Elaboracin

Trminos de Referencia
Repblica de Nicaragua
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico

Objetivo
Brindar nociones bsicas sobre la
contratacin de servicios de
consultora, sus modalidades y generar
conocimientos que le permitan elaborar
Trminos de Referencia (TDR)
pertinentes.

Trminos de Referencia
Se aplican para servicios de carcter
intelectual y de asesoramiento,
provistos por consultores que cuentan
con la experiencia y destrezas para
evaluar, disear, asesorar, capacitar y
transferir conocimientos. Se

caracterizan porque predominan las

prestaciones de carcter intelectual.
reas donde aplica:
o
o
o
o
o

o
o
o

o
o
o

Reformas institucionales
Polticas sectoriales
Reforzamiento institucional
Reingeniera
Anlisis de avance y ejecucin
de obra
Desarrollo e implementacin de
polticas pblicas
Elaboracin de normativa y
procedimientos
Estudios de impacto ambiental
Servicios de ingeniera
Supervisin de construccin de
obras
Servicios financieros
Servicios de adquisicin
Regulacin pblica

_ Estudios sociales
_ Estudios de factibilidad

_ Estudio de evaluacin

Consideraciones generales

Varan desde tareas rutinarias, hasta

servicios altamente especializados y
complejos.
Abarcan casi cualquier campo del
conocimiento y engloban mltiples
actividades y disciplinas.
Permiten una asignacin de recursos
mediante el suministro de servicios
especializados por un tiempo limitado, a
costo controlado y sin generar funcionarios
permanentes al contratante.
Es un mecanismo de transferencia de
destrezas y de actualizacin de los
conocimientos del contratante.
Asesoran con los enfoques y metodologas
mas adecuadas, solucionando problemas y
allanando la ejecucin de proyectos.

Tipos de consultores

No se requiere el soporte de una

oficina.
La experiencia y calificaciones del
individuo son la consideracin
principal.
El trabajo en equipo o el enfoque
multidisciplinario no es necesario.
En general, se sugiere para prestar
asesoras y elaborar opiniones
tcnicas, donde el conocimiento
especfico del especialista es clave.
Se trata de asignaciones complejas o
de trabajo tcnico integrado.
La labor requiere contar con soporte
de oficina y una administracin
transparente

Personas naturales o individuos

Firmas:

Modalidades de la Seleccin de
Consultoras
Seleccin basada
en calidad y costo
Seleccin basada
en la calidad
Seleccin basada
en presupuesto fijo
Seleccin basada
en el menor costo
Seleccin basada en
Calificaciones
de consultores

Elaboracin de Trminos
de Referencia
PARA SU ELABORACION

Definicin
Consideraciones generales
Responsabilidad de su elaboracin

- Unidad tcnica
- Unidad de adquisiciones

Presupuestos para elaborar TDR

Preparacin de los funcionarios para elaborar
TDR
- Identificacin de necesidad
- Mercado de consultora
- Identificacin de productos/resultados
- La calidad en consultora
- Complejidad consultora

Elementos bsicos
Lo que no puede faltar en los TDR
Errores mas frecuentes al elaborar TDR
Minimizando riesgos.

Es un documento que forma parte del

Pliego o Pedido de Propuestas para
seleccionar un consultor, se explican:

los objetivos, magnitud del trabajo,

actividades, tareas a realizar, las
responsabilidades del consultor y del

contratante, as como los resultados y

productos esperados.

Los TDR describen lo que el ente

contratante requiere y la forma en
que lo desea.
En un proceso de contratacin de
consultora, los TDR son el
documento clave, del cual depende la
calidad de los servicios brindados y,
en buena medida, el xito o no de la
consultora.
TDR adecuados y claros permiten la
definicin precisa de los criterios de
evaluacin, la clara comprensin del
trabajo y su correcta ejecucin.

TDR adecuados reducen los riesgos de

esfuerzo extra, retrasos y gastos
adicionales.
Qu son
los TDR?

La unidad requirente y/o

tcnica:

- Identifica la necesidad
- Identifica el servicio mas
adecuado

- Tiene un rol determinante en la

evaluacin tcnica y econmica,
en la negociacin y en el
seguimiento de la ejecucin de los
servicios.

La unidad de adquisiciones:

- Apoya a la unidad requirente en

la elaboracin de los TDR y la
seleccin de la modalidad.
- Coordina el proceso de
contratacin.

Presupuestos
Preparacin
funcionarios

La elaboracin
adecuada y
pertinente de los
TDR implica un grado

de dominio mnimo
de los funcionarios
responsables
tcnicos en la
materia o mbito de
la consultora.
Deben tener
experiencia en el
trabajo a ser
contratado.
Definir los recursos necesarios.
Estar relacionados con los antecedentes del
trabajo a realizar.

Constituirse en la contraparte tcnica.

Hacerle seguimiento a la consultora.

Conocer de las condiciones de la ejecucin de

los servicios y lugar para llevar a cabo los
servicios.
El funcionamiento y organizacin de la entidad
contratante.
De acuerdo con la naturaleza del servicio,
deben conocer la idiosincrasia y cultura (P. Ej.
consultoras en comunidades indgenas).

Deben ser capaces de:

Identificacin de la
necesidad

Identificar la necesidad a ser

cubierta por los servicios es
esencial para la elaboracin de
los TDR y el xito de la
consultora.
La identificacin adecuada de la
necesidad tambin significa
tener conocimiento de la
materia y del mbito donde se
desarrolla la consultora.

Una vez identificada la

necesidad es necesario
seleccionar el tipo o variedades
de servicios ms adecuados
para satisfacer la necesidad.
En ocasiones es conveniente
contratar un consultor para que
apoye en la correcta
identificacin de la necesidad,
de los servicios requeridos y
que contribuya a elaborar los
TDR.
La identificacin de la
necesidad puede ser afectada
por diversos factores:

- La formacin de los
responsables de identificarla
puede introducir algn sesgo o
subjetividad.
- El conocimiento del mercado.
- La actualizacin tecnolgica o
de conocimientos.

Mercado de consultora
Una vez identificada la necesidad hay
que acudir al mercado de consultora
para ver si el servicio que parece
adecuado est disponible y en qu
condiciones.
Los consultores tambin son unos
vendedores, de ello la importancia de
tener amplio conocimiento y
experiencia en el rea objeto de los
TDR.
Hay asimetra de informacin, en
general, los consultores conocen ms
los servicios y metodologas para
realizar una consultora que el ente
contratante y algunos se aprovechan
de esta circunstancia.

Identificacin de
productos/resultados

La identificacin correcta en los

TDR de los productos o
resultados ahorra tiempo y
dinero a las partes.
Los productos y resultados
deben estar vinculados a unos
plazos o cronograma.
Si se trata de la prestacin de
servicios de consultora en
forma continuada, deben
reflejarse los productos
correspondientes a las labores
rutinarias.
Si los productos no se
identifican claramente se
dificulta el seguimiento y
monitoreo de los mismos.
Debe indicarse si los productos,
en ocasiones bajo la figura de
informes, deben estar en un
lenguaje informtico
determinado.

Complejidad de la
consultora
La mayor o menor complejidad de una
consultora va a contribuir a determinar:
- El procedimiento de seleccin
- El presupuesto estimado
- Cronograma de la contratacin del
consultor y de la ejecucin de la
consultora.
- La contratacin de firma o un
consultor individual
- El mecanismo de control y
seguimiento

Elementos
bsicos

Deben indicar:

objetivos, el alcance del trabajo, las actividades

y tareas relevantes a desarrolla

Las responsabilidades del Contratante y del

Consultor

Los resultados y productos esperados.

Ser claros y adecuados para la comprensin del
trabajo y su correcta ejecucin.
Contribuir a reducir el riesgo de trabajos
adicionales, demoras y gastos agregados.

Evitarse ambigedades para facilitar la preparacin

de las propuestas, negociacin del contrato y
ejecucin de los servicios.

Definir los elementos a desarrollar en una

propuesta tcnica para que los componentes
conceptuales sean cuantificables y
comparables, con el fin de adjudicar el contrato.
Plazo de ejecucin
Forma de pago

Los antecedentes del proyecto,

para poder preparar propuestas
que respondan al trabajo a
realizar.

El alcance del trabajo debe ser

consistente con el presupuesto
disponible.
Considerar la organizacin de
contratante, su experiencia y su
fuerza institucional.
Expresar claramente los
resultados y los productos
esperados de los consultores.

Lo que no debe
faltar

Indicar la informacin que el

Contratante tiene que
suministrar al consultor
(estudios anteriores, mapas,
fotografa area, estudios
ambientales y otros registros en
el reas del proyecto)
Identificar la organizacin del
Contratante y los arreglos para
supervisar el trabajo de
consultora.

Identificar a las contrapartes

institucionales y tcnicas y las
facilidades que puede
suministrar el Contratante.
Identificacin inadecuada de la
necesidad.
Los TDR establecen algo
(actividad, reporte, producto)
que es cambiado
posteriormente, o se solicita
algo no previsto o diferente a lo
solicitado.
Los TDR son insuficientes,
generales, ambiguos.
Los TDR son tan detallados que
limitan otros enfoques o
maneras de plantear los
servicios.
No indicar cmo se va a medir
la satisfaccin de la necesidad,
cuando sea posible.
No incluir informacin
relevante.

No indicar como se medirn los

productos o resultados
No vincularlo a actividades
previas y estas deben existir.
Errores mas frecuentes

Contenido de TDR.

Antecedentes
Objetivos (General y
especficos)
Alcance del trabajo
Transferencia de
tecnologa
Productos / Informes
Servicios locales,
personal y
facilidades a ser

provedas por el
contratante
Arreglos
institucionales
Antecedentes

Resumir las principales

caractersticas del
proyecto, describen los objetivos y
propsitos e
incluyen:

Nombre del Contratante.

Sitio de la consultora y/o
proyecto.
El propsito de la consultora
y/o proyecto.
La historia del proyecto (lo
realizado hasta la fecha y por
quin)
Lista de estudios y datos
relevantes.

El motivo para usar consultores

y los problemas a ser resueltos.
Las actividades a cargo de los
consultores.
La fuentes de financiamiento.
Los arreglos para supervisin.

Objetivos
Describen los objetivos y los
resultados esperados del
trabajo. Objetivos tpicos pueden
incluir:

Preparacin de planes de
desarrollo.
Estudio de factibilidad.
Diseo de proyectos.
Preparacin de documentos de
licitacin.
Supervisin de obras.
Entrenamiento de personal.
Coleccin y anlisis de datos.

Alcance del trabajo

Describe las principales

actividades o tareas a ser
ejecutadas por los consultores y
sus resultados
Los TDR deben indicar solo las
actividades, pero no la
metodologa mediante la cual
se van a obtener los resultados,
ya que este es el objeto de la
consultora.
Definicin, alcance, limites, y
criterios de aceptacin del
servicio.
Nivel de detalle deseado (nivel
de diseo, exactitud, estimado
de costos, etc.)
Trmino de tiempo (horizonte
del proyecto, vida til de
componentes)
Comparacin de los servicios
con proyectos similares.

Problemas principales a ser

considerados:

Alternativas a ser consideradas.

Necesidad de encuestas, de
anlisis especiales y modelos.
Marco legal e institucional del
proyecto .
Necesidades de equipos
especiales.
Transferencia de tecnologa
(capacitacin), objetivos y
alcance. (Si se requiriera)
Requerimientos de idioma.
Unidades de medida a ser
usadas
Necesidad de continuidad/
Requerimientos de
administracin de calidad, si
fuese necesario.
Conforme la Ley 505 cuando se
contrate a profesionales o tcnicos
extranjeros por carecer el pas del
recurso humano calificado, la
entidad o programa que les contrate
deber incluir en los Trminos de
Referencia y en el contrato, la

obligacin de estos de capacitar a

profesionales o tcnicos
nicaragenses que laboren dentro
del proyecto. Debindose entender
que la capacitacin ser durante la
ejecucin del proyecto para el cual
han sido contratados.
Forma de presentar el trabajo:

Informe Inicial.

- Se suele entregar dentro del

primer dcimo de tiempo desde la
fecha de inicio del contrato.
- Destaca cualquier inconsistencia
con los TDR, problemas de
personal o deficiencia en la
asistencia del Contratante.
- Busca inspirar confianza al
contratante de que el trabajo
puede ser ejecutado segn lo
convenido.

- El informe tiene que llamar la

atencin a problemas que puedan
afectar el desarrollo

Informes de Progreso.
Tienen por objeto:

- Mantener informados al
contratante y entidades
financieras sobre el avance del
trabajo.
- Prever problemas potenciales y
posibles soluciones.
- Presentar el progreso con
grficos, diagramas y fotografas,
si es el caso.
- La periodicidad de estos
informes depende de la naturaleza
del trabajo y dicho periodo debe
estar consignado en el Contrato.

Informes Intermedios.

- Se incluyen en el contrato
cuando el trabajo es ejecutado en
etapas.
- Sirven para informar al
contratante los resultados
preliminares, soluciones
alternativas y decisiones a tomar
antes de pasar a la etapa
siguiente.
- Estos informes deben ser
discutidos entre las partes porque
pueden influenciar los resultados
esperados del proyecto.
- Deben revisarse y aprobarse en
el menor tiempo posible,
usualmente en no ms de 2
semanas.

Informe final.

- El contratante, el consultor y la
entidad financiera discuten el
borrador de este informe.

- Aunque los consultores son los

responsables del contenido de
este informe, el contratante puede
sugerir cambios en el curso de las
discusiones, los cuales pueden ser
introducidos en el informe con la
anuencia de las partes.
- En algunos casos, los consultores
pueden incluir en el informe sus
razones para no incorporar esos
cambios.
- Productos tangibles (programas;
instrumentos; proyectos; estudios,
entre otros).

Deberes
institucionales

Servicios locales, personal y

facilidades a ser provedos por
el Contratante
Espacio de oficinas, vehculos,
equipo de computacin, equipo

de topografa y
telecomunicacin.
A veces, el contratante no
puede proveer estos insumos
por lo que deben distinguirse
en los TDR listados separados
para el contratante y el
consultor.
Definicin contraparte
tcnica/personal de apoyo
Arreglos Institucionales
El organigrama del Contratante
y las dependencias
relacionadas al trabajo.
Otras instituciones relacionadas
con el trabajo.
Las responsabilidades de las
personas involucradas del
contratante y de las
instituciones conexas.
La jerarqua y nivel de
autoridad del personal de
contraparte.

El nivel de experiencia del

personal del contratante a ser
integrado al grupo de
consultores.
Los requerimientos tcnicos del
personal propuesto.

Estimacin de costos y
presupuesto
Consideraciones generales e
importancia

La preparacin de la estimacin
de costos es un proceso
interactivo (mercado, entidad
responsable, BM/BID si hay
financiamiento), que busca que
el trabajo se realice de manera
compatible con los objetivos
deseados y con los recursos
disponibles.
El costo estimado de una
consultora tiene dos
componentes principales:

- Remuneracin u honorarios de
los consultores.
- Gastos reembolsables (directos
y necesarios).

La remuneracin de los
consultores, en general, se
calcula con base a su
dedicacin (hora, da, semana,
mes).
La cantidad de consultores y su
dedicacin estimada deriva de
las actividades previstas en los
TDR, por ello estos deben ser lo
ms claros y precisos cuando
sea posible.
Una discrepancia entre el costo
estimado y las actividades
previstas en los TDR puede
generar ofertas inadecuadas.
La estimacin de costos o su
actualizacin pueden llevar a la
revisin del alcance de los TDR.

Una estimacin adecuada de

costos es una excelente
herramienta a efectos de la
evaluacin de oferta econmica
y para la negociacin (siempre
que el precio no haya sido
factor de evaluacin, segn
BM/BID).
A los efectos anteriores
tambin es muy til conocer los
componentes de la
remuneracin (varan conforme
a la ley aplicable o poltica de la
industria o sector del que se
trate). Salario bsico, cargas
sociales, utilidades, viticos,
vacaciones, etc.

Transporte y traslados

Debe estimarse el nmero y tipo de

vehculos, su operacin (combustible
y repuestos) y costos de
mantenimiento.
En caso de relocalizacin del
consultor debe estimarse el costo del

transporte de los efectos personales

al principio y al final de la
consultora.
Debe incluirse tambin el costo de
hotel u alojamiento, transporte local
y miscelneos (seguros, etc.).
En caso de consultoras cortas estos
gastos se pueden agrupar como
viticos.

En caso de consultores
extranjeros debe estimarse
el costo del pasaje areo en
clase econmica desde los
pases que correspondan,
impuestos y traslados al
aeropuerto.
Si la consultora es por 6 o
ms meses, debe calcularse
un pasaje por consultor
cada 2 o 3 meses.
Los pasajes y transporte del
personal local o los
traslados internos deben
calcularse conforme a las
tarifas del pas.

Oficinas, equipamiento,
comunicaciones y otros insumos
Dependiendo del tipo de servicios
deben estimarse los costos de
alquiler de una oficina, suministro de
insumos y equipos locales (papel,
toner, hardware, etc.). Estos
conceptos se calculan bajo tarifas
locales.
Debe incluirse una cantidad por
concepto de comunicaciones locales e
internacionales, segn tarifas locales.
Internet o teleconferencias pueden
ser un medio mas econmico y
permite sustituir traslados y pasajes
locales e internacionales.

Impuestos y tasas

Si bien los impuestos

y tasas locales no se
incluyen a los
efectos de la
evaluacin de la
oferta econmica (no
representan un costo

para el Estado, ni
son financiados por
el BM/BID), es
importante incluirlos
en el estimado para
el conocimiento y
consideracin por los
consultores, pues si
es un costo para
estos.

Los criterios de evaluacin que

se adopten van a determinar la
mejor oferta que cumple con lo
previsto en los TDR para prestar
el servicio con la calidad
requerida.
Los criterios deben garantizar la
objetividad.

Es buena prctica que aquellos

que intervinieron en la
preparacin de los TDR, lo
hagan en la definicin de los
criterios de evaluacin y su
peso relativo.
La evaluacin requiere
conocimiento de los TDR, de los
aspectos tcnicos del trabajo y
de las calificaciones esperadas
de los consultores.

Principales criterios
- Experiencia especfica
- Calidad de la metodologaplan de trabajo
- Calificaciones personal clave

Dependiendo del trabajo a

realizar pueden agregarse los
siguientes criterios:

- Transferencia de conocimientos
- Otros (Participacin de
personal nacional

CALIFICACION
Estas calificaciones deben ser
definidas con anterioridad para
el criterio o subcriterio. Ej. En el
caso de Experiencia especfica
de los consultores:

- Pobre: Poca experiencia

especifica, personal insuficiente.
- Satisfactorio: Tienen experiencia
en los servicios, pero no los han
prestado en la regin. Personal
adecuado.
- Bueno: Tienen extensa
experiencia en los servicios y los
han prestado en la regin.
Personal especializado. La firma

cuenta con recursos

adicionales.

Qu y cmo negociar

Se notifica a la oferta mejor

calificada a negociar el
contrato.
Si no se llega a un acuerdo, se
cierra la negociacin con ese
oferente y se pasa a la segunda
mejor oferta y as
sucesivamente.
No se puede regresar a
negociar una vez cerrada la
negociacin con un oferente.
Designacin de un negociador
que conozca de los TDR; su
alcance y que forme parte el
tcnico de la institucin que
conoce del servicio a requerir.