NORMA TECNICA NTC-ISO
COLOMBIANA 30301
2013-12-11
INFORMACION Y DOCUMENTACION.
SISTEMAS DE GESTION DE REGISTROS.
REQUISITOS
® INFORMATION AN DOCUMENTATION. MANAGEMENT
icont
Ioeeel CORRESPONDENCIA: ela noma es una adc iin
(St wapece” a donor ae
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DesonipTores inornacin y scien: oston
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Recta lttenes © 'mociice uyon 10s0p000 ¥
‘lofimann tm perc or bo so.
rt oketian eNemas Tera Caan, CONTEC PROLOGO
E! Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certfcacién, ICONTEC, es ol organism
nacional de normalzacién, segdn el Decreto 2209 de 1999,
ICONTEC es una enidad do carscter priv, sin imo de lero, cwya Mision es fundamental
para brindar soporte y desarrllo al productor y protaccion al consumidor. Colabora can el
{Sector gubernamentaly apoya al sector prvado dl pals, para lograr venajes compelivas en
los mercacosintomo y externa,
en el proceso de Normalizacion Técnica
0 de Coneuta Pubica, este ume
Y cREDITO
NOLOGIAS DE LA
‘COMUNICACIONES
LTDA
TOMBIANA DE ARCHIVISTS
‘COOPERATIVA. DE.
RSIDAD DE LOS ANDES.
‘Adamés de las anteriores, en CoF
‘el Proyecto 62 puso a consideraion de las
siguientes empresas
AMERITEC. FUNDACION UNIVERSITARIA INPAHU
/ARCHIVEROS SIN FRONTERAS G48 SETECSA
‘ARIAS CONSULTING GRUPO ASD,
‘ASCOLBI INDEPENDIENTE - ADDY ANDREA
‘cOLaRCHIvos RODRIGUEZ
CCOLCIENCS INDEPENDIENTE - ADRIANA ORDOREZ
‘COLEGIO AMERICANO INDEPENDIENTE - ALBA CLEMENCIA
ECOFILM HENAO
ECOPETROL INDEPENDIENTE - ALEJANDRA OROZCO
ESCUELA" SUPERIOR DE LA_—_INDEPENDIENTE - ALEXANDRA, CELIS
ADMINISTRACION PUBLICA -ESAP- AVILA, INDEPENDIENTE «
TANORES ALEXANDER.
INOEPENDIENTE
VEGA,
AMANDA SANCHEZ
INDEPENOIENTE - ANGELA MARIA RINCON
INDEPENDIENTE =
INDEPENDIENTE «|
INDEPENDIENTE ~
“AURA RINCON,
INDEPENDIENTE
INDEPENDIENTE
HERNANDEZ
INDEPENDIENTE -
INDEPENOIENTE
Munoz
‘ANGELA PINZON
ANGELICA ELEJAL
ANYELA RODRIGUEZ
"AURELIANO
‘CAMILO ROJAS.
= CARLOS ANDRES
|NDEPENDIENTE- CARLOS ANDRE'S FINO
INDEPENDIENTE
PUENTES
INDEPENOIENTE
NOTOVA
e CARLOS NEIRON
= CESAR ALBEIRO
INDEPENDIENTE -CLARA NES ROMERO
INOEPENDIENTE
INDEPENDIENTE
‘CORRALES.
INDEPENDIeNTE «|
INDEPENDIENTE
GONZALEZ
‘CLAUDIA CAMACHO,
"DAVID. ANDRES
DIANA VIVET PRIETO
SVEDGAR MAURICIO
INDEPENDIENTE - EDWIN ALONSO SOSSA
INDEPENDIENTE -
INDEPENDIENTE -
INDEPENDIENTE
QUINTERO.
‘ELVIAMARIA SOLER
[ENNIO PRADA
S ESMERALDA
INDEPENDIENTE - FRANCISCO SERRATO
INDEPENDIENTE
‘oR0zcO
INDEPENDIENTE -
S'EREDDY JARAMILLO
FREDDY VELASQUEZ
INDEPENDIENTE - JAIRO ALEXANDER PENA
INDEPENDIENTE =
JAVIER IBAN UMANA,
INDEPENDIENTE - JORGE A NONTOYA G.
INDEPENDIENTE -JOSE EFRAINFORERO
INDEPENDIENTE
‘CALDERON,
INDEPENDIENTE
VARGAS
INDEPENDIENTE
= JOSE LEONARDO
= JOSE MAURICIO
JUAN OTTO MELO.
INDEPENDIENTE LEILA PAOLAFONSECA
INDEPENDIENTE
RODRIGUEZ
INDEPENDIENTE
INDEPENDIENTE
INDEPENDIENTE
‘TRILLERAS
INDEPENDIENTE
= LUZ MARINA
-LUZ MARY VARGAS
“LUZ MIREVA GOMEZ
“MARIA DEL CARMEN
[MARIA DORA SUAREZ,
INDEPENDIENTE - MARIA EUGENIA
‘SANDOVAL
INDEPENDIENTE- MARIA HELENA GOMEZ
INDEPENDIENTE - MARIA” LUCILA
ZAMBRANO
INDEPENDIENTE - MARIA SOLEDAD
RIVEROS
INDEPENDIENTE = MARLY YOU
QUINTANA
INDEPENDIENTE MARTHA HELENA
‘ARANGO
INDEPENDIENTE - MARTHA PATRICIA
‘VARGAS MORENO
INDEPENDIENTE - MONICA BERNAL
INDEPENDIENTE - NANCY GALLO
INDEPENDIENTE - NAYIBE SOACHA
INDEPENDIENTE - NELSON SANCHEZ
INDEPENDIENTE - NIDIA PATRICIA
ESPINDOLA
INDEPENDIENTE - NINFA MERCEDES
NARANSO
INDEPENDIENTE -NOHORA YEMID QUTIAN
INDEPENDIENTE -NOHRA PATRICIA VELA
INDEPENDIENTE = NUBIA ESPERANZA
‘coRTES
INDEPENDIENTE - NURIAN OMAIRA ROJAS
INDEPENDIENTE = OSCAR HERNAN
SERRATO
INDEPENDIENTE - ROSMY YESENIA
VILLAMARIN,
INDEPENDIENTE - RUBENLID ROMERO
INDEPENDIENTE - RUTH SANCHEZ
INDEPENDIENTE - SANDRA ELIANA RUIZ
INDEPENDIENTE - SANDRA LILANA
RONCANCIO.
INDEPENDIENTE - SANDRA SIERRA
INDEPENDIENTE - TRINIDAD ROJAS
INOEPENDENTE - ANNEY LUCIA GARZON
INDEPENDIENTE - WILSON SANCHEZ
INDEPENDIENTE - YOLANDA RANGEL
INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN
conazzi
INVERSIONES AJOVECO SA.
MARQUEZ URIZA
MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y
‘COMERCIO
MINISTERIO DE TRANSPORTE
MINISTERIO DEL INTERIOR Y JUSTICIA
PASSWORD LTDA.
PPOLICIA NACIONAL
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA ‘SOFTWARE INTEGRADO
PROCURADURIAGENERALDELANACION THOMAS GREG.
‘SECURE DATA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DEL EXTERNADO
SENA- DIRECCION GENERAL UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
SIDEIN UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
ICONTEC cuenta con un Cento de Informacion que pone a dsposicin de los inteosados
normas itemacionales, regionals y naconales yotfos documentos relacionados.
DIRECCION DE NORMALIZACION OO
NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC1SO 30301
CONTENIDO
Pagina
InTRODUCCION.
ALCANCE,
2, REFERENCIAS NORMATIVAS.
3. _TERMINOS Y DEFINICIONES..
4. CONTEXTO DELA ORGANIZACION.
44. COMPRENSION DE LA ORGANIZACION Y SU CONTEXTO..
42. REQUISITOS DEL NEGOCIO, REQUISITOS LEGALES Y OTROS...
43. DEFINICION DEL ALCANCE DEL SGR.
5. UDERAZGO.
5.4 COMPROMISO DE LA DIRECCION.
52. potinica
53 FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES,
ORGANIZAGIONALES,
6. PLANIFICACION.
6.4. ACCIONES PARA TRATAR LOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADES wvvvnwsnn6
62 _OBJETIVOS DE LOS REGISTROS Y PLANES PARA ALCANZARLOS
7. SOPORTE.
TA RECURSOS nn NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC4S0 30301,
Pagina
72 COMPETENCIA...
7.3. TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION ..
7A COMUNICACION..
1.5 DOCUMENTACION
OPERACION..
a4
a2
aa
10.
104
102
DOCUMENT DE REFERENCIA
‘ANEXOS .
ANEXO A (Norma)
PROCESOS ¥ CONTROLES.. NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC4SO 30301
Pagina
AANEXO B (Informatio)
INTERRELACIONES ENTRE NTC-SO 9001, NTC-ISO 14001, NTC-SO-EC 27001 Y LA
NTC:S0 30301... vo ery
AANEXO C (Informatio)
LSTA DE VERIFICACION PARA LA AUTOEVALUACION.
FIGURAS
Figura 1. Normas sobre SGR elaboradas por ISOITC 46/SC 11,
y normas e informes técnicos internacionales relacionados
OR.
Figura 2. Estructura del NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC4S0 30301,
INTRODUCCION
El ext organizaconal depende signiicavamente de a implementaciony el mantenimiento de
ln sistema de gestn que este cisefiado para mejorar continuamente el dasempeno, al tiempo
{ue se abordan las necesidades do todas las partes intoresadas. Los sistemas do goston
‘gettonar recursos, con elfn de ogra laa metas
en las actividades, fs process y fos
clencia en el negocio, a rendicign de
“También permten la organzacion
‘empresaiales, comertiales y de
va, en respuesta alos relos
la ata dreceén para
‘rganizacién en un
8) revision y mejora.
La implementacion de Ia poltica y os abytves de los tegistos, sbldamente basados en los
requistor so la organizacén, garanizara la creacén. a gestion y Ia accesblidad, para
‘2queloe que necesiin de infomactn confabe yfaedigna sobre lat actvisades del negocio
{ue evidencia tales actividades, segun se requiera. La implementacion exttosa de la pallica
los objatvos de los repistos da como resultado registosy sistemas de registos adecuados
‘ara edos los propéstns de una organizacio.
La implementacion de un SGR on una organizaciin también garantiza la wansparencia y la
lrazabidad de las decisiones tomadas por la dreccion responsable y ereconodinlento del
interés pobeo NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S030301
Las normas sobre SGR elaboradas por ISOVTC 46VSC 11 se desarrollan en el marco de las
'NSG para que sean compatties y compartan elementos y metodologia con ots NSG. La
forma ISO 15489 y otras normas ¢ informes léenios Inimacionales, también desarrolados
por ISOITC 46ISC 11, son los principales instumentos paradise, implementa, montoresry
Iejorarprocesos y contoles de reglstos que operan bao la deccion del SGR cuando las
‘rganizaciones deiden Implement '2 metosoiogla SCS,
NOT. rm S018 oe om can i amare a nan
La estructura de las normas scbre SGR elaboradas por ISO/TC 46/SC 11, bien sea publcadas
‘en proceso de slaboracin, se luta en la Figura t.
tas normas estan destinadas para uso por pate de
= la alta declan que toma lat decisones relacionadas con el establecimiento y la
‘mplementacion de los sstomas de gestion denvo desu organizacion;
~ las personas responsables de la implementacion det SGR, tales como profesionales en
las areas de gestion de riesgos, audioria, reglstos, tecnologia de la Informacion
‘seguridad dela informacion.
EISGR determina los requsto para la gestion de los reistos y las expectativas de las partes
Interesadas (cbertes partes Ineresades) y. a vaves de os procesos necesarios, produce
ragstros qa sattacen tales equistosy expoctatvas
La Figura 2 presenta la estructura del SGR y ta relacin con los clientes y las partes
interesadas, NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC4S0 30301
Normas para sistemas de gestion Normas informesténicos
de registos introaconaes relacionages
xe pel rb eon lec el penne ein
Fundamenios 9 = | |
teminologia
Requisios
‘Figura. Noms sobre SR nominee tenons intemaionlen NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC4SO 30301
Sei [Laas > [SoATETO ER CRE] a
oe Ferote a a
=, . ae
=
—
aaa
at
rd
— Ste
se ae
ak Boos NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC4SO 30301
INFORMACION Y DOCUMENTACION.
SISTEMAS DE GESTION DE REGISTROS.
REQUISITOS
4. ALCANCE
eclaracion por una parte extema la
'SGR por una parte extema
Esta norma se puede implementar con elas normas de sistemas de gestion (NSG). Es ct
tespeclamenta para demas la confrmidad con los requistos de documentacén y rogisros
Se atas NSC.
2, REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguiantes documentos de referencia son indlopensabls paral aplicacn de esta norms,
Para referencias fechadas, nicamente se apica a edcion cada, Para referencias sin fecha,
‘Se aplea la ediién mas recente del documento citaco (ncluyendo todas las enmiendas),
1020 NORMA TECNICA COLOMBIANA __NTC-ISO 30301
NTC-1S0 20300, Informacion y documentacon, Sistemas de gestion para regstos.
fundamentesy vocabular.
‘TERMINOS ¥ DEFINICIONES
Para los propésitos de este documento, se aplcan los téminos y las defniiones incicados en
norma 80 30300,
4. CONTEXTO DELA ORGANZACION
441 COMPRENSION DE LA ORGANIZACION Y SU CONTEXTO
‘Alestablecery reviear su SGR una organizacion debe tomar en consideracién todos los facores
‘extemos e internos que son elevantes,
Los factores externas @ ntemos que se dentiican y toman en consderacion al establecer y
revisar el SGR deben estar decumeniagos.
La comprension del contexo externo de una oranizacon puede inci, entre otros:
12) _lentomo sociocutura, egal, reglamentaro, fancier, te=no ogo, exnémico, natural y
‘omptivo, bien sea intemacional, nacional, regional eal
) los factores y las tendencias clave que pueden tener impacto en 1s objetvos de a
‘organiza.
©) las relacones con ls pares inteesadas extras y las percepciones, Jos valores y las
expottatvas de estas pares.
La comprensén del context interno de fa erganizacon puede incu, etre otros
1) gotieme, estructura organizacional funcones y responsabilidades;
2} policasobjeivesy estrategias que extn inplementadas para lgrais;
3) capacdades, entendidas en trminos de recursos y conociientos (por ejemplo, capt,
tiempo, personas, procesce, sistemas ytecnologae)
44) sistemas de informacion, fujos de informacion y process parala toma de decisiones (tanto
foemales como informales)
5) telaciones con las partes interesadas interas y as percepciones, los valores y las
‘expocatvas Ge esias pares, la cuturs dels organizacin;
5) normas,crectices y modelos adoptados pola organizacén;
7) latorma y la eens de as rlaciones contracts. NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC-S0 30301
42 REQUISITOS DEL NEGOCIO, REQUISITOS LEGALES Y OTROS
‘Alestableceryrevisar sus objetves relacionados con los registos, una orgaizacin debe tomar
fen consideracion los requsts del negocio, los lagales 10s replamentarosy oles relacionados
on a creacony el conto de egistos.
Ls erganzacion debe evaluary documenta los requis del negocio los requis legals, os
reglamentaros y otos que afectan las operaciones de su empresa con los cuales deben cumpir
1 para os cuales se xge evdencia de confrmidad.
Los requistos del negocio inctyyen todos aquellos para el desemperio adecuado de las
‘operaciones o los negocios dea oganizacon Los requisios se oignan en el deserpeio actual
‘el negace, la planifleacio y el desarolo futures, la gaston de nesgos y la planificacn de la
‘contin el nego,
Los requis legals incuyen nf reacion y el control de registos, Las
‘ents do requistos logaes
a reglamentos que reguane! entomno
» as, registos y archives,
i,
® ut fen fos cuales Ia
a 20 colgacs,
Otros 3 hechos por la
organiza
lo. que considera comportamiento
ceptable para un , etuyendo e buen gobierno,
‘contol adecouado de com 0 malidoso y fa Vensparencia en la toma
‘de decisiones
43. DEFINICION DEL ALCANCE:
La organzacin debe defi y documenta el lcance desu SGR.
El alcance del SGR puede incr a totaidad de la oganizaion, funcones especfias de la
‘rganizacion, seccones especiias de la orgaizacin o una 0 mas funcones de un grupo de
oxganizaciones.
Cuando se estabiece un SGR para una o mis funciones especiicas en un, grupo de
‘organizaciones. el alcance debe inclu lasrelaciones ene estas las funcones de cada una de
as. NORMA TECNICA COLOMBIANA __NTC-ISO 30301
Cuando una orgaizaciin eubeontata slgin proceso que afecte a ta conformidad con los
Tequsos del SGR. la organizacion debe garantzar el contol de tal proceso. Se debe identicar
{gr el contol de los conratstas los proceses subsontatados estin dentro del alcance det
SCR,
5. UDERAZGO
54 COMPROMISODELA DIRECCION
Laata dreccon debe demostar su compromise:
- _garantzand que el SER ee compatbie con a sreccion esvatégica dela organzacién,
-integrando los requitos del SGR en os procesos dal negocio dels organizacén,
= suministando Jos recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar
‘ontinzamente el SOR,
comunicandolainpertancia de un SGR eflear y cumpiondo os requistos del SGR,
_garantzando que e! SGR aleance sus resultados previstos y
= guiando y dando soporte a a mejpra continua,
NOTA —_Larleancia nego’ en ents noma se ria arolamere pare cir aes ache in son
‘Coe propio ge none dela panann
52° POLITICA
Lata dreccn debe establecer a polica de regio. Estapalica debe:
= seradecuada para os fines dea organizacién,
= suminstrar el marco pare establecer ls obetios etacionados con os registos,
= ncturelcompromiso de satsfacer os requstos aplcabes,
= incur comproizo de a mejora continua del SGR,
= ser comunicada dentro del organizacién,y
= estar isponibie a as partes interesads, segun correspond
Le organizacion debe conserva nformacién dosuentada aoetca dela potica de repsos,
La poltica de registos debe incur as exrategias de ato nivel relacionadas con la creacény el
‘orto de egistos autos, confabes yullzables capaces de dar soporte a as funciones y
tas actvdaces de la organzacion y de prteger la integrdad de dices registes durante
tempo quo se requeran. .
Le orgenizacin debe garantzar que la politica do regisos se comunica e implementa en todos
tos nvelos de la organzacion, ya todas las enidades 0 indvduos (por ejemplo, s0cios ©
‘contaisi) que tabaan con ela oa su nombre,
4 NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC4SO 30301
52. FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES ORGANIZACIONALES
53 Goneralidades
La atta dreceién debe garantzar que ls funcones, las responsabiidades y las autoidades
relacionadas con la gation dele restos estan detidas,asignadas y comunicadas en toda a
‘organiza y @ aquelias entidades 0 indvduos que trabajan con la ergaizaciin oa su nombre,
La asignacion de respensabiidades se debe realizar adecuadamente para todo el personal, en
las unconesy os nivel petnenee dentro de la organizacon en partcular la alta Greccton, los
ferentes de programas, los profesionsies ge la geston docurnental, 1s protesiondles de
{Eenclogia de la hfomacin, fos adminisaderes del sistema y todos aquelos que crean y
‘contol regisros como pate de su aba}
Et tderazgo para implementa e!
‘dreesin. Cuando el tama y
fequieran, se debe asgnar
‘entrenamionto para. una
te operaconal especiico para
3 avtoidad defnidas, o que ince:
b) teponar a la ata dreccion sobre la eficaca de SGR para su revision, incuyendo
recomendaccones para la mejor, y
©) establecer el vincuo con las partes xtemas sobre temas relacionados con el SGR,
NOTA _ Las incone dl rpeenat eae y depen opeacorl oe ogtos postin at
‘eaten por bmisns petsone oe mien Bt, NORMA TECNICA COLOMBIANA _ NTC4S0 30301
6. PLANIFICACION
64 ACCIONES PARA TRATARLOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADES.
{La organizacon debe considera los aspects indicados en ol numeral 4.1 y los requistos del
numeral 42, y determiners fesgosy las oporunidades que es necesaro trata, con el in de:
2) garanizar que el SGR puede alcanzar sus resitads provisos,
) _prevenirefectos no deseados,y
©) deterrinar oportunidad para la mejor,
{La organizacion debe evalua la nevesidad de planar acciones para abordar esos esg0s y
portunidadesy, cuando sea apliable:
= integra e implementar estas acciones en los procssos de su SGR (véase el numeral 8.1)
y
= asegurar que fa informacion staré dsponible para evalar si las acciones han sido
‘caces (vease ol numeral 91).
62 OBJETIVOS DE LOS REGISTROS Y LOS PLANES PARA ALCANZARLOS
La at dreccion debe garantzar que lo abjtues de oe ropes se ertablaceny 20 comunican
‘las fncones os niveles relevanes Genito dela organzacon,
Los objetivs de los registosdeben:
2) er consistentes conf poitea de regisves,
>) sermedbes, ees factbie),
©) temaren consderacén os requiatosapliables, y
4) sermantoreads y acualzados, sop coresponda,
Los bjetvos de los regisos se deben detvar de un andlis de las actividades de le
‘xganizacion. Deben defn las areas donde ia lgislacén, os reslamentos y ovas noemas
beri prtcas tienen la méxima apicscion para la cresién de regis conectados con las
sctdades,
Los objetvos de los registos deben tomar en consideracon el tamano de fa organzecén, la
naluraleza de sus actidades, productos y sericos, la ubicaccn, las condioones, e! sista
|uricofadminsstatwoy el ent culial ene cual funcona,
La oxpanizacon debe conserar informacion documenta acerca de los cbjetvas de los
reise
Para alanzar los objetves de os registos, la organizactn debe deterinar ‘
= auidn sera responsabie,
= quése va aacer, NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC4S0 30301
‘qué recursos sonecestarn,
‘cudndo se terminara y
‘como se evauarin los resutados.
7. SOPORTE
74 RECURSOS
Lata dreccin debe asignary mantener os recursos necesarios para ol SGR,
La gest de fos recursos incuye:
a competente para ejecutar las funciones
a ra wera
72 co
Lao:
a nes | trabajo bao su
» competentes con ion, formacion y
9 nes para ada competonca ecesaria y
ma evdencia dela competencia
la foracn eon oer doe
La organzecion debe garantzar que su personal es consciente de
8) le rlovancia¢ importancia de sus actividades Indvdualesy de la manera en que elas
Contbuyen a loge da foe objeves de SOR,
1») laimportancia de cumpir con la play os procedsnionts del SGR y con los requiios
dal sistema de gestion,
©) los aspactos significativos de! SGR y los impactos relacionados, reales o pbtenciales,
Asociados con Su tabap, asl como de los benefcos del desempeno mjorado. dal
personal, NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC1SO 30301,
2) aue unclonee y reeponeablidades en el logro de la conformidad con los requistos del
GRY
12) las consecuencias potencies de apartarse de los procedimientos especicos
La organizacon debe estabiecer un programa convo para la formacion en la rsecin y et
‘onto de fos egistloe. Loe programas paa a formacion en los requis y las péctica pa ia
feston de los repistos se deben proporcionar a todos los rnveles'del personal de. ta
‘xgantacin, Incuyendo a los contatstzs y el personal de otras organizacones, cuando sea
pertnente Las competonciasy las detrezas exis para las diversas funciones con respecto&
fa geetion de regatios se deben evaluar,identfear, © incur en los programas de formacin
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