Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior

Universidad Fermn Toro.
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Escuela de Relaciones Industriales.
SAIA B

Ctedra: Redaccin de Informes Tcnicos

Tema: Las cartas como medio de comunicacin escrita. Las cartas: estilos,
tipos, redaccin, ortografa y archivo.

Alumnos: T.S.U. Raiza Sansonetti

T.S.U. Mercedes Barrios 18.955.731
T.S.U. Dexi Tern
T.S.U. Andrea Granada 20.327.194
T.S.U. Jhoanathan Rivero 13.033.391
Profesor SAIA: Lcda. Marbella Marcano Ramrez.

Puerto La Cruz, Estado Anzotegui, 07 de Enero de 2015.

INTRODUCCIN

La comunicacin escrita es hoy da, el ms monstruoso tipo de

comunicacin. La sustitucin de las reuniones de amigos y las llamadas
telefnicas por los chats de mensajera instantnea y correos electrnicos,
han tenido gran influencia en este campo. As mismo, en el mbito
organizacional, en cuanto a las rdenes, servicios, y comunicaciones, son
emitidas generalmente de forma escrita, debido a que esta, dota de
formalidad y de seguridad a todos los procesos que se llevan a cabo en las
empresas, al darles respaldo y permanecer a lo largo del tiempo. Es muy
importante resaltar esto, porque el principal medio de comunicacin escrita,
adems de las modernas redes sociales, son las cartas.
Las cartas, como los correos electrnicos (su versin electrnica y
evolucionada), son los principales medios de comunicacin escrita. Estn
presentes en nuestro da a da como tal, tanto laboral como cotidianamente.
Sin embargo, las cartas difieren segn su objetivo y redaccin. Otro aspecto
muy importante a tomar en cuenta es la ortografa, que permite la verificacin
y rpida captacin del mensaje.
En el mbito organizacional, las cartas, representan segn lo dicho
anteriormente, el respaldo de los procesos ejecutados y la informacin
desarrollada. Es por eso, que deben ser organizadas, clasificadas, y
almacenadas segn asunto, relevancia, prioridad y antigedad.
En el presente taller, observaremos los principales aspectos de las
cartas como medio de comunicacin escrita, as como sus tipos,
componentes estructurales y mecanismos, elementos e instrumentos de
resguardo, como lo son los archivos.

LA CARTA

Las cartas son medios de comunicacin escritos por un emisor, y

enviados a un receptor o destinatario. La carta presenta textos diferentes
para cada ocasin, ya que el mensaje es siempre distinto. Es por ello que
slo en parte puede considerarse texto netamente expositivo.
Entonces, una carta es un tipo de comunicacin escrita, generalmente,
entre dos personas (un emisor o remitente, y un receptor o destinatario), que
ha presentado significativas variaciones a lo largo del tiempo. Sin embargo,
la estructura de su escritura no ha variado de manera notable, aunque s lo
han hecho sus soportes y modos de envo. Las normas para redactar cartas
regularmente son aplicables a la redaccin de correos electrnicos, dado que
representan una versin ms moderna de las mismas debido a los avances
tecnolgicos.

Importancia de la Carta

Su importancia radica en que el mensaje contenido en ella es perdurable en

el tiempo. Otra relevancia, es que permite establecer comunicacin entre dos
personas independientemente de la distancia geogrfica. Adems posibilita
transmitir cualquier tipo de informacin, bien sea de tipo personal, de
negocios, comercial, entre otros.

Partes y Estructura de una Carta

La

estructura

de

una

carta,

se

compone

de

tres

esenciales: presentacin o introduccin, cuerpo o desarrollo,

partes

y final o

despedida. En la presentacin debe constar fecha, lugar desde donde se

escribe, el nombre y cargo o funcin del destinatario y el primer prrafo del
cuerpo del texto estar destinado a que el remitente se presente, anunciando
su nombre, funcin social o actividad que desempea (lo que l crea que lo
caracteriza de manera ms clara) y el objetivo breve de por qu le escribe al
destinatario.
En el cuerpo, se explayar sobre diferentes aspectos de su
comunicacin. Este, deber presentar cules son los objetivos de su
proyecto, actividades que realizarn, el por qu es necesario contar con
ayuda estatal, cifras o montos que necesitarn y para qu se utilizarn. Para
esto puede valerse de estadsticas, porcentajes o resultados de estudios que
hayan realizado previamente.
Por ltimo, se despedir del destinatario, colocando al final su nombre
y su nmero de cdula de identidad (en general, tambin se firman o sellan).
Esta estructura, puede variar si la relacin entre remitente/destinatario
es menos formal, como las cartas que pueden escribirse dos hermanos que
viven en pases diferentes o amigos que se encuentran separados
ocasionalmente por una estancia de estudio o viaje turstico.

Caractersticas y cualidades de las Cartas

Tomando como referencia al autor Gastn Fernndez de la Torriente

la comunicacin por carta constituye uno de los gneros literarios ms
antiguos, cuyos elementos esenciales no han variado apenas a travs de la
historia. (1990). Esta continuidad se desarrolla por la necesidad de suplir la
comunicacin oral mediante una frmula simple que permita mantener la
relacin con personas fsicamente alejadas a quien escribe. La carta es el

medio ms idneo para comunicar un mensaje a quien no puede escuchar

nuestra voz.
Cuando por razones de tiempo, distancia o preferencia no podemos
compartir la vida de nuestros familiares o visitar a nuestros amigos, es usual
recurrir a la carta como medio de comunicacin. Las cartas nos ayudan a dar
a conocer lo que pensamos, sentimos o estamos haciendo; y a ofrecer o
solicitar atenciones y favores, creando as nuevos vnculos amistosos o
fortaleciendo los ya existentes.
Como caractersticas esenciales de una carta, podemos anotar las
siguientes:
Es un medio rpido, econmico y directo

Es un mensaje eminentemente personal

Es una respuesta concreta a una situacin

Es un sustituto del dilogo

Emplea frases cortas.

Utiliza un vocabulario claro y corts.

Usa oraciones ordenas cronolgica y ordenadamente.

Estilos y Tono de las Cartas

El estilo de la carta en general es el coloquial, capaz de reproducir los

efectos de una conversacin normal y en cierto modo de sustituirla. Como
una carta es una respuesta personal a una situacin, y las situaciones son
muy variadas porque cada persona tiene una particular manera de ser y de

relacionarse, cada emisor tiene tambin una particular manera de

expresarse. Cuando escribimos no podemos ayudarnos con gestos, con la
inflexin de la voz y con las diversas expresiones del rostro y de la persona
que dan ms vigor a nuestras palabras; por eso la carta debe de ser clara,
expresiva y resumida.

Es muy importante el tono que en cada caso se debe adoptar. En esto

juega un papel importante la imaginacin del que escribe. Cuanto mejor se
imagine el conjunto de la situacin, el tipo de relacin que la carta establece
o mantiene, las reacciones posibles del destinatario, sus deseos y temores,
etc., mejor corresponder el tono a la situacin concreta con la que uno se
enfrenta. En ltimo trmino, el tono est en funcin del destinatario, de la
circunstancia concreta en que dicho destinatario se encuentra y del carcter
de la relacin que hasta el momento se ha mantenido con l. No es lo mismo
escribir a un viejo amigo que al gerente de una empresa con el cual nos
vincula un simple lazo profesional.
Elementos formales
La prctica ha ido estableciendo varios elementos externo-formales
bsicos en el gnero epistolar, como los siguientes:

Lugar y fecha

Nombre y direccin del destinatario

Salutacin

Introduccin

Desarrollo del tema

Despedida

Firma

Estilos de Redaccin
Segn la RAE (Real Academia Espaola) se entiende por estilo de
redaccin como la manera de escribir o de hablar peculiar de un escritor o
de un orador. El estilo hace que el documento sea nico y caracterstico de
cada persona que lo escribe.
Por otra parte, es impreciso determinar una clasificacin entre los
estilos de redaccin. Este depender de entre quienes se lleve a cabo el
proceso comunicativo, cul es el fin del escrito, y por supuesto, los
elementos caractersticos que cada emisor o escritor considere pertinente
aadir a su instrumento comunicativo. En funcin de esto, entonces, se
hablan de tres aspectos fundamentales que determinan el estilo de
redaccin:

Su forma de ser, estado de nimo o contexto que le rodea.

De su experiencia.

De su visin del mundo.

Las normas de ortografa o sintaxis vienen impuestas, mientras que

el estilo es propio de la persona que redacta el documento. Hay que decir
que el estilo tambin puede hacer referencia a la forma en que se
estructuran los documentos, por lo que, muchas veces, viene impuesto.
Tipos de Cartas
Aunque cabra sealar tantas clases de cartas como situaciones las
requiera o la naturaleza de la comunicacin que se pretenda lo exija,
podemos dividirlas en dos clases esenciales: personales y comerciales. Las
comerciales a su vez, admiten una variada subdivisin.

a) La carta personal

Cuando la carta responde a una relacin de amistad personal, el

epistolar se convierte en el ms libre de los gneros y resulta
extraordinariamente difcil sealar normas concretas de etilo. Sin embargo, si
se pretende una comunicacin eficaz es necesario redactar el texto de
acuerdo con los factores que se han enunciado anteriormente.

Caractersticas

La carta personal es la que ms se parece a la conversacin, y esto

se consigue con un lenguaje sencillo y natural.

El lenguaje debe adems ser sincero y afectivo, conforme sea el grado

de amistad y de relacin que exista con el destinatario.

Ha de evitarse la complicacin de las frases y el encadenamiento en

uno mismo perodo de diversas ideas.
b) La carta comercial

Es el ms importante de todos los documentos escritos que diariamente

contribuyen a la buena marcha de posnegocios y al fortalecimiento de las
relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no slo
constituye el medio de comunicacin ms eficaz y el ms usado, sino que es
tambin una prolongacin de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio
hace llegar hasta los lugares ms remotos.
La correspondencia comercial tiene su propia personalidad, Su modo de
decir. El carcter predominante de esta personalidad es el mismo que
caracteriza el comercio, es decir, el sentido de lo til. Ha de cuidarse su

estilo, no slo par conseguir una perfecta comunicacin, sino tambin para
obtener una impresin favorable de la persona a la que va dirigida la carta.

Ventajas

Borra distancias, permitiendo la comunicacin con lugares alejados.

Tiende una especie de puente entre personas que a veces ni siquiera

se conocen.

A travs de ella, se crean o impulsan, se mejoran o se restauran las

operaciones

comerciales,

las

relaciones

administrativas

las

actividades profesionales.

Lo escrito tiene de ordinario ms valor comercial que lo expresado

oralmente por constituir un registro visible o prueba concreta que se
puede consultar en cualquier momento.

Cuando se escribe se dispone del tiempo necesario para pensar,

planear y organizar ideas; consultar diccionarios y fuentes; corregir,
resumir y concretar los diferentes puntos de vista

La carta comercial es para una empresa o agencia, un representante

o una embajadora con el propsito de crear buena impresin.

Objetivos

Establecer comunicacin con las personas o entidades que interesen

a una empresa o agencia

Mantener vivos e incrementar constantemente los negocios y el

prestigio de una empresa o agencia.

Fortalecer

las

profesionales.

relaciones

administrativas

las

actividades

Pretender slo ser eficaz, aunque sin olvidar que un estilo limpio
contribuye tambin a la eficacia.

Lograr en el destinatario una reaccin favorable dentro del mbito

mercantil.

Clases de cartas comerciales

Los tipos de carta comercial son muy numerosos, por lo mismo que son
tambin infinitos los casos que se plantean a diario en una empresa o
agencia y que tratan de tramitarse y solucionarse por medio de la
correspondencia. Su enumeracin por tanto es imposible. Con esta salvedad
intentamos clasificarlas de la manera siguiente:

1. Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen

tambin las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios,
instrucciones, informes, reservaciones, referencias, precios, catlogos,
entrevistas, cooperacin, etc.
2. Cartas de remisin o envo. Son las que se dirigen para acompaar
cheques,

giros,

documentos

comerciales,

panfletos,

boletines,

muestras o mercaderas. En dichas cartas se hace constar la remisin

de lo que se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par
que el destinatario sepa especficamente lo que ha de llegarle.
3. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes
se ha concedido crdito, el cumplimiento de su obligacin. Su
redaccin debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del
cliente.
4. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o
protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en

las transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y

administrativas, aunque traten de evitarse.
5. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a
comprar determinados artculos o servicios. Ejemplos de stas son las
que tienen como propsito anunciar un nuevo producto, asegurar a los
clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y
alcance de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de
abrir una cuenta corriente en determinado banco, etc.
6. Cartas de relaciones pblicas. Son cartas comerciales que tienen
carcter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones
entre los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muy
importantes porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el
recuerdo de todos, el nombre de la empresa o agencia y su presencia
en la comunidad. Las ms comunes son las de felicitacin, psame,
invitacin y agradecimiento.

Caractersticas de la Carta Comercial

1. Claridad: Una carta comercial es clara cuando es de fcil
comprensin, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la
mente del destinatario.
2. Concisin: Cada frase que escriba debe contener ideas claras y
precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no
deben usarse dos o tres palabras cuando stas puedan ser
reemplazadas por una.
3. Precisin: Entendemos por precisin utilizar cada palabra en su
sentido exacto.
4. Tono: El tono no es ms que la adaptacin de la expresin y del estilo
del asunto que motiva la carta. El calor humano no debe faltar nunca
en una carta comercial.

5. Correccin: Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier

error que pueda producir una impresin desfavorable en la mente del
destinatario.

LA ORTOGRAFA

La ortografa es el conjunto de normas que regulan la escritura. Forma

parte de la gramtica normativa ya que establece las reglas para el uso
correcto de las letras y los signos de puntuacin. Esta, nace a partir de una
convencin aceptada por una comunidad lingstica para conservar la unidad
de la lengua escrita. La institucin encargada de regular estas normas suele
conocerse como Academia de la Lengua.
Las reglas ortogrficas, en general, no tienen una relacin directa con
la comprensin del texto en cuestin. Por ejemplo: si una persona que
domina la lengua castellana lee una oracin que afirma Crese la expectatiba
de bida en todo el mundo, no tendr problemas para entender el enunciado.
Su escritura correcta, sin embargo, es Crece la expectativa de vida en todo
el mundo y de seguro transmite el mensaje de forma ms limpia y directa,
dado que evita al lector el proceso de correccin.

Importancia de la Ortografa

La importancia de la ortografa reside en s misma para la correcta

transmisin del lenguaje, puesto que permite que se cumplan cabalmente los
distintos niveles de verificacin, teniendo por un lado tres criterios principales:
Semntico, Pragmtico y por ltimo un criterio Sintctico, que nos permite
analizar propiamente al mensaje emitido, a saberse:

Semntico: Relativo puramente al significado del mensaje, siendo

generalmente relacionado a la correcta utilizacin del lenguaje.

Pragmtico: La respuesta que tiene el receptor del mensaje al recibir

el mismo, teniendo en cuenta la correcta utilizacin del Lenguaje,
su interpretacin y el contexto del mismo.

Sintctico: La utilizacin ordenada de las palabras dentro de un

mensaje, analizando la estructura del mismo y el modo en que se
combinan no solo las palabras, sino tambin los Signos de
Puntuacin, para poder dar un sentido unvoco y no se libre a varias
interpretaciones.

En este ltimo criterio es que encontramos enmarcado el concepto de

Ortografa, ya que es justamente las Convenciones y Reglamentos que se
han fijado arbitrariamente para un sistema de escritura perteneciente a un
lenguaje determinado, por lo que es comnmente conocidas estas reglas
como Normas Ortogrficas.

REDACCIN

La

palabra redaccin proviene

del

trmino

latino redacto y

hace

referencia a la accin y efecto de redactar (poner por escrito algo sucedido,

acordado o pensado con anterioridad).
La redaccin requiere de coherencia y cohesin textual. Dado que el
orden de las palabras dentro de una oracin puede modificar la intencin del
autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que
desea trasladar al papel o a la computadora.
Al momento de escribir existen una gran diversidad de estilos, formas, y
lenguajes. Cada tipo de redaccin, simplemente, debe ir acorde lo que el

escritor desea expresar. Actualmente, existen cinco grandes tipos de

redaccin para escoger y redactar lo que se desea comunicar. Ellos son la
redaccin acadmica, literaria, periodstica, administrativa y tcnica.
Tipos de Redaccin
1. Redaccin acadmica
La redaccin acadmica es aquella cuyos textos se caracterizan por
describir una informacin en forma sistemtica y lgica. Es propia del
ambiente cientfico y universitario.
Ejemplos frecuentes de redacciones acadmicas son las monografas,
las tesis, entre otros.
Los temas que pueden tratar una redaccin de este estilo es tan
amplio como la variedad de las ciencias existentes.
Es decir, pueden escribirse trabajos acadmicos que caigan bajo el
mbito de la sociologa, la psicologa, trabajos que investiguen algn
fenmeno o producto tecnolgico, etc.
En este tipo de redaccin es muy importante el uso de determinadas
reglas de escritura. Un ejemplo sera cuando deseamos escribir una
monografa sobre un tema especfico.
En primer lugar, nos toca investigar sobre dicho tema y al momento de
redactar debemos tener un cuenta la clsica estructura de introduccin,
desarrollo del contenido, la bibliografa utilizada para la elaboracin del
trabajo y finalmente, la conclusin.
Todo ello con el objetivo de que la monografa refleje un trabajo de
investigacin con la informacin desarrollada en forma ordenada y
coherente.

2. Redaccin literaria
La redaccin literaria es la que tiene por finalidad la expresin artstica
a travs del lenguaje escrito. Una obra literaria, como por ejemplo, una
poema, puede expresar un sinnmero de sentimientos, emociones o ideas
del escritor.
Ejemplos de textos literarios lo encontramos en ciertos tipos de
ensayos, en los cuentos, en las novelas, poemas, etc. Tambin pertenecen a
la redaccin literaria los escritos de no ficcin como las memorias, la
autobiografa, entre otros.
La redaccin literaria se caracteriza por dar el escritor una completa
libertad al momento de escribir.
Depender del autor de una determinada obra literaria qu es lo que
desea transmitir. Habr ocasiones en que dicho escritor desee simplemente
manifestar

su

pensamiento

acerca

de

un

tema

determinado.

En ese caso, lo ms probable es que quiera expresar sus ideas a travs de

un ensayo ya que se trata de un genero literario muy utilizado por los
escritores para expresar sus ideas de una forma libre y personal.
3. Redaccin periodstica
La redaccin periodstica, (llamado tambin genero periodstico) es la
utilizada en los medios de comunicacin escritos. Los textos periodsticos se
caracterizan fundamentalmente por relatar noticias o sucesos actuales o bien
por manifestar una opinin tales hechos.
Ejemplos comunes de este tipo de redaccin lo encontramos en
las crnicas periodsticas, en los artculos puramente informativos de un
peridico, en los artculos de opinin de un columnista, etc. Cabe destacar
que los textos periodsticos han cobrado hoy una gran importancia y difusin
gracias a Internet. Esto ha posibilitado, entre otras cosas, el enriquecimiento
de la redaccin junto a su masiva difusin a travs de las redes.

Gracias a las herramientas informticas, el periodista hoy da tiene la

posibilidad, por dar un ejemplo, de introducir enlaces tiles en su artculo.
Un caso comn sera un articulo que informe acerca de un determinado
evento artstico puede contener en un enlace a un vdeo de dicho evento.

4. Redaccin formal o administrativa

La redaccin formal o administrativa es aquella empleada en los
documentos, notas de diversa ndole, currculos, y otros escritos de uso
frecuente

en

los

lugares

de

trabajo

otros

mbitos

similares.

Los escritos administrativos suelen poseer un formato de redaccin

determinado debido a su carcter formal. En ellos el redactor debe
abstenerse

de

expresarse

en

un

lenguaje

personal.

El otro aspecto importante es la estructura. Si deseamos redactar, por

ejemplo, un memorando, es importante conocer la forma y la ubicacin
correcta de los datos del destinatario, el saludo correspondiente, el lenguaje
a

utilizar

en

el

documento,

el

tema

del

cual

se

hablar,

etc.

Ejemplos de comunes de redaccin administrativa son: el memorando, las

circulares, una nota de agradecimiento, notas de renuncia, una carta de
invitacin, etc.
5. Redaccin tcnica
La redaccin tcnica hace referencia a los escritos propios de una
determinada ciencia o disciplina.
Los textos de este tipo de redaccin se caracterizan por poseer un
lenguaje y una estructura de redaccin exclusiva del mbito cientfico al cual
pertenecen.
En la mayora de los casos, es difcil que una persona que no tiene un
mnimo de experiencia o conocimiento alguno de la ciencia o mbito a que
pertenece el documento redacto con el lenguaje tcnico, pueda llegar a

comprender

en

forma

integra

lo

escrito

en

dicho

documento.

Por ejemplo, un escrito jurdico redactado por un juez o por un abogado

estar redactado en un lenguaje relacionado al mbito del derecho.
Es por ello que los textos redaccin en este lenguaje tcnico solo
pueden ser comprendidos cabalmente por aquellas personas que tienen un
conocimiento acerca de dichas disciplinas o ciencias.
Otros ejemplos de redaccin tcnica son: los informes de balances
contables de una empresa, memorias administrativas, entre otros.

SANGRA

En tipografa, sangra es la introduccin de varios caracteres (espacios)

en blanco al comienzo de una lnea. Se emplea en textos alineados a la
izquierda (con bandera a la derecha, segn la jerga tipogrfica), que es lo
general para escritos en prosa. La sangra se manifiesta como una
hendidura: desde la segunda lnea del texto se comienza a la izquierda a
la misma altura, de forma alineada. La que incorpora sangra lo hace de una
a dos plicas o tres a cinco pitos (por lo general) ms a la derecha en espaol.
Hay dos tipos importantes de sangra:
Normal
Se sangra la primera lnea. En este caso, dos cuadratines:
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisici elit, sed
eiusmod tempor incidunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad
minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquid
ex ea commodi consequat. Quis aute iure reprehenderit in voluptate
velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint obcaecat

cupiditat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id
est laborum.
Contrariamente al uso en ingls, en espaol se suele no aplicarla en el
primer prrafo de captulo o de subcaptulo.
Colgante o francesa
Poco usual. Prcticamente es sangra inversa, pues la primera
lnea permanece completa y el resto del texto se cuelga de ella. En
este ejemplo, as mismo un centmetro:
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisici elit, sed eiusmod tempor
incidunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam,
quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquid ex ea commodi
consequat. Quis aute iure reprehenderit in voluptate velit esse cillum
dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint obcaecat cupiditat non
proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.

PRRAFOS

Se trata de los diferentes fragmentos de un texto, que pueden reconocerse

por su mayscula al comenzar y por el punto y aparte que marca su final.
Un prrafo puede estar formado por una o ms oraciones. Cada una de ellas
se encuentra separada la otra a travs de un punto y seguido. Las oraciones,
a su vez, son conjuntos de palabras que componen una unidad de sentido. Si
seguimos desmenuzando los elementos, tambin podemos afirmar que las
palabras se crean a partir de la combinacin de letras.

SIGNOS DE PUNTUACIN

Los signos de puntuacin son signos grficos que hacemos aparecer

en los escritos para marcar las pausas necesarias que le den el sentido y el
significado adecuado.
El punto
Se usa principalmente para indicar el final de un enunciado, de
un prrafo o de un texto que no sea exclamativo ni interrogativo. Se usa
tambin despus de las abreviaturas.
Uso como Indicador de final de oraciones
El punto recibe distintos nombres, segn qu funcin de cierre
desempea:

El punto y seguido, separa enunciados dentro de un prrafo. Debido

a esto, la primera palabra escrita despus del punto seguido,
empezar con mayscula. Por ejemplo:

El punto y aparte (o punto aparte), separa dos prrafos dentro del

texto. A continuacin hay que comenzar a escribir en lnea distinta.
Para seguir las normas se debe sangrar la primera lnea de texto del
nuevo prrafo y se debe escribir con mayscula la primera palabra
despus del punto.

El punto final, el que se coloca al final de un captulo, apartado o

seccin para indicar el final de los mismos.

Uso para Abreviaturas

El punto tambin se usa en las abreviaturas, colocndose detrs de
ellas (Sr. por seor, Dr. por doctor) o justo antes de las letras voladas si
las hubiera (1. por primero, n. por nmero). Una excepcin es cuando
se usa una barra (/) como sustituto del punto (c/, calle); si la abreviatura
se compone de dos letras, el segundo elemento tampoco lleva punto (s/n,
sin nmero). Tampoco se usa punto en las abreviaturas que se escriben
entre parntesis: (a) por alias. A diferencia de los puntos de indicacin de
final de oracin, los puntos de las abreviaturas no exigen que la siguiente
palabra comience con mayscula.
Uso para siglas
Las siglas no llevan puntos entre las letras que la componen, excepto
si el enunciado del que forma parte est compuesto completamente por
maysculas, en cuyo caso se permite su uso para facilitar la
comprensin. Por ejemplo:
BOLETN DE LA O.E.A. (Organizacin de los Estados Americanos).
Relacin con otros signos
En mltiples ocasiones se suele utilizar el punto junto a otros signos
que tambin son considerados de cierre; en caso de que coincidan uno tras
otro se debe proceder de acuerdo con algunas normas:

El

punto

se

escribir

siempre

detrs

de

las comillas,

los parntesis y las rayas de cierre.

En

caso

que

un signo

de

exclamacin o

un signo

de

interrogacin coincida con el fin del enunciado se debe omitir el

punto, que se asume implcito. Slo puede escribirse un punto si

despus del signo de exclamacin o interrogacin hay una
comilla, parntesis o raya de cierre

El punto de abreviatura acta como punto final de una oracin

(seguido, aparte o final) en caso que ambos coincidan, de forma
que slo se debe escribir un punto y no dos. Los otros signos de
puntuacin (coma, puntos suspensivos, signo de interrogacin,
etc.) s deben escribirse tras el punto de la abreviatura; por lo
tanto, si tras una abreviatura hay puntos suspensivos, se escriben
cuatro puntos.

No se debe escribir otro punto despus de los puntos suspensivos

cuando estos cierran un enunciado.

Composicin de otros signos de puntuacin

Existen varios signos de puntuacin que incluyen el punto en su
grafa:

Punto y coma (;), separa una pausa no breve que indica el cambio
a otro tema hablado, ledo o tratado.
Ejemplo: ...haciendo uso de esto; ahora nos vamos con...

Dos puntos (:), implica que en lo hablado o ledo se enunciar una

lista de cosas, etc.

Puntos suspensivos (), sirven para expresar una frase con el

motivo de saber que se aproximar un final destacado o una
reflexin, etc.
Ejemplo: Tendr que decirles una frase!!!: Se re de las

cicatrices () el que nunca ha sido lastimado.

Signos de exclamacin, se usan para indicar una expresin o para

enfatizar algo. El signo con que se inicia la exclamacin es y el
signo con que se la termina es !

Signos de interrogacin ( ?), indican que la oracin que les sigue

o precede es una pregunta.

La Coma
La coma (,) es un signo de puntuacin que seala una breve pausa
que se produce dentro de la oracin o para separar distintas oraciones y
frases que se refieran al mismo tema, pero que engloben diferentes ideas o
conceptos. Tiene la forma de un pequeo gancho (,) y se escribe pegada a la
palabra o signo que le precede y debe estar separada por un espacio de la
palabra o signo que le sigue. La coma es uno de los signos ortogrficos ms
utilizados en oraciones.
El punto y coma
El punto y coma (;) es un signo de puntuacin que consta de
una coma en

la

parte

inferior

con

un punto en

la

parte

superior.

Ortogrficamente se usa para:

Separar ideas generales

Para separar los elementos de una enumeracin cuando se

trata de expresiones que incluyen comas:

Delante

de

las

conjunciones

como pero, mas, aunque, sin

locuciones

embargo, por

tanto, por

consiguiente, cuando los periodos tienen cierta longitud.

Para unir dos preposiciones:

Se puede utilizar tambin cuando se unen oraciones que dentro

de ellas ya llevan coma. En oraciones largas, antes de las
conjunciones aunque, ms, pero, entre otras. Cuando dos
oraciones se unen sin una conjuncin.

En general, entre dos oraciones ligadas, cuando el significado o

la oportunidad de la segunda depende de la primera.

Puntos suspensivos

Se utilizan al final de una frase en lugar del punto, y con el mismo

significado

gramatical

que

ste,

si

bien

indican

al

lector

que

la frase precedente podra continuar. Ejemplo: lunes, martes, mircoles,

jueves, viernes, sbado, domingo, lunes, martes, mircoles, jueves, viernes,
sbado, domingo
Parntesis
Los parntesis (en singular, parntesis) son signos de puntuacin que se
usan a pares y que encierran informacin.
En lengua se usan los parntesis para separar o intercambiar un texto
dentro de otro. En el lenguaje, habitualmente tiene los siguientes usos:
1. En las clusulas o frases intercaladas con sentido explicativo
independiente. Por ejemplo: Con este ltimo pedido (espero que
comprenda la tardanza) concluimos la operacin.
2. Para agregar fechas. Por ejemplo: El descubrimiento de Amrica
(1492) signific un hecho trascendental.

3. Para aclaraciones correspondientes a abreviaturas y siglas. Por

ejemplo: La OMS (Organizacin Mundial de la Salud) es un
organismo internacional.
4. Para encerrar traducciones. Por ejemplo: Amicus est tamquam alter
idem (un amigo es un segundo yo).
5. Para encerrar las acotaciones en las obras teatrales y en los guiones
de radio, televisin o cine. Por ejemplo: Karen. (Sonrojndose). No
quise decir que t... Olvdalo!
6. Para encerrar datos aclaratorios como lugares. Por ejemplo: Yo vivo
en Oslo (Noruega).
Signos de interrogacin
El signo de interrogacin es un signo de puntuacin que indica que la
oracin que le sigue o precede es una pregunta. En las lenguas que usan el
alfabeto latino este signo se escribe en forma abierta () y cerrada (?)
aunque en griego se usa punto y coma (;) para sealar la interrogacin.
Signos de exclamacin
Los signos de exclamacin ( !) o signos de admiracin,1 se usan para
indicar una expresin y para enfatizar algo. El signo con que se inicia la
exclamacin es y el signo con que se la termina es !.
Este signo tiene la funcin de representar en la escritura la entonacin
exclamativa de un enunciado. En la pronunciacin, los enunciados que van
entre signos de exclamacin tienen un tono final descendente, pero con un
momento

previo

de

ascenso

como qu, cunto, quin, cundo...

brusco,

en

palabras

EL ARCHIVO

Un archivo se define como un conjunto ordenado de documentos.

Tambin al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos
por una entidad como consecuencia de la realizacin de sus actividades. No
obstante, "archivo" es una palabra polismica que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o

recibidos por una persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus
actividades.

El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.

La institucin o servicio responsable de la custodia y tratamiento

archivstico del fondo.

Tipos de Archivo

Archivo centralizado: la documentacin se concentra en un solo

lugar, desde aqu se atiende a los distintos departamentos. de la
empresa. Cuando una seccin o departamentos. necesita disponer de
cierta documentacin, la solicita por escrito al archivo central.
Ventajas:
o El archivo lo atiende profesionales especialistas.
o Pueden establecerse criterios nicos para la clasificacin
o Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
o Tambin el ahorro de tiempo en la bsqueda de informacin.

Archivo descentralizado: La documentacin se reparte en diversas

secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depsito comn.

Ventajas:
o Mayor proximidad y accesibilidad.
o Evita los trmites de peticin.
Inconvenientes:
o Se repiten tareas de archivo.
o Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal
relacionados con los diferentes archivos.

Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se

centraliza la documentacin de carcter general y se descentraliza la
de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles:

Archivo individual: Contiene la documentacin que consulta y

maneja cada persona en su propio trabajo.

Archivo departamental: Cada departamento o seccin guarda la

documentacin que maneja cada uno.

Archivo general: Se guarda la documentacin procedente de cada

uno de los departamentos.

Archivo Activo: Guardan la documentacin que se consulta con

frecuencia

Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que

dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.

Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun

habiendo perdido su vigencia o carcter actual conservan un valor
histrico o documental para la empresa.

Cul es la funcin de un registro?

El registro cumple fundamentalmente la funcin de facilitar la localizacin
de un determinado escrito o documento adems de:

Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad

en cuestin.

Conocer el destino final de un documento (s ha sido destruido o

archivado).

Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.

Conocer los datos ms significativos de un documento sin

necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda
anotados stos.

Por qu se dice que un Archivo no puede crear confusin?

Segn la expresin antes dada, se dice que el archivo es un conjunto
organizado y clasificado de documentos que por reglamentacin toda
empresa o institucin debe tener. El archivo es un elemento de registro de
documentacin, establece las bases de los procedimientos y es fundamental
para el correcto ejercicio y tramitacin de procesos en una organizacin.
La expresin de que el archivo no puede crear confusin se refiere,
bsicamente, a que el archivo por ser estrictamente organizado segn
parmetros de fecha, asunto, o departamento, no puede crear confusin por
ser en si mismo, valga la redundancia, un elemento de organizacin. Si el
archivo est correctamente organizado, es imposible que una persona al
acceder a l se confunda.

MODELO DE CARTA COMERCIAL

Caracas, 07 de enero de 2015

Estimado cliente:

Desde hace 15 aos nuestra empresa se ha caracterizado por

brindarle apoyo de marketing y publicidad a las principales marcas. Elevando
el estatus de cada una de ellas por ms de una dcada en Venezuela y 5
pases de Latinoamrica.
Es un privilegio para nosotros informarles que a partir del prximo mes
de febrero entrarn en vigencia nuevas polticas de cobranza (ver documento
anexo). Corroborando as nuestra direccin de correo electrnico para la
notificacin

de

pagos

cobranzaly@lyproducciones.com

asimismo

los

nmeros de contacto: (0212) 484.85.56/85.94 fax (0212) 483.56.93.

Si desea ms informacin al respecto, no dude en contactarnos le
atenderemos gustosamente.
Agradeciendo la confianza depositada en nuestra empresa,

Martn Robles.
Director de Finanzas.

Anexo 1
Estimado cliente, las nuevas polticas para la cobranza son las siguientes:
1. A partir del 01 de febrero todas las facturas que emitiremos a nuestros
clientes tendrn un crdito de quince (15) das. En caso de cancelar la
factura en una fecha posterior, se cobrar un inters de 3% por
concepto de intereses moratorios.
2. Las tarifas se mantendrn para efectos de servicios publicitarios y
marketing empresarial; el costo de servicios extras como: community
manager tendr un recargo de 2% a partir de la fecha antes
mencionada.
3. Hemos modificado la modalidad de pago en cheque por lo que se ha
tomado en cuenta para su comodidad el pago va transferencia
bancaria. Asimismo el envo de retenciones debe realizarse a travs
del correo cobranzaly@lyproducciones.com.
4. Las transferencias debern realizarse a los siguientes nmeros de
cuenta:

Leah Yohe Producciones

C.A

J-40180766-6

Nro. de Cuenta

Banco Banesco

Corriente

0134-0020-01-3000547823

Banco Provincial

Corriente

0108-0020-02-3000547859

Banco del Tesoro

Ahorro

0161-0020-01-3006256684

A nombre de: Leah Yohe

Producciones C.A
Leah Yohe oducciones C.A J-40180766-6, Av. La Salle Edf. La Roca piso 3 oficina L-05 Municipio LibertadorCaracas Venezuela. Telfonos: (0212) 484.85.56/ Fax (0212) 483.56.93.

CONCLUSIN

Como se ha resaltado durante toda la informacin desarrollada, las

cartas son el medio de comunicacin escrita por excelencia, las ms
importantes, representativas y usadas. Las cartas se caracterizan por no
regirse a dimensiones de espacio tiempo, sino que permite una
comunicacin no presencial, en la cual, la cordialidad y la claridad siempre
estn presentes. Ellas, permiten una mejor concentracin del mensaje en
beneficio del objetivo que se desea obtener, permiten una mejor coordinacin
de aspectos y de ideas para la consecucin de respuestas oportunas.
En el mbito laboral, representan el mtodo ms formal y efectivo de
comunicacin, puesto que da respaldo a la palabra y conforma seguridad a lo
expresado o solicitado. Se considera que todo lo que se da por escrito es
recepto, indicado, acordado y por sentado. Es por ello que las
comunicaciones escritas, son siempre selladas, firmadas y posteriormente
archivadas.
Este punto es muy importante, dado que el archivo es una de las
partes fundamentales de toda organizacin. El archivo es el lugar fsico
donde se almacenan todos los documentos de la organizacin: libros
contables, dosieres, cartas, expedientes de contratos, de personal, entre
otros. El archivo resume la historia de la empresa, y en l encontramos todos
los documentos y comunicaciones que han hecho vida a travs de los
procesos de la organizacin. Los archivos por lo general se organizan
alfabticamente segn asunto, fecha, prioridad, departamento y objeto. El
archivo no debe crear confusiones porque justamente es un elemento
organizativo al establecerse.

REFERENCIAS
Bibliogrficas:

Vsquez M., Carrera L. Editorial Panapo (2007) La redaccin y el arte

de la escritura.
Electrnicas:

http://www.importancia.org/ortografia.php#ixzz3O5RSFwxP
http://definicion.de/ortografia/#ixzz3O5RIa89I

http://liduvina-carrera.blogspot.com/2011/02/cartas-caracteristicas-yclasificacion.html

http://reglasespanol.about.com/od/tiposderedaccion/tp/5-GrandesTipos-De-Redaccion.htm

http://definicion.de/parrafo/#ixzz3O5ejY0zd

es.wikipedia.org/wiki/Sangra_(tipografa)

www.vicentellop.com/ortografia/puntort.htm

es.wikipedia.org/wiki/Punto_(puntuacin)

es.wikipedia.org/wiki/Coma_(puntuacin)

es.wikipedia.org/wiki/Punto_y_coma

es.wikipedia.org/wiki/dos_puntos

es.wikipedia.org/wiki/Parntesis

es.wikipedia.org/wiki/signo_de_interrogacin

es.wikipedia.org/wiki/archivo

html.rincondelvago.com/archivo-y-fichero.html

ANEXOS
ANEXO I

Las cartas como medio ms antiguo de comunicacin escrita.

ANEXO II

Las cartas enviadas por medio de empresas postales

ANEXO III

Modelo de Carta Personal

ANEXO IV

Archivo: Lugar fsico donde se encuentra el respaldo de toda

comunicacin escrita que respalda los procesos organizativos.

ANEXO V

La importancia de la Ortografa para la comprensin de los mensajes a

travs de la comunicacin escrita.