Entorno encontrado en G. Maquinaria.

De acuerdo a las observaciones y recopilacin de informacin obtenida durante la

semana del 27 al 31 de enero del 2014 en la empresa G Maquinaria, se concluye que la
Compaa requiere la aplicacin de reingeniera de procesos, enfocados al logro y
crecimiento de los objetivos financieros.
En la compaa se vislumbraron situaciones en las que decisiones rpidas (los famosos
apaga fuegos) se toman para resolver problemas generalmente por no contar con el
mapeo de procesos y adecuada planeacin estratgica y por ende la visin a mediano y
largo plazo.
Esto a su vez provoca que se vayan dejando huecos importantes en la organizacin,
tanto en las funciones de cada uno de los departamentos como en el personal mismo.
El estar apagando fuegos es slo la forma ms grande en que se desperdician los
recursos.
Por lo que en la mayora de los casos hay que cambiar radicalmente las formas en que
se trabaja para mejorar el rendimiento en las reas del negocio, alterado en forma
significativa los procesos.
En el caso de esta propuesta de Reingeniera se plantea establecer los cambios
necesarios para el logro de los siguientes objetivos.

OBJETIVOS:
1.- Establecer un mtodo de evaluacin de actividades a fin de realizar un rediseo de
Funciones requeridas para una adecuada calidad en la organizacin.
Qu es lo que he encontrado con las entrevistas y sondeo hecho hasta ahora.
a).- La Organizacin no se encuentra debidamente estructurada para brindar el grado de crecimiento
requerido.
b).- Existe duplicidad de funciones y por lo tanto ineficiencias y baja productividad lo que conlleva a
costos altos, falta de coordinacin entre las diferentes actividades de los departamentos, presentacin
de informacin a destiempo etc.
Considero de suma importancia proponer el realizar una evaluacin
y rediseo de las actividades de los diferentes departamentos dependientes de
Administracin y operacin de la compaa con la finalidad de lograr mayor eficiencia y productividad en
los mismos y que en el tiempo adecuado se pueda contar con informacin veraz y oportuna.
2.- Proponer un procedimiento adecuado para que adems de los departamentos
Direccin y el departamento de administracin y finanzas de la organizacin procesen su
informacin en forma veraz y oportuna y con la finalidad de contar con una adecuada calidad en
los estados de resultados financieros de la organizacin.
Por lo pude ver en este tiempo de adquisicin de informacin sobre la empresa, los departamentos que
no depende directamente del departamento de Administracin y Finanzas, no le dan importancia a las
fechas de entrega de ya que la administracin suele estar insistiendo en la entrega de dicha
Informacin a los jefes de los otros departamentos.
Considero que es una parte muy importante establecer procedimientos de trabajo en los que se
programen juntas departamentales con la finalidad de que exista retroalimentacin sobre la importancia
de la informacin generada por cada una de ellos, conocer las funciones, los tiempos de elaboracin de
reportes, y, con esto establecer tiempos de entrega de informacin que sean posibles para cada uno de
los departamentos y que a la vez sea oportuno para el departamento de administracin , que al final de
cuentas es el que procesa la informacin financiera.
Para ello propongo establecer un procedimiento adecuado que permita la coordinacin de entrega de
informacin veraz y oportuna al departamento de administracin.
3. - Postular prcticas bajo el rgimen de lineamientos que tiendan a incrementar la eficiencia
en los departamentos de la organizacin en la que se apliquen dichos lineamientos.
Para llevar a cabo dichas recomendaciones, es inevitable hacer referencia a una Auditora Operacional,
es decir, examinar los aspectos administrativos de cada uno de los departamentos existentes en la
organizacin.
Llevar a cabo dicha auditora, nos proporcionar la oportunidad de detectar problemas y proporcionar
bases para solucionarlos con el fin de incrementar la eficiencia.
Al revisar las funciones departamentales, se investiga, analiza y evala tos hechos, es decir, diagnostica
obstculos de la infraestructura administrativa y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos.
Dichas recomendaciones se presentarn en el informe sobre la auditora operacional que genere el
grupo de auditores extremos o internos.
Su contenido debe de enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en relacin con la
eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos.
Es por esta razn que aspiro a proponer recomendaciones para la eficiencia departamental.

4.- Modificar para Optimizar todas aquellas funciones dentro del primer nivel de apoyo a la
Administracin de la organizacin, teniendo como consecuencia una ptima productividad.
No se puede evitar el vincular estrechamente este objetivo con el anterior, ya que el
logro de la optimizacin va de la mano con la eficiencia.
Es por eso que apoyada en una auditora operacional se estarla en condiciones para proponer
recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de los planes y
todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo de la administracin de la
organizacin, con el objetivo de lograr una ptima productividad.
5.- Concientizar y establecer una adecuada planeacin estratgica del negocio y hacer cumplir
sus impugnaciones y lograr que tengan la conviccin de llevarla a cabo.
Esta conviccin debe de ser transmitida a todos los niveles de la organizacin para que todos
encaminen sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos de la organizacin ya que El contar con una
organizacin con una adecuada calidad en sus operaciones, es el resultado de una interaccin entre
los departamentos administrativos y operativos para hacer converger recursos y actividades para el
/ogro de los objetivos financieros.

Con que restricciones sabemos nos vamos a encontrar y como debemos

actuar al respecto:
estructura departamental inadecuada.
Inventarios::
No existen procedimientos para el control y manejo de inventarios ni se tienen dentro de los objetivos
generales de la empresa o por lo menos del departamento de administracin.
No existe definicin de actividades y funciones ni recursos materiales y humanos necesarios.
Falta de coordinacin eficiente de los elementos materiales tcnicos, humanos y materiales.
No se planean ni se hacen oportunamente los requerimientos de materiales, ya que por lo general, atrs
de esto no hay un programa de produccin tampoco.
No se manejan los mnimos y mximos, es decir, un stock de materiales adecuado.
No existen los formatos adecuados que permitan controlar los movimientos de existencias.
No se tiene bien definido el sistema y mtodo de valuacin de costos.
No existen definicin en cuanto a los informes que se deben de elaborar para que fluya una
comunicacin oportuna en los diferentes niveles de organizacin.
No existe un procedimiento en donde se pueda comprar lo presupuestado contra los resultados reales
por lo que no se pueden detectar y corregir oportunamente lo que se hace mal.
No se tiene un sistema para poder medir los costos de ineficiencia o de no calidad. No existe
coordinacin de actividades con reas relacionadas como compras, produccin, ventas, control de
calidad y tesorera y finanzas.

Compras.
Falta de polticas, objetivos y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos
Falta de programacin de adquisiciones de acuerdo s las necesidades de produccin, ventas,
condiciones de mercado, etc.
Falta de coordinacin eficiente de los recursos humanos, materiales y tcnicos.
Falta de coordinacin de sus actividades con reas relacionadas, principalmente, operaciones, ventas,
almacenes, control de calidad y tesorera y finanzas.

Recursos Humanos
Se piensa en manera general que el contratar ms gente es gastar ms, y en este caso no
necesariamente lo creo as, por los datos que he obtenido de sueldos pagados Vs. responsabilidades y
actividades realizadas. creo que el contratar al personal adecuadamente hbil y capaz para el trabajo
asignado, es como una inversin para la empresa.
Falta de una adecuada administracin de sueldos, esto implica que no existe una clasificacin de
empleados y obreros conforme a su experiencia, adems de la no fijacin de sueldos correspondientes
a cada categora.
Falta de un sistema para la determinacin de mritos y para el establecimiento de incentivos y
compensaciones.

Organizacin sin una Planeacin Estratgica.

Definitivamente una empresa que no cuenta con una planeacin estratgica es una empresa que no
puede tener bien definido el objetivo que persigue y por supuesto mucho menos no tiene un plan de
actividades a seguir para lograr los objetivos a corto mediano y largo plazo.
No se cuenta con una referencia clara de ella misma en un futuro. Por lo que habr de generar la
Visin, Misin y Valores de la compaa a seguir y que sean acordes con el resto del grupo industrial al
que se pertenece. As mismo compartirla con el equipo actual y retener solo al personal comprometido
con estas.

Renuencia al cambio.
Conocemos que encontraremos antes de reorganizarnos, evaluar la estructura, revisar e implementar
procedimientos, personal que se aferran a lo que siempre se considera que les ha dado resultado. Y
temen que un cambio radical slo traer consigo ms gastos y pocos resultados. Esta resistencia al
cambio es precisamente la que hay que erradicar para evitar no lograr los objetivos financieros de la
empresa o en el peor de los casos la terminacin del negocio.

Personal no capacitado adecuadamente.

En la actualidad la gente est dispuesta a realizar un eficiente trabajo esperando que se reconozca
econmicamente su eficacia, pero es imposible realizarlo eficientemente cuando le delegan ms
responsabilidades y ms actividades de las que realmente pueden manejar en el tiempo laboral.
Esto es debido a que no se tienen una estructura departamental y un adecuado mapeo de procesos
donde se especifique la interaccin de los mismos, responsabilidades y obligaciones individuales y
departamentales.

Conclusin.
En conclusin las situaciones anteriormente mencionadas, son las que me dan pie a la elaboracin de
esta propuesta y la oportunidad de exponer un modelo que permita ser una opcin para esta
organizacin, que conlleve al menos a lograr una utilidad antes de impuestos del rango del 10 al 16 %
en el primer semestre despus de la implementacin del modelo.
Para ello se necesitar el apoyo necesario para la implementacin de los cambios requeridos y puesta
en marcha de polticas y procedimientos para la reduccin y eliminacin de desperdicios de recursos
que en la actualidad merman a la compaa, y que se requieren eficientizar y controlarlas antes de
promover el crecimiento por ventas externas al grupo corporativo de la empresa y vislumbrar el
crecimiento autnomo de Genera Maquinaria.
Sin ms, Quedo de sus comentarios.
A T E N T A M E N T E:
MAF. Ing. Hctor J Gonzlez B.