Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
manual_legalizacion_gastos_def.i1 1
3/2/09 17:55:12
Textos y Revisin:
Irene Escobar
Contadora del Programa
Hugo Alejandro Snchez Hernndez
Asesor Legal del Programa
manual_legalizacion_gastos_def.i2 2
3/2/09 17:55:12
Presentacin
El Programa Oportunidades Rurales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, es financiado con un Convenio de
Prstamo entre nuestro pas (Repblica de Colombia) y el Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola (FIDA). Tiene la meta
de contribuir a la lucha contra la pobreza en nuestro campo, a
travs del aumento del empleo y de los ingresos de las familias
ms pobres.
Cmo?
Logrando que nuestras Micro Empresas Rurales (MER) sean
mejores y que adems se vuelvan parte de los mercados rurales. Esto, con unos recursos compartidos, para los proyectos
empresariales presentados por las organizaciones campesinas
de diferentes zonas del pas.
En el desarrollo de esta meta, el Programa ha venido realizando unas capacitaciones en el tema, que buscan que las organizaciones rurales adquieran los conocimientos bsicos sobre el
manejo de la contabilidad de las MER, a travs de un Contador
Pblico.Como el dinero de los contratos, es un dinero que aporta el Estado Colombiano para el fortlecimiento de los negocios
rurales, es indispensable que las MER contraten profesionales
(Contador Pblico y Auditor Externo), para manejar y rectificar
las cuentas y el uso de estos fondos.
El manual
Como resultado de estas capacitaciones, el Programa Oportunidades Rurales presenta este Manual de Legalizacin de Gastos
en el cual los contadores de las Organizaciones Campesinas podrn apoyarse para garantizar un manejo adecuado de los soportes contables. Es un Manual sencillo que cuenta con resaltados,
imgenes y espacios para escribir notas que hacen ms visibles
los aspectos importantes que se deben tener en cuenta durante el
desarrollo de los proyectos y la vigilancia de los dineros.
El Programa espera que este Manual se convierta en una herramienta til y de permanente consulta por parte de las organizaciones y los profesionales que las apoyan, con el fin de asegurar
una correcta legalizacin de los gatos, y para garantizar que todo
se haga bien, con eficiencia y eficacia, en la utilizacin de los
recursos.
UNG Programa Oportunidades Rurales.
manual_legalizacion_gastos_def.i3 3
3/2/09 17:55:13
manual_legalizacion_gastos_def.i4 4
3/2/09 17:55:13
ndice
Cmo utilizar este manual? .............................................. 6
Parte 1
.............................................. 7
Parte 2
Reconocimiento de un gasto
............................................. 13
Parte 3
............................................. 14
Qu es un gasto?
Parte 4
manual_legalizacion_gastos_def.i5 5
............................................. 23
3/2/09 17:55:13
Partes de la contabilidad
En estas secciones se dan todos los conocimientos bsicos sobre cada uno de los temas especficos que se van a tratar en la
capacitacin:
Qu es un gasto?
Reconocimiento de un gasto
Contabilidad del proyecto
El Contador y el Auditor Externo
manual_legalizacion_gastos_def.i6 6
3/2/09 17:55:14
PARTE 1
Qu es un gasto?
En general se entiende por gasto al pago en dinero para la obtener un bien (cosa) o servicio, que se produce por la operacin
normal de la organizacin, y que no se espera que pueda generar
ingresos en el futuro. En otras palabras es la plata que sale de la
organizacin por necesidad.
La diferencia entre gasto y costo: los costos estn asociados a
los procesos productivos, comerciales, de transformacin o todos los propios de la actividad econmica de la empresa, de los
cuales s se espera generar ingresos en el futuro.
Parte 1 - Qu es un gasto?
GASTO
Rubro no financiable
Rubro financiable
manual_legalizacion_gastos_def.i7 7
3/2/09 17:55:16
Parte 1 - Qu es un gasto?
4. Pasantas de carcter pedaggico, con el fin de aprender a partir de las experiencias de microempresarios
exitosos.
manual_legalizacion_gastos_def.i8 8
3/2/09 17:55:18
Parte 1 - Qu es un gasto?
la diversificacin de productos y unificacin de procesos; nuevas presentaciones del producto de la organizacin, capacitacin en BPA (Buenas Prcticas Agrcolas) y BPM (Buenas Prcticas de Manufacturas);
desarrollo e implementacin de productos potenciales
e integracin de las diferentes partes de una misma
cadena productiva.
manual_legalizacion_gastos_def.i9 9
3/2/09 17:55:20
ductos de la organizacin: hasta por un monto mximo del 10% del valor total de los recursos solicitados
al Programa.
6. Licenciamiento comercial: registro de marca y codificacin mercantil, tales como registros sanitarios,
registros INVIMA, etiquetas, cdigos de barra, etc.
. Pasantas de carcter pedaggico, con el fin de aprender a partir de las experiencias de microempresarios
exitosos.
10
generacin de ingresos.
manual_legalizacion_gastos_def.i10 10
3/2/09 17:55:20
Parte 1 - Qu es un gasto?
HACCP (Anlisis de Riesgos y Puntos Crticos de Control), produccin ecolgica, entre otros, estos deben
estar tcnicamente justificados.
ductos de la Organizacin: hasta por un monto mximo del 10% del valor total de los recursos solicitados
al Programa.
11
cacin mercantil, tales como requerimientos sanitarios, registros INVIMA, etiquetas, cdigos de barra,
etc.
e internacional los cuales deben encontrarse tcnicamente justificados y ser elaborados por expertos en
mercadeo.
manual_legalizacion_gastos_def.i11 11
3/2/09 17:55:24
Un vehculo
es
se cofinanciarn
las siguientes actividades y rubros:
un rubro
o gasto
1. Capital
de trabajo de la Organizacin y/o de las microempresas,
entendido como la cantidad de recurNO financiable.
sos de corto plazo que requiere una empresa para
la realizacin de todas sus actividades tales como:
insumos, empaques, materia prima, etc.
Parte 1 - Qu es un gasto?
Un vehculo es
un rubro o gasto
NO financiable.
o aportes a empresas de capital (tales como sociedades civiles o comerciales como limitadas, annimas,
etc.).
6. Calamidades domsticas o cualquier tipo de actividades que no tengan una relacin directa con las propuestas presentadas.
12
manual_legalizacion_gastos_def.i12 12
3/2/09 17:55:26
PARTE 2
Reconocimiento de un gasto
13
Nuestra contabilidad deber estar certificada por un Contador Pblico y aprobada por el Auditor Externo.
N
D I Ae s t o s
u
p
m
i
Reconocimiento de un gasto
manual_legalizacion_gastos_def.i13 13
3/2/09 17:55:28
PARTE 3
14
mos, como la de transferir recursos a otros entes (personas naturales o entidades financieras).
5 Dar a conocer y demostrar los cambios que han experimentado los recursos.
5 Entregar datos y cifras para dar apoyo a nuestros administradores para tomar decisiones en materia de inversiones
y crdito.
manual_legalizacion_gastos_def.i14 14
3/2/09 17:55:30
5 Entregar datos y cifras para evaluar la gestin de los administradores de nuestra Organizacin.
15
Documentos contables
Los documentos comerciales, son todos los comprobantes realizados por escrito en los que se deja constancia de las operaciones de la microempresa de acuerdo con las normas generales
y las instrucciones de la ley. Estos son de vital importancia para
mantener control de todas las acciones que se realizan en una
compaa o empresa.
En estos documentos se describe la relacin jurdica entre las
partes que intervienen en una operacin. Ayudan a demostrar la
realizacin de acciones comerciales y son el elemento fundamental para la contabilizacin de tales acciones.
Estos documentos permiten que controlemos las operaciones
practicadas por nuestra empresa y la comprobacin de los registros contables.
Programa Oportunidades Rurales
manual_legalizacion_gastos_def.i15 15
3/2/09 17:55:31
Comprobantes de Ingreso
Comprobantes de Egreso
Recibo de Caja menor
Facturas
Cuentas de cobro
Notas dbito
Notas crdito
Contratos (por honorarios y/o de prestacin
de servicios)
Comprobante de ingreso
Representa el valor recibido de un tercero ya sea en efectivo
plata contante y sonante o en cheque, y debe contener:
1. Nmero del comprobante de ingreso.
2. Fecha del ingreso.
3. Nombre del tercero y NIT o C.C. (Persona Natural o Jurdi4.
5.
6.
7.
16
Valor:
Valor en letras:
C.C. NIT:
manual_legalizacion_gastos_def.i16 16
3/2/09 17:55:33
Comprobante de egreso
Equivale al documento soporte realizado para efectuar el pago
a un tercero ya sea en efectivo o en cheque, debe contener:
1. Nmero del comprobante de pago.
2. Fecha del pago o giro.
3. Nombre del beneficiario del pago y NIT o C.C.(Persona Na-
tural o Jurdica).
Valor de giro en letras y en nmero.
Detalle de la transaccin.
Si es en cheque copia al carbn del giro del mismo.
Nmero del cheque y entidad financiera de donde se gira.
Codificacin de contabilidad.
Firmas de autorizacin.
4.
5.
6.
7.
.
.
17
manual_legalizacion_gastos_def.i17 17
3/2/09 17:55:34
18
Comprobante de egreso
manual_legalizacion_gastos_def.i18 18
3/2/09 17:55:37
Factura
Es el documento escrito que un vendedor entrega al comprador por la adquisicin de un bien o servicio. La factura debe
contener los siguientes requisitos:
1. Estar marcada expresamente como factura de venta.
2. Contener los Apellidos y nombres o razn social del vendedor.
3. Apellidos y nombres o razn social del comprador de los
bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado (Modificado Ley 788 de 2002 artculo 64).
4. Llevar un nmero que corresponda con la numeracin consecutiva de las facturas de venta.
5. Fecha de expedicin.
6. Descripcin especfica o general de los artculos vendidos o
los servicios prestados.
7. Valor total de la venta.
. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Al hacer la factura los numerales (1),(2), (4) y (8), debern
estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter
similar. Cuando el contribuyente (quien paga impuestos)
utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales
medios se entienden cumplidos los requisitos de impresin
previa. El sistema de facturacin deber estar numerado
en forma consecutiva y se debern proveer los medios
necesarios para su verificacin y auditoria.
19
Las facturas deben estar impresas con tcnicas industriales o un sistema de facturacin por computador o mquina registradora, con datos verificables.
Programa Oportunidades Rurales
manual_legalizacion_gastos_def.i19 19
3/2/09 17:55:40
porte no ser obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, ser suficiente entregar copia de la misma.
(Modificado Ley 223/95, Art. 40).
12. Para el caso de facturacin por mquinas registradoras ser aceptada la utilizacin de numeracin diaria o
peridica, siempre y cuando corresponda a un sistema
consecutivo que permita individualiza, diferenciar y reconocer sin equivocacin, cada operacin facturada, ya sea
mediante prefijos numricos, alfabticos o alfanumricos
(nmeros y letras) o mecanismos similares. (Adicionado
por la Ley 962 de 2005, Art. 45).
Cuenta de cobro
La cuenta de cobro se realiza por las personas que no estn
obligadas a facturar y debe contener los requisitos similares a los
de una factura.
1.
2.
3.
4.
5.
20
Cuenta de cobro
manual_legalizacion_gastos_def.i20 20
3/2/09 17:55:41
Contratos
(Revise el Modulo 1 del Manual de Contratacin).
21
Contratos
Aspectos de la contabilidad
Programa Oportunidades Rurales
manual_legalizacion_gastos_def.i21 21
3/2/09 17:55:42
22
Obligaciones tributarias
DI AN
im pu es to s
Renta y Complementarios
IVA
Retencin en la fuente y Timbre
Y dems impuestos obligados a realizar, declarar y pagar.
manual_legalizacion_gastos_def.i22 22
3/2/09 17:55:43
PARTE 4
Es importante tener en cuenta que la organizacin debe suscribir un contrato de prestacin de servicios con el Contador y el
Auditor Externo y definir claramente en el contrato las obligaciones de estos con la organizacin y hacerlas cumplir.
El Contador ser elegido directamente por nuestra organizacin, a travs de un proceso claro e imparcial, y buscando que
el profesional escogido ofrezca conocimiento y experiencia. El
Auditor Externo ser seleccionado por nuestra organizacin de
microempresarios; se escoger uno entre tres profesionales presentados por el Programa Oportunidades Rurales. La seleccin
ser transparente, basada en criterios tcnicos y de experiencia.
Teniendo en cuenta, que la ejecucin del Plan de Negocios
estar bajo la responsabilidad del Contador y la supervisin y
aprobacin del Auditor Externo, a continuacin se presentan algunos lineamientos en la normatividad respectiva tomados de las
normas que regula dicha profesin.
23
Contador Pblico
Ley 43 de diciembre de 1990 por la cual se adiciona la Ley
145 de 1960, y reglamenta la profesin del Contador Pblico y
se dictan otras disposiciones.
De manera general la ley 43 de 1990 hace referencia a:
Capitulo I
Capitulo II
Capitulo III
manual_legalizacion_gastos_def.i23 23
3/2/09 17:55:44
Aditor Externo
Es nombrado por la junta de accionistas, debe ser hecha por
un Contador Pblico ajeno y externo a la empresa, este realiza
un examen de las operaciones financieras de la empresa, con
el fin de emitir una opinin sobre la razonabilidad de las cifras
contenidas en los estados financieros basado en los principios
de contabilidad de general aceptacin, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la informacin posee. El informe o dictamen que el Auditor Externo
otorga fe pblica a la confiabilidad de los estados financieros y
la credibilidad de la gerencia que los prepar.
24
manual_legalizacion_gastos_def.i24 24
3/2/09 17:55:45
25
manual_legalizacion_gastos_def.i25 25
3/2/09 17:55:45
Artculo 42.
El Contador Pblico rehusar la prestacin de sus servicios
para actos que sean contrarios a la moral y a la tica o cuando
existan condiciones que interfieran el libre y correcto ejercicio
de su profesin.
Artculo 50.
Cuando un Contador Pblico sea requerido para actuar como
Auditor Externo, revisor fiscal, interventor de cuentas o rbitro
en controversia de orden contable, se abstendr de aceptar tal
designacin si tiene, con alguna de las partes, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil, segundo
de afinidad, o si median vnculos econmicos, amistad ntima o
enemistad grave, intereses comunes o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones.
Artculo 51.
Cuando un Contador Pblico haya actuado como empleado
de una sociedad rehusar aceptar cargos o funciones de Auditor
Externo o revisor fiscal de la misma empresa o de su subsidiaria
y/o filiales por lo menos durante seis (6) meses despus de haber
cesado en sus funciones.
26
Auditor Externo
manual_legalizacion_gastos_def.i26 26
3/2/09 17:55:46
Los dos documentos clave de los informes financieros para presentar ante el
Programa Oportunidades Rurales
Se trata del Formato para la Conciliacin de la Cuenta Bancaria del Proyecto y el Formato para la Legalizacin de Gastos.
27
A continuacin sigue un
instructivo donde se indica
como utilizar estos dos formatos para que los consulte
cada vez que lo necesite.
legalizacin de gastos
manual_legalizacion_gastos_def.i27 27
3/2/09 17:56:00
$
$
_______________________________________________
_______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
Subtotal recursos
$
Menos
28
Legalizacin de contrapartida
Legalizacin final
Legalizacin de contrapartida
Subtotal legalizaciones
Diferencia
Justificacin de la diferencia
REPRESENTANTE LEGAL
Auditor Externo
Vo.Bo. INTERVENTOR
manual_legalizacion_gastos_def.i28 28
3/2/09 17:56:00
Encabezado
Cmara de Comercio.
8 Nmero de NIT.
8 Fecha del da en que est realizado la legalizacin.
8 Valor total cofinanciado por el Programa
8 10% de contrapartida.
Valor 45% de la cofinanciacin
8 Se escribe el valor total consignado por el programa al inicio
del proyecto.
Valor 55% de la cofinanciacin
8 Se escribe el valor total consignado por el programa correspondiente al segundo pago.
Valor 10% de contrapartida
8 Se escribe el valor total consignado por la asociacin de microempresarios correspondiente al 10% de contrapartida.
Subtotal de recursos
8 Se escribe la sumatoria del total de los recursos recibidos.
Valor legalizacin del primer desembolso
8 Se escribe el valor total resultante de la hoja de legalizacin
del primer desembolso.
Valor legalizacin contrapartida
8 Se escribe el valor total resultante de la hoja de legalizacin
del primer desembolso correspondiente a recursos de contrapartida.
Valor legalizacin final
8 Se escribe el valor total resultante de la hoja de legalizacin
final.
Valor legalizacin de contrapartida
8 Se escribe el valor total resultante de la hoja de legalizacin
del segundo desembolso correspondiente a recursos de
contrapartida.
Subtotal de legalizaciones
8 Se escribe la suma total de las legalizaciones realizadas.
Saldo
8 Es a la operacin resultante de restar al valor de los recursos recibidos (incluido el valor de contrapartida), el valor de
las legalizaciones realizadas.
Saldo extracto bancario cuenta del proyecto
8 Se escribe el valor del saldo de la cuenta bancaria a la fecha
de la ltima legalizacin.
Diferencia
8 Es el valor resultante de restarle al SALDO el SALDO DEL
EXTRACTO BANCARIO de la cuenta del proyecto.
Justificacin de la diferencia
8 En caso de presentarse diferencia se dar explicacin de la
misma.
29
manual_legalizacion_gastos_def.i29 29
3/2/09 17:56:01
30
__________________________________________
NIT DE LA ASOCIACION:
__________________________________________
__________________________________________
FECHA DE LEGALIZACIN:
__________________________________________
FECHA DEL
PAGO
No. COMPROBANTE DE
PAGO
No. DE
CHEQUE
No. de cheque
(columna 3)
Se escribe el nmero
que presenta el cheque girado en el comprobante de pago. 8
REPRESENTANTE LEGAL
Auditor Externo
CONTADO
Vo.Bo. INTERVENT
Firmas autorizadas
El documento de legalizacin de gastos para que sea aceptado y aprobado por el interventor, deber presentar las firmas autorizadas de:
Representante Legal de la Organizacin.8
Contador Pblico (Asignado por el Programa).8
Auditor Externo (Asignado por el Programa). 8
manual_legalizacion_gastos_def.i30 30
3/2/09 17:56:02
__________________________________________
__________________________________________
trapartida) ________________________________
__________________________________________
__________________________________________
PAGO
ACTIVIDAD Y CONCEPTO
Hoja No.:
TOTAL
NTERVENTOR
Hoja No.
Se debe numerar la hoja diligenciada y caso
de existir varias hojas de legalizacin, hacerlo de manera consecutiva.8
31
Total
8 Corresponde a la
suma total de todos
los comprobantes
de pago que se estn relacionando en
la legalizacin.
manual_legalizacion_gastos_def.i31 31
3/2/09 17:56:03