CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN FINANCIERA

CDIGO:

MG MIG TIMN 08

VERSIN:

PROCESO: GESTIN FINANCIERA

RESPONSABLE DEL PROCESO: Facilitador Nacional Administrativo y Financiero
MISIN: Garantizar que los recursos financieros sean optimizados de acuerdo a las necesidades y obligaciones de la organizacin
PROVEEDOR

ENTRADA

Mejoras para el Sistema Integrado de gestin, el servicio y

recursos otorgados
Gestin
Gerencial

Polticas de proyeccin y estrategias de crecimiento y

competitividad

ACTIVIDADES

Facturacin y Cartera

Documentos soporte para la facturacin de servicios prestados

Ventas

Matriz de Tarifas

Gestin
Administrativa,
Operaciones

Documentos soporte de ingresos no operacionales

Realizar la programacin de cobros y

mantener actualizado el estado de cuentas
por cobrar.

Notas crdito y/o dbito

Realizar las gestiones necesarias para

realizar el cobro a los clientes morosos.

Seguridad

Operaciones

Modelo
Gerencial

Remitir la informacin correspondiente de

los servicios facturados al proceso
corporativo de contabilidad.

Informacin de costos y gastos

Costos y presupuestos
Elaborar el presuesto general

Solicitar aprobacin de presupuesto (Junta

Concepto final de investigacin (Novedades)
Directiva)
Plan de accin de riesgos
Programacin de la movilizacin de flota
Costos y necesidades realizacionadas con vinculacin de clientes Realizar control y seguimiento a la
ejecucin presupuestal
Informe de necesidad de recursos para nuevos procesos logsticos
Informe comparativo de servicios prestados vs. Facturados
Direccionamiento estratgico
Documento y registros controlados
Informe del resultado de auditoras internas

Gestin
Gerencial

Clasificar y validar la informacin a facturar

a los clientes para generar facturas.

Operaciones

Solicitud de reintegro de fondo logstico y cajas menores

Necesidades y expectativas

Facturacin generada y entregada

BUC (Base Unica de Clientes)

Poltica de servicio

Programacin de la movilizacin de flota

CLIENTE

Recibir los soportes necesarios para

realizar la facturacin a los clientes.

Ventas

Ventas
Todos los
procesos
Operaciones
Gestin
Administrativa,
Operaciones

SALIDA

Presentar informes financiero

(Sigue en prxima pgina)

Notas Crdito y dbito elaboradas y entregadas

Presupuesto general aprobado
Recursos de movilizacin
Recursos para cajas menores

Solicitud de investigacin (novedad)

Clientes
Externos,
Contabilidad
(outsourcing)
Clientes
Externos,
Contabilidad
Todos los
procesos
Operaciones
Gestin
Administrativa,
Operaciones
(Regionales)
Seguridad

Solicitud de creacin o modificacin de documentos

Resultados de indicadores de gestin
Solicitud de evaluacin y/o creacin de cargos
Informacin de acciones de mejora tomadas
Requisiciones de Talento Humano
Necesidades y expectativas de colaboradores
Necesidades de capacitacin

Modelo
Gerencial

Gestin
Humana

Novedades disciplinarias y siniestros presentados

Solicitud de Compra/Servicios
Documentos externos e internos y solicitudes
(Distribucin, Archivo, prstamo, copia)

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Gestin
Administrativa

24/Jul/2009

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN FINANCIERA

CDIGO:

MG MIG TIMN 08

VERSIN:

(Viene de pgina anterior)

Colaboradores competentes
Fondo Logstico y cajas menores
Ambiente de trabajo seguro y clima laboral adecuado
Gestin Humana
Medidas disciplinarias tomadas
Programacin Plan Marcha Azul

Informacin de bienes y activos propios, en uso o

Asignar fondo logstico y cajas menores a bajo custodia de la organizacin, que requieran ser
nivel nacional
asegurados o tramitados
Identificar los gastos de movilizacin,
segn programacin de operaciones

Bienes, activos, suministros, y servicios entregados e identificados Realizar consecucin y desembolso de

(cuando aplique)
recursos a nivel nacional

Informacin sobre siniestros

Documentos externos e internos y solicitudes tramitados

(Distribucin, Archivo, prstamo, copia)

Gestin
Administrativa

Recibir documentos soportes de: gastos de

movilizacin y de gastos de caja menor;
Informacin de bienes y activos propios, en uso o bajo custodia de con sus respectivas legalizaciones
Gestin
la organizacin asegurados y/o tramitados
Solicitud de: soporte tcnico, creacin de usuarios y
Administrativa
Solicitar el reintegro del fondo logstico y
perfiles, asignacin de equipo, actualizacin de la
cajas menores (Outsourcing tesorera)
Siniestro indemnizado
pgina web,
Soporte tcnico ejecutado, usuarios y perfiles creados, equipo
asignados, pgina web actualizada

GENERALES
ISO 9001:2008
ESPECIFICOS

Realizar reintegro de fondos logsticos y

cajas menores a nivel nacional

4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 5.5.1, 5.5.3, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5
6.1

REQUISITOS
NUMERALES 4.3.4, 4.3.5, 4.3.6, 4.3.5, 4.3.6, 4.4.3
BASC
ESTNDARES ------------------------------------------

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24/Jul/2009

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN FINANCIERA

CDIGO

DOCUMENTOS
NOMBRE

GF D 01

DIRECTRIZ FACTURACIN Y CARTERA

GF D 02

DIRECTRIZ FONDOS LOGISTICOS Y CAJAS MENORES

CDIGO:

MG MIG TIMN 08

VERSIN:

TCNICOS

RECURSOS
ECONMICOS

Instalaciones, equipos, software

y herramientas de oficina

Presupuesto asignado
(Ver ao vigente)

PLANTA DE CARGOS
Analista de costos y presupuestos
Auxiliar de fondo Logstico

MEDICIN

SEGUIMIENTO
Verificacin del cumplimiento de la facturacin de
todos los servicios prestados
Verificacin del cobro de la cartera
Verificacin de la ejecucin presupuestal
Verificacin de gastos de fondo logstico y cajas
menores

INDICADOR

META

FRECUENCIA

Servicios facturados a tiempo/Servicios

Prestados

100%

Mensual

Valor recuperado/Valor de cartera acumulado

90%

Mensual

Nmero de das reales de pago

<=90 das

Mensual

Facilitador Administrativo y
Financiero

Ejecucin presupuestal por proceso /

Presupuesto por proceso

100%

Mensual

Facilitador Administrativo y
Financiero

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RESPONSABLE
Facilitador Administrativo y
Financiero
Facilitador Administrativo y
Financiero

24/Jul/2009