Control de Documentos

MIEMBRO DEL
PROCESO

Cdigo:PR-SGC-01; Revisin: 6; Fecha:29/Ene/09

RESPONSABLE DEL
PROCESO

RESPONSABLE DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS

REGISTROS

DOCUMENTOS

Se solicitara el documento al responsable del proceso, ya sea de origen

interno o externo para su su uso en la operacin del Sistema de Gestin
de Calidad, su elaboracin o adquisicin.

N/A

N/A

Revisara si ya existe dicho documento o habr que generarlo.

N/A

N/A

El responsable del proceso decidir si este documento es necesario o no

para un mejor resultado del Sistema de Calidad.

N/A

N/A

Solicitar documento
para el SGC

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

Documento
Elaborado

Si

Se requiere
documento

Si

No

No

Recibir propuesta
existentes

En caso de que la respuesta sea negativa se le informara al solicitante el

porque no procede la elaboracin del documento y se proponen
documentos previamente elaborados y registrados en la Lista Maestra de
Documentos.

Elaborar
Documento

Lista Maestra de
Control de
Documentos

El miembro del proceso que detecto la necesidad elaborara el

documento de acuerdo con la estructura documental definida para el
sistema de gestin de calidad y en el formato de elaboracin de
documentos F-SGC-01

N/A

Instructivo de
elaboracin de
documentos
IT-SGC-01

El responsable del proceso revisara el documento para su autorizacin y

entregara al responsable de control de documentos para su registro en la
Lista Maestra De Control.

N/A

N/A

Realiza los ajustes necesarios al documento antes de su autorizacion.

N/A

N/A

N/A

Revisa y
Autoriza

Si

No

Realizar ajustes

Si el documento ya esta elaborado, lo registrara en la Lista de Control de

Documentos y se incluir el uso del documento dentro del proceso en el
cual aplique.

Lista Maestra de
Control de
Documentos

Lista Maestra de
Control de
Documentos

Distribuir a los
usuarios del
procedimiento

El encargado de Control de Documentos deber dar de alta el documento

en el sistema. Tambin se asegurara de que el documento permanece
legible y fcilmente identificable, mediante revisiones peridicas. Si es
necesario, reproducir el documento y entregara una copia controlada a
los usuarios que as lo requieran.

N/A

N/A

Los documentos estarn disponibles en los medios necesarios para cada

una de las reas y que con ellos se realicen sus actividades de acuerdo
con los procedimientos establecidos para el funcionamiento del Sistema
De Gestin De Calidad.

N/A

N/A

Sern reportadas al responsable del proceso las oportunidades de

mejora que el usuario detecte durante la operacin, esta implican
cambios, actualizaciones o ajustes a los documentos utilizados.

N/A

N/A

Los cambios son solicitados mediante el formato de Control de Cambios

F-SGC-01 por parte del miembro del proceso y justificara los cambios de
estructura o el contenido o porque esta obsoleto.

Formato de Control
de Elaboracin o
Cambio a los
Documentos

Formato de Control
de Elaboracin o
Cambio a los
Documentos
F-SGC-01

Se autorizara la relacin del cambio si el responsable del proceso

considera que mejora la operacin.

Formato de Control
de Elaboracin o
Cambio a los
Documentos

Formato de Control
de Elaboracin o
Cambio a los
Documentos
F-SGC-01

Control de
Cambios a los
Documentos

N/A

Registrar en lista de
control de
documentos

10

Usar documento
para la operacion

11

Detectar
oportunidades de
mejora

12

Solicitar y justificar
cambio

Revisa y
autoriza

No

13

Si

14

Realiza cambio y
actualiza estado

Una vez autorizado el cambio, el responsable del proceso entregara la

solicitud de cambio autorizada al responsable de Control de Documentos,
el cual efectuara el cambio al documento y actualizara el estado de
revisin y actualizara el historial de cambios. Todo documento obsoleto,
se retirara de todos los puntos de uso y se le colocara la leyenda de
Documento Obsoleto para prevenir su uso no intencionado . Y se
limitara el acceso a carpetas de documentos histricos.