Manual Legalizacion Gastos Def PDF

Aprenda cmo llevar una contabilidad
transparente para las asociaciones campesinas

beneficiarias del Programa Oportunidades Rurales.
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Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola FIDA

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Repblica de Colombia
Programa Oportunidades Rurales
Andrs Silva Mora
Director del Programa
Textos y Revisin:
Irene Escobar
Contadora del Programa
Hugo Alejandro Snchez Hernndez
Asesor Legal del Programa
Concepto grfico e ilustracin:

Claudia Vergara Silva
claudiavergara@telmex.net.co
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Presentacin
El Programa Oportunidades Rurales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, es financiado con un Convenio de
Prstamo entre nuestro pas (Repblica de Colombia) y el Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola (FIDA). Tiene la meta
de contribuir a la lucha contra la pobreza en nuestro campo, a
travs del aumento del empleo y de los ingresos de las familias
ms pobres.
Cmo?
Logrando que nuestras Micro Empresas Rurales (MER) sean
mejores y que adems se vuelvan parte de los mercados rurales. Esto, con unos recursos compartidos, para los proyectos
empresariales presentados por las organizaciones campesinas
de diferentes zonas del pas.
En el desarrollo de esta meta, el Programa ha venido realizando unas capacitaciones en el tema, que buscan que las organizaciones rurales adquieran los conocimientos bsicos sobre el
manejo de la contabilidad de las MER, a travs de un Contador
Pblico.Como el dinero de los contratos, es un dinero que aporta el Estado Colombiano para el fortlecimiento de los negocios
rurales, es indispensable que las MER contraten profesionales
(Contador Pblico y Auditor Externo), para manejar y rectificar
las cuentas y el uso de estos fondos.
El manual
Como resultado de estas capacitaciones, el Programa Oportunidades Rurales presenta este Manual de Legalizacin de Gastos
en el cual los contadores de las Organizaciones Campesinas podrn apoyarse para garantizar un manejo adecuado de los soportes contables. Es un Manual sencillo que cuenta con resaltados,
imgenes y espacios para escribir notas que hacen ms visibles
los aspectos importantes que se deben tener en cuenta durante el
desarrollo de los proyectos y la vigilancia de los dineros.
El Programa espera que este Manual se convierta en una herramienta til y de permanente consulta por parte de las organizaciones y los profesionales que las apoyan, con el fin de asegurar
una correcta legalizacin de los gatos, y para garantizar que todo
se haga bien, con eficiencia y eficacia, en la utilizacin de los
recursos.
UNG Programa Oportunidades Rurales.
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ndice
Cmo utilizar este manual? .............................................. 6
Parte 1
.............................................. 7
Parte 2
Reconocimiento de un gasto
............................................. 13

Parte 3
............................................. 14
Qu es un gasto?
La contabilidad del Proyecto
Parte 4
Contador y Auditor Externo
............................................. 23
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Cmo utilizar este manual?

Este manual esta orgnizado en cuatro secciones que tratan las
diferentes partes del tema contable, adaptadas a las necesidades
de las MER y a las exigencias del Porgrama Oportunidades Rurales.
Partes de la contabilidad
En estas secciones se dan todos los conocimientos bsicos sobre cada uno de los temas especficos que se van a tratar en la
capacitacin:
Qu es un gasto?
Contabilidad del proyecto
El Contador y el Auditor Externo
Igualmente se encuentra el smbolo de un

para que
escribamos notas sobre el tema visto. Sobretodo lo que nos parezca ms importante recordar.
Y los resaltados
con oraciones que nos ayudan a
pensar en aspectos clave del texto.

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PARTE 1
Qu es un gasto?
En general se entiende por gasto al pago en dinero para la obtener un bien (cosa) o servicio, que se produce por la operacin
normal de la organizacin, y que no se espera que pueda generar
ingresos en el futuro. En otras palabras es la plata que sale de la
organizacin por necesidad.
La diferencia entre gasto y costo: los costos estn asociados a
los procesos productivos, comerciales, de transformacin o todos los propios de la actividad econmica de la empresa, de los
cuales s se espera generar ingresos en el futuro.
Gastos del proyecto:

Son las actividades y rubros que financia el programa y que estn relacionados con el presupuesto del
proyecto.
Parte 1 - Qu es un gasto?
GASTO
Es importante que recuerde:
Actividades y rubros financiables

El Programa Oportunidades Rurales ha desarrollado una descripcin de los rubros y actividades financiables para cada tipo
de propuesta de negocios:
Rubro no financiable
Propuestas tipo Perfil de Negocios

Propuestas tipo Plan de Negocios
Propuestas tipo Programa de Desarrollo Empresarial
entrar
El diseo de una pgina para la internet

es un gasto o rubro financiable.
Rubro financiable
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En la definicin de las partes de este Manual, el programa

aport unas pautas de los requisitos mnimos para el reconocimiento de gastos:
Propuestas tipo Perfil de Negocios:
1. Asistencia tcnica especializada y personalizada para
el mejoramiento de la calidad de los productos, estandarizacin de procesos, mejoramiento de sistemas

productivos ambientalmente amigables (lo que no
incluye hacer los cultivos o en general financiar los
sistemas de produccin primaria), mejoramiento en la
presentacin del producto, incremento en volmenes
de produccin, estudios de suelos, definicin y caracterizacin de productos tursticos, agroindustriales y
artesanales.
2. Gastos de hospedaje, alimentacin, transporte y alo-
jamiento de los microempresarios/as para participar

en giras, seminarios, encuentros, ferias y eventos de
capacitacin en otros municipios o departamentos.
3. Maquinaria, equipos e insumos hasta por el 10% del
valor total solicitado al Programa, los cuales deben

estar claramente destinados al desarrollo de procesos de capacitacin y transferencia de tecnologa a
los microempresarios. En caso que la maquinaria y/o
los equipos tengan un valor superior al valor solicitado como cofinanciado del Programa, se debe aclarar
mediante una carta de la Organizacin, la forma como
se financiar el valor faltante.
4. Pasantas de carcter pedaggico, con el fin de aprender a partir de las experiencias de microempresarios
exitosos.
5. Capacitacin y asesora especializada en temas como:
definicin y asignacin de funciones a los miembros de

la organizacin; mecanismos de participacin y resolucin de conflictos; talleres de autoestima, trabajo
en equipo, proceso e importancia de la vinculacin a
seguridad social; normatividad aplicable a las microempresas y obligaciones tributarias y fiscales de las
mismas.
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6. Asesora para el poder tener servicios financieros.

7. Diseo y aplicacin de estrategias de comercializacin
(para la venta de productos).
. Capacitacin para aprender a diligenciar de registros

de produccin, definicin de costos de produccin y
registros de ventas e ingresos.
Propuestas tipo Plan de Negocios:
1. Asistencia tcnica especializada y personalizada para
la diversificacin de productos y unificacin de procesos; nuevas presentaciones del producto de la organizacin, capacitacin en BPA (Buenas Prcticas Agrcolas) y BPM (Buenas Prcticas de Manufacturas);
desarrollo e implementacin de productos potenciales
e integracin de las diferentes partes de una misma
cadena productiva.
2. Gastos de hospedaje, alimentacin y transporte de los

microempresarios/as para participar en giras, seminarios, encuentros, ferias y eventos de capacitacin
en otros municipios o departamentos.
3. Maquinaria, equipos e insumos hasta por el 10% del
valor total solicitado al Programa, los cuales deben

estar claramente destinados al desarrollo de procesos de capacitacin y transferencia de tecnologa a
los microempresarios. En caso que la maquinaria y/o
los equipos tengan un valor superior al valor solicitado como cofinanciado del Programa, se debe aclarar
mediante una carta de la Organizacin, la forma como
se financiar el valor faltante.
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4. Diseo de logotipos, marcas y empaques (No compra

de empaques).
5. Reproduccin de materiales de publicidad de los pro-
ductos de la organizacin: hasta por un monto mximo del 10% del valor total de los recursos solicitados
al Programa.
6. Licenciamiento comercial: registro de marca y codificacin mercantil, tales como registros sanitarios,
registros INVIMA, etiquetas, cdigos de barra, etc.
7. Estudios de mercado a nivel local, regional, nacional e

internacional, para la identificacin de nuevos compradores.
. Pasantas de carcter pedaggico, con el fin de aprender a partir de las experiencias de microempresarios
exitosos.
. Capacitacin y asesora especializada en temas como:
definicin y asignacin de funciones a los miembros de

la organizacin; mecanismos de participacin y resolucin de conflictos; talleres de autoestima, trabajo
en equipo, proceso e importancia de la vinculacin a
seguridad social; normatividad aplicable a las microempresas y obligaciones tributarias y fiscales de las
mismas.
10. Implementacin de estrategias compartidas para la
10
generacin de ingresos.
11. Asesoras para el acceso a servicios financieros.

12. Definicin de reglamentos internos de la Organizacin.
13. Diseo y aplicacin de estrategias de comercializacin.
14. Capacitacin para el diligenciamiento de registros de
produccin, definicin de costos de produccin y registros de ventas e ingresos.
15. Asesoras para el diseo de planes compartidos de
adquisicin de insumos y comercializacin de productos.
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Propuestas tipo Programa de Desarrollo Empresarial:
1. Certificacin de sistemas de calidad: BPA, BPM y
HACCP (Anlisis de Riesgos y Puntos Crticos de Control), produccin ecolgica, entre otros, estos deben
estar tcnicamente justificados.
2. Gastos de hospedaje, alimentacin, transporte y alo-
jamiento de los microempresarios/as para participar

en giras, seminarios, encuentros, ferias y eventos de
capacitacin a otros municipios, departamentos o
pases.
3. Reproduccin de materiales de publicidad de los pro-
ductos de la Organizacin: hasta por un monto mximo del 10% del valor total de los recursos solicitados
al Programa.
4. Diseo de pgina Web.

5. Diseo de empaques (No compra de empaques).
6. Licenciamiento comercial: registro de marca y codifi-
11
cacin mercantil, tales como requerimientos sanitarios, registros INVIMA, etiquetas, cdigos de barra,
etc.
7. Estudios de mercado, a nivel local, regional, nacional
e internacional los cuales deben encontrarse tcnicamente justificados y ser elaborados por expertos en
mercadeo.
. Pasantas de carcter pedaggico.

. Diseo e implementacin de estrategias de mercadeo
y comercializacin que permita el posicionamiento de
los productos de la organizacin en mercados especializados.
10. Asesora para la identificacin y formalizacin de alianzas comerciales.
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Actividades y rubros NO financiables

Con los recursos del Programa Oportunidades Rurales NO
Un vehculo
es
se cofinanciarn
las siguientes actividades y rubros:
un rubro
o gasto
1. Capital
de trabajo de la Organizacin y/o de las microempresas,
entendido como la cantidad de recurNO financiable.
sos de corto plazo que requiere una empresa para
la realizacin de todas sus actividades tales como:
insumos, empaques, materia prima, etc.
Un vehculo es
un rubro o gasto
NO financiable.
2. Salarios o subsidios por mano de obra a los usuarios

del proyecto presentado.
3. Contratacin de microempresarios usuarios del proyecto presentado.
4. Costos de administracin de las propuestas presentadas o algn tipo de comisin.
5. Cancelacin de pagos de pasivos, pago de dividendos
o aportes a empresas de capital (tales como sociedades civiles o comerciales como limitadas, annimas,
etc.).
6. Calamidades domsticas o cualquier tipo de actividades que no tengan una relacin directa con las propuestas presentadas.
7. Pagos a la comunidad por participar en los proyectos

que se cofinancia.
12
. Rubros que contemplen imprevistos.

. Deudas por concepto de multas y sanciones que ha-
yan incurrido los microempresarios frente a la (DIAN).
10. Gastos no presupuestados en las propuestas aprobadas.
11. Gastos de refrigerios, almuerzos y transporte para
asistir a capacitaciones programadas cerca al lugar

de vivienda de los microempresarios.
12. Compra de edificaciones, terrenos, vehculos, y mejoras locativas.
De manera general el Programa Oportunidades Rurales no

financia, a travs de las propuestas de Perfiles, Planes o Programas Empresariales de Servicios Tcnicos Rurales; las necesidades de recursos para inversin y/o capital de trabajo de las
microempresas rurales y de las organizaciones que las agrupan. Estas necesidades se debern financiar a travs del Sistema Financiero, con recursos de crdito, por ejemplo.
El Programa Oportunidades Rurales no financia, las

necesidades de recursos para inversin y/o capital
de trabajo de las MER.
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PARTE 2
La aceptacin del pago realizado de una actividad

relacionada con el presupuesto del proyecto es un
gasto reconocido.
Es la aceptacin del pago realizado para el cumplimiento de
las actividades relacionadas en el presupuesto del proyecto siempre y cuando cumpla con lo siguiente:
Que los gastos que efectuemos correspondan a los gas-
tos financiables por el Programa Oportunidades Rurales y

que contemos con los debidos comprobantes aceptados.
Que presentemos la contabilidad de acuerdo con los prin-
cipios de contabilidad aceptados, en pesos colombianos

y por el sistema de causacin, es decir, registrar en la
contabilidad las operaciones en la fecha en que ocurren,
tales como ingresos, costos de produccin y gastos, entre
otros.
Parte 2 - Reconocimiento de un gasto
13
Nuestra contabilidad deber estar certificada por un Contador Pblico y aprobada por el Auditor Externo.
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Gasto NO financiable
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PARTE 3
La contabilidad del Proyecto

Parte 3 - La contabilidad del Proyecto
Artculo 6. ( Ley 43 de diciembre de 1990)

De los principios de contabilidad generalmente aceptados. Se
entiende por principios o normas de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de
reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente, sobre los asuntos y actividades de personas naturales o
jurdicas.
Objetivos y cualidades de la informacin

contable
14
Objetivos bsicos de la informacin contable

La informacin contable debe servir fundamentalmente para:
5 Dar a conocer y demostrar el uso que hicimos de los recursos controlables.
5 Dar a conocer y demostrar las obligaciones que adquira-
mos, como la de transferir recursos a otros entes (personas naturales o entidades financieras).
5 Dar a conocer y demostrar los cambios que han experimentado los recursos.
5 Dar a conocer y demostrar los resultados que hemos obtenido en el perodo.
5 Predecir flujos (entradas y salidas) del efectivo.

5 Entregar datos y cifras para dar apoyo a nuestros admi-
nistradores en la planeacin, organizacin y direccin de

nuestros negocios.
5 Entregar datos y cifras para dar apoyo a nuestros administradores para tomar decisiones en materia de inversiones
y crdito.
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5 Entregar datos y cifras para evaluar la gestin de los administradores de nuestra Organizacin.
5 Ejercer control sobre las operaciones de cada organizacin campesina.
5 Soportar los impuestos a pagar, as como los precios y

tarifas de la organizacin.
5 Apoyar en la informacin necesaria para conformar la

estadstica nacional (datos que requiere el Estado)
5 Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social
que nuestra actividad econmica representa para la comunidad.
Cualidades de la informacin contable

Para poder cumplir bien los objetivos, la informacin contable
debe ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin sea comparable.
5 La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de

entender.
5 La informacin es til cuando es pertinente (tienen un propsito) y es confiable.
5 La informacin es adecuada cuando puede servir para
verificar si la organizacin est cumpliendo sus objetivos.
5 La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y
15
en la medida en que represente fielmente (verdaderamente) los hechos econmicos.
5 La informacin es comparable cuando ha sido preparada

sobre bases uniformes (cuando todos la hacemos de la
misma forma).
Documentos contables
Los documentos comerciales, son todos los comprobantes realizados por escrito en los que se deja constancia de las operaciones de la microempresa de acuerdo con las normas generales
y las instrucciones de la ley. Estos son de vital importancia para
mantener control de todas las acciones que se realizan en una
compaa o empresa.
En estos documentos se describe la relacin jurdica entre las
partes que intervienen en una operacin. Ayudan a demostrar la
realizacin de acciones comerciales y son el elemento fundamental para la contabilizacin de tales acciones.
Estos documentos permiten que controlemos las operaciones
practicadas por nuestra empresa y la comprobacin de los registros contables.
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Documentos soportes aceptados
Comprobantes de Ingreso
Comprobantes de Egreso
Recibo de Caja menor
Facturas
Cuentas de cobro
Notas dbito
Notas crdito
Contratos (por honorarios y/o de prestacin
de servicios)
Comprobante de ingreso
Representa el valor recibido de un tercero ya sea en efectivo
plata contante y sonante o en cheque, y debe contener:
1. Nmero del comprobante de ingreso.
2. Fecha del ingreso.
3. Nombre del tercero y NIT o C.C. (Persona Natural o Jurdi4.
5.
6.
7.
16
ca) de quien se recibe el dinero o cheque.

Valor en letras y en nmero.
Descripcin de la transaccin.
Codificacin de contabilidad
Firmas de recibido.
Comprobante de ingreso No.

Fecha: DD / MM / AAAA
Valor:
Valor en letras:
Nombre del tercero:
C.C. NIT:
3/2/09 17:55:33
Comprobante de egreso
Equivale al documento soporte realizado para efectuar el pago
a un tercero ya sea en efectivo o en cheque, debe contener:
1. Nmero del comprobante de pago.
2. Fecha del pago o giro.
3. Nombre del beneficiario del pago y NIT o C.C.(Persona Na-
tural o Jurdica).
Valor de giro en letras y en nmero.
Detalle de la transaccin.
Si es en cheque copia al carbn del giro del mismo.
Nmero del cheque y entidad financiera de donde se gira.
Codificacin de contabilidad.
Firmas de autorizacin.
4.
5.
6.
7.
.
.
Espacio para copia del cheque
17
El espacio para la copia del cheque se puede utilizar

con copia al carbn del mismo.
3/2/09 17:55:34
Comprobante de Caja Menor
Este documento es elaborado si se maneja caja menor, la cual

consiste en un fondo que crean las empresas para manejar pequeos salidas de dinero a travs de una persona asignada como
responsable de su manejo y se realiza de acuerdo con el procedimiento interno establecido en cada organizacin; el comprobante como mnimo debe contener lo siguiente:
1. Ciudad y fecha.
2. Pagado a
3. Nmero
4. Concepto
5. Valor en letras y en nmero.
6. Codificacin contable y Aprobacin.
7. Nmero del comprobante
. Firma de recibido del pago
18

Comprobante de ingreso
Comprobante de egreso
Comprobante de caja menor
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Factura
Es el documento escrito que un vendedor entrega al comprador por la adquisicin de un bien o servicio. La factura debe
contener los siguientes requisitos:
1. Estar marcada expresamente como factura de venta.
2. Contener los Apellidos y nombres o razn social del vendedor.
3. Apellidos y nombres o razn social del comprador de los
bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado (Modificado Ley 788 de 2002 artculo 64).
4. Llevar un nmero que corresponda con la numeracin consecutiva de las facturas de venta.
5. Fecha de expedicin.
6. Descripcin especfica o general de los artculos vendidos o
los servicios prestados.
7. Valor total de la venta.
. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Al hacer la factura los numerales (1),(2), (4) y (8), debern
estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter
similar. Cuando el contribuyente (quien paga impuestos)
utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales
medios se entienden cumplidos los requisitos de impresin
previa. El sistema de facturacin deber estar numerado
en forma consecutiva y se debern proveer los medios
necesarios para su verificacin y auditoria.
19
Las facturas deben estar impresas con tcnicas industriales o un sistema de facturacin por computador o mquina registradora, con datos verificables.
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11. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de trans-
porte no ser obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, ser suficiente entregar copia de la misma.
(Modificado Ley 223/95, Art. 40).
12. Para el caso de facturacin por mquinas registradoras ser aceptada la utilizacin de numeracin diaria o
peridica, siempre y cuando corresponda a un sistema
consecutivo que permita individualiza, diferenciar y reconocer sin equivocacin, cada operacin facturada, ya sea
mediante prefijos numricos, alfabticos o alfanumricos
(nmeros y letras) o mecanismos similares. (Adicionado
por la Ley 962 de 2005, Art. 45).
Cuenta de cobro
La cuenta de cobro se realiza por las personas que no estn
obligadas a facturar y debe contener los requisitos similares a los
de una factura.
1.
2.
3.
4.
5.
Fecha y consecutivo del documento.

Nombre y NIT de quien debe el servicio o bien.
Nombre y NIT del beneficiario del pago.
Concepto del servicio o descripcin del bien.
Firma del beneficiario del pago, direccin y telfono.
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Factura
Cuenta de cobro
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Notas dbito o crdito

Llmese as al documento que enva un proveedor a la asociacin, en la que le indica haber sumado o descontado en su
cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la
misma indica. Este documento incrementa la deuda o la disminuye, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera
de trmino, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo

algunos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga a la organizacin de una comisin o sellado que se aplic a un cheque depositado y girado.
En los comercios: cuando se pag el flete por envo de una producto; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre
documentos, etc.
Contratos
(Revise el Modulo 1 del Manual de Contratacin).
Otros aspectos para tener en cuenta

Que los libros de contabilidad se lleven debidamente, de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente

aceptados y con las normas vigentes sobre este tema.
21
Que libros de contabilidad muestren, con lgica, la situacin financiera de la empresa.
Que las operaciones registradas en los libros se les haya

hecho las retenciones que dicen las normas vigentes, en
el caso de la declaracin de retenciones.
Que os soportes de la contabilidad del proyecto estn en
carpetas separadas, debidamente marcadas y por meses;

con los respectivos comprobantes de contabilidad, libros
auxiliares e informes oficiales.

Notas dbito o crdito
Contratos
Aspectos de la contabilidad
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Contabilidad de los recursoso quese

reciben del programma
Al recibir los dineros de cofinanciacin del Programa, la MER
deber registrar en las cuentas contables establecidas, clasificado de acuerdo al plan de cuentas del sector que le corresponda.
A continuacin se da una indicacin general de los registros

contables para realizar:
Para el ingreso del dinero:

Dbito a... Cuentas de Bancos (cuenta establecida solo
para el proyecto).
Crdito a... Cuentas por pagar (A Cargo del NIT MADR)
Para el registro de los compromisos adquiridos:

En Cuentas de Orden Acreedoras, segn corresponda Dbito y Crdito a cargo del NIT del contratista y se disminuyen en el momento de realizarse el pago.
Para la ejecucin y pago:

Dbito a Cuentas por pagar (A Cargo del NIT MADR)
Crdito a Cuentas de Bancos (A cargo de cada beneficia-
22
rio del pago y en la cuenta establecida solo para el proyecto).
Disminucin en cuentas de orden.
Obligaciones tributarias
DI AN
im pu es to s
Se realizarn de acuerdo con el tipo de empresa y segn las

normas tributarias vigentes para:
Renta y Complementarios
IVA
Retencin en la fuente y Timbre
Y dems impuestos obligados a realizar, declarar y pagar.
3/2/09 17:55:43
PARTE 4
Contador y Auditor Externo
Parte 4 - Contador y Auditor Externo
Es importante tener en cuenta que la organizacin debe suscribir un contrato de prestacin de servicios con el Contador y el
Auditor Externo y definir claramente en el contrato las obligaciones de estos con la organizacin y hacerlas cumplir.
El Contador ser elegido directamente por nuestra organizacin, a travs de un proceso claro e imparcial, y buscando que
el profesional escogido ofrezca conocimiento y experiencia. El
Auditor Externo ser seleccionado por nuestra organizacin de
microempresarios; se escoger uno entre tres profesionales presentados por el Programa Oportunidades Rurales. La seleccin
ser transparente, basada en criterios tcnicos y de experiencia.
Teniendo en cuenta, que la ejecucin del Plan de Negocios
estar bajo la responsabilidad del Contador y la supervisin y
aprobacin del Auditor Externo, a continuacin se presentan algunos lineamientos en la normatividad respectiva tomados de las
normas que regula dicha profesin.
23
Contador Pblico
Ley 43 de diciembre de 1990 por la cual se adiciona la Ley
145 de 1960, y reglamenta la profesin del Contador Pblico y
se dictan otras disposiciones.
De manera general la ley 43 de 1990 hace referencia a:
Capitulo I
Capitulo II
Capitulo III

- De la profesin del Contador Pblico

- Del ejercicio de su profesin
- De la vigencia y direccin de su profesin.
- Junta Central de Contadores
- Consejo Tcnico de la Contadura Pblica
3/2/09 17:55:44
Capitulo IV - Cdigo de tica Profesional

- De las relaciones del Contador Pblico con
los usuarios de sus servicios.

- De publicidad.
- Relacin del Contador Pblico con sus colegas.

- El secreto profesional o confidencialidad.
- De las relaciones del Contador Pblico con la
sociedad y el Estado.
Aditor Externo
Es nombrado por la junta de accionistas, debe ser hecha por
un Contador Pblico ajeno y externo a la empresa, este realiza
un examen de las operaciones financieras de la empresa, con
el fin de emitir una opinin sobre la razonabilidad de las cifras
contenidas en los estados financieros basado en los principios
de contabilidad de general aceptacin, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la informacin posee. El informe o dictamen que el Auditor Externo
otorga fe pblica a la confiabilidad de los estados financieros y
la credibilidad de la gerencia que los prepar.
Las leyes que regulan al Contador Pblico

y al Auditor Externo
24
Artculo 8. De las normas que deben observar los

contadores pblicos.
Los contadores pblicos estn obligados a:
Observar las normas de tica profesional
Actuar con sujecin a las normas de auditora generalmente aceptadas.
Cumplir las normas legales vigentes, as como las disposiciones emanadas de los organismos de vigilancia y direccin de la profesin.
Vigilar que el registro e informacin contable se fundamente en principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artculo 9. De los papeles de trabajo.
Mediante papeles de trabajo, el Contador Pblico dejar constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional.
Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Pblico, se prepararn conforme a las normas de auditora generalmente aceptadas.
Los papeles de trabajo podrn ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en

Conjunto de normas morales que rigen la conducta humana.
3/2/09 17:55:45
los casos previstos en las leyes. Dichos papeles estn sujetos a

reserva y debern conservarse por un tiempo no inferior a cinco
(5) aos, contados a partir de la fecha de su elaboracin.
Artculo 10. De la fe pblica.
La atestacin o firma de un Contador Pblico en los actos propios de su profesin har presumir, salvo prueba en contrario,
que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo
que a los estatutarios en el caso de personas jurdicas. Tratndose
de balances, se presumir adems que los saldos se han tomado
fielmente de los libros, que stos se ajustan a las normas legales
y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la
correspondiente situacin financiera en la fecha del balance.
Los contadores pblicos, cuando otorguen fe pblica en materia contable, se asimilarn a funcionarios pblicos para efectos
de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el
ejercicio de las actividades propias de su profesin, sin perjuicio
de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes.
Artculo 11.
Es funcin privativa del Contador Pblico expresar dictamen
profesional e independiente o emitir certificaciones sobre balances generales y otros estados financieros.
Artculo 12.
A partir de la vigencia de la presente ley, la eleccin o nombramiento de empleados o funcionarios pblicos, para el desempeo de cargos que impliquen el ejercicio de actividades tcnicocontables, deber recaer en contadores pblicos. La violacin de
lo dispuesto en este artculo conllevar la nulidad del nombramiento o eleccin y la responsabilidad del funcionario o entidad
que produjo el acto.
25
Adems de lo exigido por leyes anteriores, se requiere tener la

calidad de Contador Pblico en los siguientes casos:
Por razn del cargo.
Para desempear, las funciones de Revisor Fiscal, Auditor
Externo, Auditor Interno en toda clase de sociedades, para
las cuales la ley o el contrato social as lo determinan.
Por la razn de la naturaleza del asunto:
Para certificar y dictaminar sobre los balances generales y
otros estados financieros y atestar documentos de carcter tcnico-contable destinados a ofrecer informacin
sobre actos de transformacin y fusin de sociedades, en
los concordatos preventivos, potestativos y obligatorios y
en las quiebras.
Para certificar y dictaminar sobre balances generales y
otros estados financieros de personas jurdicas o entidades de creacin legal.
Para todos los dems casos que seale la ley.

3/2/09 17:55:45
Artculo 42.
El Contador Pblico rehusar la prestacin de sus servicios
para actos que sean contrarios a la moral y a la tica o cuando
existan condiciones que interfieran el libre y correcto ejercicio
de su profesin.
Artculo 50.
Cuando un Contador Pblico sea requerido para actuar como
Auditor Externo, revisor fiscal, interventor de cuentas o rbitro
en controversia de orden contable, se abstendr de aceptar tal
designacin si tiene, con alguna de las partes, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil, segundo
de afinidad, o si median vnculos econmicos, amistad ntima o
enemistad grave, intereses comunes o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones.
Artculo 51.
Cuando un Contador Pblico haya actuado como empleado
de una sociedad rehusar aceptar cargos o funciones de Auditor
Externo o revisor fiscal de la misma empresa o de su subsidiaria
y/o filiales por lo menos durante seis (6) meses despus de haber
cesado en sus funciones.
Las leyes que regulan al Auditor Externo:
26
Dentro de la jerarqua de las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (N.A.G.A.)

En Colombia, en primer lugar se encuentran las Leyes o decretos ley, seguidos por los Decretos reglamentarios; Cdigo de
Comercio; Estatuto Tributario y otros; en tercer lugar, estn las
Circulares de las Superintendencias, luego las guas de orientacin profesional a nivel nacional e internacional.

Contador Pblico
Auditor Externo
3/2/09 17:55:46
Los dos documentos clave de los informes financieros para presentar ante el
Se trata del Formato para la Conciliacin de la Cuenta Bancaria del Proyecto y el Formato para la Legalizacin de Gastos.
Estos dos documentos son los ms importantes en cuanto a la

sustentacin de todas las cuentas se refiere. Sin embargo, debe
quedar claro que si los otros documentos contables presentan
informacin errada, estos dos documentos tambin presentarn
informacin inadecuada, y la Asociacin campesina podr verse
perjudicada por el mal manejo de los fondos.
Entonces, para usted como contador de la Asociacin, ser indispensable que el buen manejo de los documentos contables
quede claro. Se recomienda que rectifique constantemente y que
usted mismo le colabore a quienes tengan que manejar estos soportes contables, para que lo hagan de la mejor manera posible.
27
A continuacin sigue un
instructivo donde se indica
como utilizar estos dos formatos para que los consulte
cada vez que lo necesite.

Conciliacin cueta bancaria
legalizacin de gastos
3/2/09 17:56:00
Documento de Conciliacin de la Cuenta

Bancaria del Proyecto
Formato e instructivo para la consiliacin de la cuenta bancaria del proyecto
Programa de Desarrollo de las Oportunidades de Inversin y Capitalizacin de los activos
de las Microempresas Rurales Oportunidades Rurales
Nombre y NIT de la Asociacion:

Fecha de legalizacin:
Valor de la cofinanciacion:
Valor del 10% de contrapartida:

$
$
_______________________________________________
_______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
Conciliacin cuenta del proyecto

Valor primer desembolso 45%
Valor segundo desembolso 55%
Valor 10% de contrapartida
Subtotal recursos
$
Menos
28
Legalizacin primer desembolso
Legalizacin de contrapartida
Legalizacin final
Legalizacin de contrapartida
Subtotal legalizaciones
Saldo (subtotal vr. Recursos menos valores le$

galizados)
Saldo extracto bancario - cuenta del proyecto
Diferencia
Nota: Adjuntar extracto bancario soporte de la conciliacin
Justificacin de la diferencia
REPRESENTANTE LEGAL

CONTADOR DEL PROYECTO

T.P.No.
Auditor Externo
Vo.Bo. INTERVENTOR
3/2/09 17:56:00
Encabezado
8 Nombre completo de la Asociacin como esta registrado en
Cmara de Comercio.
8 Nmero de NIT.
8 Fecha del da en que est realizado la legalizacin.
8 Valor total cofinanciado por el Programa
8 10% de contrapartida.
Valor 45% de la cofinanciacin
8 Se escribe el valor total consignado por el programa al inicio
del proyecto.
Valor 55% de la cofinanciacin
8 Se escribe el valor total consignado por el programa correspondiente al segundo pago.
Valor 10% de contrapartida
8 Se escribe el valor total consignado por la asociacin de microempresarios correspondiente al 10% de contrapartida.
Subtotal de recursos
8 Se escribe la sumatoria del total de los recursos recibidos.
Valor legalizacin del primer desembolso
8 Se escribe el valor total resultante de la hoja de legalizacin
del primer desembolso.
Valor legalizacin contrapartida
del primer desembolso correspondiente a recursos de contrapartida.
Valor legalizacin final
final.
Valor legalizacin de contrapartida
del segundo desembolso correspondiente a recursos de
contrapartida.
Subtotal de legalizaciones
8 Se escribe la suma total de las legalizaciones realizadas.
Saldo
8 Es a la operacin resultante de restar al valor de los recursos recibidos (incluido el valor de contrapartida), el valor de
las legalizaciones realizadas.
Saldo extracto bancario cuenta del proyecto
8 Se escribe el valor del saldo de la cuenta bancaria a la fecha
de la ltima legalizacin.
Diferencia
8 Es el valor resultante de restarle al SALDO el SALDO DEL
EXTRACTO BANCARIO de la cuenta del proyecto.
Justificacin de la diferencia
8 En caso de presentarse diferencia se dar explicacin de la
misma.
29
3/2/09 17:56:01
Documento de Legalizacin de Gastos
Encabezado del documento legalizacin de gastos

Nombre completo de la Asociacin como esta registrado
en Cmara de Comercio.8
Nmero de NIT.8
Valor total cofinanciado por el Programa ms el 10% de
contrapartida.8
Nmero del contrato suscrito con el IICA.8
Fecha del da en que se realiza la legalizacin.8
Fecha de pago
(columna 1)
Se escribe la fecha del
comprobante de pago
que se est legalizando. 8
No. comprobante de
pago (columna 2)
Se diligencia el nmero
que presenta el comprobante de pago que
se est legalizando. 8
30
LEGALIZACIN DE GASTOS PROGRAMA DE DESARROLLO DE L

DE LOS ACTIVOS DE LAS MICROEMPRESAS R
DOCUMENTO - LEGALIZACION DE GAST
NOMBRE DE LA ASOCIACION:
__________________________________________
NIT DE LA ASOCIACION:
__________________________________________
VALOR DE LA COFINANCIACION: (valor total incluyendo el 10% de la contrapartida

No. DE CONTRATO:
__________________________________________
FECHA DE LEGALIZACIN:
__________________________________________
FECHA DEL
PAGO
No. COMPROBANTE DE
PAGO
No. DE
CHEQUE
BENEFICIARIO DEL PAGO
No. de cheque
(columna 3)
Se escribe el nmero
que presenta el cheque girado en el comprobante de pago. 8
Beneficiario del pago

(columna 4)
Es el nombre completo
del tercero a quien se
le pag por la compra
de un bien, la prestacin de un servicio
profesional o tcnico
o cualquier otro gasto
generado de acuerdo
con los tems aprobados en el presupuesto
del proyecto. 8
REPRESENTANTE LEGAL
Auditor Externo
CONTADO
Vo.Bo. INTERVENT
Firmas autorizadas
El documento de legalizacin de gastos para que sea aceptado y aprobado por el interventor, deber presentar las firmas autorizadas de:
Representante Legal de la Organizacin.8
Contador Pblico (Asignado por el Programa).8
Auditor Externo (Asignado por el Programa). 8
3/2/09 17:56:02
LO DE LAS OPORTUNIDADES DE INVERSIN Y CAPITALIZACIN

ESAS RURALES OPORTUNIDADES RURALES
E GASTOS COFINANCIACION PROGRAMA
__________________________________________
__________________________________________
trapartida) ________________________________
__________________________________________
__________________________________________
PAGO
ACTIVIDAD Y CONCEPTO
Hoja No.:
VALOR DEL PAGO

COFINANCIACIN
VALOR DEL PAGO

10%
CONTRAPARTIDA
TOTAL
ONTADOR DEL PROYECTO - T.P.No.
NTERVENTOR
Valor pagado con recursos confinanciados

(columna 6)
8 Se escribe el valor
que presenta el
comprobante con
el que se le pag al
beneficiario del la
actividad a legalizar
pagado con los recursos entregados
de la cofinanciacin.
Valor pagado con recursos de contrapartida
(columna 7)
8 Se escribe el valor
que presenta el
comprobante (o
notas bancarias por
concepto de comisiones o gastos
bancarios, entre
otros) con el que se
le pag al beneficiario del la actividad
a legalizar, pagado
con recursos del
10% de contrapartida.
Hoja No.
Se debe numerar la hoja diligenciada y caso
de existir varias hojas de legalizacin, hacerlo de manera consecutiva.8
Actividad y concepto (columna 5)

Se refiere a la actividad aprobada en el presupuesto del proyecto y a la descripcin detallada de la razn del pago. 8
31
Total
8 Corresponde a la
suma total de todos
los comprobantes
de pago que se estn relacionando en
la legalizacin.
8 Posteriormente el interventor con su firma dar su aceptacin y

aprobacin a dicha legalizacin.
El documento no debe presentar errores en los valores, tachones ni
enmendaduras, las actividades y conceptos deben detallarse de manera clara. En caso de presentar dichos inconvenientes no se aprobar la
legalizacin.
3/2/09 17:56:03

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Aprenda cmo llevar una contabilidad

transparente para las asociaciones campesinas

Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola FIDA

Concepto grfico e ilustracin:

La contabilidad del Proyecto

Contador y Auditor Externo

Cmo utilizar este manual?

Igualmente se encuentra el smbolo de un

Programa Oportunidades Rurales

Gastos del proyecto:

Es importante que recuerde:

Actividades y rubros financiables

Propuestas tipo Perfil de Negocios

El diseo de una pgina para la internet

En la definicin de las partes de este Manual, el programa

Propuestas tipo Perfil de Negocios:

1. Asistencia tcnica especializada y personalizada para

el mejoramiento de la calidad de los productos, estandarizacin de procesos, mejoramiento de sistemas

2. Gastos de hospedaje, alimentacin, transporte y alo-

jamiento de los microempresarios/as para participar

3. Maquinaria, equipos e insumos hasta por el 10% del

valor total solicitado al Programa, los cuales deben

5. Capacitacin y asesora especializada en temas como:

definicin y asignacin de funciones a los miembros de

Programa Oportunidades Rurales

6. Asesora para el poder tener servicios financieros.

. Capacitacin para aprender a diligenciar de registros

Es importante que recuerde:

Propuestas tipo Plan de Negocios:

1. Asistencia tcnica especializada y personalizada para

2. Gastos de hospedaje, alimentacin y transporte de los

3. Maquinaria, equipos e insumos hasta por el 10% del

valor total solicitado al Programa, los cuales deben

4. Diseo de logotipos, marcas y empaques (No compra

5. Reproduccin de materiales de publicidad de los pro-

7. Estudios de mercado a nivel local, regional, nacional e

internacional, para la identificacin de nuevos compradores.

. Capacitacin y asesora especializada en temas como:

definicin y asignacin de funciones a los miembros de

10. Implementacin de estrategias compartidas para la

11. Asesoras para el acceso a servicios financieros.

14. Capacitacin para el diligenciamiento de registros de

produccin, definicin de costos de produccin y registros de ventas e ingresos.

15. Asesoras para el diseo de planes compartidos de

adquisicin de insumos y comercializacin de productos.

Es importante que recuerde:

Programa Oportunidades Rurales

Propuestas tipo Programa de Desarrollo Empresarial:

1. Certificacin de sistemas de calidad: BPA, BPM y

2. Gastos de hospedaje, alimentacin, transporte y alo-

jamiento de los microempresarios/as para participar

3. Reproduccin de materiales de publicidad de los pro-

4. Diseo de pgina Web.

7. Estudios de mercado, a nivel local, regional, nacional

. Pasantas de carcter pedaggico.

10. Asesora para la identificacin y formalizacin de alianzas comerciales.

Es importante que recuerde:

Programa Oportunidades Rurales

Actividades y rubros NO financiables

2. Salarios o subsidios por mano de obra a los usuarios

3. Contratacin de microempresarios usuarios del proyecto presentado.

4. Costos de administracin de las propuestas presentadas o algn tipo de comisin.

5. Cancelacin de pagos de pasivos, pago de dividendos

. Capacitacin para aprender a diligenciar de registros

. Capacitacin y asesora especializada en temas como:

. Pasantas de carcter pedaggico.

. Rubros que contemplen imprevistos.