UNIVERSIDAD DE LA SERENA

FACULTAD DE INGENIERA
DEPARTAMENTO INGENIERA DE MINAS
CARRERA: INGENIERA EJECUCIN DE MINAS

CURSO DE MICROSOFT PROJECT PARA

PLANIFICACIN Y CONTROL DE MINAS

PROFESORES:
ALBERTO CORTS ALVAREZ
BELISARIO GALLARDO ALCAYAGA

GUlA DEL CURSO

1.

QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?

La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar el tiempo,

recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y
sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por
ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de dlares.
La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto
en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los
miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.
Adems, todos los proyectos constan de tres fases principales:
1-. Crear el plan
2-. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto
3-. Cerrar el proyecto
Cuanto ms satisfactorias sean estas fases, mayor ser la posibilidad de xito del proyecto.
2.

TRINGULO DEL PROYECTO

Se podr prever el futuro del proyecto? En cierto modo se puede, si comprende los tres
factores que conforman cada proyecto:

Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la

programacin del mismo.

Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;

personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario
para realizarlos.

Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de
estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes,
normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto.
La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de
problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde
encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar
el proyecto.

3.

CMO PROGRAMA MICROSOFT PROJECT

Cmo programa Microsoft Project el comienzo y el fin de una tarea? Tiene en cuenta
muchos factores, incluidas las dependencias (Fig. 1) entre tareas, las delimitaciones y las
interrupciones (Tabla. 1), como das festivos y vacaciones.
Dependencias entre tareas
Naturaleza de la relacin entre dos tareas vinculadas. Las tareas revinculan definiendo una dependencia entre sus
fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea Contactar servicios de abastecimiento" debe concluir antes del
comienzo de la tarea Decidir mens. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:
Dependencia entre tareas

Ejemplo

Descripcin

Fin a comienzo (FC)

La tarea (B )no puede comenzar

hasta que finalice la tarea (A).

Comienzo a comienzo
(CC)

La tarea (B) no puede comenzar

hasta que comience la tarea (A).

Fin a fin (FF)

La tarea (B) no puede finalizar hasta

que finalice la tarea (A).

Comienzo a fin(CF)

La tarea (B) no puede finalizar hasta

que comience la tarea (A).

Lo que es ms importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la frmula

duracin = trabajo/esfuerzo de recurso, donde:
Duracin
Periodo total de trabajo activo necesario para completar una tarea. Generalmente es el periodo de tiempo de trabajo
desde el comienzo hasta el final de una tarea, segn se defina en el calendario del proyecto y en el calendario de
recursos. La duracin transcurrida es el perodo de tiempo necesario para completar una tarea, tomando como
base un da de 24horas y una semana de 7 das, incluyendo los das festivos o feriados y otros das no laborables;
se puede especificar en minutos, horas, das y semanas.
O Los valores de duracin van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:
Perodo laborable

Tiempo transcurrido

min=minuto

mint = minutos
transcurridos

h=hora
da=da

ht= horas transcurridas

dast=das
transcurridos

sem=semana

semt= semanas
transcurridas

mes=mes

met= meses
transcurridos

Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada.
Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una
tarea.
Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y
su asignacin.

4.

CREAR UN PLAN DE PROYECTO

Cuando haya definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, puede
comenzar a crear el plan.
Primero especifique y organice la lista de tareas que se deben realizar, as como la duracin
de cada tarea. A continuacin, agregue al plan personas, equipamiento y materiales, y sus
costos. Despus asigne estos recursos a las tareas. Con esta informacin, Microsoft Project
crea una programacin. Puede comprobar la programacin y ajustarla segn sea necesario.
4.1.

Cmo se configura un proyecto?

Los primeros pasos en la creacin de una programacin consisten en iniciar un nuevo

archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir informacin
general del proyecto.
Terminado esto, tendr un archivo de Microsoft Project con el nombre del proyecto y otra
informacin clave, la fecha de comienzo o fin del proyecto y el calendario del proyecto.
4.2.

Cmo se introduce y organiza una lista de tareas?

Primero, enumere los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Comience por
los grandes bloques de trabajo y despus divida cada bloque en tareas con resultados
individuales. Agregue hitos. Finalmente, rena y especifique estimaciones de duracin.
Una vez que haya introducido la informacin de las tareas, cree un esquema como ayuda
para ver la estructura del proyecto.
Cuando esto este completado, tendr una lista de tareas organizadas en tareas de resumen y
tareas detalladas.
4.3.

Cundo comenzarn y finalizar las tareas?

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se

relacionan las tareas entre s y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones
entre tareas, por ejemplo, vnculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra.
Estos vnculos se denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina
automticamente las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas.
La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea
cambia, las tareas vinculadas se reprograman automticamente. Puede definir
programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposicin o retraso de tareas, y
divisin de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

4.4.

Cmo se asignan los recursos?

Debe asignar recursos a las tareas cuando desee:

Llevar a cabo un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y

equipamiento asignados a tareas o controlar los materiales utilizados.

Disponer de ms flexibilidad en la programacin de tareas.

Controlar los recursos con sobreasignacin o infraasignacin de trabajo.

Llevar un control de los costos de los recursos

Si no especifica informacin acerca de los recursos, Microsoft Project calcula la

programacin utilizando slo la duracin de las tareas y las dependencias entre stas.
4.5.

Cmo se especifican los costos?

Si necesita contabilizar los gastos de cada tarea o los costos totales del proyecto, con la
especificacin de tasas para el trabajo de un recurso en una tarea o para los costos de tarea
fijos podr ver si se ajusta al presupuesto.
Puede elegir cundo desea acumular costos, especificar tasas por uso y de horas extra para
los recursos y planear subidas salariales.
4.6.

Cmo se ve la programacin y sus detalles?

Una vez especificados los datos bsicos del proyecto, revselos. Cumplir la fecha lmite?
Si la respuesta es negativa, examine las tareas que conducen a hitos y compruebe si estn
programadas correctamente.
Primero observe la imagen general: la fecha de comienzo y fin y la ruta crtica. Despus
compruebe los detalles. Muestre las tareas y los recursos en vistas que pueda cambiar para
adaptarlas a sus necesidades.
Si despus de ver la programacin descubre que no se va a cumplir la fecha de fin del
proyecto, puede ajustar tareas para reducir la programacin. Preste especial atencin a las
tareas crticas, puesto que cualquier cambio en stas puede afectar a la fecha de fin.
Puede una tarea comenzar anticipadamente? Utilice el tiempo de adelanto. Existe alguna
fecha en la que una tarea deba comenzar ineludiblemente? Agregue una delimitacin. Hay
recursos que trabajan en exceso mientras otros permanecen disponibles? Reasigne los
recursos para reducir la duracin de las tareas.

4.7.

Cmo se guarda el plan durante el proyecto?

Una vez especificada la informacin de tareas, recursos y costos para el proyecto, puede
guardar el plan original denominado lnea de base.
Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan
provisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto.
Una vez que el proyecto est en marcha, puede escribir informacin real y compararla con
la lnea de base.
4.8.

Administrar y realizar un seguimiento

Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del tringulo del
proyecto: tiempo, dinero y mbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los
otros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases de costos y cambios en los recursos
pueden provocar problemas en la programacin.
Si mantiene actualizada la informacin del proyecto, podr ver siempre el estado ms
reciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con anticipacin problemas que
pueden afectar al xito del proyecto y utilizar Microsoft Project para encontrar soluciones.
4.9.

Procedimientos para realizar el seguimiento del progreso real de las tareas

Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un seguimiento de las
fechas reales de comienzo y fin, del porcentaje de conclusin de las tareas y del trabajo
real. El seguimiento de los valores reales muestra cmo los cambios afectan a otras tareas
y, en ltima instancia, a la fecha de fin del proyecto.
4.10. Procedimientos para realizar el seguimiento del trabajo real de los recursos
Es posible que necesite controlar la cantidad de trabajo que realiza cada recurso en cada
tarea o conjuntamente en todo el proyecto. Despus, podr comparar la cantidad real de
trabajo realizado con la cantidad planeada. Esta comparacin puede ayudarle a controlar el
rendimiento de los recursos y a planear la carga de trabajo para proyectos futuros.
4.11. Procedimientos para comparar los costos reales con el presupuesto
Es posible que desee realizar un seguimiento de los desfases de costos en una fase del
proyecto o aprender a determinar el costo de un recurso particular en un da concreto. O
bien, puede simplemente necesitar el costo acumulado total.

El seguimiento de los costos para el proyecto puede ayudarle a determinar dnde deben
realizarse cambios para finalizar a tiempo el proyecto ajustndose al presupuesto, as como
a planear presupuestos para futuros proyectos.
4.12. Procedimientos para compensar la carga de trabajo de un recurso
Debe comprobar si existen recursos en la programacin con trabajo excesivo o
insuficiente.
Si algunos recursos estn sobreasignados, compruebe si agregando ms recursos a la tarea
o
reasignndola consigue el resultado que desea.
Si esto no funciona, puede retrasar las tareas asignadas a un recurso con mucho trabajo
para
ms tarde en la programacin o reducir la cantidad de trabajo para las tareas.
4.13. Comunicar resultados
Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la informacin
del proyecto. Puede preparar informes o presentaciones, publicar informacin en un sitio
Web o utilizar Microsoft Project Central para comunicarse con los miembros del grupo de
trabajo en el Web.
Microsoft Project permite publicar y aplicar formato a vistas, as como imprimir informes
segn las necesidades de una persona o de un grupo en particular. Puede publicar la
informacin en formato Web (HTML) o incluirla en una presentacin utilizando un
programa como Microsoft PowerPoint.

4.14. Cmo se aplica el formato a la programacin para que tenga el aspecto

deseado?
Si trabaja con una larga lista de tareas, puede resultar difcil centrarse en las reas que le
interesan. Para destacar la informacin que desea ver, puede personalizar el formato de la
lista de tareas y de las barras de Gantt.
Puede dar formato a categoras de informacin, por ejemplo, a todas las tareas que deben
finalizar en una fecha concreta. Tambin puede aplicar negrita a algunas tareas o utilizar
una fuente diferente para ellas.

5.

ESPECIFICAR LAS TAREAS Y SUS DURACIONES

Especifique las tareas en el orden en que tienen lugar. Despus realice una estimacin del
tiempo que llevar realizar cada tarea e introdzcala como duracin. Microsoft Project
utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.
1

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea y, a continuacin,

presione la tecla TAB. Microsoft Project introduce una duracin estimada de un da
para la tarea, seguida de un signo de interrogacin.

En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo que llevar cada tarea en

meses, semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables. Puede
utilizar las abreviaturas siguientes:
Meses = me
Semanas = s
Das = d
Horas = h
Minutos = m
Nota Para mostrar una duracin estimada, escriba un signo de interrogacin despus
de la duracin.

Presione la tecla ENTRAR.

Sugerencia : Tambin puede agregar una nota acerca de una tarea. En el campo Nombre
de tarea, seleccione la tarea y haga clic en Notas de tareas. Escriba la informacin en el
cuadro Notas y haga clic en Aceptar.
Nota : El botn de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente.
Quiz no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Ms
botones y, a continuacin, en Notas de tareas.
5.1.

Crear un hito

Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos
significativos en la programacin, como puede ser la finalizacin de una fase principal. Si
escribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de
hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese da.
1

En el campo Duracin, haga clic en la duracin de la tarea que desee convertir en un

hito y escriba 0d.

Presione la tecla ENTRAR

5.2.

Crear una tarea repetitiva

Las tareas repetitivas son tareas que tienen lugar peridicamente, por ejemplo, las
reuniones semanales. Una tarea repetitiva puede tener lugar: diaria, semanal, mensual o
anualmente.
Puede especificar la duracin para cada vez que se realice, cundo se realizar y cuntas
veces o durante cunto tiempo se repetir.
1

En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desea que aparezca
la tarea repetitiva.

En el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.

En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

En el cuadro Duracin, escriba o seleccione la duracin de una realizacin de la tarea.

En Patrn de repeticin, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o

Anualmente.

A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente,

especifique la frecuencia de la tarea.

En Intervalo de repeticin, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a

continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.
Si ha seleccionado Terminar despus de, escriba el nmero de ocurrencias de la
tarea.
Si ha seleccionado Terminar el escriba la fecha en la que desea que termine la tarea
repetitiva.

8
5.3.

Haga clic en Aceptar.

Estructurar las tareas en un esquema lgico

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables. Puede aplicar
sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms general, creando una
jerarqua. Las tareas generales se denominan tareas de resumen; las tareas con sangra que
aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una
tarea de resumen se determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y
ltima subtarea.
Para organizar el esquema, utilice botones de esquema:

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

Haga clic en la primera tarea que desee convertir en subtarea.

En el men Insertar, haga clic en Nueva tarea.

En la fila insertada, escriba el nombre de la nueva tarea de resumen en el campo

Nombre de tarea.

En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee convertir en

subtareas.

Haga clic en Aplicar sangra para aplicar sangra a estas tareas.

Sugerencia : Utilizando el mouse (ratn) puede aplicar o anular una sangra rpidamente
en una tarea. Seleccione la tarea y site el puntero sobre la primera letra del nombre de la
tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha
para aplicar la sangra a la tarea o arrastre hacia la izquierda para anularla.
5.4.

Modificar una lista de tareas

Cuando crea una lista de tareas, probablemente desee dividir tareas grandes en tareas ms
pequeas y reorganizarlas. Tal vez desee copiar, eliminar o mover tareas en el proyecto.
Tambin puede reorganizar fcilmente las fases de un-proyecto en una programacin
esquematizada. Cuando se mueve o elimina una tarea de resumen, las subtareas asociadas
tambin se mueven o eliminan.

Tarea de remen

Tarea que se compone de subtareas y que tambin resume dichas subtareas. Se puede utilizar la
funcin de niveles de esquema de Microsoft Project para crear tareas de resumen. Microsoft Project
determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (duracin, costo, etc.) utilizando la
informacin de las subtareas.

En el campo de identificacin (el campo situado ms a la izquierda), seleccione la

tarea
que desee copiar, mover o eliminar.
Para seleccionar una tila, haga clic en el identificador de la tarea.
Para seleccionar un grupo de mas adyacentes, presione la tecla MAYS y haga clic en
el primero y en el ltimo nmero de identificacin del grupo.
Para seleccionar varias filas no adyacentes, presione la tecla CTRL y despus haga
clic en los nmeros de identificacin de tarea.

Copiar, mover o eliminar la tarea.

Para copiar la tarea, haga clic en Copiar.
Para mover la tarea, haga clic en Cortar.
Para eliminar la tarea, presione SUPRIMIR

Para mover la seleccin que ha cortado o repetir la seleccin que ha copiado,

seleccione las filas donde desee pegarla.
Asegrese de que selecciona filas enteras.

Haga clic en Pegar.

Si hay informacin en la fila de destino, las nuevas filas se insertarn sobre la fila de
destino.

Nota : El botn de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente.
Quiz no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Ms
botones y elija el botn que desee.
Sugerencia : Para agregar una nueva tarea entre tareas existentes, haga clic en el nmero

de identificacin de la tarea y presione la tecla INSERTAR. Despus de insertar una tarea

nueva, las tareas se vuelven a numerar automticamente.
5.5.

Establecer relaciones entre tareas

Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero,
seleccione las tareas relacionadas, vinclelas y, a continuacin, cambie el tipo de
dependencia, si es necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la
sucesora. La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, si
vincula "Colgar el reloj" a ''Pintar la pared", entonces "Colgar el reloj" es la sucesora y
''Pintar la pared" la predecesora.
Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora
afectarn a las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft Project crea
una dependencia de tarea de fin a comienzo. Puesto que una dependencia de fin a
comienzo no funciona en todas las situaciones, puede cambiar el vnculo entre tareas a
comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el proyecto de forma
realista.
1

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas para vincularlas en el orden

que desee.
Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic
en la primera y en la ltima tarea que desee vincular.
Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic
ordenadamente en las tareas que desee vincular.

Haga clic en Vincular tareas.

Para cambiar el vnculo entre tareas, haga doble clic en la lnea de vnculo entre las
tareas que desee cambiar.
Aparecer el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro de
dilogo Estilos de barra, probablemente se deba a que no ha hecho clic exactamente en
la lnea de tarea y tendr que cerrar el cuadro de dilogo y hacer clic de nuevo en dicha
lnea.

5 En el cuadro Tipo, seleccione el vnculo entre tareas que desee y despus haga clic en

Aceptar.
Nota : Para desvincular tareas, seleccione stas en el campo Nombre de tarea y despus
haga clic en Desvincular tareas. Las tareas se reprograman basndose en los vnculos
existentes con otras tareas o en las delimitaciones.
5.6.

Superponer tareas o agregar tiempo de posposicin entre ellas

Una vez que ha establecido la secuencia de las tareas mediante su vinculacin, tambin
puede superponerlas o retrasarlas. En Microsoft Project, retrase tareas agregando tiempo
de posposicin a la tarea predecesora, y superponga tareas especificando tiempo de
adelanto. Tambin puede escribir el tiempo de adelanto o de posposicin en forma de
porcentaje de la tarea.
Tiempo de posposicin
Retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si se necesita un retraso de dos das entre
el fin de una tarea y el comienzo de otra, se puede establecer una dependencia de fin a comienzo y
especificar un tiempo de posposicin de dos das. El tiempo de posposicin se especifica como un valor
positivo.

Tiempo de adelanto
Superposicin entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si una tarea puede comenzar
cuando su predecesora est a medio finalizar, se puede especificar una dependencia de fin a comienzo
con un tiempo de adelanto de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El tiempo de adelanto se
especifica como un valor de posposicin negativo.

En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desee agregar tiempo de
adelanto o de posposicin (debe tener predecesoras) y despus haga clic en
Informacin de la tarea.

Haga clic en la ficha Predecesoras.

En la columna Pos, escriba el adelanto o la posposicin que desee, en forma de

duracin o porcentaje de la duracin de la tarea predecesora.
Escriba el adelanto en forma de nmero negativo (por ejemplo, -2d para indicar dos
das de adelanto) o en forma de porcentaje.
Escriba la posposicin con un nmero positivo o con un porcentaje

Haga clic en Aceptar.

Sugerencia : Para agregar rpidamente un perodo de posposicin o de adelanto a una

tarea sucesora, haga doble clic en la lnea de vnculo del Diagrama de Gantt y despus
escriba el periodo que desee en el cuadro Posposicin del cuadro de dilogo Dependencia
entre tareas.
5.7.

Establecer una fecha de comienzo o fin especfica para una tarea

Puede programar las tareas ms eficazmente especificando sus duraciones, creando

dependencias entre ellas y dejando que Microsoft Project calcule automticamente las
fechas de comienzo y fin. No obstante, puede establecer una fecha de comienzo o fin
especfica para una tarea si fuera necesario.
Las delimitaciones que asocian tareas a fechas especficas se denominan delimitaciones
inflexibles; las delimitaciones ms inflexibles son las fechas de comienzo o fin especficas.
Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las delimitaciones al calcular la programacin,
utilice estas delimitaciones inflexibles slo cuando las tareas deban comenzar o finalizar en
una fecha concreta.
Delimitacin inflexible
Delimitacin que no es flexible porque vincula una tarea a una fecha. Las delimitaciones inflexibles son:
Debe finalizar el (para todos los proyectos).
Debe comenzar el (para todos los proyectos).
No finalizar antes del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la fecha de fin).
No finalizar despus del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la fecha de
comienzo).
No comenzar antes del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la fecha de
fin).
No comenzar despus del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la fecha de
comienzo).

En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una
fecha de comienzo o fin y despus elija Informacin de la tarea.

Haga clic en la ficha Avanzado.

En el cuadro Tipo de delimitacin, haga clic en un tipo de delimitacin.

Escriba o seleccione una fecha en el cuadro Fecha de delimitacin y haga clic en

Aceptar.

Nota : Si selecciona una fecha de comienzo para una tarea en el campo Comienzo del
Diagrama de Gantt o arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha de comienzo,
Microsoft Project establece una delimitacin No comenzar antes del (NCAD) basada en la

nueva fecha de comienzo. Si selecciona una fecha de fin para una tarea, Microsoft Project
asigna automticamente una delimitacin No finalizar antes del (NFAD).
5.8.

Agregar una fecha lmite a una tarea

Cuando establece una fecha lmite para una tarea, Microsoft Project muestra un indicador
si la tarea se programa para finalizar despus de la fecha lmite.
La definicin de una fecha lmite no afecta a la programacin de las tareas. Es solamente
una forma de que Microsoft Project le informe de que una tarea finalizar despus de su
fecha lmite. As tendr la posibilidad de ajustar la programacin para cumplir dicha fecha.
1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una
fecha lmite.
3 Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, en la ficha Avanzado.
4 En Delimitar tarea, escriba o seleccione la fecha lmite en el cuadro Fecha lmite y
despus haga clic en Aceptar.
Sugerencia : Puede arrastrar el smbolo de fecha limite en el Diagrama de Gantt para
cambiar la fecha lmite
5.9.

Dividir una tarea en segmentos

Puede dividir una tarea si se interrumpe el trabajo en ella y se reanuda ms tarde en la

programacin. Esta posibilidad resulta til por ejemplo, cuando se necesita interrumpir
temporalmente el trabajo en una tarea para trabajar en otra. Puede dividir una tarea tantas
veces como sea necesario.
Debe tener en cuenta que la divisin de una tarea en varias partes no es lo mismo que
especificar una tarea repetitiva, que tiene lugar a intervalos regulares, como puede ser una
reunin de personal

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

Haga clic en Dividir tarea

En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en la fecha donde desea efectuar la divisin y

arrastre la segunda parte de la barra hasta la fecha en la que debe reanudarse el trabajo.
Sugerencia : Puede eliminar la divisin arrastrando una parte de la tarea dividida hasta que
entre en contacto con la otra parte.
6

CREAR UNA LISTA DE RECURSOS

Puede utilizar la Hoja de recursos de Microsoft Project para crear una lista de las personas,
equipamiento y recursos materiales que componen el equipo y realizar las tareas del
proyecto. La lista de recursos constar de recursos de trabajo o recursos materiales. Los
recursos de trabajo son personas o equipamiento; los recursos materiales son materiales o
suministros consumibles, como hormign, madera o clavos.
Recurso material
Suministros
proyecto.

otros

elementos

consumibles

utilizados

para

realizar

las

tareas

de

un

Tipo de recurso
Microsoft Project reconoce dos tipos de recursos; recursos de trabajo, como personas y equipamiento, que
realizan trabajo para completar una tarea, y recursos materiales, como suministros, que nunca se asocian
con el trabajo pero que se consumen mientras se realiza una tarea.

En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos.

En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso.

Para designar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre del

recurso, escriba el nombre del grupo (doble clic a recurso).

En el campo Tipo, especifique el tipo de recurso:

Para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), especifique el tipo de recurso
Trabajo.
Para un recurso material (que se consume durante el proyecto) especifique el tipo de
recurso Material.

6 Para cada recurso de trabajo (personas o equipamiento), escriba el nmero de unidades

de recurso disponibles en el campo Disponibilidad de Recursos, en forma de
porcentaje. Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de
un recurso determinado.
7 Para cada recurso material (suministros que se consumen durante el proyecto), en el
campo Etiqueta de material, escriba una unidad de medida del recurso material por
ejemplo, tonelada.
Notas

Los grupos de recursos pueden utilizarse para ordenar, filtrar o agrupar tareas por
recursos pertenecientes a un grupo determinado. Puede utilizar grupos para indicar
el departamento al que pertenece un recurso humano o para especificar cdigos de
contabilidad con fines de facturacin.
Ordenar
Mtodo para controlar el orden en el que se muestran las tareas, los recursos y otro tipo
de informacin.

Filtro
Especifica la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una Vista. Por
ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas crticas, slo se muestran las tareas crticas.

Agrupar
Combinar o reorganizar tareas o recursos de un proyecto en funcin de criterios especficos, por ejemplo,
duracin de tarea, prioridad, sobre asignacin de recursos o fecha de fin. Puede utilizar la funcin de
agrupar para revisar la lista de tareas o recursos por una sola caracterstica, como los cdigos de un libro
mayor general o el nmero de un departamento. Nota: no se debe confundir la funcin de agrupar con el
campo Grupo, que es un campo de recursos.

No se pueden asignar grupos de recursos a tareas. Si desea especificar recursos

consolidados, como "Carpinteros", "Editores" o "Ingenieros", escriba stos como
nombre del recurso y despus asigne el nombre del recurso consolidado a las
tareas.

Sugerencia : Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas de tareas, puede
agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar recursos adicionales, haga clic en
Asignar recursos
y despus escriba el nombre de un recurso en el campo Nombre.
Tambin puede hacer clic en Direccin y seleccionar un recurso de su libreta de
direcciones de correo electrnico.

6.1.

Cambiar la programacin de trabajo de un recurso

Las horas laborables y los das no laborables definidos en el calendario del proyecto son
los predeterminados de cada recurso. Cuando un recurso individual trabaja en una
programacin totalmente diferente, o si es necesario contabilizar vacaciones o la
inactividad del equipamiento, puede modificar un calendario de recurso individual.
Calendario del proyecto
Calendario base utilizado por un proyecto.

Calendario de recursos
Calendario que especfica los perodos laborables y no laborables de un recurso determinado. El
calendario de recursos es diferente del calendario base, que especifica los perodos laborables y no
laborables de ms de un recurso. Se pueden utilizar calendarios de recursos para definir excepciones
exclusivas para recursos individuales, como vacaciones, diferentes das de trabajo o diferentes turnos.

En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos y, a continuacin, seleccione el recurso

cuya programacin desee cambiar.

En el men Proyecto, haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, en la

ficha Horario del trabajo.

En el calendario, seleccione los das que desee cambiar.

Para cambiar un da de la semana en el calendario entero, haga clic en la abreviatura
del da situada en la parte superior del calendario.

Haga clic en Predeterminadas, Periodo no laborable o Periodo laborable no predet. Si

hace clic en Predeterminadas, los das seleccionados vuelven al calendario
predeterminado Estndar de Microsoft Project, que es de lunes a viernes, de 8:00 a.m.
a
12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

Si en el cuarto paso hizo clic en Periodo laborable no predet., escriba las horas en las
que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea
que termine el trabajo en los cuadros Hasta.

Haga clic en Aceptar.

Sugerencia : Si un grupo de recursos tiene el mismo perodo laborable especial y los

mismos das no laborables, puede crear para ellos un nuevo calendario base. En el men
Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. Haga clic en Nuevo y escriba un
nombre para el nuevo calendario base. Haga clic en Crear nuevo calendario base para
comenzar con un calendario predeterminado.

Calendario base
Calendario que especifica los perodos laborables y no laborables de un proyecto o de un conjunto de
recursos. El calendario base difiere del calendario de recursos en que ste especifica los perodos
laborables y no laborables de un recurso determinado.

O bien, para basar el nuevo calendario en uno existente, haga clic en Hacer una copia del y
despus elija d nombre del calendario existente en el cuadro Calendario. Haga clic en
Aceptar y, a continuacin, modifique los das y horas en el calendario. En el men Ver,
haga clic en Hoja de recursos y seleccione el nuevo calendario base en el campo
Calendario base para cada recurso al que desee asignar el calendario.
6.2.

Asignar recursos a las tareas

Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignacin. Puede asignar cualquier
recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento.
Asimismo, puede asignar ms de un recurso a una tarea y especificar si un recurso trabaja
a tiempo completo o a tiempo parcial en una tarea. Si el trabajo asignado a un recurso
sobrepasa la asignacin de tiempo completo diario que se indica en su calendario laboral,
Microsoft Project mostrar en rojo el nombre del recurso sobreasignado en las vistas de
recursos.
1

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desee asignar un recurso y,
a continuacin, haga clic en Asignar recursos .

En el campo Nombre, haga clic en el recurso que desee asignar a la tarea.

Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior a 100 en la

columna Unidades para representar el porcentaje de tiempo que el recurso debe
trabajar en la tarea.
Para asignar varios recursos diferentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga
clic en los nombres de los recursos.
Para asignar ms de un recurso del mismo tipo (por ejemplo dos carpinteros), escriba
o seleccione un porcentaje mayor de 100 en la columna Unidades. Si fuera necesario,
escriba el nombre del nuevo recurso en la columna Nombre.

Haga clic en Asignar.

Una marca de verificacin que aparece a la izquierda de la columna Nombre indica
que el recurso est asignado a la tarea seleccionada.

Haga clic en Cerrar.

Sugerencia : Puede reemplazar un recurso por otro. Seleccione la tarea que desee
reemplazar. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado y
haga clic en Reemplazar. Seleccione uno o ms recursos para asignarlos y luego haga clic
en Aceptar.
6.3. Fijar la duracin de una tarea
A medida que asigna ms recursos a una tarea, Microsoft Project reduce automticamente
su duracin. Por ejemplo, una tarea con un 1 da de duracin y un recurso asignado,
conlleva 8 horas de trabajo. Con la programacin condicionada por el esfuerzo, si asigna
un segundo recurso, la tarea requiere igualmente 8 horas de trabajo, pero su duracin se
reduce a medio da.
Programacin condicionada por el esfuerzo
Mtodo de programacin predeterminado en Microsoft Project. Si se utiliza este mtodo, la duracin de
una tarea se reduce o se prolonga a medida que se agrega o se quitan recursos en la tarea, mientras que el
volumen de esfuerzo necesario para completarla permanece inalterado. Por ejemplo, una tarea puede
necesitar 32 horas de trabajo para su finalizacin, pero puede tener programada una duracin de 2 das.
Para completar la tarea en 2 das. Se deben asignar dos recursos, que tienen que trabajar 8 horas diarias
cada uno. Si se quitase un recurso de la tarea, la duracin se alargara a 4 das, mientras que el esfuerzo
necesario para completarla (32horas) no variara.
La programacin condicionada por el esfuerzo slo es aplicable a los recursos que se agregan o se quitan
en una tarea. No es aplicable a las reglas de clculo que emplea Microsoft Project para cambiar los
valores de trabajo, duracin y unidades de los recursos que ya estn asignados a las tareas.

No obstante, si desea cambiar la cantidad de trabajo en la tarea, puede desactivar la

programacin condicionada por el trabajo y asignar otro recurso. La tarea tendr entonces
16 horas de trabajo y su duracin seguir siendo de un da.
1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt
2 En el campo Nombre de tarea,. seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacin condicionada por el esfuerzo.
3 Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, en la ficha Avanzado.
4 Desactive la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo y despus haga clic
en Aceptar.
Desactive la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo y despus haga clic
en Aceptar.
Sugerencia : Puede des activar la programacin condicionada por el esfuerzo para todas
las tareas nuevas que cree. Las tareas existentes no se vern afectadas. En el men
Herramientas, haga clic en Opciones, elija la ficha Programacin y, a continuacin,
desactive la casilla de verificacin Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo.

6.4. Comprobar y modificar asignaciones de recursos

La vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y, agrupadas debajo de ellos,
las tareas que tienen asignadas. Con la vista Uso de recursos puede averiguar cuntas
horas de trabajo tiene programadas cada recurso en tareas especficas y ver qu recursos
estn sobreasignados. Tambin puede determinar el tiempo disponible de cada recurso
para asignarle trabajo adicional.
Sobre asignacin
Resultado de asignar a un recurso ms tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible.
Microsoft Project determina los recursos que estn sobre asignados tomando como base los valores de
trabajo y duracin de las tareas asignadas, el nmero mximo de unidades disponibles para el recurso y el
calendario utilizado por el recurso.

En el men Ver, haga clic en Uso de recursos.

Para ver informacin diferente acerca de las asignaciones de recursos, como trabajo y
costo, en el men Ver, seleccione Tabla y luego haga clic en la tabla que desee ver en
la vista Uso de recursos.

En la columna Nombre del recurso, revise las asignaciones de recursos.

Para reasignar una tarea de una persona a otra, seleccione toda la fila, site el puntero
sobre el campo de identificacin (la columna que aparece ms a la izquierda ) y
arrastre la tarea a su nueva ubicacin.

Notas :

Puede cambiar la escala temporal a otra escala, por ejemplo, a semanas, si resulta
ms adecuada para el proyecto. En el men Formato, haga clic en Escala temporal
y cambie los valores de los cuadros Unidades situados debajo de Principal y
Secundaria.

El cambio de vista o de tabla no agrega ni quita informacin en el proyecto;

nicamente cambia el tipo de informacin del proyecto que se muestra en pantalla.

Si el nombre de un recurso est en rojo y en negrita, el recurso est sobreasignado.

6.5. Asignar costos a los recursos

Microsoft Project permite asignar tasas a los recursos materiales y humanos para poder
administrar los costos del proyecto con precisin. Puede asignar tasas estndar, tasas de
horas extra o tasas por usos a los recursos.
1

En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos.

En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de

recurso nuevo.

En el campo Tipo, haga clic en Trabajo si el recurso es un trabajador o equipamiento,

o en Material si se trata de material o suministros (como cemento).

Para un recurso de trabajo, en los campos Tasa estndar, Tasa horas extra o
Costo/Uso, escriba las tasas del recurso.
Para un recurso material en el campo Etiqueta de material escriba una unidad de
medida para el recurso material (como tonelada) y en los campos Tasa estndar o
Costo/Uso, escriba una tasa.

Presione ENTRAR.

Sugerencia : Puede establecer las tasas estndar y de horas extra predeterminadas para
los recursos que especifique. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a
continuacin, en la ficha General En los cuadros Tasa estndar predeterminada y Tasa
predeterminada para horas extra, escriba las tasas nuevas. Si desea definir esta
configuracin como valor predeterminado para futuros proyectos, haga clic en
Predeterminar.
Nota : Si la tasa para un recurso va a cambiar a lo largo del proyecto, si se va a pagar al
recurso con tasas diferentes para asignaciones diferentes o si se trabaja con calidades de
material diferentes, haga clic en Hoja de recursos en el men Ver. En el campo Nombre
del recurso, seleccione un recurso y haga clic en Informacin del recurso
continuacin, especifique la informacin en la ficha Costos.

6.6. Establecer costos fijos de tareas

Cuando conozca un costo exacto asociado a una tarea, como los costos de equipamiento,
puede especificar un costo fijo.
1
2
3
4

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.
En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo.
Presione ENTRAR.

Sugerencia : En la tabla Costo tambin puede cambiar cundo se debe acumular el costo
fijo seleccionando un mtodo de acumulacin en el campo Acumulacin de costos fijos.

6.7.

Definir cundo se han de acumular costos

En Microsoft Project, los costos de recursos se prorratean de forma predeterminada. Su

acumulacin se distribuye a lo largo de la duracin. Sin embargo, puede cambiar el
mtodo de acumulacin para que los costos de recursos tengan efecto al comienzo o al
final de la tarea.
Costo
Costo total programado para una tarea, un recurso o una asignacin, o para un proyecto completo. En
algunas ocasiones se denomina costo actual o presupuesto.

Mtodo de acumulacin
Determina cundo se ha imputado el costo de un recurso y cundo se cargan los costos reales en un
proyecto. Los costos pueden Imputarse al principio o al final de una tarea, o prorratearse durante la
misma.
Para
Acumular el costo cuando la tarea comienza
Acumular el costo cuando la tarea se ha completado
Acumular el costo en funcin del porcentaje de finalizacin

Utilice
Comienzo
Fin
Prorrateo

En el men Ver, haga cIic en Hoja de recursos.

En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

En el campo Acumular, haga clic en el mtodo de acumulacin que desee utilizar.

Notas

Cuando realice cambios de tasas relativas al tiempo en un recurso y utilice el mtodo

de acumulacin de costos prorrateado, los costos se calcularn utilizando las tasas de
los perodos de tiempo adecuados y pueden variar durante la realizacin de la tarea.

No se pueden prorratear ni acumular los costos de recursos por uso al final de la

asignacin de la tarea. Se acumulan siempre al comienzo de la asignacin.

6.8. Comprobar el costo de tareas o recurso.

Una vez asignadas las tasas a los recursos o los costos fijos a las tareas, probablemente
desee comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan a
sus expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto,
tendr que examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de

cada recurso para ver dnde pueden reducirse costos.

1

Para ver costos de tareas, en el men Ver, haga clic en Ms vistas y, a continuacin,
en Hoja de tareas.
Para ver costos de recursos, en el men Ver, haga clic en Hoja de recursos.

En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.

Sugerencias

Tambin puede ver cmo se distribuyen los costos a lo largo de la duracin de una
tarea en la vista Uso de tareas mostrando los detalles de los costos. En el men Ver,
haga clic en Uso de tareas. En el men Formato, elija Detalles y haga dic en Costo.

Puede ver los costos de recursos ms detalladamente haciendo clic en Uso de recursos
en el men Ver, seleccionando Detalles en el men Formato y eligiendo a
continuacin Costo. Asimismo, puede ver los costos totales de recursos mostrados
grficamente haciendo clic en Grfico de recursos en el men Ver, seleccionando
Detalles en el men Formato y eligiendo a continuacin Costo o Costo acumulado.

6.9. Comprobar el costo del proyecto completo

Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si
se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft
Project vuelve a calcular el proyecto.
Costo previsto
Costo original del proyecto segn se muestra en el plan previsto. El costo previsto es una instantnea del
costo en el momento en que se guard el plan previsto. Realizar un seguimiento de los costos previstos y
compararlos con los costos reales puede ayudar a controlar el rendimiento de los mismos y calcular la
informacin del valor acumulado.

Real
Informacin que muestra lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una
tarea es el da en que se inicia realmente la tarea, y el costo real es la cantidad gastada hasta el momento
presente.

Costo restante
Costo estimado en que se incurrir en una tarea, recurso o asignacin

En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto

Haga clic en Estadsticas

En Costo en la fila Actual, vea el costo total planeado del proyecto

Sugerencias

Una vez que ha establecido una lnea de base y comienza a realizar el seguimiento de
los costos reales, puede comparar los campos Previsto y Real para determinar si los
costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones.
A medida que progresa el trabajo real, tambin puede comparar la variacin entre los
campos Actual y Restante para comprobar si va a tener suficiente dinero para
completar el proyecto.