REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEUELA.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMON RODRGUEZ.

CONVENIO FUNIVIRASOPUTRE.
CATEDRA: SISTEMAS MECANIZADOS II.
FASEI
Octubre, 2002
FASE I
Asunto: Descripcin de la situacin actual
Divisin de Levantamiento de Informacin y Marcos Mustrales.
Fecha: 17 de Octubre de 2.002.
El presente diagnostico tiene por finalidad, presentar una visin y observacin general de la Divisin de
Levantamiento de informacin y Marcos Mustrales del B.C.V., con el fin de determinar la situacin actual en
que se encuentra dicha unidad, con el objeto de mejorar los procesos que se ejecutan en ella y por ende
optimizar la calidad de los registros.
En el Dpto. De Estadsticas Bsicas especficamente en la Divisin de Levantamiento de informacin y
Marcos Mustrales del B.C.V., El Problema es el siguiente: Se presente un gran volumen de informacin
tanto interna como externa, motivado al manejo manual de los registro de informacin, el cual trae
como consecuencia que estos procesos se realicen de manera ineficiente.
En la actualidad existen aproximadamente 30 trabajadores de campo o encuestadores, 5 supervisores, 3
revisores los cuales la gran parte de los datos, que se recolecta a nivel campo en las empresas los registros
internos se llevan de forma manual.
Estos Datos o informacin es bastante valiosa para el B.C.V. el cual mediante estos se programan indicadores
econmicos, los mismos tiene importancia para la toma de decisiones en el mbito econmico.
Los encuestadores o trabajadores de campo tienen que cumplir mensualmente unos objetivos a comienzo de
cada mes. El empleado se le entrega una serie de formatos el cual tiene que ser entregado a las distintas
empresas del sector privado. Luego diariamente se elabora una relacin o control de visitas el cual es
archivado y revisado por el supervisor.
La informacin o datos que suministran las empresas del sector privado se ejecuta en la divisin de forma
manual. Estos datos o informes son transferido a una carpeta de control de cifras y se procede al anlisis de
los datos verificando con respaldo de los anteriores. Por su puesto que esto trae como consecuencia la perdida
de tiempo por parte del empleado, extravi de los datos, el volumen de archivos por mdulos manejados que
retarda la informacin (mdulos I.P.M, I.P.P, etc.) entre otros.
Mediante una serie de entrevistas personales que realice, llegue a una conclusin o propuesta tentativa, de una
automatizacin interna de los registros en la divisin mediante un sistema de base de datos el cual agilice el
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anlisis en forma eficiente y sin ningn tipo de perdida de tiempo para el proceso entrega lo ms oportuno
posible.
Objetivo General:
Optimizar los procesos de tal forma que los funcionarios de la Divisin puedan registrar sus datos
eficientemente sin ningn tipo de contratiempos, ni perdida de tiempo en la ejecucin de su trabajo buscando
la excelencia y productividad.
Objetivo Especifico:
Disear un sistema que sea efectivo en cuanto a los controles de las cifras, control de visitas, etc. Que
coadyuve ampliamente a una gestin efectiva del trabajo realizado.
Acceder a la informacin requerida fcilmente para una mejor efectividad de los procesos.
Analizar el sistema de informacin e informtica existente en la Divisin, sobre los procedimientos que
realizan para agilizar los procesos a estudio.
Elaborar una base de datos que se registren todas las cifras, controles y dems datos de las empresas
privadas.
Simplificar los procesos y dar mayor rapidez a los tramites requeridos.
Lograr la confiabilidad de los registros en consultas de datos y reportes del sistema.
ANLISIS
El trabajo realizado se fundamenta en el anlisis de la informacin obtenida a travs de cuestionarios, y
entrevistas estructuradas al personal de la Unidad como encuestadores y supervisores de la divisin.
De un total de 22 encuestadores, 5 supervisores y 3 revisores, se tomo una muestra de 11 empleados
aleatoriamente, existente en el rea, se determina lo siguiente:
De las 11 personas entrevistadas al 91 % ejecuta sus procesos en la divisin de forma manual y el resto que
es el 9 % lo ejecuta automatizada.

Anlisis: La gran mayora de los encuestadores de la divisin realizan sus trabajos en forma manual, por este
motivo la propuesta es de automatizar los procesos para agilizar de una manera eficiente y eficaz el registro de
informacin.
El 100% de los entrevistados esta de acuerdo con la automatizacin.
Anlisis: El 100% estn de acuerdo con automatizar los procesos en la Divisin, porque de esta manera se
beneficia la Institucin prestando un mejor servicio de levantamiento de informacin de campo y sin ningn
tipo de perdida de datos o informacin.

 Cuando se pregunto acerca si han utilizado una computadora el 73 % contesto que SI y el resto 27 % que
NO maneja computadoras.
Anlisis: La propuesta de automatizar los procesos en la Divisin es viable, ya que una muestra importante de
encuestadores a utilizado y manejado una computadora, y en tal caso que una persona no maneje
computadoras se puede adiestrar en el Dpto.
Se observo que el 100% maneja registros de cifras, controles, etc., de forma manual.
Anlisis: Es importante sealar que el 100% de los encuestados registran cifras, pero de una forma manual, en
este sentido es importante automatizar los procesos en la Divisin, para que los mismos no se extraven y
mantenerlos resguardado confidencialmente, ya que esto se llevan por Carpetas.
5. El 73% considera que la Divisin tiene organizados los registros de forma manual y el 27% no los
considera as.
Anlisis: Se observa que los registros de informacin estn organizados, pero de forma manual, a fin de
optimizar este proceso que se ejecuten, simplicandolo y hacindola ms funcional se plantea automatizar
mediante un sistema de informacin.
6. Del total de la muestra, el 64%, considera que al registrar las cifras manualmente tarda de 2 o ms horas, el
18% tarda 30Min y el 9% tarda entre 1 hora y 1hora y media.
Anlisis: Para disminuir las tareas de control de cifras y evitar perdidas de tiempo valioso para toda
organizacin y a su vez la Divisin, la propuesta es de disear un sistema que se reduzca el tiempo
operacional por cada encuestador y as la divisin ejecute sus objetivos, metas, proyecciones estimadas por la
Gerencia.
7. El 73% de los entrevistados se queda despus del horario de trabajo.
Anlisis: El sistema actual que opera en la Divisin esta obsoleto, en este sentido se diseara con base
tecnolgica un sistema de informacin que el personal de encuestadores no disminuya su capacidad de
recolectar informacin de campo, ya que el 73% del personal se queda despus del horario de trabajo y esto
repercute a largo plazo en reposos, desmotivacin, abandono del trabajo, etc.
Se le pregunto a los entrevistados la cantidad de registros que elaboran diariamente, el 64% respondi
elaboran entre 10 o ms registro y el 36% entre 6 a 10 registro.
Anlisis: Por la cantidad de mdulos que se trabajan y operan es imprescindible orientar este proceso ha
automatizar las operaciones y as tener una base de datos donde se manejen estos mdulos de forma
independiente y adaptarlo a la realidad de las Instituciones Publicas con mejoras tecnolgicas.
El 55% respondi que los tipos de instrumentos que se utiliza para consultar una informacin son Buenos,
el 36% son Regulares y el 9% respondi que es excelente.
Anlisis: Siendo estos datos importantes para la Divisin de Levantamiento de Informacin y Marcos
Mustrales debera de ser excelente, pero no es as, por este motivo es importante crear un sistema de
informacin basado en base de dato que conlleve a gestionar buenos instrumentos de consultas, para
verificacin de cifras en un mes a otro o aos anteriores y tener una visin clara de las reseas histricas de
las empresas del sector privado.
El 64% tiene resguardo de los registros en forma manual y el resto no 36%.
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Anlisis: Debido al exceso de controles se tiene respaldo de forma manual, esto puede traer como
consecuencia la perdida de alguna cifra y se dificulte la labor desempeada por los encuestadores en este
sentido la propuesta sigue en disear un sistema importante de base de datos donde se tenga un respaldo para
gestionar con exactitud la informacin recolectada en campo.
Se les pregunto si pierden tiempo en registrar la informacin manualmente, el 64% dijo SI y el 36% dijo
NO.
Anlisis: Para disminuir las tareas de control de cifras y evitar perdidas de tiempo valioso para toda
organizacin y a su vez la Divisin, la propuesta es de crear un sistema automatizado donde se reduzca el
tiempo operacional por cada encuestador y lograr las metas deseadas por la Gerencia.
Segn el estudio realizado en la pregunta 12, sobre si han olvidado registrar algn dato manualmente, el
73% contesto SI y el 27% respondi NO.
Anlisis: La Mayora de los encuestadores por la cantidad de mdulos trabajados, ha olvidado registrar algn
dato, cifras, controles de visitas, etc, en este sentido recomendamos desarrollar un sistema automatizado
donde se incluya registros de valores, control por la gran cantidad de volumen de informacin manejada y as
evitar este tipo de errores que puedan costar errores importantes a la Institucin.
CONCLUSIN
Hemos concluido que en este departamento se puede realiza un sistema de automatizacin de los datos
recibidos por los funcionarios encuestadores a la vez actualizando los datos del presente y realizando una
comparacin con los anteriores, por la cual ese sistema prestar ayuda no solo a los encuestadores sino
tambin a todo el personal de la divisin, facilitando el trabajo y su vez realizarlo e menos tiempo dentro del
horario establecido por la Empresa, cuya realizacin de esta automatizacin se lograr una confiable data de
registro, reportes y ubicacin de los mismos.
Esta conclusin se realiza a fin de encontrar la mejor solucin del problema y brindar la mejor calidad de
trabajo para el personal de dicha divisin, se busca la efectividad de los resultados a travs de la
automatizacin de este sistema de registro, controles de visitas.
CUESTIONARIO UTILIZADO PARA LA ELEBORACION DE PREGUNTAS.
CUESTIONARIO
Empresa:________ Fecha:_________
Cargo del entrevistado:__________________
Cmo ejecuta usted sus procesos en la Divisin?
De forma automatizada ___ Pase a la pregunta 4.
De forma Manual ___ Pase a la pregunta 2.
De otra forma Especifique __________________________
Esta usted de acuerdo con la automatizacin de las actividades en la Divisin?
Si ___
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No___
Ha utilizado o manejado una computadora?
Si ___
No___
Lleva usted algn tipo de registro de cifras, como por ejemplo valores, control de visitas, registro de
los precios, etc.?
Si ___
No ___
Considera que en su Divisin estn organizados los registros de cifras?
Si ___
No___
Que tiempo tarda usted a la hora de realizar el proceso manual de registros de cifras que
proporcionan las empresas privadas y analizarlas?
30min____
1 hora____
1 ____
2 hora o ms____
Permanece usted en la institucin organizando o terminando el proceso de registro de informacin
despus de la jornada de trabajo?.
Si ___
No___
Indique la cantidad de registro que elabora diariamente?
Entre 1 a 5 ___
Entre 6 a 10 ___
Entre 10 o ms_____
Considera usted que el tipo de instrumento que se utiliza para consultar una informacin es:
Excelente ____
Bueno ____
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Regular ____
Deficiente____
Tiene resguardo de los registros para garantizar la confiabilidad?
Si ___
No___
Considera que se pierde tiempo en registrar la informacin recolectada?
Si ___
No___
Por la cantidad de mdulos que son manejados, ha olvidado usted registrar algn dato?
Si ___
No___