Procesos Tecnicos Administrativos

Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagoga
Curso: E501.1 Procesos Tcnicos Administrativos
Lic. Fredy Cardona Recinos
Guatemala 9 de noviembre de 2011
CAPITULO I
CON MAPAS DE GOMA, CONCEPTUALES, MENTALES, SEMNTICO, ETC.
Breve Historia De La Correspondencia

Conceptos Bsicos y descripciones en un oficio:
BREVE HISTORIA DE LA CORRESPONDENCIA
Desde las ms primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitado
manifestar sus sentimientos e ideas.
Al principi las expresiones efectivas del hombre se realizaron por medio de la
mmica y de simples sonidos que manifiestan alegras o dolor. Luego formaron las
lenguas monoslabas como el chino, evolucionando en la historia hasta lograr las
magnificas voces de las lenguas romances: espaol, italiano, Francs, rumano : as
surgi la expresin del pensamiento por medio de la palabra hablada :fue una
necesidad innata en el hombre desde las primeras manifestaciones , las cuales se
rudimentarias tablas de piedra arcilla . Despus se usaron pequeas piezas de
madera revestidas por capas de cera en las que se grababan las palabras por
medio de puntazos o estiletes.
Ms tarde los egipcios utilizaron el papiro : en Pergamo , Asia menor , se uso el
pergamino en el siglo IX ,los rabes llevaron a Europa el papel , originando juntos
con los primitivos medios de impresin , una verdadera Florencia intelectual .Con la
guerra y el comercio se hizo indispensable la creacin de medios para mantener
conexiones con los seres que Vivian en territorios distintos aqu es donde se puede
decir que se origino la palabra escrita y con ella la correspondencia .
CONCEPTOS BASICOS Y DESCRIPCION EN UN OFICIO:
Nombre o razn social de la oficina o dependencia: ubicado en parte
superior, ocupa un espacio de dos pulgadas, si el papel bond no tiene
membrete dejar 3,6 o 4 espacios del borde suprior para escribir nombre
social, puede aparecer centrado a lo largo del papel.
Numero de oficios y referencia ,siglas de la institucin ,orden numrico
ascendente , siglas de las que dicta y firma , lnea diagonal , siglas o
apellidos de quien realiza el oficio .
Lugar y fecha, a 15 espacios despus del borde superior del papel , los
nombres de los meses se escriben con minscula , el membrete ocupa la
parte superior izquierda a la fecha puede colocarse al lado opuesto tratando
de justificar la escritura
Destinatario, se escribe de 4 a 6 espacios despus de la fecha segn
tamao del papel contra mrgenes izquierdo consta de :
a) tratamiento (seor o seora )o titulo profesional
b) nombre de la persona a quien se dirige
c) cargo que desempea
d) direccin o lugar
Vocativo, se utiliza para dirigirse a altas autoridades excelentsimo seor
ministro, distinguido seor ministros, saludos: trato entre remitente y
destinatario.
Despus de escrita la direccin y comenzando el margen izquierdo dejando dos
espacios horizontales (rengln abierto )y cinco espacios del margen izquierdo se
escribe el saludo debe preferirse el empleo de formulas sencillas y discretas
as como el respeto y consideraciones que dentro de determinadas actividades
deben guardarse uno con otro .
Contenido o cuerpo del oficio, se escribe dos espacios abajo del saludo o
vocativo y en el se expresa al objeto del oficio siempre a las caractersticas
fundamentales de la correspondencia. Consta de dos partes :
INTRODUCCION DEL TEXTO
Introduccin, es el inicio del texto del oficio para luego seguir con la parte
expositiva o fundamental de la misma .Evite el uso de trminos escogidos o poco
conocidos y si se trata de dar una respuesta a una carta indique la fecha de ella
procure que su lenguaje sea breve , sencillo y natural . Comunico a usted que, la
presente tiene el objetivo de informarle, enterados por su informe de fecha.
Texto , es la parte que expresa el objeto de la carta y para ello se debe de
tener un concepto claro y concreto de lo que se desea expresar . No olvide que
para lograr un xito deseado en la correspondencia oficial debe de ser de buena
voluntad no impositiva , que le lenguaje sea utilizado en forma clara y apropiada .
Despedida ,es la ltima frase de cortesa con que se da por terminada la carta ,
se escribe de dos espacios de la ltima lnea del cuerpo de la carta ,
atentamente ,respetuosamente , firma y cargo de quien enva o remite , se escribe
a cuatro espacios despus de la despedida , consta del nombre del firmante escrito
con el mismo tiro de letra que el apartado registra , igualmente abajo del membrete
se escribe el cargo profesional del puesto de trabajo .
Indicadores de archivo o de copias , cuando de un mismo oficio se envan
copias a otras personas , departamentos o instituciones , la referencia al respecto
debe escribirse al final del texto partiendo del margen izquierdo .Ejemplo Cc.
Direccin Departamental de Educacin , Jefe de personal Mineduc ,Claustro de
Catedrticos .
El papel, debe de ser de buena calidad, con un membrete normal no exagerado
de tamao de dos pulgadas lo mximo. El papel bond de 60 gramos, para la
misma ciudad o pas. El papel para segundas hojas debe ser menor grosor , de
otro color (papel copia ) del mismo tamao que el de la primera hoja pero sin
membrete .
Las diferentes Clases de papel de oficio , de acuerdo con su calidad uso y
tamao: papel peridico , papel bond , papel alemn , papel ingles , papel
espaol ,papel copia , papel cebolla , papel carbn , papel estncil , papel factura ,
papel tabular papel areo .
QUE ES CORRESPONDENCIA
Es la comunicacin escrita entre personas que se encuentran en diversos lugares
o bien distintos sentimientos de sociabilidad , los cuales dan origen a diversos
estilos o formas de redactar , as comercial , diplomtico familiar y oficial .
CORESPONDECIA OFICIAL
Debido a que el sistema en que desenvuelve el Administrador educativo es el

oficial, se estudiara el estilo de correspondencia utilizando el mismo.
Se denomina correspondencia oficial la que trata de asuntos relacionados con el
estado , ya sea dirigida del gobierno a particulares , de particulares oficinas del
gobierno y entre funcionarios pblicos.
Su redaccin debe ser clara , concisa y como requisito indispensable , debe
usarse en esta un membrete sencillo , conteniendo nicamente el nombre de la
oficina o bien con la direccin donde est ubicada .
En la
correspondencia oficial no debe
usarse abreviaturas .Entre
las
comunicaciones escritas de este gnero de correspondencia podemos considerar:
La nota oficial ,la notificacin , el oficio , el acuerdo , la providencia , el decreto la
resolucin , el informe , el dictamen y la transcripcin .
Para la aplicacin de las normas es necesario , utilizar instrumentos de
correspondencia oficial que debe n de corresponder a determinadas caractersticas
, entre otras:
No usar abreviaturas.
Es destinatario se escribe despus de la firma del emisor del documento.
Anotar el nmero de registro y las referencias, de quien instruye como de quien
elabora el instrumento.
NORMAS PRCTICAS DE REDACCION
a) Para conseguir claridad
1. orden las ideas en forma lgica
2. Evite el exceso de aclaraciones
3. Suprima las notas entre parntesis
b) Para lograr precisin
1. expresen ideas y conceptos completos
2. Sea directo al tratar el tema
3. Evite las repeticiones
c) Para expresar con prioridad
1. Utilice las palabras de acuerdo a su significado y funcin
2. Escriba con perfecta ortografa
3. estructure correctamente los prrafos
d) Para dar concisin a la escritura
1. Evite palabras innecesarias
2. Elimine las frase de relleno y los trminos vagos
3. No trate la misma idea en prrafos separados
4. Planee el texto antes de construirlo
5. No construya frases largas
ESTRUCTURA INTERNA DE UN ESCRITOR
1 Objetivo
Para que
Informar, ordenar, pedir,

preguntar, recomendar, invitar
etc.
2. Destinatario
Para quien
Familia , funcionario , amigo ,
profesionista , sociedades etc.

3. Asunto
Sobre que
Asuntos personales, oficiales ,

de trabajo , negocio, etc.
4.Seleccion
Cual material
Carta , oficio , circular ,

memorado , recado , etc.
Cual documento
Carta , oficio , circular

memorando , recado , etc.
Cuanta importancia
Fecha, referencias, numero de

cuentas, daros personales etc.
5. Jerarquizacin
PRINCIPALES INTRUMENTOS DE CORRESPONDENCIA OFICIAL

Oficio, oficio
circular, acta conocimiento, dictamen, resolucin, notificacin,
memorando etc.
De acuerdo al asunto de que se trata y considerando la ubicacin de las acciones
as ser el instrumento a
utilizar, basndose en el
cuadro metodolgico
administrativo as:
PROBLEMA
ESTRATEGIA
SOLUCION
Toma de posesin
Acta
Trascripcin de acta
CARACTERISTICAS DE UN SITEMA DE CONTROL EFECTIVO
Los
Los
Los
Los
Los
Los
Los
controles
controles
controles
controles
controles
controles
controles
deben ser sencillos, fciles de comprender.

deben de adaptarse a la forma de organizacin.
han de registrar las desviaciones con prontitud
deben ser apropiados para la actividad a controlar.
deben adaptarse a las situaciones cambiantes.
deben ser convenientes desde el pronto de vista econmica.
deben ensear el camino para aplicar una accin correctiva.
Entre estas verdades o principios, tenemos los siguientes:

El objetivo del
control
La eficiencia del control
La correspondencia del control

La
correspondencia
con
los
El control indirecto
La
adecuacin
de
la
planes
La individualidad del
organizacin
control
La existencia de normas
El control de puntos crticos
Principios de excepcin
La flexibilidad del control
Principio de accin
Clasificacin del control

1. Introduccin
Diversos autores han elaborado su propia clasificacin del control, segn el
punto de vista particular de cada uno, lo cual ha dado origen a una amplia
gama de tipos de controles, algunas veces complementarios.
A continuacin comentaremos en forma somera las clasificaciones ms

comunes efectuadas sobre el control. Bsicamente nos referiremos a los
enfoques de clasificacin basados en:
a) Los factores sujetos al control, como calidad, cantidad, costo y uso del
tiempo.
b) Las reas administrativas bsicas en que se aplica al control.
c) La forma de operar del control.
d) En la oportunidad en que se ejerce el control.
2. Controles Claves en la Administracin
a) Control de Cantidad
Consiste en la supervisin de la intensidad con que se ejecutan las tareas.
La intensidad es el grado de duracin del esfuerzo realizado y el volumen
es la cantidad fsica de un producto, resultante de un proceso.
b) Control de calidad
El control de calidad es de vital importancia en las empresas educativas,
para poder subsistir en un mercado de libre competencia. Consiste en
comprobar las caractersticas de los servicios, mediante la comparacin
con la norma o estndar fijado previamente, a fin de mantener una
calidad satisfactoria, acorde con los objetos del servicio, ms que la
mejor calidad posible.
El control de calidad puede efectuarse mediante la aplicacin de
uno o ambos de los siguientes mtodos:
I.
II.
III.
IV.
La inspeccin
El control de calidad estadstico
El control de uso del tiempo
El control de costos (14:125-127)
Control
Consiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar el avance y
problemas de las actuaciones o actividades, para tomar medidas correctivas
que sean necesarias.
Control administrativo (Administrative control)

ADM. Proceso que utilizan los directivos para influir sobre las
actividades, los acontecimientos y las fuerzas de la organizacin, para
propiciar que los objetivos que se han propuesto y las tareas que se han
asignado, se ejecuten de acuerdo con los planes de la misma.
Control correctivo
Mecanismo diseado para medir y evaluar el tiempo empleado para
devolver a un individuo, departamento u organizacin, alguna situacin
predeterminada.
Etapas de la administracin:
Planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control.
Aqu el control implica medir y corregir el desempeo individual y
organizacional para asegurar que los hechos se ajustan a los planes. Implica
medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen
desviaciones de los estndares y ayuda a corregirlas. En resumen, el control
facilita el logro de los planes, los cuales no se logran por si solos. Estos
orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con meta
especfica, despus se verifican las actividades para verificar si se ajustan a
los planes.
Por lo general, las actividades de control se relacionan con la medicin
del logro. Algunos medios de control, como el presupuesto de gastos, los
registros de inspeccin y los registros de las horas laborales perdidas, son
generalmente conocidos. Cada uno mide y muestra si los planes funcionan
bien. Si persisten las desviaciones se aplica la correccin. Pero que se
corrige? Las actividades, a travs de las personas. Forzar los acontecimientos
para que se ajusten a los planes significa identificar a las personas que tienen
la responsabilidad de los resultados que difieren de la accin planeada y
despus dar los pasos necesarios para mejorar el desempeo. As, los
resultados se controlan al controlar lo que hacen las personas.
Los controles deben basarse en los planes claros, su propsito es
evaluar actividades y comprender acciones para asegurar que se realizan los
planes y las correcciones; ello da lugar a disear las metas y objetivos
verificables de carcter cualitativo y cuantitativo.
El control es un arte de trabajar con ms personas sobre las que se ejerce

autoridad. William R. van Dersal (1972:13) indica varios principios:
1. Que es importante que cada subordinado comprenda en forma clara lo
que se espera de el.
2. Que los subordinados deben ser guiados en la ejecucin de las tareas.
3. Que el coordinador siempre reconozca una buena labor.
4. Que hay necesidad de hacer una crtica constructiva.
5. Que hay que dar al individuo la oportunidad de demostrar que puede
aceptar mayores responsabilidades mediante una capacitacin.
En toda supervisin educativa, direccin educativa, se desarrollan tres
etapas, que son: planeamiento, seguimiento y control.
El control es la tercera fase de la labor de la supervisin y acta sobre la
base de los resultados de los trabajos realizados, a fin de prevenir
desviaciones, efectuar rectificaciones y aun alteraciones que adopten mejor
accin de la escuela a las necesidades del educando y de la comunidad.
El control
Definicin de Madlock. Es la medicin de los resultados actuales y
pasados, en relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin
de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Control de direccin
Seguimiento estrecho y reforma de la actividad organizativa, utilizacin
de recursos con objeto de asegurar la consecucin de los estndares previstos
y la ejecucin de los planes establecidos.
Registro
Viene de registrar, tomar apuntes, es el ordenamiento de informacin,
donde estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una
institucin, tambin se puede hablar que es una conexin de hechos
relacionados y tratados como una unidad.
Caractersticas
Almacenamiento temporal de datos destinados a facilitar diversas
operaciones, anotaciones para su empleo o consulta.
Los asientos debern efectuarse siguiendo el orden temporal de

recepcin y salida. Actualmente se propone la automatizacin de los registros
administrativos, llevados en cualquier institucin o dependencia de gobierno
para la agilidad en la tramitacin de asuntos.
Partes o elementos
Dependiendo la intencin del registro o su funcionalidad, as sern los
datos que se recaben en las fichas, se recomienda que cada ficha contenga lo
siguiente:
Identificacin de la ficha de registro o libro
Segn sea el caso:
Datos bio-fisiolgicos
Datos psicolgicos
Datos sociales
Datos familiares
Rendimiento intelectual
Comportamiento
Clases o tipos de Registros

Clases o tipos
Registros Administrativos: son los registros que llevan los rganos
administrativos (sin prejuicio de poder constituir otros registros auxiliares) en
el que se har asiento de todo escrito o comunicacin que se presente o
reciba, anotando tambin la salida de escritos y comunicaciones dirigidas a
otros rganos y particulares.
Registros escolares: se da este nombre en terminologa pedaggica
a todos aquellos libros, fichas, documentos, microfilms, discos compactos,
disquetes, etc. Que recojan por escrito la marcha y organizacin de la vida
escolar y educacin en general (2010-20)
En la organizacin escolar, es el conjunto de ficheros, krdex y dems
documentos en donde se anota, por escrito y de manera expedita la marcha
de la organizacin y administracin de la institucin de los escolares en
particular.
Registro de personal administrativo y docente.
Registro de movimiento econmico, que incluye inventarios, contabilidad,
en otro orden de actividades.
Registro de visitas de inspeccin y dems funcionarios supervisores
Registro de informacin de inspeccin

Registro de actas de las reuniones de los maestros
Registro de correspondencia local y externa.
Registro pedaggica de los alumnos en forma de ficheros personales.
Registro de matrcula en el cual se lleve el control de inscripcin de cada
alumno que ingresa a la escuela.
Registro de asistencia: puede ser individual, total o colectiva. El

registro de cada estudiante lo lleva el maestro directamente. Y es de
asistencia total, es independiente, aunque se construye con los datos del
primero. Puede llevarlo la direccin o tambin el mismo maestro.
Registro psicopedaggico del estudiante: instrumento que permiti
conocer mejor lo que los alumnos y alumnas son, y lo que el proceso
educativo va haciendo con ellos.
Registro anecdtico: es uno de los instrumentos bsicos de registros
de las observaciones no sistematizadas realizadas por el docente. Consiste en
la descripcin en forma de ancdota de un hecho ocurrido protagonizado por
el nio que llama la atencin ya que no es una conducta caracterstica del
mismo. Cuando un docente cuenta con una serie de ancdotas, por lo general
puede llegar a valiosas conclusiones acerca de la conducta y personalidad del
nio muchas veces puede detectarse cul es el foco de una problemtica
existente ya que es factible determinar mejor cuales son los reforzadores que
estn manteniendo una conducta.
Ficha de cotejo: es un instrumento de registro de las observaciones
realizadas por el docente que consiste bsicamente en catalogar con un SI o
NO, la adquisicin o no de ciertas conductas por parte del nio. Previo a la
observacin, el docente ha debido especificar aquellas conductas a evaluar y
ubicarlas en un formato especialmente para las fichas de cotejo (201020)
Instrumentos de la correspondencia en la
administracin educativa
Nota oficial
Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor
formalidad que el asunto a tratar en un oficio. Su extensin, estilo y cortesa,
vara de acuerdo con la importancia y el asunto de que se trate, as como la
jerarqua de los funcionarios pblicos.
En la nota oficial se tratan asuntos de menor importancia o menos
formales que en el oficio y sin mayor trascendencia.
Es usada en algunas oficinas del gobierno diferencindose del llamado
oficio en su formato y en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a
subalternos y entre jefes de menor jerarqua.
Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe
tenerse muy en cuenta la jerarqua de los funcionarios, as tenemos:
Entre funcionarios de mayor jerarqua es muy respetuosa.
De superior a inferior, tiene cierto don de mando.
De inferior a superior, debe ser ms atenta y respetuosa.
Oficio
Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir
informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u rdenes, etc. Su redaccin
debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la

correspondencia comercial, referente a la esttica, puntuacin, redaccin, etc.
Cuando en el oficio se tratan dos o ms asuntos, se aconseja separarlos en
prrafo distinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trmite y
resolucin del mismo.
El oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades
a otras, o a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus
cargos y funciones. Es usado entre jefes de alta categora y de subalternos a
jefes. En su contenido se tratan asuntos de importancia, pudiendo dar origen
a formar expediente.
Por medio del oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar
recibo, transmitir disposiciones u rdenes, etc. Generalmente se aplica para
informar alguna disposicin relacionada al servicio.
Este instrumento deber contener destinatario. Los elementos que forman el
oficio son:
Numero de oficio y referencia
Lugar y fecha
Destinatario
Identificacin del ttulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio
Vocativo
Contenido o cuerpo del oficio
Despedida.
Firma y cargo de quien enva
Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.
El oficio es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas
de menor rango o mayor rango o viceversa.
Este instrumento se conseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede
utilizar el Director del plantel educativo, para dirigirse a los subalternos de la
empresa educativa a su cargo, cuando se dirija a las autoridades del
Ministerio de Educacin supervisores Educativos, Capacitadores tcnico
pedaggicos, Capacitadores tcnico administrativos y viceversa.
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE HUMANIDADES
Estilo de Carta y Puntuacin
BLOQUE EXTREMO PUNTUACIN STANDARD
Guatemala, 25 de Agosto de 2011
Jvenes estudiantes
ADMINISTRACIN EDUCATIVA
Campus Central
Estimados Alumnos (as):
Les estoy presentando el estilo BLOQUE EXTREMO, con la puntuacin Standard. Note que en
este estilo todas las partes de la carta se escriben contra el margen izquierdo, por ello es ms
prctico y tiene gran aceptacin en la Correspondencia Comercial.
La puntuacin Standard consiste en anotar dos puntos en el vocativo y coma en la despedida.

Recuerde que vocativo es la frase de saludo o de introduccin al cuerpo de la carta. La
despedida es la frase con que se cierra lo escrito.
Deben observar adems que despus de punto y aparte se dejan dos espacios.
Deseo que aprendan los diferentes estilos para presentar una carta y la esttica que es de
tanta importancia en la escritura de la misma.
Espero que ustedes lleguen a ser buenos (as) profesionales y para ello deben seguir las
instrucciones del catedrtico.
Atentamente,
Por la FACULTAD DE HUMANIDADES
Lic. Fredy Cardona R.
Catedrtico
Cc.
Fuente: Elaborada por Licda. Mara Colindres de Cardona.


SEMIBLOQUE PUNTUACIN ABIERTA
Agosto 29, de 2011

A los estudiantes de
Administracin Educativa
Campus Central
Distinguidos alumnos (as):
El estilo ms usado en nuestro medio, el el SEMIBLOQUE, el cual me
permito presentar.
Al inicio de cada prrafo se deja una sangra de 5 a 10 espacios y ello lo

diferencia del estilo Bloque. Note que la fecha, ante firma, firma y post firma se
corren tambin hacia el margen derecho
La puntuacin abierta se caracteriza porque no lleva signos de
puntuacin en ninguna de las lneas de la fecha, destinatario, despedida, ante
firma, firma y post firma, la cual usamos en sta.
Les recomiendo que en la escritura de sus cartas practiquen los diferentes estilos
que se indican, as lograrn la buena presentacin de las mismas.
Les deseo muchos xitos en sus estudios
CURSO E501
Lic. Fredy Cardona Recinos

Catedrtico
Cc.


BLOQUE PUNTUACIN COMPLETA
Guatemala, 29 de Agosto de 2011
Jvenes estudiantes,
De Administracin Educativa,
Facultad de Humanidades,
Universidad de San Carlos de Guatemala,
Campus Central.
Apreciables alumnos:
Ante ustedes el estilo BLOQUE. Observen que es este estilo la fecha, antefirma, firma
y post firma. Se corren hacia el margen derecho. Se diferencia del estilo Bloque
Extremo precisamente en ello. Es muy prctico y sencillo.
Se usa la puntuacin completa, punto al final de la fecha, coma en cada lnea del
destinatario a excepcin de la ltima que lleva punto; dos puntos en la frase de
saludo, coma despus de la despedida o frmula final de cortesa, coma en las lneas
de la ante firma, firma y post firma y punto en la ltima.
Para llegar a ser un (a) eficiente profesional es necesario conocer todas las reglas
para centrar bien una carta y los distintos estilos que se usan en su presentacin.
Sugieron que atiendan las instrucciones de sus catedrticos, para lograr la excelencia
en su carrera.
Estudia y aprende,
Por CATEDRTICO DEL CURSO 501,
LIC. Fredy Cardona Recinos.
Catedrtico
Cc.


COLGANTE PUNTUACIN COMPLETA
Guatemala, 29 de agosto de 2011.
FACULTAD DE HUMANIDADEDS,
Edificio S 4 de la Universidad de San Carlos de Guatemala,
Ciudad Universitaria, Zona 12,
Guatemala.
Juventud estudiosa:
El estilo COLGANTE que les presento en {esta, es muy usado en las cartas de
propaganda, porque
stas deben ser atractivas en su presentacin y atrayentes en su redaccin.
La primera lnea de cada prrafo se escribe contra el margen izquierdo, pero las
dems lneas se
Empiezan a escribir a una sangra de 5 espacios.
Podra decirnos que puntuacin se us en esta carta? Que diferencia encuentra entre
el estilo
COLGANTE Y SANGRADO? No dudo que sus respuestas sern: Puntuacin
completa en el estilo sangrado
se escribe con sangra de 5 espacios
nicamente en la primera lnea de cada prrafo y las lneas del destinatario,
despedida, ante firma y post firma llevan una sangra de 2 a 3 espacios.
Me despido de ustedes desendoles muchos xitos en sus estudios.
Por EL CATEDRTICO DEL CURSO E501

Lic. Fredy Cardona R.
CATEDRTICO TITULAR
Fuente: Elaborada por Licda. Mara Colindres de Cardona
Providencia
MINISTERIO DE EDUCACION DIRRECCION DEPARTAMENTAL COORDINACION SECTOR
NORTE
---DINACIN SECTOR NORTE, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, GUATEMALA, TREINTA DE
OCTUBRE
DEL
DOS
MIL
ONCE.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ASUNTO: ESTEFANY PAOLA ESTEVEZ LPEZ, Directora de la Escuela Nacional Urbana

Mixta de la Colonia Santa Faz, Municipio de Chinautla, Departamento de Guatemala,
solicita: incremento en la cuota para aporte de limpieza y seguridad, para el
establecimiento en mencin para el ao dos mil catorce, por la cantidad de Q. 3.00
por cada alumno que se inscriba en el establecimiento, ante la comisin de finanzas

de esta escuela, adjunto doce folios como constancia de ingresos y gastos realizados
durante el semestre de enero a junio del dos mil once.
PROVIDENCIA No. 240- 5, 2011.
Analizada la solicitud, y sobre la base del acuerdo ministerial No. 185 artculos. No.
12, 13, y 16: se autoriza el incremento a la cuota extraordinaria por un monto de
Q.3.00 (tres quetzales exactos) destina para la seguridad y limpieza del
establecimiento para el ciclo escolar dos mil diez, quedando bajo el control de la
comisin de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea para
comunicarlo a los padres de familia, previo al cierre del ciclo escolar dos mil nueve.
Licda. Mara del Rosario Boche Farfn

Coordinadora Sector Norte Guatemala.
Cc. Archivo
MINISTERIO DE EDUCACIN
DIRECCIN DEPARTAMENTAL, GUATEMALA
COORDINACIN TCNICO ADMINISTRATIVA
SECTOR NORTE
---VISIN EDUCATIVA No. 128-05. GUATEMALA, VEINTITRS DE MAYO DEL DOS

MIL
DIEZ--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ASUNTO: ELIA CARMINA SOTO VILLASOL, de 30 aos de edad, guatemalteca

vecina del municipio de Chinautla, Profesora de enseanza Media y
Catedrtica del Instituto Rubn Daro del municipio de Chinautla, jornada
matutina; solicita autorizacin para creacin y funcionamiento de la academia
de computo Tecnologa y diseo en jornadas, matutina, vespertina y
nocturna, con sede en la 126 calla final Jocotales.
PROVIDENCIA No. 128-2010 18-2401.
Atentamente pase el presente expediente a la seccin de control Acadmico
de la Unidad de Desarrollo de la Direccin Departamental de Educacin del
Departamento de Guatemala, para el que sirva emitir el dictamen
correspondiente, adjunto 25 folios.
Licda. Mara del Rosario Boche Farfn

Supervisora Educativa
Cc. Archivo
Memorandum
No. TESO 120-2011.
PARA:
Personal del Departamento de Tesorera.
DE:
Mara del Rosario Boche Farfn.

Tesorero
ASUNTO:
FECHA:
Periodo autorizado para almuerzo.
Guatemala, 2 de agosto de 2011.
Por instrucciones de la Decanatura de esta Facultad, a partir de la presente

fecha, todo el personal deber observar que el perodo de almuerzo
autorizado en la Universidad de San Carlos de Guatemala es de 45 minutos,
segn lo establece el Estatuto de relaciones Laborales entre la Universidad y
sus trabajadores. Por lo que esta jefatura aplicar las sanciones que
correspondan a tal efecto.
Cc. Archivo
Correlativo
Informe formulario
Se utiliza cuando debe darse la misma informacin, cada cierto tiempo.
Ejemplo
Informe Mensual de Actividades realizadas
Ao: 2011
Fecha de informe: mayo 8/2011
Mes: mayo
Nombre: Mara Jos Figueroa
Proyecto: Presupuesto 2012
Cargo: Tesorera
sede: Facultad de Ciencias Econmicas
Departamento: Guatemala
Regin: Central
No.
ORDEN
DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
Preparacin de las actividades, para la realizacin del proyecto de presupuesto, el

da 1 de septiembre.
Inicio de la distribucin de las bases presupuestaras. Da 2 de septiembre.
Trabajo de gabinete para elaborar la entrega preliminar de la informacin que
servir
de base para el proyecto. Da 3 de agosto.
Entrega de las propuestas presupuestarias para el ao 2012, que contendrn los

documentos de respaldo para la ejecucin de las actividades programadas en el
Periodo indicado.
Revisin de las propuestas, presentadas por los diferentes departamentos de la

Facultad y correccin de las modificaciones que no contienen el respaldo necesario
para su realizacin.
Aplicacin de las correcciones de acuerdo a la presentacin en el proyecto

presupuestario de acuerdo a la partida presupuestara y al orden de la misma
presentacin.
Revisin y correccin de las propuestas presentadas por la Direccin y
Administracin
de la Facultad de Ciencias Econmicas partida presupuestaria 4.1.05.1.01.
Revisin y correccin de las propuestas presentadas por los departamentos de publicaciones y procesamiento electrnico de datos, partida presupuestaras
4.1.05.1.02 y 4.1.05.1.03.
(f) ____________________
Vo. Bo.__________________________
Informante
Licda. Mara Jos Figueroa
Carta Informe
Se utiliza cuando se remite a dependencias u oficinas fuera del establecimiento.
Informe Formal
Se utiliza cuando se trata de asuntos de importancia que se someten a la
consideracin de superiores, ejemplo:
Informe Formal
A:
JUNTA DIRECTIVA
DE:
Mara Jos Figueroa Sols.

Tesorera
FECHA:
7 de mayo de 2011.
PROYECTO:
PRESUPUESTO 2012.
ACTIVIDAD:
La elaboracin del proyecto de presupuesto para el ao

2010,
contempla recabar la informacin necesaria de las diferentes escuelas
y departamentos, los cuales a la
fecha se han completado en un 75
por ciento del total de informacin y el tiempo consumido para la
presentacin es de un 25 por ciento del total disponible, lo cual significa

que se realizara en forma oportuna.
ESTADO DEL
PROYECTO:
ACCIONES:
En la situacin actual el proyecto va en un avance del 40 por ciento, por

lo tanto de acuerdo al tiempo disponible el mismo se estar entregando
en la semana comprendida entre el 21 y 25 de mayo esta
previsto. Para la presentacin
se revisara y analizara en forma
conjunta con cada direccin y departamento para que todas las
unidades estn conformes con el contenido del mismo.
Para alcanzar los objetivos de presentacin se prev revisar cada
cambio en el proyecto conjuntamente con las autoridades para evitar
confusiones y malos entendidos por lo que la semana anterior a la
por lo que la semana anterior a la presentacin se le
proporcionara una copia del mismo para su anlisis y aprobacin
final.
PRXIMO
INFORME DE
LOGRO A SER
ENTREGADO:
18 de octubre de 2011.
Acta
Resea histrica que deja constancia de hecho ocurrido, que se consideran
importantes, para que formen parte de la memoria de una institucin. A esa accin se le
nombra como redactar o hacer el acta.
Partes de un Acta
A) Introduccin
B) Clusula o cuerpo del acta y
C) Cierre o finalizacin
La introduccin consta de: nmero de acta, nombre de la ciudad, da, mes, ao y
hora, lugar asede de la reunin o sesin, ttulo, nombre y puesto de las personas que
participan, motivo de la reunin. La introduccin puede principiar con o sangra.
Acta No. 12-2011
En la ciudad de Guatemala, el once de junio de dos mil once a las ocho horas con
treinta minutos se reunieron en la Direccin del Instituto Oficial de Mercadotecnia y Publicidad
IOMP Zona 1 de esta ciudad el Infrascrito Supervisor Educativo, Licenciado Dennos Julio
Garca Ibargueren, el Licenciado Julio Jarqun Daz y la Profesora de Enseanza Media Mara
Jos Figueroa Sols secretara de la Direccin; y la Seorita Lissete Barrios Molina, para tomar
posicin del cargo de Catedrtica de Ingles en 4to Bachillerato del Instituto Oficial de
Mercadotecnia y Publicidad.
Las clusulas
Deben de ir enumeradas con letras y en maysculas. Es preferible enumerarlas hacia

el margen izquierdo del papel para mayor uniformidad. La redaccin de las clusulas del acta
se escribe as.
PRIMERO: El seor Director del Instituto procedi a dar la bienvenida a la seorita Barrios
Molina. SEGUNDO: El seor Supervisor Educativo dio lectura al Acuerdo de Nombramiento que
especifica nombrar a la seorita Lisset Barrios Molina como catedrtica del Instituto Oficial de
Mercadotecnia y Publicidad, a partir de agosto de dos mil dos, con treinta perodos a la
semana, con un emolumento de 03,200.00 sueldo base en clase A, segn partida
presupuestaria No 0200737251. TERCERO: seguidamente el Licenciado Julio Jarqun Da,
Director Oficial de Mercadotecnia y Publicidad dio lectura a las atribuciones inherentes al
mencionado cargo de catedrtica.
CUARTO: la seorita Lissete Barrios Molina agradeci la confianza depositada en su persona y
prometi cumplir con todas sus obligaciones como catedrtica del Instituto Oficial de
Mercadotecnia y Publicidad.
Cierre
El cierre del acta deber escribirse as:
Se da por terminada la presente sesin, en el mismo lugar y fecha arriba mencionados,
a las nueve horas con diez minutos. Leda y ratificada, damos fe los que intervenimos.
Despus del cierre se escriben los nombres de las personas que intervinieron para que
cada quien sepa en dnde debe de colocarse su firma.
Si una persona o varias no estn de acuerdo con algunas clusulas o con todas, puede
negarse a firmar el acta. Sin embargo, algunas veces estas personas se ven forzadas a
firmar, aun cuando estn de acuerdo. Para no adquirir responsabilidades, la persona que no
est de acuerdo con el acta on alguna clusula puede levantar a otro s.
Otros
Viene del latn alterum otro; sic, que significa adems de esto. El otros se escribe
unido con inicial mayscula. Se coloca ante las firmas; de lo contrario, la persona lo escribe y
seguidamente coloca su firma. Ejemplo:
Otros. Hago constar que firmo la presente acta, pero no estoy de acuerdo con todo lo
que en ella se dice.
Firma _________________________
El otros puede usarse tambin cuando se ha omitido involuntariamente una clusula y

la persona no seda cuenta se da cuenta hasta que los que intervinieron ya han puesto su
firma. En conclusin el otro si se usa para agregar algo que no est escrito dentro del cuerpo
del acta.
Testado y entrelineados
Las actas se hacen en o en hojas numeradas, las cuales son autorizadas por la
contralora de cuentas de la Nacin, en estos libros u hojas no se pueden hacer borrones
cuando se cometen equivocaciones. Qu se hace cuando la persona encargada de elaborar
las actas se equivoca u omite alguna palabra, incluso prrafos o lneas?
Lo primero que tiene que hacer es tachar con guiones el error, luego entrelinear la o
las palabras correctas entre diagonales. Para que el entrelineado sea vlido, se tiene que
testar al final del acta, despus del cierre y antes de las firmas.
Algunas veces cuando el acta ya est elaborada y las personas han firmado, alguien se
percata de un error. En estos casos, se puede entrelinear y testar despus de firmas; pero
para que tenga la validez que se requiere, se hace necesario solicitar otra firma de las
personas que intervinieron en el acta. Si por descuido se ha omitido una clusula compleja;
est puede describirse despus del cierre y se hace uso del otrosi.
Cuando un acta tiene muchos errores y muchas correcciones; est puede anularse por
medio de otra acta. Luego elaborar la que anulo, pero ya sin errores. Nunca deber hacerse
borrones con borradores corrientes ni con correctores especiales.
En las trascripciones o certificaciones de acta, los entrelineados y testados ya no
deben de aparecer. Por lo tanto, la transcripcin de la misma se hace sin errores; sin
embargo, el otro s debe de escribirse, asimismo el nombre de las personas que firmaron el
acta.
Requisitos para elaborar un acta.
Debe de enumerarse y escribirse en espaol, con letra legible, escrip o de molde.
Todos los nmeros deben de ir en letras. En caso de discrepancia, se tomar lo escrito en
letras su redaccin debe de ser clara, concisa y precisa. Por lo tanto, debe hacerse uso
correcto de las reglas gramaticales.
Las clusulas o puntos tratados deben de hacerse al margen izquierdo, con letras
maysculas de preferencia para realzarlo. Los entrelineados deben salvarse y testarlos
despus del cierre del acta.
Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo, decreto, resolucin o
disposicin; es conveniente copiar literalmente la parte conducente o todo el documento;
esto entre comillas.
Las resoluciones que se tomen en una sesin, debern de ensearse y sealarse e
indicar si todos los participantes estuvieron de acuerdo, o s hubo alguno que aprob la
mocin o la resolucin.
La persona que participe como representante de otra, deber una carta o poder legal
que loa acredita para ello. Los libros de acta deben estar autorizador por la Contralora de
cuentas de la nacin y estos deben estar foliados o numerados correlativamente.,
Los nombres de los participantes en una sesin, deben de escribirse despus del cierre
del acta, para identificar cada una de las firmas, ya que en muchas de estas son ilegibles. Los
espacios en blanco deben llenarse con guiones para no permitir interrelaciones.
Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que contiene la

descripcin de actas o hechos, que ocurren en un momento determinado.
Elementos que conforman el acta:
Lugar, fecha y hora.
Identificacin de participacin.
Cuerpo del acta o clusulas o puntos tratados.
Cierre, y
Firma de los participantes.
Ejemplo
Acta No. 22-2011
En la ciudad de Guastatoya, Departamento del El Progreso, el da 21 de agosto de dos mil
once, a las quince horas en punto, reunidos en la sede de la Direccin Departamental de
Educacin, ubicada en el Barrio El Golfo de esta cabecera departamental, el infrascrito
Director Departamental de Educacin Licda. Mara Jos Figueroa Sols, Capacitador Tcnico
Administrativo Lic. Nelson Marroqun y la PEM. Ana Mara Morales Prado, con el objeto de
renovar el quinquenio 2007-2011 de funcionamiento del Instituto Por Cooperativa, Carlos
Prado de Santa Rita, Guastatoya..
.PRIMERO: Se tiene a la vista la Resolucin de Educacin Departamental No. Doce (12) de la
fecha veintiuno (21) de septiembre del dos mil, donde se autoriza al instituto por Cooperativa
Carlos Prado, para impartir la carrera de Bachillerato en el nivel medio educativo, bajo la
direccin tcnica de la PEM. Ana Mara Morales Prado. SEGUNDO: La Direccin del Instituto
por Cooperativa presento a los Licenciados Orellana y Marroqun, Director Departamental y
Capacitador Tcnico Administrativo, el expediente de renovacin quinquenal de
funcionamiento, para su estudio y aprobacin correspondiente, comprobndose que cumple
con los requisitos que para el efecto establecen los artculos 23 y 24 del decreto legislativo
12-91 y el articulo 78 del acuerdo gubernativo M. de E. 13-78 Reglamento de la ley de
Educacin Nacional; El virtud de lo anterior estas Autoridades Ministeriales, dan validez a
todas las acciones educativas que realice el Instituto por Cooperativa Carlos Prado, durante
el quinquenio 2007-2011, se ordena a la Directoras del establecimiento, transcribir la
presente, en original y cinco copias y proceder a enviarlas a estas oficinas. Sin ms que hacer
constar, se da por terminada al presente, en el mismo lugar y fecha de su inicio, a las
diecisis horas en punto. Leda y ratificada, firmamos los que intervenimos.
Agenda:
La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un trmino
latino para denotar las acciones hacer y cometidas. Lo que hoy se conoce
por una agenda es una lista de renglones individuales, cada uno de ellos
referidos originalmente como agendum. Hoy en da es comn referirse a la
lista en su totalidad como la agenda para la reunin.
Caractersticas:
Se distribuye generalmente a los participantes de una reunin de
modo que los asistentes estn enterados de los temas que se
discutirn y puede prepararse consecuentemente para la reunin.
Partes y elementos:
Bienvenida y apertura de la agenda.

Comentarios a los puntos de la agenda.
Revisin y aprobacin de los puntos de minuta de la reunin anterior.
Lista de los puntos especficos a ser tratados en la reunin. Esta parte
es el cuerpo principal de la reunin y por lo cual tiene el contenido
ms significante.
Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus reas de
atencin.
Arreglos y anuncios para la prxima reunin.
Cierre de la reunin. (201020)
Minuta o ayuda de Memoria:

Extracto o borrador que se hace de una escritura, contrato,
documento u otra situacin, anotando las clusulas o partes esenciales,
para copiarlo despus y extenderlo con todas las formalidades necesarias
para su percepcin.
Caractersticas:
Borrador de un oficio, documento exposicin, orden, etc. Para copiarlo
en limpio.
Borrador original que en una oficina queda de cada comunicacin
expedida por ella.
La escritura es ligera, provisional para luego pasarlo en limpio y por lo
general firmarlo y darle el trmite correspondiente. Se anotan las clusulas
o partes esenciales para copiarlas y extenderlas con todas las formalidades
necesarias a su perfeccin.
Partes o elementos:
Un encabezado consignado el tipo de reunin o el asunto principal de
la misma y la fecha.
La agenda del da o de la reunin.
Los temas tratados en forma resumida.
Los acuerdos, resultados o decisiones todas.
El nombre de los comparecientes o participantes.
La hora que finalizo la reunin.
Clases o tipos:
No existe una clasificacin de las minutas, sin embargo estas se
toman como resmenes de lo ocurrido en reuniones, sesiones de trabajo o
asambleas de cualquier tipo, son documentos gua de uso interno y deben
recoger principalmente, los acuerdos o decisiones a las que se lleg en el
acto que interesa. (201020)
Formato de Minuta de reuniones:

Fecha:
Presentes:
Ausentes:
(1)Tema
Discusin
Accin
Persona (s) responsable (s)
Encargado de Acta
Firma
Conocimiento
Es un documento que contiene la manifestacin escrita de haber
recibido o entregado alguna cosa.
Elementos que conforman el conocimiento:
Lugar y fecha,
Nombre de quien recibe,
Descripcin de lo recibido y
Nombre y firma del receptor.
Aplicacin del conocimiento
se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o
asuntos, con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.
Ejemplo
Conocimiento
CONOCIMIENTO No. 01-2010
Con fecha, trece de septiembre del ao dos mil ocho, se hace entrega
al Lic. Julio Esteban Quionez, jefe del Departamento de Procesamiento de
Datos, el equipo de cmputo con ficha de ingreso No. 15-2010, que se
detalla a continuacin:
10 monitores marca DELL, serie 1545685MSL
10 teclados marca DELL, serie 1545685MSL
10 CPU marca DELL, serie 1545685MSL
10 Mouse marca DELL, serie 1545685MSL

05 Impresoras de tinta marca EPSON
Lic. Julio Esteban Quionez

Persona que Recibe
La circular
Lic. Ana Gabriela del R. Chivichn

Persona que entrega
Es un documento utilizado para emitir una orden o conjunto de

instrucciones reglamentarias, aclaratorias que sobre una materia enva la
autoridad a sus subordinados.
Elementos que conforman la circular
Numero de orden
Fecha,
Destinatarios,
Asunto o contenido y
Firma
La circular se utiliza especficamente para brindar informacin
colectiva acerca de un determinado tema o asunto.
Ejemplo
CIRCULAR No. 18-2010/TS
Seores
Personal de Tesorera
Seores:
De manera atenta me dirijo a usted, para informarles que los das viernes
12 y lunes 15, la Universidad de San Carlos de Guatemala permanecer cerrada, por
estarse celebrando un aniversario ms de nuestra patria Guatemala.
Al agradecer la atencin y desendoles un feliz descanso.
Atentamente,
Licda. Ana Gabriela del Rosario Chivichn

TESORERA
Dictamen
Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales aplicables
al caso y precedentes, as como, la opinin razonada del signatario, en la cual puede
basarse el superior para dictaminar (decidir). Por lo general es emitido por asesores de
las oficinas gubernativas a quienes se les ha pedido opinin sobre el asunto.
Elementos que conforman el dictamen:
Identificacin de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata,
Descripcin de los pasos seguidos para la investigacin,
Considerandos o motivos que lo originaron.
El por tanto, que contiene los elementos que lo fundamentan, y
La decisin sobre el asunto.
MINISTERIO DE EDUCACION
DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION
EL PROGRESO
---NIDA DE DESARROLLO EDUCATIVO, DIRECCION DEPARTAMENTAL DE DUCACION.
Guatemala, 31 de octubre de dos mil once------------ASUNTO
MARIA ALEJANDRA LOPEZ REYES, de 28 aos de edad, guatemalteca, vecina de Guastatoya
el progreso, Licenciada en Pedagoga y Administracin Educativa, solicita la autorizacin de
creacin y funcionamiento de la Academia de Computacin en los diferentes programas HACIA
UNA NUEVA GENERACION, en jornadas matutina, y vespertina, con ubicacin en 12 calle 5-85
barrio El Golfo de Guastatoya.
DICTAMEN No. 1285-2011
La unidad de desarrollo educativo de la Direccin departamental de educacin de Guastatoya, El
Progreso, a peticin de la interesada, estudio el expediente de solicitud de creacin y
funcionamiento de la Academia de computacin en los diferentes programas HACIA UNA
NUEVA GENERACION, en jornadas matutina y vespertina con ubicacin en 12 calle 5-85 Barrio
El Golfo de Guastatoya y despus del anlisis y verificacin de la documentacin y visita ocular,
se comprob qu:
1. El expediente ingreso a esta unidad por medio de la providencia MINEPRO 18-06. De la
supervisin educativa 12-15-06 con sede en Guastatoya, El Progreso y cuenta con la
documentacin requerida en el artculo 5. De la resolucin 029-2001 de DDEG.
2. La PEM. Dora Lemus Escobedo, propuesta como directora, es guatemalteca, con
residencia en Santa Rita Guastatoya, El Progreso, persona de reconocida honorabilidad,
segn carencia de antecedentes penales y policiacos adjuntos al expediente.
3. El edificio donde funcionara la academia, rene las condiciones higinicas, sanitarias y
pedaggicas, para acondicionar a los estudiantes que recibirn los cursos.
4. Los instructores, estudiantes de Ingeniera en sistemas, propuestos, rene las
condiciones de enseanza, para atender las necesidades de superacin profesional del
estudiantado.
5. Los horarios y jornadas, se adecuan a los intereses de la poblacin estudiantil.
Con fundamento en lo anterior expuesto y en lo que para el efecto sealan los artculos No. 73
de la Constitucin Poltica de la Republica de Guatemala, Nos. 23, 24, 37, 66 y 75 del Decreto
Legislativo No. 12-91 Ley de educacin Nacional y resolucin No. 029-2001 de la Direccin
Departamental de Educacin, se autoriza la creacin y funcionamiento de la academia de
computacin en los diferentes programas HACIA UNA NUEVA GENERACION en jornadas
matutina y vespertina, bajo la direccin tcnica de la PEM Dora Lemus Escobedo.
Se le autoriza como cuota de inscripcin Q. 150.00 y cuota mensual Q. 120.00.
Licda. Elvia A. Grijalva Guerra
Coordinadora UDE
Resolucin
Es la decisin que se toma respecto a un asunto, despus de haber reunido todos
los datos, de haberse formado juicio al respecto y de haber analizado el fondo del
mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos aun
pueden interponerse recursos.
Se redacta en forma clara, precisa y sin ambigedades; deber comprender
tambin la notificacin a las partes y la obligacin de reponer el papel, cuando as
procediere. Es el documento que contiene la decisin de la autoridad competente.
Se utiliza para dar respuesta final a un asunto planteado, ya sea favorable o
desfavorable al peticionario.
La resolucin comprende:
Los considerandos (indican los motivos que han obligado a tomar la decisin)
El por tanto (expresa las leyes en que se basa la resolucin)
La determinacin (resuelve). Al anotar la resolucin debern numerarse los

puntos que contiene.
La resolucin cobre vida a travs de la solicitud planteada en un oficio a favor de un

centro educativo, por mltiples causas, ejemplo: autorizacin de un establecimiento
educativo, cambio de director tcnico, cambio de propietario, cambio de direccin y
ubicacin, cambio del nombre del establecimiento, actualizacin de cuotas a cobrar
hasta el mes de octubre, etc.
Memorial
Se reconoce con el nombre de memorial, ms comnmente como solicitud o
representacin de un escrito solicitado por los particulares a los funcionarios pblicos
con el fin de declarar hechos que la ley exige o bien para solicitar algo en ejerci del
derecho del derecho de peticin.
Este documento carece de saludo o vocativo, se compone es un prrafo inicial en
el que el remitente expresa su nombre, domicilio y dems caractersticas personales.
Seguidamente se exponen en uno o ms prrafos, el contenido de la declaracin o
peticin. La frase de cierre consiste en una expresin como justicia que espero me
sea concedida o simplemente es justicia o atentamente.
Las respuestas o contestaciones correspondientes a los memoriales, dirigidas por
las oficinas pblicas a los particulares, toman la forma de oficio.
Seora Ministro de Educacin

Licenciada Mara del Carmen Acea
Guatemala, Guatemala
Seora Ministra:
Elvia Grijalva Guerra, maestra del sexto grado de primaria en la Escuela Nacional
Urbana Mixta, C-595, soltera, guatemalteca, de 25 aos de edad, con cedula de
vecindad numero de orden U guin veintids y de registro diecisis mil doscientos
veintids (U-22 16222) extendida por la municipalidad de Pasaco, Jutiapa, con
domicilio en colonia San Fermn zona 21 y direccin para recibir notificaciones la
mencionada anteriormente, ante USTED-----------------------------------------------------EXPONE-----------------------------------------------------Que debido a problemas de salud deber ausentarse de sus labores diarias por un
periodo
de
dos
meses,
POR
LO
TANTO---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SOLICITA---------------------------------------------------A LA SEORA MINISTRA sirva concederle una licencia por este lapso de tiempo con
goce de sueldo y para el efecto acompaa certificado mdico del IESS, informe de
Acta al patrono, aviso de suspensin de trabajo, extendido por el doctor Jos
Caldern, en el que consta que se encuentra padeciendo hepatitis, agradezco a la
seora ministra la atencin a la presente y se suscribe su atento servidor.
Elvia Grijalva Guerra

Cdula U-22 16222
Acuerdo
Se emiten por el gobierno de la republica o bien por medio de los ministros de
estado. Es una disposicin o ley que beneficia a una varias personas.
En comparacin con el decreto se le considera una ley de menor jerarqua. La
finalidad del acuerdo es reglamentar algn acto de la administracin pblica, para el
bien o mejoramiento de dichas actividades a favor del pueblo.
Cuando un acuerdo es emitido por el gobierno de la republica se llama acuerdo
gubernativo y cuando lo emite alguno de los ministerios se llama acuerdo ministerial.
Los acuerdos gubernativos van firmados por el presidente de la republica y por el
ministro, cuyo despacho sea afectado con el acuerdo.
Los acuerdos ministeriales los firma el ministro y viceministro del ramo.
Un acuerdo ya sea gubernativo, ministerial o institucional contiene:
Quien lo emite
Fecha de emisin
La palabra acuerda,
El objetivo del mismo, y
Lo acordado
OTROS INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA ADMINISTRACION EDUCATIVA

Transcripcin
Transcribir es copiar todo o parte de un escrito. Si se copia totalmente se dice que la copia es literal,
pero en caso se transcriba solo una parte, se indicara el numeral, prrafo o titulo del asunto que se
copia. La parte transcrita debe anotarse entre comillas, a regln cerrado, centrada en el cuerpo de la
carta ejemplo:
Guatemala, 31 de septiembre de 2010
Seorita
rica Mara Ramos Estrada
2da. Calle 12-54 zona 3
Guatemala
Seorita Ramos Estrada:
Me es grato transcribirle para su conocimiento y efectos consiguientes, la Providencia Resolutiva
No. 2354, literalmente dice:
---REACCION DE CONTROL ACADEMICO DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN DEL DEPARTAMENTO DE
GUATEMALA, Guatemala, dos de septiembre de dos mil seis.---------------------------------------------INTERESADO: ERICA
MARIA RAMOS ESTRADA.-------------------------------------------------
ASUNTO: alumna de Quinto aos de Secretariado Bilinge de la Escuela de Ciencias Secretariales numero II
Guatemala, solicita exmenes finales extraordinarios por tener que viajar al extranjero en octubre 2010. ------Providencia No. 2354. De acuerdo a la solicitud presentada por la seorita Alumna rica Mara Ramos Estrada,
esta direccin de Control Acadmico Departamental de Educacin del Departamento de Guatemala, autoriza a
que se someta a los exmenes finales extraordinarios que se realizan los das 12, 13 y 14, de octubre de 2008 en
el horario de 8 a 12 y de 14 a 18 horas en las instalaciones de la Escuela Nacional de Ciencias Secretariales II, de

Guatemala. Para el efecto se le debe informar a la interesada quien tiene que presentar una constancia de la
Secretara de la Escuela que es alumna regular del mismo y que no tiene pendiente ninguna materia retrasada del
ao inferior al que cursa. El calendario de exmenes estar listo para conocimiento de los alumnos el da 6 de
octubre de 2010. ----------------------------------------------------------Firman: Licenciado Carlos Castor Lpez, Asesor de Control Acadmico, Mildred Arandis Piedra Santa,
Directora.------------------------------------------------------------------------------
Atentamente
Mildred Arandis Piedra Santa
Directora
Cc. Archivo
LJS/SEZ
Autntica
Copias de un documento con firma de quien tiene la pblica. Autenticar
jurdicamente equivale a legalizar, a acreditar que la cosa de que se trate es
autntica. Es legalizar un documento y hacer notar que las firmas en el documento
aparecen, son propias de los autores.
Caracterstica:
Las autnticas generalmente son competencias de los notarios.
educativa lo hacen generalmente los Supervisores Educativos.
En materia
Para ejecutar esta accin es indispensable y legal que quin autntica, posea los
documentos en original que den fe, que efectivamente existen y evitar de esta forma
cualquier falsedad material de los mismos.
En educacin el Supervisor o Coordinador Tcnico Administrativo, puede autenticar
un documento al dar fe de la copia textual, con las firmas de los comparecientes de
un acta.
Partes o Elementos:
Encabezado con el lugar y fecha en la cual se emite la autntica.

Nombre del notario que autntica es decir da fe
La palabra CERTIFICO o DOY FE
Razn de la autntica
Nombres completos de los comparecientes

Fe de conocerlos o de la razn de la autntica.
Nuevamente las firmas de los comparecientes.
Firma, timbre y sello del que autntica, precedida de la frase ANTE MI.
Clases o tipos:
En materia educativa no se conocen diferentes tipos de autnticas, las utilizadas
en la administracin tienen carcter legal y generalmente se hace ms uso de las
llamadas confrontaciones. (2010-20)
Expedientes
Es el conjunto de documentos relacionados a un asunto, de negocio o administracin
educativa,
en
la
cual
constan
las
gestiones
hechas
por
los
interesados,
investigaciones, consultas y lo resuelto por las autoridades competentes.

Toda solicitud se inicia con la presentacin de un expediente, ya que para poder
optar a un cargo, la oficina administrativa tendr que informarse por medio de este
conjunto de documentos, si es conveniente o no contratarlo.
Ejemplos de expedientes
Para solicitar empleo en alguna institucin privada (empresa), se presentan los
documentos siguientes:
Solicitud de empleo dirigida al gerente general o encargado del departamento
de recursos humanos.
Currculo Vitae: que es el documento en el que se escriben todos los datos
personales, estudios realizados, experiencias laborales, talleres, cursillos,
libros o revistas escritas y referencias personales.
Fotocopia de titulo de estudios superiores, nivel intermedio y nivel medio.
Fotocopia del constancia del colegiado activo (del colegio profesional).
Fotocopia completa de Cdula de Vecindad.
Fotocopia de constancia del Instituto Guatemalteco de Seguridad SocialIGSS- (no indispensable).

Referencia personal, nombre y telfonos de personas que den fe del
interesado a optar a un cargo dentro de la empresa.
Cartas de referencia.
Tarjetas de salud.
Antecedentes penales y policiacos.
DIRECCIN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIN. GUATEMALA
Requisitos para autorizacin de
Funcionamiento de colegios privados
Providencia.
Certificacin, vista ocular.
Solicitud.
Fotocopia de Cdula del director tcnico.
Compromiso firmado por el director tcnico.
Comprobantes de calidades de los maestros, profesores, instructores. De
honorabilidad firmado por un abogado y notario.
Nomina de personal propuesto.
Autorizacin de servicios.
Acuerdo de las carreras a servir.
Horario de clases de un solo nivel educativo.
Material didctico a utilizar (listado)
Anteproyecto educativo
Antecedentes del prospecto (no impreso)
Cuotas a cobrar por el servicio educativo, por grado.
Estudio del mercado y modelo de investigacin.
Certificacin de las condiciones fsicas del edificio o inmueble.
Certificacin del centro de Salud.
Constancia de ubicacin
Presentacin de expedientes en flder de color verde.
DIRECCIN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIN. GUATEMALA
Requisitos para formar un expediente previo a la autorizacin de
Funcionamiento de colegios privados
Nombre del propietario: _________________________________________
Lugar para recibir notificacin: ____________________________________
Nombre del establecimiento: ______________________________________
Direccin: ____________________________________________________
Jornadas
Matutina__________ vespertina__________ doble________ nocturna______
Semana______ nivel________ preprimario_______ primario_____ bsico_____
Diversificado____________.
Hoja de anlisis de autorizacin de funcionamiento de academia de mecanografa o
computacin.
1. Providencia del supervisor educativo.
2. Certificado de la visita ocular realizada por el supervisor educativo, mismo que debe
contener dictamen favorable o no favorable, firmado y sellado.
3. Solicitud de autorizacin de servicios educativos, dirigida al director departamental
de educacin de Guatemala por el propietario, expresando claramente el nombre y
cursos solicitados.
4. Jornada matutina cursos solicitados______________________________
5. Jornada plan fin de semana cursos solicitados_______________________
6. Fotocopia de cdula de vecindad del propietario. No.________

extendida en
_______________________________________________
7. Compromiso del director que se ceir a las leyes y dems disposiciones emanadas
de
las
autoridades
del
Mineduc._________________________________________________
8. Comprobantes de las calidades director tcnico, del administrativo o del tcnico
administrativo.
9. Documentos a presentar
Currculo profesional sin documentos probatorios.
Fotocopia de ttulos que posee debidamente confrontados pro el Supervisor
educativo.
Fotocopia de Cdula de Vecindad.
Fotocopia de Cdula docente o certificacin (si es maestro)
Certificacin de tiempo de servicio extendida por la junta calificadora de
personal.
Constancia de antecedentes penales recientes y certificaciones de
honorabilidad.
Nota: para la academia de mecanografa y computacin, el director tcnico deber poseer el
titulo de PEM, par las dems academias MEPU clase c.
Mecanografa
10. Comprobantes de las calidades de instructor
Currculo profesional
Fotocopia de ttulos que posee debidamente confrontados por el supervisor
educativo.
Fotocopia de cdula de vecindad
Constancia de antecedentes penales recientes.
Computacin
educativo.
Constancia de antecedentes penales recientes.
Otro
educativo.

Constancia de antecedentes penales recientes
13. Horarios________________________________________________________
14. A excepcin de los cursos de mecanografa bsica y libre, para los dems cursos
deben presentar, contenidos de los mismos debidamente dosificados e indicar las
horas de la prctica.
15. Debe indicar detalladamente el equipo de taller o laboratorio y el material con que
cuenta para impartir los cursos, el cual debe ser verificado por el supervisor
educativo en la inspeccin ocular, debiendo firmar y sellar dicho listado.
16. Antecedentes del prospecto contenido lo siguiente
a) Propsito
b) Nmero mximo de alumnos por aula
c) Valor de la cuota mensual.
d) Servicios que ofrece.
17. Cuota de inscripcin y mensualidades acordes a los servicios y el rea geogrfica
donde est ubicado.
Presentar estudios de mercado (ofertas y demandas de los servicios educativos que
prestar).
18. Certificacin de las condiciones fsicas del edificio extendida por el ingeniero o
arquitecto colegiado._____________________
19. Certificacin que el edificio rene las condiciones sanitarias mnimas para funcionar y
tarjeta de salud de todo el personal extendida por autoridades del ministerio de
salud pblica y asistencia social. Si no la obtiene a tiempo puede ingresar el
expediente sin ella y entregarla cuando la tenga. No se le emitir resolucin hasta que
no
complete
su
expediente.______________________________________________________
Nombre del o la analista _______________________________________
Fecha del anlisis_______________________________________ (8:1-22)
MATRICULA ESCOLAR
Sirve para darle el derecho a un estudiante del nivel medio a permanecer en
una institucin educativa, por un ao lectivo, en cualquiera de sus ciclos:
bsicos o diversificado, debe cumplirse en los centros de enseanza oficiales
o particulares. Una matrcula tiene el valor actual de Q5.95 regulado
ltimamente por la Contralora General de Cuentas por impuestos al fisco.
Originalmente fue creado su valor por Q1.50 Acuerdo Gubernativo No 102783-8-12-1983.
Depende cual sea el trmite a hacer, as ser la matrcula a utilizar. Puede ser
para darle validez a recuperacin de asignaturas, una inscripcin
extempornea, una inscripcin normal, legalizacin de promocin
interrumpida, evaluaciones extraordinarias y por suficiencia. Por omisiones en
expediente, deposiciones por extravo.
CATEGORA DE LA MATRCULA ESCOLAR
Matrcula ordinaria, matrcula
matrcula digitalizada.
extempornea,
matricula
extraordinaria,
MATRCULA ESCOLAR DIGITALIZADA

Esta va dirigida a directores de establecimientos de educacin Media Pblicas
y Privados as mismo a Coordinadores de Direcciones Departamentales;
proveniente de LICDA FLORIDALMA MEZA PALMA Viceministro Tcnico de
Educacin, con el asunto informacin para cdigo personal de fecha nueve de
octubre de dos mil siete de Mineduc Circular No. 012-2007 Digecober.
Se iniciar un proceso para identificar a l@s estudiantes de todo el pas con

un cdigo personal, que se utilizar para el registro de la matrcula 2010.
La primera fase de este proceso, consiste en la identificacin de estudiantes
del Nivel Medio (ciclo bsico y diversificado) razn por la cual se est
requiriendo el envo de la nmina de los estudiantes que utilizaron en el
presente ciclo escolar para el pago de la matrcula escolar digitalizada.
Para facilitar el envo de esta informacin, puede dejarla en el formato en el
que la haya elaborado y enviarla por correo electrnico a las direcciones
siguientes: codigopersonal@mineduc.gob.gt y cdigopersonal@gmail.com en
el cuerpo del mensaje es necesario que indique el nombre del centro
educativo y el cdigo correspondiente.
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO: INSTITUTO DE EDUCACIN BSICA
POR COOPERATIVA
ESTABLECIMIENT NOMBRE
DEL GRADO
CARRERA
O
ALUMNO
----------47Prez Estrada Juan 1
Bsico
45---------Jos
----------47Culajay Tzoc Jos 2
Bsico
45---------Mara
----------47Domingo Teo Julio 4
Perito
en
45---------Pablo
Computacin
CONTRATO DE SERVICIOS
Es un convenio suscrito entre una persona profesional y la empresa que
requiere de sus servicios. El contrato temporal de servicios es por un tiempo
indicado.
Los elementos que lo conforman son:
Referencia del nmero de contrato
identificacin de la empresa
Fecha de inicio del contrato
Nombre y datos personales de la persona que dirige la empresa
(Contratante)
Nombre y datos personales de la persona que prestar los servicios
profesionales (contratado)
Clausula del contrato (objeto del contrato, valor del contrato, plazo del
contrato, prohibiciones. Terminaciones del contrato, controversias,
aceptacin del contrato, cumplimiento del contrato, cierre del contrato
con firmas de quien dirige y el que prestar los servicios), podr
constar de un adeudo indicado ratificado de firma ante un abogado,

quien pegar timbres de ley.
Para la realizacin de un contrato, es necesario obtener una pliza de fianza
administrativa, autorizada por el gobierno, con base al salario y tiempo
aceptado con el equivalente al 10% del valor total de los servicios
contratados, en las instituciones o empresas bancarias que prestan dicho
servicio como el banco GYT CONTINENTAL.
CURRCULUM VITAE
Conjunto de datos relativos a la situacin personal, profesional, laboral del
candidato a un trabajo, currculum vitae literalmente su expresin latina
significa la carrera de la vida
ELEMENTOS QUE FORMAN UN CURRCULUM VITAE
Datos personales, nombre, lugar de nacimiento, cdula de vecindad o DPI,
telfonos de residencia y mvil, educacin universitaria, media , no formal,
afiliaciones, experiencia docente, libros publicados, temas escritos en
revistas, cursillos y talleres educativos en el que particip, cargos
desempeados por eleccin, otros y firma original con tinta negra.
EJEMPLO:
CURRCULUM VITAE
A.
DATOS PRSONALES
Nombre:
Edad:
Estado civil:
Nacionalidad:
Lugar de nacimiento:
Fecha de nacimiento:
Direccin:
Telfono residencia:
Telfono mvil
E mail:
B.
ESTUDIOS REALIZADOS
Educacin parvulario:
Educacin primaria:
Educacin bsica:
Educacin diversificada:
Educacin universitaria:
C. EXPERIENCIA LABORAL
D. EXPERIENCIA TECNICA PROFESIONAL
EJEMPLO
CURRICULUM VITAE
DATOS PERSONALES
Nombre:
Ana Gabriela del Rosario Chivichn Cceres.
Fecha de Nacimiento:
Edad:
12 de marzo de 1990
19 aos
Cedula de Vecindad:
A- 1
1296868
Extendida en:
Guatemala
Estado Civil:
Soltera
Domicilio:
4. Av. 7-69 Apto. B zona 21 Col. Vsquez
Telfono Domicilio:
24492719 - 24493693
Telfono Celular:
42030174
Profesin:
Maestra de Educacin Primaria Urbana
Datos Acadmicos
1.
Escuela de Prvulos No. 51
Preparatoria
zona 21 Justo Rufino Barrios Prvulos y
1995-1996
2.
Instituto Evanglico Amrica Latina. 3av. 1-44 zona 13 Pamplona 1. A 6.
Primaria
Diploma de Sexto Primaria 1997-2002

3.
Instituto Evanglico Amrica Latina. 3av. 1-44 zona 13 Pamplona

1. A 3. Bsico Diploma de 3. Bsico 2003-2005
4.
Instituto Evanglico Amrica Latina. 3av. 1-44 zona 13 Pamplona

Titulo de Maestra de Educacin Primaria Urbana con diplomado en
Computacin.
Diploma de Maestra de Educacin Cristiana 2006-2008
Otros:
1.
Diploma de Maestra de Educacin Cristiana

(Curso adicional al pensum de la Carrera, consta de 2 aos, en donde se
aprende a ser un Lder de Excelencia)
2.
Diploma de Computacin
3.
Diploma por el Curso de Diseo de programas educativos en la Universidad de

San Carlos de Guatemala en el 2008.
4.
Diploma de Participacin en el curso de Empresa en Accin (Empresarios

Juveniles)
5.
Beca Fundadores otorgado por su alto rendimiento Acadmico,

testimonio Cristiano y participacin en la vida escolar de la Institucin.
6.
Diploma de Academia de Liderazgo otorgado por la Iglesia Casa de Dios
buen
EXPERIENCIA LABORAL
1.
2005 Trabajo
vacacionista.
en
9.99
del
Centro
Comercial
Montfar
zona
como
2.
2006 Trabajo en el Centro Comercial Gran Portal Petapa en la tienda NEW
FASHION como vacacionista.
3.
2007 Pre-Prcticas realizadas en el colegio Mixto Eben-Ezer calzada Justo
Rufino Barrios zona 21. 5. Primaria
4.
2007 Secretaria recepcionista (vacacionista) Trabajo realizado en la empresa
TRANSCAR. S.A. la oficina ubicada en la zona 9.
5.
2008 Practica Supervisada Realizadas en el Instituto Evanglico Amrica
Latina en 5. Primaria Seccin Pre-Secundaria
Referencias Personales
1.
T.S. Silvia Violeta Mrida Girn

Tel. Trabajo 24754141-5
Tel. Celular 55195219
2.
Lic. Csar Augusto Yantuche M.

Tel. Celular 46064098
3.
Elvia Aminda Yantuche Alvarado

Tel. 40364266
4.
Evangelina Cruz Pineda

Tel. 41495124
FINIQUITO
El finiquito es un documento, realizado en papel por el que se pone fin a la
relacin laboral existente entre el trabajador y el empresario. Con su firma el
empresario queda libre de abonar cantidad alguna al empleado, y este queda
libre de la obligacin de trabajar a las rdenes del empresario.
El finiquito se divide en diversos apartados o secciones:
Identificacin: recoge los datos identificativos de las partes presentes en

el finiquito. Por un lado la empresa con su correspondiente nmero
fiscal. Y por la otra el empleado con su nmero de afiliacin a la

Seguridad social, y nmero de identificacin fiscal.
Devengos: en este apartado se recogen todos los conceptos por los que
el trabajador debe percibir dinero. Entre ellos estn los das de sueldo
no abonados, la indemnizacin, las partes proporcionales de las pagas
extras, o los das de vacaciones no disfrutados.
Deducciones: frente a los devengos, enumera los conceptos por los que
al trabajador se le retiene o retira dinero. Entre ellos el incumplimiento
del preaviso marcado en convenio, los anticipos concedidos, o las
cantidades correspondientes a la retencin fiscal, si procede. Las
indemnizaciones por despido quedan exentas de dicha retencin.
Liquidacin y firma: se confrontan devengos y deducciones, obteniendo

la cantidad a cobrar por el trabajador. Dicha cantidad no podr ser
nunca negativa. Esta cantidad deber abonarse en el momento de la
firma, bien en efectivo o taln bancario. En el momento de la firma el
trabajador rechaza a cualquier pago que pudiera corresponderle. Solo
mediante el aadido "recibido no conforme" deja la puerta abierta a
posibles reclamaciones futuras
CARTA DE PRESENTACIN
La carta de presentacin que usted enviar adjunto a su currculum vitae,
segn sea la respuesta concreta o una oferta de trabajo a una
autocandidatura, que no responde a una bsqueda de personal de una
empresa determinada, debe de tener dos elementos comunes que deber
anotar y tomar en cuenta, siendo estos:
No repita lo que posteriormente va desarrollar en el currculum vitae

aunque si puede utilizar la carta para resaltar los aspectos o cualidades
que mejor se ajustan a los requerimientos del puesto.
Evite un tono excesivamente efusivo, tanto en el inters que se
manifieste por el puesto.
Evite destinatarios genricos, dirjase a una persona concreta por
ejemplo: el director de Recursos Humanos.
Seale dos o tres caractersticas significativas, sus puntos fuertes, con
los que espera cautivar a la empresa a la que se dirige.
La carta debe estar bien estructurada comenzando por explicar por qu
se dirige a la empresa, mencionando el currculum que adjunta y
concluyendo con una llamada a posibles posteriores contactos o
entrevistas. Olvdese de mquinas de escribir, utilice siempre la
computadora.
Despdase sin demasiados rodeos y firme de puo y letra la carta
utilizando tinta negra.
Cuando se trata de una auto presentacin tiene que evitar dar la
impresin de que enva el mismo currculum vitae a todas las empresas.
EJEMPLO DE CARTA DE PRESENTACIN
Guatemala, 9 de
noviembre, de 2011
Seor
Director Administrativo
Colegio Panamericano
Presente
Seor Administrativo:
Me es grato presentarme ante su persona, haciendo de su conocimiento que poseo el

titulo de: Licenciada en pedagoga y tcnico en administracin educativa, con amplia
experiencia en el ramo, habiendo trabajado en dicho puesto en 4 instituciones
(pblicas como privadas) cuyo tiempo de laborar seal en el currculum vitae que
adjunto a la presente a cuyas autoridades, con toda libertad puede pedir referencias
sobre mi persona.
Atentamente:
(f)_________________________________________
REBECA RAQUEL OROZCO OROZCO
(A-1 1268278)
NORMATIVO
Es el conjunto de reglas, pautas o leyes que regulan el comportamiento de
individuos que prescribe reglas, imparte o establece normas para garantizar
el desarrollo eficaz de una determinada actividad obligado a las partes a
observar una determinada en el futuro.
PARTES O ELEMENTOS
OBJETIVO: explicar el por qu del normativo
FUNDAMENTO LEGAL: seala los ordenamientos jurdicos en que se sustenta
la norma (incluyendo artculos y fracciones, apartados e incisos segn
correspondan)
AMBITO DE APLICACIN: defina las personas u organismos responsables de:
1. Cumplir el normativo
2. La aplicacin del normativo, tambin define el territorio y los
supuestos en el cual resulta aplicable.
VIGENCIA: indica la fecha a partir de la cual el normativo tiene validez, as
como el periodo en el que ser aplicable. Es importante considerar la
abrogacin o modificacin de aquellos documentos que dejaran de tener
vigencia en virtud de la expedicin de un nuevo documento.
DISPOSICIONES GENERALES: precisa el contenido del normativo.
EMISOR (ES), FECHA Y FIRMA: datos del rea emisora (incluyendo nombre
completo y cargo del servidor pblico facultado) fecha y firma.
TRANSITORIOS: establecen las actividades y procesos previos o simultneos
que deben cumplirse para la aplicacin del normativo.
MEMORIA DE LABORES
Es el estudio sobre lo realizado de una planificacin, guardando las
perspectivas en mejor y restituir datos, conservando las metas propuestas de
la informacin bsica para el futuro funcionamiento de las acciones por

realizar.
ELEMENTOS QUE CONFORMAN LA MEMORIA DE LABORES
INTRODUCCION: son los datos de la empresa, informando los objetos
alcanzados en cada poltica que fueron puestos en prctica como:
Equidad
Interculturalidad
Calidad / excelencia
Democratizacin
Sostenibilidad
Poltica equidad, componentes, rea, programas, actividades realizadas,
evidencias del logro.
INSTRUCTIVO PARA LA MEMORIA DE LABORES

La memoria de labores deber tener:
Aspecto
Aspecto
Aspecto
Aspecto
administrativo
tcnico pedaggico
proyeccin comunitaria
cultural, cvico y deportivo
Esta memoria de labores debern ser entregadas

siguiendo el siguiente esquema horizontal
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
A.
Logros
alcanzados
MEMORIA DE LABORES
B.
Factores
limitantes
en hoja tamao oficio
C.
Expectativas
para el prximo
ao.
(LO HIZO MARISELA)
Centro Educativo El Pinar

Guatemala 28 de marzo del 2011
Excursin a Xocomil y Xetulul

Objetivos
A. El alumno
aprender a
socializar con las
personas que le
rodena.
B. Aprender a
hacer uso y cuidar
las instalaciones
asignadas.
C.
Actividades
Logros
Alcanzados
Factores
Limitantes
Expectativas para
el prximo ao.
Asignacin de
Buses segn el
orden de cada
Grado.
Convivencia,
Respeto,
Responsabilidad,
entre alumnos,
maestros y dems
personal de
servicio del
parque.
El tiempo.
Negociar una
mejor oferta en el
costo de la
excursin para
que todos los
alumnos puedan
disfrutar de esta
actividad.
Presentacin de
maestros Gua
para cada Bus.
Ingreso al parque
acutico.
Asignacin de
lokers.
Ingreso a las
Piscinas.
Almuerzo.
Ingreso al parque
de Juegos Xetulul.
Llamada para
ingreso a Buses
para el Egreso al
Colegio.
Ingreso al colegio.
Egreso de los
alumnos.
Para algunos
alumnos el nivel
econmico.
COLEGIO EL PINAR
SOLVENCIA DE PAGO
Se hace constar que la Sra. Carolina Fuentes ha
cancelado en su totalidad el pago de material didctico,
aparece en nuestros libro solvente de pago de material
didctico en el mes de Septiembre del 2011.
Solvencia que se extiende a peticin de la
parte
interesada a los 8 das del mes de Octubre del ao 2011,
en la Villa de Mixco.
Marisela Sequn
Administradora.
MODELO DE PLAN OPERATIVO ANUAL

Modelo de Matriz
No. 123045 de 123047
Empresa___ ESCUELA NACIONAL SON DEL CARIBE CENTRAL___ Cuadro de
diagnstico_____
Unidad INFRAESTRUCTURA_ Periodo evaluado_ MES OCTUBRE/NOV_ Fecha 17
enero 2012
Problemas:
Otros
Planificacin
PROBLEMAS TIPO
1. Infraestructura
Organizacin
CAUSAN QUE
ORIGINAN EL
PROBLEMAS
1.1 bajo
presupuesto
para las mismas
instituciones.
1.2 mal manejo
en el
mantenimiento
de dicha
institucin.
1.3 no hay una
correcta
educacin para
los escolares en
cuanto a
concientizar
sobre el cuidado
de la
infraestructura
de su centro
escolar.
Direccin
EFECTOS
RESULTANTES
1.1 hasta el
momento se est
gestionando para
el aumento del
presupuesto de
dicha institucin,
mientras tanto
se pide ayuda al
comit de padres
de familia y
vecinos.
Control
SUGERENCIAS DE
SOLUCION AL
PROBLEMA
DETECTADO
Lograr una
mejora en el
aspecto
financiero
agrupando los
fondos en costos
necesarios e
inversiones.
Concientizar a
los estudiantes
en no deteriorar
las paredes
(manchndolas)
eso mejorar el
aspecto de la
institucin y
personalidad de
direccin.

NOTIFICACIN
Guatemala, 25 de septiembre de 2008 Enviada a las diez horas A.M.
12 Avenida "A" 1-27 zona 2, Barrio Moderno, Ciudad de Guatemala
Seora: Maria Antonia Ros Marroqun

(f)_____________________
Recibido Por____________________
(f)_____________________
Nombre de la persona que recibe
Notificado por:________________________________________
Nombre de la persona que notific
Puesto o cargo:__________________________________
DECLARACION JURADA
Yo, MARISELA SEQUN DIAS, identificado con No. De cedula A-01
173,796; declaro bajo juramento de Ley, la veracidad de mis datos
personales consignados a continuacin conforme a mi partida de
nacimiento en los Registros del Estado Civil de la Villa de Mixco Guatemala.
1. Fecha de Nacimiento: 8 de Mayo de 1980.

2. Departamento
Guatemala
3. Pas
Guatemala
4. Domicilio Actual :
14av. 22-24 zona 1 Mixco
Asumo plena responsabilidad de la exactitud de los datos consignados,

acogindome al marco legal vigente y de Procedimientos Administrativos en
general.
Guatemala, noviembre de 2011.
---------------------------------------------------MARISELA SEQUN DIAS

A-01 173,796
ORGANIGRAMA ADMINISTRATIVO
Junta
Directiva
Decanato
Consejo
de
Directore
s
Secretari
a
Acadmi
ca
Dpt
o.
de
Arte
.
Dpto
. de
Bibli
o.
Dpt
o.de
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Dpto
.
Filos
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Inst.
Inve
stig
a.
Unidad de
planificaci
n
Dpto
. De
letra
s
Dpto
.
Peda
gog
a.
Dpto
.
post
grad
o.
Dpto
. de
RR.P
P
Secretari
a Adjunta
Recepcin
e
informaci
n
Control
Acadmi
co
Tesorera
Oficina
de
Asuntos
Estudian
tiles
Bibliotec
a
Audiovis
uales
Coor.
Deport
es.
Coor.
EPS
Coor.
Esc.
vacaci
ones
Coor.
Prctic
a
Impresione
s
Archivo
Vigilancia
Servicio
ORGANIGRAMA TCNICO
DD
E
SE
SE
C
C
PR
E
PRI
M
ME
D
SE
C
SE
DI
V
TAL
L
AC
A
CO
M
Flujograma
DIAGRAMA DE GANTT Y SUS SIMBOLOS

Se han estandarizado algunos smbolos para construir la Grfica de
Gantt, los ms importantes son:
Iniciacin de la Actividad
Terminacin de la Actividad
La Actividad se est desarrollando
La Actividad ha quedado concluida
Indica que debe leerse en la columna de observaciones el por
qu la actividad no se realiz conforme a lo programado.
Indica que debe realizarse un control
Ejemplo:
Como ilustracin, se presenta un ejemplo de diagrama Gantt para
una actividad que se lleva a cabo en el CCI3GA: La nivelacin
Previa. Esta consiste en homogenizar los conocimientos en
Matemticas, Ciencias Naturales y Lenguaje de los candidatos y
aprendices. Las actividades en las que el Supervisor participa para
elaborara la grfica son:
Seleccin de los candidatos a aprendices.
Formacin de grupos por especialidad.
Induccin.
Plticas individuales sobre el reglamento interno del Centro
Construccin del horario y asignacin del saln
Supervisin y coordinacin de clases
Fijar grupos definitivos
Redactar informe final
La duracin de la actividad es de 2 meses. El grfico de Gantt de
esta actividad es
ACTIVIDADES DE NIVELACIN PREVIA EN EL CC12GA

DURACIN
N
o.
Actividades
Responsable
Seleccin de candidatos
Eduardo Guilln
Formacin de Grupos por

especialidad
Mario Gmez
Induccin
Edgar Rosal
4
5
6
Plticas individuales sobre el

reglamento.
Construc. Horario y asignacin de
saln
Supervisin y coordinacin de
clases
Miguel Batres
Jos Pinto
Ral Iriarte
Fijar grupos definitivos
Carmen Leal
Redactar informe final
Mario Leal
1.
Sem
.
2.
Sem
3.
Sem
.
4.
Sem
1ra.
Sem
.
2.
Sem
3.
Sem
.
4.
Sem
OBSERVACION
ES
Gua para el manejo de los libros de control administrativo

libros
actas
Asistencia
personal
conocimiento
autorizacin
Supervisor
educativo,
coordinador
tcnico
administrativo.
de Supervisor
educativo,
coordinador
tcnico
administrativo.
Supervisor
educativo
coordinador
Tcnico
administrativo.
inventario
Gobernacin
departamental.
Inventario auxiliar
Gobernacin
departamental
finanzas
Supervisor
educativo,
coordinador
tcnico
administrativo.
Inscripcin
alumnos.
de Supervisor
educativo
coordinador
tcnico
(7:43-45)
naturaleza
Es uno de los
documentos con
que cuenta un
establecimiento.
funcin
Le da carcter
objetivo
y
fehaciente de lo
que
se
est
haciendo.
Libro de asistencia Control
de
del personal de asistencia
del
una institucin.
personal de una
institucin.
Libro que lleva
respaldo
legar
para
quien
lo
emite.
Lugar donde se
asienta
la
correspondencia
que se ingresa y
egresa
del
establecimiento
como:
avisos,
acuso del recibo,
etc.
Es un libro de Asiento de los
registro
de bienes muebles,
cualquier
inmuebles
y
institucin.
dems
objetos
pertenecientes a
una
institucin
Dto. 6-47 Y DG.
20-84.
En el se anotan Material didctico.
los
bienes
fungibles y los de
menor valor.
Instrumento
de Se asientan los
registro
del recursos
establecimiento
econmicos
educativo.
recaudados
e
Acuerdo
invertidos en el
ministerial 138 del establecimiento
enero de 1968.
durante un ciclo
escolar.
Se registran las Registro
de
o acciones
de alumnos inscritos
inscribir
a los por fecha grado y
alumnos con datos seccin.
administrativo.
Refaccin escolar
Tienda escolar
obtenidos de los
padres de familia o
tutor.
Supervisor
Utilizado
para
educativo
o registrar
las
coordinador
actividades
tcnico
contables por la
administrativo.
comisin de la
refaccin escolar
del plantel.
Supervisor
Sirve
para
educativo,
registrar
las
coordinador
actividades
tcnico
realizadas
de
administrativo
contabilidad por la
acuerdo
comisin de la
MINEDUC
No. tienda escolar.
1088 30-09-1,966
Registro
de
ingreso y egreso
de donaciones y
cobros autorizados
de
refaccin
escolar.
Registro
de
ingreso y egreso
de
compras
y
ventas realizadas
por la comisin de
la tienda escolar.

Procesos Tecnicos Administrativos

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Universidad de San Carlos de Guatemala

Guatemala 9 de noviembre de 2011

Breve Historia De La Correspondencia

Debido a que el sistema en que desenvuelve el Administrador educativo es el

Informar, ordenar, pedir,

Familia , funcionario , amigo ,

profesionista , sociedades etc.

Asuntos personales, oficiales ,

Carta , oficio , circular ,

Carta , oficio , circular

Fecha, referencias, numero de

PRINCIPALES INTRUMENTOS DE CORRESPONDENCIA OFICIAL

CARACTERISTICAS DE UN SITEMA DE CONTROL EFECTIVO

deben ser sencillos, fciles de comprender.

Entre estas verdades o principios, tenemos los siguientes:

La eficiencia del control

La correspondencia del control

El control de puntos crticos

La flexibilidad del control

Clasificacin del control

A continuacin comentaremos en forma somera las clasificaciones ms

Control administrativo (Administrative control)

El control es un arte de trabajar con ms personas sobre las que se ejerce

Los asientos debern efectuarse siguiendo el orden temporal de

Clases o tipos de Registros

Registro de informacin de inspeccin

Registro de asistencia: puede ser individual, total o colectiva. El

debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

La puntuacin Standard consiste en anotar dos puntos en el vocativo y coma en la despedida.

Fuente: Elaborada por Licda. Mara Colindres de Cardona.

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Estilo de Carta y Puntuacin

Agosto 29, de 2011

Al inicio de cada prrafo se deja una sangra de 5 a 10 espacios y ello lo

Lic. Fredy Cardona Recinos

Fuente: Elaborada por Licda. Mara Colindres de Cardona.

Estilo de Carta y Puntuacin

Fuente: Elaborada por Licda. Mara Colindres de Cardona.

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Estilo de Carta y Puntuacin

Por EL CATEDRTICO DEL CURSO E501

Fuente: Elaborada por Licda. Mara Colindres de Cardona

ASUNTO: ESTEFANY PAOLA ESTEVEZ LPEZ, Directora de la Escuela Nacional Urbana

por cada alumno que se inscriba en el establecimiento, ante la comisin de finanzas

Licda. Mara del Rosario Boche Farfn

---VISIN EDUCATIVA No. 128-05. GUATEMALA, VEINTITRS DE MAYO DEL DOS

ASUNTO: ELIA CARMINA SOTO VILLASOL, de 30 aos de edad, guatemalteca

Licda. Mara del Rosario Boche Farfn

Personal del Departamento de Tesorera.

Mara del Rosario Boche Farfn.

Periodo autorizado para almuerzo.

Guatemala, 2 de agosto de 2011.

Por instrucciones de la Decanatura de esta Facultad, a partir de la presente

Nombre: Mara Jos Figueroa

Proyecto: Presupuesto 2012

sede: Facultad de Ciencias Econmicas

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES

Preparacin de las actividades, para la realizacin del proyecto de presupuesto, el

Inicio de la distribucin de las bases presupuestaras. Da 2 de septiembre.

Trabajo de gabinete para elaborar la entrega preliminar de la informacin que

Entrega de las propuestas presupuestarias para el ao 2012, que contendrn los

Revisin de las propuestas, presentadas por los diferentes departamentos de la