Mdulo 3:

Tcnicas Bsicas de
Comunicacin y Archivo

Unidad didctica 6:
El archivo y la gestin
de documentos

Tcnicas bsicas
de comunicacin
y archivo

UNIDAD
DIDCTICA

El archivo y
gestin de la
documentacin

Crditos
Innovacin y
cualificacin

Autor/es: Fuentes Innovacin y Cualificacin

Maquetacin e Impresin en: Innovacin y Cualificacin, S.L. 2003
Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Mlaga)
Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: innova@antakira.com
pgina web: www.antakira.com

El archivo y gestin de la documentacin

Presentacin

Las empresas generan multitud de documentos. El empleado de oficina debe

conocer las principales tcnicas que se emplean para archivar y gestionar la informacin generada como consecuencia de su actividad. Controlar la informacin va
a permitir localizar rpida y eficazmente datos que sean de inters para la empresa. En la presente unidad vas a conocer las principales tcnicas de archivo, gestin de los archivos, principales aspectos a considerar para la proteccin de los
datos. Y, en definitiva, todo lo que implica almacenamiento y manipulacin de la
informacin.

Temporalizacin

10 horas.

Objetivos de la Unidad Didctica

Clasificar y archivar los distintos documentos generados por la actividad

comercial.
Reconocer y diferenciar los distintos sistemas de clasificacin y ordenacin de
documentos.
Archivar los documentos siguiendo las normas bsicas de confidencialidad y
seguridad.

305

Unidad Didctica 6
Conocer y aplicar procedimientos de acceso a la documentacin archivada.
Reconocer y diferenciar los distintos tipos de archivos.

Contenidos
de la Unidad Didctica

1. El archivo y sus tipos.

2. El archivo en la empresa.
3. Clasificacin de los archivos.
4. Clasificacin y codificacin documental.
5. Otras clasificaciones.
6. Medios materiales de archivo.
7. Instalaciones de archivo.
8. Organizacin del archivo.
9. Los archivos activos.
10. Los archivos semiactivos.
11. El archivo inactivo.
Resumen.

306

El archivo y gestin de la documentacin

Ejercicios de repaso y autoevaluacin.
Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluacin.

307

El archivo y gestin de la documentacin

El archivo y sus tipos

Para que el trabajo del empleado de oficina se desarrolle adecuadamente es

imprescindible que la informacin y documentos que emplea estn correctamente
ordenados y archivados. De forma que la localizacin de informacin sea rpida
y eficaz.
As, al hablar de archivo, se hace referencia
a la forma y mtodos que se emplean a la
hora de ordenar la informacin. Teniendo en
cuenta que esta informacin es papeleo.
Algunas definiciones de archivo son:
Archivo es el local o mueble en que
se custodian los documentos.
Archivo es uno o ms conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha,
su forma y soporte material (papel, CD, etc.), acumulados en un
proceso natural por una persona
o institucin pblica o privada en
el transcurso de su gestin.

Un archivo es un mueble en el que se custodian

documentos

Los documentos son conservados respetando un orden, y sirven de testimonio e informacin para la persona o institucin que los produce, para los
ciudadanos, o como fuente histrica. Por ejemplo, las facturas se archivan
por orden de fechas, los clientes se archivan por orden alfabtico, etc., en
definitiva, hay que establecer un criterio de ordenacin de los documentos.

309

Unidad Didctica 6
Piensa en una biblioteca, es un gran archivo donde los libros estn ordenados por temas, y dentro de cada seccin (por ejemplo, libros de historia), se
ordenan por orden alfabtico.

Las bibliotecas son grandes archivos

En la empresa, el archivo es el lugar donde estn reunidos de forma ordenada todos los documentos de inters, con el fin de asegurar su perfecta conservacin y garantizar la rapidez a la hora de
solucionar las peticiones de consulta, procedentes de las diversas
unidades organizativas de la empresa.
Ten en cuenta que una empresa debe proporcionar informacin a los clientes, proveedores, a las Instituciones Pblicas (por ejemplo, Hacienda), a los
trabajadores de la empresa, etc. De ah la importancia del archivo.
Las facturas, los informes, los sistemas y procedimientos de fabricacin, las
escrituras, las nminas y seguros sociales, los libros y registros,... son elementos que la empresa debe archivar.

310

El archivo y gestin de la documentacin

Objetivos de la gestin de archivos

Generales

Ser centro bsico de informacin, de forma que

contribuya a una acertada toma de decisiones.
Las prestaciones o servicios que genera el archivo
son superiores a los costes que soporta o conlleva.
es decir, el costo de un archivo es mnimo
comparado con la utilidad que reporta a la empresa
disponer de informacin en todo momento.

Particulares
Facilitar la bsqueda del material archivado, a
travs de la adopcin de procedimientos
unificados de clasificacin, reduciendo as el
tiempo de localizacin.
Alcanzar el volumen mximo en una superficie
mnima, reduciendo la cantidad necesaria de
instalaciones para la clasificacin y el archivo
(carpetas, estanteras, armarios, etc.).
Recuperar espacio til en las oficinas y en los
locales de archivo, para poder destinarlo a otros
fines o para hacer frente a las ampliaciones
necesarias en cualquier momento.

El archivo en la empresa

La actividad que se desarrolla en un archivo es la de archivar, consistente en un

conjunto de tareas para recoger, conservar y servir la documentacin e
informacin requeridas. Para conseguir esto, es necesario clasificar, codificar y
colocar la documentacin e informacin de la empresa.
Es muy importante tener en cuenta que los archivos pretenden ser centros de
informacin para la toma de decisiones, y los beneficios que aportan son muy
altos. Es decir, un archivo contiene informacin, esta informacin ser analizada
por la empresa para tomar decisiones (por ejemplo, informacin relacionada con
clientes y competidores).
Asimismo, el valor de un archivo es alto (ya que contiene informacin y esta vale
dinero). Por ejemplo el Archivo Histrico Municipal del Ayuntamiento de Antequera
es un centro de una gran informacin histrica y el valor de lo archivado es
incalculable.
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Unidad Didctica 6

Los archivos histricos tienen un gran valor cultural y ecnmico

El archivo es un instrumento vital dentro del sistema general de informacin de la

empresa. Por ello hay que establecer una planificacin del archivo, esto es,
contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de archivar
en las mejores condiciones.
Los aspectos a contemplar son:
Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.
La ordenacin fsica de las instalaciones y del mobiliario.
Los mtodos de clasificacin y de codificacin de los documentos.
El inventario de toda la documentacin guardada.
Los lugares de conservacin de los documentos.
Los procedimientos de envo y recuperacin de la documentacin.
El sistema de eliminacin de los documentos.

312

El archivo y gestin de la documentacin

El control sobre el funcionamiento del archivo. Es decir, peridicamente la empresa debe realizar un anlisis de su sistema de archivo, de forma
que si es necesario cambiar algo para mejorar, se haga. Piensa que la
entrada de la informtica cambi drsticamente el sistema de archivo de
las empresas. As, aquellas empresas que mejor controlasen su sistema de
archivo, seran las primeras en darse cuenta de la importancia del ordenador para archivar.
La proteccin de los documentos vitales. Tan importante es la informacin archivada (o parte de ella), que existe una Ley de Proteccin de Datos
para que la misma sea personal e intransferible.
El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de archivar implica
un coste (como cualquier otro). Ten en cuenta que la empresa debe tener a
uno o ms empleados desarrollando esta labor, asimismo es necesario disponer de los medios materiales oportunos (ordenadores, muebles, carpetas, etc.). La empresa debe conocer en todo momento el coste de su
archivo.
Costo

Proteccin de
los documentos

Instalaciones

Mtodos de
clasificacin
Sistema de eliminacin
de archivos

Procedimientos de envo
y recuperacin de la
documentacin

Aspectos as contemplar en un archivo

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Unidad Didctica 6

Clasificacin de los archivos

La documentacin e informacin que genera la empresa y que recoge, conserva y

transmite, puede agruparse en los siguiente bloques:
Documentacin e informacin de utilidad para la gestin empresarial. As, una empresa de construccin debe tener informacin de todo
lo que afecte al mbito de la construccin: informacin de cementos, ladrillos, nuevas leyes que afecten a su campo, etc. En definitiva, datos que
permiten una mejor gestin de la empresa.
Documentacin a conservar por imperativo legal. Existen muchos documentos que genera la empresa y que deben conservarse por un perodo
de tiempo establecido por la ley. Por ejemplo, las facturas que genere una
empresa, tanto de compra como de venta, deben conservarse al menos por
un perodo de cinco aos.
Documentacin e informacin de carcter histrico para la empresa. Las primeras facturas que emitieron, las escrituras notariales de la
primera nave que compr la organizacin, etc. Se trata de datos que para
la organizacin tienen un valor alto, ya sea simblico o sentimental.
Estas clases de documentacin y el criterio del grado de actualidad de los documentos determinan la clasificacin de los archivos de la empresa en los siguientes
tipos: archivo activo, archivo semiactivo y archivo inactivo.

3.1. El Archivo activo

Es aqul que contiene los documentos de reciente actualidad, los de consulta diaria. Es necesario para el desarrollo de las tareas y actividades de los puestos
de trabajo.

314

El archivo y gestin de la documentacin

Clientes actuales, leyes que estn en vigor, reglamentos de seguridad e higiene,
etctera.
Ni que decir tiene que el archivo activo debe ser el que est ms a mano en la
empresa. Ten en cuenta que si contiene la informacin de ms uso, debe ser de
fcil acceso y muy operativo.

3.2. El Archivo semiactivo

Est formado por la documentacin e informacin de baja actualidad y de
consulta poco frecuente. Sus asuntos o temas estn cerrados y se conservan
hasta el momento que se trasladen al archivo inactivo. Digamos que es un archivo
de trnsito.
Su funcin es puramente informativa. Por ejemplo, las facturas deben conservarse durante un perodo de cinco aos, transcurrido el primer ao, estos documentos pasan del archivo activo al archivo semiactivo (ya que una factura emitida
hace ms de un ao es poco frecuente que se vuelva a analizar).

La documentacin pasa del archivo activo al archivo semiactivo

3.3. El Archivo inactivo

Es el que conserva de forma definitiva los documentos e informaciones
que no tienen actualidad alguna, y su consulta es prcticamente nula. En l se

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Unidad Didctica 6
conservan los documentos, libros y registros que exige la ley y aquellos con valor
documental o histrico, y los de valor en s mismos (escrituras, contratos, etc.).
Estos documentos se conservarn hasta el momento en el que se decida su destruccin.
La organizacin de estos tres tipos de archivos puede ser centralizada
o descentralizada, dando origen al archivo central y a los archivos
descentralizados.

3.4. El Archivo central

Es el lugar donde se conservan todos los documentos e informaciones de la empresa. Ahora bien, en funcin del tamao de la empresa debemos distinguir las
caractersticas de este archivo.
En grandes y medianas empresas el archivo central suele ser el inactivo. Esto es
as porque las empresas de estas caractersticas suelen estar divididas en departamentos, y ser cada uno de ellos el que maneje la informacin de su competencia; por ello, los archivos activos sern tantos como departamentos haya en la
empresa.
Por ejemplo, una gran empresa con cinco departamentos (como pueden ser los de
produccin, contabilidad, recursos humanos, marketing y ventas) tendr cinco
archivos activos. La idea es que cada uno de los departamentos pueda manejar lo
ms eficazmente posible su documentacin, y es precisamente el archivo activo el
que cumple esta funcin. As, en el archivo activo del departamento de contabilidad habr informacin sobre las ltimas leyes contables, las facturas del ao,
etctera.
En pequeas empresas el archivo central incluye los tres tipos de archivos: activo,
semiactivo e inactivo. Piensa que una empresa pequea no tiene un volumen

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El archivo y gestin de la documentacin

grande de informacin, luego lo realmente operativo en este caso es centralizar
toda la informacin, sea propia de un archivo activo o no.
A veces, pequeas empresas pierden tiempo y recursos en la gestin de archivos,
de ah que todo est en le Archivo Central.

3.5. Los Archivos descentralizados

Son los que se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y secciones
de la empresa. Por ejemplo, la empresa Congelados Rupertino S.A. se dedica a la
venta de productos congelados, tendr tantos archivos como departamentos, a
saber: archivo de compra, archivo de venta, archivo de contabilidad, archivo de
atencin al cliente, etc.
Los archivos descentralizados comprenden los archivos activos (situados en los
puestos de trabajo administrativos de las secciones) y los archivos semiactivos,
que son controlados por las secretarias de los departamentos. As, en la empresa
del ejemplo cada departamento tendr su secretario: en el departamento de
compras habr una secretario que controle ese departamento, y as en cada
departamento.

3.6. El Archivo informtico

Como puedes suponer, en la actualidad al hablar de archivo no slo se hace
referencia al mueble o caja que contiene diferentes documentos (o sea, el
archivo fsico); sino que tambin implica el archivo informtico.
Actualmente las empresas poseen programas informticos para la gestin de las
mismas, esto implica que haya mucha informacin que se encuentre archivada en
soporte informtico.
Cuando se habla de archivo informtico se hace referencia a la informacin que se encuentra almacenada en los distintos soportes de almacenamiento informtico: disco de 3 1/2 , Cd Rom, etc., (en el mdulo de inform-

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Unidad Didctica 6
tica aparecen desglosados y explicados todos estos conceptos). De ah la importancia que para una empresa tiene la copia de seguridad.
As pues, tanto el archivo activo, como el semiactivo y el inactivo pueden ser
archivos informticos; es decir, la informacin que se encuentra archivada en cada
uno de ellos lo estar en soporte informtico.
Con lo expuesto en las lneas anteriores queremos poner de relieve el hecho de
que al estudiar el archivo en la empresa se hace hincapi en la gestin de la
informacin generada por el negocio ms que en el hecho de que esta informacin aparezca en soporte fsico (papel) o en soporte informtico (diferentes sistemas de almacenamiento).
Sin duda, la documentacin fsica ocupar mucho ms espacio, y ser ms laboriosa su gestin, que los datos informatizados. Pero lo importante es que, sea en
el soporte que sea, el empleado de oficina sepa gestionar esta informacin, sabiendo cuando debe estar en el archivo activo, en el semiactivo o en el inactivo
(adems de emplear un mtodo que permita la localizacin eficaz del documento
de que se trate en cada caso).
Para concluir este punto, aadiremos que en la actualidad las empresas poseen
archivos fsicos (en papel) y archivos informticos. Es ms, la informacin que
constituye el archivo de la empresa suele estar duplicada, esto es, tanto en soporte fsico como en soporte informtico.
Por ejemplo, un archivo inactivo de proveedores estar formado por todas las
facturas y pedidos que se han generado en la relacin comercial con el mismo,
ms la base de datos de la empresa con los datos de esta informacin como la
contabilizacin de los pedidos, las facturas recibidas, etc. (que ser una informacin almacenada en algn tipo de soporte informtico).

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El archivo y gestin de la documentacin

La importancia del archivo informtico queda fuera de toda duda

Clasificacin y
codificacin documental

La clasificacin constituye la base del sistema de archivo empresarial.

Sin una clasificacin, los datos y las informaciones sobre la empresa seran difcilmente interpretables; no se sabra qu posee la empresa ni cules son sus
necesidades.
La clasificacin documental es una tcnica para la identificacin y la
reagrupacin sistemticas de los datos y de las informaciones similares,
segn caractersticas comunes que pueden ser diferenciadas.
Para clasificar hay que codificar.
La codificacin consiste en asignar nmeros, letras u otros smbolos a los
documentos, de acuerdo a un plan sistemtico, con el objeto de distinguir las categoras a las que cada documento pertenece y diferenciarlos
entre s, en el mbito de su categora. As, en una biblioteca se diferencian
sus obras por tema: novela, teatro, poesa, despus en cada categora por
autores, tendencias, etc.

319

Unidad Didctica 6

La combinacin de letras y nmeros constituye un sistema

muy eficaz de clasificacin

Para clasificar se suelen utilizar una serie de mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico, temtico y cronolgico. La empresa suele disponer de estos mtodos de
forma individual o combinada, en funcin de las necesidades generales y particulares de toda la empresa y de cada uno de sus departamentos.
La codificacin puede ser efectuada empleando nmeros o letras, o bien
una combinacin de las dos series de smbolos (alfanumrica).
Las empresas muestran preferencia por la codificacin numrica, utilizando la
alfabtica en los casos que requieren pocas letras. La codificacin alfanumrica se
emplea cuando es ms sencilla que la numrica (por ejemplo para las matrculas
de los automviles).

4.1. La Clasificacin Alfabtica

La clasificacin alfabtica ordena la documentacin de acuerdo con la
secuencia alfabtica.

320

El archivo y gestin de la documentacin

Por ejemplo si tuviramos que clasificar el nombre de una empresa podemos
abreviarla si no tiene siglas, o utilizar las siglas si es ms conocida: INEM, SAS
(servicio andaluz de salud), etc.
En cuanto a los nombres, primero se anota el primer apellido, y si hay primeros
apellidos que coincidan, se tendr en cuenta el segundo. Por supuesto, este sistema es vlido no slo para nombres de personas, tambin para ciudades, regiones, empresas, etctera.

Nombres de personas

El nombre completo de una persona consta de

nombre/s y apellidos paterno y materno. Primero se
anota el apellido paterno, luego el materno y, por
ltimo el nombre/s, precedido de una coma.
La clasificacin se usando el primer apellido; si a su
vez coinciden por el nombre propio. Los apellidos
compuestos, unidos por un guin o partculas, se
consideran uno solo.
En el caso de que coincidan apellidos y nombres,
entonces se ordena por la poblacin y dentro de sta
por el nombre de la calle.
Los ttulos o grados -acadmicos, eclesiticos,
militares, etc.- no influyen en la ordenacin,
escribindose completos o sus abreviaturas despus
del nombre y entre parntesis.
Los apellidos con proposiciones, artculos o prefijos
(de, del, la, de la, de los, etc.), se ordenan
prescindiendo de estas partculas.
Los documentos de personas casadas se ordenan de
forma separada o conjunta, estableciendo cdigos
preferentes.
Los nombres extranjeros se ordenan por el primer
apellido, considerando las partculas que lo preceden
como integrantes del apellido.
Las expresiones Hijos de, Herederos de, Viuda de,
etc., no se consideran en la clasificacin de las
personas o de las empresas; as como los artculos,
las conjunciones y preposiciones.

Nombres de empresas e instituciones

El nombre o la razn social de una empresa es
siempre ms importante que los nombres de sus
departamentos o de sus empleados.
Las denominaciones objetivas de las empresas se
ordenan alfabticamente como aparecen
escritas, sin considerar, como elementos de
clasificacin, las expresiones fbrica, compaa,
sociedad, cooperativa, etc., ni los nombres de las
actividades contenidas en las denominaciones.
Los nombres abreviados de las empresas, que no
sean siglas se clasifican atendiendo a la
expresin completa.
Las siglas de las sociedades y de las instituciones
se ordenan siguiendo su literalidad.
Los representantes, comisionistas, etc., que
actan por cuenta de las empresas deben
clasificarse dentro de los apartados
correspondientes a los nombres de ellas.
Las denominaciones subjetivas de las empresas
se clasifican a partir del primer apellido,
continuando por los consecutivos y las ltimas
palabras de la razn social.
Cuando los nombres comprenden nmeros, stos
se consideran como si estuvieran escritos en
letras, ordenndose alfabticamente.
Las empresas extranjeras se clasifican por su
primera palabra.
Los organismos oficiales se ordenan atendiendo
a su denominacin jurdica o a las siglas si son
ms conocidas.

Algunos consejos para clasificar documentos

321

Unidad Didctica 6

4.2. La Clasificacin numrica

Consiste en utilizar nmeros para ordenar los documentos. La numeracin puede ser consecutiva (facturas se pueden clasificar por nmero de factura o
fecha de emisin de la factura) o bien puede ser efectuada segn unos criterios
particulares.

La clasificacin numrica usa nmeros para la clasificacin de documentos

La clasificacin numrica se caracteriza por el hecho de que la ordenacin (clasificacin) de las carpetas, archivadores, etc., est basada en nmeros, excluye cualquier atribucin o similitud con el contenido; la codificacin de
esos documentos (o sea, de cada una de esas carpetas o archivadores) puede ser
alfabtica, numrica o alfanumrica.
As, por ejemplo, un archivador puede llevar un cdigo numrico y su contenido
estar clasificado de forma alfabtica.
Tiene ventajas como puede ser la facilidad para asignar a cada documento un nmero, se colocan fcilmente, su lectura es rpida; pero tiene inconvenientes porque la numeracin se puede hacer muy compleja, se pueden cometer fallos en la lectura, etc.

322

El archivo y gestin de la documentacin

Ventajas

Facilidad para asignar la documentacin de un

nmero de identificacin, mientras que a menudo
resulta difcil designarlo con un nombre propio.
Designacin exacta de los documentos: cada uno
tiene un nmero.
Lectura rpida y fcil.
Ausencia de dudas acerca de su colocacin, salvo
errores en la escritura primera o en la lectura de los
nmeros (transposicin mental).
Facilidad de colocacin o de bsqueda de los
documentos.

Inconvenientes
Es importante elaborar un ndice para bsqueda
de las diversas carpetas, lo que anula muchas de
las ventajas.
La numeracin se hace compleja, al intercalar
nuevos nmeros, resultando subclasificaciones y
nmeros con excesivas cifras.
Dificultad de combinar la progresividad de la
numeracin y el orden alfabtico o geogrfico,
aumentando los errores.
Es fcil cometer fallos en la lectura o en la
transcripcin de los nmeros, ocasionando
errores graves.
La transposicin mental de las cifras de un
nmero puede ser frecuente: 576923 por
576932.

Ventajas e inconvenientes de la clasificacin numrica

La clasificacin en orden numrico, por las razones expuestas, slo es aplicable en

combinacin con otros mtodos a casos particulares: pedidos, facturas, albaranes
de envo y de entrega, etc.
Las soluciones principales que se han adoptado para subsanar los inconvenientes de la clasificacin numrica son dos: la utilizacin de colores y el procedimiento de la cifra terminal.

4.2.1. El empleo de colores

Consiste en asociar un color diferente a cada una de las cifras del 0 al
9. Habr diez carpetas con colores diferentes, hay que saber que color corresponde con cada nmero.
Adems, los colores presentan la ventaja de la universalidad, es decir, es
entendible por cualquier persona. Por ello, no es necesario saber idiomas para
entender una clasificacin por colores de una determinada empresa. Lgica-

323

Unidad Didctica 6
mente, otra cuestin es entender los documentos, pero localizarlos s puede
resultar ms sencillo.

4.2.2. El procedimiento de la cifra terminal

Divide cada nmero en dos o tres grupos de cifras, que se leen de
derecha a izquierda.
Por ejemplo, el documento con el nmero 8855621 se descompone en los
tres siguientes grupos:
Primario: 21.
Secundario: 56.
Final o terminal: 885.
La lectura del nmero es 21.56.885 y puede significar, por ejemplo:
Archivador nmero 21.
Carpeta nmero 56 (de ese archivador).
Factura nmero 885 (si suponemos que es una factura).

324

El archivo y gestin de la documentacin

Otras clasificaciones

Todos los criterios de clasificacin tienen una similar importancia, aunque los criterios geogrfico, temtico y cronolgico son utilizados tambin de forma
secundaria.

5.1. Clasificacin geogrfica

Ordena la informacin de la empresa atendiendo a la localizacin geogrfica de su procedencia.
Si seguimos con nuestra empresa de productos congelados, deberamos hacer
una clasificacin atendiendo a la zona de procedencia de nuestros productos:
procedentes de Espaa o de otro pas, siguiendo por la Comunidad Autnoma,
provincia, etc.
Este mismo criterio se puede emplear con los clientes, proveedores, etctera.
Los criterios de clasificacin geogrfica son los siguientes:

La informacin se puede clasificar atendiendo a criterios geogrficos

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Unidad Didctica 6
Regin, provincia, municipio y nombre.
Regin, provincia, municipio, calle, nmero y nombre.
Provincia, municipio y nombre.
Regin, provincia y nombre.
Regin, municipio y nombre.
La clasificacin geogrfica suele utilizar un orden alfabtico, pero respetando una serie de reglas:
Las palabras calle, plaza, avenida, etc., no son elementos para la ordenacin alfabtica. nicamente se toma el nombre de la va pblica. Por ejemplo, en lugar de considerar calle Infante, se considera Infante (a la hora
de realizar la clasificacin del documento de que se trate).
En el caso de que las calles vengan identificadas por un nmero adems del
nombre (6 avenida), el nmero se expresa en letra y se ordena
alfabticamente (Sexta avenida).
Las ventajas e inconvenientes de la clasificacin geogrfica se muestran
en el cuadro siguiente:

Ventajas

Inconvenientes

Fcil identificacin, clasificacin y bsqueda.

La clasificacin final en los municipios en orden

alfabtico provoca errores si los documentos son
numerosos.

No requiere consultar ndices para buscar una

carpeta.
El mtodo es simple y flexible.

326

La agrupacin de los municipios por provincias es

compleja y de costes altos.

El archivo y gestin de la documentacin

La clasificacin geogrfica es utilizada, normalmente, para ordenar la
correspondencia con la clientela, o los ficheros de clientes, o tambin las
listas de direcciones.
La empresa W de nuestro ejemplo utilizar esta clasificacin cada vez que enve
propaganda de nuevos productos a sus clientes.

5.2. Clasificacin temtica

Ordena los documentos segn los asuntos, ideas o contenidos que los
caracteriza.
Una vez definidos los temas se pueden realizar unos criterios:
Orden alfabtico de contenidos.
Reagrupacin de los contenidos segn categoras lgicas.
La clasificacin por temas es utilizada en bibliotecas y libreras, en las cuales los
volmenes estn ordenados y colocados de acuerdo a los temas que tratan. En
nuestra empresa W clasificaramos por tipos de congelados: precocinados, pescados, helados, etc

5.3. Clasificacin decimal

La clasificacin decimal consiste en agrupar toda la documentacin e
informacin en 10 categoras (numeradas del 0 al 9), cada una de las cuales
se subdivide en 10 subcategoras y stas a su vez en otras 10, y as
sucesivamente.
De forma que la categora 2 va a tener 10 subcategoras (y cada una de estas
tendr otras 10). Lgicamente, depende de la envergadura de la empresa. Cuanto mayor sea el volumen de informacin, ms categoras y subcategoras ser
necesario emplear.

327

Unidad Didctica 6
El sistema decimal tiene una aceptacin unnime, fruto de este trabajo es la
Clasificacin Decimal Universal (CDU), que es la que se utiliza en las Bibliotecas,
otro uso de este sistema es el Plan General Contable.

5.4. Clasificacin cronolgica

Agrupa la documentacin sobre la base de las fechas de emisin, de
fabricacin, de compra, de vencimiento, de recepcin, etc., de un modo
progresivo, colocando delante los documentos ms recientes y al final
los ms antiguos.
Por ejemplo siguiendo con nuestra empresa W, podramos clasificar los pedidos
por fechas, as estaran las ms recientes en primer lugar; tambin podis hacer
lo mismo con las ventas.
Para facilitar la entrada y localizacin de los documentos, se dividen stos en
grupos, los cuales a su vez se distribuyen en secciones.
Los grupos se constituyen, en funcin al volumen de documentos, por
meses, quincenas, decenas, semanas, das o cualquier otro perodo considerado oportuno.
La clasificacin cronolgica se emplea como procedimiento final de ordenacin de la documentacin clasificada previamente segn otros criterios. Por ejemplo, en nuestra empresa W un archivo de correspondencia de un
cliente puede ser clasificado en orden alfabtico y todos los documentos relativos
a ese archivo se ordenan cronolgicamente.
Es un mtodo sencillo, rpido y barato. El principal inconveniente es que para
buscar un documento hace falta saber su fecha exacta, y en ocasiones la mente
juega malas pasadas.

328

El archivo y gestin de la documentacin

Medios materiales de archivo

Los medios materiales de archivo son todos los elementos fsicos destinados a clasificar y ordenar todos los documentos. Podemos agruparlos en:
Medios materiales fsicos:
Instalaciones de archivo.
Mobiliario.
Accesorios de soporte y conservacin.
Medios materiales magnticos:
Microfilmes.
Archivos informticos.
Los medios materiales que se utilizan varan en funcin de los tipos de
archivo (activo, semiactivo e inactivo), del tamao de la empresa y de las
caractersticas propias de su actividad.
Es decir en una empresa de grandes dimensiones habr tantos medios materiales
como distintos archivos. Pero en una empresa pequea, como puede ser una
pequea tienda de electrodomsticos, no ser necesario, bastar con un medio
material.

329

Unidad Didctica 6

Instalaciones de archivo

Las instalaciones de archivo son los locales o espacios de la empresa

destinados al desarrollo de todas las tareas que comprenden la actividad genrica de archivar. Sera el archivo propiamente dicho.
Las instalaciones tienen que garantizar las tareas de trabajo y conservacin de los
documentos.
La conservacin de la informacin empresarial, referida fundamentalmente al
trabajo realizado en los archivos puede clasificarse bsicamente del siguiente
modo:
Estanteras.
Armarios.
Muebles mixtos.
Ficheros.
Carros mviles.
La colocacin de la documentacin en la variedad de mobiliario existente puede realizarse de tres formas: horizontal, vertical y lateral.
En la posicin horizontal o plana, los documentos o carpetas se apoyan
sobre su superficie mayor, colocados unos encima de otros. Suele ser prctico en archivos inactivos. Esta posicin es muy cmoda para empresas
de construccin a la hora de colocar los planos, mapas, croquis

330

El archivo y gestin de la documentacin

La colocacin vertical consiste en agrupar los documentos o carpetas
sobre uno de los lados de menor superficie, es la forma en que se archivan los libros o los archivos A-Z. Es una forma de frecuente utilizacin
en los tres archivos.
En la colocacin lateral, los documentos se apoyan sobre uno de los
lados ms largos. Actualmente, la forma lateral es la que se da en las
carpetas colgantes. Por ejemplo en la secretara de un colegio se suelen
archivar en carpetas colgantes los expedientes de los alumnos que cursan
en dicho colegio.
LAS ESTANTERAS: son muebles metlicos o de madera, compuestos por baldas,
normalmente regulables, cuya zona frontal es abierta, permitiendo tener a la
vista su contenido. Tambin pueden disponer de baldas mviles para la instalacin de carpetas colgantes.

En la actualidad, hay multitud de estanteras, de forma que se adaptan a cualquier espacio

Es el medio ms utilizado para la colocacin de libros, carpetas y cajas de documentacin. Las estanteras no son aconsejables para archivar documentos importantes de la empresa como pueden ser las escrituras, informes,

331

Unidad Didctica 6
LOS ARMARIOS: tienen una disposicin interior similar a las estanteras, con
baldas regulables. Pueden ser de madera o metlicos, y estn provistos de puertas que impiden ver su contenido, salvo que stas sean de cristal.
Algunos tienen cajones, que se utilizan para archivar en las tres posiciones: horizontal, vertical y lateral. Otros tipos estn dotados de
bastidores para la colocacin de
carpetas colgantes.
Las ventajas de los armarios
consisten en una mejor proteccin de los documentos y en la
posibilidad de limitar su accesibilidad en caso de ir provistos de cerraduras.

Existen disposiciones que permiren colocar la documentacin en forma

horizontal, lateral y vertical

LOS MUEBLES MIXTOS: estn compuestos de

zonas abiertas de estanteras y zonas cerradas de
armario, combinando as la funcionalidad, la proteccin y la confidencialidad de los documentos.
Tienen las ventajas de estanteras y muebles. Se
suelen utilizar en pequeas empresas porque lo
ms confidencial est guardado y la documentacin ms usual est muy a la mano.
LOS FICHEROS: son muebles destinados a la conservacin ordenada de fichas, cuyo contenido sirve de consulta para el desarrollo de la actividad
administrativa.

Mueble mixto

332

El archivo y gestin de la documentacin

Los ms habituales son de material metlico, de forma rectangular (ms altos que
anchos) y compuestos por cajones. En su exterior llevan un soporte transparente
para introducir una tarjeta identificativa de su contenido.
La ordenacin en ficheros da lugar, frecuentemente, a la elaboracin de ndices
que facilitan la localizacin de fichas en sus cajones.
En las Bibliotecas se usan con mucha frecuencia, para buscar el documento que
deseamos.
LOS CARROS MVILES: son muebles
generalmente metlicos provistos de ruedas para su desplazamiento. En su parte
superior estn formados por un bastidor
destinado a suspender carpetas colgantes;
su parte inferior tiene una especie de repisa que los dota de rigidez y estabilidad.
Estos carros se utilizan para la documentacin ms usual y no para la confidencial,
ya que estos carros van de un departamento a otro.
As en nuestra empresa dispondramos de
estos carros para ir de un departamento a
otro, en ellos podramos tener toda la informacin de nuestros productos por lo que
ira del departamento de ventas al de compras, al de atencin al cliente, etc.

Carro mvil

7.1. Accesorios de soporte y conservacin

Los accesorios ms habituales para el archivo documental son los siguientes:
subcarpetas, carpetas colgantes o suspendidas, carpetas A-Z y cajas A-Z.

333

Unidad Didctica 6
LAS SUBCARPETAS: son de cartulina y sirven para separar los documentos dentro de las carpetas colgantes. En su contracubierta suelen llevar marcadas unas
perforaciones para la introduccin optativa de fastener, que facilitan la sujecin de
documentos taladrados.

Subcarpetas

LAS CARPETAS COLGANTES O SUSPENDIDAS: son de cartulina con unas varillas metlicas o plsticas, acabadas en forma de gancho en sus extremos destinadas a su suspensin, se colocan unos visores para la identificacin de su contenido
en la parte superior o lateral.

Carpetas colgantes

334

El archivo y gestin de la documentacin

LAS CARPETAS A-Z: habitualmente llamadas archivadores, son de cartn rgido
y pueden ir plastificadas. En su interior llevan dos anillas gruesas que se abren y
cierran mediante una palanca, destinndose para documentos perforados.

Carpetas A-Z

El grosor, la altura y el color de estas carpetas son variables.

Algunos documentos no pueden ser perforados, debiendo ser introducidos en
bolsas de plstico transparente.
Los documentos contenidos en las carpetas A-Z requieren, en ocasiones, ser clasificados por apartados (de forma alfabtica, numrica, etc.), utilizndose
separadores o clasificadores debidamente titulados en sus pestaas.
La identificacin de las carpetas se realiza directamente sobre su lomo o a travs
de una tarjeta que se introduce en un visor pegado en la parte superior del lomo.
LAS CAJAS A-Z: son estructuras de cartn que se doblan convenientemente para
adoptar la forma de cajas, con una solapa de cierre. En su interior se colocan
subcarpetas.
La utilizacin de estas cajas suele estar destinada a la conservacin de la documentacin en los archivos semiactivo e inactivo, porque no son muy cmodas

335

Unidad Didctica 6
para utilizarlas a menudo. Su identificacin se realiza sobre el lomo, directamente
o con etiquetas adhesivas.

Cajas A-Z

Organizacin del archivo

La organizacin del archivo se puede definir como el conjunto coordinado de personas, de medios materiales y de procedimientos y reglas de
actuacin, que intervienen en la actividad general de archivar.
La organizacin del archivo empresarial se extiende a los tres tipos de archivo, si
bien es cierto que el archivo activo concentra los mayores medios y esfuerzos.
Dos de los aspectos importantes en la organizacin de los archivos son
la seguridad y la confidencialidad.
Los archivos han de estar protegidos de la intemperie, del robo, de la falsificacin,
de la destruccin o de la prdida de la documentacin.

336

El archivo y gestin de la documentacin

Las medidas de seguridad en estos aspectos que la empresa puede adoptar
son las siguientes:
Guardar duplicados en lugares separados.
Taquillas, escritorios o cajones provistos con llave.

Cajn con llave

Cajas o cmaras de seguridad.

Cmara de seguridad

Cajas de seguridad en bancos para escrituras, contratos, frmulas, etc.

337

Unidad Didctica 6
Almacenes especiales con garantas antiincendios u otros siniestros; armarios antitrmicos.
Establecer claves que bloqueen el acceso a la memoria del ordenador.

Sistemas de alarma

Destruccin de la documentacin obsoleta en filamentos o en forma de

pulpa.
La confidencialidad de la documentacin es importante cuidarla con respecto a
nminas, referencias e informes personales y documentacin de mximo valor
para la empresa.
De todas formas, cada empresa utiliza sus propios sistemas de seguridad, que
sern mayores si la empresa es de grandes proporciones, y menores si es una
empresa pequea.

338

El archivo y gestin de la documentacin

Los archivos activos

La fuente principal de la cual se alimenta un archivo activo es el correo.

Los encargados de la recogida y distribucin del correo realizan una primera
clasificacin de la documentacin.
As, por ejemplo, en un Ayuntamiento, cuando llega la correspondencia se distribuye a los diferentes departamentos y luego en cada uno de ellos se entrega a
la/s persona/s que corresponda.
La primera clasificacin de la correspondencia atiende, principalmente, a los aspectos de documentacin e informacin operativas, urgencia en la accin y carcter personal o confidencial. Posteriormente, cada uno de estos apartados se clasifica siguiendo los mtodos alfabtico, numrico, etc., que la empresa utilice para
archivar.
Algunos aspectos a tener en cuenta relacionados con este tema son:
La disposicin del mobiliario ms eficaz es la que permite la mayor parte de
las tareas en posicin de sentado.

La disposicin ptima es aquella que permite trabajar sentado

339

Unidad Didctica 6
La estructura y distribucin del espacio de trabajo han de tener presente las
superficies de desarrollo de tareas conjuntas. Es decir, que haya espacio
suficiente.
El mobiliario con estructura modular en forma de L o de U, es el ms
idneo.

El mobiliario en forma de L o U es el ms idneo

Las mesas ms funcionales son las que estn dotadas de cajones para el
uso de carpetas suspendidas o de bandejas deslizantes.
Es necesario, en ocasiones, completar
la estructura modular con carros mviles de carpetas suspendidas.
Para el archivo activo no resultan tiles los armarios con puertas no correderas, ya que requieren demasiado
espacio e imponen unos desplazamientos frecuentes.
Como hemos visto es necesario tener grandes espacios en mesas y en el local y que
todo est a la mano.

340

Los armarios cerrados resultan prcticos para archivos

semiactivos e inactivos

El archivo y gestin de la documentacin

10

Los archivos semiactivos

La gestin de los archivos semiactivos es responsabilidad general o ltima de los directores de los departamentos donde estn ubicados. Generalmente, los responsables suelen tener personas encargadas.
El encargado del archivo semiactivo tiene encomendadas las siguientes
tareas:
La vigilancia de la conservacin de los documentos.
La puesta al da del archivo.
Atender las peticiones de consulta y cumplir las formalidades establecidas.
Enviar al archivo inactivo los documentos que han perdido su actualidad, de
acuerdo a la relacin de tiempos de permanencia en el archivo semiactivo.
Controlar la coordinacin de los movimientos de los documentos solicitados
para su consulta. Dnde estn y quin los ha solicitado. Por ejemplo, en
una biblioteca, cuando se presta un libro, hay que saber qu libro es, quin
lo tiene y el da que lo tiene que devolver.
Las instalaciones del archivo semiactivo pueden estar ubicadas en los mismos
locales en que se encuentran los puestos de trabajo o en locales prximos a los
puestos de trabajo.
La eleccin de una u otra solucin depende de las caractersticas de los locales y
de los muebles, de la frecuencia de las consultas y de la cantidad de documentacin archivada. En cuanto al mobiliario, no es recomendable que ocupe toda la
altura de la pared, puesto que la bsqueda y consulta resultan ms lentas.

341

Unidad Didctica 6

11

El archivo inactivo

Se nutre principalmente de los documentos de los archivos semiactivos y,

en pequea proporcin, de los documentos de los archivos activos, que
no es necesario que pasen por los semiactivos.
El traslado de documentos al archivo inactivo y su gestin general necesitan una
serie de reglas de carcter administrativo.
El funcionamiento de un archivo inactivo es el siguiente:
Los responsables de los archivos semiactivos extraen de las carpetas los
documentos que no tienen utilidad inmediata y los trasladan al archivo
inactivo.
Los envos son efectuados por los responsables de los archivos semiactivos
peridicamente.
Los documentos sin valor legal o inters para la empresa pueden ser destruidos una vez extrados, tanto en el archivo inactivo como en el semiactivo,
siguiendo las normas establecidas referentes a los tiempos de conservacin. Por ejemplo las facturas de nuestra empresa deben estar archivadas
un perodo mnimo de cinco aos, luego pueden ser destruidas.
Los documentos de mximo valor (escrituras, patentes, contratos, etc.) han
de guardarse en cajas fuertes o cmaras blindadas.

342

El archivo y gestin de la documentacin

Los documentos de gran valor deben guardarse en cajas fuertes

Las peticiones de consulta se han de realizar por escrito, y controlar la

extraccin documental para evitar extravos. Esto es lo que hacemos cuando sacamos un libro de una biblioteca.
Las instalaciones del archivo inactivo varan en funcin de la documentacin a conservar, de la frecuencia de consultas y de la conservacin en
microfilmes o en soportes informticos. Actualmente casi toda la documentacin se archiva informticamente.
El mobiliario del archivo inactivo es ms sencillo y barato que el necesario en los archivos activos y semiactivos. Es frecuente el uso de estanteras de
madera o metlicas, en las que se colocan cajas A-Z con la documentacin. Esto
se debe a que las consultas a este tipo de archivos suelen ser nulas o casi nulas y
las personas que tienen acceso a l son limitadas. Adems, los documentos que
suelen pedir son muy concretos, como escrituras, contratos, etc.

343

El archivo y gestin de la documentacin

Resumen

Archivo es el local o mueble en que se custodian los documentos.

Archivo es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material (papel, CD, etc.), acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su
gestin.
En la empresa, el archivo es el lugar donde estn reunidos de forma ordenada todos los documentos de inters, con el fin de asegurar su perfecta
conservacin y garantizar la rapidez a la hora de solucionar las peticiones de
consulta, procedentes de las diversas unidades organizativas de la empresa.
Por archivar se entiende el conjunto de tareas para recoger, conservar y
servir la documentacin e informacin requeridas.
Establecer una planificacin del archivo consiste en contemplar todas las
operaciones que permitan realizar la actividad de archivar en las mejores
condiciones.
La documentacin e informacin que genera la empresa y que recoge, conserva y transmite, se agrupa en documentacin e informacin de utilidad
para la gestin empresarial; documentacin a conservar por imperativo legal y documentacin e informacin de carcter histrico.
El archivo activo es aquel que contiene los documentos de reciente actualidad, los de consulta diaria.

345

Unidad Didctica 6

El archivo semiactivo est formado por la documentacin e informacin de

baja actualidad y de consulta poco frecuente.
El archivo inactivo es el que conserva de forma definitiva los documentos e
informaciones que no tienen actualidad alguna, y su consulta es prcticamente nula.
El archivo central es el lugar donde se conservan todos los documentos e
informaciones de la empresa.
Los archivos descentralizados son los que se encuentran distribuidos en los
distintos departamentos y secciones de la empresa.
La clasificacin documental es una tcnica para la identificacin y la reagrupacin sistemticas de los datos y de las informaciones similares, segn
caractersticas comunes que pueden ser diferenciadas.
La codificacin consiste en asignar nmeros, letras u otros smbolos a los
documentos, de acuerdo a un plan sistemtico, con el objeto de distinguir las
categoras a las que cada documento pertenece y diferenciarlos entre s, en
el mbito de su categora.
Existen multitud de criterios de clasificacin de documentos: geogrfica,
alfabtica, numrica, temtica, cronolgica, etctera.
Los medios materiales de archivo son todos los elementos fsicos destinados
a clasificar y ordenar todos los documentos. Se pueden agrupar en medios
materiales fsicos y en medios materiales magnticos.
Las instalaciones de archivo son los locales o espacios de la empresa destinados al desarrollo de todas las tareas que comprenden la actividad genrica de archivar.

346

El archivo y gestin de la documentacin

La organizacin del archivo se puede definir como el conjunto coordinado de

personas, de medios materiales y de procedimientos y reglas de actuacin,
que intervienen en la actividad general de archivar.

347

El archivo y gestin de la documentacin

V
BALDAS: Una balda es una barra
que se usa para atrancar las puertas.
Aunque el trmino balda tambin se
emplea para designar cada una de
las tablas que componen una
estantera.
BASTIDORES: Es un armazn de palos de madera o de barras de metal
sobre los que se colocan cajas o cualquier otro elemento.

Vocabulario
presa se quede sin acceso a esa informacin. As pues, cuando se hace
una copia de la informacin almacenada en el ordenador en otro soporte, con la idea de proteger la informacin en caso de no poder acceder
al aparato de que se trate, se ha hecho una copia de seguridad de esa
informacin.

CONTRACUBIERTA: Aunque es un
trmino que cada vez se usa menos,
hace referencia a la parte interior de
la contraportada de un documento,
carpeta, libro, etctera. Siendo la contraportada la parte de atrs del citado libro o documento.
COPIA DE SEGURIDAD: En informtica la informacin almacenada en el
disco duro del ordenador es conveniente tenerla tambin en otro soporte
(como son el disco de 3 1/ 2 y el
CD Rom). De esta forma se evita que,
ante una avera del aparato, la em-

Soportes de informacin

FASTENER: Un fastener es un modelo de carpeta que se usa para guardar y archivar informacin. En la ac-

349

Unidad Didctica 6

tualidad los diseos de las carpetas

han evolucionado y el fastener es una
consecuencia de ello. Para que tengas ms claro el concepto, adjuntamos una fotografa de fastener que
aclarar el tema.

Fastener

350

PATENTE: Una patente es una propiedad intelectual o industrial. Es decir,

cuando una persona inventa algo (por
ejemplo, un motor que funcione con
agua) lo patenta, esto quiere decir que
esa persona es la propietaria del invento, y cualquier otra que quiera usarlo
debe pedir permiso a la anterior (que
es la propietaria de la patente). En definitiva, la patente acredita la titularidad
sobre un invento, o un libro, o un manual de formacin, etctera.
SOPORTE: El soporte es el medio en
el que se presenta o se guarda una cosa.
Por ejemplo, el manual que est en tus
manos lo tienes en soporte fsico, en
concreto en papel. Como puedes comprobar, la informacin se te presenta en
papel, luego este es el soporte en el
que te llega.

El archivo y gestin de la documentacin

Ejercicios de repaso
y autoevaluacin

1. En qu consiste la planificacin del archivo?

2. Cules son los bloques en los que se puede agrupar la documentacin
e informacin generada por la empresa?
3. Cules son las medidas que se han tomado para subsanar los errores
de la clasificacin numrica?
4. Ventajas e inconvenientes de la clasificacin geogrfica.
5. Cules son las formas en las que se puede realizar la colocacin de la
documentacin?
6. Seala cules son los accesorios ms habituales para el archivo
documental.
7. Seala los principales aspectos a considerar a la hora de trabajar con los
archivos activos.
8. Cul es el funcionamiento de un archivo inactivo?

351

El archivo y gestin de la documentacin

Solucionario
ejercicios de repaso
y autoevaluacin

1. Contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de

archivar en las mejores condiciones.
Los aspectos a contemplar son:
Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.
La ordenacin fsica de las instalaciones y del mobiliario.
Los mtodos de clasificacin y de codificacin de los documentos.
El inventario de toda la documentacin guardada.
Los lugares de conservacin de los documentos.
Los procedimientos de envo y recuperacin de la documentacin.
El sistema de eliminacin de los documentos.
El control sobre el funcionamiento del archivo. Es decir, peridicamente la empresa debe realizar un anlisis de su sistema de archivo, de forma que si es necesario cambiar algo para mejorar, se
haga. Piensa que la entrada de la informtica cambi drsticamente
el sistema de archivo de las empresas. As, aquellas empresas que
mejor controlasen su sistema de archivo, seran las primeras en
darse cuenta de la importancia del ordenador para archivar.

353

Unidad Didctica 6

La proteccin de los documentos vitales. Tan importante es la informacin archivada (o parte de ella), que existe una Ley de Proteccin de Datos para que la misma sea personal e intransferible.
El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de archivar
implica un coste (como cualquier otro). Ten en cuenta que la empresa debe tener a uno o ms empleados desarrollando esta labor,
asimismo es necesario disponer de los medios materiales oportunos (ordenadores, muebles, carpetas, etc.). La empresa debe conocer en todo momento el coste de su archivo.
2.
Documentacin e informacin de utilidad para la gestin empresarial. As, una empresa de construccin debe tener informacin de
todo lo que afecte al mbito de la construccin: informacin de
cementos, ladrillos, nuevas leyes que afecten a su campo, etc. En
definitiva, datos que permiten una mejor gestin de la empresa.
Documentacin a conservar por imperativo legal. Las facturas que
genere una empresa, tanto de compra como de venta, deben conservarse al menos por un perodo de cinco aos.
Documentacin e informacin de carcter histrico para la empresa. Las primeras facturas que emitieron, las escrituras notariales de
la primera nave que compr la organizacin, etc. Se trata de datos
que para la organizacin tienen un valor alto, ya sea simblico o
sentimental.
3. Las soluciones principales que se han adoptado para subsanar los inconvenientes de la clasificacin numrica son dos: la utilizacin de colores y
el procedimiento de la cifra terminal.

354

El archivo y gestin de la documentacin

EL EMPLEO DE COLORES
Consiste en asociar un color diferente a cada una de las cifras del 0 al 9.
Habr diez carpetas con colores diferentes, hay que saber que color
corresponde con cada nmero.
Adems, los colores presentan la ventaja de la universalidad, es decir, es
entendible por cualquier persona. Por ello, no es necesario saber idiomas para entender una clasificacin por colores de una determinada
empresa. Lgicamente, otra cuestin es entender los documentos, pero
localizarlos s puede resultar ms sencillo.
EL PROCEDIMIENTO DE LA CIFRA TERMINAL
Divide cada nmero en dos o tres grupos de cifras, que se leen de
derecha a izquierda.
Por ejemplo, el documento con el nmero 8855621 se descompone en
los tres siguientes grupos:
Primario: 21.
Secundario: 56.
Final o terminal: 885.
La lectura del nmero es 21.56.885 y puede significar, por ejemplo:
Archivador nmero 21.
Carpeta nmero 56 (de ese archivador).
Factura nmero 885 (si suponemos que es una factura).

355

Unidad Didctica 6

4. Ventajas e inconvenientes de la clasificacin geogrfica.

Ventajas

Inconvenientes

Fcil identificacin, clasificacin y bsqueda.

La clasificacin final en los municipios en

orden alfabtico provoca errores si los
documentos son numerosos.

No requiere consultar ndices para buscar una

carpeta.
El mtodo es simple y flexible.

La agrupacin de los municipios por provincias

es compleja y de costes altos.

5. La colocacin de la documentacin en la variedad de mobiliario existente puede realizarse de tres formas: horizontal, vertical y lateral.
En la posicin horizontal o plana, los documentos o carpetas se
apoyan sobre su superficie mayor, colocados unos encima de otros.
Suele ser prctico en archivos inactivos. Esta posicin es muy cmoda para empresas de construccin a la hora de colocar los planos,
mapas, croquis
La colocacin vertical consiste en agrupar los documentos o carpetas sobre uno de los lados de menor superficie, es la forma en que
se archivan los libros o los archivos A-Z. Es una forma de frecuente
utilizacin en los tres archivos.
En la colocacin lateral, los documentos se apoyan sobre uno de los
lados ms largos. Actualmente, la forma lateral es la que se da en
las carpetas colgantes. Por ejemplo en la secretara de un colegio
se suelen archivar en carpetas colgantes los expedientes de los
alumnos que cursan en dicho colegio.

356

El archivo y gestin de la documentacin

6. Los accesorios ms habituales para el archivo documental son los siguientes: subcarpetas, carpetas colgantes o suspendidas, carpetas A-Z y
cajas A-Z.
LAS SUBCARPETAS: son de cartulina y sirven para separar los documentos dentro de las carpetas colgantes. En su contracubierta suelen llevar
marcadas unas perforaciones para la introduccin optativa de fastener,
que facilitan la sujecin de documentos taladrados.
LAS CARPETAS COLGANTES O SUSPENDIDAS: son de cartulina con
unas varillas metlicas o plsticas, acabadas en forma de gancho en sus
extremos destinadas a su suspensin, se colocan unos visores para la
identificacin de su contenido en la parte superior o lateral.
LAS CARPETAS A-Z: habitualmente llamadas archivadores, son de cartn rgido y pueden ir plastificadas. En su interior llevan dos anillas gruesas que se abren y cierran mediante una palanca, destinndose para
documentos perforados.
El grosor, la altura y el color de estas carpetas son variables.
Algunos documentos no pueden ser perforados, debiendo ser introducidos en bolsas de plstico transparente.
Los documentos contenidos en las carpetas A-Z requieren, en ocasiones,
ser clasificados por apartados (de forma alfabtica, numrica, etc.), utilizndose separadores o clasificadores debidamente titulados en sus pestaas.
La identificacin de las carpetas se realiza directamente sobre su lomo o
a travs de una tarjeta que se introduce en un visor pegado en la parte
superior del lomo.

357

Unidad Didctica 6

LAS CAJAS A-Z. Son estructuras de cartn que se doblan convenientemente para adoptar la forma de cajas, con una solapa de cierre. En su
interior se colocan subcarpetas.
La utilizacin de estas cajas suele estar destinada a la conservacin de la
documentacin en los archivos semiactivo e inactivo, por que no son
muy cmodas para utilizarlas a menudo. Su identificacin se realiza sobre el lomo, directamente o con etiquetas adhesivas.
7. Algunos aspectos a tener en cuenta son:
La disposicin del mobiliario ms eficaz es la que permite la mayor
parte de las tareas en posicin de sentado.
La estructura y distribucin del espacio de trabajo han de tener
presente las superficies de desarrollo de tareas conjuntas. Es decir,
que haya espacio suficiente.
El mobiliario con estructura modular en forma de L o de U, es el
ms idneo.
Las mesas ms funcionales son las que estn dotadas de cajones
para el uso de carpetas suspendidas o de bandejas deslizantes.
Es necesario, en ocasiones, completar la estructura modular con
carros mviles de carpetas suspendidas.
Para el archivo activo no resultan tiles los armarios con puertas no
correderas, ya que requieren demasiado espacio e imponen unos
desplazamientos frecuentes.

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El archivo y gestin de la documentacin

8. El funcionamiento de un archivo inactivo es el siguiente:

Los responsables de los archivos semiactivos extraen de las carpetas los documentos que no tienen utilidad inmediata y los trasladan
al archivo inactivo.
Los envos son efectuados por los responsables de los archivos
semiactivos peridicamente.
Los documentos sin valor legal o inters para la empresa pueden
ser destruidos una vez extrados, tanto en el archivo inactivo como
en el semiactivo, siguiendo las normas establecidas referentes a los
tiempos de conservacin.
Los documentos de mximo valor (escrituras, patentes, contratos,
etc.) han de guardarse en cajas fuertes o cmaras blindadas.
Las peticiones de consulta se han de realizar por escrito, y controlar
la extraccin documental para evitar extravos. Esto es lo que hacemos cuando sacamos un libro de una biblioteca.

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