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MANUAL

NOTA FISCAL ELETRNICA


ESCRITRIO CONTBIL CAIRES

Por:
Douglas Adolpho
Maicon F. Campos

COMO BAIXAR EMISSOR DE NF-e (novo!).


Acesse o site da Secretria do Governo do Estado de So Paulo (www.fazenda.sp.gov.br/nfe), ir
barra lateral esquerda clicar em Emissor de NF-e (novo!).

Aps clicar, abrir uma janela, rolar a pgina at Verso para Emisso de NF-e com validade
Jurdica e clicar em Clique aqui para continuar.

Na tela seguinte clique em Download e Instalao do Software Emissor NF-e 2.0.5.

Clicar em Software Emissor NF-e, e aguardar o download ser concludo para depois instalar o
programa.
Obs: verificar se na tela aparecer uma mensagem dizendo se o computador tem o programa
JAVA instalado, se no tiver clica no cone do programa para fazer o download e depois a
instalao.

Aps a concluso da instalao aparecer na tela principal do seu computador um cone de atalho.

O programa emissor de NF-e j pode ser utilizado.

UTILIZAO DO EMISSOR DE NF-e


Iniciando o programa emissor
Ateno: o programa emissor no aceita acentos!
Encontre a localizao do programa no seu computador e abra-o. Na primeira vez, ele abrir uma tela
para voc cadastrar sua empresa como emitente das NFe: (imagem 1) clique em incluir e preencha
com os dados da sua empresa (imagem 2). Caso tenha o logotipo em formato de imagem (jpg ou bmp)
faa upload para que ele aparea nas DANFEs que voc gerar.
Imagem 1:

Imagem 2.

* Todos os campos que


estiverem com asterisco
devem ser preenchidos.

Cadastros Iniciais

Voc pode cadastrar seus Clientes e Transportadoras inicialmente ou ento durante a


emisso das notas fiscais. No caso dos produtos, se seus produtos so sempre os
mesmos e possuem o mesmo valor unitrio, recomendo o cadastro antecipado,
porm se cada venda for de um produto com caractersticas e valores diferentes,
indico que preencha suas informaes diretamente em cada uma das notas fiscais
emitidas.
Para cadastrar seus Clientes antecipadamente clique em Cadastros > Clientes e no
boto incluir (localizado na parte inferior esquerda). Preencha os campos solicitados,
como Razo Social, CNPJ, IE, Endereo, etc.
Para cadastrar as transportadoras, deve-se clicar em Cadastros > Transportadoras e
proceder da mesma forma que o cadastro de Clientes.
Para cadastrar os produtos, clique em Cadastros > Produtos. Voc ver a lista dos
produtos j cadastrados e dever clicar em Incluir (no canto inferior direito).
Na tela que abrir, voc dever preencher o cdigo e a descrio do produto. Feito
isso, informe a unidade comercial e a unidade tributada (exemplo pea, kilo, unidade,
metro, etc) e a quantidade comercial e quantidade tributada (normalmente, utiliza-se
os mesmos valores). Enfim, preencha o valor unitrio do produto e informe os itens
adicionais conforme sua necessidade (classificao fiscal, peso, etc.).
Clique em Incluir para salvar o produto. A partir de agora ele estar cadastrado na
sua lista de produtos.
Para editar qualquer cadastro, selecione o produto/transportadora/Cliente e clique em
editar/alterar.
Emisso de uma NFe
Voc dever selecionar a empresa que emitira as NFe e clicar em INICIAR.

selecionar

Para emitir uma nota fiscal eletrnica, clique em Notas Fiscais > Emitir nova nota.
Todas as informaes necessrias para a emisso da nota estaro disponveis em
nove abas.

Aba 1 Dados da NFe


Nessa aba voc dever preencher os dados da nota: Natureza da Operao, tipo de
documento, data de emisso e sada, se a DANFE ser emitida em retrato ou
paisagem e outros.
A numerao da nota fiscal ser gerada por voc e a fiscalizao recomenda que
seja iniciada da 001. Preste ateno nas notas, pois ela pode ter seu nmero alterado
durante a transmisso (sempre conferir se o numero da nota atual subseqente a
ultima nota fiscal emitida).

Aba 2 Emitente
Essa aba informa o emitente da nota, ento nela j estaro preenchidos os dados da
sua empresa no preciso fazer nada nessa aba.

Aba 3 Cliente

Nessa aba, voc dever preencher os dados do destinatrio. Clique em Pesquisar


e, caso o Cliente j esteja cadastrado, selecione o Cliente e clique em Carregar.
Se no estiver cadastrado, clique em Incluir, e preencha as opes abaixo,
lembrando que fazendo desta forma o cliente no ficara salvo no sistema.
Se o endereo de entrega ou de retirada for diferente do endereo do Cliente ou
da sua empresa, assinale a opo correspondente e preencha com o endereo
correto Ateno: esse endereo no ser impresso na DANFE.

Aba 4 Produtos e Servios


Para incluir um produto na NFe clique em INCLUIR.

Na tela que abrir, se voc for utilizar um produto j cadastrado, clique em


pesquisar, selecione o item na tabela e clique em carregar. Se no for utilizar um
item cadastrado, siga preenchendo TODOS os dados necessrios.

* Todos os campos que


estiverem com asterisco
devem ser preenchidos.

A segunda aba trata os tributos


ICMS Preencher de acordo com a tributao do produto (entre em contato com o contador).

Na aba IPI, empresas optantes pelo Simples Nacional no preenche essa aba,
apenas indstrias optante pelo lucro Presumido ou Lucro Real essas entrar em
contato com o seu contador.

Na aba PIS, preencha de acordo com a tributao do seu produto. Para Super
Simples utilize a opo PIS08.

Na aba COFINS, preencha de acordo com a tributao do seu produto. Para


Super Simples utilize a opo COFINS08.

Na aba ISSQN informe o valor dos servios e calcule os impostos


correspondentes. Se no houver servios, deixe em branco.

Depois de concluda a tributao do produto clica em OK.

Siga os passos para cadastrar todos os PRODUTOS vendidos na NFe.


Aba 5 Totais

Essa aba mostra os valores totais da nota. Clique em Calcular e confira os


valores.

Aba 6 Transporte
Deve-se informar a Modalidade do frete e outras informaes necessrias, da
mesma maneira que fazia na nota fiscal em papel.

Caso a mercadoria seja enviada pela transportadora preencher os campos


Transportador e Volume.
Aba 7 Cobrana

Deve-se preencher os dados da fatura, nmero, valor total bruto, desconto e valor
lquido e as duplicatas (nmero, valor e vencimento) preencha e clique em
incluir. As informaes sobre as duplicatas no aparecem na DANFE, ento, se
desejar, informe esses valores nas informaes adicionais.

Aba 8 Informaes Adicionais


Nessa aba, voc colocar todas as informaes adicionais para seu Cliente e para
o Fisco.
Para o Cliente voc pode informar o nmero do pedido, prazo de pagamento,
vendedor, valores e datas de vencimento, etc.
Para o fisco, deve informar qualquer desconto ou qualquer informao sobre
deduo e iseno de impostos. Por exemplo, para uma empresa optante pelo
Simples Nacional que substituto tributrio deve-se colocar algo como:
Documento emitido por empresa optante pelo Simples Nacional. Permite o aproveitamento de R$ xx,xx
correspondente a alquota de xx%, conforme resluo 61/09.

Verifique com o contador o texto mais adequado para sua empresa.

- Validao
Clique em validar. Caso exista algum erro na NFe, a nota no ser validade e o
programa informar os erros. Clique em Editar, corrija os erros e tente revalidar a
nota repita isso at que a nota seja validada.

- Assinatura
Aps a validao, clique em Assinar: voc dever colocar a senha do seu
certificado e clicar em selecionar. Caso ocorram erros, os corrija, revalide a nota e
assine-a novamente.
- Transmisso
Aps assinar a nota, clique em transmitir. Mais uma vez dever informar a senha
do seu certificado. Se existirem erros os corrija e recomece validando a nota.
Aguarde at o status estar como APROVADO. a transmisso e aprovao
podem demorar alguns segundos.
Quando a nota estiver aprovada clique em Imprimir DANFE, a visualize e a
imprima quantas vias desejar (ela dever acompanhar seu produto at o destino).

Se desejar, salve em *.pdf para enviar ao seu Cliente ou para arquivar. Ela deve
ser impressa em papel sulfite A4 ou similar em impressora laser ou a jato de tinta.
Como a DANFE tem o protocolo de recebimento e necessrio guard-lo
assinado pelo seu Cliente, recomendo a impresso de uma via para colar o
protocolo, como feito com a nota de papel.
Feito isso, clique em Exportar e selecione a localizao para gravao e o tipo de
arquivo que deseja *.txt ou *.xml. Esse arquivo a NOTA FISCAL ELETRNICA e
dever ser arquivada pelo tempo exigido pela legislao (atualmente 5 anos) em
mdia digital (CD, Pen Drive, etc) por voc e pelo seu Cliente.
Finalmente, voc dever enviar um e-mail para seu Cliente (recomendo que
pergunte a ele para qual e-mail voc deve enviar a NFe) contendo o arquivo da
NFe e a chave de acesso para consulta na internet. Optei por mandar tambm
uma cpia da DANFE para que ele possa pegar a chave e imprimir quantas vias
forem necessrias para seus procedimentos internos. O e-mail deve ser mais ou
menos assim: (o link desse e-mail para a verificao de notas no estado de So
Paulo):
Prezado Cliente,
Em anexo esto uma cpia digital da DANFE (*.pdf) e a nota fiscal eletrnica (*.xml).
Salientamos que o arquivo da nota fiscal eletrnica dever ser armazenado por meio digital pelo prazo
estabelecido pela legislao tributria vigente.
A
validade
da
NFe
pode
ser
verificada
em
https://www.nfp.fazenda.sp.gov.br/areapublica/consultanfe.aspx (a chave de acesso est localizada no
canto superior direito da DANFE).
Ficamos disposio para maiores esclarecimentos.
Atenciosamente,
DEPTO FISCAL

Sempre mantenha esses arquivos, pois se seu Cliente perder, voc dever enviar
nova cpia para ele.

Para ver as notas j emitidas ou em emisso, clique em Notas Fiscais > Gerenciar
Notas.

Explore outras funcionalidades do programa, conforme suas necessidades!!!


Consideraes Finais
Caso o sistema do governo (para transmisso) esteja com problemas ou voc
esteja sem internet por algum motivo, voc poder emitir a nota em
CONTINGNCIA. Porm, essa DANFE dever ser impressa em papel de
segurana, que deve ser comprado ele em papel moeda mas caro. Por
isso, conforme orientao da fiscalizao, se puder evitar a emisso desse tipo de
nota melhor!!!
Se no der, quando o sistema ou internet retornarem, essa nota dever ser
assinada e transmitida normalmente, como se fosse uma nota normal.
A nota fiscal eletrnica e a DANFE so aceitas em todo territrio nacional e seu
Cliente obrigado a aceit-la.
Finalmente, se seu Cliente no tiver e-mail, voc dever gravar um CD, disquete
ou qualquer tipo de mdia e entregar para ele. Segundo a lei, o emissor
responsvel por entregar o arquivo da NFe para o Cliente, no importa como.

Fonte:
http://www.empresaviva.com.br/2009/10/nota-fiscal-eletronica-passo-passo.html

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