lo que estamos preparando es nuestro presupuesto interno, que nos ha
de servir para planificar la gestin econmica del proyecto. Al hacer la lista de gastos, nos
interesa que sta sea EXHAUSTIVA, poniendo absolutamente todos los gastos del proyecto.
El primer paso ser elaborar una lista de necesidades del proyecto. sta se puede elaborar a
partir del plan de trabajo, donde tendremos por fases todos los pasos que nos llevan desde el
inicio del proyecto hasta su conclusin. As nos aseguraremos de que hay una directa
correspondencia entre el presupuesto y el plan de trabajo.
Partidas

que

se

suelen

olvidar

Honorarios del artista. Tener en cuenta nuestro honorarios como responsable del proyecto es
un signo de profesionalidad y de compromiso con el proyecto. Se aplicarn estos honorarios
cuando la obra sea nueva, producida especficamente. Cuando la obra ya est producida y la
vamos a exponer se aplican derechos de comunicacin pblica.
Cmo calcular nuestros honorarios? Nos puede ayudar saber lo siguiente:
desde la AAVC se consideran unos honorarios justos el 15% del coste total de la
exposicin. Se refiere no al coste del proyecto en s, sino al de toda la exposicin,
incluyendo tambin los honorarios de comisarios, publicaciones, gastos de montaje,
etc.
Si la exposicin es colectiva, ser necesario que los organizadores o comisarias
distribuyan este 15% entre los diferentes artistas. Lo lgico ser que la implicacin en
la obra, la dificultad o la cantidad del trabajo afecten al porcentaje de cada uno...
Tambin pueden intervenir elementos de cach y la negociacin que cada artista haga
con la organizacin.
Algunas entidades tienen establecidas unas cantidades fijas como honorarios para el
artista.
En otros casos, como cuando pedimos una beca, y por tanto la produccin del proyecto no est
necesariamente ligada a una exposicin:
podemos hacer un clculo del nmero de horas que dedicaremos al trabajo y
establecer un precio de la hora de trabajo
es importante hacer visibles TODAS las horas que le dedicamos, y si nos ocurre que
en el desarrollo del proyecto hay una desviacin importante (por ejemplo, acabamos
dedicando muchas ms horas de las que estaban previstas) lo tendremos en cuenta
para el futuro.

Transportes, viajes, traslados, envos. Hay que tenerlos en cuenta. En el caso de envos de
materiales, es uno de los conceptos que mejor se puede negociar con los proveedores, de
manera que si la compra es considerable nos hagan el transporte gratuitamente. Respecto a
los viajes de personas, hay que recordar los viajes preparatorios, los de montaje y los de
mantenimiento de la pieza.Los transportes, viajes y envos llevan el 16% de IVA, pero los taxis
aplican slo el 7%.
Manipulaciones adicionales necesarias. Por ejemplo: si compramos placas de madera, nos
pueden cobrar el corte separadamente.
Derechos. Si trabajamos con actores o personas que prestan su imagen a la produccin, nos
cobrarn derechos de imagen. Ser necesario un contrato de cesin de derechos para evitar
posibles problemas. En el caso de menores, el contrato se realizar con sus padres. Si
utilizamos msicas o imgenes de otras personas, tambin hemos de tener en cuenta el pago
de los derechos de reproduccin a sus autores o bien a entidades de gestin colectiva de
derechos de autor.
Seguros. Determinados rodajes requieren la contratacin de un seguro, por ejemplo aquellos
que tienen lugar en el espacio pblico. Existen seguros que cubren diferentes aspectos de la
produccin y de los viajes que necesitamos hacer o los equipos que utilizamos.
Fianzas. Aunque no es un gasto (el dinero se recupera posteriormente, si no hay problemas), s
hay que tener en cuenta el pago de fianzas para ver cmo afecta a nuestra liquidez durante la
produccin. Es necesario prever el pago de fianzas en nuestro presupuesto de caja.
Permisos. Determinados permisos pueden requerir el pago de trmites o alquiler de
instalaciones.
Apoyo extra: ayudantes, asistentes. Existe la tendencia entre los artistas a querer hacerlo todo
uno mismo, sobreestimando nuestras fuerzas. Tambin tendemos a quedarnos cortos en la
estimacin de das necesarios para hacer determinadas tareas. Hay que ser realistas y dar
margen para imprevistos, contando con el nmero adecuado de personas.
Tareas preparatorias. Documentacin, elaboracin del proyecto, elaboracin del presupuesto,
estudios preparatorios, toda la preproduccin (casting, localizaciones...)todas estas tareas
requieren financiacin y suponen horas de trabajo. Las hemos de tener en cuenta para nuestro
presupuesto interno.
Gestoria y asesoramento legal. En proyectos grandes que administran un presupuesto
considerable es muy recomendable contar con un gestor, que nos puede ayudar a cuadrar las
cuentas del proyecto con el resto de nuestra contabilidad. De igual modo, proyectos que
puedan complicarse jurdicamente pueden requerir un asesor legal.
Gastos ligados a la produccin de audio. La experiencia nos dice que en producciones
audiovisuales a menudo se deja de lado el aspecto sonoro. A la hora de hacer la lista de
necesidades, pensemos si para nuestro proyecto ser necesario contar con equipos de audio
(micrfonos, grabadoras, accesorios), saber cules son las condiciones para la grabacin (si es
en un lugar muy ruidoso o con un sonido continuo en el fondo), contar con tcnicos
especializados, o si ser necesaria una postproduccin y masterizacin de audio...
Dietas. Recordad que a las dietas se le aplica un 7% de IVA.
Gastos bancarios. En el caso de que necesitemos contar con el dinero de produccin por
adelantado, una de las opciones es contar con una pliza de crdito, entre otros productos

bancarios. Esto supone un gasto extra en intereses y comisiones que se suma a las ya
tradicionales por operaciones en la cuenta del proyecto.
Gastos derivados de retrasos, recargos, multas. Lo idneo es prever todos los escenarios
posibles y evitar estos imprevistos, pero puede ser una buena idea, si los riesgos que corremos
son elevados, prever unos extras en este apartado.
Consumibles de todo tipo, material de apoyo.
Gastos de preinstalacin. Una pieza de grandes dimensiones, una instalacin artstica, una
pieza interactiva o sonora...son ejemplos de obras que requieren pruebas de instalacin antes
de su instalacin definitiva en el espacio expositivo. En ocasiones, ste estar dipsonible con
suficiente antelacin para realizar estas pruebas, pero otras veces no ser as. Esto nos puede
llevar a necesitar alquilar un espacio, equipos o necesitar ayuda de montadores y tcnicos.
Ensayos. Es necesario tener en cuenta tambin los ensayos que la obra requiere y que pueden
requerir de espacios para ensayar, horas de trabajo de actores/performers y tcnicos,
equipos...
Mantenimiento de la pieza durante el tiempo de exposicin. Determinadas piezas pueden
requerir una atencin especial durante el tiempo de exhibicin, sea por el hecho de que el
pblico interacta abiertamente con ella, se porque los materiales de que se componen se
degradan y hay que substituirlos. Es importante tener en cuenta estas necesidades y hacerlas
constar en el presupuesto y en la planificacin de tareas, as como en el contrato y negociacin
con el espacio expositivo.
Prensa, difusin y publicaciones. El proyecto puede tener necesidades especficas respecto a
su difusin en el mbito pblico. Tener en cuenta estas necesidades desde el principio,
trasladndolas al presupuesto, nos permitir acordar con el espacio expositivo, coproductores o
entidades organizadoras la disponibilidad de los medios necesarios.
Imprevistos y complicaciones tcnicas surgidas del desconocimiento del medio con el que se
trabaja. Un proyeccto se abarata muchsimo si antes de iniciarlo tenemos claros todos los
aspectos tcnicos: qu se har, cmo y con qu herramientas. Si tenemos lagunas en este
sentido, stas se pueden convertir en agujeros negros que absorven nuestro presupuesto.
Asesoramiento tcnico. Precisamente para evitar problemas en el desarrollo, es muy
recomendable que nos asesoremos por parte de expertos en las tcnicas que utilizaremos.
Podemos recurrir a los servicios de los centros de produccin. En el caso de Hangar, el
asesoramiento tcnico es gratuito.
Imprevistos y complicaciones tcnicas derivados del desarrollo natural de una obra innovadora.
No hemos de perder de vista que estamos trabajando en un territorio donde el riesgo es
elevado. Tomar precauciones es lo ms inteligente, por ejemplo planteando el desarrollo de las
partes ms complejas por fases y recibiendo un buen asesoramiento y apoyo.
Gastos generados del hecho de disponer de poco tiempo. La falta del tiempo suficiente para
producir un proyecto lo hace ms caro. Las horas extra, los servicios de urgencia de los
proveedores, la mayor mano de obra en un tiempo reducido y en jornadas ms largas, o
simplemente la prdida de oportunidades que requieren ms tiempo, todo esto supone un
incremento considerable del presupuesto que hay que considerar.
Gastos generados por el proceso de evaluacin del proyecto. La evaluacin es la gran olvidada
en muchos proyectos artsticos. En algunos casos, puede requerir recursos adicionales, por

ejemplo, en tiempo extra a dedicarle, consultas a expertos, elaboracin de documentos,

publicaciones...
Si detectamos que algunos o todos estos gastos se pueden aplicar a nuestro proyecto, ser
interesante hacerlos constar en nuestro presupuesto interno. Respecto a los presupuestos que
preparamos para enviar a las fuentes de financiacin, no es recomendable poner en ellos
TODOS los gastos de manera indiscriminada.
FISCALIDAD I. EL IRPF.

IR AL NDICE
ANTERIOR: El presupuesto interno paso a paso: los gastos. Conceptos que se suelen olvidar.
Cundo debera un artista darse de alta de autnomo? Segn Hacienda, cuando realiza una
actividad econmica:
Se realiza actividad econmica cuando un contribuyente ordena por cuenta propia medios de
produccin y recursos humanos o uno solo de ambos, siendo su finalidad la de intervenir en la
produccin o distribucin de bienes o servicios
O sea, para Hacienda TODOS los artistas realizan actividades econmicas y por lo tanto han
de constituirse como empresarios individuales ante Hacienda y darse de alta como trabajador
autnomo
ante
la
Seguridad
Social.
Otra cosa es que Hacienda haga la vista gorda cuando esa actividad econmica es de escaso
importe.
Obligaciones fiscales del artista
1. Por los rendimientos de su actividad econmica. Como es una persona fsica (y no una
sociedad) los impuestos sobre stos los liquida en su declaracin de la renta (IRPF). A las
personas que tienen un trabajo dependiente (contrato laboral), la empresa que les contrata les
retiene un porcentaje de su sueldo a cuenta del IRPF. En el caso de un artista (empresario
individual), Hacienda le reclama una parte de sus rendimientos (a medida que se producen) a
cuenta de la liquidacin anual del IRPF (modelo 100). Esto lo hace de dos maneras:
a. Obligando a las empresas que contratan al artista a quedarse (retenerle) un porcentaje del
total de la operacin.
b. Obligando al artista a hacer una mini-declaracin cada tres meses (modelo 130). En estas
mini-declaraciones, quiz haya que hacer un pago a cuenta si Hacienda estima que los
anteriores pagos a cuenta ms lo que le han retenido las empresas que le han contratado no
es suficiente.
Cuando se presente el ao que viene la liquidacin anual del IRPF, del total a pagar habr que
descontarse todo lo que nos han retenido y los pagos a cuenta que hayamos hecho. Por lo
tanto, las retenciones o los pagos a cuenta son algo as como una hucha:-)
2. Por el IVA de las operaciones. En general, cualquier actividad econmica est sujeta a IVA,
aunque algunas de ellas estn exentas. En esencia, el IVA est pensado para ser soportado
por el consumidor final, porque las empresas (incluidos los artistas como empresarios
individuales), slo son intermediarios.
3. Por otros conceptos. Algunas de estas obligaciones son slo obligaciones formales. En
general, ninguna de ellas le cuesta dinero al empresario individual (artista).
Las retenciones de IRPF que le hacen al artista son un gasto?

NO. Vamos a verlo con un ejemplo.

Un artista factura 1.000 por un servicio y se descuenta 150 como retencin a cuenta del
IRPF. O sea, cobrar slo 850 (suponemos que es una actividad exenta de IVA. Esto se
explica despus). Cuando, el ao que viene, haga su declaracin de la Renta (IRPF), sumar
los 1.000 (no los 850) a otros ingresos que haya tenido. Le restar todos los gastos y
resultarn los rendimientos netos de su actividad sobre los que Hacienda le pide que pague
1.780. En vez de pagar 1.780, el artista pagar 1.780 menos todas las retenciones e
ingresos a cuenta que haya practicado durante el ao que est liquidando, incluidos los 150 .
Puede darse el caso de que la suma de esas retenciones e ingresos a cuenta sea mayor que
1.780.
La
diferencia,
se
lo
devolver
Hacienda.
El gasto para el artista son los 1.780 que Hacienda le reclama al ao siguiente. Es la
contribucin del artista a la sociedad. Los 150 son, en el momento de la operacin, un dinero
que, la empresa a la que emitimos la factura le da a Hacienda de nuestra parte para que lo
meta en la Hucha. El importe de la operacin son 1.000 para todos los efectos excepto para
nuestro bolsillo: tributaremos por 1.000 y la empresa que nos contrata considerar que se ha
gastado 1.000
EL IVA

IR AL NDICE
ANTERIOR: Fiscalidad I. El IRPF.
Dice Hacienda:
"El IVA es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo y grava: las entregas
de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios y profesionales, las
adquisiciones intracomunitarias y las importaciones de bienes."
Esto,
traducido,
quiere
decir
que:
1. El IVA est pensado para que lo soporte el consumidor final, no las empresas.
2. Toda actividad econmica esta SUJETA a IVA (salvo pocas excepciones como las
relaciones laborales).
El tipo de IVA que se aplica o, en su caso, si se est exento, depende del bien o servicio objeto
de cada operacin. Cada empresario est autorizado a realizar exclusivamente las actividades
para las que se da de alta en el IAE (Impuesto de actividades econmicas). Nos podemos dar
de alta en ms de una actividad. Los pequeos empresarios como los artistas no pagan
este impuesto.
Lo primero de todo es saber en qu epgrafe del IAE se tiene que inscribir un artista, el ms
habitual es es siguiente:
SECCION SEGUNDA: ACTIVIDADES PROFESIONALES
AGRUPACION 86. PROFESIONES LIBERALES, ARTISTICAS Y LITERARIAS.
Grupo 861. Pintores, escultores, ceramistas, artesanos, grabadores y artistas similares.
Actividades profesionales exentas de IVA (exencin por motivos culturales)
"Servicios profesionales, incluidos aquellos cuya contraprestacin consista en derechos de
autor, prestados por artistas plsticos, escritores, colaboradores literarios, grficos y
fotogrficos de peridicos y revistas, compositores musicales, autores de obras teatrales y de
argumento, adaptacin, guin y dilogos de las obras audiovisuales, traductores y
adaptadores."

Esta exencin es no plena, lo que quiere decir que el empresario que realiza estas exenciones
(no aplica IVA en sus facturas) no tiene derecho a deducirse el IVA de sus compras.
A esta exencin, Hacienda aclara:
1) Estn sujetas y no exentas las entregas de obras de arte realizadas por artistas plsticos.
Tiene la consideracin de entrega de bienes la realizacin de un retrato por encargo. Se aplica
el tipo del 7%.
a. en caso de importacin: cualquiera que sea el importador.
b. en las entregas: cuando sean realizadas por sus autores o derechohabientes o por
empresarios o profesionales que no sean revendedores y tengan derecho a la deduccin total
del impuesto soportado.
c. en las adquisiciones intracomunitarias: cuando el proveedor sea alguna persona de las
enumeradas en el punto anterior.
2) No obstante, estn exentos los servicios profesionales prestados por artistas plsticos,
incluso aquellos servicios cuya contraprestacin consista en derechos de autor.

El IVA que paga el artista es un gasto?

Depende de si estamos hablando de operaciones exentas o no exentas.
1) Para las operaciones que estn sujetas y no exentas (punto 1 del apartado anterior) NO. Por
ejemplo, nos encargan una obra. En este caso, el IVA no supone gasto ni ingreso para el
artista. En las declaraciones trimestrales de IVA haremos las cuentas con Hacienda. El artista
ha cobrado el 7% de IVA sobre la obra y se lo tiene que dar a Hacienda (no es un ingreso para
l). Pero no se lo tiene que dar todo, se puede descontar todos los IVAs que ha soportado
(pagado) a otras empresas cuando ha comprado bienes o servicios necesarios para la
realizacin de la obra.
Vamos a verlo con un ejemplo.
Un artista factura 1.000 por una obra, se descuenta 150 como retencin a cuenta del IRPF y
aade 70 de IVA. O sea, cobrar 920. El ingreso para el artista son 1.000. Tributar a
Hacienda por 1.000 y la empresa que le contrata considerar un gasto de 1.000. Los 70 no
se los queda el artista. Est obligado a entregrselos a Hacienda en la prxima declaracin
trimestral (modelo 300). En esa declaracin se descontar todo el IVA que ha pagado cuando
ha comprado los materiales, llamado por telfono Por lo tanto, tampoco son un gasto para l.
Es decir, se queda en paz con Hacienda. Ni ha soportado IVA ni se ha quedado con el que
cobra en su factura.
2) Para las operaciones exentas (punto 2 del apartado anterior), SI. Los IVAs que ha pagado el
artista a otras empresas cuando ha comprado bienes o servicios necesarios para esa
operacin, los tiene que considerar un gasto ms en su presupuesto e incrementar el precio de
la operacin que no lleva IVA.
REQUISITOS DE LAS FACTURAS

IR AL NDICE
ANTERIOR: Fiscalidad II. El IVA.

Todas las operaciones tienen que estar documentadas en facturas, incluso aunque la
operacin est exenta.
Toda factura y sus copias contendrn los datos y requisitos siguientes:
Nmero y, en su caso, serie.
Fecha de expedicin.
Nombre y apellidos, razn o denominacin social completa del expedidor y del
destinatario.
NIF del obligado a expedir la factura y del destinatario.
Domicilio del expedidor y del destinatario salvo, en este ltimo caso, si se trata de un
particular.
Descripcin de las operaciones y datos necesarios para determinar la base imponible y
su importe.
La base imponible. Es el importe de la operacin. Los 1.000 en el ejemplo de la
pgina anterior.
Tipo impositivo IVA. Es el 7% en el caso del punto 1 y el 0% en el caso del punto 2. En
este ltimo caso, no est de ms explicar en la factura que esta operacin est exenta
de IVA por motivos culturales segn el Artculo 20 Uno 26 Ley 37 / 1992 , de 28 de
Diciembre de 1992
Cuota tributaria (Cuota de IVA). 70 en nuestro ejemplo.
Tipo impositivo retencin IRPF. 15%.
Cuota tributaria (Cuota de IRPF). 150 en nuestro ejemplo.
Total de la factura. Es igual a la base imponible ms (+) la cuota de IVA menos (-) la
cuota de IRPF. 920 en nuestro ejemplo.
Fecha de la operacin si es distinta de la de expedicin de la factura.
LOS GASTOS: ELABORACIN DE PLANTILLAS CON HOJA DE CLCULO

IR AL NDICE
ANTERIOR: Requisitos de las facturas.
Utilizando una hoja de clculo, trasladaremos la lista de necesidades a una plantilla que puede
tener esta forma:

Este documento ir creciendo, complatndose a medida que vamos definiendo el proyecto,

concretando proveedores, das de trabajo, etc. La gran ventaja de las hojas de clculo es que
esta evolucin del proyecto la podemos reflejar en el presupuesto interno de una manera
rpida y sin necesidad de realizar ningn clculo, pudiendo as visualizar en tiempo real el
impacto de los cambios en los nmeros del proyecto.
El programa tambin nos permite guardar diferentes versiones del presupuesto, para estudiar
diferentes escenarios.
Qu pasa con el IVA y el IRPF?
Los artistas que llevan a cabo una actividad econmica han de estar dados de alta tanto ante
Hacienda como empresario individual (modelo 036 de declaracin censal - alta en el impuesto
de actividades econmicas IAE) como ante la Seguridad Social como trabajador en el regimen
especial de autnomos para pagarse l mismo la cotizacin a la Seguridad Social.
Si tenis un proyecto que os reportar unos ingresos y unos gastos de produccin, es muy
recomendable que os deis de alta si an no lo habis hecho. En el presupuesto del ejemplo
anterior, donde tenamos un gasto total de 1700 , veris que no hemos aadido IVA ni
tampoco IRPF. Esto es porque, si el artista lo tiene todo en regla, estos conceptos no sern ni
gasto ni ingreso: podr deducir el IVA que tenga que pagar en las facturas relacionadas con la
produccin de la pieza, y el IRPF que deje de pagar a los colaboradores se lo tendr que
entregar posteriormente a Hacienda.
A nuestra hoja de clculo le aadimos unas columnas que calculan el IVA y el IRPF
automticamente, colocando una frmula en las casillas correspondientes:

Descargar este ejemplo en xls.

Descargar este modelo vaco en xls.

El total que hemos marcado de color amarillo es el coste que tendr el proyecto si
desgrabamos el IVA y regularizamos el IRPF con hacienda. El total que hemos marcado de
color salmn es el coste que tendr el proyecto si no hacemos esto: no podremos desgrabar el
IVA y adems estaremos reteniendo ilegalmente la cantidad de 127,50 en concepto de IRPF
que deberamos pagar a hacienda. Una explicacin ms amplia de todo esto la encontraris en
la seccin IVA e IRPF.
EL PRESUPUESTO INTERNO PASO A PASO: LOS INGRESOS

IR AL NDICE
ANTERIOR: Elaboracin de plantillas con hoja de clculo
Para hacer una previsin del dinero de que dispondremos para elaborar un proyecto, tambin
tendremos en cuenta los ingresos y otras aportaciones que nos ayudan a financiar la obra:
las aportaciones de cada coproductor
los patrocinios en dinero
los patrocinios y colaboraciones en especies
otros ingresos previstos segn el plan de explotacin del proyecto
Consideramos coproductores aquellas personas y entidades que aportan la mayor parte de la
financiacin del proyecto, obteniendo una contrapartida, por formar sta parte de su programa
expositivo, por ejemplo, o por participar de otros beneficios que sta genere. Por ejemplo, es
coproductor el artista, que aporta una parte de los recursos necesarios, y tambin lo sera el
espacio expositivo que le hace el encargo, pagando parte de la produccin.
Ejemplo:
(El ejemplo siguiente est simplificado para una mayor claridad. Mirad por favor el apartado
'Conceptos que se suelen olvidar')
Nuestro proyecto consiste en construir mobiliario de madera para una instalacin, para lo cual
necesitaremos un diseador industrial que realiza el diseo, un carpintero que los construir y
otra persona que los pintar y les dar el acabado definitivo. Un asistente nos ayudar
haciendo gestiones para coordinar el equipo de personas. Para producir esta obra contamos
con los siguientes ingresos:
1000 brutos que aporta el artista de su bolsillo
2000 brutos que el espacio expositivo que ha encargado la pieza paga al artista para
la produccin
1000 brutos que el artista habra de cobrar en concepto de honorarios y no cobra, o
por decirlo de otro modo, que se paga a s mismo
500 brutos en que estn valorada la madera que aporta el mayorista X, que aporta
como patrocinio en especies
800 brutos que habra de cobrar el asistente y que no cobra (nos lo hace como favor
o para aprender)
De estos ingresos, algunos son en dinero y otros en especies. Aportaciones en especie son
aquellos materiales o servicios que una empresa o profesional nos cede gratuitamente.
Nosotros traduciremos, de las aportaciones en especie, su valor econmico, y estas cantidades

las pondremos en una columna llamada 'patrocinios'. Los patrocinios pueden ser tambin en
dinero, pero no es el caso de nuestro ejemplo.
As queda la hoja de clculo:

Descargar este ejemplo en xls.

Descargar el modelo vaco en xls.
En este ejemplo, vemos lo siguiente:
el proyecto es viable econmicamente, ya que el resultado de restar a los gastos las
diferentes aportaciones que hemos conseguido para su financiacin es igual o superior
a cero (en este caso, cero). Desgraciadamente, nuestro beneficio tambin es cero. No
podemos pagar nuestros honorarios, valorados en 1000 , y adems ponemos 1000
ms de nuestro bolsillo para financiar el proyecto.
el artista no slo aporta 1000 de su bolsillo, sino que ha conseguido otras
colaboraciones y patrocinios por un valor econmico de 1300 . Estas colaboraciones
se suelen conseguir gracias a una importante tarea de mediacin y produccin del
artista, es decir, son fruto de su trabajo. En total, podemos decir que el artista
contribuye a la financiacin de este proyecto en un 53%.
el coste del proyecto es de 4300 , por lo que el espacio expositivo no paga toda la
produccin sino que contribuye financiando el 47% del coste total.
Presupuesto, con gastos y financiacin, para el proyecto del ejemplo:

Descargar el ejemplo en xls.

EL PRESUPUESTO EN EL TIEMPO: PRESUPUESTO DE CAJA O PLAN DE TESORERA

IR AL NDICE
ANTERIOR: El presupuesto interno paso a paso: los ingresos
A la hora de gestionar un proyecto grande es necesario tener en cuenta la liquidez, es decir, el
dinero del que disponemos para gastar, de manera inmediata, en cada momento del desarrollo.
Volvamos al ejemplo anterior:
- Aunque el coste total es de 4.300 , tan slo necesitaremos 3.000 (el coste total menos las
aportaciones en especie).
- De este dinero, el artista aporta 1.000 y el espacio expositivo 2.000.
Pregunta: tiene el artista dinero suficiente para producir el proyecto? Respuesta: depende:
cundo le da el espacio expositivo los 2.000 al artista? cundo podr ste aadir sus
1.000 ?cundo se han de efectuar los diferentes pagos?
A lo largo del desarrollo de un proyecto recibimos entradas de dinero y tenemos que ir
realizando pagos, que comportan salidas de efectivo. El presupuesto de caja es una
herramienta muy sencilla y til:

El presupuesto de caja tiene normalmente columnas para cada mes, semana o periodo en el
que se desarrolla el proyecto, y dos secciones de filas: las entradas y las salidas, que se van
restando de manera acumulativa. Explicamos el presupuesto de caja del ejemplo:
Entradas:
El espacio expositivo no nos da todo el dinero al principio del proyecto sino que nos
hace un primero pago por el 50% en febrero y un segundo pago en junio por el 50%
restante.
Adems, a estas cantidades el espacio expositivo (en nuestro ejemplo) les aplica una
retencin del 15%. Aunque, como hemos visto, la retencin no es un gasto en s,
tenemos que tener en cuenta que sta altera nuestra disponibilidad de dinero (liquidez)
a lo largo del desarrollo del proyecto.
El artista no podr sumar sus 1.000 hasta marzo (imaginemos que est esperando un
pago por otro proyecto).
Salidas:
los nicos conceptos que necesitan dinero lquido son la fabricacin de mobiliario, el
pintado y el diseador industrial. El resto de conceptos son aportaciones en especies y,
por tanto, no suponen una salida de dinero.
el diseador industrial es el primero a quin hay que pagar, es la primera parte del
proceso y el artista ha acordado con l que cobrar como muy tarde en febrero.
la fabricacin de mobiliario estar lista hacia finales de marzo y el artista ha acordado
con el artesano que le pagar en abril.
el pintado es la ltima parte del proceso y se ha acordado hacer el pago en mayo.

Balances:
a finales de febrero tenemos un descubierto de 665 !! cmo puede ser?? muy
sencillo: necesitamos pagar ms dinero del que nos ha entrado hasta ese momento.
en el mes de marzo, no obstante, volvemos a estar en positivo, con 335 a nuestro
favor.
a finales de abril, otra vez en nmeros rojos!!
en mayo la situacin an es peor
al finalizar el proyecto nos siguen faltando 330 . Dnde estn??
EL PRESUPUESTO DE CAJA II

IR AL NDICE
ANTERIOR: El presupuesto en el tiempo: plan de tesorera o presupuesto de caja
Aadiendo IVA e IRPF
Lo que ha ocurrido aqu ha sido que hemos obviado el impacto del IVA y el IRPF en nuestra
liquidez. Vamos a introducir estos conceptos en nuestro presupuesto de caja:

Explicacin:
IRPF:
cada trimestre, a travs del modelo 110 que presentamos a Hacienda, efectuamos la siguiente
operacin: al IRPF que nos han retenido le restamos el IRPF que hemos retenido. El resultado
nos dar a pagar o a devolver.
En el proyecto del ejemplo, los nmeros son los siguientes:
Hasta marzo, nos retienen 150 (del primer 50% que nos paga el espacio expositivo) y la
suma de las retenciones en las facturas que recibimos de 225 ; 225-150=75. Lo mismo
ocurre hasta junio. Por eso veris en nuestro presupuesto de caja una salida de 75 en abril y
otra en julio, que corresponden a los pagos trimestrales del IRPF.
Ya vimos que en este proyecto el artista no tiene ninguna ganancia, por lo que si puede
demostrar este hecho a Hacienda, no tendr que tributar ningn IRPF (ya que el impuesto es
sobre las ganancias). Cmo se demuestra? Presentando facturas que demuestren que este
dinero se lo ha gastado en la produccin y no se lo ha quedado. As, la retencin que le efecta
el espacio expositivo del 15% la recuperar por completo.
IVA:
cada trimestre, a travs del modelo 300 que presentamos a Hacienda, efectuamos la siguiente
operacin: al IVA que hemos pagado le restamos el que nos han pagado.
En este caso, ya que en el perodo de desarrollo de este proyecto, nosotros no emitimos
ninguna factura, pero s recibimos varias facturas a las que se aada un IVA del 16%, nos han
de devolver en marzo 240 y en junio otros 240 . Por eso veris en nuestro presupuesto de
caja una entrada de 240 en abril y otra en julio.
Resultado:
Nuestro proyecto sigue sin ser viable ya que an no podemos atender a los pagos en los
momentos que corresponde (seguimos teniendo un balance negativo en febrero, abril y mayo,
la solucin a este problema la veremos en la seccin siguiente), pero ahora vemos que el

presupuesto nos cuadra al final del proyecto, en julio, cuando el balance que nos queda es
0 y no negativo como antes.
Diferencias entre el ejemplo y la realidad:
Normalmente no estaremos realizando un nico proyecto al mismo tiempo sino varios.
Adems, para un determinado perodo, estaremos emitiendo varias facturas. Esto har que
nuestras declaraciones trimestrales de IVA e IRPF puedan resultar a pagar o a devolver en
funcin del balance de la suma de todos los pagos y retenciones efectuados a cuenta del
IRPFy el IVA en todas estas operaciones.
En el ejemplo el IVA figura en el bloque de entradas y el IRPF en el de salidas, pero esto
puede cambiar segn el conjunto de proyectos en marcha y la situacin de cada uno.
Para el ejemplo, es til imaginar que ste fuera nuestro nico proyecto ya que as se hace
visible el porqu el IRPF y el IVA no son un gasto, cmo conviene para un proyecto darse de
alta de IAE y seguridad social, y cmo difieren los pagos y cobros de los ingresos y gastos.
SIGUIENTE: El presupuesto de caja III.
EL PRESUPUESTO DE CAJA III

IR AL NDICE
ANTERIOR: El presupuesto de caja II.
Si no hubiramos hecho el presupuesto de caja no habramos podido ver que el proyecto, tal y
como est planteado actualmente, no es viable, ya que no podremos atender los pagos
comprometidos. Gracias a que hemos previsto la situacin, y la hemos hecho visible en el
presupuesto de caja, podemos hacer las siguientes modificaciones en nuestro plan:
acordamos con el diseador industrial que le pagaremos una parte a finales de febrero
y la otra a finales de marzo.
acordamos con el fabricante de muebles que le pagaremos en junio
acordamos 2 pagos con el pintor, en mayo y julio
En algunos casos, estos retrasos en los pagos nos pueden suponer perder un
descuento o sufrir un recargo. Si no prevemos, lo podremos incluir en nuestro
presupuesto.
Las modificaciones hechas nos dan como resultado un nuevo presupuesto de caja:

Ahora s que todo est bien!

Descargar el presupuesto de caja del ejemplo en formato xls.
Descargar el modelo de presupuesto de caja vaco en xls.
EXPLOTACIN DE UNA OBRA ARTSTICA

IR AL NDICE
ANTERIOR: El presupuesto de caja III.
Derechos
Los derechos de autor estn recogidos en la Declaracin Universal de los Derechos Humanos
de la ONU (artculo 27). Existen los derechos morales y los econmicos. En este documento
nos centraremos en los segundos, que son:
derecho de reproduccin
Es el derecho a fijar una obra en un medio que permita su comunicacin y la obtencin de
copias. As, si alguien quiere reproducir la imagen de una obra nuestra en un libro, revista,
pster...nos tendra que retribuir, o contar con nuestro permiso. Algunas becas piden en sus
bases la cesin temporal de los derechos de reproduccin de las obras premiadas, por ejemplo
para la elaboracin del catlogo y folletos de la exposicin resultante. Esta cesin ha de estar
limitada en el tiempo (por cunto tiempo se hace la cesin), geogrficamente y en uso (para
qu publicaciones se utilizarn las imgenes). No nos pueden forzar, por el hecho de darnos
una beca o ayuda, o por el hecho de comprarnos una obra, a ceder ilimitadamente los
derechos de autor (leed este artculo de la Fundacin Arte y Derecho para ms informacin).
Una vez la obra est hecha, puede tener un cierto xito y aparecer en muchos medios, que
llenan as de contenido sus pginas (impresas o digitales). A un artista le ser muy dificil de
manera independiente seguir la pista de todos los usos que se hacen de la imagen. Por eso
existen las endidades de gestin colectiva de derechos, como VEGAP. Ellos se encargan de
reclamar las retribuciones a los diferentes medios y entidades. Del % que se quedan, una parte
va a mantener la gestin, y un 20% del totala diferentes programas asistenciales y de apoyo a
proyectos colectivos, entre ellos, a travs de la Fundacin Arte y Derecho, un fondo de ayudas
a la produccin, dotado con 150.000 anuales y otros fondos de apoyo a proyectos y
entidades artsticas. Si queris saber cunto podis cobrar por la reproduccin de una de

vuestras obras en un soporte determinado, podis utilizar como referencia las tarifas de
VEGAP.
El artista tiene libertad para decidir de qu manera quiere gestionar sus derechos y qu quiere
hacer con ellos. Algunas personas prefieren que sus obras se publiquen bajo alguna de las
licencias libres existentes, como las Creative Commons. Lo consideran una retribucin a la
filosofa que considera que la cultura es propiedad de todo el mundo (priorizando as aspectos
ticos por encima del inters econmico inmediato), y que los modelos en los que se basaba la
explotacin econmica de las obras en la poca pre-digital no se pueden aplicar al momento
actual, en el que se est produciendo un cambio de paradigma. Eliminando total o parcialmente
las restricciones de uso de las reproducciones de las obras o de las obras mismas, esperan
que stas circulen mejor y lleguen a ms personas, promocionando mejor el trabajo, cosa que
puede aportar ms ingresos por otros conceptos.
derecho de comunicacin pblica
Si la obra no se ha producido expresamente para la exposicin os corresponde igualmente una
remuneracin en concepto de comunicacin pblica del trabajo. Cmo saber cunto tenis
que cobrar?
desde la AAVC se considera justo como pago al artista/los artistas en concepto de
derecho de comunicacin pblica el 15% del presupuesto total de la exposicin
en el caso de obras de vdeo monocanal, os pueden servir de referencia las tarifas de
HAMACA, la distribuidora de vdeocreacin, tanto si se trata de la participacin de
vuestro vdeo en un programa puntual como si forma parte de una exposicin.
algunas entidades tienen un precio preestablecido para cada artista.

Venta
Venta como obra escasa.
Aqu, nos referimos a cuando la obra es una pieza nica (como una pintura o un dibujo) o bien
una serie muy limitada (como un grabado numerado o una fotografa de la que se producirn 4
reproducciones seriadas).El canal clsico para vender estas obras son las galeras. El precio
que pediris por la obra ha de tener en cuenta los costes de produccin, la cantidad de
unidades que pensis podis vender, y las condiciones pactadas con intermediarios, como por
ejemplo el galerista. Existe tambin el derecho de participacin: dentro de los derechos
econmicos, es un derecho llamado de simple remuneracin, y establece que el autor de la
obra ha de percibir el 3% del precio de reventa de sus obras cuando este precio es igual o
superior a 1.803.04 . Es la nica va para que un aumento significativo en el precio de una
obra en el mercado repercuta en su autor.
Venta de edicin mltiple seriada.
Libros de artista, dvd u objetos diversos pueden producirse en serie y ser distribuidos por
diferentes canales, que van desde tiendas y libreras especializadas hasta ferias y festivales,
entre otros. El precio de venta al pblico ha de tener en cuenta los costes de produccin, la
cantidad de unidades que pueden venderse y los porcentajes de mediadores y distribuidores.
Giras e itinerancias
Determinadas obras con un componente escnico o performtico admiten su insercin en
circuitos preestablecidos propios de las artes escnicas o de trabajos interdisciplinares. Estas
giras pueden planificarse con bastante antelacin, cosa que nos permite hacer estimaciones

econmicas sobre plazos de amortizacin de la inversin hecha en la produccin. Otras piezas

o proyectos, al margen de los medios que utilicen, pueden tener un recorrido por distintos
espacios expositivos, sea en la misma forma, que se adapta a cada nuevo espacio, sea en
diferentes facetas de un mismo proyecto, que se van produciendo a medida que el proyecto
itinera, configurando por etapas una misma unidad global. Esto abre la puerta a la
coproduccin de un mismo proyecto por diferentes espacios expositivos. El artista puede hacer
uso de sus contactos para establecer las colaboraciones, aunque a menudo las itinerancias
son posibles gracias a la implicacin de los propios centros, que lo gestionan directamente.
Hay que sondear la posibilidad de tal itinerancia en un estado muy primerizo del proyecto, por
lo que ser de gran utilidad contar con un buen presupuesto, dividido en fases,o escalado de
manera que permita su adaptacin a diferentes escenarios de la financiacin (Ver el apartado
Bsqueda de financiacin)
Charlas, conferencias, workshops, etc.
Un proyecto que tenga una cierta repercusin puede generar el inters de diferentes entidades
al invitar al artista a realizar presentaciones, conferencias o incluso talleres o workshops.
Cuando estamos negociando con una entidad la financiacin de la produccin, introducir el
elemento de un extra como este puede mejorar nuestra posicin. Si la entidad no puede
asumirlo, quizs otra entidad de la misma ciudad pueda, establecindose una relacin de
colaboracin ventajosa para todas las partes. En algunas ocasiones, el hecho de hacer
actividades paralelas a la produccin de la obra, con la presencia del artista, puede ayudar a la
difusin y son una buena herramienta para que el espacio expositivo vea rentabilizada su
inversin, consiguiendo mayor repercusin y mayor nmero de personas participantes. Algunos
artistas incluso producen parte de la exposicin con ayuda de los participantes en un taller.
Aqu, hay que tener en cuenta que estos participantes no son personas 'subcontratadas' para
realizar gratuitamente tareas que no podemos pagar de otro modo, sino que han de recibir a
cambio de su implicacin en el proyecto alguna contrapartida interesante, como tener libertad
creativa en aquello que estn haciendo y ver reconocida su aportacin en la exposicin,
haciendo constar su nombre. Estos participantes suelen ser artistas jvenes con ganas de
aprender, pero tambin podran ser personas pertenecientes a colectivos diversos, vecinos de
la zona donde tiene lugar la exposicin, jvenes o nios, etc. Recomendamos en todos los
casos atender en primer lugar las necesidades de los participantes, antes que las de la
exposicin.
SIGUIENTE: El presupuesto y la bsqueda de financiacin, recomendaciones
EL PRESUPUESTO Y LA BSQUEDA DE FINANCIACIN: RECOMENDACIONES GENERALES

IR AL NDICE
ANTERIOR: Apuntes sobre la explotacin econmica de una obra artstica
Cuando buscamos financiacin para un proyecto, nuestros interlocutores (entidades que
convocan becas, centros de arte o de produccin, galeras, espacios expositivos, fundaciones,
coleccionistas, empresas o profesionales...) querrn que les aseguremos la viabilidad del
proyecto. Tambin querrn saber cul es el papel de su aportacin dentro del plan de
financiacin del proyecto, por ejemplo, qu porcentaje sobre el presupuesto global estn
financiando.
Os aconsejamos lo siguiente:
Para elaborar el presupuesto o presupusetos que dirigiremos a las posibles fuentes de
financiacin tomaremos como punto de partida nuestro presupuesto interno, haciendo
modificaciones que se adapten a las condicinoes de cada financiador.

En el caso de pedir una beca o subvencin, leer con atencin las instrucciones
especficas de la entidad que convoca la ayuda respecto al presupuesto a presentar. Si
nos surgen dudas o algunos conceptos no nos quedan claros, lo mejor es consultar
directamente a la entidad convocante. Si las consultas las hacemos con tiempo y con
nimo de ayudar a los organizadores a que nuestra solicitud responda a lo que se pide,
generaremos un ambiente de colaboracin propicio.
En el presupuesto se listarn todas las necesidades del proyecto y no slo aquellas
que queramos cubrir con el patrocinador o productor para quin preparamos el
presupuesto.
Haremos constar nuestros honorarios. Es un signo de profesionalidad y compromiso
con el proyecto.
Haremos tambin constar todas las fuentes de financiacin que tenemos hasta el
momento, incluso aqullas que son colaboraciones, patrocinios, etc. El presupuesto ha
de hacer visibles los gastos del proyecto y tambin sus ingresos. Haremos constar de
manera destacada el impacto que la aportacin econmica especfica que estamos
solicitando tendr sobre el global del proyecto.
El presupuesto ser lo ms detallado posible: habr que cuantificarlo todo,
especificando los proveedores reales. Esto requiere una dedicacin considerable, y se
hace muy evidente a quin estudia un presupuesto cul es el proyeccto que ha hecho
este trabajo y cul no.
El presupuesto ha de coincidir con el plan de trabajo en das, fases, cantidades...
No inventarse nunca el presupuesto en 5 minutos, por ejemplo, dividiendo en
conceptos aproximados la cantidad que ofrece una ayuda o beca. Esta operacin es
muy evidente para el jurado y nos perjudica. Si finalmente nos dan el dinero, podemos
tener un grave problema para producir la obra con este dinero.
Algunos proyectos requieren ser divididos en diferentes fases para afrontar su
financiacin por partes. En ocasiones se hace imposible presupuestar todo el proyecto
sin antes elaborar prototipos o hacer pruebas.
En el caso de becas o subvenciones, leer bien las bases para ver si est permitido
presupuestar a cargo de la beca o ayuda bienes inventariables. Qu son? La compra
de equipos que os quedaris y podris utilizar en otros proyectos, ya que no se agotan
al hacer el proyecto actual: ex. la compra de una cmara, de un ordenador... Algunas
subvenciones permiten el alquiler de este tipo de equipos pero no su compra. En
algunos casos, encontraremos problemas para justificar que un ordenador que
necesitis comprar- por ejemplo- puede no ser un bien inventariable, ya que es
inseparable de la pieza producida. Os recomendamos que os pongis en contacto con
los organizadores para explicar esto y evitar que os descarten este elemento de
vuestro presupuesto.
Os recordamos que la Central de Produccin de Hangar es un servicio gratuito donde
os podemos ayudar a elaborar vuestros presupuestos. Necesitis pedir cita con el
tiempo suficiente (produccio@hangar.org).
HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN

Las herramientas que os recomendamos son software libre, gratuitas y de cdigo abierto.
- Gantt project. Programa para elaborar diagramas de Gantt, cronogramas y distribuir las tareas
entre diferentes personas a lo largo del tiempo.

- Dotproject. Programa de gestin de la produccin online. Idneo para trabajar en equipo con
personas separadas geogrficamente. Permite organizar reuniones online, enviar emails a
todos los miembros del equipo, compartir un mismo calendario de produccin, establecer
tareas, informar de incidencias, elaborar diagramas de Gantt...
- Open Office. Suit de oficina con procesador de textos, hoja de clculo, creador de
presentaciones, etc.