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E-Mail-Flut Setz mich blo nicht in Cc!

17.02.2014 Wer E-Mails schreibt, verfhrt oft nach dem Prinzip: Je mehr Empfnger, desto
besser. Doch das stt nicht immer auf pure Freude. Und es kann teuer werden.
Stephan W. hat genug. Frher hat er sich noch redlich darum bemht, der anwachsenden Flut von
E-Mails Herr zu werden, hat jede einzelne Nachricht gelesen und, wenn ntig, auch beantwortet.
Doch dann wurden es immer mehr, inzwischen ist die Flut nicht mehr zu bewltigen. Denn
mittlerweile bekommt er nicht mehr nur die elektronische Post, die direkt an ihn gerichtet ist,
sondern auch die seiner Kollegen, Projektpartner, manchmal ganzer Abteilungen. Seine E-MailAdresse rutscht in diesen Fllen dann von der A- herunter in die C-Ebene. Im berchtigten
Abschnitt Cc (carbon copy) geht die E-Mail nur noch als Durchschlag an einen x-beliebigen
Empfnger.
Als Stephan W. das realisiert, zieht er die Notbremse. In seinem E-Mail-Programm sucht er nach
Hilfe und findet sie schlielich in einer Funktion, die alle E-Mails, die nur Cc an ihn gehen,
aussortiert. Wenn ich dann mal Zeit habe, gehe ich diesen Ordner durch, sagt der Jurist und grinst.
Man ahnt, was er eigentlich sagen mchte: Die E-Mails sind fr ihn verloren, endgltig. Und bisher
hat es ihn auch nicht wirklich gestrt. Meine Mitarbeiter wissen, woran sie sind, ich spiele mit
offenen Karten. Wer wirklich etwas von ihm will, soll ihn direkt anschreiben - oder lieber gleich
anrufen.
Das Phnomen der berquellenden elektronischen Postksten ist weithin bekannt, und doch scheint
sich in dieser Frage die Browelt in zwei Lager zu teilen. Es drfte nicht wenige geben, die sich
insgeheim gerne an Stephan W. ein Beispiel nehmen wrden. Allein die Angst, etwas zu verpassen,
hindert sie daran. Und die ist in vielen Fllen bermchtig.
Auf der anderen Seite gibt es wahre Anhnger der Cc-Kultur, die an nichts so sehr Freude haben,
wie die Empfnger ihrer E-Mails in verschiedene Klassen einzuteilen: Da sind zum einen die
direkten Ansprechpartner, meist auch formvollendet adressiert. Das sind diejenigen, die etwas zu
sagen haben und es auch sagen sollen. Weiter unten, auf der C-Ebene, lmmelt sich das Fuvolk,
das der Konversation beiwohnen darf. Schon so mancher, der hier einsortiert wurde, hat das
beleidigt zur Kenntnis genommen. Was dem Absender mitunter nur in absoluter Gedankenlosigkeit
unterluft, ist fr andere ein knallhartes Signal. Denn unter Cc stehen die, die nur bezeugen drfen,
ohne wirklich gefragt zu sein. Und implizit gilt der Ratschlag: Diese Personengruppe sollte dem
illustren Gedankenaustausch der Hauptakteure besser folgen, um nachher nicht (wieder) doof
dazustehen.

Keiner will sich so recht zustndig fhlen


So sieht die Sachlage jedenfalls aus, wenn man noch Glck hat. Im schlimmsten Fall dreht sich die
Konversation gar um die Cc-Personen selbst und ihre Verfehlungen, ber die die Chefetage in
Kenntnis gesetzt werden muss. Immerhin: Technik kennt keinen Klassenkampf. Wer dagegen
einschreiten will, muss nur beherzt Antworten anklicken - und wird gehrt.
Schwieriger drfte dagegen die weithin beklagte Verwsserung der Verantwortungsstrukturen zu
fassen sein, die Gegner gegen die Massenverteiler einwenden. Je mehr Menschen in den

schriftlichen Beratungsprozess einbezogen werden, desto weniger drften sich direkt angesprochen
fhlen. So sind zwar viele in Kenntnis gesetzt, aber keiner fhlt sich zustndig. Klare
Verantwortungsstrukturen sehen anders aus.
Die Gefahren fr das Broklima sind offenkundig, allerdings eher subtiler Natur. Viel handfester
sind die rechtlichen Folgen, wenn Mitarbeiter den Empfngerkreis nicht vernnftig einsortieren
knnen - und zwar aus Grnden des Datenschutzes. Das musste die Angestellte eines
Handelsunternehmens jngst erfahren, die eine E-Mail an Hunderte Kunden gleichzeitig
verschickte. Der Verteiler fiel so ppig aus, dass allein der Ausdruck aller Adressnamen zehn Seiten
umfasste. Dabei hat sie die Adressen fein suberlich in den obersten Abschnitt eingestellt. Dort, wo
alle sich angesprochen fhlen - aber auch fr alle anderen sichtbar sind. Die einzige Ebene, in der
sich das verstecken lsst, ist das Bcc-Feld (blind carbon copy). Die E-Mail geht damit an einen
Verteiler, der nur dem Absender sichtbar ist. Im konkreten Fall konnten dagegen alle Kunden
nachverfolgen, wer noch so in den Verteilerkreis aufgenommen worden war.
Das sorgte fr rger. Nicht nur bei den Kunden, sondern auch beim Bayerischen Landesamt fr
Datenschutzaufsicht. Schlielich wird damit jedem Empfnger quasi auf dem Silbertablett und
kostenlos eine umfangreiche Verteilerliste samt Name und E-Mail-Adresse berreicht. Einfach
Antworten anklicken - und schon kann dieser Kanal fr die eigene Werbepost genutzt werden.
Die Behrde verhngte deshalb kurzerhand ein Bugeld, dessen Hhe machte sie allerdings nicht
ffentlich. Der Grund: Angaben ber E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname sind
personenbezogene Daten und knnen daher nur dann zulssig bermittelt werden, wenn dies durch
das Bundesdatenschutzgesetz oder eine andere Rechtsvorschrift erlaubt ist oder eine Einwilligung
des Betroffenen vorliegt. Doch davon konnte keine Rede sein. So erfuhr die Mitarbeiterin wohl
recht schmerzlich, dass auch sie bei Datenschutzversten zur Kasse gebeten werden kann. Den
wenigsten Arbeitnehmern drfte bewusst sein, dass das berhaupt geht.
Fr den Mnchner Rechtsanwalt Philipp Byers von der Kanzlei Meister Rechtsanwlte ist das ein
deutlicher Hinweis darauf, dass die Landesdatenschutzbehrden inzwischen schneller und
drastischer eingreifen als frher. In der Vergangenheit htten es die Aufsichtsbehrden in hnlich
gelagerten Fllen hufig bei einer Ermahnung belassen. Bugelder wurden meist erst bei
Datenschutzversten fllig, bei denen es um erhebliche Eingriffe in das Persnlichkeitsrecht des
Betroffenen ging, etwa bei heimlichen Videoberwachungen.

Die schiere Masse bleibt


Doch diese Zeiten sind vorbei - nur dass dies viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter noch gar nicht
mitbekommen haben. Dieser Aspekt ist vielen Menschen nicht bewusst, sagt Byers. Ganz im
Gegenteil: Gerade der Versand von Informationsschreiben in einem offenen E-Mail-Verteiler wird
in vielen Betrieben noch als rechtlich unproblematisch angesehen. Byers hlt es deshalb fr
zwingend, dass Unternehmen einheitliche interne Regeln fr den E-Mail-Verkehr und den Umgang
mit Daten schaffen. Dazu gehrt auch, dass Mitarbeiter angehalten werden, die Adressen der
Empfnger mit der Funktion des Bcc-Feldes zu verstecken. Schlielich habe der Arbeitgeber auch
eine Frsorgepflicht dafr, finanzielle Nachteile des Mitarbeiters abzuwenden, warnt Byers.
Unterlsst er die Schulung seiner Arbeitnehmer, luft er Gefahr, dass gegen ihn selbst ein
Bugeldbescheid erlassen wird. Auerdem besteht in Ausnahmefllen das Risiko, dass der
Arbeitgeber Schadensersatz zahlen muss, wenn gegen den Mitarbeiter ein Bugeld verhngt wird.
Bei den Behrden jedenfalls scheint angesichts des verbreiteten Laissez-faire langsam der
Geduldsfaden zu reien. Die Mnchner Behrde kndigte schon einmal in ungewhnlich scharfer
Form an, knftig strker durchzugreifen: Da in manchen Unternehmen dieser Fragestellung
offensichtlich nicht die entsprechende Bedeutung beigemessen wird, wird das Bayerische

Landesamt fr Datenschutzaufsicht in einem vergleichbaren Fall in Krze einen Bugeldbescheid


nicht gegen den konkreten Mitarbeiter, der die Mail mit offenem E-Mail-Verteiler versandt hat,
erlassen, sondern gegen die Unternehmensleitung, warnte der Behrdenprsident Thomas Kranig
in der Pressemitteilung.
Das Postfach von Stephan W. wird diese Methode allerdings nicht entrmpeln. Die schiere Masse
bleibt, auch wenn nun keiner mehr wei, dass auch er es auf die Verteilerliste geschafft hat. Aber
inzwischen wei das ja nicht einmal er selbst.