CAPTULO 2

Introduccin a Access

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

ANTECEDENTES
Access es un programa desarrollado por Microsoft que forma parte
de la Suite de Office, cuya finalidad es crear y gestionar bases de
datos relacionales.
Es utilizado en pequeas empresas o de manera personal, ya que
su interfaz es sencilla de manejar.
Han existido diferentes versiones de este programa, siendo la ms
reciente la del 2010, que incluye mejoras en la administracin de
los datos. En el curso en lnea, trabajaremos con la versin
2007.
En comparacin con Excel, Access es una importante herramienta
ya que es ms flexible en los reportes que se pueden crear, maneja
una gran cantidad de informacin y ayuda al anlisis de datos para
la toma de decisiones, son muchas las caractersticas que hacen
que la informacin sea ms confiable.

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2.1. OBJETOS DE ACCESS

En un archivo de base de datos creado por
Access y cuya extensin es ACCDB para versin
2007 o ms recientes y MDB para versiones
anteriores, se pueden manipular datos en
forma de tablas, crear relaciones, consultas,
formularios e informes.
Puede almacenar la informacin una vez en
una tabla y tener acceso a la misma, mediante
los dems objetos y cuando se actualizan los
datos, se actualiza tambin en todos los
objetos.

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Tablas-

Almacenar

Consultas- Buscar
FormulariosInformes-

Ver y agregar

Analizar e imprimir

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TABLAS
Son los objetos principales que se utilizan para almacenar toda la
informacin necesaria en la base de datos.
Cada tabla se compone de campos y registros. Cada columna de
una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un nico
registro, que rene la informacin de un elemento de la tabla.
Se puede tener ms de una tabla para guardar informacin
relacionada, por ejemplo una tabla para los libros, una para los
suscriptores, otra para los prstamos, etc.

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CONSULTAS
Permiten recuperar informacin que cumpla con las condiciones que se han
establecido.
Existen 3 tipos de consultas:

De seleccin: Seleccionan y presenta los datos.

De accin: Modifica los datos encontrados.

De Referencias cruzadas: Presenta los datos en forma de reporte.

Por ejemplo: Tiene la tabla "Libros" y desea obtener nicamente los libros que
pertenecen a una editorial, puede realizar una consulta de seleccin que le dar
como resultado la editorial que usted le ha indicado y le mostrar los resultados en
orden.
Puede combinar varias condiciones en una misma consulta, incluso puede obtener
datos de varias tablas simultneamente.

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FORMULARIOS
Son pantallas personalizadas que se utilizan para presentar
la informacin, permitiendo la entrada y modificacin de
los datos.
Estas pantallas tienen un aspecto ms sofisticado que el
que se maneja en el diseo de datos, se puede
personalizar utilizando combinaciones de colores, tipos de
letras, objetos grficos, botones, etc.

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INFORMES
Son los objetos que sirven para presentar los datos de una tabla o
consulta impresos.
Permite incluir elementos grficos para hacerlo ms atractivo.
Puede utilizar informes para: Crear etiquetas postales, mostrar
los totales en un grfico, mostrar totales calculados, etc.

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La combinacin de todos estos objetos,

permite crear una base de datos de gran
utilidad en la administracin de la informacin
contenida en un archivo de Access.