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Autoinstructivo para el usuario IF

Sistema Integrado de Gestin


Para la formacin en servicio - DESP

Versin 1.2.2014

Programa de Actualizacin en Didctica


Modalidad virtual
2014

Directora de Educacin Superior Pedaggica


Maguia Ugarte, Paula
Coordinadora de planeamiento, monitoreo y evaluacin
Zagal Heredia, Mara Clelia
Coordinadora Pedaggica
Ramrez Arce, Elliana
Especialistas SIG
Canales Cervantes, Sandino
Castro Loyola, Jos
Segovia Escobar, Edson

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

Versiones del documento

VERSIN

FECHA

DESCRIPCIN

AUTOR

1.1.2014

01/09/2014

Autoinstructivo del SIG para el usuario IF Programa de Actualizacin en Didctica 2014.

Equipo SIG

1.2.2014

06/10/2014

Modificacin en el registro de horarios (cronogramas de actividades). Ver pginas: 24 y 25.


Se agreg el procedimiento de registro del cumplimiento de actividades y notas por parte
de los tutores.

Equipo SIG

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

Contenido
I.

Presentacin

II.

Ingreso al Sistema

Portal SIG

III.

Descripcin del Sistema

IV.

Flujo del proceso de registro

V.

Responsabilidades por rol

Equipo administrativo
5.1.

Creacin de usuarios

5.2.

Equipo institucional

5.3.

Registrar aulas

5.4.

Asociar tutores al mdulo

5.5.

Registrar secciones

5.6.

Matricular participantes
5.6.1. Retirar participantes
5.6.2. Confirmar secciones

VI.

5.7.

Registrar horarios

5.8.

Actualizar datos

Equipo de tutores
5.9.

Registrar el cumplimiento de actividades

5.10.

Registrar notas

Asistencia tcnica

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

I. Presentacin
El Sistema Integrado de Gestin (SIG) se trata de un

Informacin administrativa
Equipo institucional, aulas virtuales, secciones, cronogramas de
actividades (horarios), matrcula, cumplimiento de actividades, notas...

software de apoyo para la gestin y seguimiento


del programa de Actualizacin en Didctica que

SIG

ejecutan las Instituciones Formadoras en convenio


con el Ministerio de Educacin a travs de la
Direccin de Educacin Superior Pedaggica
(DESP).

IF

Informacin pedaggica

El SIG, bajo una administracin descentralizada,

Minedu

Actividades y materiales pedaggicos

permite el registro y procesamiento de


informacin de la ejecucin de los programas de
actualizacin generando en tiempo real una base
de datos de los docentes atendidos, mbitos de
intervencin, instituciones formadoras, equipo de
profesionales y materiales pedaggicos, a partir de
las que se generan listados y reportes que
contribuyen al seguimiento y la toma de

Equipo
institucional

Coordinador general
Coordinador pedaggico
Coordinador de tutores
Tutor
Dinamizador de comunidad virtual
Administrador de plataforma
Asistente soporte tcnico
Responsable administrativo
Asistente administrativo

Al ser una herramienta


para el seguimiento de
la ejecucin de los
programas es
necesario mantenerlo
actualizado
permanentemente.

decisiones.

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II. Ingreso al Sistema


Se sugiere trabajar con
Internet Explorer

www.minedu.gob.pe

Intranet Minedu

Portal SIG

Sistema Integrado de Gestin


http://sistemas06.minedu.gob.pe/pronafcap

Ingrese a la pgina
web del Ministerio
de Educacin y
acceda al portafolio
de Sistemas del
Minedu a travs del
botn Intranet

Seleccione el botn
Sistema Integrado
para acceder al
Portal del SIG

Desde el portal
acceda al SIG a
travs del botn
correspondiente.

Ingrese con su
respectivo usuario y
contrasea. Estas
son proporcionadas
por la coordinacin
de su institucin.

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

En el Portal del SIG, adems de poder


acceder al Sistema Integrado de
Gestin, encontrar autoinstructivos,
videotutoriales, contactos de soporte,
asesoramiento y estadsticas.

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

Al llegar al Sistema
Integrado de Gestin se
le mostrar una pantalla
inicial con una ventana
de identificacin donde
usted deber ingresar su
usuario y contrasea.

Los usuarios y contraseas son


generados y proporcionados por la
coordinacin de la IF.

Despus de
escribir su usuario
y contrasea haga
clic en el botn
Inicio de sesin

Al ingresar por primera vez, el Sistema podra solicitarle que cambie su contrasea,
es recomendable que lo haga por una nueva, segura y confidencial.

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III. Descripcin del Sistema


Interfaz:
Al ingresar al Sistema con su respectivo usuario y contrasea, usted ver la siguiente interfaz:

Zona de
identificacin

Men de opciones
Estas opciones se muestran de acuerdo al rol y responsabilidades
de cada integrante del equipo institucional.

Opcin: Herramientas

Antes de iniciar, asegrese que el bloqueador de


elementos emergentes del navegador que est
empleando, est desactivado.
Algunas opciones de Sistema emplean subventanas para
el registro de informacin, y de no desactivar la opcin
indicada estas podran no mostrarse.

> Bloqueador de elementos emergentes


> Desactivar el bloqueado de elementos emergentes

Opcin: Herramientas
> Opciones
> Contenido > Desmarcar Bloquear ventanas emergentes

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Principales botones:
Los siguientes botones se encuentran en las diferentes opciones del Sistema y son los que deber emplear de forma
recurrente para el registro de informacin

Permite iniciar el
proceso de registro
especfico, por
ejemplo, de una
aula, horarios,
matrcula de
participantes.

Guarda la
informacin durante
el proceso de
registro.

Permite exportar los


registros realizados
a diferentes
formatos (.xls, .pdf,
.csv ) y facilitar su
impresin.

Permite salir del


proceso de registro
y de una
determinada pgina
correspondiente a
alguna opcin.

Procedimientos recurrentes:
Al ingresar a alguna opcin del Sistema, primero debe seleccionar el periodo (ao) al que corresponde el programa y,
luego, hacer clic sobre Red Programa en el que labora, de esta forma activa el subtem donde registrar informacin.

De esta forma usted le dice al Sistema en qu RED - Programa registrar informacin.

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IV. Flujo del proceso de registro

La coordinacin

Asocia usuarios a la
red - programa en el
que laboran
DESP entrega
usuario de
administrador a la IF

Registra cronograma de
actividades virtuales

La IF crea usuario al
coordinador pedaggico,
asistente y dems integrantes
del equipo administrativo

Matricula
participantes por
seccin

Registra al equipo
institucional

Registra secciones
(grupos) por tutor mdulo

Crea usuarios al
equipo de tutores y
dems integrantes del
equipo

Asocia tutores
con el mdulo a
cargo
Registra aulas virtuales

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IV. Flujo del proceso de registro

El tutor

Registra las actividades


formativas

Registra el cumplimiento
de actividades de los
participantes

Registra las notas por


mdulo de los
participantes

Genera reportes de la
informacin registrada

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V. Responsabilidades por rol

Roles
Coordinador General

Acciones a realizar en el SIG

Opciones

Crear usuarios
Realizar seguimiento y control de lo registrado
por la coordinacin

Administracin de usuarios
Establecer usuarios por subtem
Reportes

Registrar a todo el equipo institucional


Registrar aulas virtuales
Asociar tutores a los mdulos
Registrar las secciones / grupos
Matricular participantes
Registrar los cronogramas de por cada actividad
Mantener actualizado los datos del docente

Equipo institucional
Registro de aulas
Asignar especialista a curso
Registro de secciones
Matrcula de participantes
Registro de horarios
Actualizacin de datos

Tutor

Registro de asistencias

Coordinador de tutores

Mantener actualizado el registro del


cumplimiento de actividades virtuales
Registrar las notas

Registro de notas

Coordinador pedaggico
Dinamizador de comunidad virtual
Administrador plataforma
Asistente soporte tcnico
Responsable administrativo
Asistente administrativo

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Equipo administrativo

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

5.1 . Creacin de usuarios


Inicie creando usuarios a los coordinadores pedaggicos, asistentes administrativos y dems integrantes del equipo administrativo de
todos los subtem. Luego contine con los tutores.
Esto solo se puede hacer con el usuario de administrador proporcionado por la DESP al coordinador general del programa en la
institucin formadora (IF).
Secuencia:
SIG > Men Seguridad > Opcin Administracin de usuarios

La creacin de usuarios consta de 2 partes:


1. Creacin de usuarios en la IF.
2. Asociacin de los usuarios al subtem (Red-programa) en el que laboran.

Clic el usuario para


editar

Ingrese a la opcin
Administracin de
usuarios

Clic sobre la X para


eliminar el usuario

Clic en el botn
Agregar

Complete el formulario
con los datos del
nuevo usuario.

Si al ingresar observa que ya existen


usuarios, no los modifique ni borre, ya
que son usuarios de otros programas
que la institucin ejecut o viene
ejecutando de forma paralela.
Grabe el nuevo usuario

5
4

En rol, seleccione solo el que corresponde


segn su programa.
En estado deber seleccionar activo.
Cuando el usuario deje de laborar o
termine el periodo de ejecucin lo debe
inactivar.

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5.1. Creacin de usuarios


Despus de haber creado los usuarios, deber asignar a cada uno de ellos al subtem en el que labora.

Ingrese a la opcin
Establecer usuarios
por subtem

Seleccione el tem y
subtem en el que
asignar usuarios

Seleccione
el periodo

Realice la bsqueda de los


usuarios correspondientes al
subtem seleccionado

Clic en el botn
Agregar
Si un usuario labora en ms de un subtem, por ejemplo el
coordinador pedaggico de secundaria, entonces deber
asociar su mismo usuario a los 3 subtem.

Seleccione a
los usuarios
que agregar

Si es coordinador pedaggico o
asistente, marque la casilla de
Control Total y grabe, si es

Vuelva a la
parte superior y
clic en el botn

tutor clic en el botn


contine con el paso 9.
Solo podr asociar tutores si primero
los ha registrado en la opcin Equipo
Institucional.

Clic sobre el nombre


del tutor

10
Clic en Asociar

Grabe

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5.2. Equipo institucional


Despus de haber creado los usuarios a los coordinadores pedaggicos y asistentes administrativos, estos debern registrar a todos
los integrantes del equipo institucional:
Tipo de equipo

Cargo

Directivo

Coordinador general
Coordinador pedaggico

Especialista

(53) Coordinador de tutores


(21) Tutor (MaD)
(55) Dinamizador de comunidad virtual
(5) Administrador plataforma

Apoyo

Responsable administrativo
Asistente administrativo
Asistente de soporte

Secuencia:
SIG > Men Matrcula y Asistencia > Opcin Equipo Institucional

3
Complete el
formulario con
los datos del
integrante.

1
Ingrese a la opcin
Equipo institucional

Seleccione el periodo
y subtem, clic en el
botn Agregar

No

Graba?

Clic en el botn
Grabar

Si a continuacin se muestra el siguiente mensaje no es porque necesariamente


est registrado en su subtem, sino porque puede estar en algn otro anterior y
por lo tanto forma parte de la base de datos del Sistema; entonces no deber
registrarlo como nuevo, sino buscarlo a travs del botn Buscar Participante
Registrado.

Contine
registrando a
los dems.

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

5.2. Equipo institucional

Clic en el botn
Buscar Participante
Registrado

5
Desmarque la
casilla para
buscar a un
integrante ya
registrado

7
Realice la bsqueda de
la integrante del equipo
que desea registrar.
De preferencia, emplee
el nmero de DNI.

10

Grabe

Seleccione resultado de la bsqueda. Los


datos del integrante se cargarn en el
formulario inicial.

Despus de registrar en esta opcin a todos los tutores podrn


asociar sus respectivos usuarios en la opcin: Establecer
Usuarios por Subtem.

Actualice el cargo y
sus datos personales

Puede editar el
registro grabado
haciendo clic sobre
el cdigo del mismo.

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5.3. Registrar aulas


En esta opcin debe registrar aulas virtuales. Las aulas virtuales son aquellas en las que se ejecutan los foros, las tareas, entre otras y
donde los participantes encuentran los materiales de lectura.
Secuencia
SIG > Men Matrcula y Asistencia > Opcin Registro de aulas

Ingrese a la opcin
Registro de aulas,
seleccione el periodo
y subtem

Clic en el botn
Agregar
Modelo para el registro
de un aula virtual
Grabe

3
Complete el
formulario

El nombre del aula debe coincidir con el nombre


asignado en la plataforma virtual.

Puede editar el
registro grabado
haciendo clic sobre
el cdigo del aula

URL del aula


virtual
Registros grabados:
Solo en el caso
del CIAC
deber
registrar una
sola aula.

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5.4. Asociar tutor al mdulo


A travs de esta opcin debe realizar la asociacin entre los tutores y el mdulo (incluir induccin digital) que tienen a cargo. Debe repetir este
procedimiento con cada uno de los mdulos que conforma el curso de actualizacin.
Secuencia
SIG > Men Matrcula y Asistencia > Opcin Asignar especialista a curso
aulas

Ingrese a la opcin
Asignar especialista a
curso, seleccione el
periodo y subtem

En Componente, seleccione el
mdulo, en tipo de grupo, ninguno
y en rea, el mdulo especfico.

Grabe

Clic en el botn
Agregar

Clic en el botn
para
buscar al tutore a asignar.
Seleccione el tutor haciendo
clic sobre su nombre

Inicie asignando
tutores al curso de
Induccin digital y
contine con el
mdulo especfico
Debe repetir este
procedimiento al
iniciar cada mdulo.

Ejemplos de registros grabados:

3
2
1

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

5.5. Registrar secciones


Diferencia entre aulas y secciones.
Es muy frecuente emplear de manera semejante estos trminos, sin embargo para el programa y para el Sistema Integrado de Gestin es
necesario distinguirlas ya que implican gestiones distintas.

Aula : Espacio fsico o virtual en el que se desarrollan las clases presenciales y/o a distancia.
Seccin : Agrupacin de participantes a cargo de un tutor. En las secciones se matriculan a los participantes.
Las secciones, al ser agrupaciones, se registran por tutor y por curso o mdulo especfico. Por ejemplo, debe registrar por cada
tutor las secciones de Induccin digital y luego las secciones del mdulo I.

Los dems mdulos se habilitarn antes del inicio de los mismos para los cuales solo crear secciones para el mdulo correspondiente.
educativa.

Ingrese a la opcin Registrar secciones,


seleccione el periodo y subtem

Clic en el botn
Agregar

En Componente, seleccione el
mdulo, en tipo de grupo, ninguno
y en rea, el mdulo especfico.

Clic en el botn
para buscar al tutor a
asignar. Seleccione el tutor haciendo clic
sobre su nombre

Grabe

Escribir el nombre de la seccin.


Incluir las iniciales del curso o
mdulo especfico y la sede a la
que corresponde.

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

5.5. Registrar secciones


Adems del curso de mdulo I, durante el inicio del programa deber crear secciones para la Induccin Digital por cada programa dentro de su
red.
Secuencia
SIG > Men Matrcula y Asistencia > Opcin Registro de secciones
especialista a curso aulas
Ejemplo de seccin de Induccin Digital

Ejemplo de seccin del Mdulo I

Puede editar el registro grabado


haciendo clic sobre el cdigo de la
seccin (Id Sec.)

Secciones registradas

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

5.6. Matrcular participantes


En el Sistema, un participante matriculado es aquel que se encuentra, por lo menos, en una seccin.

Ingrese a la opcin
Matrcula de
participantes, seleccione
el periodo y subtem

Seleccione la seccin
donde desea matricular
haciendo clic sobre ella.

Clic en el botn
Agregar

Emerger la siguiente ventana donde deber


seleccionar a los participantes que desea
matricular en la seccin seleccionada.

Marque las casillas de


los participantes que
desea matricular en la
seccin. Luego, haga
clic en el botn:
Recuerde que debe
realizar la matrcula de
participantes en cada
seccin creada, es decir,
un participante debe
estar matriculado en una
seccin de Induccin
digital y una seccin del
mdulo I

Participantes
matriculados

Sistema Integrado de Gestin - DESP | Programas de Actualizacin 2014

Eliminar participante de seccin

5.6.1. Retirar de participantes


1. Busque y seleccione con un clic la seccin de donde desea eliminar al participante.
Esta debe estar No confirmada.

Antes de retirar a un participante tenga en


cuenta la diferencia entre eliminar y retirar a
un participante. Ambos casos se realiza
desde la opcin Matrcula de participantes.
El primero, aplica cuando por error se
matricul a un participante en una o varias
secciones que no le corresponde. El
segundo, aplica cuando el participante es
parte de la meta de atencin y est
matriculado correctamente, pero dej de
participar del programa. En este caso, al
retirarlo es necesario precisar la fecha y el
motivo de retiro.
Despus de retirar un participante ya no
podr matricularlo en ninguna seccin.

2. Busque en la seccin y elimine al participante haciendo clic sobre el botn

Retirar participante
1. Busque y seleccione una seccin donde se encuentre matriculado el participante a
retirar. Esta debe estar Confirmada.

2. Busque en la seccin al participante que desea retirar y haga clic sobre el botn

Antes de retirar un participante es


necesario registrar la informacin que le
corresponde, como asistencias, visitas y
notas, si las tuviera.
Un participante retirado contina siendo parte de la meto pero
en estado retirado, por lo tanto contina mostrndose en todas
las secciones donde estuvo matriculado.
Al retirar un participante, se retira de todas las secciones por lo
tanto no es necesario hacerlo de cada seccin.

3. Emerger la siguiente
ventana:
Seleccione un motivo de
retiro, escriba la fecha y
agregue alguna observacin
de ser el caso.
Finalmente, grabe.

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5.6.2. Confirmar secciones

Una vez que haya terminado de


matricular a todos los participantes en
sus respectivas secciones estas debern
ser confirmadas.

Ingrese a la opcin
Registro de secciones y
seleccione el periodo y
subtem

Seleccione la seccin o las


secciones que desea
confirmar. Marque las
casillas correspondientes

Una seccin confirmada no permitir que


matriculen ms docentes en ella, pero
permitir que pueda retirar docentes
participantes. (Ntese que dice retirar, no
eliminar).
La confirmacin de secciones se realiza
desde la opcin Registro de Secciones.

Clic en el botn

Para desconfirmar la
seccin deber solicitarlo
al especialista DESP
responsable del subtem.

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5.7. Registrar horarios (Cronograma de actividades)


Debe registrar el cronograma de actividades del
mdulo por cada seccin.
En el caso de las actividades a distancia solo
debe especificar la fecha y el nmero de horas
al que equivale el cumplimiento de la actividad.

Secuencia
SIG > Men Matrcula y Asistencia > Opcin Registro de horarios
especialista a curso aulas

Ejemplo referencial de actividades a registrar para el mdulo I.


Los cronogramas de actividades se registran por seccin, es decir, un
horario por actividad.
Actividades

Tipo

Horas

Primer taller virtual de apertura

Distancia

Foro de reflexin

Distancia

Foro de redaccin

Distancia

Propuesta pedaggica 1 (foro)

Distancia

Foro de reflexin

Distancia

Foro colaborativo (webquest)

Distancia

Propuesta pedaggica 2 (foro)

Distancia

Foro de reflexin

Distancia

Redaccin colaborativa en Wikispaces (tarea)

Distancia

12

Segundo taller virtual de retroalimentacin: Sntesis y


orientaciones para la elaboracin de la ND

Distancia

Presentacin de las PP1 y 2, versiones finales (tarea)

Distancia

11

Elaboracin de una ND en Wikispaces (tarea)

Distancia

11

Tercer taller virtual de retroalimentacin

Distancia

Entrega final de la ND (tarea)

Distancia

12

Autoevaluacin (encuesta)

Distancia

Cuarto taller virtual de cierre

Distancia

Total horas

100

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5.7. Registrar horarios (Cronograma de actividades)

Ingrese a la opcin
Registro horarios,
seleccione el periodo
y subtem

Seleccione una seccin.


Previamente deber especificar el
mdulo al que corresponde
(Componente / Tipo de Grupo / rea)

Clic en el botn
Agregar
Para las actividades virtuales, en
fecha, especifique la fecha de
inicio y trmino del mdulo para
todos los registros.

Seleccione el aula
virtual

6
Para las actividades a distancia
indique el nmero de horas
asignada por actividad.

Complete el
formulario

Finalmente,
grabe.

De igual manera,
contine
registrando los
horarios de las
dems actividades

Clic en el botn
para buscar el aula en el que
se ejecutar la actividad de este horario.

* MaD: Modalidad a Distancia

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5.7. Registrar horarios (Cronograma de actividades)

Por cada seccin o grupo registre el cronograma de actividades virtuales como en el siguiente ejemplo del mdulo I.
Recuerde que un tutor podra tener ms de un grupos a cargo, por lo tanto ms de una seccin.

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5.8. Actualizacin de datos


Realice la actualizacin de datos personales y laborales de los participantes a travs de esta opcin.

Ingrese a la opcin
Actualizacin de
datos y seleccione el
periodo (ao).

Busque un
participante con su
nmero de DNI o
apellidos

Busque un
participante haciendo
clic en el botn

4
8

Seleccione el participante
haciendo clic sobre l.

Seleccione la IE haciendo
clic sobre ella y grabe.

5
Complete o corrija
los datos necesarios.

Busque la IE de preferencia
con el cdigo modular
Si desea
Actualizar Institucin Educativa
Clic en el botn

de Cdigo
Modular IE

6
1

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Equipo de tutores

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5.9. Registrar el cumplimiento de actividades


Cada tutor debe registrar el cumplimiento de actividades de las secciones/grupos a su cargo: Induccin digital y Mdulo I.

Ingrese a la opcin
Registro de asistencias.

Seleccione el periodo y
red - programa a su
cargo haciendo clic sobre
l.

Seleccione el
componente, Tipo
grupo (Ninguno), rea
(mdulo especfico) y la
seccin a su cargo.

1
3

Clic en el botn Agregar

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5.9. Registrar el cumplimiento de actividades

Complete los datos del formulario empleando el botn


en los campos correspondientes.

Seleccione un horario

Seleccione el nivel
horario

6
7

Debe existir
relacin entre el
cronograma y
las actividades

Marque Actividades

8
Seleccione la actividad
correspondiente al cronograma

9
Seleccione el nombre del formador

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5.9. Registrar el cumplimiento de actividades


Clic en el botn Registrar
Asistencias

10

11
Marque
Asisti
(cumpli) y
minutos.

S marca estas
casillas
automticamen
te se
completarn las
casillas de los
participantes.
De ser el caso,
podra
desmarcar en el
caso de que no
les
corresponda.

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5.9. Registrar el cumplimiento de actividades


Reporte de cumplimiento de actividades.

1
Clic aqu

Clic en el botn
View Report

Puede exportar el
reporte a otro formato,
por ejemplo a excel o
pdf.
1. Seleccione un
formato
2.- clic en Export

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5.10. Registrar notas

Cada formador debe registrar las notas de sus participantes por mdulo.

Ingrese a la opcin
Registro de notas.

Seleccione el periodo y
red programa a su
cargo y en el que
registrar las notas.

Seleccione el
componente, Tipo
grupo (Ninguno), rea
(mdulo especfico) y la
seccin a su cargo.

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5.10. Registrar notas

Clic sobre el botn Modificar para activar


las casillas donde registrar las notas

Despus de registrar las notas, haga el


botn Grabar para guardar los cambios.

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VI. Asistencia tcnica

Telfono:
615 5800 anexo 21192
Contactos:
Jos Castro
Sandino Canales
Edson Segovia

jcastrol@minedu.gob.pe
scanales@minedu.gob.pe
esegovia@minedu.gob.pe

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