Sistema de Matriculacin

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Sistema de Matriculacin
Del Colegio CENI
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Preparado Por: Flix Adrian Prez

Fecha
: 31/05/14

Sistema de Matriculacin
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Sistema de Matriculacin
TABLA DE CONTENIDO

Nombre del Proyecto.......................................................................................................1

Definicion del proyecto....................................................................................................1
Preparado Por: xxxxxxxxx................................................................................................1
Resumen Ejecutivo del Proyecto.......................................................................................3
Descripcin del proyecto...................................................................................................3
Objetivos del proyecto.......................................................................................................3
Alcance del Proyecto.........................................................................................................3
En mbito de aplicacin...............................................................................................4
Fuera de Alcance...........................................................................................................4
Entregas de produccin:................................................................................................4
Organizaciones afectadas o impactadas:.......................................................................4
Estudios de Factibilidad del Proyecto...............................................................................5
Factibilidad Tcnica......................................................................................................5
Factibilidad Operativa...................................................................................................5
Factibilidad Econmica.................................................................................................5
Retorno de la inversin (ROI).......................................................................................5
Estimado del Proyecto Esfuerzo / Costo / Duracin.........................................................5
Cronograma de Trabajo.................................................................................................5
Principios mas Temprano(ES).......................................................................................5
Principios mas Tardo(EF).............................................................................................5
Terminacin mas Temprana(LS)...................................................................................5
Terminacin mas Tarda(LF).........................................................................................5
Holgura(H)....................................................................................................................5
Ruta Critica....................................................................................................................5
Duracin estimada.........................................................................................................6
Costo estimado..............................................................................................................6
Horario estimado de esfuerzo........................................................................................6
Duracin estimada.........................................................................................................6
Supuestos del proyecto......................................................................................................6
Riesgos del proyecto..........................................................................................................6
Planteamiento del proyecto...............................................................................................7
Organizacin del Proyecto................................................................................................7
Organigrama..................................................................................................................8
Aprobaciones del Proyecto................................................................................................8

Sistema de Matriculacin

Resumen Ejecutivo del Proyecto

La creacin de un sistema de matriculacin, ya que es un problema
para nosotros seguir trabajando manual, en cuanto se refiere a la
inscripcin y reinscripcin de los estudiantes, ya que se presta a
errores involuntarios, sera una gran ayuda el poder contar con un
sistema que nos sirva para realizar las facturas, y que realice el
clculo del pago de la mensualidad, inscripcin y pago de exmenes.

Descripcin del proyecto

El sistema a instalar requiere de un acceso individual para que cada
usuario inicie sesin con su contrasea, para poder llevar control del
uso y detectar errores.
Este sistema debe permitirnos poder saber la cantidad de estudiantes
existente inscriptos, nos debe permitir realizar las facturas y que
estas contengan los clculos de pagos de recargos si los hay.

Objetivos del proyecto

El objetivo del sistema es automatizar toda la informacin existente y entrante
del colegio as haciendo una base de datos sumamente concreta y accesible
para el usuario y los clientes.

Este proyecto cumplir con los siguientes objetivos:

Automatizar el sistema existente

Tener una base de datos concreta
Facilitar fcil exceso por el usuario a los datos del centro.

Alcance del Proyecto

El tipo de software a desarrollar no realizara matriculas online,
debido a que la institucin no lo requiere, por ende solo se le
proporcionara un sistema que pueda cubrir con los requerimientos
establecidos al inicio del proyecto, con el fin de lograr el objetivo
trazado que es la matriculacin de los alumnos automatizada.

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En mbito de aplicacin:
El mbito tiene un alcance determinado por el gestor del proyecto.

Entregas de produccin:
Al completar la implementacin de este proyecto haber cubierto
todas estas necesidades de la automatizacin del sistema
Actualizar el servidor de correo para mejorar la comunicacin
entre docente estudiante.

Toda la implementacin del mismo ser implementada desde

que se elabora el proyecto en 6 meses cubriendo los
entrenamientos de los usuarios.

Organizaciones afectadas o impactadas:

Empresa u organizacin

Cmo se ven afectadas, o Cmo estn participando?

Centro
Educativo Se va afectar porque es la encargada de patrocinar el sistema y
Nebraska Institute
es la que lo va implementar en la misma.

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Estudios de Factibilidad del Proyecto

Factibilidad Tcnica

En el uso del sistema a implementar sera necesario

por lo menos tres computadoras, de las cuales
habra una la tendra la Secretaria (Servicio al
Cliente), otra la tendra la Direccin y la otra en la
Contabilidad, pero actualmente ellos consta de una
Computadora

tienen

pocos

recurso

por

el

momento se instalara en esta, dado que el sistema

a implantar es sencillo y el equipo que tienen est
en buen estado y capacidad.
Lo que se requerir para el equipo del Colegio
(Secretaria, Directora y Contable) son cursos sobre
manejo de herramientas de office avanzados.
El sistema se realizara en Visual Basic, para lo cual
la empresa tendr que comprar la licencia y
tambin la de una Base de Datos.

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Factibilidad Operativa

Para implementar este sistema hay una gran

factibilidad operacional, ya que el personal est de
acuerdo en la implementacin del sistema ya que
fue requerido por ellos.
As que hay una participacin activa de ellos. Se han
realizado

las

preguntas

anotado

las

observaciones.
El equipo a trabajar tiene nocin del uso de
computadoras y un poco en las herramientas de
office.
Hay una gran parte de los equipos necesarios para
realizar las operaciones de requerir el sistema.
En el rea de Servicio al Cliente hay apoyo
suficiente para el proyecto, los mtodos usados
actualmente son aceptados, se les ha explicado las
causas del proyecto y sus beneficios, se necesitara
un poco mas de cursos tcnicos en el rea de
informtica.

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Factibilidad Econmica

Para realizar este proyecto la empresa no tendr

que invertir mucho en equipo ya que cuenta con
buenos equipos instalados, que se usan en otros
sistemas.
Solo la compra del programa para realizar este
sistema y la base de datos para alojar los datos.
La inversin se espera recuperar en un ao, pero lo
importante de esto es la rapidez para realizar las
inscripciones y la calidad en el servicio.
En la parte siguiente podremos observar un cuadro
con

los

equipos

requeridos

las

inversiones

necesarias.
Para los gastos del levantamiento, anlisis, diseo y
programador estn cubiertos por la empresa ya que
se trata de un servicio que le da el encargado de
informtica a la empresa, pero sern reflejados para
fines de comparacin.

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Retorno de la inversin (ROI)

De la tabla anterior de costos y beneficios podemos

obtener el ROI del sistema de despacho.

TC: Total Costos

TB: Total de Beneficios

ROI = TC/TB

Esta frmula nos dice que si tenemos un total de

costos de 186,500 pesos y un total de beneficios de
250,000 pesos nuestro ROI es de 0.746, en un
periodo de un ao.

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Cronograma de Trabajo

Sistema de Matriculacin

Actividades
Pre-Requisito
A
4
B
1 Mes
2 Mes
3 Mes 6
C
AB
6
PLANIFICACI
VISION
DESARROLLO
D
B
3
N
E
DE
7
Planteamiento
de
F
CD
4
la
Idea
principal
del
G
EF
6
proyecto.
H
DH
9
Planificacin de
I
HI
8
todas las
Se crean los
Se
define
el
J
G
6
actividades
componentes
objetivo
de
K
JK
4
necesarias para
e interfaces
la
L solucin a
ML
10
llevara a cabo el
necesarias de
M
JK
5
desarrollar
proyecto,
acuerdo al diseo
ML
9
aNcorto y largo
considerando las
de la solucin y la
O
N
9
plazo.
Se evala la
solucin que
e adapte mejor
a los
requerimientos del
cliente.
Elaboracin de una
Ficha
del Proyecto en
el cual quedan
definidos los
objetivos, alcances
de la solucin,
descripcin de
la solucin y otros
tpicos
relacionados.
Finaliza con la
terminacin del
informe final y la
ficha
de proyecto, para
presentarla al comit de
proyectos para su
aprobacin.

Duracin (Dias)
4 Mes
IMPLANTACION

Se realizan las
pruebas finales de
correccin de la
solucin y la
verificacin y
prioridades del
planificacin.
chequeo de la
integracin de sta
proyecto, los
recursos
Durante esta fase se con el resto del
ambiente
necesarios, los
realizan las pruebas tecnolgico del
tiempos esperados con el prototipo para cliente.
para ejecutar
validar la
Se lleva a cabo la
cada una de las funcionalidad
puesta en marcha
tareas
de la solucin.
de la solucin
y sus
en
el cliente.
funcionalidades.
Finaliza con la
validacin
Monitoreo por un
Finaliza con la
de los standares de tiempo previsto.
aprobacin del
calidad
Diseo de la
y los SLA o Services Cierre del contrato
y la negociacin.
solucin a detalle, Level Agreement de
el Plan Base del
la solucin.
Entrega de los
manuales e
Proyecto y el Caso
instructivos.
de Negocio.
Capacitacin del
personal usuario y
operativo del
cliente.

10D
J
I

4D
4D
6D
3D
9D
H
B
F
D
6D
EM
G
K
O
N
L
7D
5D
4D
6D
9D

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Ruta Crtica
A B C D E F G H I J K L N O 68 Das
ACEGKMNO 50 Das

Tardo
LF-LS =A-O =5
Tempranos
EF-ES=50
Holgura
DC=O-25

Ruta Crtica

Matriculacin de estudiante en
el colegio
Anlisis

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Requisito de
software

Diseo
Preliminar

Diseo
Detallado

Codificacin
y Prueba

Implementacin

Duracin estimada.
Costo estimado.
Horario estimado de esfuerzo.
Duracin estimada.

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Tarea
Planificacin de proyecto
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Tarea 4
Conclusin del Proyecto

Fecha
de Disponible/finalizado
Completado
Dd/mm/yy
Definicin de proyecto
Plan de trabajo
Dd/mm/yy
Disponible 1
Disponible 2
Dd/mm/yy
Disponible 3
Dd/mm/yy
Disponible 4
Dd/mm/yy
Disponible 5
Dd/mm/yy

Supuestos del proyecto

Supuestos del proyecto son las circunstancias y eventos que deben ocurrir
para que el proyecto tenga xito, pero estn fuera del control total del equipo
del proyecto. Ellos aparecen como supuestos si hay una alta probabilidad de
que de hecho sucede. Los supuestos proporcionan una perspectiva histrica
cuando se evala el desempeo del proyecto y determinar la justificacin de las
decisiones relacionadas con el proyecto y la direccin.
Con el fin de identificar y estimar las tareas necesarias y el calendario para el
proyecto, ciertos supuestos y los locales tienen que hacer. Con base en el
conocimiento actual hoy en da, las hiptesis del proyecto se enumeran a
continuacin. Si una hiptesis se invalida en una fecha posterior, a
continuacin, las actividades y los presupuestos en el plan del proyecto debe
ajustarse en consecuencia.
* Supuesto 1
* Supuesto 2
* Supuesto 3, etc

Riesgos del proyecto

Los riesgos del proyecto son las circunstancias o eventos que existen fuera del
control del equipo del proyecto que tendr un impacto adverso en el proyecto si
ocurren. (En otras palabras, mientras que un problema es un problema actual
que debe ser tratada, el riesgo es un problema potencial de futuro que an no
ha ocurrido.) Todos los proyectos contienen algunos riesgos. Los riesgos no
pueden eliminarse por completo, pero se pueden anticipar y administrados,
reduciendo as la probabilidad de que se produzcan.
Los riesgos que tienen una alta probabilidad de ocurrir y tener un impacto muy
negativo que se enumeran a continuacin. Tambin tenga en cuenta los riesgos
que tienen una probabilidad media de que ocurra. Para cada riesgo en la lista,
identificar las actividades a realizar para eliminar o mitigar el riesgo.
Los riesgos del proyecto son las caractersticas, circunstancias o
caractersticas del entorno del proyecto que puedan tener un efecto adverso en

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el proyecto o la calidad de sus prestaciones. Los riesgos conocidos
identificados con este proyecto se han incluido a continuacin. El plan ser
puesto en marcha para minimizar o eliminar el impacto de cada riesgo para el
proyecto.
Area de Riesgo

Nivel
(A/M/B)

1. Riesgo del proyecto1

Plan de riesgo
Riesgo Plan de Actividad1
Riesgo Plan de Actividad2, etc.

2. Riesgo del proyecto2

3. Riesgo del proyecto3

Planteamiento del proyecto

Esta seccin se utiliza para describir cmo el proyecto se estructurar y las
tcnicas importantes que se utilizan. El enfoque del proyecto se destina a
estimular el director del proyecto a pensar en el proyecto desde la parte
superior hacia abajo en lugar de los tradicionales de abajo hacia arriba. Incluido
el enfoque en la definicin del proyecto obliga al director del proyecto tanto en
cuenta las dependencias del proyecto, e incorporar la gestin de proyectos
necesaria para planificar y gestionar el proyecto.

Organizacin del Proyecto

Es importante entender que los principales actores estn en el proyecto. Un
organigrama funciona bien. De lo contrario lista de las funciones principales del
proyecto y las personas reales involucradas.
Una estructura de proyecto de organizacin adecuada es esencial para lograr
el xito.
La siguiente lista muestra la organizacin propuesta:
Proyecto Ejecutivo del Patrocinador:
Patrocinador del proyecto:
Director del Proyecto
Miembros del Comit:
Director del Proyecto:
Client Manager del proyecto:
Asesores del Proyecto:
Miembros del Equipo de Proyecto:
Organigrama:

Agregar un grfico de organizacin del proyecto, si est disponible.

Aprobaciones del Proyecto

Aadir las firmas que son importantes para la aprobacin del proyecto

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_____________________________________
Patrocinador del Proyecto

_________________
Fecha

_____________________________________
Director del Proyecto

_________________
Fecha

_____________________________________
Administrador del Proyecto

_________________
Fecha

_____________________________________
Cliente del Proyecto

_________________
Fecha