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INGENIERA DE EJECUCIN EN

PREVENCIN DE RIESGOS

ASIGNATURA
TCNICAS DE AUDITORA
Relator:

Erika Bustos J.

TEMARIO

UNIDAD I.

SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

UNIDAD II. ASPECTO INTEGRADO GENERALIZADO


UNIDAD III. DIRECTRICES DE AUDITORA
UNIDAD IV. REALIZACIN DE AUDITORA

UNIDAD III. DIRECTRICES DE AUDITORIA


ISO 19011
Auditoria Interna

Auditora Externa
Auditoria a Proveedores

Auditoria de 3Parte

A veces llamada auditora de A veces llamada auditora de Para propsitos legales,


primera parte
segunda parte
regulatorios y similares

Para certificacin (ver


tambin requisitos en
ISO/IEC 17021:2011)

Esta Norma es una gua sobre:


El manejo de un programa de auditora,
La planeacin y realizacin de una auditora a un sistema
de gestin y
La competencia y evaluacin del auditor

CONTENIDO
ISO 19011:2011
Captulo 1. Alcance de la Norma ISO 19011
Captulo 2. Referencias Normativas
Captulo 3. Trminos y definiciones, usadas en esta Norma.
Captulo 4. Principios de Auditora. Ayudan a entender la
naturaleza esencial de la auditora.
Captulo 5. Gestin de un programa de auditora
Captulo 6. Realizacin de la auditora.
Captulo 7. Competencia y evaluacin de los auditores
Anexo A. Gua y ejemplos ilustrativos de conocimiento y
habilidades de auditores especficas a una disciplina .
Anexo B. Gua adicional para los auditores sobre planeacin y
realizacin de auditoras

DESCRIPCIN
ISO 19011:2011
Captulo 1. Alcance de la Norma ISO 19011
Esta es aplicable a todas las organizaciones que
requieren llevar a cabo auditoras internas o
externas a sistemas de gestin o manejar un
programa de auditora.
Captulo 2. Referencias Normativas

No se citan referencias normativas. Esta clusula se


incluye con el fin de mantener la misma numeracin
de clusulas de otras normas ISO de sistemas de
gestin.

CAPTULO 3. TRMINOS Y DEFINICIONES

AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente


y documentado para obtener evidencias,
evaluarlas
objetivamente
y
determinar
el
cumplimiento de los criterios de auditora.

CAPTULO 3. TRMINOS Y DEFINICIONES


AUDITORIA INTERNA: (Auditoria de primera parte).

Se realizan por encargo de la propia organizacin. Para


la Revisin por la Direccin, para verificar la efectividad
del sistema u otros fines internos.
AUDITORA EXTERNA: (de segunda y tercera parte).
Del cliente o de una organizacin independiente, como

una certificadora.
AUDITORIA COMBINADA: Auditora a dos o ms
sistemas de gestin. (Calidad, ambiental, seguridad, etc.)
AUDITORIA CONJUNTA: Dos o ms organizaciones
auditan a un nico auditado.

CAPTULO 3. TRMINOS Y DEFINICIONES

CRITERIOS

DE

AUDITORIA:

Polticas,

procedimientos o requisitos contra los que se


compara la EVIDENCIA.
EVIDENCIA

Verificable.

DE

LA

Registros,

AUDITORIA:

declaraciones

Hecho

otra

informacin, pertinente para los Criterios de la

auditora.
AUDITOR: Miembro de un equipo calificado para

ejecutar auditorias a sistemas de gestin

CAPTULO 3. TRMINOS Y DEFINICIONES

CLIENTE: Entidad que solicita una auditoria


AUDITADO: Entidad que recibe una auditoria
HALLAZGO: Resultado de la evaluacin de la
evidencia de auditoria recopilada frente a los

criterios de auditora.
NO CONFORMIDAD: No cumplimiento de un

requisito especificado
ACCION CORRECTIVA: Accin tomada para

eliminar las causas de no conformidades

CAPTULO 4. PRINCIPIOS DE AUDITORA

La auditora debe ser una herramienta eficaz y

fiable. Que proporcione informacin sobre la cual


una

organizacin

pueda

tomar

Acciones

de

Mejoramiento.
Los lineamientos dados en los cap. 5 a 7, estn

basados en los siguientes principios:.

CAPTULO 4. PRINCIPIOS DE AUDITORA

- Integridad. Fundamento del profesionalismo


Los auditores y la persona que maneja el
programa de auditora deberan:
Llevar a cabo su trabajo con honestidad, diligencia y
responsabilidad;
Observar y cumplir con todos los requisitos legales
aplicables;
Demostrar su competencia durante el desarrollo del
trabajo;
Llevar a cabo su trabajo de manera imparcial; es decir,
ser justo e imparcial en todos sus negocios;
Ser sensible a cualquier influencia ejercida sobre su
juicio durante el curso de una auditora.

CAPTULO 4. PRINCIPIOS DE AUDITORA


- Presentacin Ecunime. Obligacin de informar con
veracidad y exactitud
- Debido cuidado profesional. Aplicacin de Diligencia y
Juicio al auditar. (competencias)
- Confidencialidad: Seguridad de la Informacin
- Independencia: base para la imparcialidad de la auditora
y la objetividad de las conclusiones de la auditora.
- Enfoque basado en la evidencia: el mtodo racional para
alcanzar conclusiones de auditora fiables y reproducibles
en un proceso de auditora sistemtico

CAPTULO 5. GESTIN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORA
5.1 Generalidades.

Programa de Auditora: Es el conjunto de una o ms


auditoras, de una o ms normas de sistemas de gestin,
planificadas para un periodo de tiempo determinado y
dirigidas hacia un propsito especfico. El programa se debe
basar en el tamao y naturaleza de la organizacin, su

funcionalidad y complejidad; adems de la madurez del


sistema de gestin. Se debera dar prioridad a los temas ms
significativos, como: caractersticas clave de la calidad del
producto o los peligros o aspectos significativos y su control.

CAPTULO 5. GESTIN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORA
El programa de auditora debera incluir la informacin y
recursos necesarios para organizar y conducir las auditoras
de manera eficiente dentro de los tiempos especificados.
Tambin puede incluir lo siguiente:
Objetivos para el programa de auditora y auditoras
individuales;
Alcance/nmero/tipos/duracin/ubicacin/cronograma de las
auditoras;
Procedimientos del programa de auditora;
Criterios de auditora;
Mtodos de auditora;
Seleccin de equipos auditores;
Recursos necesarios, incluyendo viajes y hospedaje;
Procesos para manejo de confidencialidad, seguridad de la
informacin, salud y seguridad y otros temas similares.

PROGRAMA DE AUDITORIA
N___ PROPSITO: _____
SISTEMAS DE GESTIN

PERIODO DE TIEMPO

OCUPACIONAL

MEDIO AMBIENTE

Recursos
Auditores

SEGURIDAD Y SALUD

Tamao y Naturaleza
de la organizacin
Madurez del Sistema
de Gestin

CALIDAD

DIAGRAMA
ISO 19011
Cap. 5-6-7
PLANEAR

A
C
T
U
A
R

H
A
C
E
R

VERIFICAR

DIAGRAMA - ISO 19011 - Captulos 5 6 7

Responsabilidades
PLANEAR. Resp. Gestin del Programa
5.2 Establecer Objetivos y
5.3 Programa de Auditora

ACTUAR. Resp.
Gestin del Programa
5.6 Revisar y Mejorar el
Programa de Auditoria

HACER
Resp. Gestin Programa
5.4 Implementar el
Programa de Auditoria
7. Competencias de los
auditores
6. Realizacin Auditoria
Resp. Lder

VERIFICAR. Resp. Gestin del Programa


5.5 Monitorear el Programa de Auditoria

PLANEAR

5.2 Objetivos. Los objetivos se pueden basar en:


-

Prioridades de la Gerencia
Intenciones comerciales
Caractersticas de procesos, productos y proyectos
Requisitos del sistema, legales y contractuales
Evaluar nivel de desempeo
Riesgos
Auditoras previas
Nivel de madurez del sistema

PLANEAR

5.3.1 El responsable de gestionar el


programa debe definir:
Objetivos
Alcance del programa,
Riesgos
Responsabilidades auditora;
Procedimientos p/programas
Recursos necesarios;
Criterios y mtodos de auditora,
Seleccin y evaluacin de auditores;
Registros del programa
Debe informar a la alta gerencia acerca del
contenido del programa y de ser necesario,
solicitar su aprobacin.

5.3.2. El responsable de gestionar el programa, debe tener competencias en:


Principios, procedimientos y mtodos de auditora;
Normas de sistemas de gestin y documentos de referencia;
Actividades, productos y procesos del auditado;
Requisitos legales y otros aplicables a las actividades y productos del auditado;
Clientes, proveedores y otras partes interesadas del auditado, cuando aplique

PLANEAR

5.3.3 Establecer el alcance del Programa


El alcance del Programa vara segn:
- Tamao y naturaleza de la organizacin
- Funcionalidad, complejidad, nivel de
madurez y temas significativos del
Sistema de Gestin.
Otros factores.
- Objetivos, factores que incluyen en la
efectividad del sistema de gestin
- Auditorias Previas, Quejas de clientes,
- Ocurrencia de eventos
5.3.4 Riesgos del Programa de Auditora
- Planeacin
- Recursos
- Seleccin del equipo auditor
- Implementacin
- Registros y su control

5.3.5. Los procedimientos deben dar tratamiento a lo siguiente, cuando sea


aplicable:
- Planeacin y Programacin, considerando los riesgos
- Seguridad y confidencialidad de la informacin
- Competencia de los Auditores y Lderes
- Seleccionar equipos de auditora apropiados, roles y responsabilidades
- Muestreos adecuados
- Conducir Auditora de Seguimiento, Mantener Registros.

PLANEAR
5.3.6 Identificar los Recursos,
considerando lo siguiente:
- Mtodos de auditora;
- Disponibilidad auditores
- Disponibilidad Expertos
- Tiempo y Costos de Auditoria
- Disponibilidad de Tecnologas
de Comunicacin

HACER
5.4.1 Generalidades
El responsable de gestionar el
programa de auditora debera
implementar el programa de
auditora.
Debe Comunicar el programa de
auditora a las partes involucradas
e informar peridicamente sobre el
avance

- Definir objetivos, alcance y criterios para cada auditora individual;


- Coordinar y programar auditoras y otras actividades relevantes al
programa de auditora;
- Asegurar la seleccin de equipos de auditora con la competencia
necesaria;
- Proveer los recursos necesarios a los equipos auditores;
- Asegurar que las auditoras se lleven a cabo en concordancia con el
programa de auditora y dentro del marco de tiempo establecido.

HACER

5.4.2 Los objetivos de auditora


definen lo que se debe lograr en la
auditora individual y pueden
incluir lo siguiente:
- Determinar grado de
conformidad del sistema de
gestin a ser auditado, o partes
de este, con los criterios de
auditora;
- Determinar grado de
conformidad de las actividades,
procesos y productos con los
requisitos y procedimientos del
sistema de gestin;

- Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin para asegurar


cumplimiento con los requisitos legales y contractuales y otros requisitos
a los que la organizacin se suscriba;
- Evaluacin de la efectividad del sistema de gestin para cumplir sus
objetivos especificados;
- Identificacin de reas potenciales de mejora del sistema de gestin.

HACER

5.4.3 Los mtodos para llevar a


cabo una auditora de manera
efectiva, dependern de los
objetivos, alcance y criterios de
auditora definidos. Auditoria
Combinada / Auditoria Conjunta
5.4.4 Seleccionar al
Equipo Auditor => Lder.
Considerar:
a) Competencias del equipo
b) Complejidad de la auditoria
c) Mtodos seleccionados
d) Independencia de las tareas
e) Habilidades del equipo, idioma

5.4.5 Entregar la siguiente informacin al Lder:


- Objetivos, criterios, mtodos de la auditoria
- Composicin equipo auditor
- Antecedentes del auditado
- Recursos asignados

HACER
5.4.6 Asegurar que se realizan
las siguientes actividades:
- Revisar y Aprobar Reportes
- Revisar el anlisis de causas
y efectividad de las acciones
correctivas y preventivas
- Distribucin del Informe
- Necesidad de auditoria de
seguimiento

5.4.7 Asegurar que se crean, gestionan y mantienen los registros de


auditoria, para demostrar la implementacin del Programa de Auditoria.
Los registros deben estar relacionados con:
- Programa de Auditoria: Objetivos, Alcance, Riesgos, Efectividad
- Auditoria Individual: Planes, Reportes de NC, AC y AP, Aud. Seg.
- Personal de Auditoria: Competencias, Miembros, Mantenimiento y
Mejora de la competencia

6. Realizacin de la Auditora
6.1 Generalidades
Este captulo proporciona
orientacin sobre la planificacin
y forma de llevar a cabo
actividades de auditora como
parte de un programa de auditora.
La figura 2 proporciona una visin
general de las actividades de
auditora tpicas. El grado de
aplicacin de las disposiciones de
este captulo depende del objetivo
y alcance de cada auditora
especfica.
6.2 Inicio de la Auditora
6.2.1 Generalidades
Responsabilidad del lder del
equipo.

6.2.2 Establecer contacto inicial con el auditado:


Establecer comunicacin formal o informal
Proveer informacin sobre: objetivos, alcance, mtodos de auditora,
equipo auditor, expertos tcnicos;
Acceso a documentos y registros
Requisitos legales y contractuales aplicable y otros requisitos relevantes
Confirmar divulgacin y tratamiento de informacin confidencial;
Hacer modificaciones, por ejemplo en la programacin de fechas;
Requisitos especficos: acceso, seguridad y salud, otros;
Llegar a acuerdos sobre participacin de observadores y necesidad de
guas
Determinar reas de inters o inquietudes del auditado
6.2.3 Determinacin de la viabilidad de la auditora. Tener en cuenta:
Informacin suficiente y apropiada
Cooperacin del auditado;
Tiempo y recursos adecuados

Si no es viable => Proponer alternativa

6.3. Preparacin de actividades de auditora


6.3.1 Revisin de documentos en preparacin para la auditora
Reunir informacin para preparar actividades de auditoria y documentos de
trabajo aplicables, ej. sobre los procesos, funciones;
Establecer una visin general del grado de documentacin del sistema de
gestin para detectar posibles vacos.
Incluir: documentos, registros, reportes de auditoras previas
La revisin documental debera tener en cuenta: tamao, naturaleza y
complejidad del sistema de gestin, organizacin del auditado, objetivos y
alcance de la auditora.
6.3.2 Preparacin del plan de auditora
6.3.2.1 Plan de Auditora basado en el Programa
Basado en el Programa de Auditorias y Documentacin del auditado
Definir Alcance y complejidad de la auditoria
Tcnicas de Muestreo
Equipo auditor
Riesgo de la auditoria para la organizacin

6.3.2.2 Contenido del Plan de Auditoria


Objetivos, Alcance, Unidades, Procesos
Criterios y Documentos de Referencia
Ubicacin, Fechas, Tiempo, Reuniones
Mtodos de Auditoria
Roles y Responsabilidades del equipo auditor
Recursos para reas crticas
Cuando aplique: Idioma, logstica, comunicaciones, confidencialidad
6.3.3 Asignacin de trabajo al equipo auditor
El lder, de acuerdo con el equipo auditor, definen responsabilidades de
cada integrante del equipo, para auditar: procesos, funciones, lugares,
reas o actividades especficas.
Se pueden realizar cambios segn el avance de la auditoria.
6.3.4 Preparacin de los documentos de trabajo
Listas de Verificacin
Planes de Muestreo de auditoras
Formularios para registrar informacin, evidencias de apoyo, hallazgos,
registros de reuniones, etc.
Recomendacin: Mantener registros al menos hasta el trmino de la auditora.

6.4 Realizacin de actividades de auditora


6.4.1 Generalidades
Las actividades de auditora normalmente son llevadas a cabo en una
secuencia definida, tal como se indica en la Figura 2. Esta secuencia puede
ser modificada para ajustarse a las circunstancias de auditoras especficas.
6.4.2 Realizacin de la reunin de apertura
Presentar al equipo auditor y a los auditados
Confirmar que todos estn de acuerdo con el plan
Confirmar la realizacin de todas las actividades planeadas
6.4.3 Revisin documental durante la realizacin de la auditora
6.4.4 Comunicacin durante la auditora
Comunicacin entre auditores entre auditores y auditados
6.4.5 Asignacin de roles y responsabilidades de guas y observadores
Los guas y observadores pueden acompaar al equipo auditor
6.4.6 Recoleccin y Verificacin de la informacin
Entrevistas, Observaciones, Revisin de documentos y registros

6.4.7 Generacin de hallazgos de auditora


La evaluacin de las Evidencias contra los criterios de la auditora, permite
determinar los Hallazgos
6.4.8 Preparacin de conclusiones de auditora
El equipo auditor, debe reunirse antes de la reunin de cierre para:
Revisar hallazgos
Llegar a acuerdo sobre conclusiones
Preparar recomendaciones (si se especifica en el plan)
Acordar Seguimiento
6.4.9 Realizacin de la reunin de cierre
El lder del equipo auditor dirige la reunin de cierre, en la que
recomendablemente debe estar la gerencia del auditado.
Temas a tratar:
Evidencias
Manejo de hallazgos
Presentacin de Conclusiones
Actividades Post Auditoria
Recomendaciones de Mejora (si el plan lo especifica)

6.5 Preparacin y distribucin del reporte de auditora


6.5.1 Preparacin del reporte de auditora
El reporte debera incluir o hacer referencia a:
Objetivos de la auditoria
Unidades o Procesos Auditados, fechas y lugares
Identificacin de auditados y auditores
Hallazgos de la auditoria, evidencias
Conclusiones
6.5.2 Distribucin del reporte de auditora
El reporte debe ser elaborado sin demoras, fechado, revisado y aprobado.
Adems debe ser distribuido segn se establezca en los procedimientos.
6.6 Finalizacin de la auditora
La auditora concluye cuando se cumple el plan establecido inicialmente.
6.7 Realizacin de seguimiento a la auditora
Dependiendo de los objetivos de la auditora, se puede indicar la necesidad
de acciones correctivas, preventivas o de mejora, las cuales deban ser
verificadas en corto plazo. En esta situacin es conveniente preparar una
actividad de seguimiento.

7 Competencias y Evaluacin de Auditores


7.1 Generalidades
Las competencias de los auditores, dan mayor confianza en los resultados
de la auditora. El equipo de auditores debe complementarse en cuanto a la
totalidad de competencias, en sistemas de gestin y conocimientos tcnicos
Competencias en base a: Comportamiento personal, habilidad de aplicar
conocimientos, habilidades ganadas a travs de: Educacin, Entrenamiento,
Experiencia Laboral y en Auditorias,
La evaluacin de competencias debe incluir cuatro pasos:
Determinar competencias
Establecer criterios
Seleccionar mtodo de evaluacin
Evaluar
Este proceso debe entregar informacin para: Seleccionar a los integrantes
de la auditoria, Determinar necesidades de mejoramiento y evaluar el
desempeo de los auditores.

7.2 Determinacin de las competencias de auditor requeridas para


satisfacer las necesidades del programa de auditora
7.2.1 Generalidades
7.2.2 Comportamiento personal
tico, imparcial,
sincero,
Honesto y discreto
Mentalidad abierta

Diplomtico
Observador
Perceptivo
Verstil

Tenaz
Decidido
Seguro de si
Actuar con

Fortaleza
Abierto a la mejora
Sensible
Colaborador

7.2.3 Conocimiento y habilidades


- Conocimientos genricos y habilidades en Sistemas de Gestin
Principios, procedimientos y mtodos de auditoria
Documentos Sistema de Gestin y de Referencia
Contexto Organizacional
Requisitos Legales y contractuales
- Conocimientos y habilidades especficas de la disciplina o sector de los
auditores del Sistema de Gestin
- Conocimiento genrico y habilidades del lder del equipo auditor
- Conocimiento y habilidades para auditor de sistemas de gestin que
tratan mltiples disciplinas
7.2.4 Logro de competencias de auditor
7.2.5 Lderes de equipo auditor

7.3 Establecimiento de criterios de evaluacin del auditor


Criterios cualitativos y cuantitativos
7.4 Seleccin del mtodo apropiado de evaluacin del auditor
Mtodo de
Evaluacin

Objetivos

Ejemplos

Revisin de
registros

Verificar los antecedentes del auditor

Anlisis de registros de educacin,


entrenamiento, empleo, credenciales
profesionales y experiencia en auditora

Retroalimentacin

Proporcionar informacin sobre cmo se percibe


el desempeo del auditor

Encuestas, cuestionarios, referencias personales,


recomendaciones, quejas, evaluacin del
desempeo, evaluacin entre pares

Entrevista

Evaluar los atributos personales y las


habilidades de comunicacin, para verificar la
informacin y examinar los conocimientos, y
para obtener informacin adicional

Entrevistas personales

Observacin

Evaluar los atributos personales y la aptitud para


aplicar los conocimientos y habilidades

Actuacin, testificacin de auditoras,


desempeo en el trabajo

Examen

Evaluar cualidades personales, conocimientos y


habilidades, y su aplicacin

Exmenes orales y escritos, exmenes


psicotcnicos

Revisin despus
de la auditora

Proveer informacin sobre el desempeo del


auditor durante las actividades de auditora,
identificar fortalezas y debilidades

Revisin del reporte de auditora, entrevistas con


lder del equipo auditor, con el equipo auditor y,
si es adecuado, retroalimentacin del auditado.

7.5 Realizacin de la evaluacin del auditor


Se realiza la evaluacin del auditor y si este no cumple con los criterios
establecidos, se debera programar actividades de mejoramiento:
Entrenamiento, Trabajo o Experiencia en auditoras adicionales
7.6 Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor
Los auditores y los lderes de equipo auditor deberan mejorar continuamente su
competencia.
Las actividades de continuo desarrollo profesional para los auditores deberan
tener en cuenta lo siguiente:
Cambios en las necesidades del individuo y la organizacin responsable de
realizar la auditora;
Prctica de auditora;
Normas y otros requisitos relevantes.

VERIFICAR

5.5 Monitoreo del Programa de Auditoria


Tener en cuenta la necesidad de:
a) evaluar conformidad con los programas, cronogramas y objetivos de auditora;
b) evaluar el desempeo de los miembros del equipo auditor;
c) evaluar habilidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditora;
d) evaluar retroalimentacin de la gerencia, auditados, auditores y otras partes
Algunos factores pueden determinar la necesidad de modificar el programa de
auditora; estos pueden incluir:
Hallazgos de auditora;
Nivel de efectividad del sistema de gestin;
Cambios en el sistema de gestin del cliente o auditado;
Cambios en: normas, requisitos legales, contractuales y otros requisitos

ACTUAR

5.6 Revisin y mejora del programa de auditora


Considerar:
a) resultados y tendencias

b) conformidad con procedimientos


c) necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas;
d) registros del programa de auditora;

e) mtodos nuevos o alternativos de auditora;


f) efectividad de las medidas tomadas sobre los riesgos de la auditoria
g) confidencialidad y seguridad de la informacin del programa de
auditora.

DOCUMENTOS DE AUDITORIA.

PROGRAMA DE AUDITORIA
PLAN DE AUDITORIA
ACTA DE REUNIN
LISTA DE VERIFICACIN
INFORME DE AUDITORIA
NO CONFORMIDADES
LOG DE NO CONFORMIDADES

1. CARACTERISTICAS DE LAS
AUDITORIAS
AUTORIZADAS
PLANIFICADAS Y PROGRAMADAS
PERSONAL COMPETENTE
TRANSPARENTES

EFECTO DE RETROALIMENTACION
NO CONSTITUYEN UN FIN PUNITIVO
PRINCIPAL CARACTERISTICA:

INDEPENDENCIA EN RELACION CON EL AREA O


ACTIVIDAD AUDITADA.

2. DEFINICION DE REQUISITO:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente
implcita u obligatoria
Nota 1: "Generalmente implcita" significa que es habitual o una prctica
comn para la organizacin, sus clientes y otras partes interesadas, que la
necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita.
Nota 2: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo especfico de
requisito, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestin de
la calidad, requisito del cliente.
Nota 3: Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en
un documento.

Nota 4: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes
interesadas.
(ISO 9000:2000, Sistemas de gestin de la calidad - Conceptos y
vocabulario)

3.- TIPOS DE AUDITORIAS


CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS (1)
SEGUN QUIEN EJECUTA LA AUDITORIA:
DE PRIMERA PARTE O INTERNA:
REALIZADA POR LA ORGANIZACION A SU PROPIO SGC.
DE SEGUNDA PARTE (EXTERNA):

REALIZADA POR EL CLIENTE, O POR UNA ENTIDAD CONTRATADA POR EL


CLIENTE PARA ACTUAR EN SU NOMBRE, AL SGC DE LA ORGANIZACION.
DE TERCERA PARTE (EXTERNA):

REALIZADA POR UN ORGANISMO INDEPENDIENTE AL SGC DE LA


ORGANIZACION (POR EJEMPLO, ORGANISMOS DE CERTIFICACION O DE
ACREDITACION,
ORGANIZACION).

USUALMENTE

CONTRATADOS

POR

LA

PROPIA

CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS (2)


SEGUN EL ENFOQUE DE LA AUDITORIA:
DE ADECUACION:
DETERMINA

SI

LA

DOCUMENTACION

LOS

PROCEDIMIENTOS

ASOCIADOS CUMPLEN CON LOS REQUISITOS DE LA NORMA APLICABLE.


POR

LO

TANTO,

PUEDE

EJECUTARSE

SOLO

EXAMINANDO

LA

DOCUMENTACION PERTINENTE.
DE CONFORMIDAD:
DETERMINA SI LAS DISPOSICIONES DEL SISTEMA DOCUMENTADO
ESTAN IMPLEMENTADAS EN LA PRACTICA. POR LO TANTO, DEBE
EJECUTARSE IN SITU.

CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS (3)


SEGUN EL SUJETO DE LA AUDITORIA:

SISTEMA:
EVALUACION

DEL

GRADO

DE

IMPLEMENTACION

OPERACIONALIZACION DEL SGC ESTABLECIDO.

PROCESO:
VERIFICACION

DEL

CUMPLIMIENTO

DE

INSTRUCCIONES

PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES MAS COMUNMENTE UTILIZADAS


EN LAS OPERACIONES E INSPECCION.

PRODUCTO/SERVICIO:
UTILIZADA

PARA

PRODUCTOS/SERVICIOS

VERIFICAR
CON

LOS

CONFORMIDAD
REQUISITOS

DE

LOS

ESPECIFICADOS,

EVALUANDO LA EFICACIA DE LOS CONTROLES ESTABLECIDOS.

CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS (4)


SEGUN EL ALCANCE DE LA AUDITORIA:

COMPLETA:
CUANDO EL ALCANCE DE LA AUDITORIA CUBRE LA TOTALIDAD DEL
SGC, POR EJEMPLO, UNA AUDITORIA DE CERTIFICACION.

PARCIAL:
CUANDO EL ALCANCE DE LA AUDITORIA CUBRE PARTE DEL SGC,
POR EJEMPLO, UNA AUDITORIA DE MANTENIMIENTO O VIGILANCIA.
SEGUIMIENTO:
UTILIZADA PARA VERIFICAR LA IMPLEMENTACION DE ACCIONES
CORRECTIVAS/PREVENTIVAS ESPECIFICAS.

4.- OBJETIVOS DE LAS AUDITORIAS


PROVEER INFORMACION OBJETIVA PARA APOYAR EL
PROCESO DE ANALISIS CRITICO POR LA GERENCIA, DE FORMA
DE PERMITIR EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL DESEMPEO
DEL SGC.

DAR
CONFIANZA
A
LOS
CLIENTES
ACERCA
DEL
CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES PARA PERMITIR EL
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.
DAR CONFIANZA AL AUDITADO EN LA BUENA CONDUCCION DE
SU TAREA Y EN SU CAPACIDAD DE SATISFACER LOS
REQUISITOS.
VERIFICAR SI LAS DISPOSICIONES ESTAN APLICADAS Y SI
ESTAS DISPOSICIONES SON PERTINENTES A LOS OBJETIVOS
PLANIFICADOS O PROPUESTOS PARA LA SATISFACCION DE LA
POLITICA DE CALIDAD ESTABLECIDA POR LA ALTA GERENCIA.

CUANDO EFECTUAR UNA AUDITORIA? (1)

CUANDO SE NECESITE IDENTIFICAR HECHOS QUE PERMITAN


TOMAR DECISIONES GERENCIALES.

CUANDO SE NECESITE EVALUAR LA ADAPTACION DEL SGC A


LOS
CAMBIOS
TECNOLOGICOS
Y
EVOLUCIONES
ESTRUCTURALES DE LA EMPRESA.

PARA EVALUAR EL RESULTADO DE


REGULATORIOS O LEGALES APLICABLES.

PARA EVALUAR EL DESARROLLO DE NUEVAS RELACIONES


COMERCIALES.

CUANDO SE REQUIERA OBTENER INFORMACIONES PARA


PREPARAR
PROGRAMAS
DE
MEJORAMIENTO
DEL
DESEMPEO DE CALIDAD.

LOS

CAMBIOS

CUANDO EFECTUAR UNA AUDITORIA? (2)

PARA OBTENER INFORMACIONES OBJETIVAS SOBRE LA


GESTION DE LA EMPRESA.

PARA IDENTIFICAR AREAS DE OPORTUNIDAD DE MEJORAS.

PARA MEJORAR LA COMUNICACION Y LA MOTIVACION.

PARA EVALUAR LA SITUACION Y CAPACIDAD DE LOS


PROCESOS,
PRODUCTOS
O
SERVICIOS
E
INFRAESTRUCTURA.

PARA DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITACION Y


ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL DE LA EMPRESA.

5.- PLANIFICACION Y EJECUCION DE LAS


AUDITORIAS
CALENDARIO DE AUDITORIAS
PROGRAMACION DE LAS AUDITORIAS
ORGANIZACION DEL EQUIPO AUDITOR

PREPARACION DE LA AUDITORIA
NOTIFICACION DE LA AUDITORIA

EJECUCION DE LA AUDITORIA

CALENDARIO DE AUDITORIAS

ES EL PLAN GENERAL O MAESTRO DE CONTROL DE LAS


AUDITORIAS, EL QUE USUALMENTE INDICA:
FECHAS PROGRAMADAS
AREAS A AUDITAR
TIPO DE AUDITORIA
FECHAS DE EJECUCION EFECTIVAS

OTRAS INFORMACIONES PERTINENTES

PROGRAMACION DE LAS AUDITORIAS


ES ESPECIFICA A CADA AUDITORIA PLANIFICADA, INDICANDO:

EL OBJETIVO
LOS REQUISITOS APLICABLES
LA COMPOSICION DEL EQUIPO AUDITOR
EL AUDITOR LIDER
LAS ACTIVIDADES ESPECIFICAS A AUDITAR
LOS SECTORES A NOTIFICAR
LOS DOCUMENTOS APLICABLES
FECHA
DURACION
OTRA INFORMACION APLICABLE

ORGANIZACION DEL EQUIPO AUDITOR

LOS CRITERIOS PARA LA SELECCION DE AUDITORES DEBEN


INCLUIR:

INDEPENDENCIA DE LAS AREAS A AUDITAR


ENTRENAMIENTO EN TECNICAS DE AUDITORIA
HABILIDADES ESPECIFICAS
EXPERIENCIA EN PARTICIPACION DE AUDITORIAS
HABILIDAD PARA COMUNICACION ORAL Y ESCRITA
CAPACIDAD PARA ANALIZAR LA DOCUMENTACION DE
REFERENCIA

PREPARACION DE LA AUDITORIA

REUNIR AL EQUIPO PARA ACLARAR DUDAS

CONFIRMAR OBJETIVOS

DEFINIR LAS TAREAS

DISTRIBUIR LAS TAREAS

ESTABLECER METODOS Y TECNICAS

ESTUDIAR DOCUMENTACION PERTINENTE

TOMAR LAS PROVIDENCIAS ADMINISTRATIVAS

NOTIFICACION DE LA AUDITORIA

HACERLA CON ANTICIPACION


FORMALIZAR POR ESCRITO
INFORMAR: OBJETIVOS, PROGRAMA CON LISTA
DE ENTREVISTADOS Y EQUIPO AUDITOR

EJECUCION DE LA AUDITORIA (1)

SE

COMPONE

DE

LAS

SIGUIENTES

ETAPAS

PRINCIPALES:

REUNION INICIAL

DESARROLLO

REUNION POST-AUDITORIA

ELABORACION DEL INFORME DE AUDITORIA

EJECUCION DE LA AUDITORIA (2)


ETAPAS DE LA REUNION INICIAL:

CONFIRMAR LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

CONOCER A LOS PARTICIPANTES

DISCUTIR SECUENCIA Y DURACION DE LA AUDITORIA

FIJAR REUNION DE POST-AUDITORIA

ESTABLECER

CANALES

DE

COMUNICACION

AUDITADOS Y AUDITORES

RESOLVER POSIBLES INCONVENIENTES

ENTRE

EJECUCION DE LA AUDITORIA (3)

ETAPAS DEL DESARROLLO:


VISITA INICIAL A LAS INSTALACIONES DEL SECTOR
(OPCIONAL).
ENTREVISTAS A CARGOS INDICADOS EN EL PROGRAMA DE
LA NOTIFICACION, UTILIZACION DE LAS PRACTICAS

METODOLOGICAS PARA LA OBTENCION DE EVIDENCIAS


OBJETIVAS.

PREPARACION DE LA REUNION POST-AUDITORIA.

EJECUCION DE LA AUDITORIA (4)


ETAPAS DE LA REUNION DE CIERRE (POST-AUDITORIA):

REUNION
ENTRE
EL
EQUIPO
DE
AUDITORES
Y
REPRESENTANTES DE LA ORGANIZACION, PARA LA
PRESENTACION
DE
LOS
RESULTADOS
Y
OTRAS
ACLARACIONES NECESARIAS.

OBTENCION DEL ACUERDO SOBRE LAS CONSTATACIONES


DE LA AUDITORIA, PRINCIPALMENTE EN CUANTO A LAS
DEFICIENCIAS DETECTADAS SIEMPRE A TRAVES DE
EVIDENCIAS OBJETIVAS.

ELABORACION DE UN ACTA DE REUNION, DEBIDAMENTE


FIRMADA POR LOS PARTICIPANTES.

EJECUCION DE LA AUDITORIA (5)


EL INFORME DE NO CONFORMIDADES DEBE:

SER CONCISO Y PRECISO.

DATOS NECESARIOS, COMO IDENTIFICACION DE:


EL AREA DONDE SE DETECTA LA NO CONFORMIDAD
EL AUDITOR;
EL REQUISITO ASOCIADO A LA NO CONFORMIDAD;

FECHA;
FIRMA DE TESTIFICACION DE UN RESPONSABLE DE LA
ORGANIZACION; Y OTROS QUE SE CONSIDERE NECESARIO.

BREVE DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD, SIEMPRE


FUNDAMENTADA EN UNA EVIDENCIA OBJETIVA, QUE INCLUYA:
EL HECHO OBSERVADO;
EL REQUISITO DEL SGC CONTRA EL CUAL LA NO CONFORMIDAD
ES ESTABLECIDA.

EJECUCION DE LA AUDITORIA (6)


CONTENIDO DEL INFORME DE AUDITORIA:
OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA.

RELACION DE NORMAS, INSTRUCCIONES, PROCEDIMIENTOS Y


OTROS DOCUMENTOS UTILIZADOS COMO BASE (REFERENCIA)
PARA LAS EVALUACIONES.
IDENTIFICACION DE LOS PARTICIPANTES.
RESUMEN DEL RESULTADO DE LA AUDITORIA, CON INDICACION
DE LAS CONCLUSIONES, INDICANDO LAS NO CONFORMIDADES
DETECTADAS, SI LAS HUBIERE.
PARA AUDITORIAS INTERNAS: SUGERENCIAS PARA EL
MEJORAMIENTO DE LAS DEFICIENCIAS DETECTADAS.
ACUERDOS DE FECHAS PARA SEGUIMIENTO DE ACCIONES
CORRECTIVAS, SI HUBIERE NO CONFORMIDADES.

6.- ANALISIS DE LOS RESULTADOS DE LA


AUDITORIA
ANALISIS DEL INFORME DE AUDITORIA
LA GERENCIA DEL SECTOR AUDITADO DEBE ANALIZAR EL INFORME PARA:

INVESTIGAR

LAS

CAUSAS

DE

LAS

NO

CONFORMIDADES

DETECTADAS, SI LAS HUBIERE.

DETERMINAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS NECESARIAS.

ASIGNAR LOS RECURSOS PARA SU IMPLEMENTACION.

IMPLEMENTAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS DETERMINADAS.

DETERMINAR LA NECESIDAD DE ACCIONES PREVENTIVAS PARA


APROVECHAR

OPORTUNIDADES

DESEMPEO DEL SISTEMA.

DE

MEJORAMIENTO

DEL

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS


EL SECTOR AUDITADO (Y LA GERENCIA GENERAL, EN LAS
REVISIONES GERENCIALES AL SISTEMA) DEBE HACER UN
SEGUIMIENTO PARA:
VERIFICAR SI LAS ACCIONES CORRECTIVAS FUERON REALIZADAS
CONFORME LO PROGRAMADO.
VERIFICAR LA EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS PARA
ELIMINAR LAS CAUSAS DE LAS NO CONFORMIDADES, O PARA
INTRODUCIR MEJORAS DEL DESEMPEO DEL SISTEMA.

MEDIOS PARA REALIZARLAS:


ANALISIS DE INFORMES DOCUMENTADOS DE AREAS INVOLUCRADAS.
NUEVAS AUDITORIAS.
COMUNICACIONES DE PARTES INTERESADAS.

ANALISIS CRITICO DE LA EFECTIVIDAD DEL SGC

EVALUACION DE LOS INFORMES

EVALUACION DE LAS PARTES INTERESADAS

EVALUACION DE LOS SECTORES INVOLUCRADOS

SEGUIMIENTO

AUDITORIAS

DE

LOS

RESULTADOS

DE

LAS

7.- CALIFICACION Y ROL DEL AUDITOR INTERNO


CRITERIOS DE CALIFICACION (ISO 10011)
FORMACION BASICA

FORMACION COMPLEMENTARIA ESPECIFICA


EXPERIENCIA MINIMA
CUALIDADES PERSONALES MINIMAS

FORMACION BASICA DE AUDITORES

PARTE TEORICA:
TRATANDO TEMAS SOBRE NORMA DE GESTION DE
CALIDAD,
MANUALES,
ESPECIFICACIONES,
FUNCIONES, POSTURAS, ETC.

PARTE PRACTICA:
PARTICIPACION
EN
AUDITORIAS
ACOMPAAMIENTO DE UN SUPERVISOR.

CON

EL

FORMACION COMPLEMENTARIA ESPECIFICA

CONOCIMIENTOS DE REGLAMENTOS Y NORMAS


NACIONALES E INTERNACIONALES RELATIVAS A
LOS PRODUCTOS O SERVICIOS.

CONOCIMIENTOS DE SISTEMAS Y ESTILOS DE


GESTION.
CONOCIMIENTOS DE TCNICAS ESTADSTICAS.
CONOCIMIENTOS
PROBLEMAS.

DE

RESOLUCIN

DE

CUALIDADES PERSONALES

CAPACIDAD

PARA

INTERACTUAR

CON

TODO

TIPO

DE

INTERLOCUTORES

MADUREZ

SENTIDO COMUN, AMPLITUD DE CRITERIO

CAPACIDAD DE ANALISIS Y COMPRENSION DE SITUACIONES

PARTICULARES

CAPACIDAD

DE

COMPRENDER

LOS

VALORES

ORGANIZACIONALES Y FILOSOFIAS DE GESTION DE LAS

EMPRESAS

DONDE

REALIZARA

LAS

AUDITORIAS,

PRETENDIENDO FUNDAMENTALMENTE:

OBTENER

EVALUAR

EVIDENCIAS OBJETIVAS

HONESTAMENTE

LAS

ROL DEL AUDITOR


CONOCER LOS OBJETIVOS
CONOCER LOS PROCESOS APLICADOS
CONOCER LOS REQUISITOS APLICABLES
CONOCER LOS EFECTOS DE LOS HECHOS OBSERVADOS

CONOCER LAS PERSONAS


COMUNICARSE EFECTIVAMENTE
ESTAR PREPARADO A FONDO PARA EJECUTAR LA AUDITORIA

BUSCAR OBJETIVIDAD Y OBTENER DATOS REALES


CONCENTRAR TODA SU ATENCION Y ENTREGAR SOPORTE
TOTAL DURANTE EL PROCESO DE AUDITORIA

OPINAR CON BASES ETICAS Y DE CONFIANZA


OBTENER

CONCLUSIONES

EVIDENCIAS OBJETIVAS

ACEPTABLES

BASADAS

EN

CARACTERISTICAS DEL AUDITOR LIDER


POSEER ESPIRITU DE LIDERAZGO PARA ORIENTAR
UN EQUIPO DE AUDITORIA, COMPROBADO POR
ENTREVISTAS, OBSERVACIONES, ETC.
HABER PARTICIPADO, DESPUES DE APROBADO
COMO AUDITOR, EN UN MINIMO DE TRES
AUDITORIAS COMPLETAS (DESDE LA PREPARACION
HASTA LA ELABORACION DEL INFORME), EN UN
PERIODO TOTAL DE 15 DIAS ADICIONALES DE
AUDITORIA
ACTUAR COMO AUDITOR LIDER, BAJO LA
SUPERVISION DE UN AUDITOR LIDER EN POR LO
MENOS UNA DE LAS TRES AUDITORIAS

CARACTERISTICAS DE LOS MENSAJES

EN CUANTO A SU OBJETIVO DEBEN:

LLAMAR LA ATENCION HACIA EL PUNTO DESEADO


BASARSE EN EL REFERENCIAL DEL AUDITOR
ESTIMULAR EL INTERES DEL AUDITADO, ABORDANDO
ASUNTOS RELACIONADOS CON SU ACTIVIDAD

EN CUANTO A SU FORMA DEBEN:

SER CLAROS
OBJETIVOS
RACIONALES
COMPLETOS
TENER UN OBJETIVO DEFINIDO

LENGUAJE AUDITIVO
PROBLEMAS FRECUENTES:
ASUNTO NO INTERESANTE
ATENCION PUESTA EN LA EVALUACION DE QUIEN
HABLA Y NO EN EL ASUNTO
INVOLUCRAMIENTO EMOCIONAL
"ESCUCHAR LOS HECHOS" Y NO LAS OPINIONES
TOMAR NOTAS
FALTA DE ATENCION
DISTRACCION
EVITAR ASUNTOS COMPLEJOS
FUGAS PERIODICAS

LENGUAJE VERBAL

EL AUDITOR DEBE, CUIDADOSA Y CLARAMENTE,


TRANSMITIR TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACION
(PREGUNTAS).

EL AUDITOR DEBE CUIDADOSAMENTE OR LAS


RESPUESTAS.
LA INFORMACION DEBE SER RETRANSMITIDA DEL AUDITOR
AL AUDITADO DE MANERA DE INDICAR COMO LA
RESPUESTA FUE INTERPRETADA (RETROALIMENTACION).
EN CASO DE QUE EL AUDITADO NO ESTE DE ACUERDO CON
LA RESPUESTA RETRANSMITIDA, EL CICLO ANTERIOR DEBE
SER REPETIDO HASTA ACLARAR LA PREGUNTA INICIAL.

LENGUAJE ESCRITO
EL AUDITOR DEBE ESCOGER CUIDADOSAMENTE LAS PALABRAS
EN EL LENGUAJE ESCRITO, CONSIDERANDO QUE ESTE NO
POSEE ENTONACION.
ESTO DEBE SER
DESTINATARIOS.

APROPIADO

LA

FLUENCIA

DE

SUS

LAS SIETE HERRAMIENTAS

CMO?
QU?
CUNDO?

DNDE?
QUIN?

POR QU?
MUESTRE!

NO UTILICE PREGUNTAS CERRADAS!

8.- POSTURA DE LAS PARTES PARTICIPANTES


EL COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR EN EL DESARROLLO DE LA
AUDITORIA
REALIZAR EVALUACIONES EN TERRENO
COMPROBAR LAS INFORMACIONES VERBALES
UTILIZAR UN LENGUAJE DIRECTO
SER CORTES EN EL TRATAMIENTO INTERPERSONAL
MOTIVAR A LOS AUDITADOS PARA LA MEJORA CONTINUA
DEMOSTRAR ORGANIZACION
DIRIGIRSE SIEMPRE A LAS PERSONAS RESPONSABLES POR LAS

ACTIVIDADES
NEGOCIAR LOS LIMITES DE INTERFERENCIA E INDAGACION
SEGUIR LA ORIENTACION DEL AUDITOR LIDER
EVITAR PRESENTAR SORPRESAS AL AUDITADO
DIRIGIR LAS CRITICAS A LOS HECHOS, NUNCA A LAS PERSONAS
PERSUADIR, NO IMPONER
REACCIONAR EFICAZMENTE EN SITUACIONES DIFICILES

EL COMPORTAMIENTO DURANTE LOS


PRIMEROS CONTACTOS

LA PRESENTACION FISICA
LA ACTITUD
LA ETICA Y EL RESPETO AL AUDITADO

EL COMPORTAMIENTO DE LOS AUDITORES


DURANTE LA AUDITORIA

IMPONER UN RITMO A LA AUDITORIA ACORDE AL


AUDITADO.
NO TENER IDEAS PRECONCEBIDAS.
NO ENTRAR EN DISCUSIONES.
NO INTERFERIR EN LA EJECUCION DE ACTIVIDADES.

NO RELACIONAR PERSONAS CON NO CONFORMIDADES.


MOSTRAR RESPETO POR EL AUDITADO.

ACTITUDES FRENTE A OBJECIONES DEL AUDITADO

ESCUCHAR ATENTAMENTE HASTA EL FINAL

TRANSFORMAR LA OBJECION EN PREGUNTA

IDENTIFICAR EL ORIGEN DE LA OBJECION

MANTENERSE IMPERTURBABLE

SER CLARO

EL COMPORTAMIENTO DURANTE LAS


CONCLUSIONES

AGRADECER LA ASISTENCIA Y HOSPITALIDAD.

EXPLICAR

QUE

LA

EVALUACION

REALIZADA

ES

UNA

MUESTRA.

EXPLICAR DISCREPANCIAS ENCONTRADAS.

DAR ENFASIS A LOS ASPECTOS NEGATIVOS.

ENTREGAR RESUMEN CON OBSERVACIONES.

PERMITIR EL BENEFICIO DE LA DUDA.

DISCUTIR

ACORDAR

ACCIONES

APROPIADAS

DE

SEGUIMIENTO.

USAR LENGUAJE IMPERSONAL DIRECTO, CLARO Y PRECISO.

EL COMPORTAMIENTO DEL AUDITADO

PROBLEMAS CAUSADOS POR


EL AUDITOR

OBJETIVO DE LA AUDITORIA MAL DEFINIDO.


AUDITORIA MAL PREPARADA.

CAPACITACION INADECUADA DE AUDITORES.


AUSENCIA DE SEGUIMIENTO.
INSUFICIENCIA DE TIEMPO.

PROBLEMAS CAUSADOS POR


LOS AUDITADOS

POSTERGACION DE FECHAS
ATRASO EN EL COMIENZO DE LA AUDITORIA
LARGOS DISCURSOS DE BIENVENIDA
DISCULPAS
DE
AUSENCIA
DE
PERSONAS
INVOLUCRADAS
LARGAS EXPLICACIONES
ALMUERZO DE LARGA DURACION
DESVIO DE ATENCION HACIA ACTIVIDADES,
DOCUMENTADOS U OTROS QUE SI CUMPLEN LOS
REQUISITOS.
TRATAMIENTO INTIMIDATORIO.
PONER EN DUDA LA COMPETENCIA DEL AUDITOR.

SITUACIONES PARTICULARES

INFORMACIONES ESPONTANEAS
AUTO RECOMENDACIONES

CONFLICTOS POLITICOS INTERNOS


DIVAGACIONES
OCULTAR INFORMACION

9.- ESTRATEGIAS PRCTICAS PARA


ENFRENTAR UNA AUDITORA INTERNA (1)
1. Procedimiento de AUDITORIAS
2. Conocimiento de la Normas
3. Estudio del Procedimiento del proceso a auditar
(si existe)
4. Preparar la Agenda con tiempo y coordinar
actividades con el rea auditada
5. Puntualidad, respetar los tiempos (sin ser
inflexible)
6. Uso de herramientas de apoyo para la realizacin
de las auditoras

9.- ESTRATEGIAS PRCTICAS PARA


ENFRENTAR UNA AUDITORA INTERNA (2)
7.
8.
9.
10.
11.
12.

13.

Uniformidad de criterios entre auditores


nfasis en el proceso y su efectividad, ms que
en el cumplimiento del procedimiento escrito
No se trata de cazar No conformidades
Identificacin y presentacin de las NC
Necesidad de establecer consenso con el
auditado respecto a la NC antes del informe
Informe de auditora debe enfocarse en la
mejora continua
Seguimiento de acciones correctivas

Programacin previa de auditoras


Programa Anual de Auditoras Internas
Auditoras por procesos para completar el sistema de calidad
de la empresa.
Reunin de Apertura
Fecha previa (un par de dias antes) o antes de la auditora
Comunicacin de alcance y entrevistas (Acordar horarios y lugar
fsico, Confirmar entrevistados, mbito de la auditora,
Clasificacin de los incumplimientos)

Entrevista
Desarrollo de entrevistas segn programa
Entrevistas a travs preguntas prefijadas (Lista de Verificacin)
Consenso con el auditado y redaccin de NC?

Reunin de cierre
Clausura de actividades de auditora
Presentacin de informe de auditora

Uso de herramientas de apoyo para la


realizacin de las auditoras
Agenda de Reunin

Pauta para entrevista (Lista de Verificacin)


Informe de No Conformidad
Acciones correctivas (seguimiento)

Uniformidad de criterios entre auditores


Solicitar:
Objetivos de calidad

Verificar que se hayan definido y difundido (con metas)

Enfoque de procesos

Consistencia entre niveles (jefes y personal)

Indicadores de desempeo de procesos

Mediciones peridicas
Evolucin, tendencia y cumplimiento de metas

Disponibilidad de documentos de calidad

Procedimientos e instructivos de aplicacin

Uso y mantenimiento de registros de calidad

Solicitar registros aleatoriamente


Verificar funcionamiento de registros electrnicos

Caza de no conformidades

Las NC deben ser visualizadas como oportunidades de


mejora ms que como aspectos negativos
Verificar el funcionamiento efectivo del proceso en
lugar de buscar las posibles y/o espordicas fallas
Se necesita identificar precisamente la NC y
fundamentarla. Para ello se puede indagar, y volver a
indagar si no estamos seguros de tener evidencia
objetiva
Si no estamos seguros consultar con el auditor lder y/o
el DGC
Nunca incorporar opiniones personales (yo creo que
debera o podra hacerse)

Identificacin y presentacin de NC

Problemas de redaccin
Confusin de no cumplimientos
Falta de evidencia objetiva o mal explicada

Estrategias
Descripcin de la NC (relacionando evidencia objetiva)
Identificacin de la clusula o punto no cumplido
Simplicidad en la redaccin evitando ambigedades y
confusiones
Preparacin de Reunin de cierre

Necesidad de establecer consenso con el auditado


respecto a la NC antes del informe
Firma de auditados

Anlisis del informe y Seguimiento de


acciones correctivas

Utilizando el informe de NC, el auditor slo debe describir


la NC, no hace sugerencias

El auditado en conjunto con su jefe directo deben estudiar

las causas de las NC, para determinar las acciones


correctivas

Planificar la ejecucin de las acciones, estipulando


recursos, responsables y fechas de cumplimiento

El auditor y El DGC deben ser informados de la accin


correctiva dispuesta y del levantamiento de la NC.

Tareas pendientes
Una vez definido el equipo auditor:
1.
2.
3.
4.
5.

Planificar la realizacin de la auditora por procesos


Estudiar el procedimiento asociado
Definir las personas a ser auditadas
Elaborar la agenda de la auditoria (comunicar)
Establecer los aspectos y temas relevantes a ser auditados en Lista
de Verificacin
6. Desarrollar la reunin de apertura
7. Ejecutar las entrevistas planteadas
8. Presentar los informes de NC
9. Desarrollar la reunin de cierre
10.Elaborar el Informe de auditoria interna
11.Presentar los resultados en reunin a definir