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TESIS
"IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO OPERATIVO
EN LOS ALMACENES, PARA MEJORAR LA GESTIN DE INVENTARIOS DE
LA CONSTRUCTORA A&A S.A.C. DE LA CIUDAD DE TRUJILLO - 2013
PRESENTACIN
a vuestro criterio
el
presente
informe de investigacin
titulado:
Atentamente,
Las Autoras
ii
AGRADECIMIENTO
Gracias a Ustedes!
iii
RESUMEN
La presente investigacin
mtodo
iv
ABSTRAC
The present study had the general objective Show that with the implementation of a
system of internal control operating in warehouses improve inventory management of A &
A Construction SAC city of Trujillo - 2013. Post Test - In order to fulfill this objective
Experimental research method only group Pre Test was performed. The theoretical
foundation of the research said independent variable Operating System Internal Control in
the stores as the dependent variable and Managing Inventories and Our population sample
used for this investigation were 05 stores. He applied as instruments of data collection
Interviews, Direct observation and questionnaire applied to the head of logistics and
warehouse staff , these being the direct users of the system to give a clear picture of the
status of the System Operational Internal Control current , can detect the shortcomings of
this and propose significant improvements. The most important conclusion was that the
implementation of an Internal Control System Optical Stores in the area significantly
improved management of inventories due to improved processes, inventory control,
physical distribution warehouses.
NDICE
PRESENTACIN ................................................................................................................. ii
AGRADECIMIENTO .......................................................................................................... iii
RESUMEN ........................................................................................................................... iv
ABSTRACT........................................................................................................................... v
INDICE ................................................................................................................................ vi
CAPTULO I ...................................................................................................................... 10
I INTRODUCCION ................................................................................................ .10
1.1. Formulacin del Problema ............................................................................... 11
1.1.1. Realidad Problemtica ....................................................................... 11
1.1.2. Enunciado del Problema..................................................................... 14
1.1.3. Antecedentes del Problema ............................................................... 14
1.1.4. Justificacin ....................................................................................... 16
1.2. Hiptesis
................................................................................................... 16
1.3. Objetivo
................................................................................................... 16
................................................................................................... 29
............ 30
vi
................................................................................................... 33
vii
LISTA DE TABLAS:
Tabla N 01: Nivel de conocimiento de la Estructura Organizacional del rea de almacenes . 46
Tabla N 02: Nivel de Capacitacin del personal de Almacn......... 47
Tabla N 03: Conocimiento de la importancia de tener un buen control de los inventarios .... 48
Tabla N 04: Implementacin de Equipos y Maquinarias en los almacenes ............................ 49
Tabla N 05: Aplicacin de Procedimientos............................................................................. 50
viii
LISTA DE GRFICOS:
Grfico N 01: Nivel de conocimiento de la Estructura Organizacional del rea de almacenes47
Grfico N 02: Nivel de Capacitacin del personal de Almacn... .. 48
Grfico N 03: Conocimiento de la importancia de tener un buen control de los inventarios . 49
Grfico N 04: Implementacin de Equipos y Maquinarias en los almacenes ......................... 50
Grfico N 05: Aplicacin de Procedimientos ......................................................................... 51
ix
CAPTULO I
INTRODUCCIN
10
I.
INTRODUCCIN
1.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA
1.1.1 Realidad Problemtica
El Per vive desde fines de la ltima dcada del siglo XX un sostenido
crecimiento de la industria de la construccin, segn el INE, en abril tuvo
un crecimiento de 26.5%, en mayo 10.05% y en junio 6.98%
las
mayores
inversiones
pblicas
privadas,
ambas
11
12
13
y control de
14
15
1.1.4. Justificacin
Los inventarios de materiales, herramientas y equipos representan para la
empresa, una de las partidas de mayor importancia en la composicin de
su activo y la ms susceptible a manipulaciones, lo que puede traer como
consecuencia, prdidas no justificadas en los mismos o atraso en las
operaciones normales de la organizacin, razn por la cual requieren de
una atencin muy especial, ya que de su buena y sana administracin
depende en gran medida el xito en la empresa, es por eso que al realizar el
estudio previo se verific que no existe un sistema de control interno
operativo en los almacenes en la empresa Constructora A&A S.A.C., por
lo que se hace necesario llevar a cabo la presente investigacin con el
objetivo de implementar un sistema de control interno operativo en los
almacenes para mejorar la gestin de los inventarios.
1.2 HIPTESIS
La implementacin de un sistema de control interno operativo en los almacenes
contribuye a mejorar la gestin de los inventarios de la empresa Constructora
A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo 2013.
Variable Independiente
Sistema de Control Interno Operativo en los Almacenes.
Variable Dependiente
Gestin de los Inventarios.
16
1.3 OBJETIVOS
Objetivo General
Demostrar que con la implementacin de un sistema de control interno
operativo en los almacenes mejorar la gestin de los inventarios de la
Constructora A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo 2013.
Objetivos Especficos
a)
b)
c)
17
18
5
6
Abraham, Perdomo, Fundamentos de control Interno, Novena Edicin, Mxico 2004 Pg. 03
Abraham, Perdomo, Fundamentos de control Interno, Novena Edicin, Mxico 2004 Pg. 04
19
Abraham, Perdomo, Fundamentos de control Interno, Novena Edicin, Mxico 2004 Pg. 05
20
1.4.9. Almacenamiento
Almacn
Alfonzo Garca Cant (1991), define el almacn como una unidad de
servicio en la estructura organizativa y funcional de una empresa
comercial o industrial, con objetivos bien definidos. Pg. 16
En otras palabras se pueden definir como todos aquellos lugares destinados
a guardar los diferentes tipos de mercancas, herramientas, materiales,
materias primas, suministros y piezas de una organizacin, dentro de un
marco de condiciones y estndares necesarios para controlar su inventario
y mantenerlos en buen estado para que est disponible en el momento que
necesiten en un proceso productivo.
Almacenamiento
Segn Ferrn (2003) almacenamiento se puede definir, como aquel proceso
organizacional que consiste en tomar las medidas necesarias para la
custodia de stock, evitar su deterioro, ya sean estos, insumos o productos
terminados necesarios para ventas, produccin o servicios. Esta necesidad
surge para poder equilibrar la produccin con la demanda, puesto que esta
ltima suele, en muchos casos, presentar una curva irregular y en otros
casos puede ser estacional, mientras que la produccin suele efectuarse
atendiendo a los ritmos de grandes series.
21
Principios de Almacenaje8
Al margen de que cualquier decisin de almacenaje que se adopte tenga
que estar enmarcada en el conjunto de actividades de la distribucin
integrada, se deben tener siempre en cuenta las siguientes reglas generales
o Principios de Almacenaje:
El almacn NO es un ente aislado, independiente del resto de las
funciones de la empresa. En consecuencia, su planificacin deber ser
acorde con las polticas generales de sta e insertarse en la
planificacin general para participar de sus objetivos empresariales.
Las cantidades almacenadas se calcularn para que los costos que
originen sean mnimos; siempre que se mantengan los niveles de
servicios deseados.
La disposicin del almacn deber ser tal que exija los menores
esfuerzos para su funcionamiento; para ello deber minimizarse:
a. El Espacio
de
almacenamiento disponible.
b. El Trfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la
frecuencia con que se produzcan los movimientos.
c. Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios
disponibles y a la utilizacin de cargas completas.
d. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones
ambientales
de
seguridad
incrementan
notablemente
la
Jordi Pau Cos y Ricardo de Navascues. Ediciones Daz de Santos, S.A. Madrid Espaa, 2001. Pg. 127
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa.
9
22
Inventarios
Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para
su posterior comercializacin.
Funcin de los inventarios10
Es importante mencionar que los inventarios son vitales para la salud de la
empresa, por lo tanto su funcin es vital ya que:
Ayuda a la independencia de la relacin operacin continuidad de
las variaciones de demanda.
Determina condiciones econmicas de aprovisionamiento.
Determina las ptimas secuencias de operaciones.
Hace uso ptimo de la capacidad productiva.
10
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa. Pg. 96
23
Tipos de inventarios11
Los inventarios de acuerdo a las caractersticas fsicas de los objetos a
contar, pueden ser de los siguientes tipos:
a.
b.
c.
d.
Inventario fsico12
Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o
confirmacin de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de
la empresa. En realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de
los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotada en los
ficheros de existencias (FE) o en el banco de datos sobre materiales.
Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de
una estadstica fsica o palpable de aquello que hay en existencia en la
empresa. El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el
cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En
11
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa. Pg. 95
12
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa.
24
verificar, en
Daz de Santos S.A. Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de Santos S.A. 1995. Madrid
Espaa.
25
Control: Fase del proceso administrativo que tiene como propsito coadyuvar al
logro de los objetivos.
26
27
28
CAPTULO II
MATERIAL Y
PROCEDIMIENTOS
29
2.2. Procedimientos
2.2.1. Diseo de Contrastacin
Diseo lineal con observacin antes y despus de la implementacin
de un sistema de control interno operativo.
30
31
Variable a
Investigar
Variable
Independiente
Sistema de control
interno operativo en
los almacenes de la
Empresa
Constructora A&A
S.A.C., Trujillo.
Variable a
Definicin
Conceptual
Indicador de
variables
Procedimientos
y
mtodos adoptados
por la organizacin
de
manera
coordinada a fin de
proteger
sus
inventarios
contra
perdida, fraude o
ineficiencia.
Esta
definicin
refleja
que
es
salvaguardar
los
bienes de la entidad.
Eficiencia y Eficacia
de
controles
administrativos
Indicador de
Tipo de
variables
Variable
Investigar
de
Cuantitativa
Escala de
Medicin
Ordinal
Reporte de perdidas,
faltantes
y/o
sobrantes
Definicin Conceptual
Administracin
Tipo de
Variable
Escala de Medicin
las
Rendimiento de la
para
gestin
la
comercializacin
de
la
empresa.
control
manejo
de
Dependiente
determinados bienes, en la
los
generales.
Gestin de los
estrategias, procedimientos
Inventarios.
de entradas y salida.
Cumplimiento de
objetivos
Cuantitativa
Ordinal
32
CAPTULO III
PRESENTACIN Y
DISCUSIN DE
RESULTADOS
33
34
3.1.2. Personal
El personal est constituido por 2 tipos de trabajadores:
- Personal con Estudios: El nico es el Jefe de Logstica el cual tiene
ttulo tcnico.
- Personal sin Estudios: Lo constituyen los 05 almaceneros que tiene
estudios completos de educacin secundaria. Ello representa el 100%
del personal de almacn.
35
Temas a capacitar:
- Conceptos, objetivos y funciones de los almacenes
- Disposicin Fsica de los almacenes
- Recepcin
- Almacenamiento
- Manejo del sistema
- Ubicacin de materiales
- Despacho
- Orden y Limpieza en el almacn
- Seguridad en almacenes
Con estas capacitaciones se pudo comprobar que el personal de almacn se
encuentra ms motivado y comprometido con su trabajo ya que saben de la
importancia de este para la empresa.
36
37
38
Esta filosofa est basada en las palabras japonesas que comienzan con
S, esta filosofa se enfoca a un trabajo efectivo, organizacin del lugar y
procesos estandarizados.
Seiri (Ordenamiento o acomodo), se refiere a eliminar en el rea de
trabajo todo lo innecesario.
Seitin (Todo en su lugar), se refiere a guardar casa cosa en su lugar,
teniendo en cuenta que necesita tener, donde lo voy a tener y cuanto
voy a necesitar.
Seiso (Que brille), una vez eliminado gran cantidad de estorbos e
inclusive basura, se realiza y se mantiene la limpieza del lugar
teniendo en cuenta la frase No es limpio el que ms limpia, sino el
que menos ensucia.
Seiketsu (Estandarizar), una vez establecida esta filosofa se debe
estandarizar las actividades utilizadas en el rea de trabajo, haciendo
que el personal participe en el desarrollo de estas.
Shitsuke (Sostener), se refiere a mantener esta filosofa dentro de la
empresa buscando la mejora continua.
39
40
Descripcin:
Comienza el proceso con la llegada de mercanca segn lo solicitado
en la orden de compra, hacindose las descargas en las zonas
establecidas para tal fin.
El almacenero procede a verificar la mercanca contra la factura y la
orden de compra.
Si existe conformidad en la recepcin, el almacenero firma y sella la
factura y la orden de compra. En caso de alguna diferencia, se notifica
a la jefatura de logstica y se espera alguna respuesta del mismo para
la aceptacin de la mercanca.
El almacenero con la factura del proveedor y la copia de la orden de
compra procede a su registro en el sistema informtico. Introducida la
informacin de la factura de compra en el computador, se procede a
emitir el reporte de entrada de mercanca.
El almacenero enva la factura de compra (firmada y selladaprocesada) y la copia de la orden de compra junto con el reporte de
entrada de mercanca, al departamento de contabilidad. En ste, se
realiza la revisin de la factura contra la orden de compra, para su
posterior registro contable.
41
Descripcin:
Realizada la recepcin, el almacenero verifica si el cdigo del
producto existe en el sistema de control de inventario. En caso que no
exista dicho cdigo, procede a solicitar su creacin en el sistema,
indicando a que rubro pertenece.
El almacenero procede a ubicar la mercanca en el lugar adecuado.
Registra en el sistema el ingreso de dicho materia
42
Descripcin:
El almacenero recibe la orden de consumo realizada por los maestros
de Obra.
El almacenero ubicara en el almacn los materiales y los llevara al
rea de despacho para la verificacin del maestro de Obra quien dar
la conformidad de los materiales a recepcionar y los retirara del
almacn.
El almacenero al final del da consolidara todas las rdenes de
Consumo en un documento llamado Orden de Salida, que tendr el
VB del Ing. Residente para su validez.
43
Entrada principal
44
Taller de
corte
Paquetn
Porcelanatos
Puertas
Tinas de
Bao
Piso
Laminado
Inodoros
Melamine
Cermicos
Elctricos
45
ELE-CA-A02-N04
Dnde:
ELE
: Materiales elctricos
CA
: Cables
A02
: Anaquel N 02
N04
: Nivel en el anaquel
Resultados de la Encuesta:
80%
NO
20%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
46
SI
100%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
Respecto al Nivel de conocimiento de la Estructura Organizacional del
rea de almacenes por parte del personal a cargo de los almacenes es muy
buena, siendo el 100% los que conocen la estructura organizacional y
donde estn ubicados en dicha estructura.
Usted cree que est debidamente capacitado respecto al trabajo que realiza
en el almacn?
80%
NO
20%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
47
20%
SI
80%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
El 80% del personal encargado de los almacenes dice estar debidamente
calificado para realizar su trabajo y el 20% representado por el almacenero
de Huanchaco quien solicito ser capacitado ms en lo referente al manejo
del sistema, ya que siempre la informacin fue registrada por un asistente
contable, siendo para l nueva esta funcin.
100%
NO
0%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
48
SI
100%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
El 100% sabe de la importancia de llevar un buen control de los
inventarios ya contribuir a mejorar la gestin de estos, adems se podrn
lograr los objetivos de la empresa.
20%
NO
80%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
49
20%
SI
80%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
El 80% del personal cuenta con los equipos adecuados y necesarios para
realizar su trabajo de manera eficiente y el 20% representado por el
almacenero del almacn central de Huanchaco por no tener aun el
montacargas que est en proceso de cotizacin para su adquisicin
100%
NO
0%
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
50
SI
100%
NO
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Las Autoras
El 100% por ciento del personal de almacn cumple con los
procedimientos establecidos.
51
52
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
En base al diagnstico y anlisis realizado en la empresa Constructora A&A SAC, y
despus de implementar un sistema de control interno operativo en los almacenes, para
mejorar la gestin de los inventarios, se establecen las siguientes conclusiones:
1.
2.
3.
4.
5.
53
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones est basada en buscar una mejora continua en lo propuesto e
implementado con la finalidad de mejorar la gestin empresarial de la Constructora A&A
S.A.C.
1.
2.
3.
4.
5.
La distribucin fsica del almacn se puede hacer en base a una clasificacin ABC
teniendo en cuenta la cantidad de productos y el nivel de rotacin de estos.
54
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Libros:
Bravo, M. (1998). AuditoraIntegral (1a. ed.).Lima, Per: Editorial San Marcos.
Cavero, N. (2000). El Auditor Financiero y sus Papeles de Trabajo (1a. ed.).Lima, Per:
Editorial Grfica FAVAL.
Daz de Santos S.A. (1995). Marketing Publishing. Compras e Inventarios, Ediciones Daz de
Santos S.A. Madrid Espaa.
55
ANEXOS
Anexo N 01
Cuestionario de Control Interno al rea de almacenes
56
(Pre_test)
Nombres y Apellidos:
Fecha:
Almacn:
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Respuestas
SI
NO
Preguntas
Comentarios
Anexo N 02
57
Jefe de Logistica
Almacenero Central
Huanchaco
Almacenero Palmeras
del Golf
Almacenero J.J.
Ganoza
Almacenero San
Andres
58
Anexo N 03
Saldos Negativos no confiables
59
Anexo N 04
Diferencia de Saldo entre el Sistema y Kardex Fsico
60
Anexo N 05
Orden de Salida sin Nombre con Inconsistencias
61
Anexo N 06
Informa a Almacn
llegada de Materiales
Recibe Informacin
de Compras
Entrega Materiales
en Almacn de
Obra
Recibe Guas de
Remisin,
Facturas
Realiza reclamo a
proveedor
NO
Correcto
SII
Autoriza Recepcin
en Almacn
Da conformidad a la
Recepcin
Son
Agregado
s
SII
Descarga en rea
apropiada para su
almacenaje y despacho
NOI
Archiva documentos
FIN
Proceso de Recepcin de Materiales
Elaborado por: Las Autor
62
Anexo N 07
Gua de Remisin
63
Anexo N 08
PROCESO DE ALMACENAJE
ALMACENERO
CONTABILIDAD
Recibe Materiales
Lleva la mercadera
fsica a su ubicacin
Actualiza Kardex
Fsico del Material
Existe
tem en el
Sistema
SII
NOI
Clasifica material
segn grupo
Crea el tem en el
Sistema
Registra Ingreso de
Materiales en
Sistema
FIN
Proceso de Almacenaje
Elaborado por: Las Autoras
64
Anexo N 09
Kardex de Materiales
65
Anexo N 10
PROCESO DE DESPACHO DE MATERIALES
MAESTRO DE OBRA
ALMACENERO
RESIDENTE
Planifica Trabajo a
realizar en el da
Realiza el llenado de
Orden de Consumo y
entrega a Almacn
Recibe Orden de
Consumo
Entrega Materiales
segn Orden de
Consumo
NO
Conforme
Revisa y entrega el
Material adecuado
SII
Retira materiales del
Almacn
Recibe Orden de
Salida
SII
Es
Observad
o
Sustenta Observaciones
NOI
Enva Orden de
Salida
Aprueba Orden de
Salida
Registro en el Sistema
FIN
66
Anexo N 11
Orden de Consumo
67
Anexo N 12
Orden de Salida
68
Anexo N 13
PROCESO DE TRASLADO DE MATERIALES ENTRE ALMACENES
MAESTRO DE OBRA
ALMACEN 1
ALMACEN 2
JEFE DE LOGISTICA
Enva Orden de
Consumo
Recibe Orden de
Consumo
Verifica saldos en
otros Almacenes
Informa que no
hay materiales en
Almacn
Recibe Autorizacin
de Traslado
Autoriza traslado
entre Almacenes
Recibe y revisa
Materiales
solicitados
Recibe y verifica
Materiales
trasladados
Firma y Entrega
Orden de
Consumo
Da conformidad a
Recepcin y enva a
Almacn de origen
Enva Materiales a
Almacn solicitante
Recibe conformidad
y registra en el
Sistema
Actualiza Kardex
Fsico
Registra en Sistema
FIN
Proceso de Traslado entre Almacenes
Elaborado por: Las Autoras
69
Anexo N 14
Orden de Traslado
70
Anexo N 15
Cuestionario de Control Interno al rea de almacenes
(Post_test)
Nombres y Apellidos:
Fecha:
Almacn:
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Preguntas
Respuestas
SI
NO
Comentarios
71
Anexo N 16
72