Unidad 6

CONTROL

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Captulo 6.- CONTROL

5.1. Concepto e importancia.

La evaluacin y control es la fase del proceso administrativo a travs de la cual se
establecen los estndares para medir los resultados obtenidos con el fin de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente el desempeo de la empresa.
IMPORTANCIA
ntimamente ligado con la planeacin, el control es la fase del proceso administrativo a
travs de la cual se evalan los resultados obtenidos con relacin a lo planeado con el
objeto de corregir desviaciones para reiniciar el proceso.
Lo ideal es saber elegir y utilizar las formas, tcnicas y tipos de control que propicien la
mxima satisfaccin de los clientes, del personal, de la sociedad, del entorno y de los
accionistas para cumplir la misin de la organizacin.
El control es de vital importancia dado que:

Sirve para comprobar la efectividad de la gestin.

Promueve el aseguramiento de la calidad.
Proteccin de los activos de la empresa.
Garantiza el cumplimiento de los planes.
Establece medidas para prevenir errores y reducir costos y tiempo.
A travs de ste, se detectan y analizan las causas que originan las
desviaciones para evitar que se repitan.
Es el fundamento para el proceso de planeacin.

6.2. Principios de control

1. Equilibrio: a cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de
control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente
ejercida.

2. De los objetivos: se refiere a que el control existe en funcin de los

objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta
en los objetivos y si, a travs de el, no se evala el logro de los mismos.
3. De la oportunidad: el control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es
decir, debe aplicarse antes de que se efectu el error, de tal manera que
sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
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4. De las desviaciones: todas las variaciones o desviaciones que se presenten

en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal
manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de
tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar
desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen
medidas preventivas y correctivas.
5. Costeabilidad: el establecimiento de un sistema de control debe justificar el
costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas
reales que este reporte.
6. De excepcin: el control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requieren de
control.
7. De la funcin controlada: este principio es bsico, ya que seala que la
persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.

6.3. Etapas de control.

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Establecimiento de estndares e Indicadores

Un estndar o indicador puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
patrn para efectuar el control.
El control implica verificar que los resultados estn de acuerdo con lo planeado, para lo
cual se requiere establecer indicadores o unidades de medicin de resultados.
Medicin y deteccin de desviaciones
Una desviacin o no conformidad es la diferencia entre el desempeo real y el estndar.
Consiste en medir la ejecucin y los resultados mediante la aplicacin de unidades de
medida, definidas de acuerdo con los estndares establecidos, con la finalidad de detectar
desviaciones. Para llevar a cabo esta funcin se utilizan primordialmente los sistemas de
informacin, por tanto, la efectividad de la medicin depender directamente de la
fiabilidad y exactitud de la informacin, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable
(exacta), vlida, que mida realmente el fenmeno que intenta medir con unidades de
medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los canales de comunicacin
adecuados).
Correccin
La correccin es la accin y aplicacin de medidas para eliminar las desviaciones o no
conformidades con relacin a los estndares o indicadores.
Antes de iniciar la accin correctiva, es de vital importancia reconocer si la desviacin es
un sntoma o una causa, con la finalidad de que las medidas establecidas resuelvan el
problema.
Un ejemplo frecuente de esta situacin sucede cuando existe una disminucin en las
ventas que indica que no se han logrado los objetivos. Antes de implantar una medida
correctiva es conveniente analizar si esta disminucin se debe a la escasa calidad en el
producto o a deficientes procesos mercadolgicos.
Retroalimentacin
La retroinformacin proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema
administrativo y para prever la posible existencia de fallas y errores.
A travs de la retroalimentacin se informa de los resultados y las medidas correctivas
que se aplicaron.
De la calidad de la informacin depender el grado y rapidez con que se retroalimente el
sistema.

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6.4. Caractersticas del Control.

Precisin: el sistema de control que genera informacin imprecisa puede inducir a

no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Un
sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos vlidos.
Oportunidad: los controles debern advertir a los administradores en forma
oportuna cuando se producen variaciones.
Economa: la operacin de un sistema de control debe ser econmica, es decir
que todo sistema de control tendr que justificar los beneficios que aporta en
relacin con los costos que ocasiona.
Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para
ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.
Inteligibilidad: los controles que no son entendibles para el usuario carecen de
valor.
Criterios razonables: los estndares de control debern ser razonables y
susceptibles de alcanzarse.
Localizacin estratgica: los administradores debern establecer controles sobre
los factores que sean estratgicos para el rendimiento de la organizacin.
Accin correctiva: un sistema de control eficaz deber no slo sealar el problema
sino tambin especificar una solucin.

6.5. Factores del Control.

Cualquier actividad puede controlarse de acuerdo a los siguientes factores:

Cantidad. Se aplica en actividades en las que el volumen es importante.

o Ej. : Unidades venidas, u. Rechazadas, inventario de personal,
control e inventarios, presupuestos (materia prima, productos
terminados).

Calidad.

Tiempo.

Costo.

Es utilizado como indicador de la eficiencia administrativa, en las

negociaciones de ciertas actividades.

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Se refiere a las especificaciones que debe reunir determinado

producto o ciertas funciones de la empresa.
o Ej.: Pruebas psicolgicas,
inspecciones visuales, rendimiento
personal, estndares calidad en coeficientes, milmetros, segundos,
volumen, marca.
Se controlan las fechas programadas a los tiempos de ejecucin de
alguna actividad.
o Ej.: Prueba lmite, tiempo/mquina, horas trabajadas, estndares de
tiempo.

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o Ej.: Presupuestasen unidades monetarias, costo estndar,

rendimiento s/ inversin, costo p/ metro, cotizaciones, precios,
pronsticos, productividad.
EJEMPLOS SOBRE LOS FACTORES DE CONTROL:
Cantidad

Calidad

Tiempo

Costo

Presupuestos

Eval de la actuacin

Estudios de tiempo

Presupuestos

Estimaciones

Pruebas psicolgicas

Fechas lmite

Costo
por
cuadrado

Productos terminados

Inspecciones visuales

Programas

Costo estndar

Unid vendidas

Coeficientes

Tiempos-mquina

Pronsticos

Unid rechazadas

Rendimiento
personal

Medicin del trabajo

Contabilidad

Inventario de personal

Informes

Procedimientos

Productividad

Medicin del trabajo

Procedimientos

Estndares

Rendimiento sobre la
inversin

Pronsticos

Estndares

Horas-hombre

Costos de produccin

Control de inventarios

Calif de mritos

Tiempos
movimientos

de

metro

Rentabilidad

6.6. Clasificacin del Control.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse de manera integral y aplicarse
continuamente a la empresa. El control puede ser:

Preliminar. Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades.

Concurrente. Se ejerce de manera simultnea a la realizacin de actividades,
como un proceso continuo.
Posterior. Se aplica despus de haber realizado las actividades.

CLASIFICACIN DEL CONTROL POR REAS FUNCIONALES

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los
diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones,
tanto a nivel jerrquico como especfico, a fin de determinar la accin correctiva
necesaria.
El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de sus
subfusiones. Se estudiaran las ms usuales.
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Control de produccin.
La funcin de control en estas reas busca el incremento de la eficiencia, la
reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para
lograr esto, se aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y movimientos,
inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos y graficas. El
control es esta rea comprende cuatro funciones:
Control de calidad. Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda
originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que deben hacerse
para comprobar una calidad especfica, tanto en las materias primas como en los
productos terminados; establece lmites aceptables de variacin en cuanto a
algunos aspectos tcnicos, mismos que se comparan con las normas fijadas para
el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un
defecto en el mismo.
Control de inventarios. Su objetivo primordial es determinar el nivel ms
econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y
productos terminados.
Un buen sistema de control de inventarios permite:

Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer

frente a las necesidades de la empresa.
Evitar prdidas considerables en las ventas.
Evitar prdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de
material almacenado.
Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin.
Reducir los costos en: materiales, ociosos, mantenimiento de inventarios,
retrasos en la produccin, derechos de almacenaje, depreciacin, etc.

Por consiguiente el control de inventarios se encarga de inventarios se encarga de

regular en forma ptima las existencias en los almacenes. Este tipo de control
protege a la empresa de costos innecesarios por acumulacin o falta de
existencias en el almacn.
Los diferentes tipos de inventarios son:
1.
2.
3.
4.

Materias primas.
Materiales en proceso.
Productos terminados.
Partes de la maquinaria y/o herramientas.

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Control de la produccin. El objetivo fundamental de este control es programar,

coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento
en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para
lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del
departamento de ventas.
Aun sistema adecuado de control de produccin reporta los siguientes beneficios:

Disminucin de tiempos ociosos.

Reduccin de costos.
Evita demoras en la produccin.
Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con
los clientes.
Incrementa la productividad.

Control de compras. Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta

funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como:
a) Seleccin adecuada de los proveedores.
b) Evaluacin de la cantidad y la calidad especificada por el departamento
solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisicin. Hasta la llegada
del material.
d) Determinacin del punto de pedido y de reorden.
e) Comprobacin de precios.
Control de mercadotecnia.
Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se
hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la
empresa en general, y para la elaboracin de estrategias y planes de
mercadotecnia. Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas en
donde se analiza si las metas mercado lgicas se han cumplido o no. La
evaluacin en toda esta rea, proporciona fundamentos para:
a) Tomar decisiones de la organizacin en general, al ofrecer informacin acerca
del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.
c) Evaluacin de la efectividad de los vendedores.
d) Sirve para controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de
mercadotecnia como inventarios, compras, trfico, investigacin y desarrollo,
finanzas, planeacin de produccin, etc.

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Control de finanzas.
Proporciona informacin a cerca de la situacin financiera de la empresa y del
rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la
integran. Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para
canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta
manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y
establecer el manejo de sus recursos financieros.

Bsicamente comprende cuatro reas:

Control presupuestal
Control contable
Costos
Auditoria

Control de recursos humanos

Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de
todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los
objetivos de este departamento; se lleva a cabo bsicamente a travs de la
auditoria de recursos humanos.
Auditoria de recursos humanos. Es la evaluacin sistemtica y analtica de todas
las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La
recoleccin se efecta con base en el anlisis y en la interpretacin de la
informacin estadstica de cada una, todas o algunas de las reas que se
mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilizacin de cuestionarios,
entrevistas y grficas.
(Mnch/Garca p. 1185-192)

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