Access

Crer
une base de donnes

SOMMAIRE
Gnralits sur les bases de donnes ............................................................................................. 3
Cration de la base de donnes ...................................................................................................... 4
A) Lancement d'Access ........................................................................................................................... 4
B) Enregistrement de la base de donnes vide ...................................................................................... 4

Cration des tables et champs ........................................................................................................ 5

A) Mode cration (modifier) Mode feuille de donnes (ouvrir) ...................................................... 5
1) Mode feuille de donnes ................................................................................................................................... 5
2) Mode cration ................................................................................................................................................... 5
3) Passage d'un mode l'autre ............................................................................................................................... 5

B) Cration d'une table en mode Cration............................................................................................ 6

C) Actions sur les champs ....................................................................................................................... 6
D) Cration d'une table l'aide de l'assistant ...................................................................................... 7
E) Les types de donnes........................................................................................................................... 8
1) Les types de donnes Access ............................................................................................................................ 8
2) Choix des types de donnes .............................................................................................................................. 8

F) Choix des proprits de donnes ....................................................................................................... 9

1) Les formats du type date ................................................................................................................................. 10
2) Format d'affichage de texte ............................................................................................................................. 10
3) Paramtrer une liste de choix .......................................................................................................................... 10
4) Paramtrer un masque de saisie ...................................................................................................................... 11

Cl primaire et indexation............................................................................................................ 12
A) La cl primaire ................................................................................................................................. 12
B) Champ "Unique" ou "Index sans doublons"............................................................................... 12
C) Champ "Index avec doublons" ..................................................................................................... 12

Contrle de validit des donnes .................................................................................................. 13

Relations entre tables ................................................................................................................... 14
A) Afficher les tables relier ................................................................................................................ 14
B) Relier les tables ................................................................................................................................. 14
C) Saisie d'enregistrements .................................................................................................................. 15

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Gnralits sur les bases de donnes

Access est un Systme de Gestion de Base de Donnes (SGBD), c'est--dire un ensemble de
programmes permettant de grer des bases de donnes.
C'est un SGBD de type Relationnel (SGBDR).
Un SGBD permet :
- de crer et modifier la structure de la base de donnes,
- de stocker des donnes, de les modifier (mettre jour), de les supprimer,
- d'effectuer des recherches (ou requtes) dans cette base de donnes.
Une base de donnes est un ensemble cohrent de donnes structures.
Une base de donnes contient en gnral plusieurs tables, lments de stockage des donnes.
Une table est un ensemble de donnes organis en tableau avec des lignes (horizontales) et des
colonnes (verticales). A l'intersection des colonnes et des lignes, se trouvent les donnes.
Le libell des colonnes s'appelle un CHAMP.
Chaque ligne s'appelle un ENREGISTREMENT (en abrg : ENR).
Exemple de table TypeInscription d'une base de donnes de gestion d'tudiants
CodeTypeInscription
LibelleTypeInscription
MontantTypeInscription
A
apprentissage
1500
C
formation continue
2500
E
tudiant "standard"
500
Exemple de table Etudiants d'une base de donnes de gestion d'tudiants
NumE NomE
PrnomE Titre DateN CP
Ville Tl TypeInscription
1
ANGE
Michelle Mlle
75001 Paris
E
2
MIRRE
Abel
M.
91000 Evry
A
3
SARBAQUE Anne
Mme
75001 Paris
E
Dans une table, un champ (ou plusieurs champs) sert de cl primaire. La cl primaire permet de
diffrencier les enregistrements d'une table. Une mme cl primaire ne pourra pas tre attribue
deux enregistrements. Dans l'exemple, la cl primaire de la table Etudiants sera le champ numE.
Deux tudiants ne peuvent avoir le mme numro numE.
Les tables d'une base de donnes sont relies entre elles par la prsence de cls primaires.
Dans l'exemple, le champ CodeTypeInscription qui est cl primaire dans la table
TypeInscription devient une cl trangre (nomme TypeInscrip) de la table Etudiants,
indiquant que tel tudiant a telle type d'inscription.
Les deux tables sont mises en relation par un champ qui peut avoir le mme nom ou pas mais qui
correspond aux mmes donnes.
TypeInscription

Etudiants
1

CodeTypeInscription

NumE
NomE

TypeInscription

LibelleTypeInscription

oo

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Cration de la base de donnes

A)Lancement d'Access

Cliquez sur le bouton Dmarrer puis Programmes puis Microsoft Access

B) Enregistrement de la base de donnes vide

Dans le volet Office droite de l'cran, cliquez sur Base
de donnes vide

Un cran vous propose d'enregistrer la base de donnes.
Une base de donnes Access est un fichier extension .MDB (Microsoft
DataBase).

Choisissez le dossier dans lequel vous voulez stocker la base de donnes. Il doit
apparatre dans la zone Enregistrer dans.

Dans la zone Nom de fichier, indiquez le nom du fichier : GestionEtudiants.mdb

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Cration des tables et champs

A)Mode cration (modifier) Mode feuille de donnes (ouvrir)
Une table peut tre affiche sous 2 formes diffrentes

1) Mode feuille de donnes

C'est l'affichage d'un tableau avec le nom des champs en ligne d'en-tte, les
enregistrements en lignes et les champs en colonnes, l'intersection des champs et des
colonnes contenant les donnes.

2) Mode cration
Le mode cration correspond au dictionnaire de donnes : liste des champs avec leur
type et leur description.

3) Passage d'un mode l'autre

Mode Feuille
de donnes

Mode
Cration de
table

Un clic droit dans la table permet aussi de choisir un mode ou un autre.

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B) Cration d'une table en mode Cration

Crer la table TypeInscription en indiquant les noms des champs :
- CodeTypeInscription
- LibelleTypeInscription
- MontantTypeInscription

Cliquez sur Tables dans la partie gauche.

Il existe plusieurs modes de cration de table.
Double-cliquez sur Crer une table en mode cration.

Saisissez le nom du premier champ dans la cellule nom.

Pour la compatibilit avec d'autres logiciels ainsi que pour la programmation :
- vitez d'utiliser l'espace
- si besoin, utilisez plutt le caractre _ (underscore) ou un style d'criture
"dromadaire" avec minuscules/majuscules.

Remarque : Nous complterons dans l'tape suivante le type de donnes.

Compltez si besoin la zone description (informations facultatives de type
commentaire sur le champ).

Recommencez la procdure pour chaque champ.
Remarque : Il est d'usage (mais non obligatoire) dans une table de mettre en premier
les champs cls.

C) Actions sur les champs

Pour slectionner un champ :
Cliquer sur la case grise situe gauche du nom du champ.
Une flche
apparat dans cette case.

Pour supprimer un champ, slectionner le champ et appuyer sur Suppr

Pour insrer un champ, slectionner le champ en dessous duquel le nouveau
champ sera insr, faites un clic droit > Insrer des lignes.

Pour dplacer un champ :
Slectionner le champ dplacer (case grise en face).
Cliquer-dplacer dans cette case grise jusqu' l'endroit souhait.
Relcher lorsque le curseur apparait sous forme d'un trait l'endroit souhait.

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D) Cration d'une table l'aide de l'assistant

Crer la table Etudiants en indiquant les noms des champs :
- NumE
- NomE
- PrnomE
- TitreE
- DateN
- CP
- Ville
- Tel
- Email
- TypeInscription
- MoyenneBac

Cliquez sur Tables dans la partie gauche.

Il existe plusieurs modes de cration de table.
Double-cliquez sur Crer une table l'aide de l'assistant.

Choisissez une table qui ressemble ce que vous souhaitez.

Slectionnez les champs que vous souhaitez avoir.

Cliquez sur la flche pour les slectionner dans la table crer.

Renommez les champs si besoin.

Cliquez sur le bouton Terminer.
Remarque : Le bouton Suivant permet de prciser les cls, relations, etc. qui seront
tudis plus tard.

Enregistrez la table. Nous allons prciser les autres proprits des champs.

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E) Les types de donnes

1) Les types de donnes Access
Texte : Pour un champ destin contenir des caractres alphanumriques (lettres
et/ou chiffres) comme un nom, une adresse. Il est limit 255 caractres.
Mmo : Pour un champ destin contenir un grand nombre de caractres
alphanumriques jusqu' 65535 caractres, soit 64 Ko (description longue, rsum)
Numrique : Pour un champ destin contenir des nombres avec ou sans dcimales
Date/Heure : Pour un champ destin contenir des dates ou des heures
Montaire : Pour un champ destin contenir des valeurs montaires (ex : 23,45)
NumroAuto : Pour un champ numrique (de type entier long) souvent cl primaire,
incrment automatiquement par Access chaque nouvel enregistrement.
Oui/Non : Seules deux donnes sont autorises dans ce champ : Oui et Non.
Objet OLE : Pour un champ destin contenir une image, un son, un fichier... OLE
(Object Linked and Embbeded) est une technologie utilise par Windows pour insrer
dans une application des objets provenant dautres applications.
Lien Hypertexte: Pour un champ destin contenir un lien cliquable.
Assistant liste de choix : ce n'est pas un type de donnes, mais une aide pour choisir
l'lment dans une liste ou une table.

2) Choix des types de donnes

Rgler chaque type de champ pour les 2 tables.

Pour chaque champ, droulez la liste et choisissez le type de donnes adapt en
vous aidant des tableaux suivants.
TypeInscription
Nom du champ
CodeTypeInscription
LibelleTypeInscription
MontantTypeInscription
Etudiants
Nom du champ
NumE
NomE
PrnomE
TitreE
DateNaissance
CP
Ville
Tel
Email
TypeInscription
MoyenneBac
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Cl-Index
Cl primaire
Index sans doublons

Cl-Index
Cl primaire

Type de donnes
Texte
Texte
Montaire

Type de donnes
NumroAuto
Texte
Texte
Texte *
Date
Texte
Texte
Texte
Texte
Texte
numrique
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Proprits
1 caractre
30 caractres
Ex : 123, 45

Proprits
30 caractres
30 caractres
Valeurs : M. ; Mme ; Mlle
JJ/MM/YYYY
5 caractres
34 caractres
Masque de saisie
50 caractres
1 caractre

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F) Choix des proprits de donnes

Cliquez sur un champ pour accder ses proprits en bas dans l'onglet Gnral.

Choisissez la taille des champs de type texte et de type numrique dans l'onglet
Gnral.

Choisissez le format des champs de type date et numrique.
Proprits des champs de type Texte et Mmo

Taille du champ
Format
Masque de saisie
Lgende
Valeur par dfaut
Valide si
Message si erreur
Null Interdit
Chane vide autorise

Indexe

Type / Format
Texte
Date/Heure
Boolen
Numro Auto
n Octet
u Entier
m
r Entier long
iq
u
e Rel
simple

Proprits des champ

Nombre de caractres maximum qui peuvent tre saisis
Dfinit l'affichage du contenu du champ
Oblige saisir le contenu du champ selon un format prcis (ex :
exemple un numro de tlphone)
Libell du texte qui remplace le nom de champ dans les affichages
Texte qui sera contenu par dfaut dans ce champ
Expression pour valider la saisie
exemple : <= 20 interdit la saisie de nombre >20 dans ce champ
Message derreur qui va tre affich si la saisie nest pas valide
exemple : taper un chiffre infrieur ou gal 20
Si oui, il faudra obligatoirement saisir une valeur dans ce champ
La chane vide "" est autorise si la proprit est OUI. On peut
l'utiliser quand on ne veut rien saisir dans un champ obligatoire.
Si cette proprit est non, il faut obligatoirement saisir quelque chose
dans ce champ.
Le champ sera un index avec ou sans doublons.
Si l'index est sans doublons, il ne sera pas possible de saisir le mme
contenu deux fois pour ce champ dans la table

Taille des champs selon le type

Description
1 caractre = 1 octet

Taille
1 octet /
caractre
8 octets
1 bit
Entier long, incrment, sans doublon
4 octets
Nombres entier entre 0 et 255 (pas de fractions) sans dcimale*
1 octet
Nombres entre 32 768 et 32 767 (pas de fractions), sans dcimale* 2 octets

Nombres entre 2 147 483 648 et 2 147 483 647 (pas de fractions)
sans dcimale*
(Valeur par dfaut d'un numrique)
Nombres entre :
3,402823E38 et 1,401298E45 pour les valeurs ngatives
1,401298E45 et 3,402823E38 pour les valeurs positives.
Rel
Nombres entre :
double
1,79769313486231E308 et 4,94065645841247E324 pour les
valeurs ngatives
1,79769313486231E308 et 4,94065645841247E324 pour les
valeurs positives.
*Dcimales : Nombres de chiffres aprs la virgule

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4 octets

4 octets

8 octets

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1) Les formats du type date

En format abrg, l'anne est interprte avec 1929 comme date pivot :
Dates de 1/1/00 31/12/29  1/1/2000 31/12/2029
(2 premiers chiffres = 20)
Dates de 1/1/30 31/12/99  1/1/1930 31/12/1999
(2 premiers chiffres = 19)

2) Format d'affichage de texte

A faire : Crer un format pour que le code d'inscription s'affiche toujours en majuscules
quelle que soit la manire dont on le saisit.
Idem pour le nom de l'tudiant.

Cliquez sur le champ pour lequel on souhaite imposer un format.

Dans l'onglet Gnral, compltez la zone Format avec le caractre choisi.
Format
>
<

Description
Met en majuscules
Met en minuscules

3) Paramtrer une liste de choix

Une liste de choix affiche des donnes prdfinies quil est possible de slectionner par
la souris. Les donnes sont soit issues de valeurs pralablement fixes (cas ici du
titre), soit issues d'une table (ce sera le cas du champ TypeInscription de la table
Etudiants).
A faire : Crer une liste de choix pour le champ TitreE avec les 3 valeurs :
"M.";"Mme";"Mlle".

Cliquez sur le champ pour lequel on souhaite crer une liste de choix.

Cliquez sur le type de donnes et slectionnez Assistant Liste de choix

Une bote de dialogue permet de spcifier si l'on souhaite crer la liste partir de
donnes dj existantes recherche les valeurs dans une table ou une requte
ou si l'on veut indiquer des valeurs particulires : Je taperai les valeurs souhaites.

Slectionnez l'option "Je taperai les valeurs souhaites".

Laissez le nombre de colonne 1

Cliquez dans la zone de saisie et taper la 1re donne de votre liste.

Appuyez sur Tab pour passer la zone suivante qui sincrmente automatiquement.

Saisissez ainsi toutes les valeurs de la liste puis cliquer sur Suivant

Conservez le nom Titre pour ltiquette du champ.

Cliquez sur Terminer

Slectionnez le champ Titre et rgler dans l'onglet Liste de choix, la proprit
Limiter liste Oui afin que l'utilisateur ne puisse pas saisir d'autres valeurs (liste
non modifiable).

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4) Paramtrer un masque de saisie

A faire : Paramtrer les champs CP et Tel en utilisant un masque de saisie prdfini.
Les masques de saisie permettent de contrler et de simplifier la saisie des donnes
dans certains champs. Masque et format doivent tre compatibles. Access permet
d'utiliser un assistant pour choisir un masque de saisie prdfini (ex : code postal,
numro de tlphone, date). Le masque de saisie contraint l'utilisateur respecter ce
masque (ex: saisie en majuscules)
Pour choisir un masque de saisie prdfini avec l'assistant :
 Slectionner le champ.
 Cliquer dans la zone Masque de saisie puis sur le bouton dassistance qui apparat
droite.
 Dans la liste droulante, choisir le masque voulu, tester ventuellement le masque
en saisissant un exemple de donne, puis cliquer sur Suivant.
 Modifier si ncessaire le caractre qui s'affichera pour indiquer la position des
caractres saisir (par dfaut _ ce qui convient dans la plupart des cas) , puis
cliquer sur Suivant.
 Indiquer si l'on souhaite enregistrer ou non les symboles du masque (espace du n
de tlphone par exemple). Pour gagner de mmoire de stockage, ne pas les
enregistrer. Cliquer sur Terminer. La proprit Masque de saisie est complte.
Longueur et masque doivent donc tre cohrents : si un numro de tlphone est
stock sans les espaces, il faut 10 caractres. Sinon, il en faut 14.
On peut aussi crer un masque de saisie personnalis, en tapant directement des
symboles de contrle des caractres dans la proprit Masque de saisie.
Symbole des masques de saisie
Caractre
Description
0
Chiffre (0 9, saisie obligatoire; signes plus [+] et moins [-] non autoriss).
9
Chiffre ou espace (saisie facultative; signes plus et moins non autoriss).
#
Chiffre ou espace (saisie facultative; blancs convertis en espaces, signes plus et moins
autoriss).
L
Lettre (A Z, saisie obligatoire).
?
Lettre (A Z, saisie facultative).
A
Lettre ou chiffre (saisie obligatoire).
a
Lettre ou chiffre (saisie facultative).
&
Tout caractre ou espace (saisie obligatoire).
C
Tout caractre ou espace (saisie facultative).
. , : ; - / Virgule dcimale et sparateurs des milliers, de date et d'heure. (En fonction des paramtres
rgionaux de Windows).
<
Conversion en minuscules de tous les caractres qui suivent.
>
Conversion en majuscules de tous les caractres qui suivent.
!
Le masque de saisie s'affichera de droite gauche et non de gauche droite. Les caractres
taps dans le masque le rempliront toujours de la gauche la droite. Vous pouvez mettre le
point d'exclamation n'importe o dans le masque.
\
Sert afficher tout caractre compris dans ce tableau comme caractre d'affichage littral
(par exemple, \A s'affiche sous la simple forme A).
Mot de
Tout caractre tap dans cette zone de texte est stock sous cette forme mais s'affiche sous
passe
forme d'astrisque *.

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Pour dfinir un caractre d'affichage littral, entrer tout caractre diffrent de ceux du
tableau, y compris les espaces et les symboles.
Pour spcifier l'un des caractres du tableau comme caractre d'affichage littral, le
faire prcder d'une barre oblique inverse ( \ ).

Cl primaire et indexation
A)La cl primaire
Si vous ne dfinissez pas de cl dans une table, Access proposera, lors de
l'enregistrement de la table, de crer un nouveau champ cl ou utilisera un champ
numrotation s'il en existe un. Il est conseill de mettre une cl chaque table (pour
tablir des relations avec d'autres tables, et pour viter les doublons) mais ce n'est pas
techniquement obligatoire.
A faire :
Mettre comme cl primaire le code d'inscription dans la table TypeInscription
Mettre comme cl primaire le numro d'tudiants dans la table Etudiants

Ouvrez la table concerne en mode cration

Faites un clic DROIT sur la ligne du champ concern et choisissez cl primaire.
Une petite cl apparat droite du champ.
Remarque : La cl primaire peut tre constitue d'un ou parfois de plusieurs
champs.

B) Champ "Unique" ou "Index sans doublons"

Un champ, sans tre la cl primaire de la table, doit parfois tre "unique", c'est--dire
ne pas comporter de doublons dans les donnes.
A faire :
Mettre le libell d'inscription de la table TypeInscription en index sans doublons

Ouvrez la table concerne en mode cration

Cliquez dans le champ concern.

Dans l'onglet Gnral, droulez la liste pour mettre la proprit Index :
Oui - Sans doublons

C) Champ "Index avec doublons"

Un champ peut tre index avec doublons. Indexer un champ amliore la recherche
sur ce champ.
A faire : Mettre le nom des tudiants en index avec doublons

Ouvrez la table concerne en mode cration

Cliquez dans le champ concern.

Dans l'onglet Gnral, droulez la liste pour mettre la proprit Index :
Oui - Avec doublons

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Contrle de validit des donnes

A faire : mettre un contrle de validit sur la moyenne au Bac (entre 0 et 20)

Cliquez sur le champ concern

Dans l'onglet Gnral, compltez la zone valide si avec une condition

Dans l'onglet Gnral, compltez la zone Message si erreur

Remarque : le bouton droite de

la zone Valide donne accs un
gnrateur d'expression

A faire : mettre un contrle de validit

sur la date de naissance
Elle doit tre entre 01/01/1910 et la
date du jour qui est obtenue par la
fonction date()

A faire : mettre un contrle de validit sur le montant de l'inscription qui doit tre entre 0
et 10 000.

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Relations entre tables

A)Afficher les tables relier

Cliquez sur le menu Outils puis la commande Relations
ou dans la barre d'outils, cliquez sur

Relations

Dans la boite de dialogue Afficher la table, slectionnez les tables relier (si
besoin avec la touche Maj ou Ctrl) et
cliquez sur le bouton Ajouter.

Fermez la boite de dialogue Afficher
la table.

Si vous souhaitez ajouter une autre
table, slectionnez le menu Relations
puis la commande Afficher la table.

Dplacez les tables si besoin par
cliquer/glisser.

B) Relier les tables

Crer la relation entre les tables Etudiants et TypeInscription grce au champ
CodeTypeInscription qui va tablir la jointure.

Cliquez sur le champ dela: table Etudiants la table TypeInscription et le glisser
vers le champ correspondant de la table TypeInscription.

Le pointeur devient
pendant le dplacement
Une boite de dialogue Modification des relations s'affiche.
Les relations entre les tables peuvent tre de type :
- Un un (quand les 2 champs relis sont des cls primaires ou unique)
- Un plusieurs (quand un des champs est une cl primaire ou unique).
Cochez les cases suivantes si besoin puis cliquez sur Crer :
- Appliquer lintgrit rfrentielle : la contrainte d''intgrit rfrentielle oblige
ce que toute valeur de cl trangre existe dans la table correspondante.
Par exemple, le type d'inscription d'un tudiant doit correspondre un type
d'inscription prsent dans la table Typeinscription.
- Mettre jour en cascade les champs correspondants (si l'on souhaite que la
modification d'une cl primaire, entraine la modification dela cl trangre
correspondante (ex : si le code d'inscription est modifi dans la table
TypeInscription, il le sera aussi dans la table Etudiants.
- Effacer en cascade les enregistrements correspondants (si un enregistrement
concernant un type est effac, les enregistrements des tudiants correspondant
ce type sont aussi effacs).
Une relation matrialise par un TRAIT existe maintenant entre les deux tables
grce au champ commun.
Remarque : double-cliquer sur le trait pour afficher de nouveau la boite de dialogue
Modification des relations
Appelez le menu Fichier puis la commande Enregistrer.

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Remarque : pour supprimer une relation :

Cliquez sur le trait (le trait slectionn devient plus pais)

Appuyez sur la touche Suppr

Femez la fentre Relations

C) Saisie d'enregistrements
Saisissez les enregistrements donns dans l'exemple du dbut.
Essayez d'ajouter dans la table TypeInscription
- un code d'inscription dj existant
- un libell d'inscription dj existant
Essayez d'ajouter dans la table Etudiants
- un tudiant dont le type d'inscription n'est pas dans la table correspondante.
Modifiez dans la table TypeInscription :
- un code d'inscription existant (par exemple : E en S) pour vrifier la mise jour
en cascade.

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