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Informe Especial

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Área Derecho Empresarial

Contenido

Informe especIal

Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrícula de acciones

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GlosarIo empresarIal

 

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Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrícula de acciones

Ficha Técnica
Ficha Técnica

Autor : Dr. Cristhian Northcote Sandoval

Título : Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrícula de acciones

Fuente : Actualidad Empresarial Nº 286 - Primera Quincena de Setiembre 2013

1. Introducción

En el día a día de las sociedades, existe un aspecto de suma importancia para el cumplimiento de la ley y para el adecua- do funcionamiento de la sociedad.

Este aspecto es el cumplimiento de las formalidades y el manejo correcto de los libros de actas y de la matrícula de acciones, específicamente en el caso de las sociedades anónimas.

Existen muchas dudas sobre este aspecto porque la Ley General de Sociedades contiene determinadas formalidades que se deben cumplir, pero no establece formatos, modelos o guías para llevar las actas y para realizar los asientos en la matrícula de acciones.

En la práctica, esto genera que muchas sociedades incurran en errores y que debido a ello, los acuerdos y actos que deben constar en los libros de actas y en la matrícula de acciones no puedan ser procesados y surtir efectos.

Por estos motivos, en el presente informe revisaremos las principales formalidades que se deben cumplir para llevar los libros de actas y de matrícula de acciones.

2. Marco legal

Las formalidades que se deben cumplir para llevar los libros de actas y de matrí- cula de acciones, se encuentran previstas en la Ley Nº 26887 – Ley General de

Sociedades.En gran medida, se trata de reglas diseñadas para las sociedades anó- nimas, pero estas disposiciones pueden ser aplicadas en forma supletoria a los demás tipos societarios, en la medida que corresponda a su naturaleza.

En el caso de la empresa individual de responsabilidad limitada, se deberán tomar en consideración las disposiciones del Decreto Ley Nº 21621.

3. Estructura de las sociedades

Para comprender la necesidad de llevar adecuadamente los libros de actas y el libro de matrícula de acciones, debemos considerar primero cómo es que se es- tructuran las sociedades y por qué deben llevar libros de actas y de matrícula de acciones.

Ahora bien, para tener el panorama com-

pleto, incluiremos también en el análisis a

la empresa individual de responsabilidad

limitada, que también está obligada a llevar un libro de actas.

Como sabemos, tanto las sociedades como las empresas individuales de responsabilidad limitada son personas jurídicas que tienen por objeto la reali- zación de una actividad empresarial con un fin lucrativo.

La necesidad de llevar libros de actas y de

matrícula de acciones (solo en el caso de las sociedades anónimas) tiene que ver con la naturaleza de las personas jurídi- cas, pues al no tener una existencia física como las personas naturales, requieren

que su voluntad sea expresada a través

de las decisiones de sus órganos internos

y que tales decisiones consten en un

soporte o medio que permita verificar

su sentido. Este soporte serían los libros

de actas.

Pero veamos entonces las características de cada tipo societario y de las EIRL.

3.1. La empresa individual de respon- sabilidad limitada - EIRL De acuerdo a lo dispuesto por el artículo 1° 1 del Decreto Ley N° 21621, la empre- sa individual de responsabilidad limitada es una persona jurídica de derecho priva- do, constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto al de su titular.

Como vemos, la EIRL configura una persona jurídica distinta a su titular, por lo que se produce una división entre el patrimonio de la EIRL y el de la persona natural que es su titular.

Además, debe tenerse en cuenta que la EIRL otorga una responsabilidad limitada a su titular, por la cual las obligaciones asumidas por la EIRL solo afectan a su patrimonio mas no al patrimonio del titular, salvo algunas excepciones 2 .

Para que la EIRL obtenga su personalidad jurídica y le otorgue a su titular la pro- tección de la responsabilidad limitada, es necesario seguir el procedimiento de constitución y registro previsto por el Decreto Ley N° 21621.

Únicamente cuando este procedimiento es concluido estaremos ante una EIRL con personalidad jurídica y patrimonio distinto al de su titular.

1 Decreto Ley N° 21621 - Artículo 1°.- La Empresa Individual de Responsabilidad Limitada es una persona jurídica de derecho privado, constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto al de su Titular, que se constituye para el desarrollo exclusivo de actividades económicas de Pequeña Empresa, al amparo del Decreto Ley Nº 21435.

2 Decreto Ley N° 21621 - Artículo 41°.- El Titular responde en forma personal e ilimitada:

a) Cuando la empresa no esté debidamente representada;

b) Si hubiere efectuado retiros que no responden a beneficios

debidamente comprobados;

c) Si producida la pérdida del cincuenta por ciento (50 %) o más del capital no actuase conforme al inciso c) del artículo 80°, o no redujese este en la forma prevista en el artículo 60°.

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este en la forma prevista en el artículo 60°. N° 286 Primera Quincena - Setiembre 2013

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El proceso de constitución de la em- presa individual de responsabilidad limitada consiste en el otorgamiento de la escritura pública de constitución por parte del titular, quien aporta la totalidad del capital, y la posterior inscripción en los Registros Públicos. Es esta inscripción la que genera la personalidad jurídica.

El capital de la empresa está conformado por el dinero o bienes que aporta la per- sona natural que constituye la empresa.

Al ser una persona jurídica, la empresa individual de responsabilidad limitada requiere de órganos internos que adopten y ejecuten las decisiones y acciones nece- sarias para su desenvolvimiento.

Dentro de la estructura de la EIRL tenemos al titular y a la gerencia de la empresa.

Estas características de la EIRL la con- vierten en el modelo ideal para aquellas personas que desean realizar su actividad empresarial en forma individual pero bajo el esquema de una persona jurídica que les otorgue el beneficio de la responsabi- lidad limitada.

3.2. Sociedades La sociedad es una persona jurídica cons- tituida por una pluralidad de personas con la finalidad de realizar actividades empresariales y beneficiarse con los re- sultados de dichas actividades.

En nuestro país, las sociedades están regu- ladas por la Ley N° 26887 – Ley General de Sociedades.

Al igual que la gran mayoría de legisla- ciones en el mundo, nuestra ley regula distintos tipos societarios, que son el resultado de la forma como se han ido desarrollando los esquemas societarios a lo largo de la historia.

Algunos esquemas están diseñados para sociedades con una gran cantidad de socios, otros para sociedades pequeñas, sociedades con mecanismos para impedir el ingreso de nuevo socios, etc.

Veamos en forma breve las principales características de los tipos societarios regulados en nuestra Ley:

a. La sociedad anónima Es una persona jurídica de respon- sabilidad limitada, lo que implica que los socios solo responderán por las obligaciones de la sociedad hasta donde alcancen los aportes efectua- dos. Asimismo, al ser una sociedad debe cumplir con el requisito de la plurali- dad de socios, pudiendo tener entre dos y setecientos cincuenta accionis- tas.

Su capital se representa en acciones

y se pueden hacer aportes en dinero,

bienes o derechos de crédito. La estructura de este tipo societario está conformada por la junta general de accionistas, el directorio y la ge- rencia.

b. Sociedad anónima cerrada Es una forma especial de la sociedad anónima en la que no pueden haber más de veinte socios. Está pensada para sociedades de

pequeña escala, en las que general- mente existe una vinculación familiar

o amical entre los socios.

Esto motiva que se haya establecido un derecho de adquisición preferente en este tipo de sociedades, en vir- tud del cual cuando un socio desea transferir sus acciones a terceros debe realizar un ofrecimiento a todos los socios a fin de que estos manifiesten su intención de adquirir o no las ac- ciones. Asimismo, se ha buscado simplificar su estructura al permitir que se pres- cinda del órgano del directorio.

c. Sociedad anónima abierta Es una forma especial de la sociedad anónima en la que se constituye como abierta por tener más de 750 accio- nistas o por las causales previstas en el artículo 249º de la Ley General de Sociedades. Sus acciones deben inscribirse en el Registro Público del Mercado de Valores. Se trata de sociedades en las que la envergadura del negocio a desarrollar

motiva o justifica que el capital social sea difundido, es decir, que sea ofre- cido y negociado en mercados abier- tos, como la bolsa de valores, de tal manera que no existen restricciones

o controles a la libre transferencia de las acciones.

d. Sociedad comercial de responsabi- lidad limitada (SRL) La SRL es una persona jurídica que se constituye por un número de socios que pueden ir desde dos hasta veinte. Como su nombre lo indica, es una sociedad que ofrece el beneficio de la responsabilidad limitada a sus socios, al igual que las sociedades anónimas. Su capital puede formarse por aportes en dinero, bienes o derechos de crédi- to y no se representa en acciones sino en participaciones, las cuales no son libremente transferibles pues existe un derecho de adquisición preferente a favor de los otros socios, cuando uno

de ellos desea transferir sus participa- ciones a terceros o a otro socio.

e. Sociedad colectiva La sociedad colectiva es una persona

jurídica de responsabilidad solidaria

e ilimitada para los socios, es decir,

estos responden con su patrimonio personal por las obligaciones de la sociedad, cuando los bienes de esta no alcancen. La duración de la sociedad es de plazo determinado y los socios no pueden transferir sus participaciones sin el consentimiento de los demás socios. Por sus características, es una sociedad en desuso.

f. Sociedad en comandita La sociedad en comandita es una persona jurídica en la que existen dos tipos de socios. Los comanditarios que aportan dinero

o bienes y que tiene responsabilidad

limitada. Los socios colectivos que aportan sus servicios o trabajo y responden de manera solidaria e ilimitada. La sociedad puede ser en comandita simple, que representa su capital en participaciones, y la sociedad en co- mandita por acciones que representa su capital en acciones.

g. Sociedad civil Es una persona jurídica que se cons- tituye para ejercer una actividad profesional, oficio o práctica común entre los socios. Puede ser ordinaria o de responsabi- lidad limitada. En la ordinaria los socios responden de manera personal y subsidiaria por las obligaciones de la empresa. Esto quiere decir que primero se paga con

el patrimonio de la empresa y si este

no alcanza, responden los socios.

El capital se constituye con aporte en

bienes o dinero, pero es posible que algunos socios aporten servicios o su trabajo, con lo cual sus utilidades se determinarán sacando un promedio de las utilidades de los socios capita- listas.

4. Formalidades de las actas y libros de actas

Bien, teniendo en claro cómo se estructu- ran las sociedades y la EIRL, corresponde ahora revisar cuáles son las formalidades para llevar los libros de actas conforme a las leyes aplicables.

En este punto, es conveniente hacer una separación entre las sociedades y la EIRL, no solo porque estén reguladas

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y la EIRL, no solo porque estén reguladas VIII - 2 Instituto Pacífico N° 286 Primera

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por normas legales distintas, sino porque su estructura y naturaleza ameritan una distinción.

4.1. Las sociedades Como habíamos mencionado en la intro- ducción de este informe, el tratamiento de los libros de actas contenido en la Ley General de Sociedades está referido en gran parte a las sociedades anónimas.

Pero estas disposiciones son aplicables de manera supletoria a las otras formas societarias, en tanto resulten compatibles con sus características propias. Es necesa- rio que tengamos en cuenta una cuestión preliminar. Las sociedades tienen estruc- turas diferentes en función de su forma societaria, tal como hemos visto en el punto anterior de este informe.

Así, la estructura más compleja la tendría

la sociedad anónima, que cuenta con una

junta general de accionistas, un directorio

y la gerencia. En el caso de los demás tipos societarios, existe una junta de socios y la gerencia o administración, quedando fuera la existencia de un directorio.

Así, en todas las formas societarias se debe llevar un libro de actas para anotar los acuerdos que adopta la junta general de accionistas o de socios, según sea el caso, y en las sociedades anónimas se deberá contar además o conjuntamente, con un libro de actas de los acuerdos del directorio.

a. Actas y libro de actas de las juntas generales de accionistas y juntas de socios ¿Cómo se realizan las actas y cómo se lleva el libro de actas de las juntas generales de accionistas y de las juntas de socios? Veamos lo que nos indica el artículo 134° de la Ley General de Sociedades sobre las actas de las juntas generales de accionistas:

“Artículo 134°.- Actas. Formalidades La junta general y los acuerdos adoptados en ella constan en acta que expresa un resumen de lo acontecido en la reunión. Las actas pueden asentarse en un libro especialmente abierto a dicho efecto, en hojas sueltas o en cualquier otra forma que permita la ley. Cuando consten en libros o documentos, ellos serán legalizados conforme a ley”.

Luego, el artículo 135° de la Ley nos indica el contenido y la forma en que deben aprobarse las actas de las juntas generales de accionistas:

“Artículo 135°.- Contenido, aprobación y validez de las actas En el acta de cada junta debe constar el lugar, fecha y hora en que se realizó; la

indicación de si se celebra en primera, segunda o tercera convocatoria; el nombre

de los accionistas presentes o de quienes los representen; el número y clase de acciones de las que son titulares; el nombre de quie- nes actuaron como presidente y secretario;

la indicación de las fechas y los periódicos en

que se publicaron los avisos de la convoca-

toria; la forma y resultado de las votaciones

y los acuerdos adoptados.

Los requisitos anteriormente mencionados que figuren en la lista de asistentes pueden ser obviados si esta forma parte del acta.

Cualquier accionista concurrente o su re- presentante y las personas con derecho a asistir a la junta general están facultados para solicitar que quede constancia en el acta del sentido de sus intervenciones y de los votos que hayan emitido. El acta, incluido un resumen de las inter- venciones referidas en el párrafo anterior, será redactada por el secretario dentro de los cinco días siguientes a la celebración de

la junta general.

Cuando el acta es aprobada en la misma junta, ella debe contener constancia de dicha aprobación y ser firmada, cuando menos, por el presidente, el secretario y un accionista designado al efecto. Cuando el acta no se aprueba en la misma junta, se designará a no menos de dos accionistas para que, conjuntamente con el presidente y el secretario, la revisen y aprueben. El acta debe quedar aprobada y firmada dentro de los diez días siguientes a

la celebración de la junta y puesta a dispo-

sición de los accionistas concurrentes o sus representantes, quienes podrán dejar cons- tancia de sus observaciones o desacuerdos mediante carta notarial.

Tratándose de juntas generales universales es obligatoria la suscripción del acta por todos los accionistas concurrentes a ellas, salvo que hayan firmado la lista de asistentes y en ella estuviesen consignados el número de acciones del que son titulares y los diversos asuntos objeto de la convocatoria. En este caso, basta que sea firmada por el presiden- te, el secretario y un accionista designado

al efecto y la lista de asistentes se considera

parte integrante e inseparable del acta. Cualquier accionista concurrente a la junta general tiene derecho a firmar el acta. El acta tiene fuerza legal desde su apro- bación”.

De acuerdo a estas disposiciones, pode- mos establecer las siguientes reglas para la elaboración de las actas y del libro de actas:

• Las actas deben tener el contenido señalado en el artículo 135° y deben ser suscritas por las personas indicadas en dicho artículo, atendiendo a las circunstancias de la reunión llevada a cabo.

• Estas actas deben constar en un libro de actas o en hojas sueltas. En cada caso, el libro y las hojas deben ser legalizadas ante notario público.

• Lo más común, es que se lleve un libro empastado.

• Hace muchos años, las actas eran asentadas en el libro anotando a

mano el contenido en las hojas del libro empastado. Actualmente, es práctica común y acorde con la ley, que las actas sean redactadas en forma mecánica e impresas en hojas que luego son adheridas a las hojas del libro empastado.

No existen formatos oficiales de ac- tas, por lo que cada sociedad puede redactar las actas en la forma que con- sidere conveniente, pero respetando el contenido señalado en el artículo 135° de la ley.

La redacción de las actas no requiere ser efectuada por un abogado y no re- quiere certificación notarial, salvo en los casos en que se requiere certificar una copia del acta para formalizar los acuerdos adoptados ante los Registros Públicos.

En la medida que la ley no establece formalidades o condiciones especiales para las actas y libros de los otros ti- pos societarios, las reglas que hemos mencionado que pertenecen al trata- miento de las sociedades anónimas, son aplicables supletoriamente, salvo en aquellos aspectos que no sean coherentes con las características de cada tipo societario.

b.

Actas y libro de actas del directorio

Como habíamos señalado, en el caso de las sociedades anónimas, debajo de la junta general de accionistas existe el ór- gano del directorio. Al igual que la junta, este órgano también adopta acuerdos que deben constar en actas, las cuales deben figurar en un libro.

Veamos lo que indica el artículo 170° de la ley sobre las actas de los acuerdos del directorio:

“Artículo 170°.- Actas Las deliberaciones y acuerdos del directorio deben ser consignados, por cualquier medio, en actas que se recogerán en un libro, en hojas sueltas o en otra forma que permita la ley y, excepcionalmente, conforme al artículo 136°. Las actas deben expresar, si hubiera habido sesión: la fecha, hora y lugar de celebración y el nombre de los concurren- tes; de no haber habido sesión: la forma y circunstancias en que se adoptaron el o los acuerdos; y, en todo caso, los asuntos trata- dos, las resoluciones adoptadas y el número de votos emitidos, así como las constancias que quieran dejar los directores. Si el estatuto no dispone de manera dis- tinta, las actas serán firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario de la sesión o por quienes fueron expresamente designados para tal efecto. El acta tendrá validez legal y los acuerdos a que ella se refiere se podrán llevar a efecto desde el momento en que fue firmada, bajo respon- sabilidad de quienes la hubiesen suscrito. Las actas deberán estar firmadas en un plazo máximo de diez días útiles siguientes a la fecha de la sesión o del acuerdo, según corresponda.

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de la sesión o del acuerdo, según corresponda. N° 286 Primera Quincena - Setiembre 2013 Actualidad

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Cualquier director puede firmar el acta si así lo desea y lo manifiesta en la sesión. El director que estimare que un acta adolece de inexactitudes u omisiones tiene el derecho de exigir que se consignen sus observaciones como parte del acta y de firmar la adición correspondiente. El director que quiera salvar su respon- sabilidad por algún acto o acuerdo del directorio debe pedir que conste en el acta su oposición. Si ella no se consigna en el acta, solicitará que se adicione al acta, según lo antes indicado. El plazo para pedir que se consignen las observaciones o que se incluya la oposición vence a los veinte días útiles de realizada la sesión”.

De la regulación contenida en este artí- culo podemos desprender las siguientes consideraciones:

Al igual que en el caso de las juntas de accionistas o de socios, los acuerdos del directorio también deben constar en actas, que pueden ser llevadas en un libro empastado o en hojas sueltas. En cada caso, se debe constar con la legalización de notario público.

Es también lo más usual que se lleve un libro empastado.

De la misma forma que con el libro de actas de las juntas generales de accionistas, las actas de los acuerdos del directorio pueden ser redactadas en forma mecánica e impresas en hojas que luego son adheridas a las hojas del libro empastado.

No existen formatos oficiales de ac- tas, por lo que cada sociedad puede redactar las actas en la forma que con- sidere conveniente, pero respetando el contenido señalado en el artículo 170° de la ley.

La redacción de las actas no requiere ser efectuada por un abogado y no re- quieren certificación notarial, salvo en los casos en que se requiere certificar una copia del acta para formalizar los acuerdos adoptados ante los Registros Públicos.

c.

Matrícula de acciones

En el caso específico de las sociedades anónimas, existe un registro o libro adi- cional a los libros de actas de las junta generales de accionistas y del directorio, que es la matrícula de acciones

El artículo 92° de la ley regula la forma como debe llevarse este registro:

“Artículo 92°.- Matrícula de acciones En la matrícula de acciones se anota la creación de acciones cuando corresponda de acuerdo a lo establecido en el artículo 83°. Igualmente se anota en dicha ma- trícula la emisión de acciones, según lo establecido en el artículo 84°, sea que estén representadas por certificados pro- visionales o definitivos.

En la matrícula se anotan también las trans- ferencias, los canjes y desdoblamientos de acciones, la constitución de derechos y gravámenes sobre las mismas, las limitacio- nes a la transferencia de las acciones y los convenios entre accionistas o de accionistas con terceros que versen sobre las acciones

o que tengan por objeto el ejercicio de los

derechos inherentes a ellas. La matrícula de acciones se llevará en un libro especialmente abierto a dicho efecto o en hojas sueltas, debidamente legalizados, o mediante registro electrónico o en cualquier otra forma que permita la ley. Se podrá usar simultáneamente dos o más de los sistemas antes descritos; en caso de discrepancia prevalecerá lo anotado en el libro o en las hojas sueltas, según corresponda.

El régimen de la representación de valores

mediante anotaciones en cuenta se rige por

la legislación del mercado de valores”.

Así, la matrícula de acciones tiene las siguientes características:

• La matrícula es un registro propio de las sociedades anónimas. En el caso

de las sociedades anónimas ordinarias

y cerradas, el registro es llevado en

un libro, hojas sueltas o en forma electrónica, en cuyo caso se encarga

a

una entidad especializada de llevar

el

registro electrónico. En el caso de

las sociedades anónimas abiertas, la

matrícula se lleva en forma electrónica

y el registro se hace ante el Registro

Público del Mercado de Valores.

• En la matrícula se anotan todas las operaciones que se realizan sobre las acciones de la sociedad, tales como las emisiones de acciones, las cancelaciones, las transferencias, las garantías, etc.

• Si bien las anotaciones en el libro

pueden hacerse a mano, es usual que los asientos se redacten en medios mecánicos y que luego sean adheridos

a las hojas legalizadas.

• No existen formatos oficiales del libro de matrícula de acciones, si bien en la práctica se comercializan libros con formatos impresos. Pero, estos formatos no necesariamente se adecúan al contenido o información que se debe anotar en función del tipo de operación, por lo que es recomendable que los asientos sean elaborados en la forma indicada en el párrafo anterior.

• La matrícula de acciones es un registro privado de la sociedad y no existe obligación de exhibirlo a cualquier persona. No es un registro público.

• La propiedad de las acciones se determina por la información de la matrícula de acciones, no por la in- formación que consta en los Registros Públicos.

• En los demás tipos societarios, las participaciones no se llevan en una matrícula como un registro privado, sino que se llevan ante los Registros Públicos.

4.2. Las EIRL En el caso de las EIRL, es necesario llevar

un libro de actas, legalizado ante notario, en el cual se anotarán las decisiones del titular de la empresa. No existen formatos oficiales de las actas, pero su contenido debe ajustarse a lo señalado en el artículo 40° del Decreto Ley Nº 21621.

En la práctica, el libro de actas de las EIRL

se lleva de manera muy similar al libro de actas de las juntas generales de accionistas de las sociedades.

5. Conclusiones

Luego de haber revisado las disposicio- nes que regulan las formalidades y las

características de los libros de actas y libros de matrícula de acciones, tenemos un panorama claro de las consideracio- nes que deben observar las sociedades y las EIRL.

La importancia de estas formalidades es que muchas de las decisiones adoptadas requieren una formalización notarial y registral para surtir plenos efectos, como ocurre con los aumentos de capital o las modificaciones de estatutos, por lo que se debe tener especial cuidado al cumplir

las exigencias de la ley.

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cuidado al cumplir las exigencias de la ley. VIII - 4 Instituto Pacífico N° 286 Primera

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