CAPITULO 10 EL GERENTE DE PROYECTOS

Pacheco Diaz Francisco

Universidad Politcnica de Tlaxcala
Programa Educativo de Ingeniera Mecatrnica
Av. Universidad Politcnica No. 1, San Pedro Xacaltzinco, Tepeyanco, Tlax.
frank_elfen@hotmail.com
Tlaxcala, Mxico
Noviembre 2014

I.

INTRODUCCIN

En este documento se va a ver los aspectos o caractersticas que

debe de tener cualquier gerente al estar a cargo de un proyecto
para poder llevar a su finalizacin y lo que se busca es darle
esas herramientas para que el proyecto a su mandato tenga un
xito rotundo. En el documento se exponen algunas cualidades
que debe de tener el gerente como organizar a su organizacin
y como llevar a acabo todo el proyecto.
II.

RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DE

PROYECTOS
El gerente de proyectos es el responsable de confirmar que el
cliente quede satisfecho porque el alcance del trabajo se ha
realizado con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo. El
gerente de proyectos tiene la responsabilidad principal de
liderar la planeacin, la organizacin y el control de las
actividades del trabajo, con el fin de lograr el objetivo del
proyecto. El gerente de proyectos coordina las actividades de
los distintos miembros del equipo para asegurarse de que, como
un grupo cohesionado, desempeen las tareas correctas en el
momento indicado.
A. PLANEACIN. En primer lugar, el gerente define
con claridad el objetivo del proyecto y se pone de
acuerdo con el cliente para lograrlo. A continuacin,
el gerente comunica el objetivo al equipo para dar una
visin de lo que ser la debida consecucin de ese
objetivo. El gerente de proyectos encabeza la creacin
de un plan para lograr el objetivo del proyecto. Al
involucrar al equipo del proyecto en la elaboracin de
ese plan, el gerente se asegura de que el plan considere
muchos ms aspectos de los que podra identificar l
solo.
B. ORGANIZACIN. Organizar implica obtener los
recursos adecuados para desempear el trabajo. En
primer lugar, el gerente debe decidir qu tareas
desempear el personal interno y cules sern

encomendadas mediante outsourcing a subcontratistas

o consultores.
C. CONTROLAR. A efecto de controlar el proyecto, el
gerente instituye un sistema de administracin de la
informacin del proyecto diseado para rastrear el
avance real y compararlo con el planeado. Este
sistema ayuda al gerente a distinguir entre estar muy
atareado y obtener logros.

III.

HABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS

El gerente es un ingrediente fundamental para el xito de un

proyecto. Adems de que lidera la planeacin, la organizacin
y el control del proyecto, tambin debe poseer un conjunto de
habilidades y capacidades que inspiren al equipo para alcanzar
el xito, y para ganarse la confianza del cliente.
HABILIDADES DE LIDERAZGO. Liderar significa
encabezar a otros para que hagan las cosas; el gerente obtiene
resultados en razn de lo que hace su equipo. Liderar el
proyecto implica estimular a las personas para que, trabajando
en equipo, implementen el plan y logren con xito el objetivo.
La administracin efectiva de un proyecto requiere de un
liderazgo de estilo participativo y consultivo, con el cual el
gerente ser gua y consejero del equipo. Este estilo es
preferible al enfoque de una administracin jerrquica,
autocrtica y dirigida. El gerente alienta la motivacin cuando
expresa su reconocimiento al equipo y a los miembros que lo
conforman. Siempre adjudique a las personas el crdito que
merecen por sus ideas, esfuerzos especiales y logros. Lo debe
hacer a lo largo de todo el proyecto, y no slo al final del
mismo. El gerente puede influir en el comportamiento del
equipo para que logre el objetivo del proyecto. El liderazgo
requiere que el gerente est sumamente motivado y sea un
ejemplo positivo para el equipo; es decir, que predique con el
ejemplo. Si el gerente espera que las personas se queden hasta
tarde para terminar un trabajo y no salirse del programa del
proyecto, l tambin tiene que estar ah; no puede abandonar la

oficina temprano. Todo lo que diga y haga el gerente ser un

ejemplo para el equipo respecto al comportamiento que se
espera.
CAPACIDAD PARA FOMENTAR EL DESARROLLO DE
LAS PERSONAS. El gerente efectivo tiene gran inters por
capacitar y propiciar el desarrollo de las personas que trabajan
en el proyecto. Aprovecha el proyecto como una oportunidad
para agregar valor a la base de conocimiento de cada persona,
de modo que todos los miembros del equipo tengan ms
conocimiento y sean ms competentes cuando termine el
proyecto que cuando lo empezaron. Un gerente competente
brinda oportunidades para el aprendizaje y el desarrollo cuando
alienta a las personas a que tomen la iniciativa, asuman riesgos
y tomen decisiones. En lugar de fomentar el temor al fracaso,
el gerente reconoce que los errores son parte de la experiencia
del aprendizaje y el crecimiento. Puede tratar de proporcionar
asignaciones ampliadas que requieran que los miembros del
equipo aumenten su conocimiento y logren ms de lo que
piensan que pueden lograr. En las charlas con cada uno de los
miembros del equipo, el gerente debe preguntar: Qu has
aprendido trabajando en este proyecto?. Cada respuesta
ayudar al gerente a determinar otras actividades para propiciar
su desarrollo o las oportunidades de aprendizaje que necesita.
El gerente, al hacer estas preguntas, tambin enva el mensaje
de que valora a la persona y espera que contine con su
superacin personal.
HABILIDADES PARA LA COMUNICACIN. Los gerentes
de proyectos deben ser buenos comunicadores. Comunicarse de
forma regular con su equipo y tambin con los subcontratistas,
cuando los hay, con el cliente y los directores de su propia
organizacin. Una comunicacin efectiva y frecuente es
fundamental para mantener el proyecto en movimiento,
identificar problemas potenciales, solicitar sugerencias para
mejorar el desempeo del proyecto, estar al tanto de la
satisfaccin del cliente y evitar las sorpresas. La comunicacin
oportuna y honesta tambin impide que corran rumores.
Suponga que un miembro del equipo recibe la asignacin
temporal de trabajar en otro equipo porque se requiere de su
conocimiento para que ayude a resolver un problema crucial.
El gerente debe crear un ambiente que propicie la
comunicacin oportuna y franca sin temor a represalias, y
aceptar diferentes puntos de vista. Por ejemplo, si una persona
est teniendo problemas para completar una tarea, debe saber
que puede presentar el problema a la atencin del gerente sin
temor a ser sancionado.
HABILIDADES INTERPERSONALES. Las habilidades
interpersonales son esenciales para el gerente de proyectos.
Como explicamos en la seccin anterior, estas aptitudes

dependen de su habilidad para la comunicacin oral y escrita.

El gerente debe establecer con claridad lo que se espera de los
miembros del equipo, para que todos conozcan la importancia
de la funcin de cada uno para lograr el objetivo del proyecto.
El gerente de proyectos debe tener relaciones interpersonales
adecuadas cuando desea influir en los pensamientos y las
acciones de otros. Durante el proyecto tendr que persuadir y
negociar con el cliente, el equipo, los subcontratistas y los
directores de su organizacin. Un gerente de proyectos tambin
necesita habilidades interpersonales para manejar las
disensiones o las divisiones entre los miembros del equipo.
Estas situaciones requieren que el gerente las maneje con
delicadeza para poder ser el mediador en una solucin con la
que nadie quede mal, las relaciones no se deterioren y el trabajo
del proyecto no se vea afectado.
CAPACIDAD PARA MANEJAR EL ESTRS. Los gerentes
de proyectos deben ser capaces de manejar el estrs que se
presenta en ciertas situaciones laborales. Es probable que haya
mucho estrs cuando un proyecto est en peligro de no lograr
su objetivo debido a que los costos son excesivos, registra un
retraso o se presentan problemas tcnicos en el equipamiento o
el sistema, cuando los clientes piden que se cambie el alcance
o cuando surgen conflictos en el equipo del proyecto respecto
de la solucin ms adecuada para un problema. En ocasiones,
la actividad del proyecto se puede tensar e intensificar.
HABILIDADES PARA RESOLVER PROBLEMAS. El
gerente de proyectos debe ser capaz de resolver problemas. Si
bien es ms fcil identificar los problemas que resolverlos, la
adecuada solucin de los mismos empieza por la identificacin
temprana de un problema actual o potencial. La identificacin
temprana dar ms tiempo para estudiar a fondo y desarrollar
una solucin. Adems, cuando el problema se identifica pronto,
ser menos costoso resolverlo y tal vez tenga menos
repercusiones en otras partes del proyecto. La adecuada
identificacin de los problemas requiere de un sistema de
informacin con datos oportunos y exactos, una comunicacin
franca y oportuna entre el equipo del proyecto, los
subcontratistas y el cliente, y cierta intuicin basada en la
experiencia.
HABILIDADES PARA NEGOCIAR.
Los gerentes de
proyectos deben tener slidas habilidades para negociar.
Durante el ciclo de vida del proyecto, los gerentes encuentran
muchas ocasiones para emplear sus habilidades para negociar
en interacciones con el patrocinador o el cliente, la gerencia de
la organizacin del proyecto, los subcontratistas, los
proveedores y los usuarios finales del producto del proyecto.
Los temas de las negociaciones pueden ser los trminos y las
condiciones del contrato, la manera de obtener los recursos

especficos para pagar al personal del proyecto, los precios de

los subcontratistas, las fechas de entrega de los proveedores, los
pagos por daos, las repercusiones de los cambios en los costos
o el programa, el visto bueno del cliente para los diseos, la
necesidad de repetir el trabajo
HABILIDADES DE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO.
Los gerentes efectivos administran muy bien su tiempo. Los
proyectos requieren mucha energa porque implican numerosas
actividades simultneas y hechos inesperados. Para utilizar el
tiempo disponible de forma ptima, los gerentes deben tener
disciplina personal, ser capaces de ordenar sus prioridades y
estar dispuestos a delegar.

IV.

DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL

GERENTE DE PROYECTOS

Las personas no nacen con el conocimiento, las habilidades y

las capacidades para ser gerentes de proyectos efectivos, sino
que las deben desarrollar. Existen varios caminos para
desarrollar la competencia que se requiere para ser un gerente
efectivo.
1. Adquiera experiencia. Trabaje en la mayor cantidad
posible de proyectos. Cada proyecto ofrece una
oportunidad para aprender. Es muy til que los
proyectos no sean todos iguales. Por ejemplo, si usted
es ingeniero civil, trabaja en una firma de arquitectos
y acaba de trabajar en un proyecto de diseo de una
escuela secundaria, a continuacin podra buscar una
oportunidad para que lo asignen a otra clase de
proyecto, como disear un museo o una iglesia.
Asimismo, procure obtener diferentes asignaciones en
cada proyecto.
2. Aprenda de otros. Tambin debe observar la manera
en que otros participantes emplean sus habilidades.
Observe lo que hacen bien y lo que hacen mal. Por
ejemplo, suponga que desea desarrollar sus
habilidades para las presentaciones.
3. Entreviste a gerentes de proyectos que posean las
habilidades que desea desarrollar. Si quiere desarrollar
sus habilidades de liderazgo, por ejemplo, busque a
gerentes de proyectos que considere que son lderes
efectivos
4. Evalese y aprenda de sus errores. Si ha terminado la
tarea de un proyecto, pero ha gastado ms de lo
presupuestado o se ha retrasado en el programa.
5. Consgase un mentor. Puede pedir a alguien que sea
su mentor mientras trabaja en un proyecto. Debe ser
una persona que usted considere que posee las

habilidades que est tratando de desarrollar. Pida a

otros que le proporcionen retroalimentacin.
6. Participe en programas de estudio y capacitacin.
Existen muchos talleres, seminarios por Internet,
discos DVD y materiales para estudiar por cuenta
propia todas las habilidades mencionadas en la
seccin anterior. Adems, diversas universidades y
otros proveedores de servicios educativos ofrecen
diversos programas sobre administracin de proyectos
y muchos de ellos estn disponibles en lnea.
7. Afliese a organizaciones. Por ejemplo, el inscribirse
al Project Management Institute le brindar
oportunidades para participar en juntas y conferencias
con otras personas interesadas en la administracin de
proyectos.
8. Lea. Suscrbase a publicaciones y busque artculos
relacionados con las habilidades que desea desarrollar.
Existe gran cantidad de artculos sobre cmo mejorar
sus habilidades.
9. Obtenga un diploma. Otro camino para desarrollar
competencias como gerente de proyectos es obtener
un diploma de una disciplina especfica de la
administracin de proyectos.
10. Ofrzcase de voluntario. El centro de trabajo no es el
nico lugar donde puede desarrollar sus habilidades.
Piense en la posibilidad de colaborar como voluntario
en una organizacin donde no slo puede contribuir a
la comunidad o a una causa especfica, sino que
tambin puede tratar de desarrollar sus habilidades
para liderazgo.

V.
DELEGAR
Delegar implica atribuir facultades al equipo para que logre el
objetivo del proyecto, y a cada miembro del equipo para que
obtenga los resultados esperados en su campo de
responsabilidad. Es el acto de permitir que las personas
desempeen con xito las tareas que les han asignado Se
informa a los miembros del equipo los resultados especficos
que deben conseguir en cuanto al alcance del trabajo, los
resultados o los productos tangibles que deben entregar, el
presupuesto disponible y el marco de tiempo o programa
considerado para los campos de responsabilidad que les han
asignado. Ellos planean sus propios mtodos para obtener los
resultados deseados y controlan los recursos que necesitan para
desempear el trabajo. La delegacin requiere que las personas
asuman la responsabilidad de los resultados de las tareas que se
espera que cumplan. Para apoyar a los miembros del equipo con
el control de sus actividades laborales, el gerente debe
establecer un sistema para la administracin y el control de la

informacin del proyecto. Este sistema debe mantener al

gerente y al equipo del proyecto informados y apoyar su toma
de decisiones.

VI.
ADMINISTRACIN DE LOS CAMBIOS
En un proyecto, lo nico que con toda seguridad ocurrir
es el cambio. Aunque los planes estn muy bien
preparados, se presentarn cambios, los cuales pueden
ser:
Iniciado por el cliente
Iniciados por el equipo de proyectos
Ocasionados por el echo inesperados durante la
ejecucin del proyecto
Requerido por los usuarios de los resultados del
proyecto
as charlas y las juntas son una buena oportunidad para que
las personas expresen sus preocupaciones, temores y
ansiedades. La ansiedad y el miedo a lo desconocido
tensionan a las personas y crean su resistencia al cambio.
En las juntas para hablar de un cambio inminente, el
gerente no debe caer en discusiones ni colocarse a la
defensiva, sino mostrar empata por las inquietudes y los
temores de las personas, y no descartarlas ni restarles
importancia. De ser posible, el gerente debe conseguir
que los usuarios participen desde el principio en la
decisin de cambiar, como el sistema actual por otro
nuevo. A continuacin, los debe involucrar en la
planeacin y el diseo del nuevo sistema; despus de
todo, esas personas sern las que lo usen. Los usuarios
tambin tienen que participar en la planeacin de cmo
implementar el nuevo sistema. El gerente puede ofrecer
apoyo y recompensas que ayuden a asegurar la
implementacin exitosa del nuevo sistema. Una
recompensa sera ofrecer a los usuarios capacitacin en
cmputo, con la cual aumentarn su conocimiento y
valor. Por ltimo, el gerente debe ser paciente; los
beneficios esperados no se obtendrn hasta que el nuevo
sistema sea utilizado por completo.

VII.

CONCLUSIN

En este documento vimos las caractersticas que debe de

tener un gerente para poder llevar al xito cualquier
proyecto que se le asigne a dicha persona, los puntos ms
importantes en este documento indica que la mejor
manera de ser un generante es tener un tacto humanitario
para que el manejo de todo el recurso humano se sienta
seguro de hacer todo lo que tiene designado y llegar a
tener un proyecto toralmente exitoso.

VIII.

REFERENCIAS.

[1] Administracin exitosa de proyectos, 5ta Edicin Jack Gido y

James P. Clements