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Self Procurement mit dem

prinux Portal fr Unternehmen:


Visitenkarten in Selbstbedienung

Das Problem: Visitenkartenbeschaffung ist mhsam, zeitraubend und teuer


Bis neue Visitenkarten auf dem Schreibtisch einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters landen,
ist es oft ein langer Weg:
Mehr oder weniger brokratisch wird der Bedarf gemeldet bzw. ermittelt und geprft, die
Bestellungen werden gesammelt und an den Lieferanten weitergeleitet. Die Korrekturabzge
mssen wiederum intern verteilt, kontrolliert und freigegeben werden, ebenso die dazugehrigen
Rechnungen.
Berechnet man all die Arbeitszeit, die dafr aufgewendet wird, kostet der Bestellprozess oft mehr
als die Ware, also z. B. ein Paket mit 100 Visitenkarten, selbst.

Die Lsung: Das prinux Portal vereinfacht den Prozess radikal


prinux, der Spezialist fr Visitenkarten mit mehr als 1.400 Firmenkunden in ganz Europa, kennt
diese Probleme und lst sie mit dem prinux Portal fr Unternehmen, das die Beschaffung
radikal vereinfacht.
Somit erhalten Sie bei prinux alles aus einer Hand: Das Bestellportal, die Einrichtung und die
laufende Wartung Ihrer Vorlagen und natrlich die gedruckten Visitenkarten selbst schnell und
zuverlssig geliefert in ganz Europa.

Die Idee: Jeder bestellt seine Visitenkarten selbst


In der Zeit, in der ein Mitarbeiter den Bedarf fr neue Visitenkarten gemeldet hat, kann er sie
auch ganz einfach online selbst bestellen diese berlegung steckt hinter Self-Procurement, wie
sie das prinux Portal bietet.
Ein durchdachtes, sicheres und vor allem einfaches System sorgt dafr, dass die Selbstbedienung
ohne Einschulung funktioniert und jede Bestellung in wenigen Minuten erledigt ist inklusive
Korrekturabzug und Freigabe.

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Der Online-Katalog: Alle Vorlagen werden zentral


bereitgestellt immer aktuell und CD-konform
Ein zentrales Element des prinux Portals ist der Online-Katalog: Hier werden alle Druckvorlagen, die fr die Mitarbeiter Ihres Unternehmens verfgbar sein sollen, zentral bereitgestellt je
nach Bedarf nur eine einzelne Visitenkartenvorlage, verschiedene Varianten oder auch weitere
Geschftsdrucksachen wie z. B. Briefpapier, Kuverts, Notizblcke und Grukarten.

Das Einrichten der Vorlagen erledigt prinux: Sie liefern nur einmalig eine PDF-Datei pro Vorlage.
Der Besteller kann dann online Texte ndern, z. B. den Namen auf einer Visitenkarte. Das Layout
passt sich, wo notwendig, nach xen Regeln der Textmenge an, bleibt im brigen aber immer
gleich so ist garantiert, dass Ihr Corporate Design immer und berall strikt eingehalten wird.
Wird das Corporate Design gendert, sind die neuen Vorlagen sofort unternehmensweit verfgbar.

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Der Roll-out: Eine E-Mail an alle gengt - oder ein Link in Ihrem Intranet
Ist der Online-Katalog eingerichtet, kanns schon losgehen: Beliebig viele Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern Ihres Hauses knnen nun Visitenkarten selbst bestellen.
Der Roll-out ist denkbar einfach egal, ob fr 20 oder 20.000 Mitarbeiter. Eine E-Mail oder ein
Intranet-Eintrag mit dem Link zum prinux Portal gengen. Denn fr eine Bestellung ist keine
Registrierung ntig, sondern nur eine gltige Firmen-E-Mail-Adresse.
Das Prinzip ist simpel: Der Besteller geht auf das Portal, gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhlt
ein Einmal-Passwort an seine E-Mail-Adresse gesendet.

Die aufwndige Pflege einer Benutzerdatenbank oder Anbindungen an Drittsysteme sind nicht
ntig, und sobald eine E-Mail-Adresse deaktiviert ist (z. B. bei ausgeschiedenen Mitarbeitern), ist
auch keine Bestellung mehr mglich.

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Das Bestellen: So schnell und einfach gings noch nie


Die Bestellung selbst ist mit wenigen Mausklicks und Eingaben erledigt:
Vorlage auswhlen, variable Daten eingeben (z. B. Name eintippen und Standort aus einem Men
auswhlen), Stckzahl whlen, fertig! Noch komfortabler weil ohne Daten-Neueingabe geht
das Nachbestellen bereits einmal gedruckter Karten.
Die Benutzeroberflche ist in Deutsch, Englisch und auf Anfrage auch in anderen Sprachen verfgbar. Das System untersttzt xe oder variable Liefer- und Rechnungsadressen. Somit eignet
sich das prinux Portal auch bestens fr international ttige Unternehmen mit vielen Standorten.

Der Korrekturabzug: Die Online-Preview zeigt exakt, was gedruckt wird


Ob alles passt, kann der Besteller gleich selbst berprfen: Die Online-Preview zeigt innerhalb
von Sekunden ein Abbild der Visitenkarte genau so, wie es gedruckt wird. Eventuelle Tippfehler
knnen damit schnell erkannt und sofort ausgebessert werden. Das bisher oft bliche Hin- und
Hersenden von E-Mails und PDFs zwischen Besteller und Druckerei entfllt komplett.

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Die Kontrolle: Sie bestimmen, ob und von wem


die Bestellungen freizugeben sind
Bei aller Freude ber den vereinfachten Bestellprozess soll natrlich vermieden werden, dass in
einem Unternehmen nach Lust und Laune Visitenkarten bestellt werden. Das System der EinmalPasswrter (siehe Seite 3) stellt daher zunchst einmal sicher, dass nur Inhaber einer gltigen
Firmen-E-Adresse berhaupt bestellen knnen.
Optional gibt es auerdem einen Genehmigungswokflow, bei dem etwa der Einkufer oder der
Vorgesetzte die Bestellung freizugeben hat.
Auch dieser Prozess ist denkbar einfach gestaltet: Der Genehmiger erhlt eine E-Mail-Benachrichtigung und entscheidet per Mausklick ber Freigabe oder Ablehnung. Wird die Bestellung abgelehnt, erhlt der ursprngliche Besteller eine Nachricht.
Dieser Workflow kann brigens auch verwendet werden, um Freigaben vom Bedarfstrger einzuholen: So kann z. B. das Sekretariat Visitenkarten fr mehrere Mitarbeiter bestellen und auf
digitalem Weg deren inhaltliche Freigaben anfordern.

Die bersicht: Ihr Einkufer kann jederzeit sehen, wer was wann bestellt hat
Ergnzend zum Genehmigungsworkflow bietet das System den berechtigten Administratoren
jederzeit einen Gesamtberblick: Alle bisherigen Bestellungen werden bersichtlich angezeigt,
inklusive Sendungsverfolgung bis zum Abliefernachweis.

Der SAP-Link: Die prinux-Lsung dient auch als Anforderungsportal


fr SAP-Bestellungen
Wenn in Ihrem ber SAP bestellt wird, knnen Sie das prinux Portal auch als einfaches Anforderungsportal davorschalten. Wer nur Visitenkarten bestellen will, muss somit keine SAP-Berechtigungen erhalten und sich nicht mit dem SAP-Bestellprozess auseinander setzen.

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In diesem Fall wird die Bestellung wie oben beschrieben vorbereitet und dann an den zustndigen
SAP-Bestellberechtigten weitergeleitet. Dieser lst dann die endgltige Bestellung aus - natrlich
ohne Medienbruch und ohne Mehrfacherfassung von Daten.
Bleibt die Bestellung liegen oder wird sie abgelehnt, wird der Bedarfstrger verstndigt so gibt
es keine offenen Enden.

Der Start: In wenigen Tagen steht Ihr Portal bereit keine Kosten,
kein Risiko, kein IT-Projekt
Das prinux Portal wird bereits von zahlreichen Unternehmen und Organisationen eingesetzt. Es
wurde so entwickelt, dass es fr jeden prinux Kunden schnell und einfach einsetzbar ist.
Daher stellt Ihnen prinux das Portal vllig kostenlos zur Verfgung: Sie bezahlen weder fr
Setup, Anbindung an (Standard-)SAP-Systeme, Einrichtung Ihrer Vorlagen noch fr den laufenden
Betrieb oder Support, sondern nur fr die jeweils bestellten Drucksachen.
Um das prinux Portal in Ihrem Unternehmen einzufhren, mssen Sie also weder investieren
noch Ihre IT-Abteilung bemhen (Ausnahme: Anbindung an Ihr SAP-System).
Unser Tipp: Starten Sie einfach einen kleinen Pilotversuch, z. B. fr einen Standort oder fr eine
Abteilung. Schon in wenigen Tagen werden Sie selbst erleben, wie einfach und komfortabel das
prinux Portal ist.
Interessiert? Dann sprechen Sie am besten gleich mit uns:
prinux GmbH
Kirchengasse 23
A-1070 Wien, Austria
Tel. +43-1-3532280-0
E-Mail: info@prinux.com
http://www.prinux.com/
Gebhrenfreie Service-Hotline fr Anrufe
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