A. van Wissen - J. Holtrust - E.

Schilder

De rol van de eigen organisatie

Workshop 232 - 26 maart 2008

Het Regio College te Zaandam
4 locaties -150 beroepsopleidingen
600 medewerkers-10.000 deelnemers
Inhoud

Aanleiding
Doel en werkwijze
Migratie
Regievoering
 Standaardisering
 Procedures
 Ordening
Conclusie
Vragen ?
Aanleiding Outsourcing
Schade aan het onderwijs
Oorzaken:
 Automatisering
 Eigen organisatie

Onderzoeksrichting:
 Adviesbureau diagnose:
organisatieprobleem

Advies:
 Radicale herstructurering (2005)
 Eigen organisatie professionaliseren
 ICT outsourcen
Outsourcing
Doel
 Professionele, beheersbare en betaalbare
ICT voorziening en beheer passend bij het
huidige onderwijs
 Geprofessionaliseerde eigen organisatie
(cultuurverandering)

Werkwijze
 Project ‘S@men Sterk’
 Afbakening uitbesteding
 Uitbesteden aan geschikte IT partner
 Ontwerp en implementatie van een nieuwe
interne ICT organisatie
 Professionaliseren van de klantvraag
Migratie
De keuze: wat gaan we uitbesteden

Wat wordt WEL uitbesteed?

 De technisch systeembeheeractiviteiten
(met uitzondering van specifieke componenten)
 De Helpdesk
Wat wordt NIET uitbesteed?
 Functioneel Applicatiebeheer
 Projectleiding en advisering
 Specifieke componenten van technisch beheer,
zoals pda’s, laptops, pc’s v.d. ict opleiding enz.
 Regiefunctie over het geheel
ICA regievoering
ICA – Informatie Centrum Automatisering
Plaats
Functies
 Het scharnier
Hoofd ICA tussen externe leveranciers en de
 eigen organisatie
Adviseurs A&I
(optimaliseren vraag en aanbod op strategisch en
 Applicatie-licentiebeheer
tactisch niveau)
 Technisch applicatiebeheer
Regie voeren/adviseren/ondersteunen van:
 Leverancier en eigen organisatie
(Servicemanagement)
 Management
(automatiserings- en informatiebeleid)
 Business ICT componenten
ICA regievoering
Meldpunt & Helpdesk
Scheiding ICT en facilitair
 Helpdesk = BT

 Meldpunt = Regio College

Regievoering
Functioneel Applicatiebeheer
Iedere applicatie een eigen ‘FAB-er’
 Centraal en decentraal beheerd
 Van 650 naar 300 applicaties

Regierol bij ICA

 FAB inregelen en verankeren
 Extra ondersteuning bij complexe applicaties
 Communicatie
 Advisering management
Regievoering
Functioneel Applicatiebeheer
Rollen en taken FAB-er
Beschrijft functioneel ontwerp
Levert software aan, test en accepteert
Onderhoudt contacten (intern-extern)
Verzorgt documentatie
Volgt scholing

FAB-ers hebben belangrijke

rol gespeeld tijdens de
migratie in verband met
het voorbereiden van de
SWO
Standaard Werk Omgeving (SWO)
Situatie vóór de migratie (2004-2005)
1.600 PC’s en 44 servers.
Geen synchronisatie
Geen standaard besturingssysteem
Verschillende Office versies
Spiegels-lokaalspecifiek
Onvoorspelbare kwaliteit werkplekken
C-schijf beschrijfbaar
Standaard Werk Omgeving (SWO)
Situatie na de migratie (v.a. 2007)
De hardware is overgenomen door outsourcer
De werkstations zijn gestandaardiseerd (SWO)
Restricties aangebracht
Geautomatiseerde installaties
Gelaagde opbouw
Eén vast bedrag per computer

Specifieke Applicaties 4
Standaard Applicaties 3

Specifieke aanpassing 2
Besturingsysteem
Besturingsysteem 1
Standaard Werk Omgeving (SWO)

Standaard services
Inrichting SWO Standaard Werkplek Omgeving
FILE-server APPLICATIE
(home dir.) server (NAL)
INTERNET

PRINT
server
FireWall

Anti-Virus
EMAIL
server
Proxy
EMAIL
Web
Acces
Printer(s) AUTHORISATIE & IDENTIFICATIE

SWO anywhere
anyplace
Standaard Werk Omgeving (SWO)
De functionele uitzondering(en)
SWO+
 Standaard Werk Omgeving plus
 Test machine voor het uitproberen van…..

SOPI
 Standaard Onwikkel Plek ICT opleiding
 Educatieve functie buiten de standaard

SCWO
 Standaard CAD Werkplek Omgeving
 Specifiek voor CAD applicaties

geschikte apparatuur
Software Installatie?
SWO-restricties: zelf géén software installeren !

Installatie via Outsourcer

 Packagen / Scripten van software
Regio College heeft regierol:
 bepaalt keuze
 schaft aan
 vraagt aan
 levert aan
 test en accepteert
Nieuwe software = niet-standaard wijziging
= op offertebasis = op basis van Best Effort
De eigen organisatie van ICT
Software aanvraagprocedures

Operationeel
Afschaffen Software
Updates Software
Upgrade Software
Bestaande Software
Nieuwe Software
Ordening . . . . .
Ordening . . . . .
Beleid

Verscheidenheid softwarefamilies beperken

Microsoft dominante factor
De integratie en beheersbaarheid vergroten

Richtlijnen nieuwe applicaties o.a.:

 web enabeling (plaats – tijdonafhankelijk)

 voorzien van standaard “stekkers” (integratie)
 passend in het beleid
 rechtsgeldigheid Software
 toekomstvastheid
Conclusie
Outsourcing
Vereist professionaliseren van de eigen organisatie
(inrichting en verankering)

Vereist Organiseren van Regievoering op

verschillende niveaus

Brengt cultuurverandering met zich mee

 Zeg wat je doet en doe wat je zegt
 Management conformeert zich aan verandering

Vereist krachtig programma-management

Outsourcing is enorme stimulans om tal van

verbeteringen integraal in gang te zetten.
Vragen

avanwissen@regiocollege.nl - jholtrust@regiocollege.nl - eschilder@regiocollege.nl