Seja mestre em (boas) reunies

Organizao e criatividade podem ajud-lo a realizar encontros mais produtivos e

interessantes
Reunio de incio do ano letivo, de montagem da grade curricular, de organizao da festa junina,
de entrega de notas, de conselho de classe. Ao contrrio do que muita gente pensa, a escola no
diferente de qualquer empresa, onde os eventos, as grandes decises e mesmo os detalhes
cotidianos de funcionamento so planejados em conjunto.
Por isso, as reunies se tornaram parte da rotina de educadores. E, com elas, surge um desafio:
evitar que esses encontros se transformem em discusses enfadonhas, animadas por bocejos
maldisfarados e com resultados pouco significativos. Quando as conversas so pouco produtivas,
todos saem com aquela sensao de tempo perdido, consequncia de longos minutos quando
no horas desinteressantes, analisa Adriana Tavares, consultora pedaggica. Alguns cuidados
simples, porm, podem evitar que voc desperdice o seu tempo e o dos colegas.
A primeira providncia identificar o motivo do desinteresse.Para Fernando Henrique da Silveira
Neto, consultor do Instituto MVC Estratgia e Humanismo, uma das principais causas dessa
apatia a falta de organizao. Nada que um bom planejamento no resolva. Basta estabelecer
uma pauta prvia e definir bem os objetivos para aumentar as chances de que a experincia seja
produtiva. S assim possvel identificar os resultados esperados e elaborar formas de alcanlos, explica Silveira.
A maneira como o assunto vai ser apresentado tambm muito importante para conquistar o
interesse do grupo. Por isso, a dica dos especialistas deixar de lado o velho esquema um fala,
os outros ouvem e procurar meios de tornar a conversa mais estimulante. H uma srie de
possibilidades: oficinas, recursos audiovisuais, painis, debates e por que no? brincadeiras.
Na Escola Estadual Hilda Teodoro, em Florianpolis, a atuao do Conselho de Segurana
melhorou muito depois de uma reunio que, a princpio, ningum levou a srio. Para incentivar a
integrao do grupo, a direo criou um quebra-cabea gigante. Cada membro escolhia uma pea
e, nela, representava com desenhos sua contribuio para a segurana no colgio. Com o
mosaico completo, ficou fcil ver a fora de todas aquelas pessoas juntas, explica a diretora,
Eliane Maria Fauth.
Ch com bolo
Ok, voc j est com tudo bem organizado na cabea: objetivos,pauta e estrutura da reunio. A
questo, agora, saber como se virar na hora H. E se surgir um imprevisto? E se ningum se
interessar pelo que voc est falando? Para a psicopedagoga Isa Stoeber, uma das autoras do

livro Reunio de Pais: Sofrimento ou Prazer?, o mediador deve ter flexibilidade e sensibilidade
para mudar a dinmica de acordo com as questes propostas pelos convidados. Eles sempre
trazem aspectos importantes e inesperados, e, por isso, importante ouvi-los, diz.
Isa tambm enfatiza a importncia de incentivar a participao, criando um clima descontrado
que encoraje e transmita segurana. Para isso, basta prestar ateno em alguns pequenos
detalhes, como mostra a educadora potiguar Maria da Graa Pereira de Souza. Desde que assumiu
a direo da Escola Estadual Dr. Antnio de Souza, em Parnamirim, Rio Grande do Norte, ela
colocou como objetivo ampliar o envolvimento de pais, professores e funcionrios nas questes
internas do colgio. Para ganhar a simpatia deles, passou a oferecer ch e bolo nas reunies. No
Dia dos Pais e no Dia das Mes, preparou um grande caf da manh. importante trat-los com
carinho.
Graa acredita que a transparncia outro ponto fundamental para conquistar a confiana da
comunidade. Nos encontros que planeja com, pelo menos, uma semana de antecedncia , ela
usa grficos para mostrar o rendimento escolar dos alunos e um datashow para apresentar as
contas da escola. Eles respeitam mais quando veem que o trabalho srio, afirma. Hoje, a
diretora chega a reunir trezentas pessoas numa roda de discusso. Todos esto cada vez mais
interessados e viraram meus maiores parceiros.

Um roteiro para a troca de ideias

Antes
Defina bem seus objetivos. No coloque na pauta um nmero muito grande de assuntos. S
assim voc vai facilitar a conduo do encontro.
Faa uma lista de participantes e convide-os com antecedncia, informando local, pauta, data e
horrio.
Escolha um espao adequado. Procure uma sala bem ventilada, com boa acstica e cadeiras
suficientes para o nmero de pessoas. Reserve alguns assentos perto da porta para os atrasados.
Pesquise o assunto que vai ser discutido e pense na melhor forma de apresent-lo. Se for utilizar
aparelhos audiovisuais, verifique com antecedncia se eles esto funcionando.
Durante
Chegue ao local antes dos convidados para se certificar de que est tudo certo e reveja os
pontos que sero discutidos.

 Comece no horrio marcado. As pessoas podem ter outro compromisso em seguida.

Aproveite os primeiros cinco minutos para esclarecer os objetivos, explicar como ser organizada
a reunio e estabelecer as regras (tempo de exposio, horrio dos intervalos, se permitido ou
no fumar, etc.).
Em seguida, procure formas de quebrar o gelo para que todos se sintam mais vontade.
Seja claro na exposio do contedo a ser discutido, reforando-o com exemplos. Tambm
importante registrar no quadro-negro as ideias apresentadas.
Incentive a participao do grupo, dando oportunidade e encorajando todos a falarem e darem
sugestes.
Mantenha o fio condutor, para que a conversa no saia do eixo principal. Procure olhar para
todos os participantes e controlar as conversas paralelas.
Nas reunies de pais, evite comentar problemas individuais e citar nomes de alunos. menos
embaraoso e mais eficiente cham-los para uma conversa particular.
O encontro deve durar apenas o tempo necessrio para que o grupo no perca o interesse. Se
for preciso, proponha uma pausa para que todos possam relaxar.
Depois
Faa um resumo do que foi decidido e envie-o para os participantes da reunio e para os que no
puderam comparecer.
Se o seu objetivo :
Treinar.
Informar.
Resolver o problema.
Tomar uma deciso.
Integrar.
O grupo deve:
Aprender novos comportamentos, novas habilidades ou obter novos conhecimentos.
Adquirir mais clareza sobre determinado assunto.
Identificar possveis solues.
Traar um plano de ao.
Melhorar a coeso e a comunicao entre si.
Fonte: Revista Nova Escola. Ano XV. N 135. Ed. Abril. Setembro, 2000.