INTRODUCCION

En la mayora de las economas del mundo, se han incrementado la creacin de pequeas y

medianas empresas, esto ha creado la necesidad de contar con ms y mejores herramientas de
direccin empresarial, que les permita crear valor a travs de las tcnicas de gestin.
Tambin se ha identificado la necesidad del pequeo y mediano empresario de contar con un
documento que agrupe y simplifique conceptos y herramientas avanzadas de gestin de fcil
aplicacin, que le permita al gerente, propietario, socios, directores, etc. optimizar resultados y
crear mecanismos de control orientados en la generacin de valor econmico empresarial.
Estas herramientas de gestin se han constituido en alarmas para tomar decisiones en la gestin
empresarial, que pueden ser correctivas, proactivas o de control.

QUE ES UN INDICADOR.
Un indicador es la expresin cuantitativa del
comportamiento y desempeo de un proceso, cuya
magnitud, al ser comparada con algn nivel de
referencia, puede estar sealando una desviacin
sobre la cual se toman acciones correctivas o
preventivas segn el caso
El indicador proporciona informacin significativa
sobre aspectos crticos o claves de una organizacin
mediante la relacin de dos o ms datos.
Todas las actividades pueden medirse con parmetros que enfocados a la toma de decisiones son
seales para monitorear la gestin, as se asegura que las actividades vayan en el sentido correcto
y permiten evaluar los resultados de una gestin frente a sus objetivos, metas y responsabilidades.
Estas seales son conocidas como indicadores de gestin.
En la utilizacin de modelos para obtener los indicadores de gestin, es importante la informacin
obtenida de los estados financieros bsicos con el fin de darle facilidad, razonabilidad al anlisis y a
las conclusiones.

QUE TOMAN EN CUENTA LOS INDICADORES.

En el diseo de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad
y Potencialidad:
Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medicin acerca de lo que se hace en el
presente con los recursos y restricciones existentes.
Capacidad: Es un valor fijo, significa lo mximo que se podra hacerse con los recursos
existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explcitos los recursos y
restricciones que se relacionan con la capacidad mxima.
Potencialidad: Es lo mximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos y se
remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad.
Los anteriores conceptos son bsicos para obtener indicadores, ya que ayudan a observar el
comportamiento en el corto, mediano y largo plazo, permitiendo visualizar qu sucede en el
tiempo bajo ciertas circunstancias si se mejora el comportamiento actual bajo restricciones
particulares

QUE INFORMACION SE REQUIERE PARA ELABORAR UN INDICADOR.

Se requiere informacin necesaria con niveles adecuados de calidad, certeza y confiabilidad, tales
como:
Informacin financiero-contable:
Se debe contar con la existencia de sistemas de informacin administrativos bsicos, de modo que
la informacin financiera que se utilice para elaborar el indicador nos ayude a la toma de
decisiones y a la mejora de alguna situacin en particular.
Un requisito bsico es que cada unidad, programa o lnea de actividad que se pretenda evaluar
tenga un centro de costos y un registro detallado en el sistema contable.
Informacin operacional:
Son los datos sobre las actividades de las distintas unidades y programas de la empresa (cantidad
de productos, tiempo, clientes, prestaciones, etc). Al igual que la informacin contable, debera ser
obtenida directamente de los sistemas de informacin de la empresa.
Informacin de resultados:
Este tipo de informacin requiere de la creacin y operacin de nuevos sistemas de seguimiento y
recopilacin, tales como encuestas, mediciones en terreno, elaboracin de informes, etc.

LOS KPI SON NMEROS Y MUCHO MS

Los KPI estn asociados normalmente a la cuantificacin y nos proporcionan una imagen objetiva y
uniforme de la realidad. Sin embargo, esta forma de utilizar los KPI parece funcionar en algunos
proyectos ms que en otros.
Nos resulta fcil cuantificar las cosas como el dinero ganado, las transacciones de los clientes en
un da, el nmero de acciones realizadas y adems podemos contar el nmero de visitas de un
servicio determinado, pero hay cosas que no son fciles de contar. Cosas como la prestacin de
servicios en general, la cultura organizacional, los puntos fuertes de relaciones con los clientes o la
reputacin.

Por lo tanto la medicin en nuestro mundo moderno va ms all de los nmeros y tambin puede
incluir palabras, imgenes y vdeos, para describir y evaluar el desempeo. La medicin es mucho
ms que una actividad social. Basta con pensar en elegir un restaurante y reflexionar sobre las
experiencias anteriores, en los restaurantes que hemos visitado y adems es posible leer
comentarios de restaurantes en sitios web de restaurante, con el fin de formarse una opinin
acerca de los diferentes restaurantes de su zona. Tenemos un conjunto de factores diferentes que
nos facilitan el rendimiento de un restaurante tales como, nmero de estrellas, el ambiente, la

calidad de los alimentos, del servicio, el precio Para poder elegir el mejor restaurante para una
ocasin especial.
COMO SE CONSTRUYEN LOS INDICADORES DE GESTION
La medicin de la gestin global de una empresa requiere del desarrollo de un conjunto armnico
y sistemtico de indicadores de gestin que abarquen todas las reas de la empresa:

Economa (manejo adecuado de los recursos financieros),

Eficacia (logro de los objetivos institucionales),
Eficiencia (ejecucin de las acciones usando el mnimo de recursos)
Calidad del Servicio (satisfaccin de los requerimientos de los usuarios).

VENTAJAS DE IMPLEMENTAR INDICADORES DE GESTIN

Disponer de una herramienta de informacin sobre la gestin del negocio para determinar
que tan bien se estn logrando los objetivos y metas propuestas.
Identificar fortalezas en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para reforzar
comportamiento preactivos.
Contar con informacin que permita priorizar actividades basadas en la necesidad del
cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.
Establecer una gerencia basada en datos y hechos.
Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las actividades claves de la
organizacin, y la gestin general de las unidades del negocio con respecto al
cumplimiento de sus metas.
Reorientar polticas y estrategias con respecto a la gestin de la organizacin.

METODOLOGA PARA ESTABLECER LOS INDICADORES DE GESTIN

Contar con Objetivos y Planes: Es fundamental contar con objetivos claros, precisos,
cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan para lograr los
objetivos. Ellos nos dan el punto de llegada, las caractersticas del resultado que se espera.
Identificar Factores crticos de xito: Se entiende por factor crtico de xito aquel aspecto
que es necesario mantener bajo control, para lograr el xito de la gestin, el proceso o la
labor que se pretende adelantar.
Establecer Indicadores para cada Factor Crtico: Despus de identificar los factores crticos
de xito asociados a la eficiencia, eficacia, productividad, etc. Es necesario establecer un
indicador que permitan realizar el monitoreo antes del proyecto, durante ste y despus
de la ejecucin del proceso respectivo.

Objetivos
y Planos

INDICADORES
DE GESTION

Indicadores
para cada
factor
critico

Factores
criticos
de exito

INDICADORES PARA DISTRIBUCION

Ciclo de la orden.

Objetivo.
Controlar el tiempo que consistentemente transcurre desde que los clientes realizan un
pedido, hasta que tienen fsicamente los productos en sus instalaciones, disponibles para
su uso.

Definicin.
Nmero medio de das calendario desde que el cliente realiza el pedido, hasta que se
entrega el mismo. Su periodicidad es mensual.

Formula (das).
Fecha de recepcin fecha de solicitud

Entrega Perfecta.

Objetivo.
Controlar la cantidad de rdenes entregadas sin errores (perfectas).

Definicin.
Cantidad de rdenes que se atienden perfectamente y se considera que una orden es
atendida de forma perfecta cuando cumple con las caractersticas de entrega. Su
periodicidad es mensual.

Formula (%).
Entregas perfectas / Total de entregas

Pedidos entregados a tiempo

Objetivo.
Controlar el nivel de cumplimiento de las entregas de los pedidos.

Definicin.
Este indicador mide el nivel de cumplimiento de la compaa para realizar la entrega de los
pedidos en la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente. Su periodicidad es
mensual.

Formula (%).
Nmero de pedidos entregados a tiempo / Nmero total de pedidos entregados.

INDICADORES PARA EL AREA DE COMPRAS.

Certificacin de proveedores.

Objetivo.
Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integracin con los mismos.

Definicin.
Nmero y porcentaje de proveedores certificados.

Periodicidad.
Mensual.

Formula (%).
Proveedores verificados / Total de proveedores.

Calidad de pedidos generados.

Objetico.
Controla la calidad de los pedidos generados.

Definicin.
Nmero y porcentaje de pedidos generados sin retraso, o necesidad de informacin
adicional.

Periodicidad.
Mensual

Formula (%)
Pedidos generados sin problemas / Total de pedidos generados.

Volumen de compra.

Objetivo.
Controla la evolucin del volumen de compra en relacin con el volumen de venta.

Definicin.
% sobre las ventas de los pesos gastados en compras. Su periodicidad es mensual.

Formula (%).

Valor de las compras / Total de ventas.

Entregas perfectamente recibidas.

Objetivo.
Controlar la calidad de los productos recibidos, junto con la puntualidad y completitud de
la entrega.

Definicin.
Nmero y porcentaje de productos y pedidos (lneas) que no cumplan las especificaciones
de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor. Su periodicidad es semanal
(con agreciones mensual y trimestral y anual).

Formula (%).
Pedidos rechazados / Total de pedidos.

INDICADORES DE GESTION DE ALMACENES

Productividad de Almacn: Cantidad de trabajo realizado por unidad de tiempo.
Palets recibidos por da: para Recepcin de mercanca, no hace falta individualizar el
control, puede ser vlido el anlisis global.
Palets movidos por da: para Carretilleros. Este indicador si que conviene individualizarlo
por persona. Hay que contar los tiempos de paro de carretilla por tener otras dedicaciones
los carretilleros. Se puede obtener por da o por hora.
Lneas de pedido preparadas por hora: para los preparadores. Igual que en el indicador
anterior, hay que individualizarlo y descontar los tiempos de paro.
Bultos, cajas unidades preparadas por hora: es un complemento ideal para el indicador
anterior, es conveniente considerarlos en conjunto.
Absentismo: para todo el personal. Cociente de dividir las horas de presencia real de todos
los operarios de almacn, por las horas tericas que deberan estar. Tambin se puede
individualizar para controlar posibles abusos.
Actividad: para el personal directo que se ocupa de las tareas productivas de almacn.
Horas en las que se est ocupando de sus tareas productivas (carga, descarga,
almacenamiento, preparacin), dividido por las horas totales de presencia. Tambin es
muy conveniente individualizar este control, siendo necesario para obtener el dato global.
Calidad de preparacin: nmero de lneas con errores en la entrega dividido por el nmero
total de lneas preparadas. Por supuesto este indicador debe ser personalizado y su
conjunto nos indicar la calidad total de preparacin de nuestro almacn.

BIBLIOGRAFIA.
http://es.wikipedia.org/wiki/KPI
http://en.wikipedia.org/wiki/Performance_indicator
http://comenzandodecero.com/que-es-un-kpi/
http://www.sixtinagroup.com/herramientas-y-recursos/biblioteca-de-indicadores/
http://zumodemarketing.com/que-es-el-key-performance-indicator-kpi/