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GUIA PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA DE

FINANZAS.
Aspectos Generales de la funcin.
1. Obtener esquemas de organizacin
2. Lista de funcionarios responsables de todas las reas
3. Determinacin general de los objetivos:
a) De la direccin.
b) De casa uno de los departamentos o secciones.
4. Evaluar de acuerdo a la magnitud de la empresa si la organizacin preste:
Planes a corto plazo y a largo plazo, acordes a los objetivos de la funcin y de la empresa.

Sistema de presupuestos.
Adecuada separacin de funciones; de limitacin de responsabilidades: unidad de mando descripciones
de flujo distribucin de formas.
Manuales de organizacin y de operaciones; descripciones de flujo, distribucin de formas.
-

Sistemas de contabilidad general y de costos.


Informacin peridica y constante a la administracin.
Auditoria Interna.
Otros controles.

Presupuestos.
1. Qu tipo de presupuestos se formulan?
a) A corto plazo? Por qu perodo?
b) A largo plazo? Cuntos aos?
2. Qu reas de la empresa cubren? Son todas?
3. Quines intervienen en su formulacin?
a) Personal de otras funciones.
b) Personal de finanzas.
4. Son flexibles?
a) Se ajuntan peridicamente?
b) Con qu frecuencias?
c) Qu bases se toman?

5. Existen un presupuesto de Inversiones de capital?


a) Concuerda con los objetivos generales de la empresa?
b) Prev las fuentes del financiamiento?
6. Existe un presupuesto de operacin? Cubre todas las reas de operacin de la empresa?
7. Existe un presupuesto de caja?
a) Cubre todos los aspectos que afectan el flujo del activo?
1. Ventas al contado
2. Cobranzas
3. Costo de operacin
4. Pagos
5. Otros
b) Con qu periodicidad se determinan las necesidades de efectivo?
c) Se preveen fuentes alternativas de fondos en los casos de insuficiencia?
d) Cul es el margen de seguridad para el efectivo?
8. Se comparan los presupuestos con los importes reales?
a) Con qu periodicidad?
b) Qu investigacin se hace de las desviaciones?
c) Quin la hace?
d) A quines se reportan las desviaciones?

Contabilidad General
1. Existe un catlogo de cuentas en uso?
a) Est actualizado?
b) Permite obtener informacin completa y precisa?
c) Se cuenta con instrucciones para su manejo? Actualizado?
d) Estn debidamente difundidos entre el personal encargado del registro de las

operaciones?

2. Sistemas y equipo.
a) Recibe de contabilidad informacin previa y oportuna a todas las operaciones realizadas?
b) Se adapta el sistema a la informacin requerida?
c) Permite el sistema, rapidez en el registro?

d) El equipo con que se encuentra, se adapta al sistema y volumen de operaciones?


e) Si no se cuenta con equipo electrnico, es posible su utilizacin? Es costeable?
f) Si se cuenta con equipo electrnico
1. Es adecuada la programacin?
2. Cubre todas las reas posibles de utilizacin?
3. Es costeable, en funcin del servicio prestado y a la capacidad de la empresa?

3. Formas utilizadas.
a) Son prcticas y manuables?
b) Contienen todos los datos? Datos excesivos?
c) Se pueden funcionar con alguna otra forma?
d) Se pueden suprimir?
e) Su distribucin es adecuada?

4. Informacin.
a) Qu informes se preparan?
b) Con qu periodicidad?
c) Con qu oportunidad? Hay atrasos?
d) Incluyen informacin completa? Demasiados datos?
e) Son comparables con presupuestos? Con otros estados?
f) Sirven de base para la toma de decisiones?
g) Se envan a las personas adecuadas?
h) Se preparan pensando en las personas a quien van dirigidas?
i) Se informe utilizando un criterio por excepcin?
j) Las bases utilizadas para la fijacin de los estimados o estndares?
k) Las bases de aplicacin de gastos indirectos?

5. Proporciona el sistema la informacin relativa a:


a) Costos totales por perodo?
b) Costos unitarios por producto o por lnea?
c) Costos fijos o variables?

d) Volmenes de produccin?

6. Se elabora informes peridicos respecto a lo anterior?


a) Con qu periodicidad?
b) Con qu oportunidad?
7. Se investigan las variaciones en relacin a los estimados o estndares?

Impuestos
Cules impuestos gravan a la empresa?
Se consideran para efectos de presupuestos?
Se aprovechan las ventajas fiscales? Cules? Hay posibilidad de excepciones o subsidios?
Existe en programa formal de planeacin final?
Existe una persona a departamento que vigila el acuerdo de las obligaciones fiscales?
Hay adecuada revisin de la informacin proporcionada a las autoridades fiscales?
La poltica tributaria es determinante del nivel y estructura de las inversiones?

Auditoria Interna
Existe un departamento o seccin de auditoria interna?
A quin reporta?
Se excluye de sus funciones, actividades ajenas a revisin o supervisin?
Se cuenta con un programa que cubra, al menos los siguientes aspectos?
a) Revisin de saldos de todo el catlogo de cuentas, al menos una vez al ao?
b) Supervisin sobre toma fsica de inventarios y evaluacin?
c) Revisin de cartera al cobro?
d) Revisin de documentacin en cuanto a requisitos internos y fiscales?
e) Revisin del cumplimiento de las obligaciones fiscales? Qu tipo de informes se elaboran?
f) Se vigila la correccin o atencin (de las desviaciones encontradas) Se efecta auditoria
operativa?

Auditoria Externa

Se practica auditoria de los estados financieros de la empresa por contador pblico independiente?
Se estudia y/o implementan las sugerencias del auditor independiente?

Estructura y polticas financieras


La revisin de la estructura financiera se basa en el Anlisis o interpretacin de estados financieros, el
uso de razones, tendencias, rotaciones, etc., y su comparacin con otras empresas, tanto del giro como
de otros tipos, constituyen la herramienta principal del auditor en este aspecto.

ENFOQUE DE LA AUDITORIA OPERATIVA EN EL REA GERENCIAL

1. Funcin de Gerencia.
La funcin Gerencial es una apreciacin que tiene varios enfoques; numerosos autores estn de acuerdo
que incluye procesos administrativos son los siguientes:
o
o
o
o
o
o

Fijar los objetivos y las polticas


Proveer
Organizar
Dirigir
Coordinar
Controlar

2. Fijacin de Objetivos y Poltica


Generalmente los objetivos vienen expresados por disposiciones legales y su cumplimiento constituye
la esencia misma de las empresas. Ellos deben explicar claramente las metas y ubicarlas dentro del
tiempo, lugar y cifras. Todo plan implica metas a cumplirse; las metas constituyen los objetivos bsicos
de la empresa, de all que los objetivos deben definirse claramente.

La poltica es la decisin que adopta el funcionamiento de ms alta jerarqua y los funcionarios de ms


alto nivel dentro de cada jerarqua, para proveer a los planes, en forma coordinada, de los elementos
indispensables que permitan el logro de los objetivos de la empresa.

Si los objetivos y las polticas no aparecen claramente definidas, no habr una meta en que basar la
orientacin del trabajo y cuando se desconocen las metas a cumplir, la situacin se toma altamente
confusa.

Todo plan muy pequeo e extenso que sea, estar destinado a cumplir objetivos predeterminados en
funcin de la poltica adoptada.

3. Concepto de Previsin:
Implica la idea de cierta anticipacin, de acontecimiento y situaciones futuras, sin la cual sera
imposible hacer planes. La Gerencia como primer paso, deber prever, mirar de antemano hacia el
objetivo propuesto, es decir fijar el fin que se persigue de acuerdo con las necesidades. Para hacer
previsiones se requiere:
a) Determinar objetivos o fines que se requieren

b) Investigar factores positivos y negativos que nos a ayudar o limitan en la bsqueda de esos
objetivos.
c) Coordinar los distintos recursos con diversas alternativas de ejecucin que nos permitan
escoger alguna de ellas como base para nuestros planes.

4. Organizacin.
Es la accin armnica y racional en l emplea de los recursos humanos, materiales, econmicos y
financieros.

La organizacin complementa y lleva hasta sus ltimos detalles, todo que la previsin y la planeacin
han sealado respecto a cmo debe ser una empresa.
En la organizacin hay que seguir los siguientes pasos:

Conocer el objetivo.
Fraccionar el trabajo en actividades parciales.
Dividir las actividades en unidades prcticas.
En cada actividad o conjunto de actividades, definir con toda claridad las obligaciones, y
expresar quien deber realizarlas.
Asignar en determinadas labores a personal capacitado.
Asignar al personal la autoridad necesaria para cumplir con el trabajo correspondiente.

Al analizar la parte organizativa de una Entidad en detalle, los Manuales son fuentes de informacin
fundamental. En un Manuel de Organizacin y Funciones, se expone con detalle la estructura orgnica
y funcional de la empresa o entidad, donde se explica la jerarqua, los niveles de autoridad y
responsabilidad, las funciones y actividades de los rganos de la empresa, hasta el nivel puesto, y su
relacin entre ellos.
Un manual contiene:
a. Generalidades:
Objetivo
Contenido
Finalidad
Alcance
Base Legal
Aprobacin
b. Misin u Objetivos de la Entidad o Empresa
c. Funciones Generales

d. Organizacin
e. De las unidades estructurales
f. Asignacin de Cargos
g. Funciones especficas de personal
h. Relacione de Autoridad, Responsabilidad y coordinacin
i. Grficas de organizacin.

5. Direccin
La direccin es aquel factor de la administracin en que se logra la realizacin efectiva de todo lo
planeado por las decisiones Gerenciales directamente o por delegacin. Los Principales fundamentales
de la Direccin son:
I.
II.
III.

Principios de la coordinacin accin de inters, con la finalidad que los unan sus esfuerzos
para lograr una meta comn.
Principio de impersonalidad de mando, para conseguir que las disposiciones gerenciales
sean mejores obedecidas.
Principio de aprovechamiento del conflicto, con fines constructivos, para forzar la meta a
buscar que sean beneficiosas para ambas partes.

La toma de Decisiones permite escoger entre una a ms alternativas aquella que ofrezca ms
ventajas. La toma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo; ningn plan,
ningn control ningn sistema de organizacin tiene efecto, mientras no se da una decisin.

La toma de Decisiones Gerenciales, se basa en la Intuicin. Hechos, Experiencia y La toma de


decisiones para ser ejecutada, debe ser oportunamente transmitidas a sus destinarios, para lo cual es
necesario una buena comunicacin, que es un proceso en virtud del cual se contribuye a la mejor
ejecucin de los trabajos, la captacin de polticas, el logro de la cooperacin con los dems y hacer
que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad.

La Comunicacin tiene Etapas, cuya aplicacin le permitir cumplir con su cometido:

I.
II.
III.
IV.

Comprender lo que se desea comunicar


Transmitir eficazmente
Estudiar la eficacia de la comunicacin
Seguir el curso de la comunicacin.

6. Coordinacin
La coordinacin ordena y organiza los esfuerzos de varios individuos, unificndolos, para alcanzar el
objetivo o meta propuesta, con mayor eficiencia, economa y efectividad.
Se podr decir que todos los dems principios estn contenidos en la coordinacin, pues, significa
establecer relaciones entre varias partes de una actividad o empresas; la unin de todas las actividades
para alcanzar el desarrollo del plan, es la unificacin accin de un ambiente de confianza recproca
entre todos.

Para alcanzar ese principio, el Gerente debe tener una visin amplia del funcionamiento de su Empresa
y podr emplear como medio de coordinacin, las comunicaciones orales y escritas, entrevistas,
reuniones, conferencias, visitas, informes, boletines, etc.

7. Control
Es verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones emitidas y los
principios establecidos. Su propsito es determinar las deficiencias, el objeto de corregirlas y
recomendar las ms convenientes para corregirlas y evitar que se repitan.

En el Control, se mide los resultados actuales y pasados en relacin con lo previsto, ya sea en forma
total o parcial, con el fin de corregirlos, mejorar y programar nuevos planes.
El control incluye el establecimiento de normas medidas y rendimientos y la accin correctiva de las
desviaciones.

Para que el Control sea ms efectivo, requiere como mnimo los siguientes requisitos:
I.
II.

III.

Identificacin de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados.
Especificacin de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. IH.
Definicin y acumulacin de la informacin para previa explotacin de la misma, medir el
rendimiento.
Implementacin de la infraestructura de informacin que identifique los resultados,
determine las causas y efectos, seale las tendencias e identifique resultados, de acuerdo a
las reas de responsabilidad.

El control permite asegurarse de una ptima ejecucin, conocer que parte de una actividad se est
cumpliendo y cul no, de qu modo, en qu tiempo y por qu se desea. El gerente (Jefe de Entidad) al
ejercer las funciones de Control, no ser autoritario, autcrata, sino cooperador, y al sealar errores lo
har con el propsito de rectificarlos y evitar que se cometan nuevamente, debiendo ser el gerente en
este concepto, un educador, ayudante y consejero para sus subordinados.

Un instrumento importante en el Control Gerencial, es el principio de excepcin, que tiende a


convertir el cumplimiento en lo normal y las desviaciones de los planes en lo excepcional: los controles
versarn sobre esto ltimo exclusivamente, o al menos principalmente.

Otros instrumentos de control que pueden sealarse son los siguientes:


a) Informes
b) Estadstica
c) Presupuesto
d) Costos
e) Plan
f) Volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados, etc.

El control no debe realizarse con tal nfasis que se descuide la atencin a las dems actividades
administrativas, pero debe drsele la importancia que tiene, a fin de conocer con certeza la marcha
(eficiencia, efectividad y economa) de las metas u objetivos.

8. Cualidades Ideales que debe reunir un Gerente.


a) Aspecto Personal:
-

Compresin, que le permita atender e interpretar el punto de vista correcto de los dems.
Cultura General e inquietud por superarla
Expresin, para expresarse consista y claramente tanto por escrito como en forma oral.
Superacin, para incrementar su capacidad profesional y mejorar sus cualidades
personales.
Imparcialidad y justicia, para apreciar con objetividad ecuanimidad y equidad las
situaciones que tiene que resolver.
Sociabilidad y Educacin, para participar correctamente en reuniones, actuando con
desenvoltura, cordialidad y don de gentes.
Entereza, para expresar sus opiniones con integridad, sinceridad y firmeza.
Lealtad, para mantenerse firme y fiel a sus principios y normas de su Empresa, a sus
superiores, subalternos y los de su mismo nivel.
Modestia, para actuar y trabajar sin ostentacin ni personalismo,
Serenidad y tacto, para actuar sin alterarse y reaccionar en forma ecunime y ajustada a
la realidad.

b) Aspecto Intelectual:
- Inteligencia y juicio, para adquirir conocimientos, conceptos e ideas rpidamente,
razonar con lgica y tomas decisiones prcticas y metdicas.

Ingenio, para hbilmente crear solucionar a pesar de las limitaciones.


Capacidad Profesional, para poseer y aplicar sus conocimientos profesionales
relacionados al puesto que desempea.
Control, para verificar el exacto cumplimiento de sus disposiciones, o las que haya
impartido el Directorio (Alta Direccin).
Condiciones de Administrador, para usar racionalmente los recursos de que dispone.Responsabilidad, para actuar por conviccin y sin necesidad de control.
Moralidad y Honradez, para conducir de acuerdo con las normas morales y de tica
profesional.
Puntualidad para ser puntal u constante en el desempeo de su puesto.
Salud y aptitud para el puesto, que le permita resistir a fatiga fsica y mental, para
trabajar con energa y entusiasmo.

c) Aspecto Profesional:
- Conocimientos, que le permiten desarrollar con eficiencia, responsabilidad y autoridad
en funciones que le han sido asignadas.
- Espritu de superacin y empresa, para incrementar su capacidad profesional para el
desempeo de su funcin con responsabilidad.
- Experiencia, para que pueda actuar en situaciones de complejidad y mayor alcance.
- Inteligencia, imaginacin y criterio, que le permitan actuar con capacidad de concepcin
y reflexin, lucidez y flexibilidad y facultad de innovar.

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