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Gerencia de Riesgos en compras

y suministros
JAVIER MRQUEZ CRESPO
Smithkline Beecham

Una gran parte de la actividad


de una empresa se basa en productos
y servicios que recibe del exterior.
El conocimiento de estos riesgos,
su anlisis y tratamiento suponen
un campo todava no muy
desarrollado y que debe ser tomado
en consideracin por la Gerencia
de Riesgos en ntima colaboracin
con los Departamentos de Compras
y Produccin, al efecto de establecer
aquellas medidas de prevencin,
seguridad y aseguramiento y control
de calidad del proveedor y establecer
dentro de los propios seguros de
l a empresa compradora coberturas
claras para riesgos producidos
por proveedores.

La funcin de compras se puede definir como


aquella responsabilidad empresarial encargada
de aprovisionar la empresa en las mejores condiciones de calidad/coste. Su objetivo consiste en
la correcta gestin para adquirir bienes y servicios
en las mejores condiciones posibles, buscando la
calidad de la compra y del proveedor para apartar un valor aadido a la empresa considerando
a las compras coma un elemento estratgico para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
La funcin de compras incluye las siguientes
fases:
Determinar las necesidades por el usuario.
Seleccionar fuentes de suministros.
Negociacin. contratacin. emisin y seguimiento de pedidos.
Recepcin y conformidad de los mismos.
Control de resultados.

LOS

riesgos en compras

El propio valor estratgico de las compras obliga


a analizar los riesgos que estas pueden generar a
ia empresa. Riesgos que se deben conocer y a los
que se les debe aplicar un tratamiento adecuado
para minimizarlos,
El trotamiento de estos riesgos involucra a distintos departamentos de la empresa (Produccin.
Compras. Departamentos legales. Controi de Ca-

lidad, Logstica. Gerencia de Riesgos. etc.) todos


los cuales dentro de sus distintas responsabilidades
deben crear un sistema de prevencin de riesgos
adecuado a las necesidades de cada empresa,
Como primer paso se establece la siguiente ciasificacin de riesgos en las compras.
Riesgos de la calidad del bien o servicio (que
la calidad de la compra sea la establecida para
cumplir las especificaciones y que no contenga
vicios ocultos que puedan ocasionar algn dao).
Riesgos por daos ocasionados por defectos
del bien/servicio adquirido.
Riesgos de paralizacin de produccin por
falta de suministro del ~roveedor.

Control de riesgos
en compras
El tratamiento de los riesgos requiere una identificacin y anlisis para evaluarlos y proponer
aquellas medidas de prevencin y aseguramiento
de los mismos necesarias para minimizar el riesgo
Y Sus consecuencias.

1) Identificacin de riesgos
Este paso tiene por objetivo conocer la existencia
de los riesgos en la compra de bienes y servicios y

su incidencia negativa en la empresa. para eilo se


deben efectuar diversos estudios de ios proveedores:
- inventario de Compras.
- Destino de las mismas (Produccin,compras

generales. otros).
- Ficha de proveedores (datos econmicos.
capital social. empleados. instalaciones, copacidad produccin. etc.).
- Caractersticastcnicas de las materias primas.
- Transporte de mercancas.

2) Anlisis de riesgos
Identificadoslos posibles riesgos se deben analizar
para valorar sus posibles consecuencias y proponer
medidas de prevencin y transferencia de sus consecuencias econmicas para minimizar su ocurrencia.
A ia hora de analizar las consecuencias de un
siniestro ocasionado por una compra se deben
establecer ias prioridades que la empresa tiene
en algn producto y su incidencia en caso de
producirse un siniestro:
Incidencias de las compras en el plan estratgico Paralizacin de produccin de un producto. valorando la importancia dei mismo dentro
del presupuesto anual de ventas.
Peligrosidad intrnseca del producto (riesgo
de incendio. explosin. contaminacin. daos al
personal. manipulacin. etc.) si el riesgo de ste
es alto (mucha frecuencia o alta intensidad) se
requerir de unas especiales medidas de prevencin elaboradas junto al proveedor,
Daos a terceros. Materias primas con alto
riesgo o con fallos de fabricacin susceptibles de
producir reclamaciones contra la empresa compradora o generar una mala imagen.

3) Prevencin de riesgos en compras


Una vez realizada la identificacinde riesgos y
evaluadas sus posibles consecuencias se deben
aplicar aquellos medidas de prevencin. control
de producto y aseguramiento necesarias para
evitar que su ocurrencia provoque una paralizacin

Planes de seguridad
Planes alternativos.
Equipos de deteccin y extincin de incendios.
Mantenimiento de equipos de seguridad.
Mantenimiento de equipos de produccin,
Mantenimiento instalaciones (limpieza.cuidado, orden),
Conocidas las medidas de proteccin podemos
hacer aquellas sugerencias que se estimen necesarias para mejorar ia seguridad:
Riesgos en el transporte.

de su capacidad productiva e incida en el comprador en aspectos tales como son retrasos en el


sistema productivo por falta de materias primas
o de equipos o una disminucin de a calidad
del producto / servicio con las consecuencias que
pueda generar.
Entre las medidas a tomar por el comprador.
estn las siguientes:
Inspeccin de las instalaciones del proveedor.
Estas inspecciones son fundamentales cuando el
riesgo de ese proveedor pueda afectar al plan
estratgico o causar unas graves reclamaciones
por el uso de sus productos. Se debe realizar un
cuestionario que responda a los siguientes datos:
- Descripcin de riesgos.
r

1
I

Localizacin e instalaciones.
Incendios.
Avera de maquinaria.
Roturas.
Explosin.
Daos elctricos.
Robo / Extravo.
Caractersticasfsico/ qumicas de las ma-

terias primas.
Estos datos nos permitirn conocer ia situacin
real de riesgos y evaluarlos:
- Medidas de proteccin.

Planes de emergencia.

Ei transporte puede producir una prdida /deterioro de un producto. si a eso se aaden los
problemas que conlleva un mal servicio (retrasos
importantes con paralizacin de un proceso productivo o retrasos en la entrega de mercanca
propia con daos a la misma o reclamaciones a
la empresa).
El transporte sea cual sea el medio (terrestre.
martimo. areo) tiene una serie de riesgos que
se pueden resumir en los siguientes:
- Hundimiento

incendio
- Abordaje
- Roturas
- Negligencia
- Vuelco
- Contaminacin
- Prdidas
de salvamento

Embarrancada
de buques
Colisin
Coida de bultos
Extravos
Choque
Accidente aviacin
Averas

Para protegerse de estos riesgos se deben analizar las distintas alternativas posibles y que podran resumirse en:
Seleccin de transportistas con capacidad
tcnica y experiencia contrastada.
Embalajes adecuados.
Seguros de transporte que cubran estos riesgos.
Control continuo de calidad de servicio.
Establecer clusulas de penalizaciones por
daos o retrasos i n j ~ ~ t i f i c a d o ~ .

Reclamaciones al transportista por fallos en


las entregas.

4) Aseguramiento
Es necesario que una empresa proveedora pueda recuperar su capacidad productiva y cubrir
sus responsabilidades sin que esta situacin suponga un grave quebranto motivado por la prdida de activos para lo cual el segura es uno
herramienta esencial por ese motivo se deben
exigir las siguientes coberturas de daos:
Incendios.Garanta de reposicin o reparacin
de un bien predeterminado por daios causados
por combustin. abrasamiento de un objeto, debe
incluir adems gastos de salvamento y daos ocasionados al intentar salvarlo. gastos de desescombro. daas por cada de raya o explosin.
Seguro de Maquinaria. Cubre la rotura o avera
de la maquinaria por accidentes inherentes al propio funcionamiento a manejo (defectos de diseo,
sabrecalentamienta. impericia empleado, etc.).
Seguro de robo. Cubre la desaparicin, destruccin. deterioro de un objeto asegurado motivado por robo o tentativa de robo.
Seguro de Lucro Cesante. Cubre las prdidas
del rendimiento econmico que hubieran podido
alcanzarse si no se hubiera ocasionado un siniestro. (incluye gastas fijos. sueldos, alquileres, etc.).
Seguro de Responsabilidad Civii que cubra
la responsabilidad de la empresa por daos causados a terceros en su proceso productivo.
Seguros de Transportes de mercancias.
Finalmente es fundamental analizar la aseguradora del proveedor. su solvencia y sewicios.

como son los riesgos financieros. riesgos polticos,


riesgos de la no calidad. etc. Estos parmetros
pueden incidir negativamente en el comprador
al impedir al proveedor cumplir con sus obligaciones, pudiendo generarse cuellosde botellas.
que retrasen nuestros pedidos y produccin.
Se deben analizar los siguientes riesgos de proveedores:
1. Riesgos financieros.
2. Riesgos de la no calidad de empresa.
3. Riesgos socio-polticos,
4 Riesgos ambientales.

1. Riesgos financieros
El aspecto financiero en lo compro. forma parte

esencial en la estrategia de una empresa, aspectos tales como condiciones de pago. sus piaros. la moneda de pogo. etc. pueden suponer el
beneficio de una empresa en un ejercicio, para
todo ello se requiere de un anlisis previo de la
solvencia del proveedor ya que sus dificultades
econmicas afectarn al cliente en puntos tales
como:
Falta de suministros del proveedor.
Mala coiidad de sus servicios y productos.
No poder atender los pedidos,
Lo prevencin de riesgos financieros se efectua
analizando la solvencia de la empresa. estudiando
los balances y cuenta de resultados del proveedor
y estudiando los siguientes ratios de referencia:
Liquidez (activo circuiante/pasivo circulante)
conociendo con ello la capacidad de los proveedores de satisfacer deudas a corto plazo.
Solvencia (activo total real/totai deudas) conociendo con ello la capacidad de satisfacer deudas con independencia de su piaro.
Cash Flow (beneficio amortizacin) Fondos
generados por la explotacin de la empresa.
Rentabilidad propia (Beneficio/activo total)
capacidad de generar los beneficios en relacin
a la inversin de la empresa.

La seieccin de proveedores es fundamental,


para elio se deben analizar ciertos parmetros.

Los riesgos en los pagos a proveedores incluyen:


Alteraciones de la moneda.
Fiiar monedas estables.
Establecer criterios contractuales de repercu
sin de los cambios de la moneda
Seguros de Cambio.

participar en io que le atae directamente de


manero que se eviten los riesgos que la No Calidad trae consigo.

3. Riesgos socio-polticos
Se deben evaluar cierto tipo de riesgos que pueden afectarnos ya sea por imagen. ya por seguridad contra espionaje Industrial. que requieren
de un cuidado especial.
a) Riesgos polticos.
b) Inestabilidad econmico de un pas (Hiperinflacin. altos costes financieros).
c) Inestabilidad Socio Poltica (Bloqueos internacionales, opinin pblico.trabas burocrtlcas,
corrupcin, huelgas, inestabilidad laboral, terrorismo. etc.).
En estos casos se debe buscar proveedores alternativos o contar con muchas garantas sobre
coste del producto. piazos de entrega y discrecin
en la relacin comercial.

2. Riesgos de la no calidad de empresa


La calldad, entendiendo sta como el sistema
de planificaciny mejora del sistema productivo
de una empresa, es fundamental a la hora de
poder seleccionar un proveedor. La empresa debe
estar orientada a los clientes y por tanto ofrecerles
a estos los productos adecuados para su trabajo.
La no calidad de esta supondr unos costos que
se deben evaluar a la hora de seleccionar un
proveedor (Producto defectuoso, servicio inadecuado, etc). A tal fin, es Importante conocer los
siguientes puntos:
a) Integracin del proveedor en asociaciones
de normalizacin y calidad.
b) Cumplimiento de las normas de calidad UNE
66900, EN 29000 e ISO 9000.
c) Existencia de planes internos de mejora de
calidad y de formularios internos de calidad.
Caso de ser empresas registradas en Asociaciones de Normalizacin o que contengan planes
internos de calidad. el cliente debe conocer y

4. Riesgos ambientales y de salud laboral


La sensibilidad sociai en materia ambiental y
el control administrativo existente puede hacer
que nuestra relacin con los proveedores se vea
afectada por una paralizacin de su actividad
por problemas ecolgicos. por lo cual es importante conocer ciertos factores de los proveedores
respecto a esta situacin.
Se deben encuadrar en este tipo de riesgos
aquellos productos que durante su tratamiento.
puedan provocar accidentes. dao a personas o
al entorno.
a) Riesgos personales:quemaduras. fallecimiento. intoxicacin. enfermedad laboral.
b) Riesgos ambientales: contaminacin, vertidos txicos. polucin. residuos industriales. etc.
Como medidas para prevenir estos riesgos se
requiere una comprobacin ambiental de la empresa que incluya:

Pian ambiental del proveedor.


Licencias administrativas (Impacto ambiental.
tratamiento de residuos, gestin de residuos).
Informes ambientales (normas de manipulacin de productos, proteccin y transporte de
productos, anlisis atmosfricos. vertidos. residuos).
Seguros de responsabilidad civil ambiental.
e

La responsabilidad civil es la obligacin legal


que tiene una persona o entidad de reparar cualquier menoscabo. dao o prdida causados a
un tercero, para lo cual debe existir una accin u
omisin de un acto ilcito ontijurdico, que cause
un dao efectivo y que exista una relocin entre
la accin y e dao.
Se deben conocer que tipo de responsabilidades legales contractuales afectan al proveedor y
ios seguros de Responsabilidad Civil que dispone
el proveedor pora atenderlas.
Estas responsabilidades abarcan aspectos del
propio sewicio y producto, y tambin aquellos
aspectos que por su trascendencia social pueda
implicar al cliente (Ej. daos ambientales. problemas socio-polticos, etc.).

1) Identificacin y anlisis de riesgos


Se deben estudiar los siguientes parmetros para identificar los riesgos con los proveedores al
objeto de conocerlos y valorarlos:
1. Anlisis de las especificaciones propias de
compras.
2 Descripcin folletos, instrucciones de uso y
manipulacin.
3. Componentes de los productos.
4. Control de calidad de los componentes.

5. Proceso de fabricacin.
6. Embalaje de los productos.
7. Transporte de mercancas.
8. Presentacin del producto.
9. Especificaciones sobre caducidad.
10. Adecuocin del producto a su publicidad
y a las especificaciones establecidos,
11. Normativa tcnica y lego del producto.
12. Normas tcnicas de certificacin.
13. Riesgos del producto en la salud.
14. Procedimiento de fabricacin adecuados.
15. Identificar claramente el origen. fecha fabricacin. cdigos de serie etc.
16. Normas de emergencia en caso de dao
dei producto (Salud. medio ambiente. incendio).
17. Procedimientode retirada d e producto del
mercado.
18. Procedimiento de comunicacin de posibles
riesgos.

2) Prevencin de riesgos de responsabilidad en compras


Comprobacin de diserio dei producto acorde con especificaciones.
Informacin de los riesgos de producto (Uso,
manipulacin. transporte. Medio Ambiente).
Informacin e instrucciones de uso claras y
acordes con lo ofrecido.
Control de caiidad del producto en fases de
elaboracin y finalizado.
lmplicaciones legales o contractuaies a que
do lugar el producto.
Canales de comunicacin giles para advertir
de riesgos y paro retirar el producto.

3) Seguros

Este anlisis debe efectuarse en oqueios casos


en los que debido o lo importancia del producto.

Exigir un seguro de Responsabilidad Civil que


incluyo los siguientes coberturas:
Responsabilidad Civil Explotacin (riesgos resultantes de lo actividad propia de a empresa
en el momento de la fabricacin, aimacenamiento y distribucin)
Responsabilidad Civil de Producto. Cubre los
daos producidos por el producto una vez entregados ol cliente.
Responsabilidad Civil. Cubre los daos de los
empleodos de lo propia empresa.
Reswonsobilidad Civil Contaminacin. Cubre
los daos accidentales causados al medio ambiente (aguas. atmsfera. tierras, flora y fauna).
Datos a valorar de una pliza de Seguros:
Coberturas de riesgos.
Cantidad osegurado. A mayor nivel de riesgo
y de intensidad debe ser ms alto.
Solvencia de a aseguradora.
Aseguradoro (que seo lder en el mercado y
gil en lo tramitacin de siniestros).

se puede generar un riesgo que paralice lo produccin de la empresa. cause uno mala imagen
o d lugar a uno responsabilidad por danos del
producto, osi como cuantiosos gastos en lo retirado. modificocin dei mismo. o informacin al
consumidor.
Se hacen precisos programas que fijen los objetivos de los distintos departamentos de la empresa a la hora de efectuar controles peridicos
(Ingeniera, Produccin, Control de Calidad: Seguridad, Marketing, Asesoria, Seguros). conolizando la informocin sobre:
Calidad de diseo.
Incidencias.
Uso inadecuado.
Control de Calidad.
Nivel de seguridad.
Normas de uso por manipuladores y usuarios.
Normativa jurdica nacional e internacional.
Clusuias contractuales de transferencia de
responsabilidad y de informacin actualizado del
producto.

1. Diseo del producto


Cuestionario que incluyo lo siguiente informacin:

Se debe seleccionar un producto buscando que


el mismo se odece a las especificaciones tcnicas del comprador, a sistemas de normalizacin
de productos. a profundos controles de calidad
del proveedor y del comprador. etc.
El producto requiere de unos exhaustivos anlisis
previos para controlar su calidad abordando temas ms amplios que el propio control de calidad
de un producto y que supone una accin conjunta de varios factores en la empresa que desembocan en e correcto uso de un producto fabricado por nuestro proveedor.

- Especificaciones internacionales de calidad


de diseo (NORMAS SO).
- Riesgo de accidentes (Corporales. Materiales.
Paralizacin Produccin, Gastos Extraordinarios).
- lnstrucciones de uso y consejos para reducir

siniestralidad,
Ensayos de errores.
Partes crticas del producto.
- lnstrucciones de manejo y mantenimiento.
- Folletos publicitarios adecuados,
- Ficha permanente de producto.
-

- Guio bsica de riesgos de producto.


- lncompatibilidod de componentes.
- Corrosin.
- Contaminacin.

Blandura o dureza excesiva.


Descargas elctricas.
Insuficiente resistencia al desgaste.
Propiedades explosivas o infiamables.
Toxicidad (Uso o manipulacin).
Protecciones inadecuadas.

- Condiciones de instalacin, mantenimiento,


embalaje y distribucin.

4. Control de calidad de servicio

Puntualidad,
- Transporte.
- Embalajes.
- Idoneidad de especificaciones.
-

5. Marketing
Se debe hacer especial mencin a esta faceta
dado que lo informacin del producto supone
un factor importante sobre su idoneidad y sobre
las responsabilidades que de l se derivan. La
Responsabilidad Civil se basa en gran parte en
fallos del producto por deficiente informacin.
Este apartado incluye los siguientes aspectos:
- Quejas y sugerencias de usuarios transmi-

2. Fabricacin
Cuestionario que rena la siguiente informacin
sobre el proceso productivo.
- Formacin de operarios.
- Relaciones Control de Calidad/Produccln.
- Cumplimiento/incumplimiento de especificaciones de diseo.
- Archivo de fabricacin de productos.
- Operativa de manipulado/embalaje.

3. Control de calidad de materias rimas


- Inspeccin de materias primas a la recepcin.
- Inspecciones propias del control de calidad
de nuestros proveedores.
- Cumplimiento de especificaciones en el proceso de fabricacin.
- Funcionamiento,reacciones adversas. servicios de mantenimiento, garantas.

tindolas a diseo y fabricacin.


- Revisin de folletos.
- Claridad y precisin de la informacin.
- Adecuacin del producto a las propiedades
indicadas.
- Eliminar falsos expectativas.

6. Aspectos legales
- informacin legal de disposiciones de seguridad del producto.
- Establecimiento de criterios de documentacin jurdica en caso de reclamaciones.
- Clusuas contractuales claras de delimitocin de responsabilidad y deberes de informacin
y seguridad por parte del proveedor.
- Legisiacin del producto.
- Legislacin ambiental.

7. Departamento de segurldad, riesgos


y seguros

Indicar los riesgos del producto.

- Caractersticas fisico qumicas, revisar instrucciones de empleo, manipulacin y mantenimiento.


- Riesgos de explosin e incendio.
- Riesgos manipulacin operarios.
- Siniestralidad del producto.
- Coberturas y capitales adecuados.

- Solvencia y servicios de aseguradoro del proveedor.


- Plizas de Prdda de Beneficio por paraiizacin propia motivada por falta de producto.
- Pliza de Responsabilidad Civil motivada por
dao dei Producto o falta de informacin del
mismo.