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INTRODUCCION
La Auditora por ciclos de transacciones tiene un objetivo fundamental el cual es, ver
los diferentes casos que puedan dar un efecto en los Estados Financieros. Ya que en la
actualidad el crecimiento econmico de las empresas es cada vez mayor, con lo cual la
administracin de una empresa pierde la capacidad de observar y controlar
directamente gran parte de los procesos que se realizan y se va perdiendo as el
control en cuanto aumenta las operaciones y va disminuyendo la confianza de la
custodia de los activos de la empresa as tambin la adecuada realizacin del
cumplimiento de las funciones. Como consecuencia a este incremento la capacidad de
tener informes confiables que son la fuente de la toma de decisiones va decayendo,
por lo que se origin la necesidad de querer aplicar la Auditora por ciclos de
transacciones, la cual permitir verificar los diferentes casos que puedan ocasionar un
efecto en los Estados Financieros y analizar grficamente la suficiencia de los controles
internos contables como condicin bsica de la integridad de las cifras resultantes de
una transaccin.
1. DEFINICIONES BSICAS
1.1 Ciclo:
Es el nfasis que le da el auditor a una Actividad de Negocios, es un flujo continuo de
hechos y transacciones, las cuales se llevan a cabo con el propsito de cumplir
objetivos especficos durante cada proceso y generales en funcin del resultado final.
1.2 Transacciones:
Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros. Se
presenta de manera que pueda procesarse, y ha sido aceptado para ser procesado por
uno o ms de los sistemas de registro de la entidad. Un solo hecho econmico puede
originar varias transacciones.
del
rol
que
juega
en
el
sector
que
se
desarrolla.
Evaluar un sistema de Control Interno, es hacer una operacin objetiva del mismo.
Esta evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas
pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando
correctamente y aplicando los mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la
direccin de la empresa para salvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus
operaciones.
La evaluacin que se haga del Control Interno, es de primordial importancia pues por
su medio se conocer si las polticas implantadas se estn cumpliendo a cabalidad y si
en general se estn desarrollando correctamente.
Dependiendo de la evaluacin que se tenga, as ser el alcance y el tipo de pruebas
sustantivas que se practiquen en el examen de los estados financieros.
2.2 La evaluacin del Control Interno puede efectuarse por los siguientes mtodos:
- Mtodo Descriptivo:
Tambin llamado "narrativo", consiste en hacer una descripcin por escrito de las
caractersticas del control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a
departamentos, personas, operaciones, registros contables y la informacin financiera.
El mtodo narrativo, es ideal para aplicarlo a pequeas empresas.
- Mtodo de Cuestionario:
En este procedimiento se elaboran previamente una serie de preguntas en forma
tcnica y por reas de operaciones.
forma clara y sencilla para que sean comprensibles por las personas a quienes se les
solicitar que las respondan. Una respuesta negativa advierte debilidades en el control
interno.
- Diagrama de Flujo:
El diagrama de flujo de sistemas es un diagrama, una representacin simblica de un
sistema o serie de procedimientos en que stos se muestran en secuencia, al lector le
da una imagen clara del sistema: muestra la naturaleza y la secuencia de los
procedimientos, la divisin de responsabilidades, las fuentes y distribucin de
documentos, los tipos y ubicacin de los registros y archivos contables. Tiene como
base la esquematizacin de las operaciones, mediante el empleo de dibujos (flecha,
cuadros, figuras geomtricas, etc.); en dichos dibujos se representan departamentos,
formas y archivos, por medio de ellos se indican y explican el desarrollo de las
operaciones. Este mtodo se utiliza en la actualidad a travs de computadoras.
2.2.1 Proceso de evaluacin del control interno:
Es preciso definir una metodologa para la evaluacin del control interno, con el fin de
ubicar de mejor manera las funciones del Auditor Interno, dimensionada en la
evaluacin del verdadero alcance institucional y en el marco de los planes estratgicos,
las leyes, polticas, presupuestos, normas y procedimientos que rigen las operaciones
en directa relacin con los objetivos de servicio que brinda la organizacin, dentro del
sector que se desenvuelve.
El auditor interno tiene una gran responsabilidad de velar, a travs de las respectivas
evaluaciones, porque el control interno sea slido y funcione en beneficio de los
resultados de la organizacin.
2.2.2 Objetivos del Control Interno:
El Control interno se lleva ha cabo para lograr la eficiencia operativa a travs de la
Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna
independiente. Logrando la Informacin financiera razonable y oportuna, ya que un
buen funcionamiento en el sistema de control interno permitir detectar de mejor
manera las deficiencias que pudiera tener la entidad. La evaluacin del control interno
permite al auditor tener una mayor confiabilidad y seguridad en cuanto a que las
polticas y las deficiencias que pudiera tener la entidad.
Tesorera
3.2
Egresos
3.2.1
Compra (Adquisicin)
3.2.2
Nomina (Pago)
3.3
Conversin
3.4
Ingresos
3.4.1
Ventas
3.4.2
Ingresos de Efectivo
Caja y Bancos
Documentos por pagar
Deudas a largo plazo
Capital (utilidades retenidas)
Intereses Gasto
Intereses Productos
Inversiones.
3.1.2 Las funciones tpicas de un ciclo de Tesorera son:
o Relaciones con sociedades financieras y de crdito.
o Relaciones con accionistas.
o Administracin del efectivo y las inversiones.
o Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos.
o Custodia fsica de efectivo y los valores.
o Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.
o Administracin y vigilancia de la deuda (principal e intereses).
o Operaciones de inversin y financiamiento.
o Administracin financiera de planes de beneficio a empleados.
o Administracin de seguros.
Compra de valores
Venta de valores.
Financiamiento
Financiamiento
Proteccin de valores
Financiamiento
3.1.3.1 Dentro del ciclo de Tesorera podramos distinguir los siguientes asientos
contables comunes:
Acciones emitidas.
Plizas de seguro.
Inventarios
Activo fijo
Servicios externos
Suministros o abastecimientos
Solicitud de compra
Solicitud de Cotizacin
Reclutamiento
Contratacin
Toma de pedidos
Facturacin.
Contabilizar la factura
Contabilizar comisiones
Depositar en el Banco
Orden de venta
Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe
aprobar el crdito para el cliente por las ventas a cuenta. Las prcticas nulas de la
aprobacin de crdito frecuentemente ocasionan un nmero excesivo de ventas malas
y cuentas por cobrar que quizs sean incobrables. Para la mayora de las empresas,
una indicacin de la aprobacin del crdito en la orden de venta es la aprobacin para
embarcar los bienes.
b) Embarque de bienes:
Esta funcin importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la
compaa son otorgados. La mayor parte de las compaas reconoce las ventas
cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el
momento del mismo; esto puede hacerse de manera automtica en una computadora
con base en la informacin de la orden de venta.
c) Documento de embarque:
Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando la
descripcin de la mercanca, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El
original es enviado al cliente y una o ms copias se conservan en la compaa.
d) Facturacin a los clientes y registros de las ventas:
Dado que la facturacin a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del
monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los
por cobrar y del libro mayor. Los avisos de remesas son importantes para este
propsito.
l) Avisos de remesa:
Es un documento que acompaa a la factura de ventas enviada al cliente y que puede
ser devuelta al vendedor con el pago en efectivo. Se utiliza para indicar el nombre del
cliente, el nmero de factura de ventas y el monto de la factura. Un aviso de remesa se
utiliza para permitir el depsito inmediato del efectivo y para mejorar el control sobre la
custodia de los activos.
m) Listado de las entradas de efectivo:
Es una lista que prepara una persona independiente cuando se recibe el efectivo. Se
utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado y depositado en los montos
correctos y en forma oportuna.
n) Diario de entradas de efectivo:
Es un diario para registrar las entradas de efectivo por cobranzas, ventas en efectivo y
otras entradas de efectivo. Indica el total del mismo recibido, el abono a las cuentas por
cobrar en el monto bruto la venta original, descuentos comerciales, en efectivo, otros
abonos y cargos.
o) Procesamiento y registro de ganancias y provisiones de ventas:
Cuando un cliente no est satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la
devolucin de bienes u otorga una reduccin en los cargos. Las devoluciones y rebajas
se registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operador de devoluciones y
rebajas sobre ventas y del archivo maestro de cuentas por cobrar. Regularmente se
emiten notas de crdito por las devoluciones y rebajas para conservar un control y
facilitar la contabilidad.
p) Nota de crdito:
Es un documento que indica una reduccin en el monto a favor de un cliente debido a
la devolucin de bienes o a una provisin otorgada. Con frecuencia toma la misma
forma general de una factura de ventas pero apoya reducciones en las cuentas por
cobrar en lugar de aumentarlas.
q) Forma de autorizacin de cuentas incobrables:
Es un documento que se utiliza en forma interna para el debito (cargo a gastos) de una
cuenta por cobrar por considerarse incobrable. La estimacin para cuentas malas debe
ser suficiente para compensar en el periodo de venta actual porque la compaa no
podr cobrar en el futuro; para la mayora de las compaas las estimaciones
representa un residuo que proviene del ajuste administrativo del final del periodo de la
estimacin de cuentas incobrables.
3.5 Ciclo de Informacin Financiera
No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros
Ciclos Analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para
informar a la Gerencia y otros Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin
en los Estados Financieros.
Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada perodo
contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones,
contina con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la
elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de trabajo, los estados financieros, la
contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del
libro mayor y, finalmente el balance de comprobacin posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va
desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales.
Mayorizar operaciones
Conversin monetaria
Salvaguarda Fsica
Balance de Comprobacin
Declaraciones Fiscales
Seleccin de proveedores
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Desembolso de efectivo
2.
Contratacin de personal
3.
4.
5.
6.
Desembolso de efectivo
7.
Otorgamiento de crdito.
2.
Toma de pedidos.
3.
4.
Facturacin.
5.
Contabilizacin de comisiones.
6.
Contabilizacin de garantas.
7.
8.
Cobranza.
9.
10.
11.
por pagar y gastos diversos de gestin son aplicaciones contables importantes que
afectan el rubro compras. El auditor debe disear procedimientos de auditora que sean
eficientes
para los objetivos del examen, de tal manera que las cuentas ms
Resumen
de
las
cuentas,
incluyendo
los
cambios
ms
importantes
toda
la
informacin
concerniente
las
operaciones
de
su
cliente.
referencia permanente y el legado de auditora. Los ndices son anotados con lpiz rojo
en la parte superior derecha de la cdula de auditora.
Marcas:
Los procedimientos de auditora efectuados se indican mediante smbolos de auditora.
Dichos smbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no
exista un sistema de marcas estndar, a menudo se utiliza una escala limitada de
estandarizacin de smbolos para una lnea de auditora o para grupos especficos de
cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cedulas determinadas.
Esta es una tcnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los
procedimientos de auditora que son similares ms de una vez, y elimina la necesidad
que el coordinador recorra para atrs y para adelante los papeles de trabajo para
encontrar la leyenda estndar.
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su
ubicacin en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras
escritas en lpiz.
Se debe evitar los smbolos superpuestos complejos o similares; los nmeros o letras
simplemente rodeadas por un crculo proporcionan un orden secuencial y fcil de
seguir.
Algunos
requisitos
caractersticas
de
las
marcas
son
los
siguientes:
DESCRIPCIN
10,619,600.00
PASIVO Y PATRIMONIO
10,619,600.00
CORRIENTE
9,452,910.00
PASIVO
7,619,600.00
Caja y bancos
1,456,580.00
CORRIENTE
7,369,600.00
1,250,000.00
1,550,000.00
Proveedores
2,250,000.00
1,550,000.00
IVA debito
Inversiones
Cuentas por cobrar clientes
cuentas por cobrar
extranjeros
900,000.00
369,600.00
IVA crdito
163,019.00
Prestamos
750,000.00
NO CORRIENTE
250,000.00
inventarios
2,000,000.00
Indemnizaciones
250,000.00
Otros Activos
1,083,311.00
PATRIMONIO
3,000,000.00
NO CORRIENTE
Propiedad planta y equipo
neto
1,166,690.00
Capital social
Ganancia/perdida de ejercicios
anteriores
1,500,000.00
1,000,000.00
1,166,690.00
Informacin Adicional
3,500,000.00
500,000.00
Inversiones
Al realizar sus pruebas de auditora identifico que existen cuatro inversiones en las
siguientes instituciones financieras: En Financiera Industrial una inversin por Q.
495,000.00 realizada el 01-01-2012 y que devenga un inters del 3.5% anual; En
Financiera del Pas tres inversiones por Q. 135,000.00 c/u constituidas de la
siguiente forma: La primera del 01-03-2012 y devenga un inters del 2.75% anual:
La segunda a partir del 01-04-12 y devenga un inters anual del 3.5% y la tercera a
partir del 01-05/2012 con inters del 4%. Los intereses de las inversiones
correspondientes a sus periodos no se han registrado en la contabilidad un inters
del 2.75% anual: La segunda a partir del 01-04-12 y devenga un inters anual del
3.5% y la tercera a partir del 01-05/2012 con inters del 4%. Los intereses de las
inversiones correspondientes a sus periodos no se han registrado en la contabilidad.
Compaa La Palma, S.A.
PT`s / Ref
Resumen de Ciclos
Hecho:
Grupo No. 18
Fecha:
10/08/2012
Expresados en Quetzales
Revisado:
Fecha:
Ciclo
Activo
Tesorera
911,981.25
Total
911,981.25
Pasivo
Capital
Resultados
Referencia
A
PT`s / Ref
Hecho:
Grupo No 18
Fecha:
10/08/2012
Expresados en Quetzales
Descripcin
Saldo de
Contabilidad
al 30.06.12
Revisado:
Fecha:
Ajustes y
Reclasificaciones
Debe
Haber
Saldo Final
de Auditoria
0.00
Ref.
ACTIVO
Inversiones
900,000.00
900,000.00
11,981.25
911,981.25
11,981.25
911,981.25
^
PT`s /
Ref
A-1
Hecho:
Grupo No. 18
Fecha:
Revisado
:
10/08/2012
Expresados en Quetzales
Fecha:
Descripcin
Valor de
Inversin
Inversin
495,000.00
Total
495,000.00
Fecha
Meses
01/01/2012
Tasa de
Inters
3.50%
Intereses
8,662.50
8,662.5
0
Ref.
Ajuste
1
PT`s /
Ref
A-2
Hecho:
Grupo No. 18
Fecha:
Revisado
:
10/08/2012
Expresados en Quetzales
Fecha:
Descripcin
Inversin
Valor de
Inversin
135,000.00
Fecha
Meses
Tasa de
Inters
Intereses
01/03/2012
2.75%
1,237.50
Inversin
135,000.00
01/04/2012
3.50%
1,181.25
Inversin
135,000.00
01/05/2012
4.00%
900.00
Total
405,000.00
3,318.75
Ref.
Ajuste
1
Ajuste # 1
P# 1 31.07.12
Inversiones
11,981.25
11,981.25
11,981.25
Suma Vertical
11,981.2
5
CONCLUSIONES
Todos los ciclos de transacciones dependen uno del otro ya que de acuerdo a lo
anterior se puede decir que el ciclo de TESORERIA es el que se encarga de aquellas
funciones de los fondos de capital, es decir, el manejo de efectivo y la emisin de
obligaciones de deuda y de acciones de capital el cual empieza con el reconocimiento
de las necesidades de efectivo como el ciclo de EGRESOS tambin llamado de
ADQUISIN dicho ciclo se encarga de las compras de inventarios, como propiedades
y pagan la nmina que se utiliza en el ciclo de CONVERSIN, dicho ciclo de
conversin incluye el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados como el
de Inventario hasta almacenar los productos terminados para venderlos, el cual el ciclo
de INGRESOS se encarga de ello ya que este ciclo abarca las transacciones que se
requieren para cambiar por efectivo los productos terminados o servicios as mismo
incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar
cuentas y recibir efectivo el cual va nuevamente al ciclo de TESORERIA para uso
interno o inversiones externas, todos los ciclos envan informacin contable al ciclo de
INFORMACIN FINANCIERA y sta se resume en los Estados Financieros.
Como el propsito es evaluar la estructura del control interno, la forma administrativa es
a travs de la Eficiencia Operativa, Informacin Financiera Confiable y Oportuna, y
Adecuada Custodia de los Activos, por medio de la Autorizacin, segregacin de
funciones, procedimientos de documentacin y registros contables.
RECOMENDACIONES
Dar conocimiento a la administracin de las debilidades de la estructura del control
interno, para as poder implementar procesos y procedimientos eficaces para poder
evitar los errores o los riesgos de una mala informacin financiera.
Realizar una Auditora de Ciclo de Transacciones para poder evitar los riesgos y errores
que puedan afectar la informacin financiera de la empresa, ya que en los diferentes
ciclos de transacciones se pueden detectar registros y movimientos sin autorizacin o
con errores, como por ejemplo, compra de bienes y servicios recibidos pero no
contabilizados o viceversa o en el caso de compras no autorizadas, pago de planilla a
personas que no existen, pagos no autorizados a una persona, facturas mal
contabilizadas o en periodos indebidos.
BIBLOGRAFIA
http://www.buenastareas.com/ensayos/Auditoria-Por-Ciclo-De-
Transacciones/526057.html
http://www.monografias.com/trabajos64/ciclos-transacciones/ciclos-
transacciones.shtml#xciclos
http://www.monografias.com/trabajos64/ciclos-transacciones/ciclos-
transacciones2.shtml
http://www.buenastareas.com/ensayos/Ciclos-De-Transacciones-
Auditoria/2704994.html
http://www.buenastareas.com/ensayos/Ciclos-De-Transacciones/1013873.html
http://www.buenastareas.com/ensayos/Auditoria-Por-Ciclo-De-
Transacciones/933903.html
http://www.buenastareas.com/ensayos/Auditoria-Por-Ciclo-De-
Transacciones/1451191.html
http://www.iconsultores.net
http://afisonmer.blogspot.com