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WO/GA/39/1
ORIGINAL : ANGLAIS
DATE : 20 AOT 2010

Assemble gnrale de lOMPI

Trente-neuvime session (20e session extraordinaire)
Genve, 20 29 septembre 2010

VALUATION DE LA FONCTION DAUDIT INTERNE

Document tabli par le Secrtariat

1.

Le prsent document contient des informations sur lvaluation de la fonction daudit

interne (document WO/PBC/15/12), qui est soumis au Comit du programme et budget
(PBC) sa quinzime session (1er 3 septembre 2010).

2.

La recommandation du PBC concernant ce document figurera dans le Rsum des

recommandations formul par le Comit du programme et budget sa
quinzime session tenue du 1er au 3 septembre 2010 (document A/48/24).

3.
LAssemble gnrale est invite
approuver la recommandation du Comit du
programme et budget concernant le
document WO/PBC/15/12, telle quelle figure
dans le document A/48/24.

[Lannexe suit]

WO/GA/39/1
ANNEXE

WO/PBC/15/12
ORIGINAL : ANGLAIS
DATE : 8 JUILLET 2010

Comit du programme et budget

Quinzime session
Genve, 1er 3 septembre 2010

VALUATION DE LA FONCTION DAUDIT INTERNE

Document tabli par le Secrtariat

1.

Conformment larticle 11.10) de la Convention instituant lOrganisation Mondiale de

la Proprit Intellectuelle (OMPI), le Contrle fdral suisse des finances, vrificateur
externe des comptes dsign, a tabli en aot 2009 un rapport sur lvaluation de
la fonction daudit interne, qui figure en annexe.

2.

Les observations du Secrtariat au sujet des recommandations formules par les

vrificateurs externes des comptes sont indiques ci-aprs, dans lordre o ces
recommandations figurent dans le rapport daudit.

3.

Recommandation n 1 :
Jinvite le Directeur gnral prsenter lAssemble gnrale de lOMPI une
modification du nom de la Charte daudit interne en Charte de laudit et de la
supervision internes, laquelle devrait galement englober les activits de la
Section de lvaluation. Cette charte pourrait dcrire les tches de la Division de
faon gnrale et de chaque Section de manire plus dtaille (Directeur, Audit
interne, Enqutes et valuations/inspection).

4.

Cette recommandation a t accepte. La Division de laudit et de la supervision internes

appuie pleinement cette recommandation car elle contribuera dfinir plus prcisment
les rles distincts des trois principales fonctions de supervision, cest--dire laudit
interne, lenqute et lvaluation, et promouvoir le rle de supervision lOMPI.

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Annexe, page 2
WO/PBC/15/12
page 2
Une rvision de la Charte de laudit interne de lOMPI sera propose pour examen par
le Comit du programme et budget ce qui aboutira une charte de laudit et de
la supervision internes.
5.

Recommandation n 2 :
Jestime que le Directeur de lIAOD devrait tablir une liste des formations
suivies par lensemble de son personnel et actualiser ce fichier au fur et
mesure.

6.

Cette recommandation a t accepte. Elle va contribuer un meilleur suivi des

formations professionnelles proposes.

7.

Recommandation n 3 :
Jinvite le Directeur de lIAOD laborer un programme (concept) dassurance et
damlioration qualit comprenant la documentation des valuations internes
continues et priodiques sur tous les domaines dactivit de laudit interne.
Ce concept une fois dcrit, doit figurer dans le Manuel daudit interne. Il parat
vident que les valuations continues nont de sens que dans la mesure o la
Section de lAudit interne disposerait de deux personnes qualifies au moins, ce
qui devrait prochainement tre le cas.

8.

Cette recommandation a t accepte. Tous les audits sont raliss conformment aux
normes de lInstitut des auditeurs internes (IIA) et font lobjet dun examen et dun
contrle de qualit. La Division de laudit et de la supervision internes est dj dote
dune procdure interne et externe dassurance qualit rpondant aux normes de lIIA.
Des demandes ont t formules en ce qui concerne le renforcement des effectifs
affects laudit interne.

9.

Recommandation n 4 :
Jinvite lIAOD :
a.

fixer dans la planification annuelle des thmes prcis daudits dont

les titres se retrouveront dans les rapports finaux,

b.

poursuivre ltablissement de la liste des audits planifis, effectus

et reports qui devra tre actualise au fur et mesure,

c.
10.

mettre en place une planification pluriannuelle des audits.

a.

Cette recommandation a t accepte. Bien que la situation ne se prsente pas

trs souvent, il est vrai que les titres des audits planifis peuvent prsenter des
diffrences par rapport aux titres des rapports daudit finaux en raison de
changements dans la porte de chaque audit et jusqu ce que laudit spcifique
soit lanc et un rapport final rdig. La Division de laudit et de la supervision
internes sassurera, dans la mesure du possible, que les titres des audits raliss
soient le plus proche possible des titres des audits planifis, moins que la
porte de laudit planifi ne fasse lobjet dun changement important.

b.

Cette recommandation a t accepte. Afin de faciliter le rapprochement entre

les audits planifis et les audits effectus, la liste sera maintenue jour.

c.

Cette recommandation a t accepte. Les audits internes seront planifis sur

une base biennale partir de 2010, linstar du cycle budgtaire.

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Annexe, page 3
WO/PBC/15/12
page 3
11.

Recommandation n 5 :
Je suis davis que la Division de lIAOD devrait terminer llaboration du manuel
daudit commenc en 2007 et le mettre disposition des collaborateurs de
lOMPI sur intranet. Ce manuel devrait couvrir tous les lments essentiels
spcifis dans les Normes daudit.

12.

Cette recommandation a t accepte. La Section de laudit interne reprsente

actuellement la plus petite fonction daudit quil est possible davoir (1 personne lheure
actuelle, mais avec un nouveau poste allou en 2008 qui reste actuellement vacant).
La recommandation 2040-1 de lIIA offre une certaine souplesse nous permettant de
grer et de contrler de manire plus informelle les activits daudit moyennant une
supervision quotidienne et rapproche, ce qui constitue notre faon de faire. Cest
pourquoi nous estimons quil nest pas essentiel de disposer de procdures et de
manuels absolument formels. Nous avons pris note du fait que lIIA a mis sur pied
en 2008 un projet visant laborer un guide pratique lusage des petites structures
daudit interne qui, nous lesprons, nous sera utile dans ce domaine. LIIA nous a
indiqu que ce guide sera disponible en 2010. Cependant, le projet de manuel daudit
interne est dsormais disponible sur lintranet de lOMPI et le manuel sera termin et
actualis compte tenu de la rcente rvision des normes de lIIA en 2010.

13.

Recommandation n 6 :
Dans le respect de la Norme 2060, je suggre lIAOD de mentionner
dornavant dans ses rapports une apprciation
a.
b.
c.

14.

sur lexposition aux risques significatifs et aux contrles

correspondants,
sur des sujets relatifs au gouvernement dentreprise et
sur tout autre problme rpondant un besoin ou une demande de
la Direction gnrale ou du Comit daudit.

Cette recommandation a t accepte. Le rapport de synthse annuel du directeur de la

Division de laudit et de la supervision internes lAssemble gnrale pour la
priode 2008-2009 contenait des informations spcifiques sur les principaux risques et
faiblesses en matire de contrle relevs dans les rapports daudit. Ce rapport contenait
galement des rfrences la gestion des risques, la gouvernance et lthique.
La Division de laudit et de la supervision internes note que les rapports trimestriels
seront rviss de manire faire rfrence aux questions susmentionnes. La Section
de lvaluation a galement formul des recommandations relatives lthique, la
gouvernance, la gestion des risques, la stratgie et la planification. Le rapport de
synthse annuel fait galement tat du problme de lindpendance de son mode de
fonctionnement en raison de linsuffisance de personnel affect laudit interne. Tous
les rapports de synthse annuels prsents lAssemble gnrale, de mme que les
rapports dactivit trimestriels de la Division de laudit et de la supervision internes
prsents au directeur gnral, feront dornavant rfrence, dans la mesure du possible,
aux questions relatives la gestion des risques, la gouvernance et aux questions de
contrle lOMPI. Un rapport daudit interne rcent sur les mesures de contrle interne a
soulev plusieurs questions importantes cet gard.

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Annexe, page 4
WO/PBC/15/12
page 4
15.

Recommandation n 7 :
Jinvite lIAOD revoir sa stratgie en matire de planification daudits
prsentant des risques moyens faibles pour se consacrer plutt sur des
missions prsentant des risques plus levs.

16.

Cette recommandation a t accepte. Une approche cyclique a t adopte pour les

audits raliser dans tous les secteurs oprationnels pour couvrir tous les secteurs de
lunivers de laudit intervalles rguliers et sur la base de la priorit qui leur a t
accorde la suite dune valuation rigoureuse et annuelle des risques et des besoins en
matire daudit. Faute de personnel suffisant, la Division de laudit et de la supervision
internes na pas t en mesure de couvrir tous les secteurs haut risque figurant dans le
programme de travail annuel dtaill de laudit interne. La stratgie daudit interne
pour 2010 a t modifie de manire tenir compte de cette recommandation et le
programme de travail dtaill de laudit interne va continuer denglober uniquement les
secteurs haut risque jusqu que la Division de laudit et de la supervision internes
dispose dun effectif adquat pour couvrir, sur un cycle raisonnable, les secteurs daudit
prsentant un risque moyen faible.

17.

Recommandation n 8 :
Jestime que la Section de laudit interne devrait :
a.

dcrire plus clairement le programme de travail en faisant le lien avec

lanalyse de risque,

b.

faire apparatre dans le programme de travail les priorits et lallocation

des ressources pour chaque sujet auditer,

c.

sassurer que le programme de travail permette dtablir le lien avec les

papiers de travail et les recommandations,

d.

faire ressortir du plan daudit les rflexions concernant limplication

dexperts externes et leur mandat,

e.

faire apposer systmatiquement le visa du Directeur de lIAOD et la date

dapprobation sur le programme daudit avant le dbut de laudit.

18.

Cette recommandation a t accepte. Il ressort des discussions avec le vrificateur

externe des comptes que ces questions nont pas eu dincidence majeure sur le contenu
et la qualit des rapports daudit qui, par ailleurs, ont t considrs comme trs utiles
pour lOrganisation. Le vrificateur externe des comptes a reconnu dans son rapport
lutilit des rapports daudit afin dviter tout malentendu sur cette recommandation.
Les preuves concernant lexamen et le contrle de qualit existent clairement dans les
dossiers daudit et il en sera tenu dment compte pour sassurer que lexamen et le
contrle de qualit soient raliss plus systmatiquement et soient mieux documents.

19.

Recommandation n 9 :
Jinvite lIAOD :
a.

mieux formaliser la documentation de travail de manire ce quun tiers

professionnel en audit puisse toujours rapprocher les objectifs de la
mission, le contenu des examens raliss, les rsultats, lopinion de
lauditeur et les recommandations. La standardisation des papiers de
travail et son classement peut apporter un lment de solution,

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Annexe, page 5
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page 5
b.

intgrer dans le Manuel daudit interne une rglementation relative la

documentation des audits, aux informations archiver et la priode
durant laquelle les dossiers doivent tre conservs; les rgles daccs
par des tiers aux papiers de travail devront aussi y tre prvues,

c.

tablir des notes de rvision comportant une synthse des travaux

effectus et permettant de faire le lien entre le programme de travail, les
interviews, les documents analyss, puis les constatations et les
recommandations mentionnes dans le rapport,

d.

tablir une systmatique pour la revue des papiers de travail et de les

dater et viser,

e.

prvoir dans le manuel daudit ltablissement de standards concernant

la documentation.

20.

Cette recommandation a t accepte. Voir galement la rponse la recommandation

n 8 ci-dessus. La structure des documents de travail a t rvise de manire mieux
tablir la relation entre les programmes daudit, les preuves et le rapport daudit. Tous les
documents de travail relatifs laudit sont examins par le directeur de la Division de
laudit et de la supervision internes. Le Manuel daudit interne, qui est en cours
dachvement, contribuera assurer une conformit satisfaisante avec les normes de
lIIA. Le projet de manuel est disponible sur lintranet de lOMPI et le manuel sera en
conformit avec les normes de lIIA et la recommandation PA 2040-1 de lIIA relative aux
petites structures daudit. Cette recommandation offre une certaine souplesse permettant
aux petites sections daudit interne de grer et de contrler de manire plus informelle les
activits daudit par une supervision quotidienne et rapproche. Les documents de travail
ont t rviss de manire contenir des questions ou des recommandations en matire
daudit permettant de mieux tablir la relation entre le programme daudit et le rapport
daudit interne. Les documents types actuels en matire daudit ont t labors en 2007
et sont utiliss rgulirement depuis.

21.

Recommandation n 10 :
Afin de pouvoir livrer les rapports daudit en temps utile ds la fin de laudit, je
suis davis quil serait ncessaire de dfinir une marche suivre en cas de retard
significatif dans la rception des observations des services audits.
Paralllement, je pense quil faudrait promouvoir le rle de lIAOD en gnral et
amliorer la communication avec les audits, afin de garantir lattention
ncessaire du management.

22.

Cette recommandation a t accepte. Les sites intranet et Internet ont t actualiss.

Les chefs ont t informs que le vrificateur externe des comptes a mis des
commentaires ngatifs sur le temps quil leur a fallu pour rpondre aux projets de rapport.
Les communications transmises relatives aux projets de rapport contiennent dj
un message davertissement lintention des chefs leur indiquant que si leurs
observations ne sont pas reues la date requise le rapport est mis en forme finale.

23.

Recommandation n 11 :
Dans le but daccrotre la visibilit de la fonction daudit interne au sein de
lOMPI, jinvite le Directeur de lIAOD accrotre les contacts avec le Directeur
gnral de lOMPI.

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page 6
24.

Cette recommandation a t accepte. Il sagit l dune pratique courante. Des runions

sont organises rgulirement avec le directeur gnral pour changer des vues et
aborder les principales questions lies la supervision et aux principaux risques
auxquels est confronte lOrganisation. Ces runions ont donn de bons rsultats. Ces
bonnes relations avec le directeur gnral ont permis la Division de laudit et de la
supervision internes daccrotre sa visibilit et au directeur gnral de recevoir
directement et de manire moins formelle des conseils prcieux de la part du directeur de
la Division de laudit et de la supervision internes en matire de gestion des risques, de
contrle et de gouvernance.

25.

Recommandation n 12 :
Jinvite le Directeur gnral donner une suite la demande de lIAOD du
27 mai 2009 concernant le projet de document Office instruction, 24/2008,
Implementation of Oversight Recommendations.

26.

Cette recommandation a t accepte. Lordre de service dans lequel sont prciss les
rles et les responsabilits des chefs de programme et la manire dassurer un suivi
efficace de toutes les recommandations en matire de supervision a t approuv par le
directeur gnral et est en vigueur.

27.

Les conclusions gnrales du vrificateur externe des comptes (paragraphes 48-53) sont
acceptes. En particulier, le recrutement dun chef la Section de laudit interne
contribuera amliorer le contrle de qualit et lassurance qualit. Le rapport fait tat
dun taux dapplication des normes dun peu plus de 80%. Ce rsultat est plus
quacceptable pour une fonction daudit interne aussi petite et relativement nouvelle.
Selon le vrificateur externe des comptes, cette fonction daudit interne est celle qui a
obtenu le meilleur rsultat sur lensemble des fonctions daudit examines.

28.

Lvaluation de la fonction daudit interne par le vrificateur externe des comptes a t

trs utile. Le travail des vrificateurs externes des comptes est trs apprci et la
collaboration et la coordination au niveau professionnel avec laudit interne sont efficaces
et profitables.
27.
Le Comit du programme et budget
est invit recommander lAssemble
gnrale de prendre note du contenu du
prsent document et de son annexe.

[Lappendice suit]

WO/GA/39/1
APPENDICE
WO/PBC/15/12
ANNEXE

ORGANISATION MONDIALE DE LA PROPRIT INTELLECTUELLE (OMPI)

GENVE

VALUATION DE LA FONCTION DAUDIT INTERNE

Rapport du Vrificateur extrieur

l'Assemble gnrale de l'OMPI

No enreg. 1.9208.944.0033.xx
dear/nede
11 aot 2009

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Appendice, page 2
WO/PBC/15/12
Annexe, page 2

GNRALITS

Mandat
1.

Lors de la quarante-troisime srie de runions qui sest tenue Genve du 24 septembre au

3 octobre 2007, lAssemble gnrale de lOrganisation mondiale de la proprit intellectuelle (OMPI),
le Comit de coordination de lOMPI et les Assembles des Unions de Paris, de Berne, de Madrid, de
la Haye, de Nice, de Lisbonne, de Locarno, de lIPC, du PCT et de Vienne, ont renouvel le mandat
du Gouvernement suisse jusqu lanne 2011 incluse, en tant que Vrificateur des comptes de
lOMPI et des Unions administres par lOMPI ainsi que des comptes des projets dassistance
technique excuts par lOrganisation (paragraphe 273 du document A/43/16).

2.

Le Gouvernement de la Confdration suisse ma confi, en tant que Directeur du Contrle fdral

des finances, le mandat de vrification des comptes de lOMPI et des Unions mentionnes ci-dessus.
Jai charg plusieurs collaborateurs qualifis du Contrle fdral des finances de procder, au sige
du Bureau international (BI) Genve, lvaluation de la fonction daudit interne assure par la
Section de laudit interne qui fait partie de la Division de laudit et de la supervision internes (Internal
Audit and Oversight Division, IAOD). Les travaux de rvision se sont achevs le 31 juillet 2009.

3.

Mon mandat est dfini larticle 6.2 du Rglement financier de lOMPI, respectivement dans le
Mandat pour la vrification des comptes annex ce Rglement.

Objet de la vrification
4.

Lvaluation de la fonction daudit interne lOMPI se conforme aux Normes ISA 1 qui prcisent que
lauditeur externe doit revoir les activits de laudit interne et leur incidence potentielle sur les
procdures daudit externe. Lannexe II du Rglement financier de lOMPI prvoit dailleurs
implicitement ce genre danalyses. De plus, les Normes professionnelles pour la pratique de laudit
interne de lInstitute of Internal Auditors (IIA)2 prconisent que des valuations externes du service
daudit interne soient ralises priodiquement par des personnes indpendantes lorganisation. Le
fait que le Vrificateur extrieur procde de telles valuations est un principe reconnu dans le
systme des Nations Unies.

Principes de contrle et approche de lvaluation

5.

Afin de se forger une opinion sur la Section de laudit interne de lOMPI, mes collaborateurs ont
compar la situation actuelle avec les bonnes pratiques gnralement reconnues en la matire. Ils se

International Standards on Auditing. Rfrence la norme ISA 610 Considering the work of Internal
auditing.

Rfrence la norme 1312.

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Appendice, page 3
WO/PBC/15/12
Annexe, page 3
sont ainsi rfrs aux Normes professionnelles pour la pratique de laudit interne de lIIA dj
mentionnes.
6.

Les Normes dfinissent les principes fondamentaux et les conditions-cadre pour la pratique de laudit
interne. Ils exigent un niveau minimal du point de vue de la forme et des processus -mtier et cela,
indpendamment de la grandeur de lunit daudit interne. Le respect des Normes par laudit interne
constitue un gage de qualit et de transparence des prestations daudit.

7.

Lvaluation de la qualit des prestations daudit, de conseil et autres activits similaires de la Section
de laudit interne a t ralise laide de linstrument dautovaluation Quality Self-assessment Tool
(Q-SAT) dvelopp par lAssociation Suisse dAudit Interne (ASAI). Mes collaborateurs se sont
galement inspirs du document Ligne de conduite de laudit interne tabli en 2005 par ladite
organisation. Ces documents de rfrence se basent tous deux sur les standards professionnels
internationaux reconnus labors par lIIA. Loutil Q-SAT permet de passer rapidement en revue les
activits dun institut daudit interne au moyen dun tableau dvaluation rfrenc. Pour lexcution de
la prsente rvision, le standard dvaluation a t actualis avec les modifications y relatives entres
en vigueur au 1er janvier 2009.

8.

Lvaluation de laudit interne de lOMPI sest droule en plusieurs phases, soit la prparation et la
planification de laudit, une sance dinformation commune avec lIAOD et la remise du questionnaire
dtaill Q-SAT. Avant la sance mentionne ci-dessus, la Section de lAudit interne avait procd sa
propre autovaluation, de manire globale, sur la base dun outil similaire Q-SAT appel Tool 19.
Mes collaborateurs ont analys cette autovaluation et examin par sondages des activits et des
dossiers de cette Section. Ils ont ensuite port une apprciation gnrale et identifi le potentiel
doptimisation.

9.

Mes collaborateurs ont valu le travail de la Section de lAudit interne subordonn au Directeur de
lIAOD en fonction de chaque Norme et ont mis une opinion sur leur respect, leur respect partiel ou
leur non-respect. Les rsultats sont consigns dans les dossiers de travail, dont je renonce
prsenter les dtails dans le prsent rapport.

10.

Lobjectif du prsent rapport est dvaluer le cadre daudit et les activits de laudit interne de lOMPI
uniquement.
En consquence, il porte exclusivement sur les incidences essentielles du
fonctionnement de la Section de lAudit interne. Mes collaborateurs nont procd aucune analyse
des tches de la Section des enqutes ni de celles de la Section de lvaluation et de linspection,
lesquelles dpendent structurellement de lIAOD (voir lorganigramme la page suivante).

Informations et documents
11.

Je remercie M. N. Treen, Directeur de lIAOD, et M. T. Efendioglu, Auditeur principal de la Section de

laudit interne, pour lappui fourni et lobligeance avec laquelle ils ont mis disposition les
renseignements et les documents utiles laccomplissement de ce mandat.

12.

La discussion finale a eu lieu le 14 aot 2009 en prsence de Mme Elisabeth March, Conseillre
principale au Cabinet du Directeur gnral, et des deux agents mentionns ci-dessus.

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Annexe, page 4

VRIFICATIONS ET CONSTATATIONS

Informations sur lAudit interne

13.

Les activits de lAudit interne ont dbut dans le courant de lanne 2000. La Division de laudit et de la
supervision internes (Internal Auditing and Oversight Division, IAOD), dont dpend la Section de laudit
interne, est dirige par un Directeur qui est entr en fonction le 1 er janvier 2007. Aux moments des
contrles, la Section de laudit interne tait constitue par un seul auditeur; ce dernier est en fonction
depuis mai 2007. La structure de la division de lIAOD se prsente comme de la faon suivante :

Organigramme actuel de lIAOD

Directeur
Nicholas Treen, D 1

Secrtariat

Section de l'audit interne

Chef = Vacant, P5

Section des enqutes

Section de l'valuation
et de l'inspection

Auditeur principal
Tuncay Efendioglu, P4

14.

Le contrat de travail du Directeur de lIAOD, sign en juin 2006, prcise quil est nomm pour une
priode de quatre ans, renouvelable pour une priode supplmentaire de quatre ans. La Section de
lAudit interne est constitue dun poste de chef qui, la date de laudit, tait vacant et dun poste
dauditeur principal.

15.

Lunivers de lAudit interne comprend un volume financier suprieur 530 millions de francs suisses
selon les comptes de lexercice biennal 2006-2007.

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Annexe, page 5

Normes de qualification

1000 Missions, pouvoirs et responsabilits

16.

La mission, les pouvoirs et les responsabilits de lAudit interne sont dcrits, conformment la
Norme professionnelle, dans la Charte daudit interne. Le Directeur de lIAOD a revu la charte daudit
interne dans le courant de lanne 2007. Sur proposition dautres instances (Direction gnrale et
Comit daudit notamment), la charte a t valide par lAssemble gnrale de lOMPI en
septembre 2007. Elle figure en annexe I du Rglement financier et rglement dexcution du
rglement financier de lOMPI valable depuis le 1er janvier 2008.

17.

Mes collaborateurs ont constat que lAudit interne de lOMPI reoit des demandes dintervention qui
lui ont t adresses par le Directeur gnral comme le prvoit le point 4 de la Charte de laudit
interne de lOMPI.

18.

La Charte daudit interne couvre les activits daudit interne, dinspection et dinvestigation. Les
activits daudit interne ambitionnent de donner lOMPI une assurance sur le degr de matrise de
ses oprations, de lui apporter ses conseils pour les amliorer, de contribuer crer une valeur
ajoute. Les activits dinspection permettent de vrifier sur une base ad hoc une forte prsomption
de gaspillage des ressources ou de mauvaise gestion des rsultats. De son ct, linvestigation
consiste en une procdure juridique permettant dexaminer les allgations dactes illicites et
rprhensibles afin de dterminer sils ont t commis et, le cas chant, didentifier la ou les
personnes responsables. Les activits dvaluation ne sont pas incluses dans la charte de laudit
interne de lOMPI; elles ambitionnent mesurer lefficacit des politiques, des programmes et des
projets mis en uvre par lorganisation.

19.

Le responsable de lIAOD a une fonction de Directeur. Conformment la Charte de laudit interne

(chiffre 4), il est appel Auditeur interne dans celle-ci. Une telle dnomination pour lexercice des
diverses fonctions distinctes lune de lautre peut prter confusion. En effet, comme dcrit ci-dessus,
les activits daudit interne, dinspection et dinvestigation sont rellement diffrentes. Compte tenu de
cela, je suis davis quune adaptation de la Charte visant clairement diffrencier les diverses activits
et les fonctions savre ncessaire.
Recommandation n 1 : Jinvite le Directeur gnral prsenter lAssemble gnrale de lOMPI
une modification du nom de la Charte daudit interne en Charte de laudit et de la supervision
internes, laquelle devrait galement englober les activits de la Section de lvaluation. Cette charte
pourrait dcrire les tches de la Division de faon gnrale et de chaque Section de manire plus
dtaille (Directeur, Audit interne, Enqutes et Evaluations/inspection).

1100 Indpendance et objectivits

20.

LAssemble gnrale de lOMPI est lorgane suprme qui surveille les activits de lIAOD. Sur le
principe, tous les rapports de lIAOD sont adresss au Directeur gnral, au Comit daudit et au
Vrificateur extrieur. Dans le cadre des contrles des documents daudits, mes collaborateurs ont
constat que deux rapports (novembre 2008 et janvier 2009) relevant de cas spcifiques danalyses
avaient t excuts la demande de la Direction gnrale. Par contre, ces deux rapports nont pas
t transmis au Comit daudit, ni au Vrificateur extrieur. Selon les explications reues, il sagissait
de deux petits mandats qui relevaient dune situation tout fait exceptionnelle. lavenir, jestime que
pour garantir la transparence dans les activits de lIAOD, tous les rapports de missions devraient
suivre le principe de distribution ordinaire aux intresss.

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Annexe, page 6
21.

Dans lintrt dune bonne gouvernance et conformment aux recommandations des Nations Unies
concernant les politiques de contrle, lOMPI a mis sur pied un Comit daudit. Les fonctions et les
responsabilits du Comit daudit sont dfinies lannexe III du Rglement financier et rglement
dexcution du rglement financier de lOMPI valable depuis le 1 er janvier 2008. La cration de ce
Comit daudit a t approuve par lAssemble gnrale de lOMPI de septembre 2005. Il est form
de neuf membres lus dont sept ont t nomms par le Comit du programme et budget lors de la
dixime session de celui-ci. Les membres du Comit daudit ont ensuite dsign eux-mmes
deux membres supplmentaires. Depuis sa cration, le Comit daudit sest runi 13 fois, ce qui
correspond quelque quatre fois par anne. La charte du Comit daudit dfinit les exigences
concernant les qualifications et les expriences souhaites remplir au niveau individuel dans les
domaines daudit, de comptabilit, de la gestion des risques, de connaissances juridiques ou en
finances et administration. Les comptences au niveau collectif sont plus lies la nature de
lorganisation (taille, savoir-faire technique, secteur public). Dans la slection interviennent des
facteurs de gographie et de rotation.

22.

Dans son activit quotidienne, lAudit interne doit avoir une attitude impartiale et dpourvue de prjugs;
il doit aussi viter les conflits dintrts. Cette Norme pose les bases visant crer des relations de
confiance stables entre auditeur et audits, afin dassurer un fonctionnement optimal de lactivit daudit
au sein de lorganisation. La structure organisationnelle de lIAOD peut reprsenter un conflit dintrts
en soi, partant du principe que lAudit interne ne peut pas auditer les services des investigations et des
valuations / inspections. Dans le contexte actuel avec des capacits restreintes au niveau de lAudit
interne, cette situation peut tre considre comme marginale en termes de risques ce niveau.

1200 Comptence et conscience professionnelle

23.

LAuditeur principal dispose de comptences thoriques et pratiques solides pour raliser les audits de
manire professionnelle. Avec une formation en sciences conomiques, complte de divers
certificats professionnels utiles la profession (CIA, CISA, CFSA et CCSA), il a occup diffrents
postes daudit au sein de socits ou autres organismes spcialiss en la matire. Mes
collaborateurs ont regrett que lIAOD ne dispose pas dune liste rcapitulative des formations et des
cours frquents par ses collaborateurs permettant de justifier lactualit des connaissances
ncessaires ce genre de fonction.
Recommandation n 2 : Jestime que le Directeur de lIAOD devrait tablir une liste des formations
suivies par de lensemble de son personnel et dactualiser ce fichier au fur et mesure.

1300 Programme dassurance et damlioration qualit

24.

LIAOD na jusqu ce jour pas jug opportun de mettre en place un programme dassurance et
damlioration qualit portant sur tous les aspects de laudit interne et permettant un contrle continu
de son efficacit. Ce programme inclut normalement la ralisation priodique dvaluations internes et
externes de la qualit ainsi quun suivi interne continu. Chaque partie du programme tant conue
dans un double but : aider lAudit interne apporter une valeur ajoute aux oprations de
lorganisation et les amliorer, et garantir quil est men en conformit avec les Normes.
Recommandation n 3 : Jinvite le Directeur de lIAOD laborer un programme (concept)
dassurance et damlioration qualit comprenant la documentation des valuations internes continues
et priodiques sur tous les domaines dactivit de laudit interne. Ce concept une fois dcrit, doit
figurer dans le Manuel daudit interne. Il parat vident que les valuations continues nont de sens
que dans la mesure o la Section de lAudit interne disposerait de deux personnes qualifies au
moins, ce qui devrait prochainement tre le cas.

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Normes de fonctionnement

2000 Gestion de laudit interne

25.

Mes collaborateurs ont parcouru plusieurs rapports tablis par lIAOD et consult son dossier de
correspondance. Les conclusions de cette analyse mettent en exergue la contribution importante de
lIAOD lamlioration de la gestion des activits financires et administratives de lOMPI. Les
interventions cibles mettent jour des potentiels dconomie et de simplification des processus.

26.

Lors de chaque planification annuelle, lIAOD tablit une analyse de risques concernant les diverses
entits de lOMPI, pour des projets, ainsi que pour la nouvelle construction. Cette analyse de risques
sappuie sur un standard thorique dvelopp par lIAOD et des critres dvaluation des risques. Les
documents reus Detailed Internal Audit Planing 2009 du 25 novembre 2008 et Revised Annual
Internal Audit Plan 2008 du 19 aot 2008 contiennent chacun lanalyse de risques et la mthodologie
applique en la matire. Les divers documents prsents sont partiellement redondants en matire
de thorie. Le systme en soi donne une vue densemble des risques valus de lOMPI concernant
les entits. Nanmoins, mes collaborateurs ont trouv inutile de mentionner dans ces documents la
mthodologie et la thorie applicable en la matire. ce sujet, ils pensent que ce genre dinformation
devrait figurer dans le manuel daudit, ce qui viterait de surcharger inutilement les documents du plan
annuel.

27.

lappui des planifications annuelles 2008 et 2009, il est apparu que certains thmes reviennent
frquence rgulire. Mes collaborateurs ont remarqu que la nouvelle construction fait lobjet dun suivi
semestriel de la part de lIAOD. De son ct, le Comit daudit sintresse aussi lvolution de la
nouvelle construction. Pour ma part, je mandate galement lun de mes collaborateurs pour assurer un
suivi rgulier des travaux lis cette construction. La situation qui prvaut lheure actuelle est
susceptible dentraner des doublons dans le suivi des affaires touchant la nouvelle construction.

28.

Lors de lexamen des documents de la planification des mandats daudits 2008 et 2009, mes
collaborateurs nont pas t mme de faire facilement la corrlation entre les audits planifis et les
rapports daudits finaux, afin de vrifier si les audits prvus taient en finalit raliss. Par ailleurs, il
nexistait pas de liste des audits planifis, raliss, reports, annuls et en cours depuis 2007 ce
jour. Une telle liste a t tablie au cours de la rvision par lAuditeur principal.

29.

LIAOD ntablit pas de programme pluriannuel. Bien que le manque de ressources puisse expliquer
en partie cette situation, jestime quune planification pluriannuelle devrait tre tablie, ce qui
permettrait de garantir une rotation dans lapproche de certains audits lavenir.
Recommandations n 4 : Jinvite lIAOD :
fixer dans la planification annuelle des thmes prcis daudits dont les titres se retrouveront dans
les rapports finaux,
poursuivre ltablissement de la liste des audits planifis, effectus et reports qui devra tre
actualise au fur et mesure,
mettre en place une planification pluriannuelle des audits.

30.

Conformment aux standards internationaux en la matire, le chiffre 13 c) de la Charte de laudit

interne de lOMPI prcise que lIAOD doit rdiger, publier, distribuer et tenir jour un manuel daudit
interne. Dans les faits, un manuel daudit existe depuis 2007 ltat de projet non termin. Le
manque de ressources en personnel et le fait que lAuditeur principal travaille en solo ont t invoqus
par lIAOD pour justifier cette situation. Pour ma part, je pense que le manuel daudit devrait

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absolument tre rdig et mis disposition du personnel de lOMPI sur intranet. Cela permettrait
daccrotre la visibilit de la fonction daudit interne au sein de lOMPI et de diffrencier clairement le
systme de contrle interne et les tches de lIAOD.
Recommandation n 5 : Je suis davis que la Division de lIAOD devrait terminer llaboration du
manuel daudit commenc en 2007 et le mettre disposition des collaborateurs de lOMPI sur
intranet. Ce manuel devrait couvrir tous les lments essentiels spcifis dans les Normes daudit.
31.

Dans le respect de la Norme 2020 et dans le cadre de sa planification annuelle, lIAOD a inform le
Directeur gnral et le Comit daudit sur le manque de ressources auquel il est confront.
lautomne 2008, un poste de chef de la Section de lAudit interne a t mis au concours. Ce poste
tait toujours vacant la date du prsent audit. Il serait souhaitable que cette vacance soit repourvue,
ce qui permettrait dassurer une meilleure couverture des secteurs dactivits jugs avec des risques
levs et dans lesquels des audits ne pouvaient pas jusqu prsent tre excuts par manque de
capacits en personnel, ceci malgr le recours des consultants externes qualifis.

32.

Le Directeur de lIAOD tablit trimestriellement pour la Direction gnrale et pour le Comit daudit,
respectivement annuellement pour lAssemble gnrale de lOMPI, un rapport sur les rsultats des
audits. Toutefois, ces rapports ninforment pas sur lexposition aux risques significatifs (y compris des
risques de fraude) et des contrles correspondants, ni sur les sujets relatifs au gouvernement
dentreprise, ni sur tout autre problme rpondant un besoin ou une demande de la Direction
gnrale ou du Comit daudit. En outre, aucune remarque sur les raisons de labsence dinformation
des lments mentionns ci-dessus nest indique.
Recommandation n 6 : Dans le respect de la Norme 2060, je suggre lIAOD de mentionner
dornavant dans ses rapports une apprciation

sur lexposition aux risques significatifs et aux contrles correspondants,

sur des sujets relatifs au gouvernement dentreprise et

sur tout autre problme rpondant un besoin ou une demande de la Direction gnrale ou du
Comit daudit.

2100 Nature du travail valuation des processus de gouvernement dentreprise, de management

des risques et de contrle
33.

Selon cette norme, lAudit interne doit valuer les processus de gouvernement dentreprise (dfinition
des objectifs de lorganisation, promotion et conservation des rgles dthique de lorganisation,
garantir une gestion efficace des performances, attester une information adquate et exacte, etc.) et
sassurer quils sont efficaces. Mes collaborateurs ont pris note que lIAOD navait pas encore pu
procder une telle analyse. Toutefois, afin de remdier cette situation et conscient de limportance
quelle reprsente, lIAOD a mandat un groupe de consultants externes pour procder une telle
mission. 55 jours de travail ont t planifis depuis aot 2009 pour excuter laudit Internal Control
Gap Assessment.

34.

La planification des audits sappuie sur lanalyse de risques tablie par lIAOD. La majeure partie des
mandats daudit fixs dans le plan annuel de travail se base sur des activits juges hauts risques.
Il nen demeure pas moins que des missions prsentant des risques moyens ou plus faibles sont aussi
prvues, malgr le manque de capacits en personnel.
Le suivi de limplmentation des
recommandations formules dans tous les rapports de rvisions internes et externes, de mme que
celles qui manent du Comit daudit font galement partie des tches annuelles de lIAOD, linstar
daudits touchant la nouvelle construction. Dans le contexte de prcarit en matire de personnel je
me demande sil est judicieux de procder des audits dans des secteurs dactivits dont lanalyse de
risque ne voit que des risques moyens faibles.

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Recommandation n 7 : Jinvite lIAOD revoir sa stratgie en matire de planification daudits
prsentant des risques moyens faibles pour se consacrer plutt sur des missions prsentant des
risques plus levs.
35.

Mes collaborateurs ont pris connaissance avec satisfaction que lOMPI avait mandat un consultant
externe charg dvaluer lthique et lintgrit de lOrganisation. Cet audit a fait lobjet du rapport
dvaluation UN WIPO Integrity and Ethics System dat de dcembre 2008. Ce document a t
transmis au Comit daudit au mois de juillet 2009.

36.

Les examens de lIAOD aident lOrganisation renforcer le systme de contrle interne; ils
contribuent amliorer lefficacit et lefficience des oprations, de la protection du patrimoine
(matriel et immatriel) ainsi que du respect des lois, des rglements et des contrats.
Complmentairement cela, lOMPI a dcid de formaliser le systme de contrle interne. Cette
mesure est corrle lintroduction des nouvelles normes comptables IPSAS et incombe en finalit
la ligne.

2200 Planification de la mission plan de mission avec objectifs et champ dintervention

37.

Lors de lanalyse des documents de rvision, mes collaborateurs ont constat que les classeurs
contiennent le plan daudit et le programme daudit. Le programme de travail indique les objectifs
daudit et les points auditer, nanmoins sans faire de lien avec les risques recenss. Ces
documents sont brefs et la corrlation avec les papiers de travail nest pas toujours vidente. Selon
les explications que mes collaborateurs ont reues, il ressort que le manque de ressources ne permet
pas dtayer la documentation de planification des audits. Les rviseurs ont remarqu que le
programme daudit ne prcise pas les priorits des points rviser, ni le dtail des ressources
alloues. Comme la Section de laudit interne ne compte quun seul auditeur, il est parfois fait appel
des ressources externes. Dans ce cas, les rflexions menant mandater des consultants externes et
leur implication oprationnelle dans la mission ne ressortent pas clairement du plan daudit. Par
ailleurs, lapprobation par le Directeur de lIAOD du plan et du programme daudit avant le dbut de la
rvision napparat pas visiblement dans tous les documents.
Recommandations n 8 : Jestime que la Section de laudit interne devrait :

dcrire plus clairement le programme de travail en faisant le lien avec lanalyse de risque,

faire apparatre dans le programme de travail les priorits et lallocation des ressources pour
chaque sujet auditer,

sassurer que le programme de travail permette dtablir le lien avec les papiers de travail et les
recommandations,

faire ressortir du plan daudit les rflexions concernant limplication dexperts externes et leur
mandat,

faire apposer systmatiquement le visa du Directeur de lIAOD et la date dapprobation sur le

programme daudit avant le dbut de laudit.

2300 Accomplissement de la mission

38.

En labsence dun standard de documentation, lAuditeur principal tablit les classeurs de travail de
manire comparable depuis son entre en fonction en 2007; ils sont complts par une check-list qui
est vise par le Directeur de lIAOD. Mes collaborateurs ont remarqu que la documentation consiste
surtout en des notes dinterviews ne comportant pas de conclusion, de copies de documents

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analyss, voire loccasion de notes synthtiques. lappui de cette documentation, il savre difficile
pour un tiers de faire facilement le lien entre les papiers de travail et les conclusions, respectivement
les recommandations.
39.

LIAOD na pas tabli de rglement darchivage et daccs aux papiers de travail. La Charte de laudit
interne rgle laccs aux rapports (qui peut tre lu dans les bureaux de lIAOD), mais pas celui aux
papiers de travail.

40.

La documentation de la surveillance de lactivit daudit par le Directeur de lIAOD se limite son visa
sur le programme, le plan daudit et la check-list de contrle. Les vrifications ont permis de constater
que la chronologie des documents et des visas ne peut pas tre reconstitue dans tous les cas.
Recommandations n 9 : Jinvite lIAOD :

mieux formaliser la documentation de travail de manire ce quun tiers professionnel en audit

puisse toujours rapprocher les objectifs de la mission, le contenu des examens raliss, les
rsultats, lopinion de lauditeur et les recommandations. La standardisation des papiers de travail
et son classement peuvent apporter un lment de solution,

intgrer dans le Manuel daudit interne une rglementation relative la documentation des
audits, aux informations archiver et la priode durant laquelle les dossiers doivent tre
conservs; les rgles daccs par des tiers aux papiers de travail devront aussi y tre prvues,

tablir des notes de rvision comportant une synthse des travaux effectus et permettant de
faire le lien entre le programme de travail, les interviews, les documents analyss, puis les
constatations et les recommandations mentionnes dans le rapport,

tablir une systmatique pour la revue des papiers de travail et de les dater et viser,

prvoir dans le manuel daudit ltablissement de standards concernant la documentation.

2400 Communication des rsultats

41.

LIAOD communique les rsultats de laudit aux services audits dans une runion de clture.
Ensuite, le projet de rapport est transmis aux audits en leur indiquant un dlai pour communiquer
leurs observations et pour proposer les mesures envisages. LIAOD leur offre toutefois encore la
possibilit de discuter du rapport dans une ou plusieurs runions supplmentaires, au besoin. Mes
collaborateurs ont relev que le processus entre ltablissement du projet de rapport jusqu lmission
du rapport final est parfois beaucoup trop long, puisquil peut durer jusqu plusieurs mois.

42.

Les rapports finaux contiennent des informations et des constatations compltes ventuellement par
des recommandations relatives au mandat effectu; ils sont complts par les observations et les
mesures envisages par les audits. La forme des rapports volue et dpend galement de
limplication on non dexperts externes. Celle-ci peut toutefois tre considre comme stable et
homogne. Le modle de rapport utilis attribue un niveau de contrle (control effectiveness) aux
domaines rviss, afin de pondrer les constatations. LIAOD nattribue pas de priorits aux
recommandations formules.

43.

Dans le condens (management summary) des rapports analyss, lIAOD indique que laudit a t
effectu daprs les standards daudit. Il tait prvu de renoncer mentionner cette remarque, car
aucune rvision externe du respect des standards navait t effectue ce jour. Compte tenu de la
situation actuelle, je suis davis que lIAOD peut continuer mentionner les standards comme tant la
base des audits effectus, condition de signaler toute dviation significative, le cas chant.

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Recommandations n 10 : Afin de pouvoir livrer les rapports daudit en temps utile ds la fin de
laudit, je suis davis quil serait ncessaire de dfinir une marche suivre en cas de retard significatif
dans la rception des observations des services audits. Paralllement, je pense quil faudrait
promouvoir le rle de lIAOD en gnral et amliorer la communication avec les audits, afin de
garantir lattention ncessaire du management.
44.

Lchange dinformation entre les organes dirigeants dune organisation est trs important.
La fonction daudit interne nchappe pas cette rgle. Ce service peut dailleurs jouer un rle
important dans le soutien la gestion de la socit. Eu gard ce principe, je pense que le Directeur
de lIAOD devrait rencontrer le Directeur gnral de lOMPI frquence rgulire.
Recommandation n 11 : Dans le but daccrotre la visibilit de la fonction daudit interne au sein de
lOMPI, jinvite le Directeur de lIAOD accrotre les contacts avec le Directeur gnral de lOMPI.

2500 Surveillance des actions de progrs

45.

La Charte de laudit interne stipule que lIAOD doit assurer le suivi des recommandations formules
dans les rapports du Vrificateur extrieur. Dans les faits, lIAOD procde un suivi trimestriel de
toutes les recommandations figurant dans des rapports de rvisions internes (IAOD), externes
(Vrificateur extrieur, Corps commun dinspection, cabinets daudits, etc.) et dans les procs-verbaux
des runions du Comit daudit, ce qui reprsente une charge de travail non ngligeable. Au
30 juin 2009, la liste des recommandations ouvertes tait prsente dans un document de 120 pages
Part I: List of Open Oversight Recommendations with Outstanding Implementation Status. Celui -ci
contient un tableau avec les colonnes Recommendation not yet fully implemented, Management
comments on the status of implementation, Benchmark, List to risk Register et IAOD Comments.
Mes collaborateurs ont relev quaucune mention ne figurait dans les colonnes Benchmark et List to
risk Register. Par contre, pour faciliter la vision des recommandations, il leur paratrait judicieux de
prciser dans des colonnes spciales le nom du service responsable de la mise en uvre des
recommandations et le dlai y relatif. Cette information figure parfois dans la colonne Management
comments on the status of implementation, mais pas de manire systmatique. Par contre, cette
manire de faire noffre pas de vue densemble prcise et rapide sur ces informations. LIAOD tudie
dailleurs la possibilit de grer cette liste au moyen dun outil de travail plus pratique.

46.

Dans sa planification annuelle, lIAOD prvoit plusieurs jours de travail pour assurer la mise jour du
document mentionn ci-dessus, ce qui lempche deffectuer en contrepartie dautres missions daudit.
La liste susmentionne est soumise plus ou moins trimestriellement au Comit daudit. Le processus
actuel est assez lourd dun point de vue strictement administratif pour lIAOD. Son Directeur avait
adress un message lancien Directeur gnral le 19 septembre 2008 accompagn du projet de
document Office instruction, 24/2008, Implementation of Oversight Recommendations. Un autre
message faisant rfrence ce projet dinstruction a t transmis au nouveau Directeur gnral le
27 mai 2009. fin juillet 2009, aucune suite ce document navait t donne par la Direction
gnrale.
Recommandations n 12 : Jinvite le Directeur gnral donner une suite la demande de lIAOD
du 27 mai 2009 concernant le projet de document Office instruction, 24/2008, Implementation of
Oversight Recommendations.

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2600 Acceptation des risques par la Direction gnrale

47.

La Norme 2600 prcise que lorsque le responsable de lAudit interne estime que la Direction gnrale
a accept un niveau de risque rsiduel qui pourrait savrer inacceptable pour lorganisation, il doit
examiner la question avec elle. Si aucune dcision concernant le risque rsiduel nest prise, le
responsable de laudit interne doit soumettre la question au Comit daudit, voire lAssemble
gnrale de lOMPI aux fins de rsolution. Aucun processus descalade concernant lapplication de
cette Norme na t port ma connaissance jusqu ce jour.

CONCLUSION

48.

Les rsultats de lvaluation donnent une image positive du point de vue de la pertinence de laction
de lAudit interne de lOMPI. Il contribue de manire certaine lamlioration de la gestion des
activits financires et administratives ainsi que du systme de contrle interne de lOrganisation. Ses
interventions cibles mettent jour des potentiels dconomies et de simplification des processus. Il
satisfait de ce fait la Norme relative la cration dune valeur ajoute pour lorganisation.

49.

Toutefois, en comparaison avec les Normes professionnelles en matire daudit interne, jestime que
la situation actuelle lOMPI dmontre certaines faiblesses dans les domaines de la formalisation des
documents daudit (contrle de qualit des missions, clart dans lvidence des lments constats,
condens des notes de rvision, p. ex.) et dans le contrle qualit des travaux de lAudit interne OMPI
(absence de programme dassurance et damlioration qualit).

50.

Dans son ensemble, le constat de lvaluation qui portait sur plus de 120 points met en vidence quil
existe un potentiel damlioration, du point de vue formel, des prestations daudit par rapport
chacune des normes afin de remplir les conditions requises. LAudit interne respecte quelque 60%
des normes et suit partiellement environ 33% de celles-ci. 7% des normes ne sont pas appliques.
Ces pourcentages permettent de situer le rsultat global de lapplication des normes un peu plus de
80%.

51.

Jattends encore la rdaction du manuel daudit et sa mise en ligne sur intranet, laquelle devrait
contribuer laccroissement de la visibilit de lAudit interne au sein de lOMPI. Certaines des lacunes
constates sont inhrentes au fait que le service daudit interne est prsentement compos dune
seule personne oprationnelle en audit.

52.

Je suis davis que la modification de la Charte daudit avec une dlimitation claire de la fonction daudit
interne par rapport aux Sections des enqutes, de lvaluation et de linspection et sera bnfique
pour la transparence et la distinction des diffrentes missions.

53.

Le renforcement prvu de la Section de laudit interne devrait permettre une mise en application
encore plus stricte des normes applicables en matire daudit interne.

K. Grter

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Directeur du
CONTRLE FDRAL DES FINANCES
DE LA

CONFDRATION SUISSE

(Vrificateur extrieur)

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