Gestin del Alcance

Docente: Ing. Jol Albn

GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Proceso para garantizar que el proyecto incluya

todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para
completarlo con xito.

El objetivo principal de la Gestin del Alcance es

definir y controlar qu se incluye y qu no se
incluye en el proyecto.

Procesos de la Gestin del

Alcance

Grupo de
Procesos

1. Planificar la gestin del alcance

2. Recopilar requisitos

Planificacin

3. Definir el alcance
4. Crear la EDT
5. Validar el alcance
6. Controlar el alcance

Monitoreo y
Control
3

Planificar la gestin del alcance

Proceso que documenta cmo se definir, validar y

controlar el alcance.

El principal beneficio de este proceso es que provee una

gua y direccin acerca de cmo ser manejado el alcance
a travs de todo el proyecto.

Fuente del Grfico : Internet

Autor: Desconocido

HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
PLANIFICAR LA GESTIN DEL ALCANCE

1.- Juicio de expertos

2.- Reuniones

1.- JUICIO DE EXPERTOS

Se refiere a la informacin
recibida de partes con
experiencia y conocimientos.

Foto: Albert Einstein. Parque de las Ciencias de Granada

Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Albert_Einstein

2.- REUNIONES

Se pueden coordinar
reuniones para desarrollar el
plan del alcance del
proyecto.
Pueden asistir el gerente de
proyecto, el patrocinador,
miembros del equipo o

Las reuniones deben ser

EFECTIVAS.

interesados seleccionados.
8

SALIDAS:
PLANIFICAR LA GESTIN DEL ALCANCE

1.- Plan de gestin del alcance

2.- Plan de gestin de requisitos

1.- PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE

Describe cmo se va a:

Preparar el alcance detallado del proyecto.

Crear la EDT.
Aprobar y mantener la EDT.
Procesar las solicitudes de cambio de alcance.

2.- PLAN DE GESTIN DE REQUISITOS

Registra como los requisitos sern gestionados:

Mtodo para identificar y priorizar requisitos.

Definicin de atributos que sern incluidos en
la matriz de trazabilidad de requisitos.

11

Procesos de la Gestin del

Alcance

Grupo de
Procesos

1. Planificar la gestin del alcance

2. Recopilar requisitos

Planificacin

3. Definir el alcance
4. Crear la EDT
5. Validar el alcance
6. Controlar el alcance

Monitoreo y
Control
1

REQUISITO
Condicin o capacidad que se debe satisfacer o que se
debe poseer para cumplir con un contrato, norma,
especificacin u otros documentos formalmente impuestos.

Los requisitos incluyen necesidades, deseos y expectativas

cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y
de otros interesados.

Tambin conocido como requerimiento.

13

TENER EN CUENTA AL RECOPILAR REQUISITOS

Las necesidades, deseos y expectativas se

convierten en requisitos cuando se formalizan y se
difunden.

Los

requisitos

se

recopilan

de

todos

los

involucrados (no solo del patrocinador).

14

PARA QU IDENTIFICAR LOS REQUISITOS?

Para poder definir el Alcance del Proyecto.

Para poder gestionar las necesidades, deseos y

expectativas de los stakeholders.

El xito del proyecto depende de entender los

requisitos.
15

HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
RECOPILAR REQUISITOS
1.- Entrevistas.
2.- Grupos de Opinin (Focus groups).
3.- Talleres facilitados.
4.- Tcnicas de creatividad en grupo.
5.- Tcnicas de toma de decisiones en grupo.
6.- Cuestionarios y encuestas.
7.- Observaciones.
8.- Prototipos
9.- Benchmarking
10.- Diagramas contextuales
11.- Anlisis de documentos
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1.- ENTREVISTAS

Se habla directamente con los stakeholders.

Se hacen preguntas y se registran las
respuestas.
Las entrevistas generalmente son uno a uno.
Se entrevista a participantes experimentados,
a expertos y a stakeholders para identificar las
caractersticas de los entregables.
17

2.- GRUPOS DE OPININ

(FOCUS GROUPS)
Moderador gua al grupo en una discusin ms
informal que en una entrevista.

Permite a stakeholders y a expertos entender

expectativas y actitudes acerca de un producto.

El problema es que los lderes podran imponer

su opinin.
18

3.- TALLERES FACILITADOS

Se reunen stakeholders de diferentes reas
funcionales para definir requisitos del producto.

Los temas son resueltos ms rpidamente que en

sesiones individuales.

Se requiere confianza, buena comunicacin y

fomentar relaciones entre los participantes.
19

4.- TCNICAS DE CREATIVIDAD EN GRUPO

Tormenta de ideas: Para recolectar ideas.

Tcnica de grupo nominal: Tormenta de ideas con
proceso de votacin para priorizar.
Tcnica Delphi: Expertos responden cuestionarios, se
mantiene anonimato de respuestas. Se analizan
respuestas y se inicia el proceso nuevamente.
Diagramas de afinidad: Para agrupar ideas.
Mapas mentales: Se consolidan ideas en mapas para
entender y generar nuevas ideas.
20

Ejemplo de Mapa Mental

21

5.- TCNICAS DE TOMA DE DECISIONES

EN GRUPO.

Para evaluar procesos de mltiples alternativas.

Existen diferentes mtodos:

Unanimidad: Todos aceptan.

Mayora: Se tiene apoyo de ms del 50%.
Pluralidad: El grupo ms grande decide.
Dictadura: Un individuo decide por el grupo.
22

6.- CUESTIONARIOS Y ENCUESTAS

Preguntas diseadas para acumular

informacin a un amplio nmero de
entrevistados.
Son tiles para grandes audiencias,
cuando es necesaria una rpida
respuesta o cuando se vaya a hacer
un anlisis estadstico.
23

7.- OBSERVACIN

Forma de ver a las personas y como

realizan su trabajo.
Es til para procesos en los que hay
dificultad para que la gente que usa
el producto exprese sus requisitos.

24

8.- PROTOTIPOS

Son tangibles y permiten a los stakeholders

experimentar y no solo discutir acerca de
representaciones abstractas.
Es un modelo del producto esperado.
Forma rpida de obtener retroalimentacin.
Sirve para mitigar riesgos.
25

9.- BENCHMARKING

Mtodo que compara prcticas, procesos u

operaciones de organizaciones para
identificar buenas prcticas, generar ideas
de mejoras y proveer una base para la
medicin del desempeo.
Las organizaciones comparadas durante el
benchmarking pueden ser internas o
externas.
26

10.- DIAGRAMAS CONTEXTUALES

Describen visualmente el alcance del producto
mostrando el sistema del negocio y cmo las
personas interactan con l.
Muestran las
entradas al
sistema de
negocio, los
actores y las
salidas del
sistema.
Fuente: http://www.isanalisti.net/2011/06/context-diagram/

27

11.- ANLISIS DE DOCUMENTOS

Usado para obtener requisitos analizando la

documentacin existente e identificando la
informacin relevante.
Ejemplos: Planes de negocios, acuerdos,
solicitudes de propuestas, flujo de procesos
actuales, polticas, procedimientos, leyes,
cdigos, etc.

28

SALIDAS: RECOPILAR REQUISITOS

1.- Documentacin de requisitos

2.- Matriz de trazabilidad de
requisitos

29

1.- DOCUMENTACIN DE REQUISITOS.

Los requisitos deben ser:

Especficos.
Trazables.
Consistentes.
Aceptados por los Stakeholders.

30

2.- MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS

Relaciona los requisitos con sus orgenes y

ayuda a monitorearlos a lo largo del ciclo de
vida del proyecto.

Asegura que lo registrado en los requisitos

sean entregado al final del proyecto.

31

EJEMPLO:
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS

Fuente: PMBOK, 5th Edition.

32

Procesos de la Gestin del

Alcance

Grupo de
Procesos

1. Planificar la gestin del alcance

2. Recopilar requisitos

Planificacin

3. Definir el alcance
4. Crear la EDT
5. Validar el alcance
6. Controlar el alcance

Monitoreo y
Control
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ALCANCE DEL PROYECTO Y DEL PRODUCTO

Alcance del Proyecto: Trabajo que debe realizarse

para entregar un producto, servicio o resultado, con
las caractersticas y funciones especificadas.
Alcance del Producto: Caractersticas y funciones
que definen un producto, servicio o resultado.
El enunciado del alcance del proyecto contiene la
descripcin del alcance del producto.

MEDICIN DEL ALCANCE

Se mide de acuerdo a...

Alcance
del Producto

Requerimientos
del Producto

Alcance
del Proyecto

Plan de Gestin
del Proyecto

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PROCESO DEFINIR EL ALCANCE

Consiste

en

desarrollar

una

descripcin

detallada del proyecto y del producto.

No se puede definir el Alcance del Proyecto si

no comprende cmo generar el producto
especificado.

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ELABORACIN PROGRESIVA

Inicialmente el Alcance se elabora a partir de los

principales entregables, supuestos y restricciones.

Se describe de manera ms especfica mientras

se va recopilando mayor informacin.

37

HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
PROCESO DEFINIR EL ALCANCE

1.- Juicio de Expertos.

2.- Anlisis del Producto.
3.- Generacin de alternativas.
4.- Talleres Facilitados.

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1.- JUICIO DE EXPERTOS

Tcnica basada en la experiencia en una rea de
aplicacin, rea del conocimiento, disciplina,
industria, etc.
Otras unidades dentro de la organizacin.
Consultores.
Stakeholders.
Grupos de la industria.
Proveedores.
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2.- ANLISIS DEL PRODUCTO

Recomendado para proyectos que tienen

un producto como entregable, en oposicin
a los que entregan un servicio.
Dependen del rea de aplicacin.
Ingeniera del valor (Value engineering)

Constructabilidad.
Desglose del Producto.
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3.- GENERACIN DE ALTERNATIVAS

Tcnica usada para generar diferentes

enfoques para ejecutar y desarrollar el
trabajo de un proyecto.
Pueden ser usadas diferentes tcnicas de
gestin general: Tormenta de ideas,
comparacin entre pares, pensamiento
lateral, etc.

41

SALIDAS: PROCESO DEFINIR EL ALCANCE

1. Enunciado del Alcance del

Proyecto.
2. Actualizacin de los
documentos del proyecto.

42

1.- ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO.

Descripcin narrativa del alcance del producto,

criterios de aceptacin, entregables claves,
lmites del proyecto, supuestos y restricciones.
Es una base documentada para tomar futuras
decisiones.
Confirma el comn entendimiento del alcance
entre los stakeholders.

43

2.- ACTUALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

DEL PROYECTO.

Los principales documentos que pueden

actualizarse como salida del proceso definir
el alcance son:
Registro de stakeholders.
Documentacin de requisitos.
Matriz de trazabilidad de requisitos.

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Procesos de la Gestin del

Alcance

Grupo de
Procesos

1. Planificar la gestin del alcance

2. Recopilar requisitos

Planificacin

3. Definir el alcance
4. Crear la EDT
5. Validar el alcance
6. Controlar el alcance

Monitoreo y
Control
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CREAR EDT

Proceso

que

consiste

en

subdividir

los

entregables y el trabajo del proyecto en

componentes ms pequeos y fciles de
manejar.

46

CMO COMERSE A UN ELEFANTE?

47

48

48

POR QU USAR UNA EDT?

Para asegurar que el proyecto incluya todo el

trabajo requerido.

Para asegurar que el proyecto NO incluya trabajo

innecesario.

Para comunicar una clara visin del trabajo del

proyecto.
49

LA REGLA DEL 100%

La EDT incluye el 100% del trabajo definido por el

alcance del proyecto y captura TODOS los
entregables, incluyendo la Gestin del Proyecto.

La regla se aplica a todos los niveles: la suma al

nivel de los hijos debe ser igual al 100% del
padre.
50

HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
CREAR LA EDT:

1. Descomposicin:

Subdivisin

de

los

entregables del proyecto en componentes

ms pequeos y manejables hasta que el
trabajo y los entregables queden definidos
hasta el nivel de Paquetes de Trabajo.

2. Juicio de Expertos:
51

PAQUETE DE TRABAJO

Un paquete de trabajo es el nivel ms bajo de la EDT y es

el punto en el cual el costo y el cronograma para el trabajo
pueden estimarse de manera fiable.

El nivel de detalle de un paquete de trabajo puede variar

con el tamao y la complejidad del proyecto.

Los paquetes de trabajo se pueden dividir en actividades

pero estas no se muestran en la EDT.
52

HASTA QUE NIVEL DESGLOSAR LA EDT?

Si se desglosa a gran nivel de detalle se

incrementa la capacidad para gestionar y controlar
el trabajo, sin embargo un desglose excesivo
llevar a un esfuerzo improductivo de gestin.

Se recomienda descomponer solo hasta el nivel

en que se realizar el control.
53

SALIDAS: CREAR LA EDT

1. Lnea Base del Alcance.

2. Actualizaciones

de

los

documentos

del

proyecto.

54

1.- LNEA BASE DEL ALCANCE

Una versin especfica aprobada del Alcance la

cual incluye:
El enunciado del alcance del proyecto.
La EDT.
El diccionario de la EDT.

55

2.- ACTUALIZACIONES
DE LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO.

Si se generan rdenes de cambio

aprobadas, a raz del proceso crear EDT,
es posible que sea necesario actualizar
la
documentacinde requisitos
incorporando los cambios.

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Procesos de la Gestin del

Alcance

Grupo de
Procesos

1. Planificar la gestin del alcance

2. Recopilar requisitos

Planificacin

3. Definir el alcance
4. Crear la EDT
5. Validar el alcance
6. Controlar el alcance

Monitoreo y
Control
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VALIDAR EL ALCANCE

Proceso que consiste en formalizar la aceptacin

de los entregables del proyecto que se han
completado.

Incluye revisar los entregables con el cliente o

patrocinador para asegurar que se completaron
satisfactoriamente.
58

HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
VALIDAR EL ALCANCE

1. Inspeccin: Es el examen de un producto,

resultado o servicio para determinar si cumple
con los requisitos.

59

HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
VERIFICAR EL ALCANCE

1. Inspeccin
2. Tcnica de toma de decisiones en grupo

60

1.- INSPECCIN

Se denominan tambin revisiones o auditorias.

Pueden realizarse despus que el producto final
es producido o en intervalos durante el desarrollo
del producto.
Realizar inspecciones apresuradamente puede
generar errores no detectados.

61

INSPECCIN VS. PREVENCIN

La inspeccin evita que los errores lleguen a

manos del cliente.

La prevencin evita que ocurran errores durante

el proceso.

Generalmente, el costo de prevenir errores ser

mucho menor que el de corregirlos.
62

SALIDAS: VALIDAR EL ALCANCE

1. Entregables aceptados.
2. Solicitudes de cambio.
3. Informacin del desempeo del proyecto.
4. Actualizacin de los documentos del proyecto.

63

1.- ENTREGABLES ACEPTADOS.

Los entregables que cumplen con los criterios de

aceptacin son firmados y aprobados por el
cliente o patrocinador.

La

documentacin

recibida

del

cliente

patrocinador con la aceptacin formal de los

entregables

es

entrada

del

proceso

Cerrar

Proyecto o Fase.
64

2.- SOLICITUDES DE CAMBIO.

Los entregables que no cumplen con los criterios

de aceptacin pueden requerir una solicitud de
cambio.

Las solicitudes de cambio se realizan de acuerdo

al proceso Realizar Control Integrado de Cambios.

65

3.- INFORMACIN DEL DESEMPEO DEL

PROYECTO.

Informacin acerca de cules entregables han

comenzado, cules han terminado y cules han
sido aceptados.

66

4.- ACTUALIZACIN DE LOS

DOCUMENTOS DEL PROYECTO.

Principalmente se actualizan los documentos que:

Definen el producto.
Informan sobre el estado de terminacin de los
productos.

67

Procesos de la Gestin del

Alcance

Grupo de
Procesos

1. Planificar la gestin del alcance

2. Recopilar requisitos

Planificacin

3. Definir el alcance
4. Crear la EDT
5. Validar el alcance
6. Controlar el alcance

Monitoreo y
Control
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CONTROLAR

Comparar el rendimiento real con el rendimiento

planificado, analizar las variaciones, calcular las
tendencias para realizar mejoras en los procesos,
evaluar las alternativas posibles y recomendar las
acciones

correctivas

apropiadas

segn

sea

necesario.

69

CONTROLAR EL ALCANCE

Proceso de monitorear la situacin del alcance del

proyecto y del producto y de gestionar cambios a la
lnea de base del alcance.
Asegura que todos los cambios al alcance se
procesen a travs del Proceso Realizar Control
Integrado de Cambios.
Los cambios son inevitables en los proyectos.
70

CORRUPCIN DEL ALCANCE

Son cambios No Controlados que

han logrado evitar los controles.
Adicin al alcance del proyecto sin
considerar los efectos sobre tiempo,
costos y recursos, o sin la aprobacin
del cliente.
71

HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
CONTROLAR EL ALCANCE

1.- Anlisis

de

Variacin:

Comparacin

del

desempeo real del proyecto contra el desempeo

planificado.

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ANLISIS DE VARIACIN

Es un examen posterior a la ejecucin de algn

proceso.
Debe verificarse la calidad de la informacin
analizada.
Se deben analizar todas las diferencias con lo
planeado, sean positivas o negativas.

73

SALIDAS:
CONTROLAR EL ALCANCE

1.- Informacin del desempeo del proyecto.

2.- Solicitudes de cambio.
3.- Actualizacin al Plan de Gestin del Proyecto.
4.- Actualizacin de documentos del proyecto.
5.- Actualizacin de los activos de los procesos de
la organizacin.

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