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Vorwort

Sehr geehrte Leserin und sehr geehrter Leser,


wir freuen uns sehr ber Ihr Interesse an der vorliegenden SoftTrend Studie zum Thema Dokumenten
Management bzw. Enterprise Content Management (ECM).
Dokumentenmanagement boomt. Viele Unternehmen, die auf der Suche
nach weiteren Optimierungsmglichkeiten ihrer Geschftsprozesse sind,
haben das Potenzial eines effizienten Dokumentenmanagements entdeckt. Kein Wunder, gehen Schtzungen davon aus, dass ca. 20 Prozent
der alltglichen Arbeitszeit eines Angestellten fr das Auffinden und Ablegen von Informationen verwandt werden. Moderne DMS/ECM-Suiten
bieten Unternehmen zahlreiche Mglichkeiten, Geschftsablufe weiter
zu automatisieren und Anwendern genau die Informationen bereitzustellen, die fr ihn notwendig sind. Zwar bleibt das papierlose Bro eine Illusion, doch trgt die konsequente Digitalisierung zum Beispiel des Posteingangs oder der Personalakten nicht nur dazu bei, Arbeitsablufe zu verbessern, sondern auch wertvolle Ressourcen zu sparen.
Das Angebot an DMS- und ECM-Systemen ist in den vergangenen Jahren weiter stark gestiegen. Insbesondere die Hardwareanbieter von Druckern und Scannern haben die Marktchancen erkannt und
drngen ins ECM-Geschft. Das erschwert die Auswahl geeigneter Systeme zustzlich. Um Ihnen die
Auswahl zu erleichtern und damit Ihr DMS-Auswahlprojekt zu einem echten Investitionsgewinn fr
das Unternehmen wird, stellen wir Ihnen bereits im 20. Jahrgang unsere Jubilums-Marktbersicht
zur Verfgung.
Die vorliegende DMS/ECM-Studie soll Ihnen einen berblick der marktgngigen Systeme fr das Dokumentenmanagement im deutschsprachigen Raum verschaffen und Untersttzung bei der Softwareauswahl bieten. Dazu haben wir 89 namhafte Anbieter mit insgesamt 95 Software-Lsungen im
deutschsprachigen Raum einer umfangreichen und detaillierten Analyse unterzogen. Erfahren Sie
hier, welche Mglichkeiten die verschiedenen Systeme bieten und welche Funktionen mittlerweile
zum Standard gehren, worin sich die angebotenen Lsungen unterscheiden, mit welcher technologischen Basis die Software-Anbieter zu berzeugen versuchen, welche Branchen und Unternehmensgren abgedeckt werden und vieles mehr.
Zudem geben wir Ihnen wertvolle Tipps und Entscheidungshilfen fr Ihren eigenen Auswahl- und
Einfhrungsprozess an die Hand. Wenn wir Sie bei spezifischen Fragestellungen oder bei der Umsetzung Ihres Software-Projektes untersttzen knnen, stehe ich Ihnen jederzeit gerne persnlich zur
Verfgung.
Noch ein Hinweis zu unserer Wortwahl: Der Einfachheit halber stehen bei uns die Begriffe DMS und
ECM gleichberechtigt nebeneinander und werden in der vorliegenden Untersuchung synonym verwendet. Mehr zu dieser Thematik finden Sie in einem Exkurs.
Herzlichst, Ihr Michael Gottwald

Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung ............................................................................................................................................................ 5
2. Konzeption und Vorgehensweise ...................................................................................................................... 10
3. Exkurs: Was ist ECM Enterprise Content Management? .................................................................................. 11
4. Anbieter und Lsungen ..................................................................................................................................... 15
5. Ergebnisse ......................................................................................................................................................... 38
5.1 Allgemeines zu den Dokumentenmanagement-Produkten und Anbietern ............................................... 38
5.1.1 Angebot an Mietmodellen wie SaaS und ASP nimmt zu ..................................................................... 38
5.1.2 Kundenfokus & Zielgruppe (Unternehmensgre) ............................................................................. 39
5.2 Kernbereiche von Enterprise Content Management .................................................................................. 41
5.3 Inputmanagement ...................................................................................................................................... 42
5.4 Eigenes Archiv/Revisionssicherheit ............................................................................................................ 44
5.5 Clientbasierte E-Mail-Archivierung ............................................................................................................. 45
5.6 Serverbasierte E-Mail-Archivierung ............................................................................................................ 46
5.7 Dokumentenverwaltung ............................................................................................................................. 47
5.8 Dokumentensuche ...................................................................................................................................... 50
5.9 Aktenverwaltung ........................................................................................................................................ 51
5.10 Groupware/Zusammenarbeit ................................................................................................................... 52
5.11 Workflowmanagement ............................................................................................................................. 53
5.12 Outputmanagement ................................................................................................................................. 54
5.13 Schnittstellen & Protokolle ....................................................................................................................... 55
5.14 Technologische Basis ................................................................................................................................ 56
5.14.1 Architektur ........................................................................................................................................ 56
5.14.2 Sprache/Entwicklungsumgebung ...................................................................................................... 58
5.14.3 Serverplattform ................................................................................................................................. 59
5.14.4 Client-Betriebssysteme ..................................................................................................................... 60
5.14.5 Mobile Betriebssysteme .................................................................................................................... 60
5.14.6 Datenbanken ..................................................................................................................................... 61
6. Resmee der Ergebnisse ................................................................................................................................... 63
7. Tipps fr die Softwareeinfhrung ..................................................................................................................... 68
8. Anwenderberichte/Case Studies....................................................................................................................... 72
9. Firmenprofile ausgewhlter Anbieter ............................................................................................................... 92
10. Alphabetischer Hersteller- und Produktindex............................................................................................... 102
11. Herausgeberinformation ............................................................................................................................... 105
12. Weitere Studien und Dienstleistungen ......................................................................................................... 106
13. Anhang .......................................................................................................................................................... 107

Hinweis
Die vollstndige kostenlose Zusammenfassung
(59 Seiten) der Studie knnen Sie hier anfordern.
Die ausfhrliche Studie mit den detaillierten Ergebnissen
inkl. aller Grafiken, Tabellen, Statistiken sowie der ca. 225
Seiten starken Produktbersicht aller teilnehmenden Hersteller und Lsungen, die sich insbesondere fr die Auswahl eines DMS-Systems eignet, knnen Sie fr 150 zzgl.
MwSt. und Bereitstellungspauschale DMS/ECM-Studie
2015 bestellen.

Softwareanbieter, die sich fr eine zuknftige Teilnahme


an SoftSelect Studien interessieren, nehmen bitte unter
der Rufnummer +49(0)40 870875-0 oder per E-Mail unter info@softselect.de Kontakt auf.

1. Einleitung
Der durchschnittliche Angestellte verbringt
aktuellen Studien zufolge bis zu 20 Prozent
seiner Arbeitszeit mit dem Suchen und Verwalten von Informationen und Daten. Zeit, die
unproduktiv verstreicht und fr Unternehmen
zu einem eklatanten Wettbewerbsnachteil
gert. Dennoch setzt erst gut die Hlfte der
deutschen Unternehmen mit ber 50 Mitarbeitern mittlerweile professionelle Dokumentenmanagement-Lsungen ein, wie aus einer
von SoftSelect durchgefhrten Anwenderbefragung (DMS Trend Report 2014) hervorgeht.

DMS Nutzung nach


Unternehmensgre (n=203)
50 bis 250
Mitarbeiter
251 bis 500
Mitarbeiter
501 bis 1000
Mitarbeiter
ber 1000
Mitarbeiter

44%
54%
43%
60%

Nach wie vor sieht der Alltag in vielen Unternehmen wie folgt aus: Mitarbeiter verbringen
einen Groteil ihrer Zeit mit dem Wiederauffinden von Dokumenten. Projektakten sind oft
nur leidlich gepflegt, Informationen oftmals
unvollstndig und an verschiedenen Orten
abgelegt. Die Aufbewahrung und Vernichtung
von Daten ist nicht klar geregelt und unterliegt
dem Ermessensspielraum einzelner Mitarbeiter. Vor allem die unstrukturierten Dokumente wie E-Mails, Digitalbilder, Formulare, Webinhalte, Druckdaten, Faxe etc. verbrauchen
enormen Speicherplatz und binden betrchtliche administrative Ressourcen.

Die Entscheidung fr ein leistungsfhiges Dokumentenmanagement- bzw. ECM-System


sollte daher im Sinne der Wettbewerbsfhigkeit nicht auf die lange Bank geschoben werden.
Begriffsvielfalt DMS ECM
Im deutschen Sprachraum ist der Begriff Dokumentenmanagement bereits seit langem
etabliert. In den letzten Jahren ist auch der
englische Begriff Enterprise Content Management zunehmend in Mode gekommen. Ein
qualitativer oder funktionaler Unterschied
zwischen den beiden Begriffen besteht nach
herrschender Meinung jedoch nicht die beiden Begriffe werden von fast allen Akteuren
synonym gebraucht. Zwar bevorzugen manche
Marketingstrategen den Begriff ECM, um umfangreichere Funktionen, die ber den engeren Bereich des Dokumentenmanagements
hinausreichen, zu subsumieren. Als Beispiel
hierfr seien die Einbindung von Collaboration-Funktionalitten (Groupware) oder Reporting-Tools (Business Intelligence) genannt. Da
diese Fhigkeiten aber genauso gut dem Dokumentenmanagement zugeschlagen werden
knnen, werden in der vorliegenden Studie
beide Ausdrcke gleichberechtigt ihre Verwendung finden. Zur weiteren Begriffserklrung siehe auch den folgenden Exkurs Was ist
ECM? von Dr. Kampffmeyer.

2. Konzeption und Vorgehensweise


Bei der SoftTrend Studie 277 handelt es sich um eine neue Auflage einer regelmig aktualisierten
Marktbersicht zum Thema Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management. Die
Studienreihe SoftTrend untersucht jeweils den Status quo sowie Trends und Entwicklungen auf dem
deutschsprachigen Markt fr Business Software. Bisherige Untersuchungen befassten sich neben
dem DMS-Bereich mit den Themen Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Customer Relationship Management (CRM) und Business Intelligence (BI).
An der vorliegenden SoftTrend Studie 277 beteiligten sich 88 Anbieter aus Deutschland, sterreich
und der Schweiz mit insgesamt 95 Lsungen. Fr die Untersuchung und Beurteilung der Lsungen
mussten die teilnehmenden Software-Anbieter einen detaillierten Online-Fragebogen mit einem
Umfang von knapp 300 Fragen ausfllen. Den Fragebogen und die dazugehrigen Angaben der DMSAnbieter finden Sie in Auszgen weiter hinten in der bersicht: Produkt- und Leistungsprofile.
ber unsere Website www.softselect.de/dms-software knnen Sie sich einen berblick ber den
DMS-Markt verschaffen. Zudem besteht die Mglichkeit, online auf unsere Datenbank zuzugreifen
und ber die Expertensuche eine Vorauswahl infrage kommender DMS-Lsungen durchzufhren.
Die methodische Vorgehensweise der vorliegenden Anbieterbefragung im Einzelnen:

Definition des notwendigen Informationsbedarfs


Konzeption des Kriterienkataloges
Stichproben-Interviews mit Branchenvertretern
Finalisierung des Fragebogens
Sichtung von statistischem Datenmaterial und Fachbeitrgen
Auswertung von Projektergebnissen der SoftSelect GmbH
Gesamtbewertung und Schlussfolgerung

Die Untersuchung stellt eine detaillierte und ausfhrliche bersicht des deutschsprachigen DMSSoftware-Marktes dar. Zu den analysierten Fachbereichen der ECM-Systeme zhlten neben der eigentlichen Dokumentenverwaltung, Input Management, revisionssichere Archivierung, Groupware,
Workflowsteuerung, Reporting und Output Management. Neben den Funktionalitten standen zudem bergeordnete Aspekte wie Kundenfokus, Systemtechnik und die technologische Basis im Fokus
der Untersuchung. Auf einen Vergleich der Lsungen zum Beispiel in Form eines Rankings wurde
bewut verzichtet. Durch die zahlreichen von uns begleiteten Softwareauswahlprojekte wissen wir,
dass eine Aussage, nachdem dieses oder jenes System das Beste sei, nicht mglich ist. Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen und Voraussetzungen, die in einem Auswahlprozess bercksichtigt werden mssen.
Der Aufruf zur Teilnahme an der vorliegenden Studie erfolgte im August 2014 ber eine ffentliche
Ausschreibung (u. a. mittels SoftTrend Newsletter). Es wurden dabei national und international ausgerichtete Hersteller und Vertriebspartner von ECM-Software angesprochen, deren Lsungen in der
DACH-Region angeboten werden. Softwareanbieter, die sich fr eine zuknftige Teilnahme interessieren, nehmen bitte unter der Rufnummer +49(0)40 870875-0 oder per E-Mail
ter info@softselect.de Kontakt auf.

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3. Exkurs: Was ist ECM Enterprise Content Management?


Markterhebungen zeigen, dass Dokumentenmanagement immer noch der Begriff ist, mit dem in
Deutschland die meisten Anwender Themen wie elektronische Archivierung, elektronische Akte,
Posteingangssysteme, Kollaboration, Scannen und Workflow zusammenfassen wrden. Die Entwicklung der letzten Jahre hat jedoch zahlreiche neue Funktionen und Anwendungsfelder hinzugefgt,
die ber das traditionelle Dokumentenmanagement des vergangenen Jahrzehnts weit hinausgehen.
Man spricht heute von ECM Enterprise Content Management. Unter diesem Begriff, der bereits vor
ca. 15 Jahren in den USA entstanden ist, sammeln sich alle Technologien rund um das Dokument, die
Geschftsprozesse und die Informationserschlieung.
Die Definition von ECM
Entscheidend fr die Neueinfhrung eines Begriffes oder einer Branchenbezeichnung ist, ob sich
damit etwas Konkretes verbinden lsst, eine neue Qualitt entsteht und ein mehr an Funktionalitt
und Nutzen fr die Anwender vorhanden ist. ECM ist dabei mehr als nur Technologie und Funktionalitt. Enterprise Content Management sind in erster Linie Verfahren und Methoden im Umgang mit
Information. Dies wird in der Definition des internationalen Branchenverbandes AIIM international
deutlich:
Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung,
Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Untersttzung organisatorischer
Prozesse.
ECM schliet dabei herkmmliche Techniken wie Input-Management, Dokumentenmanagement,
Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, OutputManagement, Storage und elektronische Archivierung ein. ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. Daten und Dokumente werden dabei zu einer ganzheitlichen Sicht auf alle zusammengehrigen Informationen zusammengefhrt.
Die Merkmale von ECM Enterprise Content Management
Der Anspruch eines Enterprise Content Management Systems konzentriert sich auf drei wesentliche
Konzepte:
Enterprise Content Management als integrative Middleware
ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und Insel-Architekturen berwinden.
Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lsung arbeitet. Fr die neue Welt webbasierter IT, die sich quasi als dritte Plattform neben herkmmlichen Host- und Client-/ServerSystemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Fr die Einfhrung und Nutzung von
ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil von SOA Service-orientierten Architekturen und erlaubt so auch die Nutzung ber
mobile App-Technologien.

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4. Anbieter und Lsungen


88 Unternehmen aus Deutschland, sterreich und der Schweiz haben an der vorliegenden Untersuchung teilgenommen. Es wurden sowohl Hersteller als auch einige namhafte Vertriebspartner von
Dokumentenmanagementsystemen nach Funktionen und Technologie befragt. Sowohl umfassende
ECM-Suiten als auch Unternehmen, die auf spezielle Kernbereiche des Enterprise Content Managements spezialisiert sind, wurden bei der Untersuchung bercksichtigt.
Die aktuelle Teilnehmerliste umfasst folgende Hersteller und Lsungen in alphabetischer Reihenfolge:

1.A Connect Gmbh (1A-Archiv): Die 1.A Connect GmbH entwickelt und vertreibt Software und Hardware fr das Management und die digitale Archivierung von Daten und Dokumenten. Das vor ber
20 Jahren gegrndete Unternehmen ist ansssig im saarlndischen Nohfelden-Gonnesweiler. Weitere Informationen unter www.1a-archiv.de
Obere Seestrae 13
66625 Nohfelden-Gonnesweiler
Telefon: +49 (0)6852 896618-0
km@1a-archiv.de
Accantum GmbH ([accantum]): Die im Jahr 2000 in Rosenheim gegrndete Accantum GmbH ist Hersteller der webbasierten Dokumenten- und Archivlsung [accantum]. Die programmierbare Lsung
kommt auf ca. 600 Installationen in der DACH-Region. Weitere Informationen
ter www.accantum.de
Schnfeldstrae 17
83022 Rosenheim
Telefon: +49 (0)8031 61616-10
info@accantum.de
aconso AG (aconso Dashboard): Die im Jahr 2000 gegrndete aconso AG hat sich auf die digitale Personalaktenarchivierung fr mittelstndische und groe Unternehmen spezialisiert. Mehr als 140 realisierte Projekte im deutschsprachigen Raum nutzen aconso Dashboard zur Dokumentenverwaltung
im HR Bereich. Weitere Informationen unter www.aconso.com
Theresienhhe 28
80339 Mnchen
Telefon: +49 (0)89 516186-0
kontakt@aconso.com

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5. Ergebnisse
Fr die vorliegende Analyse wurden 88 Anbieter und 95 DM-Lsungen herangezogen. Den aus knapp
300 Fragen bestehenden Fragenkatalog und die Auswertung sind der Studie im Anhang beigefgt.
Die Grundgesamtheit der einzelnen Fragenkomplexe ist in den Grafiken mit n angegeben. Die Variation dieser Grundgesamtheit kommt dadurch zustande, dass einige der hier untersuchten Lsungen
auf einzelne Bereiche wie beispielsweise das Outputmanagement spezialisiert sind und daher fr die
Auswertung in einem anderen Bereich, z. B. Inputmanagement, nicht bercksichtigt wurden. Nicht
beantwortete Fragen bzw. mit Keine Angabe versehene Antworten wurden aus der Wertung genommen.

5.1 Allgemeines zu den Dokumentenmanagement-Produkten und Anbietern


5.1.1 Angebot an Mietmodellen wie SaaS und ASP nimmt zu
Verbreitung von Inhouse-Lsungen, SaaS, ASP und BPO (n=95)
96%

Inhouse-Betrieb der Lsung mglich

ASP (Application Service Providing)Betrieb

SaaS wird angeboten

Outsourcing (BPO) wird angeboten

66%

64%

58%

Die meisten DMS-Lieferanten bieten Ihre Lsungen nach wie vor als klassische Inhouse-Lsung an.
Dies zeigt die obenstehende Grafik. Nahezu alle der in der Befragung untersuchten Lsungen knnen
vor Ort (inhouse) im Unternehmen bereitgestellt werden. Doch das Angebot an Mietmodellen wie
Software as a Service (SaaS) und Application Service Providing (ASP) nimmt weiterhin deutlich zu. So
sind mittlerweile etwa zwei Drittel der Lsungen fr ASP und SaaS ausgelegt.
Auch das Auslagern von Geschftsprozessen durch Business Process Outsourcing (BPO) wird durch
ECM-Lsungen von mehr als der Hlfte der untersuchten Lsungen untersttzt. Insgesamt lsst sich
feststellen, dass in den letzten Jahren die Bereitstellungsvarianten von DMS Software deutlich zugenommen haben.
SaaS gilt als Nachfolger des Application Service Providing (ASP) und gehrt somit zu den On-DemandVerkaufsmodellen. Die Bereitstellung der Software erfolgt im SaaS-Modell als Dienstleistung ber
einen Internetanschluss, wobei die Anwendungen ber einen gewhnlichen Webbrowser genutzt
werden. Als Vorteile werden insbesondere die Abrechnung nach tatschlicher Nutzung, die leichte
Skalierbarkeit, die geringeren Investitionskosten, schnelle Einsatzbereitschaft und erweiterte Ser-

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6. Resmee der Ergebnisse


Die Nachfrage nach modernen ECM-Lsungen
zur Optimierung der Geschftsablufe ist ungebrochen. Durch das stetig wachsende Datenaufkommen in den Unternehmen werden
intelligente Informationsmanagementmethoden fr den Geschftserfolg immer bedeutender. Dokumentenmanagementsysteme liefern
den Unternehmen hierbei wertvolle Untersttzung. Leistungsstarke ECM-Software verfgt heute ber zahlreiche Funktionen, um
dokumentenbasierte Geschftsablufe effizienter und schlanker zu gestalten.
Die anhaltend starke Nachfrage nach Dokumentenmanagement-Lsungen in den letzten
Jahren hat den Anbietern satte Gewinne beschert. Kein Wunder also, dass auch einst reine Hardware-Hersteller wie Canon oder
Kyocera sowie Anbieter von Storage-Diensten
wie Dropbox im ECM-Markt verstrkt mitmischen und eigene Softwarelsungen anbieten.
In den kommenden Jahren ist daher von einer
weiteren Marktkonzentration mit bernahmen auszugehen. Dennoch bleibt zumindest
fr den deutschsprachigen Markt festzuhalten, dass eindeutige Marktfhrerschaften
fehlen. In der DACH-Region konkurrieren im
Wesentlichen zahlreiche mittelstndische
Anbieter mit ihren Produkten.
Neben umfangreichen ECM-Suiten, die alle
Teilbereiche vom Inputmanagement ber die
eigentliche Dokumentenverwaltung bis hin zur
Versand- und Portooptimierung
(Outputmanagement) abdecken, gibt es auch
zahlreiche Nischenanbieter, die sich auf die
Entwicklung eines einzelnen Moduls spezialisiert haben. Das Best-of-Breed-Konzept ist im
DMS-Sektor in besonderem Mae populr. Die
DMS-Anbieter kooperieren zum einen untereinander, zum anderen gibt es zahlreiche Kooperationen mit namhaften ERP-Herstellern.

Cloud-Angebot nimmt weiter zu

Verbreitung von Inhouse-Lsungen,


SaaS, ASP und BPO (n=95)
Inhouse-Betrieb der
Lsung mglich

96%

ASP (Application
Service Providing)Betrieb

66%

SaaS wird
angeboten

64%

Outsourcing (BPO)
wird angeboten

58%

Fast jede DMS-Software wird weiterhin fr


den Inhouse-Betrieb angeboten. Doch Mietmodelle wie ASP und Software as a Service
(SaaS) finden zunehmend strkere Verbreitung. Ca. zwei Drittel der Lsungen sind mittlerweile fr ASP und SaaS ausgelegt. Die Nachfrage nach ECM aus der Cloud ist hierzulande
zwar noch recht verhalten, wie der DMS Trend
Report 2014 gezeigt hat. Dennoch stellen sich
die Anbieter verstrkt auf eine anziehende
Nachfrage ein und bieten bereits in der ein
oder anderen Form Cloud-Angebote an. Der
Einstieg in Cloud ECM ist insbesondere dann
berlegenswert, wenn die zu verwaltenden
Daten aus den Vorsystemen (ERP, CRM, Office-Produkte) bereits im externen Rechenzentrum vorgehalten werden.
Kundenfokus branchenneutral fr Mittelstand und Grounternehmen
Fast alle in dieser Studie untersuchten Softwarelsungen sind branchenneutral einsetzbar. Daneben gibt es jedoch zahlreiche Anbieter, die ihre Lsungen an spezielle Kunden-

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7. Tipps fr die Softwareeinfhrung


Was ist neben den Funktionsmerkmalen der Lsung im Einfhrungsprojekt zu beachten?
In vielen mittelstndischen Unternehmen genieen Softwareauswahl-Projekte noch immer eine zu
geringe Prioritt. Dieser Kritikpunkt richtet sich erfahrungsgem zunchst an die Geschftsleitungsebene, da von dort die entscheidenden Impulse fr die Art und Weise der Projektdurchfhrung ausgehen (sollten). Das hat zur Folge, dass in vielen Evaluationsprojekten notwendige Projektaufgaben
nur sehr oberflchlich neben dem Tagesgeschft erledigt werden (knnen).
In der Projektarbeit stt SoftSelect hufig auf Projektteams, die von hherer Stelle mit der Aufgabe
betraut wurden, neben dem tglichen Operativgeschft die Koordination, Steuerung, Durchfhrung,
Kontrolle und Dokumentation der Auswahlprozesse durchzufhren. Manch ein Projektleiter bzw.
Verantwortlicher ist aufgrund der zustzlichen Aufgaben mitunter schnell berfordert, worunter die
gesamte Konzeption leidet und auch die mit der Einfhrung verbundene Zielerreichung infrage gestellt werden muss. Zwar ist die Auswahl einer passenden Softwarelsung eine groe Herausforderung, letztlich aber stellt dies auch eine zukunftsbestimmende Aufgabe dar, die langfristig auch eine
strategische Chance bedeutet. Das methodische und konzeptionelle Vorgehen ist daher von elementarer Bedeutung fr den Projekterfolg. Die Tatsache, dass diesen Aspekten in den Projekten hufig
nur unzureichend Beachtung geschenkt wird, lsst in der Regel auf ein nahezu fahrlssiges Vertrauen
darauf schlieen, dass die Funktionsmerkmale der jeweiligen Software bzw. der Anbieter selbst fr
das gewnschte Ergebnis sorgen werden.
Darber hinaus fehlen oft eindeutige Verantwortlichkeiten. Die Aufgabe wird meist delegiert und
dem IT-Management zugeordnet. Dort herrscht in der Regel ein hoher Kompetenzgrad mit Blick auf
die bestehenden Lsungen und interne IT-Infrastruktur, aber wenig bersicht hinsichtlich dessen,
was der IT-Markt derzeit zu bieten hat. An dieser Stelle werden oft Kenntnisse von den mit der Aufgabe betrauten Akteuren ber Entwicklung des Marktes und der Lsungen, zuknftige Trends und
die Positionierung bzw. Zukunftschancen der Hersteller verlangt, die sich externe Spezialisten meist
nur in mhevoller Detailarbeit aneignen. Die Mitglieder der Projektgruppe sind verstndlicherweise
oft schlichtweg berfordert, so dass viele Aspekte bei der Systemauswahl mangels besseren Wissens
vernachlssigt werden. Aufgaben, wie das Zusammentragen der wichtigsten Anforderungsmerkmale,
die Dokumentation der Kernprozesse oder die Auswahl eines geeigneten Anbieterpools werden
meist nur unzureichend erledigt. Und damit werden auch gleichzeitig entscheidende Weichen fr
den Projekterfolg (oder -misserfolg) gestellt.
Der notwendige Zeitaufwand fr eine strategische Vorgehensweise ist fr Projektverantwortliche
oftmals aufgrund operativer Notwendigkeiten im Geschftsalltag nicht zu bewerkstelligen. Die Entlastung vom Tagesgeschft wird sich vielmehr vom Einsatz einer geeigneten Software versprochen.
Dies ist jedoch erst dann gewhrleistet, wenn die Planungsphase erfolgreich abgeschlossen und notwendige Voraussetzungen fr eine Systemeinbindung erfllt sind.

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Anbieter:
DMS/ECM-Lsung:
Internet:

DocuWare
DocuWare
www.docuware.com

Kunde:
Branche:
Mitarbeiter:

ZF Friedrichshafen AG
Industrieelektronik
1.300

Millionen-Archiv mit SAP-Anschluss


Kaum ein Marktsegment entwickelt sich so dynamisch wie die Industrieelektronik. Im Unternehmensbereich Industrial Technology der ZF Friedrichshafen AG bilden SAP und ein in das kaufmnnische System integriertes elektronisches Archiv das Rckgrat der IT-Infrastruktur. ber sechs Millionen Dokumente befinden sich bereits in dem zentralen Dokumenten-Pool.
Im Jahr 2008 wurde die Cherry Corporation,
fhrender Zulieferer von Mechatroniklsungen
fr die Automobilindustrie und Entwickler von
Input-Devices fr Computer, von der ZF Friedrichshafen AG bernommen. Erweitert um den
ZF-Unternehmensbereich Human Maschine
Interface (HMI) bilden diese Geschftseinheiten
heute gemeinsam die Business Unit Elektronische Systeme in der ZF Division Industrietechnik. Ihr Sitz ist Auerbach in der Oberpfalz.
Sehr frh hatten die Verantwortlichen der Cherry Corporation erkannt, dass der schnelle Zugriff auf
digitale Informationen die Wettbewerbsfhigkeit relevant erhht. Bereits 1991 wurde mit der Siemens-Nixdorf-Lsung Arcis erstmals ein elektronisches Dokumentenmanagement-System implementiert. Als das DMS im Jahr 2004 abgekndigt wurde, befanden sich bereits deutlich mehr als eine
Million kaufmnnische und technische Dokumente im elektronischen Firmenarchiv.
Die Anforderungen
Ein Nachfolgesystem sollte nicht nur in der Lage sein, die Altdokumente mit geringem Aufwand zu
migrieren, sondern zudem ber eine flexibel ausbaufhige Software-Struktur verfgen. Des Weiteren
wurde eine Lsung gesucht, die langfristig ein hohes Ma an Investitionssicherheit gewhrleistet.
Die Anforderungen an die elektronische Dokumentenverwaltung haben sich im Laufe der Jahre
drastisch erhht. Funktionalitten zur Prozessverwaltung und -optimierung, beispielsweise die Generierung von Workflows, sind heute unverzichtbar", nennt Dieter Gebhardt, Leiter Informatik der Business Unit Elektronische Systeme bei ZF, wichtige Auswahlkriterien. Weiterhin war eine zertifizierte SAP-Schnittstelle gewnscht. Im Bestreben, Wildwuchs bei den Applikationen zu verhindern, verfolgen wir seit Jahren konsequent die Strategie, alle unsere Geschftsprozesse in der installierten
SAP-Umgebung zu standardisieren, so Gebhardt.

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Die Lsung
Im Rahmen einer Ausschreibung konnte sich DocuWare gegen
eine Reihe namhafter Mitbewerber durchsetzen. Das DMS erfllte die Auswahlkriterien und berzeugte durch seinen modularen Aufbau sowie die vergleichsweise gnstigen Anschaffungs- und Betriebskosten. Innerhalb weniger Tage erfolgte die
Basisimplementierung inklusive der Integration in das SAPSystem durch den DMS-Spezialisten.
Die bernahme der bestehenden Altdokumente aus dem ArcisArchiv wurde aufgrund der groen Menge an einen externen
Dienstleister delegiert. In wenigen Abteilungen werden in EinDieter Gebhardt, Leiter Informatik
zelfllen auch heute noch Papierakten angelegt, jedoch in regelmigen Abstnden ebenfalls extern digitalisiert. Und zwar halten einige Mitarbeiter an ihrem
Arbeitsplatz bis zum Projektabschluss ein Handarchiv vor. Ein zentrales Aktenarchiv fr Papierdokumente gibt es bereits seit Jahren nicht mehr", erlutert Dieter Gebhardt.
Die Vorteile
Durch die Integration des Dokumenten-Pools in SAP knnen Dokumente jederzeit und auf Knopfdruck aus der ERP-Lsung recherchiert werden, ohne dass der Anwender seine gewohnte Benutzeroberflche verlassen muss. Geschftsprozesse knnen dadurch durchgngig bearbeitet und somit
wesentlich beschleunigt werden. Zu krzeren Durchlaufzeiten und mehr Transparenz trgt auch die
Einrichtung von Dokumenten-Workflows, beispielsweise bei der Eingangsrechnungsbearbeitung, bei.
Bentigte die analoge Bearbeitung, sprich der Versand per Hauspost, frher durchschnittlich drei bis
fnf Tage, betrgt die Durchlaufzeiten heute die prompte Reaktion der Sachbearbeiter vorausgesetzt oft nur einen Tag", kalkuliert Dieter Gebhardt. Als positiver Nebeneffekt steigt darber hinaus
die Auskunftsfhigkeit gegenber den Rechnungsstellern. Der aktuelle Bearbeitungsstatus kann zu
jedem Zeitpunkt festgestellt und abgerufen werden. Ebenso werden Zahlungsfristen, zum Beispiel fr
Skonto, eingehalten und somit Geld gespart. Weitere Geschftsprozesse werden sukzessive in das
DMS-Projekt integriert, beispielsweise eine Workflow-gesteuerte Lsung fr das Vertragsmanagement und ein Genehmigungsprozess fr Dienstleistungen und Investitionen.
Nach achtjhriger DocuWare-Nutzung zog Dieter
Gebhardt ein durchweg positives Resmee. Wesentliche Erfolgsfaktoren fr derartige Projekte
sind die rckhaltlose Untersttzung durch das Management und die Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter. Innerhalb unseres Konzerns sind wir hinsichtlich elektronischer Archivierung ein Vorreiter.
Ich bin sicher, dass zu einem gegebenen Zeitpunkt
andere Konzernbereiche ebenfalls DMS-Projekte
starten und von unserem Wissen und unserer Erfahrung profitieren werden."

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10. Alphabetischer Hersteller- und Produktindex


(Irrtmer vorbehalten)
Firma

Produkt

Internetadresse

1.A Connect GmbH

1A-Archiv

www.1a-archiv.de

Accantum GmbH

[accantum]

www.accantum.de

aconso AG
AFI - P.M. Belz Agentur fr Informatik GmbH
agorum Software GmbH

aconso Dashboard

www.aconso.com

DirectInvoiceControl

www.afi-solutions.com

agorum core

www.agorum.com

Akzentum GmbH

PROXESS

www.akzentum.de

Alfresco Software Ltd.

Alfresco

www.alfresco.com/de

Allgeier IT Solutions GmbH

scanview

www.allgeier-it.de

ALOS GmbH

ALOS-SCAN, DocuWare

www.alos.de

ALPHA Business Solutions AG

proALPHA

www.abs-ag.de

amagno GmbH & Co KG

amagno

www.amagno.de

ArcFlow GmbH

ArcFlow

www.arcflow.de

arcusoft GmbH

DokuBit DMS

www.arcusoft.de

ASPOA GmbH

scan2find

www.scan2find.de

AXAVIA Software GmbH


BDV Branchen-DatenVerarbeitung GmbH
BROTEX metadok GmbH

AXAVIAsuite DMS

www.axavia.com

Uniarchiv DMS-Suite

www.bdv.com

regioCLOUD24 ECM Solution


Bynder Brand Portal und Digital
Asset Management

www.metadok.de

CKS.DMS fr SAP Business One

www.cksolution.de

CadacOrganice DCS

www.organice.com

CAQ AG Factory Systems

CAQ.Net

www.caq.de

CENIT AG

CENIT ECLISO

www.cenit.de

codecentric AG

Kofax

www.codecentric.de

COI GmbH

COI-BusinessFlow

www.coi.de

Comarch AG

Comarch ECM

www.comarch.de

Comretix GmbH

ELO (Elektronischer Leitz-Ordner)

www.comretix.de

conject AG

conjectPM

www.conject.com

CSB-SYSTEM AG

CSB-System

www.csb.com

CUTEC Christian Ulrich

Promet-ERP

www.cu-tec.de

d.velop AG

d.3

www.d-velop.de

Bynder
C.K. Solution Softwareingenieurbro Chris Kroos CadacOrganice

www.getbynder.com/de

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12. Weitere Studien und Dienstleistungen


SoftTrend Studie 276 BI Software 2014/2015
BI-Software-Studien verschaffen Ihnen einen detaillierten und
ausfhrlichen berblick ber das Lsungsangebot auf dem
deutschsprachigen BI-Markt. 86 der auf dem deutschen Markt fhrenden
BI-Systeme wurden in dieser Studie anhand eines Kriterienkataloges mit
ber 350 Fragen genauestens analysiert.
Zu den analysierten Fachbereichen der BI-Systeme zhlten insbesondere
Analyse, Datenbank, Dashboards, ETL-Prozesse, Predictive Analytics und
Reportingfunktionen. Neben den Funktionalitten standen zudem
bergeordnete Aspekte wie Kundenfokus, Systemtechnik und die
technologische Basis im Fokus der Untersuchung. Die Studie ist im September 2014 erschienen und kann unter http://www.softselect.de/itstudien/bi-studie-2014-business-intelligence-software bestellt werden.
SoftTrend Studie 274 CRM Software 2014:
CRM-Software-Studien verschaffen Ihnen einen detaillierten und ausfhrlichen berblick ber das Lsungsangebot auf dem deutschsprachigen
CRM-Markt. ber 90 der fhrenden CRM-Systeme wurden in dieser Studie anhand eines Kriterienkataloges mit ber 300 Fragen genauestens
analysiert. Zu den analysierten Fachbereichen zhlen unter anderem Vertriebsmanagement, Marketinguntersttzung, Kundendienst/Service Management, Call Center Management und Auendienststeuerung. Neben
den Funktionalitten standen zudem bergeordnete Aspekte wie Bezugsmodelle, Systemtechnik und die technologische Architektur im Fokus
der Untersuchung. Die Studie ist im Mrz 2014 erschienen und kann unter http://www.softselect.de/it-studien/crm-software-studie-2014 bestellt werden.
SoftTrend Studie 272 ERP Software 2013
ERP-Software-Studien verschaffen Ihnen einen detaillierten und
ausfhrlichen berblick ber das Lsungsangebot auf dem
deutschsprachigen ERP-Markt. ber 150 der fhrenden ERP-Systeme
wurden in dieser Studie anhand eines Kriterienkataloges mit ber 1.000
Fragen genauestens analysiert. Zu den analysierten Fachbereichen zhlen
unter anderem Warenwirtschaft, Materialwirtschaft, Lagerwirtschaft,
Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung,
Auftragsbearbeitung, Produktionsplanung und -Steuerung,
Prozessfertigung und Personalabrechnung. Die Studie ist im Oktober 2013
erschienen und kann unter http://www.softselect.de/it-studien/erpsoftware-studie-2013 bestellt werden.

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Dokumentenverwaltung

Produkt

1A-Archiv

[accantum]

DirectInvoiceControl

agorum core

PROXESS

Anbieter

1.A Connect GmbH

Accantum GmbH

AFI - P.M. Belz


Agentur fr
Informatik GmbH

agorum Software GmbH

Akzentum GmbH

Integriert

[accantum]

Volltextsuche in SAP

agorum core

PROXESS

1.A Connect GmbH

Accantum

AFI

agorum Software GmbH

Akzentum GmbH

Volltextsuche
hnlichkeitssuche
Attributsuche/Metadatensuche
Bereichssuche
Speicherung von Suchabfragen
Dokumentenanzeigefunktion
Thumbnailvorschau der Trefferliste

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Treffer

kA

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Integriert

[accantum]

Diverse

agorum core

PROXESS

1.A Connect GmbH

Accantum

Diverse

agorum Software GmbH

Azentum GmbH

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Dokumentensuche
Name der Komponente

Hersteller der Lsung

Export von Treffern


Export von Treffern in Email-Anhang
Dokumentenmanagement
Name der Komponente

Hersteller der Lsung


Dokumentenanzeigef. fr PDF
Dokumentenanzeigef. fr tif
Dokumentenanzeigef. fr JPG

Irrtmer vorbehalten.
Fr eine detaillierte SoftwareVorauswahl knnen Sie das kostenlose Matchingtool unter www.softselect.de nutzen.

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Hinweis
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inkl. aller Grafiken, Tabellen, Statistiken sowie der ca. 225
Seiten starken Produktbersicht aller teilnehmenden Hersteller und Lsungen, die sich insbesondere fr die Auswahl eines DMS-Systems eignet, knnen Sie fr 150 zzgl.
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der Rufnummer +49(0)40 870875-0 oder per E-Mail unter info@softselect.de Kontakt auf.