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ATENO:
NDICE
1. Introduo....4
2. Instalao do Sistema.....5
3. Preparando o sistema para Trabalhar pela 1 vez.....8
1. Cadastro de Peas.....10
2. Cadastro de Servios.....12
3. Cadastro de Mecnicos.....13
4. Cadastro de Clientes.....14
5. Cadastro de Fornecedores.....16
6. Cadastro de Garantias.....17
7. Cadastro de Contratos.....18
4.Rotinas do Dia a Dia.....19
1. Oramentos.....19
2. Ordens de Servio.....22
3. Requisies.....23
4. Notas Fiscais.....24
5. Lanamentos.....25
6. Vendas Balco.....28
7. Marketing......29
5. Cadastro de Senhas.....30
6. Backup.....31
Apresentao
O sistema para Oficinas Mecnicas, Auto Peas e Servios de Seguros, Mecnico, foi
inicialmente elaborado em 2001 e desde ento, tem sido atualizado e modernizado
sempre e graas a colaborao inestimvel dos usurios, mediante sugestes e
adaptaes.
Aps observar o mercado fornecedor de sistemas, um dos maiores problemas
observados, era que nenhum sistema conseguia atender em 100% as necessidades
de uma empresa.
As razes so claras, cada empresa possui um sistema de trabalho.
Assim o Mecnico est no mercado com a inteno de cobrir este nicho, gerando a
oportunidade de voc Cliente, obter a um custo bastante acessvel, um sistema
administrativo com tudo aquilo que bsico e ainda com a possibilidade de criar
mdulos adicionais, especficos com o seu mtodo de trabalho.
A Argos Tecnologia no deseja apenas vender o software MECNICO, ela quer
tambm estar presente permanentemente no desenvolvimento tecnolgico de sua
empresa, fornecendo informaes de mtodos organizacionais que possam facilitar o
seu trabalho e assim evoluindo conjuntamente.
O MECNICO uma ferramenta de trabalho poderosa, e como toda ferramenta, s
tem utilidade se for corretamente alimentada e utilizada.
Em 2007 o MECNICO passou a chamar MECNICO SENIOR devido ao grande
upgrade dado nele.
Instalando o Sistema
O MECNICO foi desenvolvido em Visual Basic e tem seus arquivos indexados pelo
gerenciador MS_ACCESS Engine, desenvolvido especialmente para poder trabalhar
com segurana em ambiente mono e multiusurio. justamente este gerenciador,
que d ao MECNICO a segurana necessria em tarefas crticas (leia-Cse grandes
quantidades de dados).
Para a perfeita utilizao do sistema, aconselhvel que se disponha de um HD com
pelo menos 20 Megabytes disponveis de espao livre. No que o sistema ocupe todo
este espao, mas ao longo de 1 ou 2 anos de trabalho acumulando dados, este
espao pode ser at pequeno.
As restries quanto ao processador de seu micro limitam-se aos da linha PC e que
seja no mnimo Pentium com 128 Mb de memria RAM. Devido ao ambiente
Windows permitir vrios arquivos abertos ao mesmo tempo, alm de um
aproveitamento maior das capacidades da memria RAM, aconselha-se que toda a
memria RAM acima dos 128 Mb bem vinda, obedecendo sempre a proporo 128,
256,512, 1gb etc.
O MECNICO pode trabalhar paralelamente com qualquer outro software enquanto
houver memria RAM suficiente para todos. Quando o MECNICO acionado, o
gerenciador MS_ACCESS Engine ser carregado para a memria RAM, assim como
todos os arquivos e tabelas necessrias para cada tarefa que voc selecionar no
menu. Caso sua mquina possua memria expandida (acima de 1 Megabyte de
RAM), o Windows ir utiliz-la para liberar memria convencional; esta tcnica deve
ser utilizada por programas que rodam diretamente em DOS. Porm, nem todos os
programas so assim, lotando o espao disponvel em RAM, causando o que
comumente chamamos de "travamento de mquina" (embora voc aperte as teclas,
nada aparece na tela e o led do HD pra de piscar). Isto muito comum, pois os
programas evoluem rapidamente aumentando de tamanho e as mquinas s podem
evoluir se os bolsos permitirem. por este motivo, que os travamentos de mquina
so mais frequentes em mquinas com menor quantidade de memria RAM e raras
porm no impossveis em 1 Gb ou superior.
O MECNICO pode trabalhar tambm em ambientes gerenciados por
compactadores como o DOUBLESPACE do DOS e o STACKER, porm,
desaconselhamos veementemente o uso destes gerenciadores compactadores de
Winchester devido a grande quantidade (e probabilidade de repetio) de erros
ocasionados com perda de dados (muitas vezes total) e conflitos de memria com
outros softwares. Para agravar esta situao, muitas vezes estes gerenciadores so
instalados por leigos utilizando cpias piratas, que no permitem suporte,
atualizaes e garantias, apenas multas.
Se o seu problema for falta de espao, pense na possibilidade de eliminar alguns
softwares que esto apenas ocupando espao em sua mquina e se no houver jeito,
comece a pensar em uma nova mquina; ser mais barato que perder tudo,
reinstalar seus sistemas e recadastrar seus dados.
Algo que precisa ficar bem gravado na memria do usurio do ambiente Windows,
que este ambiente, seja 98, NT, ME ou XP, extremamente vulnervel em sua
estabilidade (bom funcionamento). O Windows necessita de arquivos auxiliares
denominados DLLs, e estes arquivos esto instalados na maioria das vezes no sub-
CRXLATE.DLL
MSAES110.DLL
MSOLEVBX.DLL
OLE2PROX.DLL
PDIRJET.DLL
VBOA300.DLL
CTL3D.DLL
MSAEXP20.DLL
ODBC.DLL
OLE2UI.DLL
SCONFIG.DLL
VBRUN300.DLL
DBNMP3.DLL
MSAFINX.DLL
ODBCINST.DLL
OLECLI.DLL
SQLSRVR.DLL
VER.DLL
GSWDLL.DLL
MSAJT110.DLL
OLE2.DLL
OLESVR.DLL
STORAGE.DLL
MSABC110.DLL
MSAJT112.DLL
OLE2DISP.DLL
PDBJET.DLL
TYPELIB.DLL
ANIBUTON.VBX
HIC.VBX
MSLOE2.VBX
SPIN.VBX
CMDIALOG.VBX
KEYSTAT.VBX
MSOUTLIN.VBX
SPUSH.VBX
CRYSTAL.VBX
MCI.VBX
PENCNTRL.VBX
THREED.VBX
GAUGE.VBX
MSCOMM.VBX
PICCLIP.VBX
GRAPH.VBX
MSMAPI.VBX
QTMOVIE.VBX
GRID.VBX
MSMASKED.VBX
QTPIC.VBX
GSW.EXE
SHARE.EXE
b) O cabeamento do tipo
comprovadamente mais falhas.
par
tranado.
Cabeamento
coaxial,
gera
de
rede
de
todos
os
terminais
envolvidos
devem
estar
-----------------------FINALMENTE INSTALANDO!---------------------------------Para a correta instalao do sistema, recomenda-se que a mquina seja inicializada.
Com todos os aplicativos fechados, insira o CD no drive, clique em INICIAR, depois
em EXECUTAR e na linha de comando digite:
D:\mecainst.exe (Ou substitua a letra do drive D pela correta em seu sistema).
O sistema criar automaticamente o diretrio e os cones.
1.
Nesta tela, dever ser digitada a senha de acesso ao sistema e o usurio do sistema.
Digite-as e mova com TAB ou com o mouse at Aceita a Senha.
O sistema protegido por senhas de acesso. Esta senha parametrizada, ou seja,
cada senha possui permisso de entrada em determinados mdulos e permisso
vedada em outros.
Toda senha s possui validade se for mantida apenas com a pessoa inicialmente
credenciada, se ela for "espalhada" aos quatro ventos, j no existe mais
necessidade de senhas.
Uma vez que a senha esteja correta, o menu principal ser exibido.
Clientes
Fornecedores e credores
Mecnicos
Vendedores
Servios
Linha de peas
Peas em estoque
Porm, tais cadastros tambm podem ser alimentados ao longo do uso do sistema
em seu dia-a-dia.
2.
Cadastros
Fornecedores
Linha de peas
Servios
Peas em estoque
2.1.
Cadastros de Fornecedores
2.2.
2.3.
Cadastro de Servios
O campo Cdigo alfanumrico e deve ser criado pelo usurio. Este o campo pelo
qual o servio ser identificado no sistema. Ao digitar o cdigo do servio e teclar
TAB, caso exista j um servio com este nmero o registro do mesmo ser exibido.
Clicando no boto Listar, ser emitida uma listagem com todo seu cadastro
de Servios em ordem alfabtica de nome.
2.4.
ao lado do campo.
O campo Descrio pode ser utilizado quando o campo Nome ou Modelo no forem
suficientes para a descrio total da pea. Pode ser tambm utilizado para uma curta
descrio de uso da pea, principalmente quando se tratar de peas importadas. O
contedo deste campo tambm impresso em requisies.
O campo Medida onde se classificar em qual unidade comercializada a pea.
Os campos Classificao Fiscal, Situao Tributria, Alquota do IPI e Alquota do
ICMS no so obrigatrios, porm necessrios se o usurio desejar que o sistema
emita Notas Fiscais.
No campo Estoque, digite o valor atual da quantidade da pea realizada por seu
inventrio. Somente quem possuir a senha principal poder alterar diretamente este
valor.
Listas:
2.5
Cadastro de Mecnicos
Campo criado para cadastrar os Mecnicos que trabalham em sua oficina, por quem
os servios sero executados.
Listas:
Lista de mecnicos.
Relatrio de atendimento do mecnico.
Etiqueta de ponto dos mecnicos.
2.6.
Cadastro de Vendedores
tem criado para empresas que oferecem mais do que servios. Aqui cadastra-se os
vendedores da empresa.
2.7.
Cadastro de Clientes
Para cadastrar os Clientes de sua Oficina duas podem ser as maneiras de se acessar
a tela de cadastro.
A primeira, clicando no boto Clientes a partir do Menu Principal e a segunda,
atravs da prpria tela de Oramentos.
Tanto uma forma como a outra acessam a mesma tela, porm, recomendamos a
primeira forma para aquele usurio que j possui uma clientela e deseja a
implantao imediata do sistema. A segunda forma a indicada para novos clientes
que sero includos no decorrer do movimento da Oficina.
Lembramos que embora o sistema permita a elaborao de oramentos sem a
criao de um registro de cliente, para gerao da ordem de servio, o registro do
cliente (com todos os seus dados cadastrais) ser obrigatrio.
Lista:
Lista de clientes.
Lista de servios efetuados para o cliente.
Outras Ferramentas:
Situao do cliente.
Lista manutenes preventivas.
O boto que exibe a Situao do Cliente responsvel pela emisso de um relatrio
que lista todas as parcelas de pagamento de Ordens de Servio deste Cliente. Assim
sendo, pode-se observar se existem parcelas em haver antes da execuo de um
novo servio.
O boto que lista as Manutenes Preventivas emite um relatrio que exibe todas as
manutenes preventivas lanadas para veculos deste Cliente. Ideal para quando o
cliente em questo for um frotista.
2.8.
Cadastro de Garantias
2.9.
Cadastro de Contratos
Lista:
Lista de Contratos.
3. Dia a Dia
3.1.
Marketing
Escolha que ALVO deseja selecionar se, por exemplo, Etiquetas de Clientes. Clique
em Avanar.
Por fim, escolha que GNERO de seleo deseja fazer. Supondo que ainda seja
Etiquetas de Clientes, voc quer que o filtro se aplique a:
Todos os Clientes de um determinado intervalo de cdigo de cadastro;
Um Cliente Especfico;
Todos os Clientes de uma determinada Cidade;
Todos os Clientes que aniversariem em um determinado ms.
Clique em Concluir e digite os dados do filtro de gnero e clique em OK.
3.2.
Check List
O Check List foi criado para proteo do cliente e da empresa e deve ser
preenchido na chegada do carro oficina.
Todos os campos devem ser preenchidos mesmo quando no apresentarem
defeitos ou qualquer caractersticas fora do normal, at mesmo essa informao
deve constar no check list.
Ao final do preenchimento, a Check List deve ser impressa atravs do boto
Emisso de Check List.
Duas cpias, uma para a empresa e outra para o cliente e ambas devidamente
assinadas pelo cliente aps a vistoria de concordncia.
3.3.
Oramentos
Caso deseje emitir o oramento, aps a incluso dos itens, clique no boto
Emitir. Como todo relatrio deste sistema, o mesmo gerar um preview de
e ser
O boto Etiqueta faz com que seja impressa uma etiqueta com a descrio do
servio efetuado e que pode ser aderida ao veculo ou equipamento em manuteno.
3.4.
Ordens de servio
no boto
Uma vez que uma OS tenha data de fechamento ela no mais poder ser alterada.
Para poder excluir totalmente uma OS fechada, primeiro deve-se clicar no boto com
o cadeado no canto inferior direito. Esta operao far com que os lanamentos no
Contas a Receber sejam excludos e a sim, poder excluir a OS.
Pode-se consultar os OS utilizando as setas verdes no canto superior direito da tela.
3.5.
Vendas de balco
(
Caso deseje, pode-se emitir um ticket com a descrio dos itens
comercializados).
Pode-se consultar as Vendas utilizando as setas verdes no canto superior direito da
tela.
Outra forma de consultar uma Venda pela digitao direta do nmero do mesmo,
seguido de TAB.
4. Operacional
4.1.
Cotaes
Emitir Cotao.
4.2.
Compras de Peas
4.3.
Reajuste de Preos
4.4.
Vistorias
5. Financeiro
5.1.
Contas Bancrias
Nesta rotina, o usurio dever cadastrar as contas bancrias que desejar trabalhar.
Por exemplo Bradesco conta 1, Ita conta 2, etc.
5.2.
Centros de Custo
5.3.
Mltiplos: Caso deseje cadastrar uma conta que se repete por vrios meses,
cadastre-a e antes de colocar a data de pagamento e gravar , clique em Mltiplo.
Sero gerados lanamentos para os meses posteriores conforme a quantidade
selecionada. Por exemplo se tiver um carn com 6 prestaes a serem pagas desde
05/12/2006, cadastre o lanamento inicial somente com o vencimento e antes de
incluir clique em Mltiplos e indique 6. Sero gerados 6 lanamentos no mesmo valor
com a mesma referncia para os vencimentos 5/12/2006 at 05/05/2007.
5.4
Relatrios
Esta mesma tela contm os acessos aos relatrios, que podem ser acessados,
clicando sobre os botes correspondentes na tela, como segue:
Credores cadastrados - relatrios de todos os credores cadastrados.
Pendncias a pagar/dia - contas a pagar com vencimento naquele dia, sem que
tenham sido baixadas (campo data de pagamento em branco).
Pendncias a receber/dia - contas a receber com vencimento naquele dia, sem
que tenham sido baixadas (campo data de pagamento em branco).
A pagar/dia - Relatrio de todas as contas a pagar cadastradas com vencimento
naquele dia, sem que tenham sido baixadas (campo data de pagamento em
branco).
A receber/dia - Relatrio de todas as contas a receber cadastradas com
vencimento naquele dia, sem que tenham sido baixadas (campo data de pagamento
em branco).
A pagar/ms - Relatrio de todas as contas a pagar cadastradas com vencimento
naquele ms, sem que tenham sido baixadas (campo data de pagamento em
branco).
A receber/ms - Relatrio de todas as contas a receber cadastradas com
vencimento naquele dia, sem que tenham sido baixadas (campo data de pagamento
em branco).
Pagas/ms - Relatrio de todas as contas a pagar cadastradas que tenham sido
baixadas em um determinado ms. (campo data de pagamento preenchido)
Cheques/ms - relao de todos os cheques pagos em um determinado ms, em
uma determinada conta.
Recebidas/ms - Relatrio de todas as contas a receber cadastradas que tenham
sido baixadas em um determinado ms. (campo data de pagamento preenchido)
Fluxo de caixa: Relatrio do fluxo de caixa, separados recebimentos e pagamentos
feitos em uma determinada conta, em um determinado ms.
Ateno: O fluxo de caixa sempre em relao a um ms, assim, no incio de um
novo ms, necessrio cadastrar-se um crdito correspondente ao saldo inicial do
ms, que dever ser igual ao saldo final do ms anterior.
Fluxo de caixa / centro: Relatrio do fluxo de caixa, separados recebimentos e
pagamentos feitos em uma determinada conta, em um determinado ms, em um
determinado centro de custo.
5.5.
Para gerar uma NF ou cupom fiscal (se desejar, pois no obrigatrio) digite o
nmero da OS, clique na tecla TAB e aparecero os dados da OS com os servios
executados e peas utilizadas e/ou comercializadas.
Complete os dados, com valores para frete, seguro e outras despesas (se existirem)
para apurao do total.
Complete tambm o campo espcie (granel, litros, etc.) nmero da NF, (o nmero
seqencial utilizado pela Oficina) as datas de vencimento e emisso.
Vale lembrar que o layout da NF dever ser fornecido pela Oficina para sua correta
padronizao.
6. Estatsticas
6.5.
6.6.
Estes relatrios servem para que se saiba quais peas e servios esto tendo mais
sada e quais no esto. O levantamento se baseia nas OSs.
Como ele se baseia tambm no estoque, no sero levadas em considerao as OSs
cujos itens no estiverem associados a itens do estoque. Se a Oficina lana
diretamente no cadastro sem alimentar antes a pea, ento no haver como linkar
a pea ao tem.
7. Relatrios
7.5.
Listagem de Clientes
7.6.
Listagem de Fornecedores
7.7.
7.8.
7.9.
Das manutenes cadastradas, viro em ordem cronolgica das mais antigas para as
mais novas. Todas as que estiverem ainda por fazer.
8. Cadastro de Usurios.
O sistema possui trs nveis de acesso diferentes, que podero ser alterados,
conforme sua convenincia.
Ateno: Antes de executar esta operao, defina as senhas a serem utilizadas, pois
uma vez que inicie a operao, no poder par-la antes de sua concluso. As
senhas devero ser palavras diferentes entre si.
As senhas devem ser palavras com seis letras, sendo que Senha de acesso amplo
aquela que permite acesso total ao sistema. A senha de acesso intermedirio permite
tudo menos acesso ao financeiro e a senha de acesso restrito, permite apenas
consulta.
Mas no cadastro de usurio que realmente se limita ou permite a um usurio ter
acesso a rotinas do sistema. Para isso, basta criar o nome como foi dito acima e
clicar onde se deseja que o usurio tenha acesso.
9. Backup
O backup consiste em uma cpia de segurana de seus dados, que ser usado para
repor os mesmos, em caso de falha em seu equipamento ou sistema.
uma tarefa simples e fcil de ser realizada, porm poucos o fazem, e muitos
"choram" por no t-lo feito. Os dados cadastrados valem (financeiramente falando)
muito mais que o equipamento e o sistema, e uma vez perdidos, l se vo horas,
reais e disposio.
Para isso, basta copiar inteiramente a pasta ARGOSWIN para um pen-drive.
Veja a sequncia abaixo:
Clique em INICIAR
Clique com o boto direito do mouse em cima dela e siga o menu que abre
39) Terminado de incluir os tens, clique no boto no alto da tela que contm uma
impressora e um formulrio contnuo.
40) Ser exibida a impresso do Oramento com preos e sem preos.
41) Caso o Cliente aceite o Oramento ento clique no boto com um tic verde.
42) Este boto validar o Oramento transformando-o agora em Ordem de Servio.
43) Note que o campo OS ganhar um nmero. Este nmero composto do ms +
ano + oramento.
44) Note tambm que agora o campo Abertura, contm a data do dia em que foi
validada a OS.
45) tens podem ser inclusos durante a execuo.
46) Quando o carro vai ser entregue ao cliente, digita-se a data de FECHAMENTO tecle TAB.
47) Em Extras, digite o valor de extras utilizados como, lavagem, graxa, gasolina,
etc - tecle TAB.
48) Em Desc% digite caso queira, o percentual de desconto - tecle TAB.
49) Ou digite o valor, caso queira do desconto - tecle TAB.
50) Digite o nmero de parcelas que o cliente pagar a OS - tecle TAB.
51) Digite caso queira, quantos por cento da 1 parcela ele pagar - tecle TAB.
52) Confirme o valor das demais parcelas - tecle TAB.
53) Escolha a forma de Pagamento.
54) Caso o pagamento tenha sido em cheques, preencher os dados, teclando TAB
para avanar.
55) Aps terminar, clique no boto GRAVAR.
56) Nesse momento o estoque ser baixado e o contas a receber creditado.
57) Aps a OS ter sido fechada, ela no mais poder ser alterada ou excluda.
37) Caso o pagamento tenha sido em cheques, preencher os dados, teclando TAB
para avanar.
38) Aps terminar, clique no boto GRAVAR.
39) Nesse momento o estoque ser baixado e o contas a receber creditado.
40) Aps a Venda ter sido fechada, ela no mais poder ser alterada ou excluda.