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Beschaffung

MODUL: BESCHAFFUNG / KAPITEL: BESTELLVORGANG

Inhaltsverzeichnis
Modul: Beschaffung
1 Einfhrung ______________________________________Seite

2 Bedarfsermittlung _______________________________Seite

3 Bezugsquellenermittlung __________________________Seite

4 Anfrage ________________________________________Seite

5 Angebot ________________________________________Seite

6 Angebotsvergleich _______________________________Seite

7 Bestellung ______________________________________Seite 12

MODUL: BESCHAFFUNG / KAPITEL: BESTELLVORGANG

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1. Einfhrung
Unter dem Bestellvorgang versteht man den Prozess der Bedarfsermittlung, Beschaffungsmarktforschung und Einkaufspolitik. Er umfasst mehrere Phasen. Durch die Bedarfsmeldung
wird dem Einkufer die innerbetriebliche Nachfrage bermittelt. Im Rahmen der Bezugsquellenermittlung werden geeignete Lieferanten gefiltert. Mit Hilfe von Anfragen erfolgt die
Einholung verschiedener Angebote. Dieses Vorhaben kann jedoch auch durch elektronische
Mrkte oder elektronische Ausschreibungen abgewickelt werden. Die Angebotsbearbeitung
berprft die Angebote auf bereinstimmung mit internen Anforderungskriterien (z.B. Qualitt, Menge, Lieferzeit und Einkaufsbedingungen) und untersucht sie auf der Grundlage quantitativer und qualitativer Kriterien nach dem Preis-Leistungs-Verhltnis. Mgliche Vergabeverhandlungen dienen der Beseitigung von Schwachstellen der einzelnen Angebote und
bereiten die Bestellentscheidung vor. Die schriftliche Ausfhrung der Bestellung ermglicht
eine zweifelsfreie, sichere und rechtlich nachweisbare Bestellbermittlung und kann gleichzeitig zur innerbetrieblichen Dokumentation der Bestellung verwendet werden.

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2. Bedarfsermittlung
Hierbei handelt es sich um ein Verfahren zur Ermittlung des zuknftig auftretenden Materialbedarfs nach Zeit und Menge.
Die Bedarfsermittlung unterscheidet drei Verfahren:
2.1 Bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung (deterministisches Verfahren)
Die Mengenvorgaben werden hierbei durch vorliegende Kundenauftrge und die Vorratsauftrge lt. Absatzplan ermittelt. Der so ermittelte Primrbedarf wird anschlieend anhand von
Stcklisten (analytische Bedarfsauflsung) oder Teileverwendungsnachweisen (synthetische
Bedarfsauflsung) in seine Einzelteile zerlegt. Aus diesen wird der Sekundrbedarf an Roh-,
Hilfs- und Betriebsstoffen, Baugruppen und Einzelteilen errechnet (Bruttobedarf). Ein Abgleich mit den verfgbaren Lagerbestnden ergibt den Nettobedarf. Die bedarfsgesteuerte
Bedarfsermittlung dient somit in erster Linie der Ermittlung des Sekundrbedarfes falls der
Primrbedarf bekannt ist.
2.2 Verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung (stochastisches Verfahren)
Die Mengenvorgaben werden durch die Verbrauchswerte aus frheren Perioden ermittelt.
Hierbei werden mit Hilfe von statistischen Verfahren zuknftige Bedarfsmengen vorhergesagt.
Voraussetzung ist jedoch die Annahme, dass sich die knftige Bedarfsentwicklung analog
zur vergangenen Bedarfsentwicklung abzeichnet. Diese Methode findet insbesondere bei der
Ermittlung des Tertirbedarfs Anwendung, da dieser ohne Bezug zum Produktionsprogramm
ermittelt wird. Zudem, wenn die bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung nicht anwendbar ist
(z.B. beim Ersatzteilbedarf).
2.3 Geschtzte Bedarfsermittlung (heuristisches Verfahren)
Die Mengenvorgaben werden geschtzt, da Erfahrungswerte aus der Vergangenheit fehlen
(z.B. bei neuen Produkten). Diese Schtzung erfolgt jedoch nicht willkrlich, sondern auf der
Grundlage aufwndiger heuristischer Verfahren.

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3. Bezugsquellenermittlung
Nachdem der Bedarf bekannt ist, mssen mgliche Lieferanten herausgefunden werden. Hierzu dient zunchst die Bezugsquellenermittlung. Sie umfasst das Herausfinden von potentiellen
Lieferanten (Bezugsquellen). Es werden grundstzlich die Bezugsquellenermittlung mit Hilfe
von internen und externen Informationsquellen unterschieden.
3.1 Bezugsquellenermittlung mit Hilfe von internen Informationsquellen
Mgliche Bezugsquellen knnen im Unternehmen selbst (intern) beschafft werden. Diese Quellen knnen sowohl das bereits vorhandene Wissen von Mitarbeitern als auch eine im
Unternehmen hinterlegte Datenbank sein. Als Datenbank sind hier insbesondere die Artikelbzw. Rohstoffdatei und die Lieferantendatei zu nennen.
3.2 Bezugsquellenermittlung mit Hilfe von externen Informationsquellen
Sofern der Lieferant gewechselt werden soll, weil man z.B. mit ihm unzufrieden ist oder
bislang noch nicht erforderliche Teile bentigt werden, ermittelt man die Bezugsquellen ber
Informationen auerhalb des Unternehmens.
Hierbei lassen sich die Informationsquellen in primre und sekundre unterscheiden:
3.2.1 Primre Informationsquellen
Die Informationen werden direkt auf dem Beschaffungsmarkt durch spezielle nur fr diesen
Sachverhalt durchgefhrte Erhebungen eingeholt.
Beispiele fr primre Informationsquellen:
Messebesuche
Telefonische Anfragen bei mglichen Lieferanten
Berichte der Reisenden und Vertreter
elektronische Marktpltze
3.2.2 Sekundre Informationsquellen
Hier werden lediglich vorhandene Aufzeichnungen aus bereits durchgefhrten Erhebungen
ausgewertet.
Beispiele fr sekundre Informationsquellen:
Kataloge/Prospekte
Gelbe Seiten
Fachzeitschriften
Einkaufsfhrer (z.B. Wer liefert was?, ABC der deutschen Wirtschaft)

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4. Anfrage
4.1 Arten der Anfrage
Durch die Anfrage soll der Lieferant (Verkufer) zur Abgabe eines Angebots fr eine bestimmte
oder unbestimmte Sache aufgefordert werden.
4.1.1 Bestimmte Anfrage
Diese Form der Anfrage beabsichtigt die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots fr einen
genau bestimmten Artikel, um den gnstigsten Lieferanten herauszufinden. Sie sollte alle fr
den Anfragenden wichtigen Angaben bercksichtigen, wie zum Beispiel eine ausreichende
Beschreibung der gewnschten Sache, Mengenangaben ber die gewnschte Sache und den
gewnschten Liefertermin, um Rckfragen zu vermeiden.
4.1.2 Allgemeine Anfrage
Diese Form der Anfrage dient der Einholung von Informationen ber das gesamte Lieferprogramm eines Lieferanten oder Einholung von Informationen ber das von einem Lieferanten
empfohlene bestmgliche Material zur Lsung eines geschilderten Problems. Sie ist insbesondere dann zweckmig, wenn neue Materialien beschafft werden sollen, mit denen der
Anfragende bislang noch keinerlei Erfahrungen gesammelt hat. blicherweise werden hierbei
ohne feste Kaufabsicht Kataloge, Prospekte, Muster oder Vertreterbesuche angefordert.
4.2 Rechtliche Bedeutung
Im Rahmen des Zustandekommens eines Kaufvertrages verfolgt ein Unternehmen mit der Anfrage lediglich das Ziel herauszufinden, ob und zu welchen Konditionen potenzielle Lieferanten
die zu beschaffenden Materialien anbieten knnen. Daher ist die Anfrage rechtlich unverbindlich und stellt somit keine Willenserklrung dar.
4.3 Form einer Anfrage
Die Anfrage ist an keine gesetzliche Form gebunden. Es gilt der Grundsatz der Formfreiheit.
Sie kann also mndlich, fernmndlich, schriftlich, telegrafisch oder per E-Mail erfolgen. Die
gewhlte Form sollte grundstzlich vom Umfang der Anfrage und der Art der angefragten
Materialien abhngig sein. Umfangreiche Anfragen (z.B. neuer Fuhrpark) und in ihrer Art komplizierte Anfragen (z.B. neue Fertigungsmaschinen) sollten schriftlich erfolgen. Zum einen kann
sich der Anbieter auf ein konkretes nachweisbares Schriftstck beziehen und zum anderen
werden Missverstndnisse durch Hr- oder bertragungsfehler ausgeschaltet.
4.4 Inhalt einer Anfrage
Da fr eine Anfrage der Grundsatz der Formfreiheit gilt, gibt es auch keine vorgeschriebenen
Inhalte. Um jedoch Rckfragen und Missverstndnisse von vornherein so gering wie mgliche
zu halten, sollte sie folgende Punkte beinhalten:
ausreichende Beschreibung der erfragten Sache
Mengenangaben ber die gewnschte Sache
gewnschter Liefertermin fr die gewnschte Sache
Bedarfsstelle bzw. Erfllungsort
innerbetriebliche Angaben wie z.B. Anfragennummer, Zeichen des Anfragers, Telefonnummer des Anfragers

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5. Angebot
Nachdem ein Unternehmen die Anfrage(n) abgesendet hat, erhofft es sich ein entsprechendes Angebot durch den/die Lieferant(en) zu erhalten. Mit einem Angebot (Antrag) erklrt ein
Anbieter einer bestimmten Person seine Bedingungen, unter denen er bereit ist, seine Leistung
zu erfllen, sofern er die Bindung nicht ausdrcklich durch Freizeichnungsklauseln ausschliet
oder einschrnkt (BGB 145).
5.1 Rechtliche Bedeutung
Grundstzlich ist der Anbieter an sein Angebot gebunden. Das bedeutet, dass das Angebot
in Form des Antrags die erste verbindliche Willenserklrung beim Zustandekommen eines
Kaufvertrages darstellt. Damit jedoch ein gltiger Kaufvertrag zustande kommen kann, muss
die zweite Willenserklrung in Form der Annahme auf diesen Antrag durch den Lieferanten
erfolgen. Fr die Gltigkeit der Annahme und somit fr das Zustandekommen des Kaufvertrags
gelten die beiden folgenden Sachverhalte:
1. Unter Anwesenden (z.B. bei einem Telefongesprch) muss die Annahme sofort erfolgen (BGB 147 I).
2. Unter Abwesenden muss die Annahme in einem Zeitraum erfolgen, in dem unter
normalen Umstnden (bliche Bearbeitungszeit zuzglich Befrderungsdauer) eine
Antwort erteilt werden kann (BGB 147 II).
Freizeichnungsklauseln wie z.B.
unverbindlich,
ohne Gewhr,
freibleibend,
solange der Vorrat reicht und
Lieferung vorbehalten
o.. heben diese Bindung jedoch auf (BGB 145).
Zudem erlischt die Bindung an das Angebot
bei rechtzeitigem Widerruf, d.h. sptestens mit Eintreffen des Angebots beim Kunden
(BGB 130 I, S. 2)
bei inhaltlich abgenderter Bestellung (BGB 150 II)
wenn der Empfnger das erhaltene Angebot ausdrcklich oder stillschweigend ablehnt
(BGB 146)
bei zu spt erfolgter Bestellung (BGB 148)
Werbemanahmen, Schaufensterauslagen und Zeitungsanzeigen sind Anpreisungen bzw. Aufforderungen zur Abgabe eines Antrages. Sie stellen somit eine Aufforderung zum Kauf an die
Allgemeinheit dar und sind folglich rechtlich unverbindlich.
5.2 Form eines Angebotes
Auch hier gilt der Grundsatz der Formfreiheit. Das Angebot ist an keine gesetzliche Form
gebunden. Sie kann demnach mndlich, fernmndlich, schriftlich, telegrafisch oder per E-Mail
erfolgen.

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5.3 Inhalt eines Angebots


Aufgrund der Formfreiheit gibt es auch keine vorgeschriebenen Inhalte. Um jedoch Missverstndnisse zu vermeiden, sollte ein Angebot Angaben zu den folgenden Punkten beinhalten:
Art, Gte und Beschaffenheit der Ware
Preis der Ware (evtl. Rabatt, Bonus)
Menge der Ware
Lieferungsbedingungen (Befrderungskosten)
Lieferzeit
Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Skonto)
Erfllungsort
Verpackungsart und evtl. Verpackungskosten

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6. Angebotsvergleich
Sofern der Kufer mehrere Angebote vorliegen hat, muss er eine Entscheidung zu Gunsten
eines Angebots treffen. Hierzu bezieht sich der Vergleich in der Regel zunchst auf die quantifizierbaren (quantitativen) und anschlieend auf die nicht quantifizierbaren (qualitativen)
Kriterien.
6.1 Quantitativer Angebotsvergleich
Verglichen werden hierbei zunchst die im Angebot enthaltenden Kriterien wie Preise, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. Auf dieser Grundlage wird vorab eine Bezugskalkulation
durchgefhrt.
Beispiel
Angebot 1

Angebot 2

Angebot 3

Angebot 4

67,00

66,70

70,10

68,00

Rabatt in %

5,00

2,00

8,00

Skonto in %

2,00

3,00

3,00

Fracht (EUR/Stck)

3,00

1,50

2,00

0,00

Versicherung (EUR/Stck)

2,00

1,00

0,00

1,75

67,00

66,70

70,10

68,00

3,35

1,33

5,61

0,00

63,65

65,37

64,49

68,00

1,27

1,96

0,00

2,04

62,38

63,41

64,49

65,96

+ Bezugskosten (EUR/Stck)

5,00

2,50

2,00

1,75

= Bezugspreis (EUR/Stck)

67,38

65,91

66,49

67,71

Listeneinkaufspreis netto (EUR/Stck)

Listeneinkaufspreis (EUR/Stck)
Rabatt (EUR/Stck)
= Zieleinkaufspreis (EUR/Stck)
Skonto (EUR/Stck)
= Bareinkaufspreis (EUR/Stck)

Es ist also deutlich zu erkennen, dass beim quantitativen Angebotsvergleich auf der Grundlage
der Bezugskalkulation die Bezugspreise fr die einzelnen Angebote gebildet und miteinander
verglichen werden.

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6.2 Qualitativer Angebotsvergleich


Neben den quantitativen Kriterien mssen jedoch auch noch qualitative Kriterien bercksichtigt werden. Zu den qualitativen Kriterien zhlen z.B.:
Qualitt der Ware
Lieferzeit
Lieferzuverlssigkeit
Service
Erfahrungswerte aus langfristigen Geschftsbeziehungen
Umweltvertrglichkeit der Ware
usw.
Diese qualitativen Kriterien sind unterschiedlich stark zu bercksichtigen. So kann es unter
Umstnden sein, dass die Qualitt der zu beziehenden Ware wichtiger ist als der Bezugspreis.
Das knnte also dazu fhren, dass ein Unternehmen sich fr ein qualitativ hherwertiges
Produkt, jedoch zu einem hheren Bezugspreis, entscheidet. Diese qualitativen Kriterien lassen
sich nicht in Geldeinheiten fassen, daher spricht man auch von nicht quantifizierbaren Kriterien. Eine Nichtbercksichtigung dieser Kriterien knnte jedoch zu erhhten Folgekosten fhren.
Dies wre zum Beispiel der Fall, wenn sich ein Unternehmen in Bezug auf ein Fremdbauteil fr
das Angebot mit dem gnstigsten Bezugspreis, jedoch der schlechtesten Qualitt, entscheidet.
Die dadurch entstehenden Kosten fr Gewhrleistungen geschweige denn die Unzufriedenheit
der Kunden, die zu einem Umsatzrckgang fhren knnte, htten durch einen qualitativen
Vergleich vermieden werden knnen.

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6.3 Quantitativer und qualitativer Angebotsvergleich als Entscheidungsgrundlage


Die Bedeutsamkeit des Angebotsvergleichs unter Bercksichtigung der quantitativen und
qualitativen Kriterien lsst sich in folgender zusammenfassender bersicht darstellen:
Einflussfaktoren fr die Wahl eines Angebots
Quantitative Kriterien

Qualitative Kriterien

des Angebots

des Angebots

Bezugspreis

Qualitt

Service

Listenpreis
Rabatt

Umweltvertrglichkeit

= Zieleinkaufspreis
Technische Eignung

Skonto
= Bareinkaufspreis

Lieferantenerfahrung

+ Bezugskosten
sthetische Eignung

= Bezugspreis

Bonus

Termintreue

Verpackungskosten

Sicherheit

Mindermengenzuschlag

Quantitative Kriterien (Rabatt, Skonto, Bezugskosten usw.) lassen sich in Geldeinheiten ausdrcken.

Entscheidung auf Grundlage der Bezugspreise


aller Angebote
objektive Entscheidungsgrundlage

Qualitative Kriterien lassen sich kaum in Geldeinheiten ausdrcken.

Entscheidung z.B. auf Grundlage der (gewichteten) Punktsummen aller Angebote


subjektive Entscheidungsgrundlage

Gegenberstellung der quantitativen und qualitativen Kriterien

Entscheidung zu Gunsten eines Angebots

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7. Bestellung
Durch die Erteilung einer Bestellung soll der Lieferant (Verkufer) zur Lieferung einer bestimmten Ware aufgefordert werden.
7.1 Rechtliche Bedeutung
Im Gegensatz zur durch den Kufer abgegebenen Anfrage ist die Bestellung eine verbindliche
Willenserklrung, durch die sich der Kufer verpflichtet, die angebotene Ware zu den angegebenen Bedingungen zu erwerben (BGB 433 II).
Die Bestellung ist empfangsbedrftig, so dass sie erst rechtswirksam wird, sobald sie dem
Anbieter zugegangen ist. Ein Widerruf der Bestellung ist jedoch mglich. Dieser muss durch
den Kufer vor oder zeitgleich mit dem Eintreffen der Bestellung bei dem Anbieter eingehen
(BGB 130 I, S. 2).
Die Bestellung kann sowohl eine erste als auch eine zweite Willenerklrung sein.
7.1.1 Bestellung als eine Annahme (zweite Willenserklrung)
Dies ist der Regelfall. Erfolgt nmlich eine rechtzeitige Bestellung auf ein vorausgegangenes
verbindliches Angebot, so stellt das Angebot die erste und die Bestellung in Form einer Annahme die zweite Willenserklrung dar. Auf diese Art ist dann ein Kaufvertrag zustande gekommen (BGB 146 ff.).
Antrag = Angebot
1. Willenserklrung
Annahme = Bestellung
2. Willenserklrung

Verkufer

Kufer

7.1.2 Bestellung als ein Antrag (erste Willenserklrung)


Sofern der Bestellung kein Angebot vorausging oder die Bestellung auf ein vorausgegangenes
unverbindliches Angebot erfolgt, stellt die Bestellung in Form eines Antrages die erste Willenserklrung dar. Damit ein Kaufvertrag zustande kommen kann, muss durch den Verkufer eine
Annahme in Form der Auftragsbesttigung bzw. der Lieferung erfolgen (BGB 146 ff.).
Antrag = Bestellung
1. Willenserklrung
Antrag = Lieferung
oder Auftragsbesttigung
2. Willenserklrung

Verkufer

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Kufer

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7.1.3 Bestellung als ein neuer Antrag (erste Willenserklrung)


Erfolgt eine versptete Bestellung auf ein vorausgegangenes verbindliches Angebot (alter Antrag), so stellt die Bestellung aufgrund der Versptung in Form eines neuen Antrages die erste
Willenserklrung dar (BGB 150).
Dies gilt ebenso, wenn eine rechtzeitige Bestellung auf ein vorausgegangenes verbindliches
Angebot (alter Antrag) erfolgt, diese Bestellung jedoch inhaltlich von dem Angebot abweicht.
In diesem Fall stellt die Bestellung aufgrund der inhaltlichen Abweichung in Form eines neuen
Antrages die erste Willenserklrung dar (BGB 150).
Damit ein Kaufvertrag zustande kommen kann, muss durch den Verkufer eine Annahme in
Form der Auftragsbesttigung bzw. der Lieferung erfolgen.
Antrag = Angebot
1. Willenserklrung
Annahme = Bestellung
2. Willenserklrung

Verkufer

Kufer

7.2 Form einer Bestellung


Ebenso wie die Anfrage und das Angebot ist die Bestellung an keine gesetzliche Form gebunden. Auch hier gilt der Grundsatz der Formfreiheit. Sie kann also mndlich, fernmndlich,
schriftlich, telegrafisch oder per E-Mail erfolgen.
Auch hier sollte die gewhlte Form grundstzlich vom Umfang der Bestellung und der Art der
bestellten Materialien abhngig sein. Umfangreiche Bestellungen (z.B. neuer Fuhrpark) und in
ihrer Art komplizierte Bestellungen (z.B. neue Fertigungsmaschinen) sollten schriftlich erfolgen. Zum einen kann sich der Anbieter auf ein konkretes nachweisbares Schriftstck beziehen
und zum anderen werden Missverstndnisse durch Hr- oder bertragungsfehler ausgeschaltet.
7.3 Inhalt einer Bestellung
Da fr eine Bestellung der Grundsatz der Formfreiheit gilt, gibt es auch keine vorgeschriebenen
Inhalte. Um jedoch Missverstndnisse zu vermeiden, sollte sie folgende Punkte beinhalten:
ausreichende Beschreibung der erfragten Sache
Mengenangaben ber die gewnschte Sache
gewnschter Liefertermin fr die gewnschte Sache
Bedarfsstelle bzw. Erfllungsort
innerbetriebliche Angaben wie z.B. Bestellnummer, Zeichen des Bestellers, Telefonnummer des Bestellers

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Impressum
2005 ADVESCO Learning Systems GmbH
Version 1.0 September 2005

Herausgeber:
ADVESCO Learning Systems GmbH
Breitwiesenstrasse 9
CH-8207 Schaffhausen
T. 07731-97220
F. 07731-972299
http://www.advesco.com
info@advesco.com
Autor:
Christian David
(Staatliche Handelsschule Schlankreye, Hamburg)
Redaktionelle Bearbeitung,
Grafik und Programmierung:
ADVESCO Learning Systems GmbH

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