Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
CDIGO
DIG-GEC-PRC-01
PAGINA
1 DE 9
FECHA DE
REVISIN
07/10//13
EDICIN 2
VERSIN 0
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS
Responsable
Revis
Aprob
Coordinadora de Mantenimiento al
SGC
Calidad
Documentacin
Firma
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL.
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.
CDIGO
DIG-GEC-PRC-01
PAGINA
2 DE 9
FECHA DE
REVISIN
07/10//13
EDICIN 2
VERSIN 0
1. Objetivo
Establecer los criterios que garanticen el adecuado control de la documentacin (documentos y registros) del
Sistema Integral de Calidad (SICAL) de la UASLP.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a toda la estructura documental del SICAL para asegurar su efectividad.
3. Responsables
Coordinador de Documentacin
Responsable de Tecnologas de la Informacin
Jefe del Depto. de Mantenimiento al Sistema de Gestin de Calidad
Coordinadores de Calidad
Responsables de documentos
4. Definiciones
Documento/Documentacin
Estructura Documental
Documentos Internos
Documentos Externos
Registros
Legibilidad
Identificacin
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Documentos Controlados
Pgina de Internet SICAL
Centro de Documentacin
Vigencia
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL.
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.
Cambios en
documentacin (fechas de
entrega)
CDIGO
DIG-GEC-PRC-01
PAGINA
3 DE 9
FECHA DE
REVISIN
07/10//13
EDICIN 2
VERSIN 0
5. Desarrollo
No.
Actividad
Descripcin de la actividad
Elaboracin de
Documentos.
2.
Revisin y
Aprobacin de
documentos.
3.
Revisin y
El coordinador de calidad se encarga de revisar los documentos aprobados de su
actualizacin de dependencia o entidad, adems verifica que cada documento cumpla los lineamientos
los documentos anteriormente mencionados.
Asegurarse de lo siguiente, cuando un documento es modificado:
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL.
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.
CDIGO
DIG-GEC-PRC-01
PAGINA
4 DE 9
FECHA DE
REVISIN
07/10//13
EDICIN 2
VERSIN 0
Se considera como documento aprobado aqul que cuenta con las firmas
correspondientes en la portada. El coordinador de calidad o lder de proceso de cada
rea enva los documentos al Coordinador de la documentacin del SICAL, quien a su
vez revisa el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este procedimiento y en
la gua para la elaboracin de documentos y se registra en el formato DIG-GEC-FRM19; posteriormente se publica en la pgina de Internet del SICAL, y notifica va correo
electrnico la publicacin del mismo.
4.
5.
Control de la
distribucin de
documentos
(internos y
externos)
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL.
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.
CDIGO
DIG-GEC-PRC-01
PAGINA
5 DE 9
FECHA DE
REVISIN
07/10//13
EDICIN 2
VERSIN 0
Control de Registros
1.
Identificacin
Los registros se identificaran de la siguiente forma por Nombre y/o Cdigo, de acuerdo
a lo siguiente (en caso de que se identifique por cdigo)
EL CDIGO es identificador nico de un documento, compuesto por:
PRC
GIA
FRM
2.
Almacenamiento
TIPO DE DOCUMENTO
Procedimiento
Gua
Formato
Los registros en medios electrnicos son contenidos en los dispositivos y equipos que
se requieran como son carpetas, archiveros, disquetes, CDs, zip, disco duro, servidor
y cualquier otro dispositivo que se requiera, de acuerdo a la tecnologa utilizada.
Los registros en papel se mantienen en reas de almacenamiento como gavetas,
archiveros, cajones, debidamente identificados y organizados de acuerdo a las
necesidades de cada proceso (DIG-GEC-FRM-04).
3.
Proteccin
4.
Recuperacin
Todos los registros de calidad en papel o electrnicos son clasificados fsicamente por
el generador (por nombre, fecha, tipo de informacin u otra forma conveniente para el
usuario) y ubicados en sitios accesibles al personal que los requiere para el desarrollo
de su trabajo, permitiendo su fcil y oportuna recuperacin. (DIG-GEC-FRM-04).
5.
Retencin
6.
Disposicin
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL.
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.
CDIGO
DIG-GEC-PRC-01
PAGINA
6 DE 9
FECHA DE
REVISIN
07/10//13
EDICIN 2
VERSIN 0
7.
Revisin
registros
8.
Difusin
6. Registros
Nombre PRC-01
Control de Documentos Internos/Externos
Control de Registros de Calidad
Control de publicacin de documentos
Correo electrnico
Cdigo
DIG-GEC-FRM-03
DIG-GEC-FRM-04
DIG-GEC-FRM-19
N/A
Tiempo de Retencin
1 Ao
1 Ao
1 Ao
1 Ao
7. Referencias
ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos
ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario
Manual De Calidad
MAC
Gua para la elaboracin de documentos
DIG-GEC-GIA-01
8. Instructivos Relacionados
N/A
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL.
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.
CDIGO
DIG-GEC-PRC-01
PAGINA
7 DE 9
FECHA DE
REVISIN
07/10//13
EDICIN 2
VERSIN 0
9. Control de Cambios
CAMBIOS AL PROCEDIMIENTO
SECCIN
VERSIN
FECHA DE
REVISIN
TODAS
01/03/10
3.Responsables
4. Definiciones
5.Desarrollo
6. Registros
08/06/10
8. Instructivos
Relacionados
10. Anexos
5. Desarrollo
10. ANEXOS
4. Definiciones
5. Desarrollo
07/07/10
28/03/11
31/05/11
23/07/2011
6. Registros
Todas
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL.
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.
09/11/2011
4. Definiciones
5.Desarrollo
6. Registros
CDIGO
DIG-GEC-PRC-01
PAGINA
8 DE 9
FECHA DE
REVISIN
07/10//13
EDICIN 2
VERSIN 0
Nombre, y/o
Cdigo
El Coordinador de Calidad de cada divisin o entidad, concentra en el Control de
Registros de Calidad (DIG-GEC-FRM-04) el total de los registros generados. Los
registros generados en el SICAL permanecen legibles, fcilmente identificables y
recuperables.
Para asegurar que los registros (formatos) son legibles (claros, completos y
entendibles para la lectura) se imprimen en papel o se generan en medios
electrnicos.
Se elimina el control de cambios en formatos.
Se elimina lo siguiente: Archivo Central de la Universidad
En este se realiza la guarda permanente de los registros cuando alguna divisin o
entidad lo requiera y en l se mantiene:
6.
Desarrollo
12/02/2013
05/05/2013
TODAS
Ed. 2- Ver.0
07/10/2013
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL.
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.
CDIGO
DIG-GEC-PRC-01
PAGINA
9 DE 9
FECHA DE
REVISIN
07/10//13
EDICIN 2
VERSIN 0
10. Anexos
1. Tabla de tiempos estimados por la emisin de documentos
ANEXO 1
TABLA DE TIEMPOS ESTIMADOS POR LA EMISIN DE DOCUMENTOS
El tiempo recomendado para la emisin de un documento.
ACTIVIDAD
1-3
2-3
ELABORACINACTUALIZACIN
REVISIN
APROBACIN
ACTUALIZAR
CENTRO DE
DOCUMENTACIN
PUBLICACIN
DIFUSIN
DAS HBILES
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL.
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.