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PROCESO CONTABLE Y FINANCIERO

A) CARACTERIZACIN DEL PROCESO

Nombre del proceso: Proceso Contable y Financiero


Nmero del proceso:
Responsable de Coordinar: Contador
Objetivo del proceso: Elaborar la informacin contable y financiera de la Entidad
Indicador de Eficacia:

Oportunidad de la informacin

Momento de la medicin:
El indicador se mide mensualmente

Entradas:

Presupuesto preliminar por reas

Facturas

Recaudos

Documentos Bancarios

Salidas:

Presupuesto anual

Recibos, certificados

Informes Contables y financieros a los diferentes Entes de vigilancia y control

Informes internos (Junta Directiva y Comit de Control Interno)

Ejecucin presupuestal

Soportes de Control Contable

Procesos de Entrada:

Registros Pblicos

Consultora para el Desarrollo Empresarial

Mecanismos Alternativos para la Solucin de Conflictos

Afiliados

Gestin de Proyectos de Inversin para el Desarrollo Regional

Gestin General del SGC

Gestin Humana

Contratacin y Compras

PQRs

Seguimiento al SGC

Procesos de Salida:

Registros Pblicos

Consultora para el Desarrollo Empresarial

Mecanismos Alternativos para la Solucin de Conflictos

Afiliados

Gestin de Proyectos de Inversin para el Desarrollo Regional

Gestin General del SGC

Gestin Humana

Contratacin y Compras

PQRs

Seguimiento al SGC

Recursos:

Contador

Revisor Fiscal

Tcnico de Contabilidad

Auxiliares de contabilidad

Oficina

Computadores

Software contable (SEGAPRES)

Impresora

Lnea telefnica interna y externa

Software de facturacin y caja (SIREP)

Documentos asociados:

Plan de accin y presupuesto

Plan nico de Cuentas

Rgimen de Impuesto a la Renta y complementarios

Sistema de contabilizacin de ingresos y gastos a nivel de subcuentas por centro de costos

Directrices de Confecmaras

Resolucin 5544/2003 Contralora de la nacin

Decreto 2649 y 2650 de 1993

Decreto 4698 del Ministerio de Comercio, Industria y Comercio

Circulares 5, 8, 10 de 2005 de la SIC

Actividades del Proceso:


1. Generar y rendir informacin contable a las directivas de la Entidad y a las entidades
externas con las que se tenga obligacin
2. Elaboracin anual del presupuesto y control mensual de la ejecucin del mismo
3. Preparar los estados financieros.
4. Efectuar controles de los activos de la Entidad
5. Invertir los activos de la Entidad procurando el rendimiento de los mismos
6. Recaudar los ingresos de los servicios que presta la Entidad, exceptuando los ingresos
registrales
7. Controlar el movimiento de todas las cajas de la Entidad
8. Efectuar los movimientos bancarios
9. Liquidacin de nmina, aportes patronales, vacaciones, contratos de trabajo y de retencin
en la fuente

Requisitos de ISO 9001 versin 2000


Planificar

Hacer

Verificar

Actuar

5.5.1

4.2.3

8.2.2

8.4

5.4.1

4.2.4

8.2.3

8.5.2

8.1

5.5.3

8.4

8.5.3

4.1

6.3

6.1

6.4

4.2.1

7.1
7.2.1
7.2.2
7.4
7.5.3
7.5.4

7.5.5

B)

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001 EN LA FASE DE EJECUCIN DEL PROCESO

CONTABLE Y FINANCIERO
(6.3.) Infraestructura
Los recursos de infraestructura necesarios para la adecuada prestacin del servicio Contable y
financiero son: oficinas, computadores, software contable, impresora y lneas telefnicas internas
y externas.
(7.1) Planificacin para la realizacin del producto
El proceso contable y financiero se encarga de generar informacin contable y financiera de la
Entidad, as mismo del manejo de los recursos de la misma. El objetivo del proceso es Elaborar la
informacin contable y financiera de la Cmara de Comercio de Manizales
Los recursos para alcanzar este objetivo son proporcionados por el Presidente Ejecutivo.
(7.2.1) Determinacin de los requisitos del producto
Los lineamientos del proceso contable y financiero, son establecidos por la normatividad de la
Superintendencia de Industria y Comercio, la normatividad de la contralora, del Plan nico de
Cuentas y de las Polticas Internas
(7.2.2) Revisin de los requisitos relacionados con el producto
La revisin de la informacin contable y financiera generada por el proceso, se da al cruzar los
datos de entrada con los soportes .
(7.5.3) Identificacin y Trazabilidad
El proceso Contable y financiero asegura la identificacin y seguimiento de toda la informacin
contable y presupuestal a travs del Sistema Estndar de Gestin Administrativa (SEGA), as
como la informacin de facturacin y caja que se encuentra en el SIREP

(7.5.1) Control de la produccin y de la prestacin del servicio


ACTIVIDAD QUE

CRITERIO DE

FRECUENCIA

RESPONSABLE

SE CONTROLA

ACEPTACIN

DEL

Ejecucin del

Cumplimiento

CONTROL
Mensual

Contador

plan de accin

de metas

anual

Contador

mensual

Contador

mensual

Contador

REGISTRO

presupuestales
Control de

mayor al 80%
Verificar la

activos

concordancia
de los activos
fijos con la
informacin

Control de

contable
Solidez de la

inversiones

entidad
financiera, Tasa

Control de

de Captacin
Edad de la

cartera

cartera

(7.5.4) Propiedad del cliente


La Cmara de Comercio maneja recursos de terceros, mediante la elaboracin de convenios y
contratos de cooperacin, dicha administracin es respaldada a travs de plizas de
cumplimientos, donde se garantiza el cumplimiento de las responsabilidades de la Entidad, as
como de la contraparte
(7.5.5) Preservacin del producto
Para garantizar la preservacin del producto el proceso contable y financiero genera copias de
seguridad (backups), de toda la informacin contable, as mismo se conservan archivos fsicos de
dicha informacin por diez aos , la cual solo se puede destruir si se asegura la reproduccin en
otro medio
(8.3.) Control de producto no conforme
Si se detecta una no conformidad del servicio por cualquier medio (queja, auditoria,
incumplimiento de indicador o verificacin peridica) el funcionario que la detecta, la reporta al

Contador, y ste plantea una correccin y analiza las causas de la no conformidad para realizar
una accin correctiva si es necesario. Todo este proceso se describe en el procedimiento P- 003
procedimiento de no conformidades y accin correctiva y se registra en el formato F-009 formato
de no conformidades y accin correctiva
(8.5.2.) Accin correctiva
Las actividades de mejora (acciones correctivas) que permiten atacar la causa de la no
conformidad y asegurarse de que no volver a ocurrir son diseadas por el Contador y socializadas
con las personas involucradas. Este es un compromiso que se asume, es un plan de trabajo con
responsables y fechas, los cuales quedan establecidos en el mismo formato en el que se report la
no conformidad. Todo este proceso se describe en el procedimiento P 003 procedimiento de
no conformidades y accin correctiva y se registra en el formato F 009 Formato de no
conformidades y accin correctiva.
(8.5.3.) Accin preventiva
El seguimiento a los indicadores de cumplimiento de los objetivos propuestos en el plan de calidad
arroja el comportamiento a futuro que pueda tener el proceso de prestacin del servicio Contable y
financiero, esto permite anticipar posibles inconvenientes y proponer soluciones que los eviten.
Las no conformidades potenciales pueden ser identificadas tambin al evaluar los resultados de
las encuestas de satisfaccin de los clientes y las no conformidades reales que demuestren
potencial de generar otro tipo de no conformidad. Para la formulacin de las acciones preventivas
se emplea el procedimiento P-005 y el formato F-020.