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DISEO PARA EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

COMERCIALIZADORA GOMEZ & GOMEZ S.A.S

ANDRES FABIAN JAIMES CUADROS

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER


PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SAN JOSE DE CUCUTA
2014

DISEO PARA EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS


COMERCIALIZADORA GOMEZ & GOMEZ S.A.S

ANDRES FABIAN JAIMES CUADROS


1191509

Anteproyecto presentado por requisito en la asignatura Metodologa a la Investigacin

Director
FABIO ORLANDO SEGURA
Magister En Ingeniera Industrial

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER


PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SAN JOSE DE CUCUTA
2014

CONTENIDO

pg.
1. PROBLEMA

1.1 TITULO

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA

1.4 JUSTIFICACIN

1.4.1 A nivel de la organizacin

1.4.2 A nivel del estudiante

1.5 OBJETIVOS

1.5.1 Objetivo general

1.5.2 Objetivos especficos

1.6 ALCANCES

1.7 LIMITACIONES

2. MARCO REFERENCIAL

10

2.1 ANTECEDENTES

10

2.2 MARCO TERICO

11

2.3.1 manual

11

2.3.2 Identificacin de las actividades realizadas por el talento humano

13

2.3.3 Estructura organizacional

15

2.3 MARCO CONTEXTUAL

18

2.4 MARCO CONCEPTUAL

19

2.5 REFERENCIAS

20

LISTA DE ILUSTRACIONES
pg.
Ilustracion 1. Esquema de aplicacin para el anlisis de cargos

15

LISTA DE TABLAS

pg.
1. Clases de manuales administrativos.

12

1.1 Instrumento para el levantamiento de procedimientos.

14

1. PROBLEMA

1.1 TITULO
DISEO PARA EL MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA EMPRESA COMERCIALIZADORA GMEZ & GMEZ.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


Las empresas siempre se deben enfocar en ser innovadores con el fin de mejorar el nivel de
vida de sus empleados utilizando herramientas que ayuden al correcto funcionamiento de las
labores de los trabajadores.
Comercializadora Gmez & Gmez es una empresa con cerca de 20 aos de experiencia en la
produccin y comercializacin de productos alimenticios pertenecientes a la canasta familiar.

Dentro de su catalogo de productos se encuentra como marca reconocida en el mercado


mayorista de la zona Caribe Arroz San Andrs. La empresa se caracteriza por tener enfocada la
innovacin de sus procesos, por lo cual desde el 2010 ha venido realizando constantes cambios
en la parte estructural y organizacional de la empresa con el fin de volver ms eficientes sus
procesos y aumentar el volumen de produccin.
Como la empresa se est sometiendo a un proceso de innovacin, se encuentra con problemas
al momento de establecer los nuevos puestos de trabajo, descargando eventualidades sobre el
personal que ya tena cargos dentro de la empresa, encontrndose con inconvenientes que no le
permiten ser ms eficaces a la hora de realizar las tareas impuestas.
Comercializadora Gmez & Gmez SAS desea mejorar el ambiente de trabajo que se tiene
dentro de la organizacin, siendo consciente de la inexistencia de un manual que oriente a los
trabajadores en los procesos y procedimientos que deben seguir para cumplir a cabalidad con las
funciones que tienen dentro de la empresa. De esta manera se reduciran los tiempos para realizar
el trabajo.
Al no tener presencia de un manual que defina funciones la empresa seguir vindose
afectada en el rendimiento de sus empleados, reduciendo el volumen de produccin, la calidad
del grano y la organizacin de las labores administrativas.
El diseo del manual de funciones, procesos y procedimientos permitir establecer las
funciones en los diferentes cargos para facilitar y encaminar los logros de los objetivos
organizacionales.

1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA

De qu manera se podra estandarizar las actividades desarrolladas por el talento humano de


la empresa Comercializadora Gmez & Gmez SAS?

1.4 JUSTIFICACION

1.4.1 A nivel de la Empresa. La empresa ser beneficiaria directa al recibir un manual que le
establezca las funciones que ejerce cada uno de los cargos dentro de la organizacin ya que los
empleados deben estar seguros de las tareas que deben desempear y la manera correcta en la
que se deben realizar.

1.4.2 A nivel del Estudiante. El manual de funciones es una herramienta muy


la administracin del talento humano. Como los estudiantes de

necesaria para

ingeniera industrial, estamos

altamente vinculados con el manejo de capital humano, por esta razn aprender a construir un
manual es de gran importancia en nuestro proyecto de formacin.

1.5 OBJETIVOS

1.5.1 Objetivo General. Elaborar el Manual De Funciones, procesos y procedimientos para


Comercializadora Gmez & Gmez S.A.S

1.5.2 Objetivos especficos.

Identificar las actividades desarrolladas por el talento humano de

la empresa comercializadora Gmez & Gmez.

Disear la estructura organizacional y el perfil de cargos de la empresa comercializadora


Gmez & Gmez SAS.
Disear el manual de procedimientos para la empresa Comercializadora Gmez & Gmez
SAS.

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES


1.6.1

Alcances. El alcance del presente proyecto de acuerdo con la direccin de

Comercializadora Gmez & Gmez SAS, es para toda la empresa.

1.6.2 Limitaciones. En el desarrollo del proyecto se plantearon limitaciones relacionadas con


la dificultad en la recopilacin de la informacin para la identificacin de las funciones y
procedimientos, debido a la poca disponibilidad de tiempo de los lderes y equipo de trabajo de
los procesos, por la alta carga operativa que desarrollan en el ejercicio de sus funciones.
2. MARCO REFERENCIAL

2.1 ANTECEDENTES
Para la realizacin del presente trabajo vamos a utilizar los siguientes antecedentes:

Adriana, O. H., (2008). Manual de funciones, procesos y procedimientos para la empresa


para la empresa Hierros HB S.A. Universidad Tecnolgica de Pereira, Pereira, Colombia.
La prctica empresarial nos permite aun como estudiantes el vivenciar de manera ms cercana
a la realidad los procesos adelantados en las diferentes empresas correspondientes a un sector de
nuestra economa, lo que nos permite poner en prctica los conocimientos previos adquiridos en

nuestro procesos de aprendizaje desarrollado al interior de las aulas universitarias, guiados por
nuestros directos y entes de apoyo representados en nuestros maestros, que comparten su
conocimiento y que en muchas ocasiones a manera de ejemplo o a travs de sus vivencias
propias nos indican lo que sucede en el mundo de las empresas y estn continuamente
actualizando la informacin que nos imparten.
Esta tesis le aporta al proyecto lo relacionado con tcnicas y herramientas utilizadas para la
identificacin de las funciones, procesos y procedimientos. A su vez aporta informacin para
disear la estructura organizacional de la empresa.

Roxana Z., B. (2011). Diseo de un manual de procedimientos para el Departamento de


Operaciones y logstica en la Compaa Circolo S.A. y su incidencia en el ao 2011.
Universidad Politcnica Salesiana, Guayaquil.
El propsito de este trabajo consiste en la elaboracin de un manual de procedimientos que
permita establecer los lineamientos para el adecuado desempeo de los colaboradores del
Departamento de Operaciones y logstica determinando las labores a efectuarse y los
responsables de las mismas.
Este trabajo aporta grandes referentes importantes para la elaboracin del marco terico en el
desarrollo de procesos operativos, en los cuales interviene la identificacin y anlisis de las
actividades realizadas por el talento humano dentro de una empresa.

Carolina R. H. (2007). Diseo de la estructura organizacional, manual de funciones,


procedimientos y anlisis de riesgos para la empresa A & L Ingeniera y Servicios LTDA.
Universidad Tecnolgica de Pereira, Pereira, Colombia.

El desarrollo del presente trabajo constituye el diseo de la estructura organizacional,


manuales de funciones, procesos, procedimientos y programa de salud ocupacional para la
empresa A & L Ingeniera y Servicios, con el fin de facilitar el conocimiento de la institucin
desde el punto de vista estructural y sirviendo de gua hacia sus colaboradores, para que
conozcan el funcionamiento de la empresa a la cual pertenecen, fomentando la responsabilidad y
la calidad de los servicios prestados para que hagan de esta una empresa competitiva.
Este trabajo se relaciona con el proyecto planteado, aportndole referentes de los cuales
puede guiarse para disear el organigrama y mapa de procesos para la empresa comercializadora
Gmez & Gmez SAS.

2.2. MARCO TEORICO


2.2.1. Manual. Segn lo planteado por Rodrguez (2012) se afirma: Es un documento en el que
se encuentra de manera sistemtica las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una
actividad. (p.51)
De la misma manera Tras (2009) expresa: Es un documento que contiene, en forma
ordenada, sistemtica y accesible, informacin relevante e instrucciones con el fin de asistir a los
miembros de una organizacin o a terceros que se relacionan con ella en su actuacin con
respecto a dicha organizacin. (p.3)
Terry (Citado por Tras, 2009) piensa que un manual es un inscrito de informacin e
instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de
un empleado en la empresa.

Con base a las anteriores definiciones un manual es un instrumento de control sobre la


actuacin del personal, pero tambin es algo ms ya que ofrece las posibilidades de dar una
forma ms definida a la estructura organizacional de la empresa.
As mismo, Rodrguez realiza la clasificacin de los manuales en dos categoras, como medio
a satisfacer las necesidades, segn se muestra en la Tabla 1.
Tabla 1. Clases de manuales administrativos.

Fuente: Rodrguez. (2012). Como usar y elaborar manuales administrativos Recuperado de


http://issuu.com/cengagelatam/docs/como_elaborar_manuales_administrativos_rodriguez_v/4.

Manual de funciones procedimientos. Pintos (2009) define como manual de funciones


donde se describe la organizacin formal detallando la estructura organizacional de la empresa y
las funciones asignadas a cada rgano que la compone.
De la misma manera Soto (2002) menciona que su objetivo del manual de procedimientos es
dar seguridad del funcionamiento de la organizacin formalizando las actividades que son
repetitivas para estandarizarlas con el fin de optimizar el buen uso de los recursos.

Para Pinto (2009) al realizar un manual de funciones y procedimientos debe llevar como
mnimo. Caratula, ndice, Introduccin, Objetivos, breve resea histrica, Propsito del manual,
Aspectos metodolgicos involucrados en su elaboracin, organigrama, rea de actividad,
productos, servicios brindados, para cada rgano su denominacin, descripcin, dependencia
jerrquica misin, y las actividades asignadas, para cada cargo una hoja de descripcin sobre la
dependencia jerrquica y relacionamiento formal, reas de responsabilidad y las aptitudes para su
desempeo.

2.2.2. Identificacin de actividades realizadas por el talento Humano. Roupe (citado por
UNAL) dice que para hacer el levantamiento de los procedimientos se pueden utilizar cuales
quiera de las siguientes tcnicas:
A travs de los jefes de oficina. Le jefe de oficina, de las distintas unidades de la empresa,
en forma simultnea, se rene con todos los empleados de la misma, y nombrando un relator,
comenzaran a describir en orden ascendente (1., 2), cada una de las actividades que se
realizan bajo la responsabilidad individual, para cada uno de los procesos o tareas y se diligencia
un Formato nico en borrador, por cada uno ().
A travs de un funcionario con conocimiento de los procedimientos. Se designar a un
empleado dentro de la oficina quien conformar tambin el grupo de apoyo, con un perfil
definido por su destacada colaboracin, inters, criterios de estar de acuerdo con el cambio, etc.
quien asumir la tarea de hacer el levantamiento de los procedimientos en colaboracin con el
coordinador o asesores, aplicando los parmetros sealados en el punto anterior, utilizando
siempre el formato nico, el cual ha prestado magnficos resultados, necesitando una revisin
ms detallada para evitar desviaciones o mentiras de las tareas que componen el procedimiento.

A travs de talleres de asesores o coordinadores. Los Asesores o Coordinadores mediante


entrevistas y encuestas a cada uno de los empleados va diligenciando el formato nico ,
describiendo las tareas, buscando el orden y la base lgicas del mismo y aplicando todas las
explicaciones sealadas en el primer punto de este tema.
Utilizacin de la hoja de ruta. Paralelamente se utilizar la Hoja de Ruta, como se explica
ms adelante del presente documento con carcter obligatorio, sea la que fuere la tcnica
utilizada, como elemento de confirmacin y comprobacin del respectivo procedimiento, y como
resultado se podrn hacer ajustes, previas las explicaciones justificadas del caso.
Mixto. Combinacin de los anteriores mtodos utilizados.
Tabla 2. Instrumento para el levantamiento de procedimientos.

FECHA DEL LEVANTAMIENTO Y


PAGINA NO.:
CDIGO:
VIGENCIA:
PROCEDIMIENTO:
PASO
EMPLEADO
No
DEPENDENCIA
DESCRIPCIN
FORMATO TIEMPO
RESPONSABLE
.

Fuente: UNAL. Instructivo para la elaboracin para manuales de procedimientos y funciones.


Recuperado de:
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/pdf/documentos/instr
uctivo.doc

2.2.3 Estructura Organizacional. Segn Zulima (1986) representa un sistema estable de


relaciones entre los miembros de una organizacin constituyendo por lo tanto el marco donde se
desarrollan los procesos internos de esta, en especial la toma de decisiones, lo que la convierte en
elemento determinante del comportamiento organizativo.( p.467)

Organigrama. Segn Ferrel, Hirt, Adriaensns, Flores & Ramos . (2004) organigrama es
una representacin visual de la estructura organizacional, lneas de autoridad, (cadena de
mando), relaciones de personal, comits permanentes y lneas de comunicacin. (p.243).

Del mismo modo Enrique B. (2004) se refiere a organigrama como la representacin grfica
de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas, en la que se muestran las
relaciones que guardan entre si los rganos que la componen. (p.78).
De las definiciones anteriores se puede decir que organigrama es una representacin grfica de la
estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa,
poltica, etc. En la que se indica y muestra, en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran,
sus lneas de autoridad, relaciones de personal, comits permanentes, lneas de comunicacin y asesora.

Segn Thompson (2007).


Anlisis de cargos. Castillo (2007) define: Es el fundamento de todo el proceso de
valoracin. Es el proceso de obtencin, clasificacin y documentacin sistemticas de toda la
informacin pertinente relacionada con la esencia de un puesto especfico () necesarias para un
buen desempeo del empleo (p.27). Del mismo modo dice que la utilidad no es limitada ni
tampoco para usar como base a una posterior valorizacin del mismo, aunque esta sea una de sus
finalidades ms especficas. En cambio nos ofrece un esquema donde se pueden apreciar las
mltiples aplicaciones que tiene.

Ilustracin 1. Esquema de aplicacin para el anlisis de cargos

Fuente. Alejandro (2007) Anlisis de cargos y manual de funciones en una empresa


manufacturera.
http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/11059/121/1/TG658306C352a.pdf (p.28).
Seleccin del personal. Las modernas tcnicas de Seleccin, elaboradas por la psicotcnica,
han desarrollado todo un proceso que debe seguirse si se quiere tener una razonable probabilidad
de haber elegido, entre los solicitantes, al personal ms idneo para ocupar un determinado
puesto.
Programas de formacin. Estos programas se estructuran en funcin de aquellos puntos en
los que los interesados no tienen un nivel satisfactorio, de lo que no puede determinarse sin el
previo conocimiento de las existencias del trabajo.

Ascensos. Para que la direccin de una empresa o el ejecutivo correspondiente pueda tomar
una decisin en este campo har falta que conozca cuales son las caractersticas de los individuos
que en principio pueden ascender, pero sin embargo estas caractersticas, a su vez, dependern de
las exigencias del trabajo.
Programas de seguridad. En el anlisis de cargos, uno de los campos que habr que examinar
son las condiciones ambientales en que se realiza y los riesgos a que el trabajador est sometido,
suministrando, por lo tanto, los datos que precisa la empresa de seguridad al establecer sus
programas.
Valoracin de trabajos. Resulta tambin evidente que no se puede pretender valorar un
trabajo sin antes saber en qu consiste y que peculiaridades tiene. Por otra parte, puesto que el
anlisis de cargos es la plataforma sobre la que se asientan los sistemas de valoracin, este
objetivo es el que se desarrollara liego con todo detalle.
Calificacin por el mrito. Esta tcnica, a la que se dedica toda una parte de esta obra,
pondera el mayor o menor merito que cada individuo adquiera en determinados campos, tales
como calidad, cooperacin, etc.
Distribucin en planta. Para llevar a cabo una buena distribucin o redistribucin de las
instalaciones se precisa conocer no tan solo que se realiza en cada puesto de trabajo, sino la
maquinaria que se utiliza, materiales empleados, la relacin del puesto evaluado con los dems,
etc.
Mejora de las relaciones humanas. Este objetivo se logra en tanto se consigan resultados
satisfactorios en los dems venimos sealando.
Organizacin estructural de la empresa: A medida que las empresa, en su proceso de
desarrollo, van alcanzando mayor complejidad, se hace ms necesario que queden perfectamente

fijadas y delineadas las funciones que corresponde desempear a cada uno, as como los limites
dentro de los cuales deben ejercerse y las relaciones que debern mantener, tanto con superiores
e inferiores como con sus iguales. Afijar todos estos estos extremos contribuir grandemente el
anlisis de los trabajos.

2.3. MARCO CONTEXTUAL


El proyecto se desarrollar en la organizacin que es conocida por la produccin y
distribucin de arroz marca San Andrs en Colombia llamada Comercializadora Gmez &
Gmez SAS, la cual se encuentra presente en el rea metropolitana y la costa colombiana.
De esta manera, especficamente el presente trabajo se llevar a cabo en la ciudad de San Jos
de Ccuta, donde se encuentra la planta de produccin y distribucin inicial de la organizacin
en la zona franca del barrio la nsula.
As mismo, como visin de negocio la empresa Comercializadora Gmez & Gmez SAS para
el ao 2018 quiere ser reconocida en el Nororiente colombiano por

alta calidad en sus

productos, siendo eficientes y respondiendo a las necesidades de sus clientes.


De igual forma, Comercializadora Gmez & Gmez en su misin Compromete a satisfacer
las necesidades de sus proveedores, Clientes y consumidores mediante a la produccin y
comercializacin de productos alimenticios de alta calidad, aplicando la ms alta tecnologa con
un equipo humano basado en la responsabilidad y compromiso de la empresa.
A partir de sus ideales enmarcados en ofrecer productos alimenticios de calidad, aplicando
alta tecnologa. Inicia su proceso de tecnificacin en el ao 2010 con la instalacin de
maquinaria de punta y la adecuacin de las zonas donde se realizan todos los procesos.

De esta manera, el presente proyecto se desarrollar en base a los procesos misionales y


operativos de la empresa como ayuda para la consolidacin de sus objeticos en el sistema de
gestin y calidad.

2.4 MARCO CONCEPTUAL


Manual administrativo. es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un
documento instrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y
colectivamente en una empresa, en todas sus reas, secciones, departamentos y servicios.
Proceso. Se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados
interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y predeterminado, como
consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las
diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura
orgnica.
Diagnostico. Es un proceso de construccin de conocimiento, estructurado, reflexivo y crtico
que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y transformar los hechos de un
determinado proceso o situacin de los social.
Empresa u Organizacin. Ejercicio profesional de una actividad econmica planificada,
con la finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios, y con una
unidad econmica organizada en la cual ejerce su actividad profesional en empresario por s
mismo o por medio de sus representantes.

Estrategia. Forma de distribuir recursos, configuracin de objetivos a largo plazo, conjunto


de polticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales.
Mercado. Es cualquier conjunto de transacciones, acuerdos o intercambios de bienes o
servicios entre compradores y vendedores.

REFERENCIAS
Ferrel, Hirt, Adriaensns, Flores y Ramos (2004). Introduccin a los Negocios en un Mundo
Cambiante, (4), 243.
Franklin B. Enrique (2004). Organizacin de Empresas. (2), 78
Rodrguez (2002). Como elaborar y usar los manuales administrativos, (4), 50 56.
Pintos, T. (2009). Los manuales administrativos hoy, 3 9.
Soto (.). Una experiencia en el diseo de un manual administrativo, 80 82
Zulima (1986) La estructura organizativa: Un anlisis contingente, Investigaciones econmicas
467 482.