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Die Organisation von Messen unter

Bercksichtigung der beteiligten


Unternehmen
Aurelian Cristian Chicheanu
Matrikelnr.: 013204079
E-mail: chicheanu.aurelian@yahoo.com
ERASMUS Studenten;
IBM 4.Semester;
Sommersemester 2014

Berater: Prof. Dr. Heinz Siebenbrock


18.07.2014

Inhaltsverzeichnis

1. Definition und Funktionen .................................................................................................................... 4


1.1 Begriff und Funktion ....................................................................................................................... 4
1.2 Funktion der Messen ...................................................................................................................... 4
1.3 Messegesellschaften ....................................................................................................................... 5
1.4 Messeveranstalter .......................................................................................................................... 5
1.5 Messedienstleiters .......................................................................................................................... 5
1.5.2 Mietmobiliar und Mietbekleidung............................................................................................ 6
1.5.3 Vermittlung von Hostessen, Dolmetschern oder Knstler ....................................................... 6
1.5.4 Beauftragung von Marktforschungsinstituten ......................................................................... 6
1.5.5 Beauftragung von Messeconsultern ......................................................................................... 6
1.5.6 Messespediteure ...................................................................................................................... 6
1.5.7 Besucher ................................................................................................................................... 7
2. Organisation von Messen in Deutschland ............................................................................................. 7
2.1 Aus Sicht der Messegesellschaften ................................................................................................. 7
2.1.1 Die Festsetzung der Messe nach Gewerbeordnung(GewO...................................................... 7
2.1.2 Der Vertragsschluss .................................................................................................................. 8
2.1.3 Besonderheiten beim Zustandekommen des Messevertrages ................................................ 9
2.1.3.1 Die Verplanungsphase ........................................................................................................... 9
2.1.3.2 Rcktritte bei Abweichung von Wunschflche und Standbesttigung ................................. 9
2.1.4 Die Zahlungspflicht des Ausstellers .......................................................................................... 9
2.1.5 Haftung ................................................................................................................................... 10
2.2 Aus Sicht der Aussteller ................................................................................................................ 10
2.2.1 Auf- und Abbauplan ................................................................................................................ 11
2.2.2 Katalog und Elektronische Medien ......................................................................................... 12
2.2.3 Technik und Logistik ............................................................................................................... 12
2.2.4 Presse Service ......................................................................................................................... 13
3. Meine Eigene Erfahrung ...................................................................................................................... 14
4. Time/system GmbH ............................................................................................................................. 16

4.1 Ausgangssituation ......................................................................................................................... 16


4.2 Messeplanung ............................................................................................................................... 17
4.3 Follow-up ...................................................................................................................................... 17
4.4 Ergebnisse ..................................................................................................................................... 18
5. Schlufolgerung ................................................................................................................................... 18
6. Quellen................................................................................................................................................. 19

1. Definition und Funktionen


1.1 Begriff und Funktion
Eine Messe im wirtschaftlichen Sinne ist eine zeitlich begrenzte, wiederkehrende MarketingVeranstaltung. Sie ermglicht es Herstellern oder Verkufern einer Ware oder
einer Dienstleistung, diese zur Schau zu stellen, zu erlutern und zu verkaufen. Kunden haben
auf einer Messe die Mglichkeit, die Angebote verschiedener Anbieter zu vergleichen und sich
ein Bild von der Marktsituation zu machen.
Fr die Ausrichtung von Messen in Deutschland sind daher weiterhin die Regelungen der
GewO(Gewerbeordnung) einschlgig.
Nach GewO ist eine Messe eine:

zeitlich begrenzt
im Allgemeinen wiederkehrende Veranstaltung
auf der eine Vielzahl von Ausstellern
das wesentliche Angebot einer oder mehrerer Wirtschaftszweige ausstellt
und berwiegend nach Muster an gewerbliche Wiederverkufer, gewerbliche Verbraucher
oder Groabnehmer vertreibt
und bei der Verbraucher gar nicht oder nur im beschrnktem Umfang an einzelnen Tagen
whrend bestimmter ffnungszeiten zugelassen sind

Es gibt zwei Kategorien von Messe und Ausstellungen und zwar:


a) Ob eine Fachmesse ist, sie ist nur fr die Teilnehmer einer bestimmten Sektor geffnet und
die Zugang des Teilnehmers ist begrenzt, weil sie durch eine Einladung oder Abzeichen
reinkommen knnen.
b) Umgekehrt, wenn die Messe ffentlich oder "offen" an die ffentlichkeit ist, erhlt sie alle
Besucher, unabhngig von ihrem Beruf.
1.2 Funktion der Messen
Aus Marketing-Sicht lassen sich fr Messen folgende Gemeinsamkeiten betonen.
Sie haben als Kommunikationsinstrumente die Organisation, Planung, Durchfhrung sowie
Nachbearbeitung aller Aktivitten und Kontrolle, die mit der Teilnahme an einer zeitlich
begrenzten und rumlich festgelegten Veranstaltung verbunden sind, deren Zweck in der
Mglichkeit zur Produktprsentation, Information eines Fachpublikums und der interessierten

Allgemeinheit, Selbstdarstellung des Unternehmens, Mglichkeit zum unmittelbaren Vergleich


mit der Konkurrenz liegt, um damit gleichzeitig spezifische Marketingziele zu erreichen.1
Messen sind nach verbreitetem Verstndnis:

Mrkte auf Zeit


Konzentrieren Angebot und Nachfrage auf wenige Tagen an einem Ort
Bieten nahezu komplette Transparenz
Erschlieen neue Mrkte (regional und branchenmig)
Ermglichen direkten Leistungsvergleich
Sprechen alle Sinne an

1.3 Messegesellschaften
Dazu gehren die Unternehmen, die Messegelnde entweder selbst als Veranstalter oder einem
Veranstalter zur Durchfhrung von Messen auf Vertrglicher Grundlage zur Verfgung stellen.
Messegesellschaften trennen manchmal aus fiskalischen und steuerrechtlichen Grnden Besitz
und Betrieb. Messeunternehmen werden hauptschlich als GmbH, aber auch als AG gefhrt(
Bsp. DMAG). Die Messegesellschaften gehren in der Regel mehrheitlich der jeweiligen Stadt
oder dem Bundesland ihres Standortes.
1.4 Messeveranstalter
Der Messeveranstalter ist derjenige, der eine Messe eigenverantwortlich organisiert und
durchfhrt, also in eigenen Namen und auf eigene Rechnung plant. Selbstverstndlich muss der
Veranstalter einer Messe nicht alle Aufgaben selbst bernehmen, sondern wird diese meistens an
andere Unternehmen abgegeben(Outsourcing). Beispielsweise wird einige Aufgaben wie
Catering, Veranstaltungstechnik und Security fr die Unternehmen abgegeben, die darauf
spezialisiert sind, diese Aufgaben zu bernehmen.
1.5 Messedienstleiters
Fr die Organisation einer Messe sind nicht allein die Messegesellschaften, die Veranstalter und
Besucher beteiligt, sondern eine Reihe von Service-Anbietern. Dazu zhlen z.B.
Standbauunternehmen, Architekten, Grafiker und Designer, Speditionen, Agenturen (Werbe und
PR-Agenturen,Messeconsulter, Hostessen- und Modelagenturen etc.), Anbieter von Mietmobiliar
und Mietbekleidung und die Lieferanten von Waren(Logistik).

Bruhn Kommunikationspolitik(1997), S. 435.

1.5.1 Standbauunternehmen, Architekten, Grafiker, Designer


Aussteller denken im Voraus, ob es sich fr sie lohnt, ihren Stand selbst auf- und abzubauen oder
ob sie einen Auftrag an einen Messebauer machen. Falls sie sich fr ein Bauunternehmen
entscheiden, knnen Sie ein Vertrag mit diesem Unternehmen abschlieen. Es gibt Full-ServiceUnternehmen, die das volle Handling aller Gewerke bernehmen: dazu zhlen vor allem die
Planung der Standentwurf, die Erstellung des Messestandes, Auf- und Abbau und Einlagerung
des Messestandes.
Als Werkvertrge sind ebenfalls Auftrge an freiberufliche Architekten, Grafiker und Designer
zu werten, die Standentwrfe oder Corporate-Indentity-Konzepte erarbeiten.
1.5.2 Mietmobiliar und Mietbekleidung
Aussteller knnen nicht nur das Standbaumaterial, sondern auch das Mobiliar(Sthle, Tische
usw.) oder Messebekleidung fr die Mitarbeiter kaufen oder mieten. Dazu zhlen verschiedene
Unternehmen, die darauf spezialisiert sind.
1.5.3 Vermittlung von Hostessen, Dolmetschern oder Knstler
Aussteller haben auch die Mglichkeit, das oben genannte Personal einzustellen. Das ist
mglich, durch die verschiedene Unternehmen, die darauf spezialisiert sind. Eine solche
Vermittlung lsst sich als Maklerttigkeit einstufen, wenn die Austeller mit diesem
Personenkreis dann entsprechende selbstndige Dienstvertrge abschlieen.
1.5.4 Beauftragung von Marktforschungsinstituten
Aussteller und Messegesellschaften stellen vielfach Marktforschungsinstitute ein, damit den
Einzel- bzw. Gesamterfolg der Messe nachzuweisen.
1.5.5 Beauftragung von Messeconsultern
Der Messeconsulter beschftigt sich mit der Betreuung von Ausstellern. Der beschftigt mit
entsprechenden
Auftrag
Messebeteiligungskonzeptionen,
gibt
Strategieund
Handlungsempfehlungen und bernimmt auch das Messetraining fr das Standpersonal des
Ausstellers.
1.5.6 Messespediteure
Um Probleme mit Zollterminen, Zeitplnen und einer Zwischenlagerung des Standes und des
Verpackungsmaterials zu vermeiden, bietet sich der Einsatz erfahrener Spediteure an.

1.5.7 Besucher
Es gibt verschiedene Arten der Veranstaltung und zwar Fach- oder Publikumsveranstaltung und
die Besucher werden in zwei Hauptkategorien klassifiziert. Bei Fachmessen handelt es sich um
gewerbliche Wiederverkufer und gewerbliche Kufer. Dagegen sind bei Publikumsmessen die
Besucher Privatleute oder Verbraucher.
2. Organisation von Messen in Deutschland
Das Messewesen in Deutschland hat eine lange und glanzvolle Tradition, die bis ins Mittelalter
zurck reicht. Heutzutage geniet der Messeplatz Deutschland weltweite Anerkennung und
nimmt mit seinen groen Messpltzen2 eine Spitzenstellung ein, die globale Akzente und
Mastbe setzt. Weltweit finden im Jahr etwa 5000 Messe statt, darunter 150 Leitmessen. 100
davon werden allein in Deutschland durchgefhrt. Damit ist der Messeplatz Deutschland in der
Durchfhrung internationaler Messen weltweit die Nr.1. Neben der Deutschen Messe
AG(DMAG) haben 5 der 10 umsatzmssig grten Messeveranstalter der Welt ihren Sitz in
Deutschland.

2.1 Aus Sicht der Messegesellschaften


2.1.1 Die Festsetzung der Messe nach Gewerbeordnung(GewO)
Um Marktprivilegien umfassend fr den Veranstalter, teilnehmende Aussteller sowie interne
und externe Lieferanten in Anspruch nehmen zu knnen, bedrfen Messen einer behrdlichen
Genehmigung. Sie stellt die Erlaubnis zur Abhaltung der beantragten Veranstaltung unter den
Freiheiten dar, die durch die Marktprivilegien gewhrt werden3

2 Die 6 groen Messestandorte sind Frankfurt, Hannover, Mnchen,Kln, Dsseldorf und Nrnberg
3 Nach 69 GewO Festsetzung

Also eine Messe muss einen berblick ber das Angebot bieten, also ber ihre prsentierten
Wirtschaftszweige. Gegenstand, ffnungszeit, Dauer und Platz der Veranstaltung sind wichtige
Elemente der Festsetzung.
2.1.2 Der Vertragsschluss
Das Angebot- Ungefhr ein Jahr vor dem Veranstaltungstermin schickt die Messegesellschaft
ihre Akquisitionsunterlagen, denen in der Regel auch bereits die Anmeldungsunterlagen
hingefgt werden. Diese bestehen aus einem Satz Formulare, mit denen die fr die
Messeteilnahme wichtigen Daten des potentiellen Ausstellers abgefragt werden. Die Formulare
muss unterschreibt und zurckgeschickt werden.
Gem GewO gehrt den Teilnehmerkreis der festgesetzten Veranstaltung und der Veranstalter
hat allerdings unter den Voraussetzungen des GewO das Recht, einzelne Aussteller aus
bestimmten Grnden auszuschlieen. Der Ausschluss kann aus folgenden Grnden sein:

Die Attraktivitt des Angebots entspricht nicht den Vorstellungen des Veranstalters
Aussteller , die bei frheren Veranstaltungen die allgemeinen Teilnahmebedingungen nicht
respektiert haben (Sauberkeit, Standgestaltung)
Aussteller , die bei frheren Veranstaltungen noch Geld schulden

Ein eventueller Platzmangel ist auch ein weiteres Grund fr einen Ausschluss von Bewerbern.
Die wichtigsten Auswahlkriterien sind:

Bewhrt und bekannt(Der Bewerber hat vorher durch Qualitt einen guten Namen gemacht)
Attraktivitt des Angebots
Zeitliche Prioritt(Wer sich frh anmeldet, hat also einen Vorsprung)
Losverfahren

Die Annahme- Zum Abschluss des Vertrages bedarf es der Annahme des Antrags durch die
Messegesellschaft. Davon kriegt die Aussteller ein bestimmter Messestand auf der
Veranstaltung. Mit der Standbesttigung wird die Standflche exakt definiert durch:

Messehalle, in der sich der Aussteller befindet wird(z.B. Halle 5)


Angabe von Gang und Standnummer(z.B. Gang B, Stand Nr.23) zur Positionierung
innerhalb der Halle
Die konkreten Standabmessungen (z.B. Lnge 4m , Breite 5m)

2.1.3 Besonderheiten beim Zustandekommen des Messevertrages


Im Vergleich mit Mietvertrgen fhren die Besonderheiten des Messegeschfts zu einer Reihe
von Abweichungen des Messeteilnehmervertrages.
Wichtige Schwierigkeiten ergeben sich aus der Notwendigkeit, eine Vielzahl von Unternehmen
innerhalb vergleichsweise geringer Flche bei optimaler Besucherfhrung unterbringen zu
mssen und branchenspezifische Besonderheiten, wie technische oder wirtschaftliche Synergien
einzelner Produkte und Firmen, sensible Wettbewerbsverhltnisse zwischen Unternehmen,
konkrete Flchenwnsche(... dort haben wir aber schon immer gestanden.. , .. ich mchte nicht
wieder am Westtor stehen, dort zieht es immer...) usw. zu bercksichtigen.4
2.1.3.1 Die Verplanungsphase
Bis Ende des Anmeldungstermins muss der Veranstalter alle Anmeldungen sammeln und in
einem Datenbank eintragen. Dann in den kommenden 4 5 Monate sortiert er die vorliegenden
Anmeldungen, um ihnen je einen Messestand auf seinem Gelnde und in seinen Messehallen
kommen zu lassen. Er muss Vernderungen in der Gelndeplan fr jede Stand machen, verlegt
Gang- und Standflchen , vergrert und verkleinert sie, bis die ihm vorliegenden Anmeldungen
auf Grundlage seines Veranstaltungskonzeptes systematisiert und bestimmten Hallen,
Hallenbereichen und schlielich Stnden zugewiesen sind.
2.1.3.2 Rcktritte bei Abweichung von Wunschflche und Standbesttigung
Aufgrund viele Anmeldungen und schwierige Planungsprozesse knnen nicht alle Vorstellungen
der Aussteller entsprochen werden. Wenn der sogenannte Standwunsch nicht entsprochen wird,
hat der Aussteller das Recht, seine Anmeldung zu widerrufen. Der Teilnahmevertrag bleibt bis
zum Ablauf des Widerrufs- oder Rcktrittsrechts in einem rechtlichen Schwebezustand. Die Frist
betrgt normalerweise zwei Wochen.
2.1.4 Die Zahlungspflicht des Ausstellers
Nachdem der Messeteilnahmevertrag abgeschlossen ist, erscheint dann ein Schuldverhltnis
zwischen Aussteller und Messeveranstalter. Fr den Messeveranstalter entsteht damit sein
Anspruch auf Zahlung des Beteiligungspreises durch den Aussteller.
Auf Grund von der Standflche und der vereinbarten Miete pro Quadratmeter erfolgt nun die
Fakturierung des Beteiligungspreises. Diese Beteiligungspreis kann fr weitere Einrichtungen
steigen, wie z.B. fr besondere Ausrichtungen oder Lagen des Messestandes (Reihen- Blockoder Kopfstand) sowie Werbe- oder Medienbeitrge, Beitrge fr AUMA usw. sowie eine
Kostenvorauszahlung fr Nebenleistung.

Dirk Glleman , Veranstaltungsmanagement und Recht, S.118

Die Flligkeit der Rechnungen ber den Beteiligungspreis wird mehrere Monaten vor dem
Messetermin eingesetzt. Diese Regelung wurde nach schlechte Erfahrung der
Messegesellschaften eingefhrt, weil sie immer Probleme hatten, um seine Zahlung zu kriegen.
Die frhe Flligkeit erffnet dem Messeveranstalter die Mglichkeit, Aussteller den Zutritt zum
Messegelnde zu verweigern und sie von der Teilnahme auszuschlieen, die Stromzufuhr auf
ihren Messestand zu unterbrechen.
2.1.5 Haftung
Die Diebsthle auf Messen und die Auf- und Abbauzeit des Standes sind bis heute fr alle
Messegesellschaften ungelstes Problem. Dazu zhlen auch die Auf- und Abbau, angesichts der
zahlreichen, gleichzeitig in einer Halle ttigen Personen, die mit Anlieferung und Abholung von
Exponaten und Auf- und Aubbau beschftigt sind. Diese fhren immer wieder zu groen oder
kleinen Schadensfllen.
Die Messegesellschaften versuchten diese Schadensfllen durch ordnenden Manahme zu
verhindern und wurde auch fr die beschftigten Mitarbeiter eine Abgrenzung von Straen des
Gelndes eingefhrt, die mit dem Pkw oder Lkw durch die Messegelnde fahren mssen aber
konnten nicht alle Unflle vermieden. Hier kommt die Frage, wer fr diese Schaden bezahlen
muss.
Der gemeinsame Zweck der Anwesenheit der Messeteilnehmer auf dem Messegelnde, die
Vorbereitung der Veranstaltung, fhrt nicht zu einer bergeordneten, rechtlich relevanten
Vertrags- oder Gemeinschaftsbeziehung. Insbesondere lsst sich kein Entstehen einer
Gesellschaft brgerlichen Rechts oder einer Gefahrengemeinschaft generell konstituieren. Sofern
nicht konkrete Auftragsverhltnisse, wie etwa zwischen dem Aussteller und seinem Standbauer
oder zwischen Standbauer und Hallenelektriker oder Spediteur bestehen , drfen vielfach keine
vertragliche Ansprche auf Schadenersatz nach 280 BGB herzuleiten sein.5
Gleiches gilt auch im Rechtsverhltnis zwischen der Messegesellschaft einerseits und
Standbauunternehmen, Speditionen und sonstigen Lieferanten andererseits. Hier gibt es keine
direkten vertraglichen Beziehungen.

2.2 Aus Sicht der Aussteller


Als Aussteller muss man einige wichtige Aufgaben in verschiedenen Bereiche erfllen, wie z.B.
:Auf- und Abbauplan, Katalog und Elektronische Medien, Technik und Logistik, Marketing
Service und Presse Service.

Dirk Glleman , Veranstaltungsmanagement und Recht, S.118

Jede Website, die von Messe gehrt, bieten den Teilnehmern Informationen ber die
Messeveranstaltung an und es gibt auch einen speziellen Bereich, in dem die meisten
Unternehmen , die mit Organisation von Messe beschftigt, eingegeben sind.
2.2.1 Auf- und Abbauplan
Wie oben schon erwhnt ist, der Aussteller kann sich selbst entscheiden, wenn der Stand von
Messegesellschaft aufgebaut wird oder stellt er ein anderes Unternehmen ein, die darauf
spezialisiert ist.
Wie in einer Stadt mit Huserzeilen, Straen, Pltzen und einzeln stehenden Gebuden sind die
meisten Messestnde in Reihen angeordnet. Dazwischen befinden sich Gnge und
Aktionsflchen. Groe Messestnde stehen oft einzeln.
Aus der Anordnung der Messestnde im Raum ergeben sich vier klassische Standarten, die sich
in der Anzahl der publikumsoffenen Seiten unterscheiden:

Der Reihenstand ist nach einer Seite offen und grenzt mit drei Seiten an die
Nachbarstnde.
Der Eckstand befindet sich an einem Reihenende und hat zwei offene Seiten.
Der Kopfstand ergibt sich aus der Zusammenlegung zweier benachbarter Eckstnde. Er hat
drei offene Seiten und eine Rckwand.
Der Blockstand steht einzeln. Theoretisch kann er nach allen Seiten offen gestaltet werden;
praktisch bleibt eine Seite oft durch Funktionsrume geschlossen.
Wenn der Aussteller ein Vertrag mit einem Unternehmen abgeschlossen hat, hat er nur
Schuldenpflichten gegen das Unternehmen. Das Unternehmen kommt mit alle Materialen und
muss bis zu einer bestimmten Termin, der Aufbau des Standes fertig zu machen.
Messestnde werden nur dann konventionell gebaut, wenn modulare Systeme fr sehr
individuelle Lsungen zu wenig Gestaltungsfreiheit bieten. So entstehen aus Holz, Kunststoff,
Metall und anderen Materialien sehr eigenstndig wirkende Bauten. In der Regel sind
konventionell gebaute Messestnde aufwendiger.
Fr Bodenbelag gibt es sehr viele Mglichkeiten, diese reichen von Holzbden ber
Gummimatten bis hin zu Kunststoffbodenplatten. Durch den Einsatz einer
Unterbodenkonstruktion knnen auch Anschlsse oder Kabel unter dem Bodenbelag verlegt
werden.
Ein groer Nachteil des Aufbau des Standes ist, dass die Halle in letzten Tagen bevor der
Messeanfangstermin voll ist, weil einige Mitarbeiter nicht die Stnde bis Termin fertig machen.

Dazu zhlen auch die Lieferanten, die Exponate oder Mobilien usw. anliefern mssen. Wenn die
Mitarbeitern nicht die Wnde des Standes und die andere Dinge fertig gemacht haben, knnen
die Elektriker nicht die Stromanlage machen und so in letzten Tagen gibt es einen groen Stau in
der Halle. Mehr ber diesen Nachteil werde ich spter schreiben, aus meiner Erfahrung als
Logistiker bei Messe Dsseldorf und Buchmesse Bukarest.
2.2.2 Katalog und Elektronische Medien
Hier gibt es einige wichtige Punkte, die erfllen muss und zwar: Katalog Anzeigen, FirmenAnzeigen, Online Werbung, Firmen Logo, Produktbeschreibung usw.
Dazu zhlen viele Unternehmen, die mit Print, Werbung, Design und Grafik beschftigt wird.
Die bekannteste Unternehmen kann der Aussteller auf die Website der Messe finden und ein
Preisvergleich der Dienstleistungen machen.
In der Regel macht man ein Termin mit den beschftigte Unternehmen und muss der Aussteller
zusammen mit dem Unternehmen entscheiden , wie die Katalog und die Logo des Firma
aussehen sollte , wenn der Logo auf den Wand hngen wollen usw. Als Online Werbung kann
der Aussteller einerseits mit dem Messeveranstalter sprechen, um Informationen des Ausstellers
auf ihre Website zu teilen, andererseits mit dem beschftigen Unternehmen, um Informationen
auf verschiedene Website zu teilen.
Die Fristen sind durch den Vertrag geplant und das Unternehmen muss das respektieren.
2.2.3 Technik und Logistik
Fr diese Bereich braucht der Aussteller weitere beschftigte Unternehmen, die mit
Verbindungen innerhalb des Messegelndes(Antennen-Anschluss), Internet Service, Mietmbel,
Kche Ausstattung oder mit Abendveranstaltung, Musik zur Messe oder mit Standreinigung
Abfallentsorgung, Standbewachung, Stand Personal oder mit Catering Service spezialisiert sind.
In der Regel die Messegelnde stellt Internet zur Verfgung der Aussteller und Besuchern aber
in den meisten Fllen klappt das Internet nicht, weil viele Personen das benutzen. Dann stehen
dem Aussteller andere Unternehmen zur Verfgung, die darauf spezialisiert sind. Man muss ein
Vertrag mit dem Internet Unternehmen abschlieen und fr ein bestimmter Termin und Preis
wird das Unternehmen die Internet Netzwerk installieren. In der Regel macht man das, wenn der
Stand fertig gebaut wird.
Das Mietmbel Unternehmen wird direkt in der Organisation von Messen beteiligt.
Das Unternehmen bieten verschiedene Modelle an und zusammen mit dem Aussteller
entscheidet man, welche Mbelmuster er braucht. Die Mbel kann montiert werden, nachdem
der Stand gebaut wurde. Die beiden entscheiden ein Termin aber knnen einige Stolpersteine
erschienen, wie schon oben erwhnt wurde, und diesen Termin kann nicht respektiert werden.
Der Aussteller muss auch eine Versicherung machen, in dem er nachweisen muss, dass das

gleiches Gut zurckbringt. Er muss noch eine Kaution fr die vermietete Gter bezahlen und
wenn er die Versicherung nicht respektiert hat, die Kaution verfllt.
Die Kchenmbel umfasst Schrnke, Geschirr, Splbecken etc.
Ein anderes Unternehmen, die in der Organisation beteiligt ist, bietet Personal fr die
Standreinigung, Abfallentsorgung, Standbewachung und Stand Personal.
Reinigungsprozess besteht aus mehreren Schritten und zwar:
a) Reinigung der Standflchen bereits whrend der Aufbauphase. Grundreinigung nach
Beendigung der Aufbaureinigung.
b) Reinigung und Pflege der Exponate, explizit nach den Vorgaben der Aussteller.
Whrend der Aufbauphase, whrend der Messelaufzeit und danach.
Als Standservices muss es dem Aussteller immer mglich sein, sich um die Kunden und das
Messegeschft zu kmmern. Neben gebuchten und geplanten Reinigungsleistungen sind es
immer auch spontane Bedrfnisse die fr den Aussteller relevant sind, wie z.B.: Partyservice
,Besorgungen, Kleiderservice, Fahrdienste, Spldienste, Telefondienste und Bewachung und
Garderobenservice, die in der Regel von dasselbe Unternehmen angeboten sind oder andere.
Als Catering Service beschftigen sich Unternehmen, die Getrnke und fertig Essen anliefern.
Hier gibt es ein kompliziertes System. Jede Lieferung wird in einem bestimmten Tag und Stunde
gemacht. Erstens muss der Lieferant alle Anmeldungen sammeln und in einem Datenbank
eintragen. Nachdem alle Daten eingetragen wurden, gibt es viele Einschiebungen. Deswegen
muss das Unternehmen dem Aussteller die Situation erklren und eine Lsung finden. In der
Regel sind alle Getrnke und Speisen vor der Veranstaltung in einer Halle in der Nhe der Messe
angeliefert. Diese sind auf den Stunden und Tagen angeordnet und die Mitarbeiter des
Unternehmen, die mit Anlieferung der Waren beschftigt sind, mssen die Fristen respektieren.
2.2.4 Presse Service
Der Aussteller hat das Recht, um eine Pressekonferenz whrend der Messe zu machen. Dadurch
mochte er die neueste Produkte des Unternehmen prsentieren und nicht zuletzt auch die
Strategien und Innovationen des Unternehmen. Der Aussteller kann parallel ein anderes
Unternehmen einstellen, die die Pressekonferenz Live-Webcast zu senden.
Eine Pressekonferenz besteht aus mehrere Schritte und zwar:
Eintreffen der TEILNEHMER, Willkommenskaffee & Gebck
Prsentation
Erfahrungsbericht
Fragen & Diskussion

Apro & Stehlunch


Ende der VERANSTALTUNG

Die Teilnehmer an einer solchen Konferenz sind Fachleute sowie die Massmedia.
3. Meine Eigene Erfahrung
Meine erste Erfahrung im Bereich war im Jahr 2013 bei der Buchmesse Bukarest. Ich wurde aus
mehreren Studenten aus meiner Universitt ausgewhlt. Wir waren insgesamt 20 Mitarbeiter, die
in verschiedenen Tagen und Schichten verteilt wurden. Wir haben, im Voraus, ein Arbeitsvertrag
mit dem Unternehmen, das die Messe organisiert hat, abgeschlossen, indem unsere geplante
Schichten und unser Lohn pro Stunde bestimmt wurden. Der Stand, indem ich gearbeitet habe,
hie Drei Lnder eine Sprache - Deutschland, sterreich und die Schweiz auf der Bukarester
Buchmesse Bookfest 2013. Unsere Aufgaben waren, in erster Linie, die Bcher am Stand zu
bringen und auf das Regal in einer bestimmten Ordnung zu stellen(z.B. nach Art, nach
Schriftsteller oder nach Alter). Am Ende der Veranstaltung mussten wir alle Bcher einpacken.
Eine andere Aufgabe, die ich innerhalb der Messeaktivitt hatte, war hinschtlich der
Kundenbetreuung. Ich sollte den Kunden helfen, das gewnschte Buch zu finden und
Informationen ber die neuesten Bcher auf dem Markt zu geben. Auerdem, habe ich mit der
Bestellung von Bcher geholfe, weil einige Bcher nicht direkt am Stand gekauft werden
konnten, sondern nur Online bestellen werden.
Wir waren auch fr die Versorgung von Getrnken und Sigkeiten zustndig und am Ende des
Tages alles aufrumen. Jeder von uns hatte ein Schlssel von dem Rcklauf und in dem Fall,
wenn etwas gestohlen wurde oder verschwunden ist, waren wir dafr verantwortlich.
Ich und mein Freund hatten auch andere Aufgaben und zwar die Leinwnde bereitzustellen und
fr das Beameraufbauen verantwortlich, wenn Buchprsentationen auf dem Stand stattgefunden
haben. Die anderen Mitarbeiter waren mit der Kinderbetreuung, wie zum Beispiel Spiele,
verantwortlich.
Der Laufplan wurde gut strukturiert und vollstndig eingehalten. Whrend der fnf Tagen der
Veranstaltung wurden an unserem Stand jeden Tag Bcherprsentationen verschiedener
Deutschen Autoren gehalten. Zu der Buchprsentationen hatten wir auch verschiedene anderen
Aufgaben und zwar Kinder in der Halle zu suchen und diese zu berzeugen, unsere Stand zu
besuchen. Wenn alle da waren, war ein Snger bereit, Lieder fr sie zu singen. Dieser hat eine
angenehme Atmosphre auf unserem Messestand gemacht. Neben diese Lieder hatten wir auch
einige Spiele organisiert, die speziell fr Kinder gedacht wurden.
Jeden Tag war auch an der Standplatz ein Fotograf anwesend, aber in dem letzten Tag ist er
krank gewesen und wir mussten auch diese Aufgabe bernehmen.
In dem ersten Tag der Veranstaltung war eine Pressekonferenz. An dieser haben zwei
berhmten Schriftsteller und der deutsche Botschafter in Rumnien teilgenommen.

Es waren auch einige unangenehme Situationen, weil Mittags immer voll war und wir konnten
nicht sehr aufmerksam sein, deswegen wurden einige Bcher gestohlen. Wir haben alles unserem
Aufseher erklrt und er war damit einverstanden, uns keine Strafen zu geben.
Zum Schluss kann ich sagen, dass alles perfekt gelaufen ist und dazu ein gutes Feedback von
Kunden bekommen. Der Aussteller war mit uns zufrieden und deswegen gab er uns ein
Lohnbonus.
Eine andere persnliche Erfahrung hatte ich dieses Jahr in Deutschland, wo ich als Logistiker bei
Messe Dsseldorf gearbeitet habe. Hier war es schwerer, weil ich mit einem Catering
Unternehmen gearbeitet habe und ich sollte Getrnke und Fertiggerichte an den Stnde anliefern.
Bevor die Anfang der Veranstaltung haben wir uns getroffen, um die angelieferte Getrnke in
eine groe Halle zu stellen, die in der Nhe der Messegelnde war. Neben diese Halle war noch
eine andere , in der die Kche ausgestattet war. Hier wurden alle Gerichte, die am Ende von uns
angeliefert werden, fertig gemacht.
Die Organisation wurde sehr gut geplant. Am jeden Tag fingen wir mit die Anlieferung um 10
Uhr an aber wir waren dorthin ab 8 Uhr. Whrend dieser zwei Stunden sollten wir alle Getrnke,
die angeliefert werden mussten, nach Anlieferungszeit ordnen.
Unser Aufseher sagte uns genau , welche Getrnke fr jede Stand vorbereitet werden sollten.
Wenn diese Einpackung fertig gemacht wurde, gab er uns eine Seite (mit Name des Standes,
Nummer des Standes, Halle Nummer und die Reihe der Halle), die auf der Einpackung angeklebt
werden muss. Auf diese Weise war fr uns einfacher, die Bestellung zu finden. Diese Sache
mussten wir jeden Tag fr alle Bestellungen machen. Die meisten Bestellungen bestanden aus
Getrnke und Fertiggerichte. Man musste diese Gerichte vor 15 Minuten der Anlieferungszeit
genommen werden und was derer Anlieferung betrieft, erfolgt diese in der Regel mit Hilfe der
Wagen oder der Pkws, je nach der Menge der Lieferung. Nachdem die Anlieferung am Stand
gebracht wurde, mussten wir zusammen mit dem Aussteller berprfen, ob wir die richtige
Bestellungen mitgebracht haben. Wenn alles in Ordnung war, musste der Aussteller uns auch die
Einkommensunterlagen besttigen und dann unterschreiben.
Eine andere Aufgaben war die Sammlung des Leergutes. Jede Mitarbeiter kriegte von
Unternehmen ein Handy, die mit jedem kommunizieren konnten. Der Aufseher rief uns an und
gab uns bescheid, von welchem Stand die Leergut abholen mssen. Auch von Unternehmen
haben wir ein Messekarte bekommt, die uns die Eingang zur Messe sichergestellt habe, und auch
T-Shirts und Jacke mit Logo des Unternehmens.
Wie oben schon erwhnt wurde, bevor die Anfang des Messeveranstaltung ist ein groes Chaos,
weil einige Mitarbeiter die Stnde nicht fertig gemacht haben und dazu kommen auch die
Lieferanten, die die Exponaten anliefern mssen. Ich hatte als Aufgabe, Getrnke zu diesen
Mitarbeitern anzuliefern und konnte meine Aufgabe nicht erfllen , weil die Reihen der Halle
mit verschiedene Dinge besetzt wurden.(z.B mit Mll oder mit verschiedenen Arbeitsmaterialien
oder mit groen Maschinen, die fr Aufbau der Stnde verbraucht wurden.)

Wegen alle diese Probleme, die ich schon erwhnt habe, mussten wir die Halle rumlaufen,
sodass wir den anderen Eingang benutzen knnen.
4. Time/system GmbH
4.1 Ausgangssituation
Time/system GmbH gilt als die bekannteste Unternehmen fr Zeit-Management-Systeme In
letzten Jahren hat Heinz Schutz Wimmer auf der CeBIT beteiligt und diese wurde fr ihn eine
Routine geworden. Das Marketinginstrument hatte sich abegenutzt. Man stellte aus, weil man
immer schon so gemacht hatte. Die Sinnfrage wurde weder konkret gestellt nicht beantwortet.
Kontaktpflege mit guten alten Bekannten war in der Vergangenheit hufig das Hauptziel.
Das wechselt sich, als Time system sich entscheidet, auf der CeBIT eine neue Produktgruppe zu
prsentieren. Bei der Kalkulation der Beteiligungskosten rechnete Herr Heinz Betrge, die
frhere Budgets weit in den Schatten stellten. Wegen hheren Platzbedarf wurde CeBIT doppelt
so teuer wie im Vorjahr geworden.
Fr den Messeprofi war dies ein Alarmsignal. Wenn wir soviel Geld ausgeben, dann muss auch
das geschftliche Ergebnis stimmen, gab er als Devise aus und stellte damit automatisch alle
frheren Messekonzepte in Frage. Gemeinsam mit Matthias Huckerman von Mercuri
International krempelte er die Time/system-Messephilosophie total um. Beide formulierten 2
Fragen:
1. Was bringen Messen dem Unternehmen, wenn vornehmlich Stammkunden auf den Stand
kommen, bei der die Time/system-Auendienstleister ohnehin ein- und ausgehen?
2. Sollen wir das Geld , das die CeBIT kostet, nicht lieber nehmen , um unsere besten Kunden
in einem Hotel zu verwhnen?
Intern regte sich heftiger Widerstand. Vor allen Dingen war man gegn die Idee, das Ergebnis der
CeBIT zu messen!
Messen knnen Sie nicht messen. Wir stellen vor allen Dingen aus Imagegrnden aus. Unsere
Kunden erwarten eine Prsenz von Time system auf der Messe. Nach zhen Diskussionen sahen
die Auendienstler allerdings ein, dass eine Messe in der heutigen Zeit nur Sinn macht, wenn
bestehende Kunden neue Produkte kennen lernen oder Neukunden gewonnen werden. Die
CeBIT bot die Chance, die Erkenntnis schnell umzusetzen. Mit der neuen Software Task Timer
3.0 wollte Time system gezielt neue Kundengruppen ansprechen.6

Vgl. Messen messbar machen, Matthias Huckemann S.245

4.2 Messeplanung
4.2.1 Zielsetung
Am Anfang des Projekts stand die Definition messbarer Ziele. Hier hatte Time/system keinerlei
Erfahrungswerte aus den vorherigen Messen. Also orientierte man sich ganz pragmatisch an den
erwartenden Kosten fr die Messe in Hhe von ca. 100 000 Euro. Bei dieser Basisgre erschien
ein Umsatzziel von ca. 200 000 Euro mit dem neuen Task Timer 3.0 als eine anspruchsvolle und
erreichbare Vorgabe. Sie bedeutete: Bei einem durchschnittlichen Auftragswert von 2000 Euro
mussten ca 100 neue Kunden gewonnen werden.
Das Motto war Lansames Herantasten statt Komplett-Verzicht auf Planung und dadurch
wollten auch wichtige Planungs-Erfahrungen fr die nchsten Jahre erhalten. Allen Beteiligten
war klar, dass die 200 000 Euro nicht auf der CeBIT selbst zu realisieren waren. Denn die
wenigsten Time/system-Kunden oder Interessenten kaufen Software direkt auf der Messe.
Insofern konnte die Veranstaltung nur dazu dienen, Interesse an der Fortsetzung des begonnenen
Dialogs tu wecken und Traumtermine fr die Zeit nach der Messe vereinbaren.
4.2.2 Konzeption
Die Erfahrungen von Time/system aus den vorangegangenen Messen verdeutlichten , dass es
nicht um die Quantitt erwarteten Besucher ging, vielmehr mussten die richtigen
Ansprechpartner auf den Stand gehalten werden, wie z.B groe Industrieunternehmen und
natrlich auch im Blickfeld die Besuchern, die extrem wenig Zeit haben. Der bliche
Industriebesucher rest fr einen Tag morgens frh mit dem ICE, Flugzeug oder Auto an. Er hat
maximal 5 Studen Besuchszeit.
Also musste eine aufmerksamkeitsstarke Einladung her, die Interesse an einem nutzbringenden
Kontakt mit Time/system weckte. Das Messeteam war sich darber im Klaren, damit nur
Interessenten erreichen zu knnen, die auf die Messe gehen wollten.
Eine weitere Schlsselfrage der Planung war : Wie konnten die vielen erwarteten Besucher
betreut werden die nicht unmittelbar zur Zielgruppe gehrten? Sie durften nicht einfah
fortgeschickt werden. Deshalb planten die Messeexperten eine Kinoecke auf dem Stand. Hier
sollten zu jeder Stunde wertvolle Information ber die neue Software und Time/system mit hilfe
eines Films prsentiert.
4.3 Follow-up
Das Follow-up war auf den vorherigen Messen fr Time/system eine unbekannte Gre.
Auf der CeBIT selbs waren die Wertpapiere wichtigtes Instrument des Follow-ups. Es ist unntig
zu erwhnen, dass es erheblicher Diskussionen mit dem Standpersonal bedurftem um komplett
ausgefllte Wertpapiere zu erhalten. Nur whrend der Gesprche ausgefllte Wertpapiere sind

auch wirklich wertvoll. Nach einem anstrengenden Messetag abends noch schnell nachzutragen,
was tagsber auf dem Stand passierte, ist , sinnlos.
Mit Hlfe des Wertpapiers konnte Time/system die CeBIT professionel nacharbeiten. Dazu
recherchirten die Mitarbeiter in den Gesprchen die wichtigsten Daten der Besucher und
vereinbarten konkrete Termine fr einen Besuch.
4.4 Ergebnisse
Die unter liegende Tabelle zeitgt die Erfolgsquoten der einzelnen Etappe. Damit liegt ein
konkretes Erfahrungsgerst fr die nchste CeBIT vor, mit dem sich noch genauer planen lsst.
Vor der CeBIT
1 Etappe : 5000 Mailings an mgliche Neukunden
2 Etappe: Ergebnis waren 250 Besuchszusagen fr die CeBIT `96 per Fax(Erfolsquote ca. 5%)
3 Etappe: Nachfassaktion mit 200 Telefonanrufen. Ergebnis: zsatzlich 24 Besuchszusagen, 3
Zusagen fr Besuchstermine nach der Messe bei Neukunden (Erfolsquote ca. 12%)
Zwischenergebnis: 277 Terminzusagen fr die CeBIT (Erfolsquote ca. 6%)
Whrend der CeBIT( Wertpapiere schreiben)
4 Etappe: 497 WertPapiere , Davon 435 durch Einladung und 62 durch spontane
Entscheidung auf der CeBIT selbst (Erfolsquote ca. 10%)
5 Etappe: Als Ergebnis der Gesprce auf der Messe 296 Besuchstermine nach der Messe
vereinbart (Erfolsquote ca. 68%)
Zwischenergebnis: Rund 300 Besuchstermine nach der Messe (Erfolsquote ca. 6%)
NACH der CeBIT (Geschfte abschliessen)
6 Etappe: 240 durchgefhrte Kundebesuche (Erfolsquote ca. 80%)
7 Etappe: 319 000 Euro feste Auftrge als Ergebns der Besuche (Messeziel waren 200 000 Euro)
(Erfolsquote ca. 160%)

5. Schlufolgerung
Eine Messe im wirtschaftlichen Sinne ist eine zeitlich begrenzte, wiederkehrende MarketingVeranstaltung. Sie ermglicht es Herstellern oder Verkufern einer Ware oder
einer Dienstleistung, diese zur Schau zu stellen, zu erlutern und zu verkaufen. Kunden haben
auf einer Messe die Mglichkeit, die Angebote verschiedener Anbieter zu vergleichen und sich
ein Bild von der Marktsituation zu machen.

Fr die Organisation einer Messe sind nicht allein die Messegesellschaften, die Veranstalter und
Besucher beteiligt, sondern eine Reihe von Service-Anbietern. Dazu zhlen z.B.
Standbauunternehmen, Architekten, Grafiker und Designer, Speditionen, Agenturen (Werbe und
PR-Agenturen,Messeconsulter, Hostessen- und Modelagenturen etc.), Anbieter von Mietmobiliar
und Mietbekleidung und die Lieferanten von Waren(Logistik).
Das Messewesen in Deutschland hat eine lange und glanzvolle Tradition, die bis ins Mittelalter
zurck reicht. Heutzutage geniet der Messeplatz Deutschland weltweite Anerkennung und
nimmt mit seinen groen Messpltzen eine Spitzenstellung ein, die globale Akzente und
Mastbe setzt.
Der Veranstalter muss die folgende Aspekte: die Festsetzung der Messe, der Vertragsschluss ,
die Verplanungsphase, Die Zahlungspflicht des Ausstellers und Haftung im Kauf nehmen.
Als Aussteller muss man einige wichtige Aufgaben in verschiedenen Bereiche erfllen, wie z.B.
:Auf- und Abbauplan, Katalog und Elektronische Medien, Technik und Logistik, Marketing
Service und Presse Service.
Ich bin der Meinung, dass die Organisation von Messen komplex und schwer ist, an der oft
Komplikationen erscheinen knnen und deswegen mssen die beteiligte Unternehmen ihre
Fristen und Versprechen respektieren.
6. Quellen
1. Glleman Dirk (2007): Veranstaltungsmanagement und Recht
2. Huckemann Matthias (2005): Messen messbar machen
3. AUMA Your success is only fair , Online im Internet: http://www.auma.de/
4. Messe Dsseldorf - Trade Fair Dusseldorf, Germany - Plant, Machinery, Retail, Medical
Systems, Fashion, Lifestyle, Online im Internet http://www.messe-duesseldorf.com/,
http://www.messeduesseldorf.de/uptodate/cipp/uptodate/pub2/md_events,lang,d/keyword,Telem
atik%2520und%2520Logistik%2520%2528Transport%252C%2520Lagerwesen%252C%2520D
istribution%2529/menu,main.keywords
5. Site and Hall Plans Messe Dsseldorf , Online im Internet : http://www.messeduesseldorf.com/tradefair/site-hall-plans-917.php