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DOC: OAUPE008
Rev. 12
2013.09.24
CAPITULO II
DE LAS RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO COLOMBIANO DE
SEGURIDAD
ARTICULO 3o. RESPONSABILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
Las responsabilidades sobre el procedimiento de registro corresponden a la Direccin de
Certificacin y Asociados (DCA), esta garantizar la inscripcin de las firmas contratistas
solicitantes para que se inicie la programacin de las actividades necesarias para la prestacin del
servicio. De igual forma, es responsabilidad de la DCA, mantener actualizada la informacin de las
empresas inscritas en el RUC.
ARTICULO 4o. RESPONSABILIDADES EN LA REALIZACION DE VISITAS Y EMISION DE
INFORMES Y REPORTES
La responsabilidad sobre la realizacin de visitas y la emisin de informes y reportes derivados de
stas, compete a la Direccin de Certificacin y Asociados (DCA) del CCS, donde se programarn
las visitas de evaluacin y se revisarn y aprobarn los hallazgos y conceptos emitidos por el grupo
de profesionales involucrados en el proceso de calificacin.
El CCS puede establecer en cualquier momento asignar la presencia de observadores dentro de
sus auditoras.
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CAPITULO III
DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS CONTRATISTAS
ARTICULO 7o. CUOTA ANUAL DE REGISTRO
Es responsabilidad de las firmas contratistas efectuar el pago de la cuota anual de registro, bajo
las indicaciones que sean dadas por la Direccin Comercial del CCS, para tener acceso a los
derechos definidos en el presente reglamento.
El CCS manejar tarifas estratificadas para el grupo de empresas contratistas interesadas en
ingresar o renovar su inscripcin al RUC, de acuerdo con el tamao de la empresa (dado por el
nmero total de trabajadores, incluye subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre
otros).
En el evento en que la empresa desista del proceso de evaluacin, por causas no imputables al
Consejo Colombiano de Seguridad, se causar el cobro de la totalidad del valor de la inscripcin
por concepto de honorarios profesionales y, en consecuencia no habr lugar a devolucin de suma
alguna de dinero.
Si la empresa realiza la consignacin correspondiente a la inscripcin del RUC, pero no efecta el
envi de la documentacin solicitada por el CCS, se har devolucin del 100% del valor
consignado cuando el cliente lo solicite expresa y formalmente.
CAPITULO IV
DEL PROCESO DE REGISTRO Y EL ALCANCE DEL SERVICIO
ARTICULO 9o. REQUISITOS PARA INGRESAR AL REGISTRO
a) Toda firma contratista interesada en ingresar al RUC, debe formalizar su intencin mediante
la entrega a la Direccin de Certificacin y Asociados (DCA) del CCS de los siguientes
documentos:
Formato de solicitud de ingreso diligenciado, original y copia.
Certificado de constitucin y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio
mximo con tres meses de expedicin.
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b) La firma solicitante quedar inscrita en el RUC, mximo 15 das calendario despus de que la
DCA haya recibido y aprobado todos los documentos requeridos incluyendo el pago del valor de
la inscripcin. La fecha en que la inscripcin adquiere vigencia se registra en la carta de respuesta
a la solicitud de ingreso.
c) Las firmas aspirantes a ingresar al RUC, deben estar legalmente constituidas y debern
suministrar la documentacin de soporte cuando sta sea requerida por el CCS. Las personas
naturales tambin pueden inscribirse al RUC, siempre y cuando posean certificado de
constitucin y representacin legal ante Cmara y Comercio. Cuando las personas naturales
no posean el certificado de Cmara y Comercio, se aceptar el RUT siempre que el
contratante as lo solicite.
El CCS acepta la inscripcin de consorcios o cualquier tipo de organizacin que cumpla con lo
exigido en el captulo IV, artculo 9, literal a), para lo cual el Sistema de Gestin en Seguridad,
Salud Ocupacional y Proteccin ambiental, debe ser diseado e implementado por el mismo
consorcio.
Cuando de manera individual se inscriban las empresas que conforman el consorcio al CCS,
solamente se tendr en cuenta el proyecto del consorcio para la empresa que puso a
disposicin el Sistema de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. Para lo
anterior, se debe enviar al CCS una certificacin del consorcio indicando los nombres de las
empresas que lo integran especificando el nombre de la empresa que puso a disposicin el
Sistema de Gestin. El Sistema de Gestin tendr que cubrir necesariamente a todo el
personal del consorcio, independientemente del tipo de contratacin y a la empresa a la cual
pertenezca.
Cabe resaltar, que no se pueden auditar dos o ms empresas de un consorcio en un mismo
proyecto. Es decir, si las empresas que conforman el consorcio o cualquier otro tipo de
organizacin, tienen como nico proyecto el que desarrollan con dicho consorcio, solamente se
podr hacer la visita a la empresa que puso a disposicin el Sistema de Gestin. Para las
dems empresas que conforman el consorcio u organizacin, el proyecto del consorcio no es
vlido para realizar la visita.
d) El ingreso o renovacin al registro RUC es de libre acceso a cualquier firma contratista
excepto las empresas que estn demandadas o denunciadas por cualquier causa, si la
demanda es del contratante el CCS se reserva el derecho de admisin previo anlisis del caso
con el contratante.
e) En caso de que en el proceso de valoracin se identifique inconsistencias en algunos de los
documentos, reportes o informacin suministrada por la firma contratista, el auditor levantar
un acta de la inconsistencia la cual debe ser firmada por el representante de la empresa
durante la visita. El auditor encargado se llevar una copia de los documentos
correspondientes para presentar el caso ante el Comit Operativo del RUC para que defina
las sanciones correspondientes (ver capitulo V, Sanciones).
f)
La falta de veracidad en alguna informacin, reporte o documento que sea imputable, por
cualquier motivo a la firma contratista o a un asesor que preste servicios a la firma contratista o
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La visita de campo debe realizarse mximo tres (3) meses despus de realizada la visita
documental. Si para la fecha no cuenta con proyectos y no est ejecutando sus procesos
misionales debe enviar una carta al CCS, informando tal situacin.
Se concede prrroga de cuarenta y cinco (45) das calendario a la calificacin obtenida por el
contratista, despus de vencido el ao de inscripcin, con el fin de realizar en ese perodo la
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programacin de la visita del perodo siguiente. Se otorgar esta prrroga siempre y cuando
el contratista antes del vencimiento haya pagado su renovacin por inscripcin al RUC.
j)
Una empresa contratista podr pertenecer a varios RUC. La evaluacin documental es vlida
para todos los RUC en los que est inscrito. La evaluacin de campo se debe realizar para
los diferentes RUC. El valor de la visita de campo corresponde al 50% de la tarifa
establecida para la inscripcin en el RUC y se calcula de acuerdo con el nmero de
trabajadores que tenga la empresa en el contrato a evaluar.
CAPITULO V
DE LA OPERACION DEL REGISTRO
ARTICULO 11o. PRELIMINARES
a) El CCS dispondr de los medios y recursos necesarios y de los procedimientos escritos que le
permitan desarrollar el proceso de ingreso de contratistas, calificacin y reporte de la Gestin
en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.
b) Los procedimientos bajo los cuales operan los servicios suministrados a las firmas contratistas
registradas y a las contratantes, no sern administrados en forma discriminatoria, su manejo se
realizar en igualdad de condiciones para todas las firmas involucradas.
c) Los derechos por el ingreso al Registro Uniforme de Contratistas de Evaluacin del Sistema
de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas (RUC), se
obtienen despus de realizada la inscripcin y pago respectivo al CCS.
d) Los costos de desplazamiento para las visitas a realizar fuera de Bogot y dems ciudades
sedes del CCS sern asumidos por las empresas a visitar en el sitio respectivo. Este costo
ser prorrateado entre las diferentes empresas programadas para una misma regin o ciudad,
siempre y cuando sea posible la programacin de varias empresas.
e) Cubierto el ao de inscripcin, la firma contratista debe renovar su inscripcin adelantando un
nuevo pago ante el CCS de acuerdo con lo descrito en el capitulo III, articulo 1. Si este pago no
se realiza, los derechos del RUC se suspendern hasta tanto no se efecte el respectivo
pago.
f)
La vigencia de inscripcin al RUC cuenta desde la fecha en que el CCS enva respuesta a la
solicitud de ingreso mediante carta emitida y firmada por Presidencia Ejecutiva. La fecha de
vigencia del registro se mantendr para cada renovacin de la inscripcin al RUC.
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La empresa contratista podr manifestar con treinta (30) das de anticipacin al vencimiento de
la inscripcin anual su intencin de renovar la inscripcin al RUC. El CCS enviar una
comunicacin donde se indica la fecha de vencimiento y el valor correspondiente al perodo de
renovacin. Si la empresa no cancela el valor de la renovacin, el CCS proceder a excluir a la
empresa del RUC y por consiguiente no incluir a la empresa contratista en el reporte
peridico que emite para las compaas contratantes.
g) Con el Ingreso al RUC, se obtienen los siguientes derechos: 1) Suministro a la firma
contratista de una herramienta para la auto evaluacin del desempeo en la gestin de
Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. 2) La realizacin de una visita de verificacin por
parte de profesionales del CCS 3) Atencin de solicitudes de visitas adicionales pedidas por el
contratista, cumpliendo con lo estipulado en el numeral h del articulo 1 captulo V. 4) Ejecucin
de visitas de seguimiento a partir del segundo ao de inscripcin previo pago del valor por
renovacin. 5) Informes escritos de las visitas realizadas por los profesionales del CCS, que
incluyen la identificacin de los aspectos conformes y no conformes con la Gua del Sistema
de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente de Contratistas. 6) El contratista
podr solicitar certificacin donde se registre la calificacin del desempeo de la gestin
realizada en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, la cual se expedir despus de
realizada la visita de evaluacin, atendiendo lo establecido en el literal j, articulo 10 captulo IV)
7) Prrroga de 45 das a la calificacin obtenida por el contratista, despus de vencido el ao
de inscripcin. Se otorgar esta prrroga siempre y cuando el contratista antes del vencimiento
haya pagado su renovacin por inscripcin al RUC. 8) Envo de Publicaciones peridicas
como: Revista Proteccin y Seguridad, Peridico Seguridad y Trabajo. 9) Software Gestor para
empresas. 10) Participar en procesos de divulgacin que realice el CCS. 11) Pertenecer a la
Central de informacin de desempeo de las firmas contratistas que intervienen en las
diferentes fases de la operacin de la industria y a la cual tienen acceso las empresas
contratantes.
h) La solicitud por parte de los contratistas, de visitas de evaluacin adicionales a las del
cubrimiento por inscripcin o renovacin, causa un costo adicional que debe ser cubierto por
el contratista que las solicite y equivale al 60% del valor de la inscripcin o renovacin al
RUC.
i)
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k) Para efectos del presente reglamento el trmino informacin se refiere a los documentos,
datos y reportes manejados en la base de datos del RUC.
l)
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Las visitas de seguimiento se programarn mximo cuarenta y cinco (45) das despus que la
empresa haya realizado el pago de renovacin de la inscripcin.
g) Para la realizacin de las visitas (verificacin o seguimiento) la empresa, debe hacer envo al
CCS de los documentos solicitados por medio escrito, con el objeto de realizar el plan de
auditora. Es necesaria esta documentacin para la realizacin de la visita de evaluacin.
Adicionalmente se requiere para la realizacin de la visita que la certificacin emitida por la
ARL contemple los requisitos exigidos en la gua del RUC .
h) Las firmas contratistas podrn solicitar la visita adicional como mnimo tres (3) meses despus
de realizada una visita de verificacin o seguimiento y tres (3) meses antes del vencimiento de
la inscripcin. El Consejo Colombiano de Seguridad podr realizar solamente una visita
adicional dentro del periodo de vigencia del RUC.
El Consejo Colombiano de Seguridad podr realizar visitas adicionales antes del cumplimiento
de los tres (3) meses, de las condiciones arriba mencionadas, slo si la solicitud es realizada
por las personas autorizadas ante el CCS de las empresas contratantes.
i)
Los contratistas que estn prestando sus servicios a diferentes empresas contratantes, en el
momento de ingresar al registro, sern evaluados en uno de los contratos de manera aleatoria,
a menos que el contratante solicite realizar la visita de campo en sus instalaciones.
j)
Las firmas contratistas recibirn el informe de las visita de evaluacin, una vez sta haya sido
realizada.
k)
Las firmas contratistas podrn solicitar revisin de los resultados de las visitas de evaluacin
mximo (30) treinta das despus de recibido el informe.
CAPITULO VI
SANCIONES
La infraccin a las condiciones indicadas en el capitulo IV, artculo 9, numeral e, f, o incumplimiento
del presente reglamento por parte del contratista, dependiendo de su gravedad, darn lugar a las
siguientes sanciones:
Se informar a todos los contratantes para determinar la accin a seguir.
Amonestacin escrita con el requerimiento de que cesen en un plazo determinado las
infracciones constatadas
Suspensin del registro del RUC
Cancelacin del registro RUC