Sie sind auf Seite 1von 65

Diego Cavazos de Lira

Microsoft Project 2013


Microsoft Project 2013 es un programa de administracin de proyectos desarrollado y vendido por
Microsoft, el cual est diseado para ayudarle a desarrollar su planeacin, asignar recursos a tareas,
seguir los avances, administrar el presupuesto y analizar las cargas de trabajo.

Introduccin
En este curso veremos cmo emplear Project para hacer programaciones (o calendarizaciones)
comprendidas por tareas y recursos, usando las capacidades de Project para organizar y darle formato a
los detalles del plan, comparar nuestro trabajo real contra el planeado, hacer informes y tomar acciones
correctivas cuando lo real se desapega de la planeacin original.
Project nos ayuda a manejar una gran variedad de proyectos. Ya sea programar una obra de ingeniera
civil, hasta los ciclos de desarrollo de software, el paquete nos ayudar a organizar mejor nuestro plan y
tambin podremos hacer algunas otras cosas tales como:

Crear planes al nivel de detalle adecuado de nuestro proyecto. Trabajar con la informacin ms
elemental (tareas resumen) o abrir un nivel de detalle superior cuando resulte conveniente.

Seleccionar qu tareas programar automticamente Project y cules programaremos nosotros


manualmente.

Administrar tareas, costos, trabajo y recursos segn el nivel de detalle apropiado para nuestro
proyecto.

Trabajar con la informacin de nuestro proyecto en una gran variedad de vistas y reportes.
Controlar y administrar nuestra planeacin a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Colaborar y compartir datos con los dems en nuestra organizacin acerca de nuestro proyecto.

Las diferentes ediciones de Project


Microsoft Project est disponible en dos ediciones:

Project Standard: la aplicacin ideal con la cual puede crear y modificar planes ($7,799.00 MXN).

Project Professional: incluye toda la funcionalidad de Project Standard ms unas cuantas


caractersticas adicionales para colaborar mejor en equipos de trabajo y la capacidad de
conectarse a un Servidor de Microsoft Project ($14,999.00 MXN).

Novedades de Project 2013

Informes: Project 2013 reemplaza los antiguos reportes tabulares con formas completamente
nuevas de visualizar la informacin de su proyecto. Estos nuevos reportes incluyen una mezcla
de tablas dinmicas, grficas, contenido de texto y son ampliamente personalizables.

Ruta de acceso a la tarea. Con esta herramienta de formato se identifica rpidamente en el


diagrama de Gantt a las barras predecesoras y sucesoras de una tarea seleccionada.

Vista detrs del escenario rediseada e integracin con OneDrive.

Diego Cavazos de Lira

Fecha de finalizacin del proyecto a diciembre 31 de 2149.

Soporte para entrada tctil.

Una interfaz ms limpia. Lneas horizontales que van de la lista de tareas y pasan hacia el
diagrama de Gantt para mayor claridad.

Integracin con Lync.

Soporte de apps para Office (descargables desde office.microsoft.com/store).

Novedades de Project 2010

La interfaz Fluent (la cinta). Ya no hay mens ni submens. Esta interface organiza todos los
comandos que las personas usan ms de una mejor forma, alistndolos en pestaas
rpidamente accesibles.

La vista detrs del escenario. Todas las herramientas relacionadas con los archivos del
proyecto (no con el proyecto) estn accesibles desde una sola ubicacin.

Tareas programadas manualmente. Estas tareas se programan con la informacin que tenga
disponible, y Project no las reprogramar automticamente hasta que usted lo decida. Estas
tareas no se ven afectadas por cambios en duracin, fechas de inicio o finalizacin,
dependencias u otros factores que haran que Project las reprogramara.

Vista Escala de Tiempo. Disea una vista el proyecto en una mirada que incluye slo las tareas
resumen, tareas e hitos que usted escoja. Se puede copiar como una imagen y pegarla en otras
aplicaciones.

Mejor interaccin con Excel y Word. Copie informacin de Project a Excel o Word y conserve los
encabezados de las columnas y la estructura de esquema de su informacin de Project.

Cinta personalizable. Cree sus propias pestaas y grupos para ajustarse a su forma de trabajo.
Campos personalizados. Slo escriba cualquier valor numrico, de datos o una cadena de texto
en la columna ms a la derecha en una tabla, y Project identificar el tipo apropiado de datos.

Mejoras en los autofiltros. Emplee filtros como en Excel, as como ordene y agrupe justo desde
las flechas de autofiltro en los encabezados de las columnas.

Guardar como PDF o XPS. Cree archivos en formato PDF o XPS directamente desde Project.
Vista del Organizador de Equipo (Slo Project Professional). Ejecute acciones como reasignar
una tarea de un recurso a otro con acciones sencillas de arrastrar y soltar en la Vista del
Organizador de Equipo.

Tareas inactivas (Slo Project Professional). Deshabilite (pero no elimine) las tareas
seleccionadas de un plan, para que no tengan efecto en la programacin en general, pero
puedan ser reactivadas despus si las necesita.

Integracin con listas de SharePoint (Slo Project Professional). Publique y sincronice tareas
entre Project y una lista de Microsoft Share Point.

Novedades de Project 2007

Reportes visuales. Ahora se puede exportar detalles de tareas, recursos o asignaciones a Excel o
Visio en un formato grfico altamente estructurado.

Resaltado de cambios. Vea qu valores han cambiado en su plan inmediatamente despus de


que haga un cambio a una tarea calculada, recurso o valor de asignacin.

Diego Cavazos de Lira

Recursos tipo costo. Asigne este tipo de recurso especial para acumular categoras de costos que
usted quiera rastrear, como entretenimientos o viajes.

Panel del Inspector de Tareas. Este panel le muestra detalles que afectan a la programacin de
la tarea seleccionada.
Deshacer multinivel. Deshaga una serie de acciones cuando lo necesite.

Excepciones de tiempo de trabajo del calendario. No slo registre la fecha, sino tambin una
explicacin de por qu se cuenta con una excepcin en el calendario de tiempo de trabajo de un
recurso.

Usted como un administrador de proyectos


En su esencia, la administracin de proyectos es una combinacin de habilidades y herramientas que le
ayudarn a predecir y controlar los resultados de las tareas emprendidas por su organizacin. Los
proyectos se definen como los emprendimientos temporales llevados a cabo para crear un producto
nico entregable o resultado. Con un sistema adecuado de administracin de proyectos, usted debe de
ser capaz de resolver preguntas como las siguientes:

Qu tareas se deben llevar a cabo, y en qu orden, para producir el entregable del proyecto?
Cundo debe de desempearse cada tarea y cul es la fecha lmite?

Quin completar estas tareas?

Cunto costar?
Qu pasa si unas tareas no se completan conforme a lo programado?

Cul es la mejor manera de comunicar los detalles del proyecto a aquellos que tienen un inters
o una inversin en el proyecto?

Comencemos
A lo largo de este curso, usted ser el administrador del proyecto de la construccin de un conjunto de
casas habitacin para la empresa ACME. De hecho, cada casa constituye su propio proyecto. Nos
enfrentaremos a proyectos que involucran tcnicas o materiales costosos y fechas de entrega agresivas.
Creemos que usted ser capaz de reconocer muchos de los problemas de programacin que los
administradores de ACME encontrarn y transferir sus estrategias y soluciones a sus propias
necesidades de programacin.

Diego Cavazos de Lira

Una visita guiada por Project


Temas a cubrir:

Uso de la vista detrs del escenario para compartir y administrar archivos de Project.

Trabajar con comandos en las diferentes pestaas de la interfaz de la cinta.

Aplicar diferentes vistas para ver informacin presentada de distintas maneras.


Emplear reportes para rpidamente comunicar el estado de su plan.

En esta seccin tomaremos un tour rpido por Microsoft Project 2013. Si es nuevo en Project, conocer
las caractersticas esenciales y actividades que la vuelven una aplicacin muy poderosa. Aqu, le
presentaremos muchas de las capacidades de Project con las que trabajaremos a lo largo de este curso.

La interfaz de Project: Dnde estamos?


Podemos iniciar Project yendo al men inicio (Windows 7) o la pantalla inicio (Windows 8) y buscando el
programa y dando clic en l, o escribiendo su nombre. De la misma manera, abriremos el programa si
abrimos cualquier archivo de Project.

Aparece la pantalla de bienvenida. Aqu podemos rpidamente abrir un proyecto que haya sido
recientemente abierto, abrir un proyecto diferente, o crear uno nuevo basndonos en una plantilla. (Si
la pantalla de inicio no apreci, en la pestaa Archivo presione Opciones, en el cuadro de dilogo de
Opciones del Proyecto d clic en General y bajo Opciones de Inicio, active Mostrar la Pantalla de Inicio
cuando se inicie esta aplicacin).
Presione Proyecto en blanco.

Diego Cavazos de Lira

Barra de acceso rpido

Comando

Grupo

Ayuda

Pestaas

Etiqueta de
Vista o
Reporte

Cinta

Barra de estado

Atajos de Vistas Zoom

La barra de acceso rpido es un rea personalizable de la interfaz donde usted puede aadir sus
comandos favoritos o ms frecuentemente utilizados.

Las pestaas (sobre la cinta) reemplazan los mens desplegables y barras de herramientas que
eran comunes anteriormente. Las pestaas agrupan reas de inters de alto nivel. La cinta
contiene los comandos que usa para llevar a cabo acciones en Project.

Los grupos son colecciones de comandos relacionados. Cada pestaa se divide en mltiples
grupos.

Los comandos son las caractersticas especficas que usa para ejecutar acciones en Project. Cada
pestaa contiene varios comandos. Algunos comandos ejecutan una accin inmediata, otros
abren un cuadro de dilogo o le formulan alguna pregunta. Usted puede posicionarse sobre un
comando (sin darle clic) para ver una descripcin breve sobre l.

La vista activa aparece en la ventana principal de Project. Project puede mostrar una nica vista
o mltiples vistas en paneles separados.

La etiqueta de la vista aparece a lo largo del borde izquierdo de la vista activa. Project incluye
docenas de vistas, as que este es un buen recordatorio de en qu vista se encuentra.

La barra de estado muestra detalles importantes como el modo de programacin de las nuevas
tareas (manual o automtico) y si se ha aplicado un filtro a la vista activa.

Suelen aparecer mens de atajos o mini barras de herramientas dndole clic al botn derecho
sobre la mayora de los elementos que aparecen en una vista.

La vista detrs del escenario: Administrar archivos y configurar opciones


La vista detrs del escenario contiene opciones de personalizacin y para compartir archivos, as como
los comandos esenciales para administracin de archivos como Abrir, Nuevo y Guardar. Para acceder a
esta vista, pulse la pestaa Archivo.

Diego Cavazos de Lira

Project muestra las opciones para abrir archivos, as como una lista de los archivos recientemente
abiertos.

Informacin. Le da acceso al Organizador, una caracterstica utilizada para compartir elementos


personalizados, como calendarios, entre sus proyectos. Tambin muestra informacin acerca de
su proyecto activo como su fecha de comienzo y finalizacin, estadsticas y propiedades
avanzadas. Si usted tiene Project Professional, tambin tendr acceso a los detalles de su cuenta
con Project Web App.

Nuevo. Le muestra opciones para hacer un proyecto nuevo, ya sea en blanco o basado en una
plantilla.

Abrir, Guardar, Guardar como y Cerrar, son comandos de administracin de archivos estndar.
Imprimir incluye opciones para imprimir un proyecto, as como la vista previa de impresin.

Compartir incluye opciones para sincronizacin con SharePoint y adjuntar un proyecto a un


mensaje de correo electrnico.

Exportar incluye opciones para generar un archivo en formato Portable Document Format (PDF)
o XPS (XML Paper Specification), y otras opciones para exportar contenido.

Cuenta muestra informacin de los servicios conectados, as como informacin sobre Project,
tal como la versin del programa. Con una cuenta de Microsoft, usted puede usar servicios como
OneDrive. Si usted ha iniciado sesin, su informacin aparece en la esquina superior derecha del
programa.

Opciones. Muestra el cuadro de dilogo de Opciones de Project. Este cuadro de dilogo contiene
varias pestaas que le permiten ajustar un amplio rango de comportamientos de Project, tales
como si quiere que se vea la pantalla de inicio, hasta el tipo de moneda que se usar en su
proyecto.

Para salir de la vista detrs del escenario presione el botn flecha izquierda en la esquina
superior izquierda o pulse Escape en su teclado.

Diego Cavazos de Lira

Abramos un archivo. En la pestaa Archivo, seleccione Abrir, busque la carpeta Ejemplos y


Ejercicios y escoja el archivo 01 Casa Habitacin.mpp. Se abre el archivo de prctica.

Para concluir este ejercicio, slo guardaremos el archivo con un nombre diferente.
En la pestaa Archivo presione Guardar como. Seleccione Equipo, Examinar, busque el directorio en el
cual se encontraba 01 Casa Habitacin.mpp, y gurdelo como Tour Guiado.mpp.

Plantillas: Evite hacer lo mismo, otra vez


En lugar de crear un proyecto desde cero, usted puede utilizar una plantilla, la cual incluya tanta
informacin inicial como necesite, como nombres de tareas y relaciones de precedencia. Usted puede
conseguir plantillas de diferentes fuentes: (1) las que vienen instaladas con Project, (2) las que estn en
la pgina de Office Online (www.office.com) y (3) plantillas que proporcione su organizacin:
frecuentemente, tales plantillas contienen informacin detallada de definiciones de tareas, asignaciones
de recursos, y otros detalles que son particulares de la organizacin.
Para ver las plantillas disponibles presione la pestaa Archivo, y luego pulse Nuevo. Las plantillas tambin
aparecen en la pantalla de inicio de Project. Aparte, Project puede generar un nuevo archivo basado en
uno existente (Pestaa Archivo, Nuevo, Nuevo a partir de un proyecto existente, o Nuevo del libro de
Excel, o nuevo de la lista de tareas de SharePoint).
Usted tambin puede crear sus propias plantillas a partir de sus proyectos para usos posteriores o para
compartirlas con alguien ms. Una preocupacin comn es que cuando comparta su informacin no
desee traspasar informacin sensible como los costos de los recursos tipo trabajo. Usted puede guardar
un proyecto como una plantilla y borrar tal informacin, as como los avances del proyecto. En la pestaa
Archivo presione Guardar como. Vaya a la carpeta donde quiera guardar la plantilla. En Guardar como,
en tipo, seleccione Plantilla de proyecto (*.mpt) y guarde su plantilla con un nombre adecuado. Luego

Diego Cavazos de Lira


aparecer un cuadro de dilogo que le permitir borrar la informacin que desee tal como tasas de
recursos, costos fijos, valores de todas las lneas base, etc.

La cinta y las pestaas: encontrar las opciones que busca


Las pestaas agrupan lgicamente los comandos que aplican a las partes principales de Project.

Las pestaas Tarea y Recurso relacionan la informacin con la que usted trabaja frecuentemente
en Project.

La pestaa Crear un Informe contiene comandos que usted puede usar para ver reportes y
comparar dos proyectos.
La pestaa Proyecto contiene comandos que aplican al proyecto entero, tales como cambiar el
tiempo de trabajo o establecer un la Estructura de Descomposicin del Trabajo.

La pestaa Vista le ayuda a controlar lo que ve en la ventana de Project y cmo aparece esa
informacin.

Las pestaas contextuales, tales como la pestaa Formato (otras pestaas contextuales que
usted podr ver son Diseo y Presentacin) variarn dependiendo del tipo de informacin
mostrada en la vista activa o el tipo de elemento que est seleccionado en ese momento. Por
ejemplo, cuando una vista de tareas est presente, tal como la Vista del Diagrama de Gantt, los
comandos en la pestaa contextual Formato aplicarn a las tareas y a los elementos del
Diagrama de Gantt, como barras de Gantt. El contexto actual de la pestaa formato aparece
sobre su etiqueta de pestaa Herramientas de Diagrama de Gantt, por ejemplo.

Sugerencia: usted puede dar doble clic a una pestaa para colapsar o abrir la cinta. Tambin
puede abrir una pestaa colapsada dando un solo clic en la etiqueta de la pestaa, y luego
seleccionando el comando que desee.

Veamos con ms detenimiento las pestaas.

Diego Cavazos de Lira


La pestaa Tarea contiene un gran nmero de comandos, y estos comandos estn organizados en grupos.
La pestaa Tareas incluye los grupos Ver, Portapapeles, Fuente, Programacin, Tareas, Insertar,
Propiedades y Edicin. Algunos comandos ejecutan acciones inmediatas, mientras que otros le llevan a
ms opciones.
Presione la pestaa Recurso. En el grupo Asignaciones seleccione Asignar Recursos. Este cuadro de
dilogo se puede quedar abierto mientras desempee otras acciones en Project. Cirrelo.
Regrese a la pestaa Tarea. Vea el botn Diagrama de
Gantt. Este es un botn tipo botn dividido. Puede
hacer una accin inmediata o mostrarle ms opciones. Si
pisa el dibujo, abrir la vista del diagrama de Gantt. Si da
clic en la etiqueta de texto, se le mostrarn las dems
opciones disponibles para ese comando. Seleccione de
estas opciones: Calendario.
Ahora nos encontramos en la vista Calendario. Esta vista
asemeja un calendario que muestra un mes al mismo
tiempo y sobre l coloca las tareas como barras que
abarcan los das en los que deben de acontecer. De la
misma manera como llegamos a esta vista, regrese a la
vista Diagrama de Gantt.
Vaya a la pestaa formato. En el grupo Estilo de Diagrama
de Gantt vea que el botn Ms (esquina derecha del
grupo) muestra todos los estilos de color predefinidos. A
la altura del nombre del grupo, a la derecha, hay otro
botn Estilo de barras de formato. l abre un cuadro de
dilogo para configurar ms opciones de formato de las
barras de Gantt.
Si usted presiona la tecla ALT podr ver los atajos de
teclado disponibles en Project. Deshacer es un comando
muy comn y su combinacin de teclas es Ctrl+Z.

Vistas: Trabajando con los detalles de la


programacin, de la manera que usted desea
El espacio de trabajo en Project se llama Vista. Project incluye varios tipos de vistas. Algunos ejemplos
incluyen tablas con grficas, tablas con escalas del tiempo, slo tablas, grficas y diagramas, y
formularios. Con algunas vistas usted puede filtrar, ordenar o agrupar datos as como personalizar los
tipos de datos que se muestran. Usted puede usar las vistas para ingresar, editar, analizar y mostrar
informacin de su proyecto. La vista predeterminada es un Diagrama de Gantt con la Escala del Tiempo.

Diego Cavazos de Lira


Generalmente las vistas se enfocan en los detalles de las tareas, los recursos o las asignaciones. Por
ejemplo, la vista de diagrama de Gantt enlista los detalles de las tareas en una tabla a la izquierda de la
vista y grficamente representa cada tarea como una barra en el lado derecho de la vista. La vista
Diagrama de Gantt es una forma comn de representar una programacin. Este tipo de vista tambin es
til para ingresar y ajustar finamente detalles de las tareas y para analizar su proyecto.
Sobre los das: en la pestaa Vista, en el grupo Zoom, presione la flecha debajo de la etiqueta Escala
Temporal y seleccione Das. Project ajusta la escala temporal para mostrar das individuales. Los das no
laborables, tales como los fines de semana, se colorean de color gris claro. Se puede cambiar la escala
desde este men o usando el zoom deslizable en la esquina de abajo a la derecha del programa.
Ahora veamos una vista general del proyecto. En la pestaa Vista en el grupo Vista en dos paneles,
activemos la casilla Escala de Tiempo. Project muestra la Escala del Tiempo sobre la vista del Diagrama
de Gantt.
18 ene '15
Comienzo
lun 05/01/15

08 feb '15

01 mar '15

22 mar '15
Fin
lun 23/03/15

Casa Habitacin
lun 05/01/15 - lun 23/03/15
Trabajos
Preliminares
lun 05/01/15 -

Ciment
acin
corrida

Primer nivel
lun 09/02/15
- lun

Detalles
mar 24/02/15 - lun
23/03/15

Fin del proyecto


lun 23/03/15

D clic en cualquier parte de la Escala del Tiempo y vea que la pestaa Formato ha cambiado a
Herramientas de Escala de Tiempo. Los comandos de esta pestaa ahora son especficos para esta vista.
Desactive la Escala de Tiempo en la pestaa Vista (la informacin no se borra, slo se oculta).
Ahora demos clic en la pestaa Vista, en el grupo Vistas de recursos, y seleccionemos Hoja de recursos.

La vista Diagrama de Gantt es reemplazada por la Hoja de recursos. Esta hoja muestra detalles acerca de
los recursos en un formato de hileras y columnas (llamado tabla), con un recurso por hilera. Esta vista se
llama Vista de hoja. Dicha Hoja de recursos no le dice nada acerca de las tareas con los recursos

10

Diego Cavazos de Lira


asignados. Para ver esta clase de informacin hay que ponernos en otra vista. En la pestaa Vista, en el
grupo Vistas de recursos, seleccione Uso de recursos.

Esta vista agrupa las tareas a las que est asignado cada recurso y muestra las asignaciones de trabajo
por recurso en la escala del tiempo, ya sea, por ejemplo, diaria o semanalmente. Aqu podemos ver, por
ejemplo qu tareas desempear el ingeniero. Esto se ve por da, y recuerde que puede cambiar esa
escala de tiempo en la pestaa Vista, grupo Zoom, o con el control de abajo a la derecha de Project. La
vista Uso de tareas invierte la informacin: muestra todos los recursos asignados a cada tarea. Pulsemos
el botn Diagrama de Gantt para regresar a la vista original.
Ahora hagamos una vista dividida. Demos clic en cualquier tarea, por ejemplo, Ventanas y puertas. En la
pestaa Vista, en el grupo Vista en dos paneles, active Detalles y ahora estaremos viendo en la seccin
inferior el Formulario de Tareas.

11

Diego Cavazos de Lira

Ahora tenemos la vista Diagrama de Gantt como vista primaria y el Formulario de tareas en el panel de
Detalles. Los detalles de la tarea seleccionada en la vista del Diagrama de Gantt aparecern en el
Formulario de tareas. Se pueden editar valores en este formulario. Desactive Detalles en el grupo Vista
en dos paneles de la pestaa Vista. En ese mismo lugar usted puede escoger qu vista quiere tener en el
panel de Detalles. Como resumen, es til emplear las vistas para ayudarle a enfocarse en los detalles
especficos que desee.

Reportes: Vea los estados de su proyecto de nuevas formas


Antes Project tena reportes tabulares diseados para imprimirse. En Project 2013 los reportes han sido
mejorados: ahora incluyen elementos tales como tablas, grficas e imgenes que comunican el estado
de su proyecto y son muy personalizables.
En la pestaa Crear un Informe en el grupo Ver los informes, seleccione Recursos, y luego Visin General
de los Recursos. El reporte aparece. Dicho reporte tiene dos grficas y una tabla. Si da clic en la tabla
Estadsticas de Recursos, aparecer la Lista de Campos. Usted puede seleccionar este panel para
determinar qu datos se incluirn en la grfica.

12

Diego Cavazos de Lira

Vea que si selecciona la grfica tiene las pestaas Diseo y Formato, y si selecciona la tabla tiene las
pestaas Diseo y Presentacin. Si desea ver el diseo general del reporte, presione la pestaa Diseo,
de la pestaa Herramientas de Informes.
Cierre el archivo.

Puntos Clave

La vista detrs del escenario es la ubicacin central para administrar archivos y personalizar
Project.
La cinta incluye varias pestaas. En cada una de ellas, los comandos estn agrupados para su
acceso rpido.

El espacio de trabajo principal en Project es una vista. A la vez se pueden mostrar una o dos
vistas. La vista predeterminada es la Gantt con Escala del Tiempo.

Los informes incluyen una gran variedad de elementos, tales como grficas y tablas para
ayudarlo a tener en cuenta los detalles de la programacin con un formato competitivo.

13

Diego Cavazos de Lira

Elementos Bsicos de Programacin


En esta seccin aprender a comenzar un nuevo proyecto, establecer su fecha de comienzo y guardarlo,
revisar los calendarios base disponibles, y luego crear excepciones de tiempo de trabajo en el calendario
del proyecto, e ingresar algunas propiedades sobre el proyecto.
La programacin del proyecto o su plan son esencialmente modelos que usted construye de algunos
aspectos del proyecto que usted anticipa qu cree que ocurrir, o qu quiere que pase. Este modelo
se enfoca en algunos, pero no todos, los aspectos del proyecto las tareas, los recursos, los marcos de
tiempo y posiblemente los costos asociados.

Comenzando un nuevo proyecto, y establecer su fecha de comienzo


La mayora de los proyectos deben programarse desde una fecha de comienzo, aun cuando sepamos que
deben terminar antes de cierta fecha lmite. Programar desde el principio causa que todas las tareas
comiencen lo antes posible y le da una gran flexibilidad de programacin.
En Project, haga un archivo nuevo. Vaya a la pestaa Archivo, seleccione Nuevo, Nuevo proyecto en
blanco. Aparecer una notificacin de globo que le informar que las nuevas tareas se programarn
manualmente. Esto se sigue mostrando en la barra de estado.
Vea la lnea vertical del Diagrama de Gantt: ella muestra la fecha actual. Cuando hace un proyecto nuevo,
Project establece la fecha de comienzo del proyecto al da actual. Cambimoslo. En la pestaa Proyecto,
en el grupo Propiedades, presione Informacin del Proyecto. La siguiente ventana aparece:

14

Diego Cavazos de Lira


En Fecha de comienzo escriba: 1/6/15, o pulse la flecha para mostrar el calendario y seleccione la fecha
primero de junio de 2015. Note que Project programar a partir de: Fecha de comienzo del proyecto. De
esta manera, ya que hayamos ingresado toda nuestra informacin, el programa calcular la fecha de fin
(por eso no la podemos modificar). Presione Aceptar. Project pone una lnea vertical punteada el da de
inicio del proyecto. Se puede configurar Project para que siempre que haga un proyecto nuevo le abra
el cuadro de dilogo Informacin del Proyecto (Archivo / Opciones / Avanzado / General / Solicitar
informacin de proyecto al crear nuevos proyectos). Pulse Archivo / Guardar, vaya a la carpeta de trabajo
del curso y grabe el archivo como Proyecto Sencillo. Pulse guardar. Puede activar la funcin de
autoguardado (Archivo / Opciones / Guardar / Guardar Proyectos / Autoguardar cada # minutos).

Establecer das no laborables en el calendario del proyecto


Los calendarios son los medios principales por los cuales controla cundo cada tarea y recurso puede ser
programado para trabajar en Project.
El calendario del proyecto define el tiempo y los das laborables y no laborables generales para las tareas.
Project incluye numerosos calendarios llamados calendarios base, y cualquiera de ellos puede servir
como calendario del proyecto. Usted puede seleccionar el calendario del proyecto en el cuadro de
dilogo de Informacin del Proyecto.
El calendario del proyecto establece las horas normales de trabajo de su organizacin. Algunos recursos
pueden tener excepciones a este tiempo de trabajo normal, tales como vacaciones, esto lo
configuraremos despus.
Los calendarios se pueden administrar por medio del cuadro de dilogo Cambiar tiempo de trabajo, en
la pestaa Proyecto. Use este lugar para establecer programaciones de trabajo y tiempo normales, junto
con excepciones para recursos individuales o para el proyecto completo.
Recordemos nuestro proyecto. Nuestra empresa ACME deber de construir varias casas habitacin.
Comencemos por una. En la pestaa Proyecto, grupo Propiedades, seleccionemos Informacin del
Proyecto. En la seccin Calendario, pulsemos la flecha. Aparecen 3 calendarios:

24 Horas: se trabaja da y noche.

Turno de noche: cubre un turno programado de la noche del lunes hasta la maana del sbado
de 11 p.m. hasta 8 a.m., con un descanso de una hora cada da.

Estndar: los das y semanas tradicionales de trabajo: lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m., con
una hora de descanso por da.

Dejaremos el calendario estndar. Presionemos cancelar. Digamos que el 5 de junio, un asueto


extraordinario se otorgar para los trabajadores. Cmo le decimos a Project que no considere ese da
como laborable? Vayamos a la pestaa Proyecto, grupo Propiedades, clic en Cambiar tiempo de trabajo.

15

Diego Cavazos de Lira

En este cuadro de dilogo, para el calendario Estndar, escribamos en la pestaa Excepciones, debajo
de donde dice Nombre: Asueto extraordinario; en comienzo, escojamos el da 5/6/15. De tal forma
habremos avisado a Project que tal da habr un asueto. Aunque no hay necesidad de ponerle nombre a
las excepciones, resulta conveniente por motivos de orden y claridad. Ahora veamos que la fecha
aparece subrayada y marcada como Da de excepcin. Pulsemos Aceptar. Dmonos cuenta que en el
Diagrama de Gantt tal da aparece sombreado de color gris, indicando que ese da no habr labores.
En nuestra obra de construccin, por ejemplo, podemos considerar el Da de la Santa Cruz (3 de mayo)
como no laborable, o al menos cambiar las horas de trabajo a slo medio da. Aqu slo hemos hecho un
da especfico no laborable. Otros ejemplos de utilizacin de este cuadro de dilogo son:

Festividades recurrentes, u otras fechas que sigan un patrn conocido, tal como semanalmente,
mensualmente o anualmente. Para establecer tiempos no laborables recurrentes presione el
botn Detalles.

Variar las horas de trabajo por semana. Para establecer semanas personalizadas vaya a la
pestaa Semanas laborales, establezca un rango de fechas, presione el botn detalles y luego
establezca los ajustes de tiempo que usted requiera.
Horas de trabajo nicas para un recurso (esto lo veremos despus).

16

Diego Cavazos de Lira

Establecer el ttulo del proyecto y otras propiedades


Project puede incluir informacin de un proyecto como su ttulo, el nombre de su administrador, o
palabras clave para encontrar el archivo. Algunas de estas propiedades pueden ser requeridas por
informes, encabezados y pies de pgina al imprimir, etc. Por ello es importante anotarlas.
Vayamos a la pestaa Archivo, Informacin, Informacin del Proyecto, Propiedades avanzadas.

En este cuadro de dilogo escriba el ttulo del proyecto, su asunto, su nombre en Autor y Administrador,
su Organizacin y algunos comentarios.
Con esta informacin Project escribir sus datos correctos cuando genere informes.
Presione Aceptar para salir del cuadro de dilogo y guarde el archivo.

Puntos clave

La programacin de un proyecto desde su comienzo (en contraposicin de su fecha de


finalizacin) le da ms flexibilidad y le permite tener tiempo para atender tareas que se retrasen.

Se usan calendarios en un proyecto para saber cundo se puede programar el trabajo.

Debe anotar las propiedades de su archivo para que se empleen a la hora de generar informes
e impresiones.

17

Diego Cavazos de Lira

Construir una lista de tareas


En esta seccin veremos como:

Ingresar nombres de tareas, duraciones y valores de fechas de comienzo y finalizacin.

Crear tareas tipo hito.

Crear tareas resumen para esquematizar una lista de tareas.


Enlazar tareas para crear dependencias de tareas entre ellas.

Convertir tareas individuales a programacin automtica y luego cambiar las preferencias


predeterminadas para que las tareas nuevas se programen automticamente.

Revisar la duracin en general de un proyecto y la fecha programada de finalizacin.


Ingresar notas e hipervnculos en las tareas.

Las tareas son los bloques de construccin ms bsicos de cualquier proyecto. Las tareas representan el
trabajo a ser efectuado para alcanzar los objetivos del proyecto. Las tareas describen el trabajo en
trminos de dependencias, duracin y requerimientos de recursos. En Project hay varios tipos de tareas.
Estas incluyen tareas resumen, sub-tareas e hitos. Ms ampliamente, a lo que llamamos tareas en Project
se le conoce como actividades o paquetes de trabajo.

Ingresar nombres de tareas


Como se mencion anteriormente, las tareas representan el trabajo a ser hecho para completar las
metas del proyecto. Los nombres de las tareas deben de ser reconocibles y tener sentido para las
personas que las desempearn, y para los interesados en el proyecto. Aqu hay unos lineamientos para
crear buenos nombres de tareas:

Use cortas frases con verbos que describan el trabajo a ser hecho, tal como Descimbrar losa.
Si las tareas se organizarn en una estructura de esquema, no repita los detalles de la tarea
resumen en el nombre de la sub-tarea a menos que aada claridad.

Si las tareas tienen recursos asignados a ellas, no incluya los nombres de los recursos en los
nombres de las tareas.

Por supuesto que posteriormente puede editar los nombres de las tareas, as que no se preocupe si luego
cambia de opinin. Pero s intente tener frases concisas y descriptivas que comuniquen el trabajo
requerido y tengan sentido para usted y los dems que lleven a cabo el trabajo o revisen el proyecto. Si
es necesario se pueden agregar notas a las tareas, como veremos ms adelante.
En ACME tenemos las tareas bsicas para construir una casa. No tenemos todos los detalles necesarios
para terminar el proyecto pero al menos contamos con los necesarios para comenzar.
Partiremos desde el ltimo archivo, 02 Ejemplo sencillo.mpp. Presione la celda debajo de Nombre de
tarea en la tabla de la vista Diagrama de Gantt. Escriba Permisos de Construccin y luego pulse la tecla

18

Diego Cavazos de Lira


Entrar. A esta tarea que acaba de hacer se le dio un ID nico, pero que no necesariamente representa el
orden en que las cosas deben de ocurrir.
Ya que la tarea es Programada Manualmente (como se indica en la columna Modo de Tarea), no
aparecen valores de duracin o fechas, y la tarea an no tiene una barra de Gantt en la porcin de
grficos de la vista de Diagrama de Gantt. Ms tarde veremos cmo las tareas programadas
automticamente siempre tienen duracin y fechas de comienzo y finalizacin.
Piense que las tareas manuales se programan sin afectar el resto de la programacin. Puede que slo
sepamos el nombre de una tarea y justo eso es necesario. As como sepamos ms informacin sobre ella,
como cuando comience, podremos agregar esos detalles. Agreguemos las siguientes otras tareas:
Preparacin del Terreno. Estudios Previos. Trazo. Diseo de Casa.

Ahora que revisamos las tareas, nos damos cuenta que olvidamos una. La queremos poner entre las
tareas ID 2 e ID 3. Coloqumonos sobre Estudios Previos y en la pestaa Tarea en el grupo Insertar
seleccionemos Tarea. Project inserta una hilera para la nueva tarea y renumera las tareas subsiguientes.
Se le da el nombre <Tarea nueva>. Con eso seleccionado escribamos Charla con Inversionistas y
pulsemos Entrar. La nueva tarea se agrega a su programacin.
Para eliminar una tarea se debe dar clic con el botn derecho sobre ella y luego seleccionar Eliminar
Tarea (se debe borrar toda la hilera, no solo la celda con suprimir).
Los proyectos deben de tener como objetivo dar un entregable. El entregable puede ser un producto
tangible, o un servicio o evento. Definir las tareas apropiadas para crear el entregable es una habilidad
bsica para el administrador de proyectos. La lista de tareas que usted cree en Project debe describir
todos los trabajos necesarios y slo los requeridos para completar este proyecto exitosamente, es decir,
conseguir el entregable.

Ingresar las duraciones de las tareas


La duracin de una tarea representa la cantidad de tiempo que usted estima que le tardar completarla.
Project puede trabajar con duraciones de tareas que van desde minutos hasta meses (y ms).
Dependiendo del alcance de su proyecto, quizs desee usar escalas de horas, das y semanas. Darle
duracin a sus tareas es uno de los beneficios de usar una herramienta de programacin como Project
ms que hacer una simple lista de tareas a realizar.

19

Diego Cavazos de Lira


Exploremos las duraciones de las tareas con un ejemplo. Nuestro proyecto tiene el calendario Estndar
de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m. con una hora libre para descansar. Si estimamos que una tarea
tomar 16 horas de tiempo de trabajo, podemos escribir su duracin como 2d para programarla que
se trabaje en dos das de trabajo de ocho horas. Entonces, si comenzamos a las 8 a.m. de un viernes, esta
tarea se completar hasta las 5 p.m. del siguiente lunes. Recordemos que Project no programar trabajo
los fines de semana porque han sido definidos como tiempo no laborable.
Se pueden emplear abreviaciones cuando se ingresen duraciones.
Si escribe
Aparece
Significa
30m
30 mins
30 minutos
6h
6 horas
6 horas
4d
4 das
4 das
3s
3 sem.
3 semanas
2me
2 mss
2 meses
Como se vio antes, Project maneja la programacin de dos maneras. Las tareas programadas
automticamente tienen una duracin (un da, por predeterminado). Las tareas programadas
manualmente no tienen inicialmente una duracin. Sin embargo, usted puede ingresar los valores para
esta clase de tareas. Con las tareas programadas manualmente, usted puede escribir valores regulares
de duracin como en la tabla anterior, o tambin puede escribir texto como revisar con Roberto. Tales
valores se reemplazan con una duracin de 1 da si es que convierte la tarea a programada
automticamente. Project no le permitir poner valores de texto en las duraciones o fechas de comienzo
o finalizacin de las tareas programadas automticamente.
Project emplea valores estndar para las duraciones: 1 minuto es igual a 60 segundos, 1 hora es igual a
60 minutos. Para las duraciones de los das, semanas y meses, usted puede usar los valores
predeterminados de Project (por ejemplo, 20 das por mes) o establecer sus propios valores. Para
configurarlo vaya a la pestaa Archivo, Opciones, y en el cuadro de dilogo presione Programacin.
Recuerde que estas son las horas que se trabajan por da, semana y mes, y no las horas naturales.
Por ejemplo: si tiene 8 horas por da, al escribir 2d sera lo mismo que poner 16h. Si tiene 40 horas por
semana, escribir 3sem es lo mismo que poner 120h. Si tiene 20 das por mes, poner una duracin de 1me
es lo mismo que poner 160h (8 horas por da por 20 das).
Si es necesario se puede programar que las tareas ocurran en tiempo no laborable. Slo tiene que aadir
t al final de cada duracin: 1dt (esto indica un da completo de 24 horas), 1st, 1met. Esta clase de
duraciones sirve para cuando la tarea se lleva a cabo en torno al reloj ms que a las horas normales de
trabajo durante un da. Por ejemplo, el fraguado del concreto se efectuar en dast (que no toman en
cuenta si es hora de trabajo o no).
Para nuestro proyecto de casa habitacin: le mostramos las tareas a las personas que las llevarn a cabo.
Ellos nos dieron algo de retroalimentacin sobre el tiempo que les tomara desempearlas, y eso se lo
indicaremos a Project.

20

Diego Cavazos de Lira


D clic en la celda debajo del encabezado Duracin en la vista del Diagrama de Gantt, y tenga activa la
hilera 1 (la que corresponde a la tarea Permisos de Construccin). Escriba 10d (tambin puede usar las
flechas para ingresar o cambiar el valor en la celda Duracin). El valor 1 da aparece en la celda. Project
dibuja una barra de Gantt para la tarea, comenzando el da de inicio del proyecto. Hasta que las tareas
tengan un valor de fecha de inicio o fin o estn enlazadas, todas las tareas comenzarn el da de comienzo
del proyecto.
A la tarea de Preparacin del Terreno dele una duracin de 3d, a la de Charla con los Inversionistas
de 2h, a la de Estudios Previos de 2s, a la de Trazo de Preguntarle al arquitecto y a la de Diseo
de Casa de 1me.
Ahora, para la tarea Diseo de Casa, en la columna Comienzo escriba 16/6/15. Vea cmo Project calcul
la fecha de fin de la tarea, al ya contar con su duracin y la recin ingresada fecha de comienzo. Estamos
hablando de unidades de tiempo de trabajo. Project tambin dibuja la barra de Gantt de la tarea para
mostrar sus das laborables, ms los das no laborables que estn incluidos (sbados y domingos). Si
hubiera estado el da de asueto, tendramos que usar otro da laboral y la fecha de fin terminara un da
laboral despus.
Tambin puede escribir texto en las celdas de Comienzo o Fin de las tareas, siempre y cuando estas sean
programadas manualmente.

Al estimar las duraciones de las tareas hay que tomar en cuenta dos cosas: la duracin general del
proyecto (que se suele relacionar con la duracin de las tareas individuales) y enfocarse en las duraciones
de las tareas al menor nivel de detalle necesario para cada quien, es decir, no ser extremadamente
detallista en cosas innecesarias, lo cual slo complica el control del proyecto. Algunas fuentes
importantes para estimar duraciones son: informacin histrica de proyectos parecidos anteriores,
estimados de las personas que completarn las tareas, el juicio experto de las personas que han
desarrollado proyectos similares y las normas de los profesionales que llevan a cabo proyectos similares
al suyo. Tambin se puede considerar la regla 8/80. Ella sugiere que las tareas que duran de entre 8 a 80
horas se dimensionan adecuadamente. Lo que es menor puede ser muy variable, y lo que es mayor
puede demorar ms de lo estimado para ser administrado correctamente. Las duraciones imprecisas son
una fuente de riesgo para la conclusin de los proyectos a tiempo.

21

Diego Cavazos de Lira

Ingresar una tarea hito


Tal vez desee resaltar un evento importante de su proyecto, adems de ingresar todas las tareas que se
deben completar. Es ah donde aparecen las tareas tipo hito: sealan cosas importantes como la
finalizacin de una fase mayor de su proyecto.
Los hitos son eventos significativos que se alcanzan dentro del proyecto (como la finalizacin de una fase
de trabajo) o se imponen al proyecto (como la fecha lmite de aplicacin para fondos). Ya que
normalmente los hitos no incluyen trabajo, ellos se suelen representar como tareas de duracin cero.
En ACME queremos resaltar la fecha en la que debemos finalizar los trabajos preliminares del proyecto:
el 14 de julio de 2015. Para ellos empleemos una tarea tipo hito. Coloqumonos en la primer hilera en
blanco, y de la pestaa Tarea, del grupo Insertar, seleccionemos Hito. Project ingresa una tarea llamada
<Hito nuevo> y le da una duracin de cero das. Como es predeterminado, la tarea comienza el da de
comienzo del proyecto. Cambiemos su nombre por Fin de los trabajos preliminares y escribamos su
fecha de inicio a 14/7/15.
Sin embargo, una tarea de cualquier duracin puede ser un hito. D doble clic al nombre de la tarea para
ver el cuadro de dilogo Informacin de la tarea, y en la pestaa Avanzado active Marcar la tarea como
hito.

Crear tareas resumen para esquematizar el proyecto


Se dar cuenta que es ms fcil organizar grupos de tareas altamente relacionados dentro de un
esquema empleando tareas resumen. Cuando las tareas resumen se secuencian con respecto al tiempo,
las tareas resumen de mayor nivel se llaman fases.
Por ejemplo, para nuestro proyecto de construccin, es comn dividirlo en fases como: Trabajos
preliminares, Cimentacin, Estructura, Acabados, etc. Con tal estructura de esquema, podemos expandir
o colapsar cada fase para slo mostrar el nivel de detalle que queramos. Tal esquematizacin se logra
dando y quitando sangras a las tareas. Las tareas que estn dentro de una tarea resumen se llaman subtareas.
Las tareas resumen se programan automticamente por predeterminado. Su duracin se calcula
automticamente como el largo que va desde la ms temprana fecha de comienzo hasta la ms tarda
fecha de finalizacin de las sub-tareas que contiene. Si usted edita la duracin de una tarea resumen, o
sus fechas de comienzo o finalizacin, se cambiar a ser una tarea programada manualmente.
El nivel ms alto de esquema de la estructura de un proyecto se llama Tarea resumen del proyecto.
Project la genera automticamente pero no la muestra por predeterminado. Ya que es una tarea
resumen, todas las dems tareas de hecho son sub-tareas de la Tarea resumen del proyecto, la cual se
puede colapsar, y con ello, cerrar todas las tareas existentes. Tambin, ella muestra la duracin del
proyecto, as que es una forma cmoda de ver detalles esenciales del proyecto.
Al desarrollar las fases del proyecto podemos ir por dos caminos: (1) de arriba abajo (identificar las fases
mayores del proyecto y llenarlas con detalles (de general a especfico)), o (2) de abajo hacia arriba

22

Diego Cavazos de Lira


(comenzar con los detalles e irlos esquematizando en grupos lgicos, es decir, las tareas resumen o las
fases (de especfico a general)).
En ACME queremos ser organizados y por ende, clasificar todas las tareas que tenemos en nuestro
proyecto bajo un ttulo que las englobe. Seleccionemos las tareas 1 a 7 (Permisos de construccin hasta
Fin de los trabajos preliminares) y en la pestaa Tarea, grupo Insertar, pulsemos Resumen. Project
ingresa sobre ellas una hilera con la tarea programada automticamente <Tarea de resumen nueva>.
Cambiemos su nombre a Trabajos Preliminares. Veamos como adquiere la fecha ms temprana de
comienzo y la fecha ms tarda de finalizacin de las sub-tareas que la componen, y adems calcula la
duracin entre esas dos fechas.
Ahora, al final, agreguemos ms tareas: Excavacin 4d, Plantilla 1d, Cimentacin de concreto ciclpeo 3d
y Fin de la cimentacin 0d (predeterminadamente usamos das, as que no hay necesidad de poner la d).
Seleccionemos las recin creadas tareas, pulsemos Resumen (pestaa Tarea, grupo Insertar).
Cambiemos el nombre de la nueva tarea resumen a Cimentacin corrida. Veamos que
automticamente todas las tareas que habamos seleccionado aumentan su sangra y forman parte de
la tarea resumen Cimentacin corrida. Sin embargo podemos hacerlo de una manera diferente:
pulsemos Ctrl+Z hasta deshacer la tarea resumen (es decir, hasta cuando slo tenamos Excavacin,
Plantilla, Cimentacin de concreto ciclpeo y Fin de la cimentacin). Parmonos en Excavacin e
insertemos una tarea normal (pestaa Tarea, grupo Insertar, Tarea). Renombremos <Tarea nueva> a
Cimentacin Corrida. Veamos que no hubo ningn cambio de sangras. Entonces, ahora debemos
seleccionar los elementos que componen a Cimentacin Corrida, es decir, Excavacin, Plantilla,
Cimentacin de concreto ciclpeo y Fin de la cimentacin, y luego pulsar el botn Aplicar sangra a la
tarea, que est en la pestaa Tarea, grupo Programacin. Ahora todas las tareas seleccionadas forman
parte de Cimentacin Corrida, que se ha convertido en una tarea resumen.
De la misma forma, notemos que a su vez Cimentacin Corrida forma parte de Trabajos Preliminares
lo cual es incorrecto. Entonces, seleccionemos Cimentacin Corrida y pulsemos el botn Anula la
sangra de la tarea, en la pestaa Tarea, grupo Programacin.
Note el mismo nivel de esquema de Trabajos Preliminares y Cimentacin Corrida. Si no desea utilizar
los botones de la cinta, puede usar las combinaciones de teclas: Alt + Shift + Izquierda para reducir el
nivel de sangra de una tarea, o Alt + Shift + Derecha para aumentarla.

23

Diego Cavazos de Lira

Crear dependencias de las tareas con enlaces


Cuando enlaza tareas, usted crea relaciones de programacin entre ellas. Estas relaciones se llaman
dependencias, como por ejemplo: el inicio de esta tarea depende de que se haya terminado otra, o
bien, para pintar la casa primero deben de haberse terminado de construir los muros. Las
dependencias tambin se conocen como enlaces.
Una vez que haya creado las dependencias, Project puede automticamente ajustar la programacin de
las tareas enlazadas as como ocurran cambios en su proyecto. Vamos algunas relaciones de dependencia
que se pueden crear entre dos tareas. La mayora de los proyectos requieren que las tareas se lleven a
cabo en un orden especfico. Por ejemplo, la tarea de echar una plantilla de concreto pobre (para colar
sobre ella la cimentacin) requiere primero haber excavado el terreno. Entonces estas dos tareas tienen
una relacin fin-comienzo, que involucra dos aspectos:
1. La segunda tarea (Plantilla) debe ocurrir despus que la primera tarea; esto es una secuencia.
2. La segunda tarea (Plantilla) slo puede ocurrir si la primera ha sido terminada; esto es una
dependencia.
En Project, la primera tarea (Excavacin) se llama predecesora, porque precede a la tarea que depende
de ella. La segunda tarea (Plantilla) se llama sucesora porque sucede, o va despus, que la tarea de la
que depende. Cualquier tarea puede ser predecesora para una o ms tareas sucesoras y viceversa
(siempre y cuando no haya conflictos de programacin).

24

Diego Cavazos de Lira


Aunque pueda sonar complicado, dos tareas pueden tener slo 1 de 4 tipos de relaciones de tareas.
La relacin de
esta tarea
Fin a comienzo
(FC)

Significa

Se ve en el Diagrama
de Gantt como

La fecha de fin de la tarea


predecesora determina la fecha
de comienzo de la tarea
sucesora. Es la relacin
predeterminada.
Comienzo
a La fecha de comienzo de la tarea
comienzo (CC)
predecesora determina la fecha
de inicio de la tarea sucesora.

Ejemplo
Colar, despus de haber
puesto las cimbras.

Que se manden hacer


los estudios previos y a
la par, se tramiten los
permisos necesarios de
construccin.
Fin a Fin (FF)
La fecha de fin de la tarea
Tareas que requieren
predecesora determina la fecha
equipo especial deben
de fin de la tarea sucesora.
terminar antes de que
expire la renta del
equipo.
Comienzo a Fin La fecha de inicio de la tarea
Debe
de
haber
(CF)
predecesora determina la fecha
terminado la sucesora
de fin de la tarea sucesora.
para que empiece la
predecesora.
Sin embargo, se pueden establecer posiciones de adelanto o atraso para las relaciones de precedencia.
Por ejemplo, si queremos que las paredes se pinten dos das despus del descimbrado, podemos poner
a la tarea Pintar una relacin de precedencia de FC+2d con la tarea Descimbrar. Tambin se pueden
emplear porcentajes: que cuando lleve el 50% del cimbrado se empiece a poner el armado: para la tarea
armado, su relacin es de FC-50% con cimbrado.
Gracias a esto, si cambiamos la duracin de una tarea predecesora, Project calcular la nueva fecha de
comienzo y fin de las sucesoras.
Las relaciones de las tareas aparecen en varias formas en Project:

En las vistas del Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las relaciones de las tareas aparecen
como lneas que conectan tareas.

En tablas, como la tabla de Entrada, los nmeros de ID de las tareas predecesoras aparecen en
los campos de predecesoras o sucesoras.

En ACME todo va bien y ya podemos relacionar algunas actividades con otras.


Seleccione las tareas Excavacin y Plantilla. En la pestaa Tarea, en el grupo Programacin pulse el botn
Vincula las tareas seleccionadas. Ahora, Plantilla depende de Excavacin. Tienen una relacin FC. Note
que los elementos recalculados en la tabla de Entrada aparecen con un fondo azul claro. Adems aparece
la lnea que vincula a las dos tareas en el diagrama de Gantt. Vea ahora cmo las tareas ya tienen fechas
de comienzo y fin (para desvincular tareas seleccinelas y pulse el botn Desvincular tareas).

25

Diego Cavazos de Lira


Ahora hagmoslo de otra manera. D doble clic a la tarea Fin de los trabajos preliminares. Vaya a la
pestaa Predecesoras. D clic bajo el encabezado Nombre de tarea y pulse la flecha hacia abajo. Escoja
Estudios Previos, Trazo y Diseo de Casa, una por hilera. De aqu se ve que las tareas pueden tener
mltiples predecesoras. En ese cuadro de dilogo tambin puede cambiar la relacin de precedencia y
establecer adelantos o atrasos en la columna Pos, como se explic anteriormente.
Ahora vincularemos todas las tareas de una fase en una sola accin. Seleccione las tareas 10 a 13:
excavacin hasta fin de la cimentacin y pulse el botn Vincula las tareas seleccionadas (pestaa Tarea,
grupo Programacin). Si se quieren seleccionar tareas no adyacentes, seleccione la tarea con clic y la
tecla Ctrl.
Otra forma de enlazar tareas es hacerlo en el Diagrama de Gantt. D clic al extremo derecho de la barra
de Trabajos Preliminares y, dejando pulsado el botn del ratn, arrastre hasta el extremo de inicio de la
barra de Cimentacin Corrida. Ahora las tareas resumen estn vinculadas.
Otra forma de introducir relaciones de precedencia es escribir el ID de la predecesora en la columna
Predecesora en la tabla de Entrada. Por ejemplo, para las tareas Preparacin del Terreno, Charla con
Inversionistas y Estudios Previos, en su columna de predecesoras escriba el ID de la tarea Permisos de
Construccin (2).
Se pueden vincular tareas resumen entre s, pero nunca sub-tareas con sus tareas resumen.
Finalmente, el arquitecto report que el trazo le tomara 1 semana, entonces sustituimos Preguntarle al
arquitecto por 1s. Seleccionemos todo y pulsemos el botn Respetar vnculos. Veamos que Charla con
Inversionistas se recorri para comenzar justo termine la tarea Permisos de Construccin. Esto slo
mueve las tareas seleccionadas para que las fechas estn determinadas por cualquier relacin de
dependencia que posean. Pero esto no corrigi las tareas resumen, esto se debe a que sus fechas de
comienzo y fin dependen de sus sub-tareas (que an estn programadas manualmente). En la siguiente
seccin arreglaremos esto.

Cambiar entre programacin de tareas manual y automtica


Project por defecto determina que las tareas nuevas sean programadas manualmente. Veamos los dos
tipos de programacin:

Tareas programadas manualmente. Las tareas capturan rpidamente los detalles pero no se
programan. Es como hacer un espacio para poner una tarea sin afectar el resto del plan. Es como
si slo sabemos que hay una tarea que debemos poner, pero no tenemos suficiente informacin
sobre ella como para programarla en el proyecto.

Tareas programadas automticamente. Aqu Project se encarga de poner los detalles que falten
y adems programa la tarea.

Con la programacin automtica, Project actualiza los valores de duracin, fechas de comienzo y fin
automticamente en respuesta a los cambios del proyecto. Cambios en las restricciones, relaciones de
tareas y calendarios tambin hacen que el programa recalcule el proyecto.

26

Diego Cavazos de Lira


En ACME creemos que el proyecto ya tiene la informacin suficiente como para ser dejado en las manos
de Project. As, si cambiamos algo, todo se recalcular. Entonces queremos cambiar el modo de
programacin a Automtica. Seleccionemos todas las tareas. Veamos que en la columna Modo de tarea
la chincheta seala que se trata de la programacin manual. En la pestaa Tarea en el grupo Tareas d
clic en Autoprogramar. Ahora todas las tareas tienen un nuevo icono y la tarea resumen Cimentacin
Corrida ocurre despus de Trabajos Preliminares. Tambin cambia el formato de las barras de Gantt,
para avisarnos que estamos trabajando con programacin automtica.
Tambin podemos cambiar el modo de programacin de una tarea pulsando la celda de la columna
Modo de tarea y escogiendo el tipo de programacin que deseemos. Si una tarea manual no tena
duracin definida, al cambiar a programacin automtica se le asignar una duracin de 1 da? El signo
de interrogacin nos avisa que se trata de una duracin estimada, pero no afecta en los clculos (siempre
y cuando s sea 1 da el nmero que consideremos).
Y si hacemos nuevas tareas seguirn siendo programadas manualmente. Si deseamos cambiar eso
pulsemos en la barra de estado Nuevas tareas: programadas manualmente y escojamos la opcin
Programada automticamente: Microsoft Project calcula las fechas de las tareas.. Si queremos que por
defecto se use la programacin automtica hay que configurarlo en Archivo / Opciones / Programacin
/ Opciones de programacin de este proyecto: Todos los proyectos nuevos: Nuevas tareas creadas:
Programadas automticamente. Agreguemos una nueva tarea y veamos su duracin estimada y sus
fechas de inicio y comienzo propuestas, debido a la programacin automtica vigente.

Revisar la duracin del proyecto y su fecha de terminacin


En cualquier etapa de la ejecucin o planeacin del proyecto, usted y otros inversionistas querrn saber
cunto estimamos que durar el proyecto. Nosotros no ponemos una duracin total del proyecto o su
fecha de finalizacin. Y no necesitamos hacerlo. Project calcula estos valores basndose en los valores
de las duraciones de las tareas, las dependencias, ajustes a los calendarios del proyecto y muchos otros
factores que hayamos registrado en el plan. Una forma sencilla de ver la duracin del proyecto y las
fechas programadas de comienzo y terminacin es por medio de la Escala del Tiempo, o ver la tarea
resumen del proyecto, o ver el cuadro de dilogo Informacin del proyecto.
En ACME queremos ver cundo se terminar la cimentacin del proyecto, y cunto tiempo demorar
llegar hasta esa etapa. Veamos la Escala del tiempo sobre la vista del Diagrama de Gantt.
07 jun '15
Comienzo
lun 01/06/15

21 jun '15

05 jul '15
Fin
jue 09/07/15

Como se aprecia en la imagen, podemos ver su fecha de comienzo y fin (si la escala del tiempo no
aparece, vaya a la pestaa Vista, y en el grupo Vista en dos paneles active Escala de tiempo).
Pero cunto dura el proyecto? Vamos a la pestaa Proyecto, grupo Propiedades y pulsemos Informacin
del Proyecto.

27

Diego Cavazos de Lira


Aqu podemos ver de nuevo la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto. Si queremos podemos
cambiar la fecha de inicio del proyecto y todo se recalcular. Pulsemos el botn Estadsticas.

Veamos que la duracin actual es de 28 das y ya tenemos algo que decirle a quien nos pregunte la
duracin del proyecto. La duracin es el nmero de das de trabajo (no naturales) que hay entre la fecha
de comienzo y fin del proyecto. Ya que hay tiempo laborable y no laborable, la duracin de una tarea no
necesariamente ser la misma que el tiempo natural transcurrido).
La otra forma de ver esta informacin es por medio de la tarea resumen del proyecto. Regrese a la vista
Diagrama de Gantt. Pulse la pestaa Formato (de Herramientas de Diagrama de Gantt) y en el grupo
Mostrar u ocultar active Tarea de resumen del proyecto.
Vea que aparece una nueva hilera con ID 0. Aqu veremos la misma duracin y fechas de comienzo y fin
del proyecto, as como una barra en el diagrama de Gantt que abarque todo el proyecto.

Documentar tareas con notas e hipervnculos


Podemos ingresar informacin adicional sobre una tarea por medio de una nota. Es til para no abrumar
el nombre de la tarea con informacin irrelevante, pero mantener esos datos por si son necesarios
despus. Hay varios tipos de notas: las notas de tareas, las notas de recursos y las notas de asignaciones.
Las notas se pueden ingresar en la pestaa Notas del cuadro de dilogo Informacin de tarea (doble clic
sobre la tarea). Las notas permiten formato, enlaces, imgenes y otras clases de archivos adjuntos.
Tal vez tambin deseemos asociar una tarea con informacin almacenada en otro documento o en un
sitio web. Los hipervnculos le permiten conectar una tarea especfica con informacin adicional que
reside fuera del plan.
En ACME queremos poner notas e hipervnculos para documentar mejor nuestro proyecto.
Seleccionemos la tarea Permisos de Construccin y dmosle clic con el botn derecho, y optemos por
Notas de tareas; escribamos Revisar qu permisos necesitamos del Reglamento de Construcciones

28

Diego Cavazos de Lira


del Municipio. Aceptar. Veamos que aparece un icono en la columna Indicadores, a la izquierda del
nombre de la tarea. Si nos paramos sobre ese icono leeremos la nota. Si la nota es muy larga habr que
dar doble clic al icono para leerla completa. La tarea resumen del proyecto posee una nota ya que
definimos comentarios cuando ingresamos la informacin del proyecto en el cuadro de dilogo
Propiedades.
Ahora aadamos un hipervnculo. Demos clic derecho a la tarea Diseo de Casa y optemos por
Hipervnculo; ah podemos poner la direccin del despacho que disear la casa. En este caso
pongamos cualquier pgina, como http://www.microsoft.com.

Aceptar. Aparece el icono en la columna de Indicadores. Si damos clic al icono iremos al sitio web
mencionado. Usted puede eliminar notas, hipervnculos o formato seleccionando la tarea, y en la pestaa
Tarea, en el grupo Edicin, seleccionando el Borrador y luego escogiendo lo que desee borrar.

Puntos clave

Buenos nombres de tarea deben contener cortas frases con verbos que hagan sentido para
aquellos que revisen el proyecto o lo lleven a cabo.

Los aspectos bsicos de las tareas son su duracin y orden de ocurrencia.

En Project, las fases de una programacin se representan con tareas resumen.


Las relaciones entre tareas causan que el comienzo o fin de una tarea afecte al inicio o fin de
otra. Comnmente se usa la relacin FC fin comienzo, en la cual el completamiento de una tarea
controla el inicio de otra.

Las tareas se pueden programar manual o automticamente. En las manuales nosotros ponemos
la informacin que tengamos o queramos sin afectar la programacin general del proyecto. En
las automticas Project se encarga de su programacin.
Usted puede documentar detalles adicionales del proyecto insertando notas o hipervnculos.

29

Diego Cavazos de Lira

Estableciendo Recursos
En esta seccin veremos como:

Establecer la informacin bsica de los recursos para las personas que trabajarn en los
proyectos.

Ajustar la capacidad mxima de trabajo de un recurso que tipo trabajo.


Ingresar la tasa estndar y la tasa de horas extra para los recursos tipo trabajo.

Cambiar el tiempo de trabajo de los recursos, as como su tiempo no laborable.

Crear recursos tipo costo para el seguimiento financiero.

Grabar informacin adicional acerca de un recurso en forma de nota.

Microsoft Project soporta tres clases diferentes de recursos, a saber, recursos tipo trabajo, recursos tipo
material y recursos tipo costo. Brevemente describimos cmo pensar acerca de cada uno de ellos:

Recursos tipo trabajo. Incluyen a las personas y equipo necesario para completar las tareas en
la planeacin de un proyecto.

Recursos tipo costo. Representan los costos financieros asociados con una tarea que usted debe
tomar en cuenta en el plan. Por ejemplo, viajes, entretenimiento, viticos, etc.

Recursos materiales. Son consumibles que usted emplea conforme transcurre el proyecto. Por
ejemplo, un proyecto de construccin puede requerir de varillas de refuerzo o bultos de
cemento durante la elaboracin del proyecto.

En esta seccin veremos la configuracin de los recursos. Aunque no es necesario configurarlos y


asignarlos a tareas en Project, como quiera resulta conveniente para ver las restricciones de tiempo o
costo que puedan afectar al proyecto.

Darle nombre a los recursos


Los recursos tipo trabajo son personas y mquinas que hacen trabajo en el proyecto. Project se enfoca
en dos aspectos: su disponibilidad y sus costos. La disponibilidad significa cundo est listo un recurso
para trabajar en una tarea, y cunto trabajo puede desempear. Los costos se refieren a los costos
financieros debidos a los recursos que desempean trabajo en el proyecto. Algunos ejemplos de
correctos nombres de recursos se presentan en la siguiente tabla:
Recurso tipo trabajo
Ejemplo
Persona identificada por un nombre.
Diego Cavazos de Lira
Persona identificada por su puesto o funcin.
Ingeniero, arquitecto, contratista, albail
Grupos de personas que tienen caractersticas comunes Cuadrilla
(es irrelevante quin desempee alguna cosa, siempre y
cuando el recurso tenga habilidades en ello).
Equipos
Retroexcavadora
Es recomendable poner los equipos cuando muchas personas trabajarn con ellos simultneamente o
cuando queramos planear y rastrear los costos asociados con ellos.

30

Diego Cavazos de Lira


En ACME vamos bien con nuestro proyecto. Ahora estamos listos para poner qu recursos se necesitan
para llevar a cabo nuestra construccin. Por supuesto, puede haber cambios despus, pero ya tenemos
la informacin necesaria para comenzar.
Abra el archivo 04 Recursos Inicio.mpp. Gurdelo como 04 Recursos.mpp.
En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de Recursos pulse Hoja de recursos. En esta vista ingresaremos la
lista inicial de recursos para nuestro proyecto de construccin.
Pulse la celda debajo del encabezado Nombre del recurso. Escriba Ingeniero, y presione Entrar. En las
siguientes hileras escriba Arquitecto, Albailes, Cliente, Contratista y Abogado. Cuando crea nuevos
recursos ellos tienen una capacidad mxima del 100%. Los recursos son personas individuales o grupos.

Ingresar la capacidad mxima de los recursos


La columna Capacidad mxima representa la capacidad de un recurso para trabajar en las tareas que se
le han asignado. Especificar que un recurso tiene 100% de capacidad mxima significa que el 100% del
tiempo de trabajo de ese recurso se dedicar a trabajar en las tareas asignadas en el proyecto. Project le
avisar con un indicador y formato rojo si usted sobre-asigna un recurso a ms tareas de las que puede
cumplir a su 100% (que el ingeniero tenga que estar en un colado en un lado y calculando una cimbra al
mismo tiempo representara una sobreasignacin).
Para los recursos que no representan a una persona individual, sino una categora de personas con
capacidades comunes, usted puede poner un nmero mayor de Capacidad mxima, para indicar el
nmero de personas disponibles. Por ejemplo, si en Albailes pone 800% de capacidad mxima,
significar que tiene 8 albailes que pueden trabajar a su 100%. Si el recurso est programado para
trabajar menos que tiempo completo, usted puede disminuir su capacidad mxima. Si por ejemplo a un
recurso lo pone al 75%, en una semana laboral de 40 horas de trabajo, ese recurso slo trabajar 30
horas.
En ACME queremos decir que tenemos 5 albailes. As, Project sabr que puede contar con 5 personas
para trabajar al mismo tiempo, bajo el nombre genrico de Albailes. Indiqumosle a Project esto.
En la Hoja de recursos en la columna de Capacidad mxima, escriba 500 para el recurso Albailes. Si en
lugar de % desea poner nmeros enteros, esto se configura en Archivo / Opciones / Programacin /
Programacin / Mostrar las unidades de asignacin como: Valores decimales.

Ingresar las tasas estndar de los recursos


Casi todos los proyectos tienen aspectos financieros, y los costos limitan el alcance de muchos de ellos.
Registrar y administrar la informacin del costo del proyecto le servir al administrador del proyecto para
responder importantes preguntas como:

Cul es el costo esperado total del proyecto basado en la duracin de las tareas y las
asignaciones de los recursos?

Est la organizacin usando recursos caros para hacer trabajo que otros recursos ms
econmicos podran desempear?

31

Diego Cavazos de Lira

Cunto costar cierto tipo de recurso durante la vida del proyecto?

Se est gastando el dinero a una tasa que se pueda sostener durante la duracin del proyecto?

En Project usted puede establecer tasas estndar y costos por uso para los recursos de trabajo y
materiales, as como tasas de horas extras para los recursos tipo trabajo.
Cuando un recurso tipo trabajo tiene una paga estndar y se asigna a una tarea, Project calcula el costo
de la asignacin. Esto se logra multiplicando el tiempo de trabajo por la tasa de pago por trabajo del
recurso. Luego puede ver el costo del recurso, por asignacin o por tarea.
Si un recurso recibe horas extra, Project le empezar a pagar con la Tasa de horas extra.
Adems de tener las tasas de costo, un recurso puede tener una cuota por uso, cada vez que se emplee
el recurso (por ejemplo, si comprar bultos de cemento involucra un flete, y ese flete cuesta, es racional
aadir el costo del flete cada vez que compremos cemento). Esto se llama Costo por uso. Este costo no
vara con la duracin de las tareas o la cantidad de trabajo que los recursos ejecuten en la tarea. Esto se
ingresa tambin en la Hoja de recursos.
Regresemos a nuestro proyecto. En ACME, los albailes trabajan diferente y en lugar de ir de lunes a
viernes al trabajo, van slo de lunes a jueves, pero trabajan 10 horas diarias en lugar de 8. Ntese que
estas dos horas ms no son tiempo extra. Tambin ya sabemos lo que le pagaremos a las personas. As
que se lo queremos poner a nuestro archivo de Project.
En la hoja de recursos ingresemos en la columna Tasa estndar los siguientes valores: para Ingeniero
200; para Arquitecto 1200/d, para los albailes (500% de capacidad mxima), 40000/me, para el cliente
0, para el Contratista 150 y para el abogado 75. Ahora pongamos las tasas por horas extra. Ingeniero
(250), Arquitecto (200), Albailes (250), Cliente (0), Contratista (200) y Abogado (125). Si todos los
recursos ganan lo mismo esto se puede establecer en Archivo / Opciones / Avanzado / Opciones
generales para este proyecto, Agregar automticamente nuevos recursos y tareas y configurar los
valores pertinentes.
Tal vez la informacin de pagos resulte confidencial y no se le proporcione al administrador de proyectos,
lo cual limitar su capacidad. Si s se proporciona, puede ser recomendable proteger con contrasea el
archivo para evitar que cualquier persona que lo tenga pueda ver lo que los recursos ganan. Para poner
contrasea vaya a Archivo / Guardar como, escoja la ubicacin y nombre y pulse Herramientas /
Opciones generales en el cuadro de dilogo Guardar como.

Ajustar el tiempo de trabajo en el calendario de un recurso


Hace algunas secciones modificamos el calendario estndar. Pero cada recurso tambin posee su
calendario. Project usa este calendario para determinar cundo se puede programar que trabaje un
recurso. Estos calendarios slo aplican a los recursos tipo trabajo. Por defecto los calendarios de los
recursos se ajustan al calendario del proyecto, que es el calendario estndar. Si los recursos trabajan
igual que el calendario del proyecto no hay necesidad de hacer modificaciones. Sin embargo, si algunos
recursos tienen: horarios de trabajo flexibles, vacaciones, entrenamientos o conferencias, puede que no

32

Diego Cavazos de Lira


estn disponibles para trabajar. Entonces no podemos hacer una excepcin de trabajo en el calendario
base, ya que nadie trabajara ese tiempo, cuando slo deseamos decir que 1 recurso no lo har.
Si tiene un recurso de medio tiempo, se recomienda poner su capacidad mxima al 50%, y no hacerle su
propio calendario.
Arreglemos lo de los albailes que trabajan de lunes a jueves. Estando en la Hoja de recursos, vayamos
a la pestaa Proyecto, grupo Propiedades, Cambiar tiempo de trabajo. Para calendario: Albailes,
(Calendario base Estndar). Seleccionemos la pestaa Semanas laborales. Resaltemos [Predeterminado]
y pulsemos Detalles. Seleccionemos arrastrando el cursor los das Lunes a Jueves. Escojamos la
opcin Establecer da(s) en estos perodos laborables especficos: desde 9:00 a.m. hasta 1:00 p.m. y
desde 3:00 p.m. hasta 9:00 p.m.

Luego seleccionemos Viernes y escojamos la opcin: Establecer das como perodo no laborable.
Aceptar, aceptar. Ahora los albailes trabajarn hasta ms noche, pero los viernes no. Ya que como
quiera tenemos de base al calendario estndar, podemos agregar otro asueto, y esto se ver reflejado
en el calendario de los albailes, as como sus excepciones particulares.
Si tiene que hacer cambios parecidos para muchos recursos, quiz sea ms conveniente que les genere
su propio calendario base.

Configurar recursos tipo costo


Otro tipo de recurso que puede usar en Project es el recurso tipo costo. Esta clase de recurso representa
un costo financiero asociado con una tarea en un proyecto. Por ejemplo, gastos de entrenamientos,
viajes o viticos. Los recursos tipo costo no trabajan y no tienen efecto en la programacin de una tarea.
Las columnas Capacidad Mxima, Tasa estndar o Tasa de horas extra no aplican en ellos. Despus de
asignarlo uno puede ver los costos acumulados para ese recurso de tipo costo: por ejemplo costos totales
de viajes del proyecto.

33

Diego Cavazos de Lira


En ACME queremos capacitar al ingeniero con un curso de Project. Por eso, cuando est realizando los
estudios previos del proyecto, as como su programacin, incorporaremos un costo adicional a esa tarea,
que represente el costo del curso de Project.
Vayamos a la Hoja de recursos. En la primera hilera disponible escriba el nombre del recurso:
Entrenamiento. En la columna Tipo seleccione Costo. Y ya cuando asignemos el costo a la tarea, le
daremos su valor numrico.

Documentar recursos con notas


Si un recurso tiene habilidades especiales que puedan ayudar al proyecto, quizs sea conveniente
remarcarlo en una nota. As, quien revise el proyecto podr aprovechar estas capacidades. Para agregar
una nota a un recurso se puede dar doble clic sobre l, buscar la pestaa Notas y agregarlas. Pero ahora
lo haremos de una manera diferente.
En la Hoja de recursos demos clic a Ingeniero. En la pestaa Recurso, en el grupo Propiedades, demos
clic al botn Detalles. El Formulario de Recursos aparece debajo de la vista Hoja de recursos. En la parte
inferior aparecern detalles acerca del elemento seleccionado en la parte superior. D clic en cualquier
parte de la vista Formulario de recursos. Ya con el foco en esa vista, ahora abra la pestaa Herramientas
de formulario de recursos / Formato. Y en el grupo Propiedades seleccione Notas. Si da clic derecho en
cualquier rea en gris del Formulario de recursos tambin podr escoger este detalle.
Ingrese la nota: el ingeniero ser capacitado en un curso de Microsoft Project. Y pulse aceptar. Ocultemos
el panel del Formulario de Recursos: d doble clic a la lnea horizontal que divide los dos paneles.
Cierre el archivo.

Puntos clave

Recabar informacin sobre los recursos en su proyecto le ayuda a tener un mejor control sobre
quin hace qu trabajos, cundo los hace y cunto cuesta.

Los recursos tipo trabajo (gente y equipo) desempean trabajo en un proyecto.

Los recursos tipo costo toman en cuenta los tipos de gastos en los que usted pueda incurrir
durante el transcurso de un proyecto.

34

Diego Cavazos de Lira

Asignar recursos a las tareas


En esta seccin veremos como:

Asignar recursos tipo trabajo a las tareas.

Controlar cmo Project programa asignaciones de recursos adicionales.

Asignar recursos tipo costo a las tareas.


Revisar indicadores clave de duracin, costo y trabajo.

Ya hemos creado tareas y recursos. Ahora estamos listos para asignar recursos a las tareas. Una
asignacin es el proceso de emparejar un recurso a una tarea para que haga trabajo.
El hecho de asignar recursos nos permite responder, como administradores del proyecto, a preguntas
como:

Quin debe trabajar en las tareas y cundo?


Contamos con el nmero adecuado de recursos para cumplir con el alcance del trabajo que
nuestro proyecto requiere?

Esperamos que un recurso trabaje en una tarea cuando no est disponible para trabajar (por
ejemplo, cuando alguien est de vacaciones)?
Le hemos asignado demasiadas tareas un recurso de tal forma que hayamos excedido su
capacidad de trabajo en otras palabras, hemos sobre-asignado al recurso?

Veremos cmo asignar recursos tipo trabajo a las tareas y determinaremos cundo la asignacin de
recursos deber de afectar la duracin de las tareas y cundo no. Despus asignaremos un recurso tipo
costo y veremos qu efecto tiene en una tarea.

Asignar recursos tipo trabajo a las tareas


Al asignar un recurso tipo trabajo a las tareas, podemos hacer un seguimiento del progreso del trabajo
del recurso en la tarea. Si damos tasas de pagos, Project tambin calcula los costos asociados al recurso
y a las tareas.
Asignar recursos tipo trabajo le permite al motor de programacin de Project calcular con todas las tres
variables (trabajo, duracin y unidades de asignacin) su frmula de programacin. De hecho, cuando
asignamos un recurso tipo trabajo a una tarea con duracin mayor que 0, Project luego calcula el valor
de trabajo resultante siguiendo su frmula de programacin.
Project usar la capacidad mxima del recurso para asignarlo a las tareas (100% significa que el recurso
se dedicar 100% a una tarea). Si el recurso tiene menos capacidad mxima, esa capacidad se asignar
para que atienda a la tarea.

35

Diego Cavazos de Lira


En ACME ya estamos listos para hacer las asignaciones de recursos iniciales para el proyecto de las casas
habitacin. Ya que anteriormente establecimos las tasas de pago de los recursos, ya seremos capaces de
observar el costo inicial y la duracin calculada del proyecto, para una comparacin posterior.
Antes de hacer cualquier asignacin, revisemos la duracin actual del proyecto y su costo, para
compararlo despus. En la pestaa Proyecto, grupo Propiedades, seleccione Informacin del Proyecto,
Estadsticas.

53 das y costo de $0.00 MXN. Cerrar. Despus de que asignemos recursos, revisaremos este cuadro de
dilogo de nuevo.
Vayamos a la pestaa Recurso, del grupo Asignaciones pulsemos Asignar recursos.

36

Diego Cavazos de Lira


Excepto de los recursos ya asignados, que siempre aparecen en la parte de arriba de la lista, los recursos
se enlistan alfabticamente en este cuadro de dilogo. Con esta ventana abierta, seleccionemos la tarea
ID2: Permisos de construccin. Luego demos clic al recurso Abogado, y pulsemos el botn Asignar.
Aparecer una a la izquierda del nombre del recurso que est asignado a la tarea, as como el costo
que represente el uso de ese recurso para la tarea ($75 por hora, 8 horas, $75*8h=$600). El nombre del
recurso aparecer a la derecha de la barra de Gantt de la tarea. Ahora seleccione la tarea ID3:
Preparacin del Terreno y asigne al recurso Albailes resaltndolo en el cuadro de dilogo Asignar
recursos y pulsando el botn Asignar.
Puede remover un recurso asignado a una tarea seleccionando esa tarea, el nombre del recurso en el
cuadro de dilogo Asignar recursos y pulsando el botn Quitar.
Ahora veamos con ms detalles la tarea ID3. Utilizaremos una vista llamada Formulario de Tareas. En la
pestaa Vista, grupo Vista en dos paneles, active Detalles, Formulario de tareas. Recuerde que los
nombres de las vistas se leen verticalmente a la izquierda de la pantalla.
D clic en cualquier parte del Formulario de Tareas, y en la pestaa Formato, en el grupo Detalles, escoja
Trabajo. Ahora en el Formulario de Tareas podemos ver los valores esenciales de programacin para esta
tarea: 3 das de duracin, 24 horas de trabajo, y 100% de unidades (no 500%).

Asigne los siguientes recursos a las siguientes tareas:


Para la tarea
Asignar este recurso
ID5: Estudios previos, ID32: Conexiones a servicios
Ingeniero
ID6: Trazo, ID31: Ventanas y puertas
Arquitecto
ID10: Excavacin, ID11: Plantilla, ID10: Cimentacin de concreto ciclpeo, Albailes
ID15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24; ID27: Zarpeo y afine, ID30: Instalacin
de muebles sanitarios, ID33: Pintar.
ID28: Impermeabilizar
Cliente
Notemos que podemos poner ms de un recurso a una misma tarea. Por ejemplo: coloqumonos en la
fila ID29: Acabados; seleccionemos Albailes y con Control pulsado tambin demos clic a Contratista.
Luego pulsemos asignar. Cerremos este cuadro de dilogo. La tarea durar ms tiempo ya que los
albailes no trabajan los viernes.

37

Diego Cavazos de Lira


Otra forma de asignar recursos es yendo a la columna Nombres de los recursos en la Tabla de Entrada
de la Vista del Diagrama de Gantt, dar clic en la celda correspondiente y escogiendo de la lista
desplegable los recursos que desempearn la tarea.
Siendo as, parmonos en la fila del ID3: Charla con los inversionistas, vayamos a la columna Nombres de
los recursos, dmosle clic a la celda y escojamos: Arquitecto e Ingeniero.
En este ejercicio asignamos recursos utilizando el cuadro de dilogo Asignar recursos y tambin por
medio de la columna Nombres de los recursos en la vista del Diagrama de Gantt. Adicionalmente se
pueden asignar recursos desde la vista del Formulario de tareas, y desde el cuadro de dilogo
Informacin de la tarea, pestaa Recursos. Conforme use Project desarrollar su preferencia de cmo
asignar recursos.

La frmula de programacin: duracin, unidades y trabajo


Se crea una tarea. Tiene una duracin, pero no tiene trabajo. Hasta que le asignemos un recurso, tendr
trabajo. El trabajo representa la cantidad de esfuerzo que un recurso invierte para completar una tarea.
En general, la cantidad de trabajo ser igual que la duracin, a menos que se asigne ms de un recurso a
una tarea, o que el recurso que asigne no trabaje tiempo completo.
Project calcula el trabajo con lo que a veces se denomina frmula de programacin:
=
Veamos un ejemplo. Activemos en la Vista en dos paneles el Formulario de tareas. Para la tarea ID2:
Permisos de construccin establecimos una duracin de 10 das. 10 das de trabajo representan 8 horas
de trabajo diarias 80 horas de trabajo. Cuando asignamos al recurso Abogado a que hiciera esa tarea,
Project aplic el 100% del tiempo del Abogado a esa tarea. Entonces la frmula de programacin sera:
80 100% = 80
Veamos otro ejemplo ms complejo: a la tarea ID4: Charla con los inversionistas le asignamos dos
recursos: el ingeniero y el arquitecto. Esta tarea duraba 2 horas. La frmula de programacin sera:
2 200% = 4
Las cuatro horas de trabajo son la suma de las 2 horas de trabajo del ingeniero ms las 2 horas de trabajo
del arquitecto. En otras palabras, como est todo actualmente programado, ambos recursos trabajarn
al 100% de su capacidad para resolver la tarea, en paralelo con su duracin de 2 horas.

Controlar el trabajo cuando se agregan o remueven asignaciones de recursos


Como vimos anteriormente, usted define la cantidad de trabajo que una tarea representa cuando asigna
inicialmente un recurso a ella. Cuando las tareas son programadas automticamente, Project le
proporciona una opcin para controlar cmo va a calcular el trabajo de una tarea cuando asigne ms
recursos a sta o desasigne recursos de ella. Esta opcin se llama tarea condicionada por el esfuerzo.

38

Diego Cavazos de Lira

Aqu vemos una tarea de 5 das. La desempea un recurso, quien trabaja 40 horas. Si aadimos otro
recurso, el trabajo ser el doble (80 horas) y la duracin la misma (5d). Eliminemos el segundo recurso.

Las tareas condicionadas por el esfuerzo funcionan de la siguiente manera: el trabajo es el mismo as
como asigne o desasigne recursos (40 horas). Pero mientras ms recursos se aadan, la duracin
disminuir (2.5 das para dos recursos), y el trabajo se mantendr constante (40 horas), slo que se
distribuir entre los recursos asignados (20 horas + 20 horas).

39

Diego Cavazos de Lira


Por defecto, la programacin condicionada por el esfuerzo est desactivada para todas las tareas que
cree en Project. La programacin condicionada por el esfuerzo slo aplica cuando asigne o remueva
recursos adicionales de tareas programadas automticamente.
En ACME ya ha pasado algo de tiempo desde que hicimos las asignaciones iniciales de recursos para
nuestro proyecto de casas habitacin. Recibimos algo de retroalimentacin de los recursos asignados y
nos dimos cuenta que hay que hacer algunos ajustes a las asignaciones. Como vayamos haciendo estos
cambios controlaremos cmo las asignaciones revisadas afectarn a las tareas.
En este ejercicio agregaremos y quitaremos recursos de las tareas y le diremos a Project cmo lo debe
de ajustar.
En la vista Diagrama de Gantt, seleccionemos la tarea ID2: Permisos de Construccin. Actualmente el
Abogado est demorando mucho para conseguir todos los papeles para obtener los permisos de
construccin. Revisemos su frmula de programacin:
80 100% = 80
Pero l necesita un poco de ayuda con la tarea, as que ayudmosle asignndole a alguien ms. En la
pestaa Recurso, grupo Asignaciones, seleccione Asignar recursos. Seleccione Cliente y pulse Asignar. La
frmula de programacin ahora es:
80 200% = 160
Ahora usaremos una caracterstica llamada Lista de Acciones para controlar cmo Project programar el
trabajo en una tarea cuando se aaden o remueven recursos. Vea el pequeo tringulo verde en la
esquina superior izquierda del nombre de la tarea ID2. Esto es un indicador grfico de que hay una accin
disponible. Hasta que no haga otra accin podr usar la Lista de Acciones para escoger cmo quiere que
Project maneje la asignacin del recurso adicional.
D clic en la tarea ID2 y aparecer el botn Acciones. Abra su lista. Aqu podr seleccionar entre estas
opciones para escoger qu tipo de resultado de programacin desea. Puede ajustar la duracin de la
tarea, el trabajo de los recursos o las unidades de asignacin.
En esta ocasin queremos que la asignacin adicional signifique: el cliente le ayudar al abogado a
conseguir algunos documentos, entonces se repartirn el trabajo: terminarn en menos tiempo (cada
quin har la mitad de los trmites). Entonces escojamos Reducir la duracin y mantener la misma
cantidad de trabajo (hay que seguir trabajando las 80 horas originales de trabajo, pero como lo
emprendern al mismo tiempo el Cliente y el Abogado, terminarn en la mitad de tiempo, y cada uno
slo har 40 horas de trabajo).
Ahora veamos que las tareas 4 y 5 tienen una sobreasignacin (ya que cuentan con un icono rojo en la
columna Indicadores). Ello significa que un recurso est usndose a ms de su capacidad mxima en el
tiempo. Para corregir esto, debemos quitar al Ingeniero de la actividad Charla con inversionistas.

40

Diego Cavazos de Lira

Seleccionemos la tarea ID4: Charla con inversionistas. Del cuadro de dilogo Asignar recursos
seleccionemos Ingeniero y pulsemos Quitar. Hemos quitado recursos. Vayamos a la Lista de Acciones. Ya
que la junta durar lo mismo con o sin el Ingeniero, optemos por Reducir la cantidad de trabajo y
mantener la misma duracin (ahora slo har trabajo en esa actividad el recurso Arquitecto).
Vayamos a la actividad ID29: Acabados. Aqu tenemos que esa tarea siempre slo se llevar a cabo por
el Contratista. El hecho de quitar al recurso Albailes implica que el Contratista solo tardar ms tiempo
en terminar la misma actividad. Quitemos el recurso Albailes de la misma manera. Pero ahora
optaremos por Aumentar la duracin y mantener la misma cantidad de trabajo.

41

Diego Cavazos de Lira


Hasta ahora hemos estado ajustando los valores de trabajo y duracin as como aadamos o removamos
recursos de las tareas. Ahora haremos lo mismo pero desde la vista del Formulario de tareas.
Seleccionemos la tarea ID31: Ventanas y puertas. Actualmente la har el Arquitecto, pero le tomar 3
das desempear la actividad. Si solicita ayuda al Contratista podrn acabar en la mitad de tiempo, - pero
se tiene que hacer el mismo trabajo entonces, en el Formulario de Tareas ingresemos el nuevo recurso:
Contratista. Esto mantuvo los 3 das pero increment el trabajo. Entonces, si queremos decir que
mientras ms personas trabajarn en la misma tarea y tardarn la mitad de tiempo, debemos de activar
la opcin C. por el esfuerzo. Removamos al Contratista con Ctrl+Z. Activemos C. por el esfuerzo, y
volvamos a aadir al recurso Contratista. Ahora, la tarea en lugar de tomar 3 das tomar slo 1.5 das, y
el Arquitecto desempear 12 horas de trabajo, al igual que el Contratista. Si hacemos las modificaciones
de esta manera no aparecer la Lista de Acciones, ya que decidimos si nuestra tarea era o no
condicionada por el esfuerzo.
Si queremos que todas las tareas sean condicionadas por el esfuerzo por defecto, hay que configurar la
opcin en la pestaa Archivo, Opciones / Programacin / Opciones de programacin de este proyecto:
Todos los nuevos proyectos / activar Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo.
De igual manera, uno puede configurar si una tarea est condicionada por el esfuerzo en el cuadro de
dilogo Informacin de la tarea, pestaa Avanzado.
El orden de las acciones importa. Si usted inicialmente tena dos recursos asignados con una duracin de
3 das (24 horas), Project programa que cada recurso trabaje 24 horas, para un total de 48 horas de
trabajo. Sin embargo, usted puede inicialmente asignar un recurso a una tarea con duracin de 24 horas
y luego aadir otro recurso. En este caso, la programacin condicionada por el esfuerzo har que Project
programe a cada recurso para trabajar 12 horas en paralelo, manteniendo el total de las 24 horas de
trabajo en la tarea. Recuerde que cuando se activa, la programacin condicionada por el esfuerzo ajusta
la duracin de las tareas slo si aade o remueve recursos de una tarea.
Si lo habr notado tenemos 5 albailes pero hasta ahorita slo hemos considerado que trabajen al 100%
(es decir 1/5 albailes). Vayamos a la tarea ID3: Preparacin del terreno. Ella en realidad tardar 3 das
(24 horas de trabajo) en efectuarse con 5 albailes. Si intentamos establecer las Unidades al 500% en la
vista Formulario de tareas veremos que la duracin reduce a 0.6 das (3 das / 5 albailes). Entonces, para
decir que usaremos 5 albailes, debemos cambiar las unidades al 500% y luego cambiar la duracin de
la tarea a 3 das. Para evitar esto, desde que se hace la asignacin de los recursos se debe de establecer
el porciento de unidades que trabajarn en ella.

Asignar recursos tipo costo a las tareas


Recordemos que los recursos tipo costo se utilizan para representar un costo financiero asociado con
una tarea en un proyecto. Los recursos tipo costo no poseen unidades de asignacin, as que no trabajan
y no tienen efecto en la programacin de una tarea.
En ACME queremos capacitar a nuestros empleados. Eso, por supuesto, tiene un costo. Entonces,
asignaremos un recurso tipo costo (Entrenamiento) a una tarea. Posicionmonos en la tarea ID7: Diseo

42

Diego Cavazos de Lira


de casa. Demos clic en el botn Informacin de la tarea en la pestaa Tarea, grupo Propiedades. Vayamos
a la pestaa Recursos. Adicionemos Ingeniero y Entrenamiento, pero para el recurso tipo costo,
ingresemos un costo de $5,500.00 MXN. Cerremos ese cuadro de dilogo. Este costo permanecer igual
sin importar la programacin de la tarea.

Revisar la duracin, costo y trabajo del proyecto


Ya hemos puesto muchos detalles en nuestro proyecto. Algunos de estos detalles sern crticos para el
xito de nuestro proyecto, y aqu explicaremos cmo visualizarlos. Podremos contestar preguntas como:

Quin est asignado para hacer trabajo en el proyecto?

Cunto tardar completar el proyecto?

Cunto costar?

Para muchos proyectos, estas respuestas variarn comnmente conforme el tiempo transcurra. Por ello
es habitual que la organizacin solicite informes mensuales o semanales sobre el estado del proyecto, y
debemos de ser capaces de reportarlo rpidamente.
Recordemos que la Escala de tiempo nos muestra las fechas de comienzo y finalizacin del proyecto. Sin
embargo, ella no nos dice la duracin de ste. Para eso podemos activar la Tarea Resumen del Proyecto
(ID0). Actualmente el proyecto dura 62.25 das. Veamos ahora cunto cuesta nuestro proyecto. Vayamos
a la pestaa Vista, en el grupo Datos, seleccionemos Tablas y luego Costo. Veremos que la tarea resumen
del proyecto nos informa un costo total de $208,400.00 MXN. Este valor de costo es la suma de las
asignaciones de recursos tipo trabajo ms la asignacin del recurso tipo costo que hicimos anteriormente
(faltan los recursos tipo material, que contribuyen grandemente al costo de las casas, as como terrenos
y otros elementos varios). De igual forma, esta tabla muestra los costos de las sub-tareas.
Otra forma de ver los valores de las asignaciones es por medio de un Informe. En la pestaa Crear un
Informe seleccione el grupo Ver los informes, seleccione Recursos, y luego Visin General de los
Recursos. En este informe podemos ver dos grficas y una tabla que contienen detalles de las
asignaciones de los recursos. En la grfica de arriba a la izquierda podemos ver los valores de trabajo
asignados para cada recurso. Slo se muestra Trabajo restante porque no hemos reportado ningn
trabajo real an.
Finalmente vayamos a ver las estadsticas del proyecto en el cuadro de dilogo Estadsticas del Proyecto.
En la pestaa Proyecto, en el grupo Propiedades, d clic en Informacin del Proyecto y luego en el botn
Estadsticas. Aqu tambin podemos ver los valores actualizados de duracin, trabajo, costo, y fechas de
comienzo y finalizacin del proyecto.

43

Diego Cavazos de Lira

44

Diego Cavazos de Lira

Puntos clave

En Project, una tarea tiene normalmente trabajo asociada con ella, despus de que un recurso
tipo trabajo ha sido asignado a la tarea.

Usted debe asignar recursos a las tareas antes de que pueda registrar el progreso o costo de los
recursos.

Los proyectos siguen la frmula de programacin: =


.
La programacin condicionada por el esfuerzo determina si el trabajo debe permanecer
constante cuando usted asigne recursos adicionales a las tareas. Est desactivada por defecto.

La forma ms sencilla de entender la programacin condicionada por el esfuerzo es preguntarse:


Si una persona puede hacer una tarea en 10 das, podran dos personas hacerla en 5 das? Si s,
la programacin condicionada por el esfuerzo se debe de aplicar a la tarea.

La Lista de Acciones aparece despus de que efecte ciertas acciones en Project, tales como
asignar recursos adicionales a una tarea. Usted puede usar la Lista de Acciones para rpidamente
cambiar el efecto de su accin en algo diferente al efecto predeterminado.

Al asignar recursos tipo costo puede asociar costos financieros con una tarea, mas que costos
derivados del trabajo o los recursos materiales.
Utilizando el cuadro de dilogo Estadsticas del Proyecto podemos ver indicadores clave tales
como las fechas de comienzo y finalizacin, duracin, trabajo y costo del proyecto.

45

Diego Cavazos de Lira

Dar formato y compartir su proyecto


En esta seccin aprenderemos a:

Personalizar la vista del Diagrama de Gantt.

Personalizar la vista de la Escala de tiempo.

Personalizar un Informe.
Copiar capturas de pantalla de vistas e informes a otras aplicaciones.

Imprimir vistas e informes.

Personalizar la vista del Diagrama de Gantt


El diagrama de Gantt se volvi un estndar para visualizar las programaciones cuando, a principios del
siglo XX, el ingeniero estadounidense Henry Gantt desarroll una grfica de barras que mostraba el uso
de recursos a lo largo del tiempo.
Una vista de Diagrama de Gantt consiste de dos partes: una tabla a la izquierda y el diagrama de barras
a la derecha. El diagrama incluye una banda del tiempo sobre l y denota unidades de tiempo. Las barras
del diagrama representan grficamente las tareas de la tabla en trminos de las fechas de comienzo o
finalizacin, duracin o estado (por ejemplo, si el trabajo ya ha o no comenzado en la tarea). En este
diagrama, las tareas, tareas resumen e hitos aparecern como barras de Gantt o smbolos, y cada tipo
de barra tiene su propio formato. Tambin posee lneas que representan las relaciones entre las tareas.
Usted puede cambiar el formato de casi todos los elementos del diagrama.
Hay tres maneras de dar formato a los diagramas de Gantt:
1. Aplicar una combinacin de colores predefinidos del grupo Estilo de Diagramas de Gantt, en la
pestaa Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt. Estilos de programacin da diferente
formato a tareas programadas automtica y manualmente. Estilos de presentacin da el mismo
formato (tareas manuales definidas completamente).
2. Dar un formato altamente personalizable en el cuadro de dilogo Estilo de las barras, que se
abre dando clic en la pestaa Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt, y luego en el
grupo Estilos de barra, pulsando Formato, Estilos de barras.
3. Dar formato individual a una barra del diagrama de Gantt (doble clic en una barra para ver sus
opciones de formato, o en la pestaa Formato, en el grupo Estilos de barra, Formato, Barra).
Note que tambin se puede personalizar el texto que sale a la izquierda, derecha, arriba, abajo o dentro
de las barras.

46

Diego Cavazos de Lira

Abra el archivo 06 Formato Inicio.mpp. Cambie el formato del Diagrama de Gantt: cambie las
combinaciones de colores, para ello vaya a la pestaa Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt,
y escoja el Estilo de diagrama de Gantt que ms le guste. Recuerde que los de la primera seccin
diferencian entre tareas programadas manualmente o automticamente y la segunda seccin no.

47

Diego Cavazos de Lira


Para la tarea ID35: Fin del proyecto, en la pestaa Tarea en el grupo Fuente, establezca el fondo de color
amarillo y ponga el texto en cursiva. Usted puede quitar rpidamente el formato yendo a la pestaa
Tarea, grupo Edicin, Borrar, Borrar formato.
Tambin podemos cambiar el icono de los hitos. D clic derecho en el diagrama de Gantt, escoja Estilos
de barra, seleccione Hito, y en la seccin inferior en Parte inicial, Forma, escoja la estrella como
marcador.
Examine qu hace el botn derecho en el diagrama de Gantt con Cuadrcula, Diseo y Periodo no
laborable.

Dibujar en el Diagrama de Gantt


Project incluye una herramienta de dibujo con la cual puede dibujar directamente en la porcin del
diagrama de Gantt. Se encuentra en la pestaa Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt, grupo
Dibujos. As puede aadir notas u objetos directamente en el diagrama. Si llega a cambiar la escala, el
dibujo puede quedar fuera de lugar, entonces para evitar este problema, dele clic derecho al dibujo,
propiedades, pestaa Tamao y posicin, y adjntelo a una tarea o fecha en particular. En ese cuadro de
dilogo tambin le puede dar formato al dibujo que haya realizado.

Personalizar la vista de Escala de tiempo


La Escala de tiempo es apropiada para mostrar tareas clave de su proyecto en un formato compacto y
sencillo. Aqu se puede mostrar un resumen rpido de su proyecto. Hagamos algunas adiciones a la Escala
de tiempo de nuestro plan.
D clic en la Escala de tiempo y vaya a Formato de Herramientas de Escala de Tiempo. En el grupo Insertar
seleccione Tareas existentes.

48

Diego Cavazos de Lira


Aqu vemos una esquematizacin de las tareas resumen y sub-tareas del proyecto. Seleccione: Trabajos
preliminares, Fin de los trabajos preliminares, Cimentacin corrida, Excavacin, Primer nivel, Levantar
los muros, Detalles y Fin del Proyecto. Estas son tareas resumen y algunos hitos que aadiremos a
nuestra escala del tiempo. Aceptar.

Project ha agregado nuestras tareas a la Escala de tiempo. Si la escala del diagrama de Gantt tiene mucho
zoom, se presentar una ventana en la Escala del tiempo que podremos arrastrar para desplazarnos en
el tiempo del proyecto. Tambin podemos jalar los bordes verticales de la ventana verde para cambiar
el zoom.

Ahora cambiaremos la apariencia de estas tareas. Por ejemplo, fijmonos en la tarea Levantar los muros.
Evidentemente no cabe, as que resulta conveniente mostrarla como una llamada. Dmosle clic
derecho y seleccionemos Mostrar como llamada, que como beneficio tiene que se muestra completo el
nombre de la tarea. Ahora agregaremos otro elemento a la Escala de tiempo. Vayamos a la tarea ID25.
Dmosle clic derecho y escojamos Agregar a escala de tiempo. Tambin hay un botn en la Cinta en la
pestaa Tarea, grupo Propiedades: Agregar a escala de tiempo.

49

Diego Cavazos de Lira


Tambin podemos dar color a los elementos de la Escala de tiempo dando clic al nombre de la tarea y
yendo en la pestaa Formato de Herramientas de Escala de Tiempo, grupo Fuente: Color de fondo.

Personalizar los informes


Los informes de Project le permiten ver los detalles de su proyecto de diversas formas. Un reporte puede
incluir tablas dinmicas, grficas y texto. Un informe es como un marco en blanco donde usted puede
poner los elementos que desee para enfocarse en la informacin que ms le interese. Uno no edita la
informacin directamente en los reportes: slo la ve.
Hagamos otro reporte: vamos a la pestaa Crear un Informe, escojamos del grupo Ver los informes,
Panel, Informacin general del trabajo. Este informe tiene varias grficas que describen el trabajo
conforme pasa el tiempo y por recurso. Para darles formato hay que dar clic en ya sea la tabla o el grfico
e ir a su pestaa de formato. Ah se pueden cambiar diversos ajustes relativos a su apariencia. Recuerde
que hay Herramientas de Informes: Diseo; Herramientas de Grficas: Diseo y formato; Herramientas
de Tabla: Diseo y presentacin; y Herramientas de dibujo: Diseo.

Copiar vistas e informes


La mayora de las vistas e informes de Project se pueden copiar para compartirlas con colegas que no
tengan Project. Veamos cmo copiar algunas cosas a otros programas.
Seleccionemos algunas tareas (por ejemplo de la ID1 a la ID8) y vayamos a la pestaa Tarea, grupo
Portapapeles y seleccionemos Copiar, Copiar imagen.

Aqu controlaremos cmo Project copiar los detalles de la programacin al portapapeles. Las primeras
dos opciones generan una imagen y controlan el tamao y la resolucin del Diagrama de Gantt que copie.
La tercera le permite usar el formato GIF. Luego se le permite copiar todo lo que se ve o slo las filas
seleccionadas. Finalmente se le permite configurar la copia de la escala temporal. Demos Aceptar.

50

Diego Cavazos de Lira

Vayamos a algn otro programa donde podamos pegar imgenes, como Microsoft Word. Pulsemos Ctrl
+ V y veamos el resultado.
Otra vista que podemos copiar es la Escala de Tiempo. Demos clic dentro de ella. En la pestaa Formato
en el grupo Copiar, seleccionemos Copiar escala de tiempo. Experimentemos con las diferentes opciones
disponibles. Seleccionemos algunas de ellas y peguemos los resultados en Microsoft Word.
Levantar los muros
jue 09/07/15 - mar 14/07/15
14 jun '15
Comienzo
lun 01/06/15

Trabajos Preliminares
lun 01/06/15 - lun
29/06/15

05 jul '15
Cime
ntaci
n

Primer
nivel
jue

26 jul '15

16 ago '15

Detalles
mi 22/07/15 - jue 27/08/15

Fin de los trabajos


Fin del primer nivel
mi 22/07/15
preliminares

Fin
jue 27/08/15

Fin del proyecto


jue 27/08/15

lun 29/06/15

Arriba se muestra la copia para correo electrnico. Ella disminuye el ancho de los cuadros. Abajo se
demuestra la copia de tamao completo.

Podemos reducir el detalle de la vista Escala de tiempo en la pestaa Formato, grupo Mostrar u ocultar:
Escala de tiempo detallada.

Tambin podemos copiar informes. Vamos a la pestaa Crear un informe, grupo Ver los informes, Panel,
Informacin general del trabajo. Pulsemos de la pestaa Diseo de Herramientas de Informes, grupo
Informe: Copiar informe. Pegumoslo en otra aplicacin.

51

Diego Cavazos de Lira

En algunos programas se podrn mostrar opciones adicionales al momento de pegar: en Word se pueden
hacer ediciones ligeras, mientras que si pega por ejemplo en Paint, la informacin se pegar como una
imagen.

Imprimir vistas e informes


Al imprimir vistas e informes, usted puede poner en papel casi cualquier cosa que ve en la pantalla. Para
un proyecto con muchas tareas lo que vea en la pantalla al mismo tiempo puede ser una porcin
relativamente pequea del proyecto completo. A veces resulta conveniente hacer impresiones de gran
tamao para sus proyectos con muchas tareas. Y es importante siempre ver qu se va a imprimir antes
de imprimirlo. Hay algunas opciones sobre qu imprimir: como un rango de fechas, o si slo se desea
imprimir las tareas resumen o tambin las sub-tareas.

52

Diego Cavazos de Lira


Vamos a la pestaa Archivo / Imprimir. Una vista previa de impresin aparece en la vista Detrs del
escenario previendo la vista Diagrama de Gantt. Veamos lo que se ofrece:
Abajo a la derecha tenemos unos controles para ver las diferentes pginas que se imprimirn, ver cmo
se imprimira en tamao normal, por pgina o varias pginas.

En la parte izquierda, primero seleccionemos una impresora. En funcin de la impresora estarn los tipos
de papel disponibles para imprimir. Luego configuremos qu queremos imprimir: todo el proyecto?, o
de una cierta fecha hasta otra? Despus se selecciona qu hojas se quieren imprimir, la orientacin de
las pginas y el tamao del papel. Como se ve en la imagen anterior, mucho espacio se imprimir con
hojas sin tareas o barras de Gantt. Si no deseamos imprimir eso, vayamos a Configurar pgina debajo de
donde se escoge el tamao del papel. En la pestaa Vista desactive Imprimir pginas en blanco.
Entre otras cosas que puede editar en este cuadro de dilogo se encuentran: la orientacin de las
pginas, la escala, el tamao del papel, el nmero de la primera pgina. Los mrgenes, los encabezados,
los pies de pgina, la leyenda (la franja de simbologa que aparece debajo, donde podemos optar que
aparezca en cada pgina, en su pgina dedicada (pgina de leyendas) o que no aparezca); tambin
podemos definir qu columnas se impriman en la pestaa Vista (todas, slo las primeras X columnas),
las notas y algunos otros detalles. Predeterminadamente, Project intentar imprimir todas las columnas
que se vean en la pantalla, as que es preponderante usar la barra vertical que divide la tabla del diagrama
en la vista Diagrama de Gantt para mostrar slo las columnas que se deseen imprimir.

53

Diego Cavazos de Lira

Project deducir qu pginas no contienen nada y evitar imprimirlas.


Para imprimir un Informe slo es cuestin de estar manejando un Informe en Project y el programa
detectar que se desea imprimir el informe y no la vista del diagrama de Gantt. Vea que tambin en la
pestaa Diseo de Herramientas de Informes, en el grupo Configurar pgina usted puede escoger
algunas opciones para la impresin de los informes.

Puntos clave

Use los estilos predefinidos de Diagrama de Gantt para darle formato rpidamente a su vista.
Puede cambiar el formato de una barra individual de Gantt o de todas yendo a Formato, grupo
Estilo de barra: Barra (para una) o Estilo de barra (para todas).

Agregue las tareas seleccionadas a la vista Escala de tiempo cuando necesite mostrar una
representacin grfica simplificada de su proyecto.
Utilice la caracterstica Copiar imagen para crear una captura de pantalla de la vista activa y
copiarla al portapapeles. Tambin puede copiar la Escala de tiempo dando clic derecho sobre
ella / Copiar escala de tiempo.

Los informes son una combinacin de datos tabulares y grficas que se enfocan en aspectos
clave de su proyecto. Usted puede personalizar los elementos de sus informes.

54

Diego Cavazos de Lira

Seguimiento del progreso


En este captulo, usted aprender a:

Guardar los valores de la programacin actuales de un proyecto como una Lnea base.
Registrar el progreso en las tareas para una fecha en especfico.

Registrar el porcentaje de completamiento de las tareas.

Ingresar valores de duracin y trabajo reales para las tareas.

Hasta ahora nos hemos enfocado en la fase de planeacin de nuestro proyecto desarrollar y comunicar
los detalles del proyecto antes de que empiece el trabajo real. Cuando el trabajo comienza, as empieza
la siguiente fase de la administracin de proyectos: el seguimiento del progreso. Seguimiento significa
registrar detalles como quin hizo qu trabajo, cundo fue hecho el trabajo y a qu costo. Estos detalles
se conocen como Reales.
El seguimiento de los valores reales es una habilidad bsica de la administracin apropiada de proyectos,
en contraposicin de slo planearlos. El administrador del proyecto debe saber qu tan bien se est
desempeando el equipo del proyecto y cundo tomar acciones correctivas. Ahora seremos capaces de
resolver preguntas como:

Estn las tareas comenzando y terminando como se planearon? Si no, qu impacto tendrn
en la fecha de finalizacin del proyecto?

Estn los recursos gastando ms o menos tiempo que el planeado para completar las tareas?

Estn incrementando el costo general del proyecto algunas tareas ms caras de lo anticipado?
Cuando planeemos proyectos similares en el futuro, seremos capaces de determinar cun bien
estimamos proyectos anteriores?

Sugerencia: as como vayamos ingresando valores de duracin, comienzo o trmino, usted podr
observar los mismos elementos pero que usted program, y podremos compararlos.
Project maneja varias formas de hacer el seguimiento del progreso. Su eleccin del mtodo de
seguimiento deber depender del nivel de detalle o control requerido por usted, su patrocinador del
proyecto y otros inversionistas. Los niveles de detalle del seguimiento comprenden:

Registrar el trabajo del proyecto como programado: esto funciona si todo va conforme a lo
planeado.

Registrar el porcentaje de completamiento de cada tarea, en valores precisos o en incrementos


preestablecidos, tales como 25%, 50%, 75% 100%.

Registrar la fecha de comienzo real, la de trmino real, el trabajo real, y la duracin real y
restante de cada tarea o asignacin.

Registrar el trabajo a nivel asignacin por periodo de tiempo. Este es el ms detallado nivel de
seguimiento. Aqu usted registra los valores reales de trabajo por da, semana u otro intervalo.

55

Diego Cavazos de Lira


Se pueden combinar niveles de detalle de seguimiento para el mismo proyecto.

Grabar una lnea base de su proyecto


Despus de desarrollar su planeacin una de las ms importantes actividades, como administrador de
proyectos, es registrar los valores reales y evaluar el desempeo del proyecto. As como usted registre
estos valores, o actualice su planeacin, el plan original cambiar. Esto hace difcil seguir el plan original.
Para juzgar el desempeo del proyecto adecuadamente, usted encontrar conveniente compararse
contra el plan original. El plan original se llama plan de lnea base, o simplemente Lnea base. Una lnea
base es una coleccin de valores importantes de programacin, costo y trabajo, incluyendo algunos
valores distribuidos sobre el tiempo. Cuando usted graba una lnea base, Project toma una captura de
los valores existentes y los guarda en su plan para compararlos a futuro. Usted debe grabar la lnea base
cuando:

Haya desarrollado el plan lo ms completamente posible. (Esto no significa que despus ya no


pueda aadir tareas, recursos o asignaciones al plan, cuando ya haya empezado el trabajo).

Usted no haya an empezado a capturar valores reales, tales como el porcentaje de


completamiento de una tarea.

Cosas que se graban en una lnea base:


Campos de tareas
Campos de recursos
Campos de asignaciones
Comienzo
Trabajo
Comienzo
Trmino
Costo
Trmino
Duracin
Trabajo
Trabajo
Costo
Project puede tener hasta 11 lneas base en un nico proyecto. La primera se llama Lnea Base y las
dems Lnea base 1 hasta la 10. Para qu tener varias? Sirven por ejemplo, para planear cada mes o
conforme cambien los detalles del plan. O puede que quiera guardar nuevas lneas base durante la
ejecucin de su proyecto.
En ACME ya tenemos completamente desarrollado el plan de nuestro proyecto. Ya comenzar a hacerse
trabajo real pronto. Para poder medir nuestro desempeo despus debemos primero grabar una lnea
base.
Abra el archivo 07 Seguimiento Inicio.mpp. En la pestaa Proyecto, grupo Programacin, d clic en
Establecer lnea base.

56

Diego Cavazos de Lira

Dejaremos todo como est y pulsemos aceptar. Ahora ya registramos la lnea base del proyecto. Si un
proyecto ya tuviera una lnea base guardada, a la hora de querer hacer una nueva, aparecera la fecha
en la que se guard.
Vayamos a la pestaa Tarea, y donde escogemos las vistas seleccionemos Hoja de tareas. Es igual que la
vista Diagrama de Gantt, pero sin el diagrama (slo la tabla). Ahora cambiemos la tabla: pestaa Vista,
grupo Datos, Tablas: Variacin. Para cambiar de tabla puede dar clic derecho en la celda a la izquierda
de los encabezados o arriba de los IDs de las filas. Veamos que cmo no ha habido introduccin de valores
reales, no hay variaciones. Lo previsto es igual a lo de la lnea base.
Si nos queremos ir comparando en el Diagrama de Gantt contra la Lnea Base, en la pestaa Formato
podemos de Herramientas de Diagrama de Gantt, grupo Estilos de barra podemos activar alguna Lnea
base.

Hacer el seguimiento de un plan conforme a lo programado hasta una


especfica fecha
La forma ms sencilla de registrar el progreso es reportar que el trabajo real est llevndose a cabo
exactamente como lo habamos planeado. Por ejemplo, si la primera semana del proyecto ha
transcurrido, y todas las tareas han empezado y terminado igual que como se programaron este avance
se puede grabar en el cuadro de dilogo Actualizar proyecto (pestaa Proyecto, grupo Estado, Actualizar
proyecto).

57

Diego Cavazos de Lira

Cuando registra el progreso para cierta fecha en particular, Project calcula la duracin real, la duracin
restante, los costos reales y otros valores hasta la fecha que haya ingresado. Esta manera de tratar el
problema puede resultar adecuada, an si el trabajo real y los costos generados por Project no coinciden
exactamente con lo que sucedi en el mundo real, pero estn lo suficientemente cerca para nuestros
propsitos de seguimiento.
Otra forma de indicar que ciertas tareas (no todas) han sido terminadas conforme a lo programado es
utilizar el comando Actualizar segn programacin (pestaa Tarea, grupo Programacin). Dicho
comando aplica slo a las tareas seleccionadas y las marca como terminadas hasta la fecha de estado
(hay que poner la fecha de estado en la pestaa Proyecto, grupo Estado, Fecha de estado).
En ACME ya ha transcurrido algo de tiempo desde el comienzo del proyecto. Algunas tareas ya se han
terminado, y debemos de registrar eso en Project, para que grabe los valores reales.
Vayamos a la pestaa Proyecto, grupo Estado, y demos clic en Actualizar proyecto. Seleccionemos
Actualizar el trabajo completado al: 23/06/2015, por porcentaje completado. Presione Aceptar.

Project ha registrado el porcentaje de completamiento de las tareas que estaban programadas a


comenzar antes del 23/06/2015. Luego muestra su progreso al dibujar barras de progreso en el Diagrama
de Gantt para esas tareas, y tambin lo indica con un porcentaje a la derecha de cada barra. Vea que
tambin aparece una en la columna de indicadores de la tarea (si ya se termin al 100%). Vea que la

58

Diego Cavazos de Lira


tarea resumen no ha sido terminada, ya que sus componentes no han terminado. La tarea diseo de casa
est parcialmente completada (75%).

Ingresar el porcentaje de completamiento de una tarea


Despus de que comienza el trabajo en una tarea, usted puede registrar rpidamente su progreso como
un porcentaje. Cuando usted ingresa un porcentaje de completamiento mayor que 0%, Project establece
la fecha de comienzo real para que coincida con la fecha de comienzo de la programacin. Project luego
calcula la duracin real, la duracin restante, los costos reales y otros valores basados en el porcentaje
que ingres. Por ejemplo, si especifica que una tarea de 4 das est 25% completada, Project calcula que
ha habido un da de trabajo real y tres das de duracin restante.
Aqu hay algunas maneras de introducir los porcentajes de completamiento:

Utilice los botones 0%, 25%, 50%, 75% y 100% completado en la pestaa Tarea, grupo
Programacin.
Agregue la columna % completado a una tabla en una vista de tareas e ingrese el nmero que
desee (d clic derecho al encabezado de una columna de una tabla y seleccione Insertar
columna, luego % completado. El valor que ingrese aqu ser conforme a lo programado).
Ingrese cualquier valor de porcentaje en el cuadro de dilogo Actualizar tareas (pestaa Tarea,
grupo Programacin, a la derecha de Actualizar segn programacin d clic en la flecha y escoja
Actualizar tareas).
Use el ratn para establecer el progreso en las barras de Gantt (para una barra que ya lleva
progreso, slo jale el fin del progreso; si no lleva progreso, jale desde la vertical izquierda de la
barra).

Ahora actualizaremos el progreso de ms tareas de nuestro proyecto.


Seleccionemos la tarea ID7: Diseo de casa. Esta tarea ya tiene algo de progreso registrado, como lo
hicimos en el ejercicio pasado, pero todava no se ha completado. Pulsemos el botn 100% Completado
de la pestaa Tarea, grupo programacin. Project registra el trabajo real para la tarea como se haba
programado y extiende la barra de progreso hasta donde termina la barra de Gantt apropiada.
Ahora registraremos el completamiento del hito para la primera fase del proyecto: Trabajos preliminares.
Para la tarea ID8: Fin de los trabajos preliminares pulse el botn 100% Completado. Vea que la tarea
resumen Trabajos Preliminares ya tiene un 100% de completada (sin el hito tena el 99%).
Vea que si a la tarea ID15: Levantar los muros le pone un porcentaje de completamiento del 50%, su
barra de Gantt no se marcar hasta la mitad, sino hasta antes del fin de semana, ya que Project pone el
% de completamiento del trabajo, no de la duracin natural de las tareas. Pulse Ctrl + Z para deshacer.
Hasta ahora hemos registrado el trabajo real que comenzaba y terminaba segn la programacin.
Aunque estar segn lo programado puede resultar verdadero para algunas tareas, usted frecuentemente
necesitar registrar valores reales para tareas que duraron ms o menos que lo planeado, u ocurrieron
antes o despus de lo programado. De esto trata el siguiente tema.

59

Diego Cavazos de Lira


Aqu hay otras sugerencias para ingresar los porcentajes de completamiento de las tareas:

Usted tambin puede poner el porcentaje completado al apuntar con el cursor a una barra de
progreso dentro de la barra del Diagrama de Gantt. Cuando el cursor cambie a un smbolo de
porcentaje y flecha derecha, arrastre el cursor de izquierda a derecha dentro de la barra de
Gantt. Conforme lo haga, vea que el valor de fecha Completado al se va cambiando, y suelte
cuando vea la fecha que desee.
Si puede registrar la fecha real de comienzo de una tarea, es una buena costumbre registrar la
fecha de comienzo real y luego registrar un porcentaje de completamiento.
Si no desea que las barras de Gantt pasen por los das no laborables, lo puede configurar dando
clic derecho en el diagrama de Gantt, seleccionando Perodo no laborable, y luego Dibujar:
Delante de las barras de tareas. As, el color de da no laborable se pinta sobre las barras de
Gantt y se tiene la sensacin de que no hay trabajo los das no laborables.
Para tareas simples, como listas a hacer, puede resultar conveniente usar los botones 0%, 50%
y 100% completado: 0% significa que la tarea no ha comenzado, 50% indica que ya se ha
comenzado y 100% que ya se ha terminado.

Ingresar valores reales para las tareas


Una manera ms detallada de tener una programacin actualizada es registrar lo que en realidad sucedi
para cada tarea de su proyecto. Usted puede registrar los valores de fecha de comienzo real, fecha de
finalizacin real, trabajo real y duracin real. Por ejemplo, cuando pone una duracin real de 3 das a una
tarea de 5 das programados (de 40 horas de trabajo), Project calcula que el trabajo real fue de 24 horas,
el porcentaje completado del 60% y un trabajo restante de 2 das.
Cuando ingresa varios valores reales, Project emplea las siguientes reglas para actualizar el plan:

Cuando usted pone la fecha de comienzo real de la tarea, Project mueve la fecha de comienzo
programada para que coincida con la fecha de comienzo real.
Cuando pone la fecha de fin real, Project mueve la fecha de fin programada para que coincida
con la fecha de fin real y establece el porcentaje de completamiento al 100%.

Cuando pone el valor de trabajo real de una tarea, Project calcula el trabajo restante, si es que
hay.

Cuando ingresa la duracin real de una tarea, si es menos que la duracin programada, Project
resta la duracin real de la duracin programada para determinar la duracin restante.

Cuando ingresa la duracin real de una tarea, si es igual que la duracin programada, Project la
pone 100% completada.

Cuando ingresa la duracin real de una tarea, si es mayor que la duracin programada, Project
ajusta la duracin programada para que coincida con la duracin real y establece la tarea 100%
completada.

Ya que su proyecto se actualizar con valores reales, su programacin cambiar. De cualquier forma, el
plan grabado en la Lnea base no se altera.

60

Diego Cavazos de Lira


A continuacin registraremos ms valores de progreso en nuestro proyecto de casas habitacin.
Antes que nada, establezcamos la tabla Trabajo para hacer este ejercicio. En la pestaa Vista, grupo
Datos, pulse Tablas y seleccione Trabajo.
Vea que hay una columna que se llama % trabajo completado. Adems tenemos el trabajo programado
(Trabajo), el trabajo real (Real), y el trabajo restante (Restante).
Seleccionemos la tarea ID10: Excavacin. Dicha tarea tard ms de lo programado. Ella se program para
que durara 32 horas de trabajo (4 das). Por lo tanto, si ingresamos en la columna Real: 40 horas veremos
lo siguiente: La tarea se marc como completada, pero dur un da ms. En la columna variacin tenemos
un nmero positivo (que indica que tom 8 horas ms para completarse la tarea), y en la columna
restante ya no queda trabajo por realizar. Pongamos ID11: Plantilla como completada (botn 100%).
Ahora haremos cambios en las fechas de comienzo y fin de algunas tareas.
Supongamos que la tarea ID12: Cimentacin de concreto ciclpeo comenz un da antes (no se tir la
plantilla, aunque se registr como si s se hubiera hecho). Vayamos a la pestaa Tarea, grupo
Programacin y a la derecha de Actualizar segn programacin pulsemos la flecha y luego Actualizar
tareas. Cambiemos la fecha de comienzo real a lunes 06/07/15 y tambin la duracin restante por 2 das.
Eso significar que comenzamos un da antes y nos tardaremos lo mismo en esa tarea, que lo
programado.
Seleccionemos las tareas ID12&13: Cimentacin de concreto ciclpeo y Fin de la cimentacin y dmosles
100% de completamiento.
Ahora seleccionemos la tarea ID15: Levantar los muros y digamos que nos tardamos un da ms en
desarrollarla. Vayamos al cuadro de dilogo Actualizar tareas y en duracin real pongamos 4d. Ya que no
dimos fecha de inicio, Project asume que la tarea comenz como lo programado. Pero como la duracin
es mayor que lo programado, Project asume que ya se termin la tarea, incrementa el trabajo real (1 da
ms), y extiende la fecha de finalizacin de la tarea (que si forma parte de la ruta crtica, extender
tambin la fecha de finalizacin del proyecto).
Finalmente revise las estadsticas del proyecto.

Puntos clave

Antes de registrar el trabajo real de un proyecto, usted debe establecer una Lnea base. Esto le
da una captura de su plan inicial.

Despus de registrar el progreso de su proyecto, usted puede comparar su plan como est
programado actualmente contra su Lnea base. Esta es una buena forma de determinar si su
proyecto se va desarrollando conforme a lo planeado.

Cuando se registra el progreso en un plan, usted tiene un rango de opciones, que van desde
registrar todo como se program, por porcentaje completado, o por valores de trabajo, duracin
o fecha de comienzo o fin reales.

61

Diego Cavazos de Lira

Temas Selectos de Microsoft Project


En esta seccin veremos algunos temas avanzados de Project, los cuales le darn un mejor
entendimiento del programa y le mostrarn otras funciones tiles de l.

Ruta crtica
La ruta crtica es una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de finalizacin del
proyecto. Si una de ellas se retrasa, sta impactar a la fecha de finalizacin del proyecto.
Supongamos que tiene la siguiente programacin:
Nombre de la tarea
Predecesoras
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 1
Tarea 3
Tarea 4
Tarea 5
Tareas 3 y 4
Tarea 6
Tarea 2
Tarea 7
Tarea 8
Tareas 6 y 7
Tarea 9
Tarea 5
Tarea 10
Tarea 5
Y todas las tareas tienen una duracin de 5 das, comenzando un lunes cualquiera (01/06/2015).

El hecho de tener una secuencia de tareas, generar el siguiente detalle: sabemos que nuestro proyecto
de arriba dura 4 semanas. Sin embargo, si una de las tareas se llegase a demorar podran suceder dos
cosas: (1) que no pase nada y el proyecto de cualquier forma termine el da planeado (eso resulta de
demorar la fecha de finalizacin de una tarea no crtica), o (2) que la duracin del proyecto se incremente.
Si nuestro caso es el segundo, estaramos hablando de una tarea crtica: si ella se demora, el proyecto
completo se demorar en terminar. Para ver las tareas crticas en Project, en la vista Diagrama de Gantt,
pulse Formato de Herramientas de Diagrama de Gantt, y en el grupo Estilos de barra, active Tareas
crticas. Ellas se marcarn de color rojo.
De igual forma, puede activar Demora, que indica el tiempo que una tarea no crtica se puede tardar de
ms, hasta volverse una tarea crtica, de la cual dependa la fecha de finalizacin del proyecto.

62

Diego Cavazos de Lira

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) (Work Breakdown Structure


WBS)
Los cdigos de estructura de descomposicin del trabajo (EDT) son nmeros de esquema que puede
aplicar a las tareas y editarlos, de manera que se ajusten a las necesidades de su empresa.
En otras palabras: supongamos que su empresa identifica cada tarea con un cdigo: levantar los muros
es el cdigo: LM1. Cmo le decimos a Project que le d ese cdigo a la tarea? Para ello tenemos el EDT.
Abra el archivo B EDT.mpp. Vaya a la pestaa Proyecto, grupo Propiedades, seleccione EDT y luego
Definir cdigo.

Aqu usted define el cdigo para cada tarea. Todo est en funcin del nivel de esquema de las tareas. As
por ejemplo, en este caso, todas las tareas comienzan con el prefijo PRO-. Despus de ese valor,
aparecer un nmero de dos caracteres: 01 para la actividad 1, 02 para la actividad 10. Despus de ese
nmero va un separador -. Para las actividades PRO-01-, luego van 3 caracteres, que debemos definir
en la vista del Diagrama de Gantt: en la columna EDT aparecer PRO-01-***. Demos clic en esa
columna y escribamos los 3 caracteres que deseemos: AC2 (para actividad 2); AC3 (para actividad 3), y
as sucesivamente. Despus de nuestros tres caracteres desordenados aparecer el separador +;
posteriormente, si es que hay un nivel de esquema, se nombrara con dos maysculas (ver actividades 4,
5, 6, 8 y 9), y si hay ms niveles de esquema se usar el separador . Finalmente, lo que quede se
numerar como si no hubiramos definido ninguna EDT: 1, 1.1, 1.1.1, etc. (ver actividad 6).
A manera de resumen: con el EDT definimos el cdigo que tendr una tarea. As, podemos buscar en un
libro de cdigos: PRO-01-AC3+AB.1 y sabremos que nos estamos refiriendo a un paquete de trabajo en
concreto.

63

Diego Cavazos de Lira

La curva S
La curva S representar el porcentaje de avance de una obra contra el tiempo. Es decir, a los 0 das de
iniciada una obra, el porcentaje de avance es 0. A cierto nmero de das, el porcentaje vale algo, y el da
que se finalice el proyecto, el porcentaje de avance ser del 100%.
Entonces, el problema radica en estimar qu porcentaje de completamiento tendremos para una fecha
en particular. Para ello, podemos activar la tarea resumen del proyecto e ingresar la columna %
completado. Ahora, cambiemos la fecha de estado del proyecto y pulsemos Actualizar segn la
programacin. Tal informacin la registramos en Excel y hacemos la grfica.
Ejemplo. Abra el archivo C Curva S Inicio.mpp. Tenemos un proyecto cualquiera. Supongamos que se
nos pide hacer la curva S de l. Nos interesa tener detalle cada semana. Entonces, veamos que el
proyecto comienza el primero de junio de 2015. Debemos reportar el porcentaje de completamiento
estimado para: 01, 08, 15, 22 y 29 de junio de 2015.
En Microsoft Excel hagamos una tabla con las fechas y con los % completados. Slo debemos ahora
obtener los % completados. Para el primero de junio an no comienza el proyecto entonces pongamos
0% (si pedimos el % completado a esa fecha, Project nos dar el % completado al final del da (no al
inicio), entonces el porcentaje completado no ser 0%, pero por orden establezcmoslo como 0%).
Vayamos a la pestaa Proyecto y pulsemos Actualizar proyecto, en el grupo Estado. Optemos por:
actualizar trabajo completado al: 8/6/15, dejemos todas las opciones como estn y pulsemos aceptar.
Veamos que la tarea resumen del proyecto indica un 47% de % completado. Registremos ese valor en
Excel. Ahora hagamos lo mismo para todas las dems fechas de actualizacin del proyecto. Tendremos
una tabla como la siguiente:

Fecha
% Completado
01/06/2015
0
08/06/2015
47
15/06/2015
72
22/06/2015
86
29/06/2015
100

En Excel vayamos a la pestaa Insertar, grupo Grficos, y optemos por


Dispersin, Dispersin con lneas suavizadas y marcadores. Demos
algo de formato y obtengamos la grfica final.

Curva "S" (Tiempo VS % Completado)


100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
01/06/2015

08/06/2015

15/06/2015

22/06/2015

29/06/2015

64

Diego Cavazos de Lira

Conclusin
En este breve curso hemos visto algunas de las caractersticas ms importantes de Microsoft Project
2013.
An la mejor herramienta de administracin de proyectos en el mundo no ser capaz de reemplazar su
buen juicio como administrador. Sin embargo, Project puede ayudarle a lograr lo siguiente:

Registrar toda la informacin que obtenga sobre el trabajo, la duracin y los requisitos de los
recursos para su proyecto.
Visualizar la planeacin de su proyecto en formatos estndar y bien definidos.

Programar tareas y recursos consistente y efectivamente.

Intercambiar informacin del proyecto con las partes interesadas, de una diversa cantidad de
maneras.
Comunicarse con recursos y partes interesadas teniendo un control supremo en sus manos
como administrador del proyecto.

En los captulos de este libro se le presentaron las poderosas funcionalidades de Project en un contexto
realista: administrar un proyecto desde su concepcin hasta su finalizacin. Tal vez no todo lo que viene
en este libro puede servir a sus necesidades, y probablemente tendr otras dudas que no hayan sido
resueltas. Sin embargo, esperamos que despus de terminar este tutorial est lo suficientemente
animado para comenzar una gran carrera, al lado de Project.

65