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TRABAJO FINAL
Que para obtener el Ttulo de:
CONTADOR PUBLICO
Presentan:
NOVIEMBRE 2008
INDICE
Introduccin
I.-Problemtica
II.- Justificacin
III.- Objetivo
IV.- Hiptesis
V.- Metodologa
2
2
2
3
3
CAPTULO I HISTORIA
1.1 Antecedentes De La Empresa
1.1.1 Historia
1.1.2 Informacin Tcnica
1.1.3 Procesos De Produccin
1.1.4 Principales Plantas
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5
7
7
9
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40
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46
46
47
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Activos Fijos
2.2 Definicin
2.2.1 Activos Tangibles
2.2.2 Activos Intangibles
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53
53
54
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54
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180
185
191
Conclusiones Y Recomendaciones
194
Bibliografa
195
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
INTRODUCCIN
Debido a la demanda que va exigiendo da con da el mercado a las empresa manufactureras y de
transformacin, tanto en empleo de tecnologa de punta como en el nfasis a sus reas comerciales,
estas minimizan la importancia de emplear controles definidos y aplicables a cada una de sus dems
reas por sencillas de controlar que estas parezcan, ocasionando fallas en la administracin tanto de sus
bienes como de sus gastos; dicha situacin ha llevado a la planta Porcel de Grupo Porcelanite, a
manejar controles diseados nica y exclusivamente para su rea ms importante y una de las
encargadas de darle vida al Grupo como lo es Produccin.
Uno de los motivos ms importantes que llevo al equipo a elaborar el presente proyecto, fue el reto que
representaba el desarrollar una estrategia distinta a las comerciales, y el poner a prueba distintos
conocimientos, no solo contables o de ventas, sino tambin de tipo administrativo, como la planeacin y
el control, los cuales ayudes al buen funcionamiento de la empresa.
El objetivo principal de realizar este proyecto es obtener un mayor control en los activos fijos del rea de
produccin y maximizar la eficiencia de las operaciones, tanto en el departamento de Produccin como
en el de Contabilidad.
Como consecuencia a la problemtica que presenta la planta, abarcaremos diferentes temas
relacionados a la estrategia, la cual tendr como resultado un mejor control y aprovechamiento de los
activos fijos del departamento de produccin y una disminucin en los gastos de adquisicin por este
concepto.
Por ello en nuestro primer captulo conoceremos los antecedentes de la empresa, su cartera de
productos, clientes y distribuidores, as como su posicin en el mercado.
Posteriormente hablaremos en el segundo captulo, a cerca de los activos fijos, su importancia, tipo de
activos y control de estos. Adems conoceremos los tipos de control y la forma en que se aplican, as
como definiciones y conceptos de manuales, polticas, procedimientos y diagramas.
Continuaremos con el tercer captulo y realizaremos el anlisis de la estrategia que se aplicar para
cumplir con los objetivos planteados, los mtodos a seguir, el tiempo y los costos que tendr aplicndola
hacia la Planta.
Seguido a lo anterior en nuestro cuarto captulo procederemos a analizar e interpretar la estrategia
aplicada por medio de un caso prctico, la proyeccin de estados financieros y el anlisis del costo
beneficio.
Finalmente daremos algunas conclusiones y recomendaciones a cerca del estudio realizado a esta
empresa.
Este proyecto puede ser de gran inters principalmente para todo el Grupo Porcelanite, ya que esta
enfocado a una de sus diversas plantas, sin embargo lo aqu descrito tambin puede ser aplicado a otras
empresas ya sea del mismo tipo o de un giro distinto y que estn presentando un problema o situacin
similar, al igual que a todos aquellos estudiantes de administracin que necesiten un apoyo para conocer
y/o elaborar un tema similar.
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
I.-PROBLEMTICA
Porcelanite empresa manufacturera y comercializadora de productos para la decoracin de interiores
(pisos, losetas y azulejos), presenta una grave desorganizacin en el control de los activos fijos del rea
de produccin de las diversas plantas nacionales, debido a que no cuenta con personal capacitado para
el control de los activos, as como la inexistencia de polticas eficientes, motivo por el cual ha presentado
en sus resultados un aumento en sus gastos al reponer equipo faltante y como consecuencia una
disminucin en sus utilidades.
Durante el segundo trimestre se realizo un inventario fsico de la maquinaria y equipo del rea de
produccin de la Planta Manufacturera Porcel, en Sn. Marcos Contla Tlaxcala, resultando la deteccin
de faltantes en su maquinaria y equipo de produccin, lo cual es de gran riesgo para la compaa al
incrementar sus gastos en la adquisicin de estos activos.
II.- JUSTIFICACIN
En el pasado el control de los activos fijos se limitaba al registro de las adquisiciones de la empresa y su
natural tratamiento fiscal y contable. Hoy la dinmica de los negocios, leyes y procedimientos han creado
la necesidad de poder administrar de manera confiable y eficiente una de las partes ms importantes del
balance contable: El Activo Fijo.
Por esta razn realizaremos el presente proyecto para ofrecer a la empresa una alternativa de solucin
en la problemtica que presenta y reduzca as las perdidas y gastos innecesarios, ya que la inversin
ms significativa que tiene la empresa se encuentra en los activos fijos pues sin ellos su funcionamiento
sera virtualmente imposible.
Por otra parte es importante para nosotros demostrar que adems de ser capaces de llevar registros
contables y propuestas de ventas y publicidad, podemos brindar soluciones estratgicas dentro de su
organizacin, que ayuden a la empresa y a su buen funcionamiento.
III.- OBJETIVO
GENERAL
Contar con un instrumento administrativo que permita establecer los mecanismos necesarios de registro
y control del Activo Fijo del rea de produccin en la planta manufacturera Porcel, mediante la
descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, su costo, localizacin y asignacin de los mismos,
as como la autorizacin correspondiente para su alta, transferencia y baja, con el objeto de mantener
permanentemente actualizado el inventario de Activo Fijo del rea de produccin de dicha planta en el
primer trimestre del 2009.
ESPECFICOS.
Analizar oportunamente los procesos diarios del control de activos fijos en un periodo de 30 das.
Disear polticas eficientes que permitan el mejor control de los activos fijos en un periodo de 30
das.
Proponer estrategias operativas que maximicen los resultados deseados y disminuyan los riesgos en
un periodo de 30 das.
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
IV.- HIPTESIS
Si se implementan estrategias operativas de control que permitan una administracin ptima de los
activos fijos del rea de produccin de la planta Porcel, se podrn disminuir los gastos, evitar perdidas y
poder reflejar un aumento en las utilidades de la compaa, as como garantizar la salvaguarda fsica de
los activos fijos de la misma?
V.- METODOLOGA
La propuesta a la solucin de la problemtica que presenta Porcelanite conlleva a la necesidad de
efectuar investigaciones, por lo que se considera una investigacin documental en la cual llevaremos el
mtodo deductivo de lo general a lo particular teniendo como herramientas principales el uso de:
Entrevistas al personal autorizado, implicado en el control de activo fijo.
Realizar un anlisis fsico de la mercanca.
Recopilacin de informacin bibliogrfica.
As tambin consulta de archivos de la empresa, medios electrnicos, impresos y otros.
CAPITULO I
HISTORIA
ANTECEDENTES DE LA
EMPRESA
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
CAPTULO I
1.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Manufacturera, dedicada a la elaboracin y comercializacin de revestimientos cermicos.
TAMAO
Empresa grande y trasnacional.
1.1.1 HISTORIA
FECHA DE CONSTITUCIN
17 de julio de 1959.
HISTORIA
Desde su inicio, en 1959 siendo una empresa 100% Mexicana, y con una planta, de produccin
denominada Porcela, que alcanzaba una capacidad de produccin de aproximadamente 6000,000.00
metros cuadrados anuales, en el municipio de Ecatepec Estado de Mxico, y aos ms tarde al buscar su
crecimiento y expansin adquiere en el ao 2000 tres plantas ms en el Estado de Tlaxcala,
denominadas Gres (1983), Pavillin (1981) y Porcel (1993), ubicadas en los municipios de Santa Ana
Chiautempan, San Luis Teolochol y San Marcos Contla respectivamente, incrementando su capacidad de
produccin aproximada a 50000,000 millones de metros cuadrados y de igual forma adquiere dos plantas
ms, una en el Estado de Quertaro y construye una planta nueva en el estado de Guanajuato,
denominadas Ital Gres I (1997) e Ital Gres II (2002), incrementando su capacidad de produccin a
70000,000.00 millones de metros cuadrados anuales, trabajando a este ritmo por aproximadamente 3
aos, por estrategia comercial y financiera, los directivos y asesores de Grupo Porcelanite, toman la
decisin de cerrar la planta Porcela ubicada en Ecatepec Edo de Mxico e iniciar una nueva en el estado
de sonora en el poblado llamado Querobabi a 120 Km. de distancia de la ciudad de Hermosillo Sonora
perteneciente al municipio de Opodepe , de esta forma y con las nuevas adquisiciones Grupo Porcelanite
se mantiene en la era vanguardista de la tecnologa ya que al construir la nueva Planta Porcela en el
Estado de sonora y con un costo aproximado de 1,000.00 millones de pesos, se vio en la necesidad de
hacer un recorte de personal de ms del 50%, considerando que la tecnologa primordial Italiana,
Alemana y Francesa, sustituyo la mano de obra calificada, contando con inversiones altamente
considerable en su Activo Fijo el cual esta considerado aproximadamente en el 50% del capital de Grupo,
y de esta forma se ha distinguido por su continua superacin en calidad y especial atencin a toda su
clientela.
En el ao 2007 como parte de la estrategia de negocios Lamosa adquiri Grupo Porcelanite, con un costo
aproximado de 850 millones de dlares, que permitir continuar con la tendencia de crecimiento
observada en los ltimos aos, ampliar nuestra base de negocios y capitalizar sinergias importantes.
Contamos con una capacidad de produccin superior a los 120 millones de metros cuadrados anuales,
colocndonos como el productor ms grande del mundo de revestimientos cermicos.
Nuestras plantas estn ubicadas estratgicamente para atender eficientemente a los mercados del
continente Americano. Las excelentes arcillas utilizadas en la fabricacin de pisos y muros, as como la
gama ms sofisticada en esmaltes de alta calidad, la avanzada tecnologa, la mano de obra mexicana
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
calificada y responsable, hacen posible la creacin de una cermica rica en belleza y calidad indiscutible,
poniendo a su disposicin una extensa variedad de colores, diseos, formatos y texturas.
Innovadores sistemas de cogeneracin de energa y recuperacin de calor, as como importantes
medidas para la proteccin del medio ambiente, complementan nuestra filosofa de empresa y
compromiso de exigencia en la obtencin de un producto de altsima calidad y diseos innovadores,
capaces de satisfacer todo tipo de proyectos y gustos con los mejores resultados.
La mejor y extensa Red de Distribuidores asegura siempre la satisfaccin de nuestros consumidores
finales.
Es por todo esto que Porcelanite se enorgullece de poder contar con la preferencia de toda nuestra
clientela, la que hace posible realizar y alcanzar nuestras metas.
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Atomizado
Mediante unas bombas llamadas neumticas y de pistones, la barbotina es enviada por medio de presin
hasta la cmara de deshidratacin la cual se encuentra previamente calentada al ingresar a la cmara es
expandida por medio de una corona de espreas pulverizando la barbotina y eliminando la humedad
innecesaria, con una altura de 20 metros a la cada de la barbotina ya se encuentra en estado de polvo
con una humedad deseada.
Reposo
La barbotina es recibida en bandas transportadoras por medio de las cuales se envan hasta los silos de
depsitos con capacidad de mas de 10 metros cbicos, en estos silos deber permanecer por lo menos
72 horas antes de utilizar ahora llamada pasta.
Prensado Secado
En este proceso se recibe la pasta antes llamada barbotina, por medio de bandas transportadoras y se
depositan en el almacn de la prensa con una capacidad de no mas de 2 metros cbicos, esta pasta es
suministrada a la prensa automticamente segn lo requiera la maquina, realiza la carga a los moldes y
prensa dicha pasta logrando obtener una pieza altamente compactada llamada bisquet, de ah se
introduce en una especie de cajones con rodillos mecnicos y el interior calentado por una circulacin de
aire.
Esmaltado
Este proceso cuenta con lneas de bandas transportadoras por medio de las cuales son trasportadas las
piezas llamadas bisquet ah son esmaltadas por medio de sistemas altamente sincronizados, con equipos
como son las cabinas esmaltadoras, campanas esmaltadoras, maquinas de serigrafa, granilla doras,
rebabeadores, hornos de secado, ventiladores centrfugos, desviadores y carros box, los carros box se
utilizan para almacenar el producto semi-terminado o en algunas plantas el producto es enviado
directamente al siguiente proceso.
Hornos
Este proceso es alimentado por medio de los robots, llamados TGV o LGV o son enviados del proceso
anterior, este proceso cuenta con un horno de aproximadamente 70 metros de largo por el cual el bisquet
es introducido hasta alcanzar una temperatura de 1200 F este proceso dura aproximadamente 60
minutos.
Clasificacin final
Se recibe el material directamente del proceso anterior, pasando por la mesa de seleccin en el cual se le
hace una marca con un plumn especial y que mas adelante por medio de censores pticos se realizara
su clasificacin en primera, segunda o desperdicio, cuando es desperdicio el material es destruido por
medio de martillos mecnicos, el material es dirigido a una maquina apiladora de diferente numero de
piezas, dependiendo de el tipo de producto, al terminar una apilacin, es enviada a la maquina
encartonadora lo cual se empaqueta automticamente, pasa a la siguiente maquina que es la flejadora,
como su nombre lo dice fleja la caja y la enva a la paletizadora, que es un brazo mecnico automatizado
que se encarga de llenar el palet para que el personal de almacn lo estibe en la nave, este producto fue
revisado previamente por el departamento de control de calidad.
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
SONORA
HIDALGO
GUANAJUATO
QUERTARO
TLAXCALA
TLAXCALA
PUEBLA
Cada una nuestras plantas estn ubicadas estratgicamente para obtener los mayores beneficios
posibles y as poder atender eficientemente al mercado. A continuacin se presentan la ubicacin de las
distintas plantas de produccin de Porcelanite.
PLANTA PORCELA
Carr. Internacional Hermosillo-Nogales km 112
Col. Opodepe, Opodepe, Sonora
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
PLANTA GRES
KM. 27 Carr. Puebla
Sta. Ana la Magdalena, Tlaltelulco
Sta. Ana Chiautempan, Tlaxcala,
C.P. 90800
PLANTA PAVILLION
KM.20 Carr. Puebla,
Santa Ana Teolocholco
San Luis Teolocholco, Tlaxcala
C.P.90850
PLANTA PORCEL
KM.14.5 Carr. Puebla,
San Marcos Contla
Papalotla de Xicohtencatl, Tlaxcala
C.P. 90791
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PLANTA ITALGRES
Av. San Diego No.1 esq. 5 de Febrero
Col. Carrillo Puerto
Quertaro, Quertaro
C.P.76200
PLANTA ITALGRES II
KM. #47 Carr. Fed. Quertaro - San Luis
San Jos Iturbide
Guanajuato, Guanajuato
C.P. 37980
PLANTA SOLUTEK
Antigua Carr. Mxico-Pachuca s/n, Tepojaco
Tizayuca, Hidalgo
C.P.43810
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CONTROL DE
CALIDAD
MANTENIMIENTO
GERENCIA DE
PRODUCCIN
ALMACEN
ALMACN DE
PRODUCTOS
TERMINADOS
ALMACN DE
MATERIAS
PRIMAS
VENTAS
TRAFICO
PUBLICIDAD
GERENCIA DE
MERCADOTECNIA
TESORERA
DIRECCIN
CONTABILIDAD
GERENCIA DE
FINANZAS
CONTRALORA
ADMINISTRACIN
DE PERSONAL
CAPACITACIN
GERENCIA DE
RECURSOS
HUMANOS
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Contabilidad
Costos
Gestin y previsin de tesorera
Cobros y pagos
Relacin con clientes y proveedores
Administracin general
Elaboracin y control de presupuestos
Auditora Interna
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MISIN PROPUESTA
Elaborar y distribuir las mejores lneas de productos de la ms alta calidad, superando siempre las
expectativas del mercado, mediante la creacin de productos innovadores elaborados con el ms
talentoso, integro y eficiente equipo, bajo las ms estrictas normas de calidad.
VISIN
Ser una empresa lder en el ramo tanto en Mxico como en el mundo y consolidarse como la mejor
compaa de revestimiento cermico, con base en la preferencia del consumidor.
FILOSOFA
Buscamos innovar constantemente para poder satisfacer plenamente de nuestros clientes, es por eso
que ofrecemos una amplia gama de productos para que nuestros clientes puedan escoger y as poderles
brindar un excelente producto.
Para nosotros el elemento humano es el fundamental para el xito de nuestra organizacin, es por eso
que nuestra responsabilidad es apoyarlos para su desarrollo y beneficio.
VALORES
El Respeto a la Persona.- Trabajando siempre bajo la consigna de la responsabilidad, la honestidad
y la lealtad.
Enfoque al Cliente.- Nuestro cliente es nuestra prioridad, con espritu de servicio, trabajo en equipo
y actitud positiva.
nfasis en la Calidad.- En la bsqueda continua por mejorar nuestra calidad, desarrollando al
personal y respetando el medio ambiente.
Orientacin a Resultados.- Actuando con responsabilidad, enfocado en el reconocimiento del
desempeo y a la optimizacin de recursos.
Espritu emprendedor.- La compaa mantiene un sistema descentralizado de toma de decisiones
como nico medio para incitar el espritu emprendedor a todos los niveles. La compaa anima a sus
empleados a tomar iniciativas.
Compromisos.- Los empleados estn orgullosos de los productos de la compaa y se comprometen
a respetar y desarrollar las marcas.
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VALORES AGREGADOS
Calidad
a) Los productos de primera calidad cumplen y superan los estndares internacionales de la American
National Standard Institute (ANSI) bajo las pruebas determinadas por la American Society for Testing
and Materials (ASTM).
b) Los productos de primera calidad se garantizan por escrito, esta garanta cubre el producto y de ser
el caso, el costo de la mano de obra involucrado al quitar y volver a instalar.
c) Durabilidad garantizada por escrito de una de sus lneas hasta por 30 aos.
d) Empaques de producto en perfecto estado y correctamente embalados.
Innovacin
a)
b)
c)
d)
Servicio
a)
b)
c)
d)
e)
f)
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Preservacin y cuidado del medio ambiente mediante prcticas que demuestran el respeto el
medio ambiente, promueven la optimizacin de recursos, prevn la generacin de desperdicios.
Vinculacin con la comunidad creando sinergias entre sectores para multiplicar los resultados
en la solucin de problemas sociales.
Ser una Empresas Socialmente Responsables (ESR) significa integrar a nuestra estrategia de
negocios una visin social fundamentada en polticas y programas, que nos permite desempearnos ms
all de nuestras obligaciones legales para as contribuir al desarrollo de Mxico.
Porcelanite cuenta con tres principales lneas de productos en el mercado los cuales son:
1. Pisos
2. Muros.
3. Coordinados.
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RTICO
rea de Aplicacin: Cocina
Otras reas: Bao Recamaras
Producto: Pisos
OTTAWA
rea de aplicacin: Estancia
Producto: Pisos
ELIOS
rea de aplicacin: Estancia
Producto: Pisos
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
LUMINA
rea de Aplicacin: Cocina
Producto: Pisos
LIMA
rea de aplicacin: Exteriores
Producto: Pisos
FRANCESA
rea de Aplicacin: Cocina
Otras reas: Comedor Exteriores Estancia Sala
Producto: Pisos
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
VERONA
rea de aplicacin: Estancia
Producto: Pisos
ARGOS
rea de aplicacin: Exteriores
Producto: Pisos
MADERAS EBANO
rea de aplicacin: Salas
Producto: Pisos
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
ESTAMBUL
rea de aplicacin: Bao
Producto: Piso
ANDES PLUS
rea de Aplicacin: Cocina
Producto: Muros
CANCN
rea de Aplicacin: Cocina
Otras reas Recomendadas: Bao
Producto: Muros
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
YAX
rea de aplicacin: Baos
Producto: Muros
KEOPS
rea de Aplicacin: Cocina
Otras reas Recomendadas: Bao
Producto: Muros
MERCURIO
rea de aplicacin: Bao
Producto: Muros
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
KABAH
rea de aplicacin: Baos
Productos: Muros
CARRARA
reas de aplicacin: Bao
Producto: Coordinados
ACAPULCO-GUANAJUATO
rea de aplicacin: Bao
Producto: Coordinados
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
LEPANTO
rea de Aplicacin: Cocina
Otras reas: Comedor Sala
Producto: Coordinados
GALILEO
CAREYES
reas de Aplicacin: Bao
Producto: Coordinados
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PLATINUM
de Aplicacin: Baos y Cocinas
Producto: Coordinados
PROPIEDADES DE LA
LOSETA:
1.6 LA COMPETENCIA:
DEFINICIN: Situacin de empresas que rivalizan en un mercado ofreciendo o demandando un mismo
producto o servicio.2
El significado de la palabra competencia (del latn competentia) tiene dos grandes vertientes: por un lado
hace referencia a la disputa o contienda entre dos o ms personas sobre algo. En el mismo sentido, se
refiere a la oposicin o rivalidad entre dos o ms que aspiran a obtener la misma cosa, la situacin de
empresas que rivalizan en un mercado al ofrecer o demandar un mismo producto o servicio, a la persona
o grupo rival.
Podemos sealar que en la economa, la competencia es una situacin donde los agentes econmicos
son libres de ofrecer bienes y servicios en el mercado y de elegir a quien comprar otros bienes y
servicios. La competencia implica la existencia de una pluralidad de oferentes y de demandantes.
http://www.geocities.com/procesalorganico/pro06competencia.htm#_Toc36479331
18-Ago-2008
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Es usual que cuando hablamos de competencia nos venga a la mente empresas que son nuestra
principal competencia: aquellas que producen o comercializan los mismos productos. Pero la
competencia no se limita al caso de las empresas que compiten con la nuestra directamente (con los
mismos productos). Tambin se considera competencia indirecta a las empresas que ofrecen productos
que pueden sustituir a los nuestros.
En el mundo real, es difcil encontrar estructuras de mercado que garanticen la transparencia plena tanto
para consumidores como para competidores. No siempre las posiciones competitivas son iguales y por lo
tanto, es necesario analizar detalladamente la clase de mercado que se afronta, para poder realizar un
anlisis claro de la realidad competitiva presente.
Las empresas que se mencionan a continuacin son algunas con las que se comparte el mercado, y que
son de talla nacional e internacional, nuestra empresa puede competir con empresas de nivel bajo,
medio o medio- alto, existe una gama impresionante de variedad de productos nacionales e importados
pero estos son los de mayor importancia en Mxico.
INTERCERAMIC
VITRO
AZULEMEX
CELIMA
http://www.monografias.com/trabajos12/marking/marking2.shtml
11:02 P.M.
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CERMICA ANTIQUE
IMAS
ROCERSA CERAMICA
KOLORINES
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Porcelanite
7%
6%
4%
Interceramic
3% 3% 2%
30%
Vitro
ALCEA
Imas
Azulemex
25%
20%
CELIMA
Cramica Antique
Otros
Fuente: www.porcelanite.com
Podemos observar que los productos de Porcelanite estn mejor posicionados en el mercado en
comparacin con los productos de la competencia ya que tenemos un 30% del mercado, despus se
encuentra Interceramic con un 20%, le sigue Vitro con un 25% y el resto le pertenece a empresas un
poco ms pequeas.
De igual forma es importante nombrar a la competencia indirecta para Porcelanite como lo son las
industrias de texturizantes, pastas, cantera, losetas vinlicas y todas aquellas que se dedican a los
recubrimientos con otro tipo de materiales, entre los que podemos mencionar a los siguientes:
Vinylasa
Tarkett
Tekno-step
Comex
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
1.7 CLIENTES
Los clientes potenciales para nuestros productos estn integrados por una amplia gama de distribuidores
altamente seleccionados, contamos con un gran nmero de distribuidores a nivel mundial en lugares
como; E.U. Sta. Lucia, Barbados, Dinamarca, Gran Caimn, Hait, Islas Vrgenes, Jamaica, Nassau,
Puerto Rico, Trinidad y Canad, y por supuesto en toda la Repblica Mexicana.
En este mapa se puede observar que los productos de Porcelanite se venden tanto en Mxico como en
distintas partes del mundo.
Algunos de nuestros principales distribuidores en Mxico son:
DISTRIBUIDOR
El surtidor de Observatorio
SA CV
Cermica
Recubrimientos
Nacionales
Comercial Azulejera
Comercial
Crdoba
Azulejera
RELACIN CON
PORCELANITE
Principal
distribuidor
productos Porcelanite.
LOGO
de
Principal distribuidor de
productos Porcelanite.
Principal distribuidor de
productos Porcelanite.
de
Principal distribuidor de
productos Porcelanite.
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Llano de la Torre.
Principal
distribuidor
productos Porcelanite.
de
Deco Cermica
Principal
distribuidor
productos Porcelanite.
de
En la siguiente grfica podemos observar el porcentaje de clientes que adquieren la gama de productos
de Porcelanite:
GRFICA DE CLIENTES
5%
DISTRIBUIDORES
15%
FABRICANTES
6%
49%
ARQUITECTOS
DECORADORES
7%
DISEADORES
18%
OTROS
Fuente: www.porcelanite.com
En est grfica se muestra que la mayor parte de nuestros productos los compran los distribuidores que
estos a su vez los hacen llegar a los consumidores finales, despus se encuentran los fabricantes,
arquitectos los cuales usan los productos en las distintas construcciones que realizan y por ltimo los
diseadores.
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
http://www.monografias.com/trabajos17/canales-distribucion/canales-distribucion.shtml
31-Ago-08 22:45
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Mayoristas
Mercantiles
Agentes y Corredores
Los Intermediarios Mercantiles (tanto los Mayoristas como los Minoristas), son los que en un momento
dado, adquieren los productos en propiedad; para luego venderlos a otros Intermediarios o al consumidor
final. Tambin se les llama Intermediarios Comerciales ya que revenden los productos que compran.
Los Agentes o Corredores jams llegan a ser dueos de los productos que venden; porque actan en
representacin de los productores o de los Intermediarios de tales productos.
Todos ellos colaboran en las actividades de Mercadotecnia, facilitando la adquisicin de los productos
para quienes, en ltima instancia, habrn de consumirlos o utilizarlos.
Cabe resaltar que cada intermediario aumenta un cierto porcentaje a los precios de venta de los
productos, en pago de sus servicios.
Canal de distribucin de bienes de consumo. Es hacer llegar los productos perecederos por
diversos canales de distribucin hacia las manos de los consumidores de manera fcil y rpida.
Ejemplo: Los agricultores pueden hacer llegar sus productos por medio de una central de
abastos o por medio de agentes de ventas.
Canal de distribucin de los bienes industriales. Es cuando se dispones de diversos canales para
llegar a las organizaciones que incorporan los productos a su proceso de manufactura u
operaciones. Ejemplo: Las empresas que fabrican partes para la elaboracin de un auto, las
proporcionan a empresas ensambladoras para llevar a cabo su produccin.
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PORCELANITE
DISTRIBUIDOR
(CLIENTE)
CONSUMIDOR
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Es una herramienta sencilla que permite realizar un diagnstico rpido de la situacin de cualquier
empresa, considerando los factores externos e internos que la afectan y as poder delinear la estrategia
para el logro satisfactorio de las metas y objetivos inherentes a la empresa. 5
Fortalezas:
Debilidades:
Amenazas:
http://www.monografias.com/trabajos10/foda/foda.shtml
11-Sep-2008
21:47
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Costos cambiantes. Los costos que tiene que realizar el comprador al cambiar de un proveedor a otro,
generan una barrera para el ingreso a un sector. Los costos cambiantes pueden incluir costos de:
1. Reentrenamiento del empleado
2. Nuevo equipo auxiliar
3. Probar y calificar la nueva fuente
4. Requerimiento de ayuda tcnica por depender del apoyo de ingeniera del proveedor.
5. Rediseo del producto o servicio
Si estos costos de cambio son elevados, los proveedores de nuevo ingreso tendrn que ofrecer una gran
mejora en el costo o desempeo, para que el comprador cambie a la propuesta actual.
Acceso a los canales de distribucin. Para los que desean ingresar, se puede crear una barrera, por la
necesidad de asegurar la distribucin de su producto o servicio, debido al grado en que los canales
lgicos de distribucin para el artculo, han sido previamente utilizados por las empresas establecidas,
por lo que la nueva empresa deber persuadir a los canales de que acepten su producto o servicio
mediante la reduccin de precios, asignaciones para publicidad compartida y similares, lo cual reduce las
utilidades.
Desventajas en costo independientes de las economas de escala. Las empresas establecidas
pueden tener ventajas de costo no igualables respecto a las de sus competidores de nuevo ingreso,
independientes de las economas de escala.
Tales ventajas son:
1. Tecnologa de producto o servicio patentado: se mantiene la propiedad de los conocimientos del
producto o caractersticas de diseo mediante atentes o secreto.
2. Acceso favorable a insumos: las empresas establecidas pueden haber contratado las fuentes ms
favorables de abastecimiento de insumos.
3. Ubicaciones favorables: las empresas establecidas pueden haberse ubicado con ventaja antes de
que las fuerzas del mercado subieran los precios.
4. Subsidios gubernamentales: los subsidios preferenciales pueden otorgar a las empresas
establecidas, ventajas duraderas en algunos sectores.
5. Curvas de aprendizaje (o de experiencia = cambios tecnolgicos): Se presenta la tendencia de
que los costos unitarios disminuyan en tanto la empresa adquiere ms experiencia en la elaboracin de
un producto. Los costos se reducen, ya que los trabajadores mejoran sus mtodos y se vuelven ms
eficientes; se desarrollan equipos y procesos especializados, y los cambios en el diseo del producto
hacen ms fcil su fabricacin.
Patentar experiencia (cambios tecnolgicos). Si los costos disminuyen con la experiencia (cambio
tecnolgico) en un sector industrial, y si las empresas establecidas pueden patentar la experiencia,
entonces el efecto es una barrera al ingreso.
Las empresas de nuevo ingreso, sin ninguna experiencia, tendrn costos ms elevados que las empresas
establecidas, y deben soportar grandes prdidas de iniciacin porque los precios pueden ser inferiores o
casi iguales al costo, hasta lograr la experiencia y los costos de las empresas establecidas que cuentan
con un flujo de efectivo elevado debido a sus costos ms bajos, lo que a su vez le permitira invertir en el
desarrollo de nuevas tcnicas y equipo.
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Poltica gubernamental. El gobierno puede limitar o incluso impedir el ingreso a determinadas industrias,
estableciendo controles tales como: requisitos de licencia y limitaciones en cuanto al acceso a materias
primas.
Las normas para la aprobacin del producto pueden imponer sustanciales plazos crticos, que no slo
elevan el costo del capital de ingreso; sino que dan a las empresas establecidas informacin anticipada
del ingreso inminente y en ocasiones pleno conocimiento del producto del competidor, lo cual les concede
la formulacin estratgica de respuesta.
Reaccin esperada. Las expectativas de las empresas de nuevo ingreso respecto a la reaccin de los
competidores tambin influirn como una amenaza de ingreso. Las posibilidades de represalias para el
ingreso son:
1. Fuerte represalia a los que ingresan al sector.
2. Empresas establecidas con elevados recursos, capacidad de deuda, capacidad productiva para
defenderse.
3. Empresas establecidas con gran compromiso en el sector industrial.
4. Crecimiento lento del sector industrial, lo que limita el ingreso de nuevas industrias y deprime los
resultados financieros de las ya establecidas.
5. Presin de productos o servicios sustitutos
Todas las empresas en un sector industrial se encuentran en competencia con empresas que producen
artculos o servicios sustitutos, mismos que limitan los rendimientos potenciales de un sector industrial
colocando un tope sobre los precios que las empresas en la industria pueden cargar rentablemente.
6. Poder negociador de los compradores
Los compradores compiten en el sector industrial forzando la baja de precios, negociando por una calidad
superior o ms servicios, haciendo que los competidores concursen entre ellos y buscando sobre todo la
rentabilidad de la industria.
7. Poder negociador de los proveedores
Los proveedores pueden ejercer poder de negociacin sobre los que participan en un sector industrial
amenazando con elevar los precios o reducir la calidad de los productos o servicios.
Las siguientes preguntas le ayudarn a conocer las fortalezas, debilidades amenazas y oportunidades de
su empresa:
1. Sus costos son reducidos respecto a la competencia?
2. Tiene identificacin su producto o servicio (es distintivo)?
3. Tiene solvencia econmica?
4. Sus costos al cambiar de proveedor son elevados?
5. Su producto o servicio es distribuido adecuadamente?
6. Tiene patente su producto o servicio?
7. Se abastece sin problemas de materias primas?
8. Recibe algn apoyo gubernamental?
9. Tiene procedimientos eficientes?
10. Tiene problemas con las aprobaciones del gobierno?
11. Contempla elevada competencia?
12. El producto o servicio tiene sustitutos competitivos?
13. Tiene calidad y es competitivo su producto o servicio?
14. La calidad y precio de su proveedor es satisfactoria?
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Oportunidades
Al contar con una capacidad de produccin de 120 millones de metros cuadrados anuales, se
puede satisfacer un mayor nmero de demanda del mercado nacional e internacional.
Puede competir en el futuro con n nmero de empresas nacionales e internacionales, gracias a
la variedad de sus productos, ya que permiten satisfacer la diversidad del mercado, en sus
niveles, bajo medio y medio-alto y gracias a esto buscar la presencia en la mayor parte del
mundo.
Gracias al control del mantenimiento preventivo y a la automatizacin en el proceso, se pueden
disminuir los tiempos muertos.
Conseguir descuentos muy importantes por parte de los proveedores como consecuencia de la
alta demanda de materiales para la elaboracin de los productos.
Debido a la alta demanda de sus productos y a que cuenta con alta tecnologa puede ampliar su
lnea de productos en un futuro.
Debilidades
Su alta capacidad de produccin genera una sobreproduccin, haciendo que disminuya la
rotacin de los inventarios, generando una estabilidad en los recursos financieros.
La velocidad de la innovacin de nuevos modelos en el mercado hacen que varios de los
productos se tornen obsoletos o descontinuados.
Por la mayora del equipo de procedencia extranjera, eleva el costo de mantenimiento ya que se
requiere de mano de obra altamente especializada o en su defecto capacitacin al personal
interno en el extranjero.
Los costos para el control del activo fijo son elevados.
Concientizar al personal para aplicar la poltica de calidad que se basa en bien y a la primera.
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Amenazas
La introduccin y comercializacin al mercado ya dominado por otros productos a costos muy por
debajo de la media.
El cobro de impuestos excesivo por la SHCP mediante las reformas fiscales.
La aceleracin y el avance desmesurado de la tecnologa.
El impedimento por los gobiernos locales para el funcionamiento de la empresa.
La baja de las ventas, por productos similares a costos muy econmicos.
Contaminacin del medio ambiente por las actividades normales, en consumo de energticos y
desechos inevitables.
Costos excesivos para cambiar la ubicacin de la planta.
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Esto presenta al empresario con la opcin de liquidar la compaa, unirse a otra (o ser adquirida por otra),
irse pblica o disfrutar del flujo de efectivo.
Como en la vida, muchos eventos pueden pasar durante el ciclo de vida de un negocio. Algunos negocios
no llegan a ver la luz y otros terminan el ciclo por "muerte natural".
CICLO DE VIDA DE LA EMPRESA PORCELANITE
Por su experiencia, tecnologa con la que cuenta y participacin dentro del mercado Porcelanite se
encuentra en la etapa de madurez en su ciclo de vida.
TECNOLOGA
MERCADO
PRODUCCIN
ETAPA I
INICIO
ETAPA II
MADUREZ
ETAPA III
DECLIVE
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CAPITULO II
MARCO TERICO
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El control interno es una parte del proceso administrativo de una empresa, la cual en primera
instancia evala el desempeo actual del negocio, para poder ejercer las medidas correctivas
necesarias para que los procesos marchen conforme lo establecido.
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Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar
errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los
mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que
captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o
enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para
responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los
cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un
diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que
implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes
de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae,
es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una
organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo
comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado
adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.
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Seguridad en la accin seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el
rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido).
Correccin de los defectos.
Mejoramiento de lo obtenido.
Nueva planeacin general.
Motivacin personal.
Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la
gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente
con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las polticas son medios importantes para
poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la accin futura. Por lo tanto
es importante distinguir entre el establecimiento de las polticas y su realizacin. El establecimiento de
las polticas forma parte de la funcin de la planificacin, mientras que se realizacin corresponde a la
funcin de control. A continuacin enlistamos algunos controles preliminares:
Seleccin de recursos humanos y formacin de equipos de trabajo: La funcin de organizar define los
requerimientos del trabajo y predetermina los requerimientos de las habilidades de los empleados.
Estos requerimientos varan en su grado de especificidad, dependiendo de la naturaleza de la tarea.
En el nivel del taller, los requerimientos de las habilidades pueden especificarse tomando en cuenta los
atributos fsicos y la destreza manual; por otro lado, los requerimientos para las tareas del personal de
gerencia que la capacidad de la gerencia es un determinante fundamental del xito de la organizacin.
Materiales: La materia prima que se transforma en un producto determinado debe ajustarse a los
estndares de calidad. Al mismo tiempo, debe mantenerse un inventario suficiente para asegurar el
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flujo continuo que satisfaga las demandas de los clientes. En aos recientes se han diseado muchos
mtodos que utilizan el muestreo estadstico para controlar la cantidad de los materiales, el cual
consiste en la inspeccin de las muestras ms que de todo el lote. Estos mtodos son menos costosos
en cuanto al tiempo de inspeccin, pero existe el riesgo de aceptar materiales defectuosos si la
muestra no tiene ningn defecto.
El control preliminar de los materiales ilustra un sistema de control que es muy rutinario.
El estndar puede medirse fcilmente y la informacin (la muestra) est disponible de inmediato. La
duda de aceptar o rechazar materiales surge con bastante frecuencia y deben tomarse las decisiones
con un fundamento justo y uniforme. La decisin para aceptar, rechazar o tomar otra muestra se basa
en instrucciones directas; al tener los resultados de la muestra, la decisin es automtica.
Capital: La adquisicin de capital refleja la necesidad de reemplazar el equipo existente o de aumentar
la capacidad de la empresa. Las adquisiciones de capital son controladas por el establecimiento de
criterios de rentabilidad potencial que deben determinarse antes de que la propuesta sea autorizada.
Estas adquisiciones generalmente se incluyen en el presupuesto de capital, un documento de
planificacin a mediano y largo plazo que detalla las fuentes y usos alternativos de los fondos. Las
decisiones de la gerencia que implican el compromiso de los fondos presentes a cambio de los fondos
futuros se denominan decisiones de inversin. Los mtodos que sirven para las propuestas de
inversin se basan en anlisis econmico. Existen varios mtodos ampliamente utilizados, cada uno
de los cuales implica la formulacin de un estndar al que deben ajustarse para aceptar la adquisicin
prospectiva del capital:
El mtodo del periodo de recuperacin: Es el mtodo ms simple, se calcula el nmero de aos que se
necesitan para recuperar el capital propuesto para pagar el costo original con los futuros ingresos en
efectivo.
La tasa de rentabilidad sobre la inversin: Es una medida alternativa de rentabilidad. Es la razn de los
ingresos netos adicionales sobre el costo original. La tasa de rentabilidad calculada debe compararse
con algunos estndares de mnima tolerancia, y la decisin de aceptarla o rechazarla depende de esta
comparacin.
El mtodo de la tasa descontada de rentabilidad: Tomar en cuenta el valor temporal del dinero y, de
una manera similar al mtodo del periodo de recuperacin, considera slo el flujo de efectivo. Se usa
ampliamente debido a que se concepta como el mtodo correcto para calcular la tasa de rentabilidad.
Recursos financieros: Los recursos financieros adecuados deben estar disponibles para asegurar el
pago de las obligaciones que surgen de las operaciones actuales. Deben compararse los materiales y
pagarse los sueldos, los intereses y los vencimientos; el medio principal para controlar la disponibilidad
y el costo de los recursos financieros es el presupuesto, particularmente el de efectivo y de capital de
trabajo. Estos presupuestos predicen el flujo y reflujo de las actividades de la empresa cuando se
compran materiales, se producen y se pasan al inventario de los productos terminados, las existencias
se venden y se recibe efectivo.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus
subordinados; la direccin se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados
sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para
asegurarse de que se realiza adecuadamente.
La direccin sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar
para sus subordinados las rdenes recibidas de niveles ms altos. La relativa importancia de direccin
depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados.
Control de retroalimentacin: La caracterstica definitiva de estos mtodos de control consiste en que
stos destacan los resultados histricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los
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estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados
histricos y determinar cuales son los cambios que deberan hacerse en la adquisicin de recursos
futuros o actividades operativas.
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salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los
intereses y amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros.
rea de recursos humanos: Es el rea que administra al personal, los principales controles que se
aplican son los que siguen:
Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj checador o del expediente que
verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos mdicos, y las no
justificadas.
Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar en
vacaciones y por cuntos das.
Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos,
entre otros.
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Planear y organizar. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para
fijar qu debe hacerse y cmo.
Hacer. El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los
objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona detalles sobre lo que se
est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta informacin debe
ser clara, prctica y actualizada al evaluar.
Evaluar. El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la informacin obtenida
con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser
necesarias tomar.
Mejorar. La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que
hacen perder el equilibrio al sistema.
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Y en base a nuestras respuestas, seguir las siguientes reglas para obtener un buen control interno:
Regla # 1: Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacin.
Regla # 2: Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcin
controladora, para aplicar el que sea ms til (Puramente personales: supervisin, revisin de
operaciones, entre otros).
Regla # 3: Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema que exija
rebasar lo calculado en la previsin, hace que, o bien no pueda adecuadamente la funcin, o bien se
tienda a abandonar el control como inservible. Muchos estn en contra del empleo de controles,
precisamente por su inflexibilidad.
Regla # 4: Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones. El control de tipo "histrico", mira
hacia el pasado. De ah que, muchas veces, cuando reporta una desviacin o correccin, sta es ya
imposible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo ms que se pueda.
Regla # 5: Los controles deben ser claros para todos los que han de usarlos. De ah la necesidad de
limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en los
"especialistas", como un medio de "hacer valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es
obteniendo el mximo efecto del control, y ste no se dar, si todos los que han de emplearlo, no lo
entienden perfectamente.
Regla # 6: Los controles deben llagar lo ms concentrados que sea posible a los altos niveles
administrativos,
que
los
han
de
utilizar.
Por esta razn debe encarecerse siempre la utilizacin de grficas para el control, ya sean simples
lneas, grficas de Gantt, de punto de equilibrio, etc. Ntese adems el beneficio de poder aplicar las
tcnicas de la estadstica.
Regla # 7 Los controles deben conducir por s mismos de alguna manera a la accin correctiva. No slo
deben decir "que algo est mal", sino "donde, por qu, quien es el responsable, etc.
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Regla # 8: En la utilizacin de los datos debe seguirse un sistema o bien un cierto nmero de pasos que
son: a) Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Interpretacin de los mismos; b) Medir
los resultados; c) Tomar medidas correctivos; d) Retroalimentacin
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cinco minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por su parte, los controles pueden revelar
normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podran involucrar un
cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad.
Retroalimentacin
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se
ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. Siempre ser necesario dar a conocer los resultados
de la medicin a ciertos miembros de la organizacin para solucionar las causas de las desviaciones.
Cada decisin tendr sus ventajas e inconvenientes y depender del tipo de problema que se desee
afrontar. En todo caso, la informacin debe darse de la forma ms objetiva posible. Pierde eficacia
cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, crticas, interpretaciones, juicios, etc.
Parece que cuando muchas personas intervienen en la comunicacin de los resultados, incluidos el
personal de staff o los supervisores y es difcil ser neutrales, aumenta el riesgo de que surjan el conflicto
y actitudes defensivas en los empleados que estn siendo controlados.
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
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8.
9.
10.
11.
Una de las caractersticas fundamentales de la administracin por objetivos, consiste en forzar a la mente
para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos objetivos que hasta hoy se dejaban
establecidos en forma vaga, o eran puramente cualitativos.
La administracin por objetivos se aplica a lo jefes o administradores de todos los niveles. Consiste
realmente en un medio para medir su verdadera aportacin.
Grfica de Gantt
Uno de los elementos ms importantes de controlar es el desarrollo de la realizacin de actividades tanto
al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relacin que deben aguantar entre s en cada
momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin.
Henry I. Gantt, invent para este efecto las cartas o grficas que toman su nombre y que consisten en
representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con niveles o lneas verticales,
indica en meses, semanas, das, entre otros, el momento de su iniciacin y terminacin, y su
simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella. Suelen indicarse tambin a veces la
persona, seccin, entre otros, encargada de cada una de dichas actividades.
Las tcnicas de trayectoria crtica
Entre los mayores y ms modernos avances en materia de tcnicas de control planeacin se encuentran,
las llamadas Tcnicas de Trayectoria Crtica. Aunque son mtodos diversos, tienen elementos comunes
que permiten agruparlos bajo una denominacin comn: Se ha puesto el trmino METRA (Mtodo de
Evaluacin y Trayectorias en Redes de Actividades).
Estas tcnicas constituyen un mtodo para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relacin de
actividades, entre otros.
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Tcnica PERT
Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revi Technique, que traducido al espaol
significa Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas. Consiste en un instrumento con bases en una
red de actividades y eventos, y mediante la estimacin de tres tiempos, se evala la probabilidad de
terminar un proyecto para una fecha determinada.
Aunque inicialmente esta tcnica fue creada para controlar y evaluar la duracin de proyectos, por lo que
se conoci como PERT/tiempo, posteriormente se ha introducido en ella los costos de las actividades,
para efectos de control presupuestal, y aun para estudiar el tiempo mnimo compatible con el menor costo
posible, dando lugar al sistema PERT/costo.
La tcnica CPM
Simultneamente con el estudio del mtodo PERT, aunque de forma independiente, las compaas
Dupont de Niemours, y Remington Rand, buscaban un procedimiento que les permitiera resolver
problemas tpicos de programacin. Llegaron al resultado de redes de actividades, como en el caso del
PERT, por lo que la primera fase del CPM (Critical Path Method: Mtodo de la Ruta Crtica) es
prcticamente igual al PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de
ejecucin, basado en experiencias previamente registradas, pero a la vez introduce costos estimados de
las actividades implicadas en el proyecto, buscando acortar el proyecto al condensar ciertos tiempos, para
lograr un mnimo costo. Se podra definir como la tcnica que estima un tiempo probable y determina el
costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo ms conveniente de comportamiento en la
duracin de un proyecto, para lograr el mnimo costo posible.
La tcnica RAMPS
Es el ms reciente entre los mtodos de Ruta Crtica. Su nombre se forma tambin de las siglas Resource
Allocation and Multi Project Schedulling: Programa de Proyectos Mltiples y Asignacin de Recursos.
Tiene por objeto programar la forma en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios
proyectos simultneos, total o parcialmente, para obtener una mxima eficiencia. Adems de las ideas e
instrumentos comunes a PERT y PCM, introduce conceptos de competencia entre varias actividades, que
utilizan los mismos recursos a la vez, y que permiten programar dichos recursos en conjuncin al
programa de actividades. Es posible comparar los costos de diversas alternativas en proyectos, identificar
los recursos ms efectivos, y es factible, a travs del uso de una computadora electrnica, hacer
evaluaciones del progreso y perspectiva de trabajo en un momento determinado segn opinin de la
oficina en Mxico de la firma inventora.
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
provocan un mayor intento de explicacin que el resto", pero esto provoca que se trate de
personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen.
Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado especfico e
involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del
equilibrio, reacciona negativamente.
Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se
vuelve costoso, creando, adems, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para
actuar y auto controlarse.
Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve recursivo, lo que limita una
efectiva toma de medidas correctivas.
ACTIVOS FIJOS
2.2 DEFINICIN
Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de una empresa.
La proporcin del Activo Fijo con relacin al capital no es el mismo en todas las empresas comerciales,
mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo en maquinaras, instalaciones, herramientas,
etc. (empresa industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus
actividades (empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el activo fijo es grande o pequeo
debemos conocer las caractersticas y el objeto fundamental de la empresa6.
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Normales: Son las que realizamos como consecuencia de su uso funcional y tiempo.
Anormales o Eventuales: Son las que nos veremos precisados a realizar en forma eventual,
como consecuencia de contingencias econmicas u obsolescencia prematura de parte de nuestros
activos depreciables como consecuencia de adelantos tcnicos o cientficos no previstos.
2.3 DEFINICIN
TANGIBLES: Son ciertos bienes de naturaleza permanente, necesarios para desarrollar las funciones
de una empresa. La proporcin del Activo Fijo con relacin al capital no es el mismo en todas las
empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo en maquinaras,
instalaciones, herramientas, etc. (empresa industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos
fijos para definir sus actividades (empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el activo fijo
es grande o pequeo debemos conocer las caractersticas y el objeto fundamental de la empresa.
INTANGIBLES: Este grupo estar formado por aquellas cuentas que representan bienes o derechos
jurdicos intangibles (inmateriales). Suelen tener un carcter de inversin permanente y ser necesarios
para la obtencin de los objetivos principales de la empresa.
Las cuentas principales que representan este grupo del activo suelen ser: patentes, marcas de fbrica,
concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, fondo de comercio, etc8.
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2.3.1 IMPORTANCIA
Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado siempre importancia a controlar
fsicamente sus principales activos como son los inventarios y cuentas por cobrar, de quienes dependen
para el funcionamiento normal de la empresa.
No obstante, una empresa cuenta con una inversin que sin ella sera imposible operar normalmente y
sta es: los Activos Fijos, pero que, sin embargo, no se le ha prestado la debida atencin en su control
fsico.
Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la responsabilidad de su
custodia a un puesto o persona determinada.
Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciacin al
estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio.
Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas de Seguros, al conocer el
estado real actual de los Activos Fijos.
Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en Activos Fijos, para iniciar
o continuar una operacin sin problemas.
El control interno de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Fsico al barrer; es decir, tomando
todo lo existente, durante el cual se identifica fsicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro
medio que ser su identificacin definitiva. La identificacin se hace en el lugar donde se encuentre el
activo, asignndole de este modo el rea Usuaria y el Centro de Costo Contable al que pertenece.
Adicionalmente se consignar tambin el estado fsico en que se encuentra cada activo fijo.
Este primer inventario servir para la elaboracin de la Base de Datos inicial de los activos fijos existentes
en la empresa.
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Con estos datos, se podr iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en
un Sistema Computarizado, aunque tambin se puede llevar en forma manual. En la actualidad, existen
muchos Software que permiten un control individual del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones
descritas en el Manual de Procedimientos. Dada la agilidad y la rapidez de los Software, la Gerencia
Administrativa y/o la Gerencia Contable podran mantener actualizado el Sistema Computarizado, el cual
podran consultar en cualquier momento.
Como es normal, los Activos Fijos tendrn movimientos futuros por:
Nuevas adquisiciones
Retiros por ventas
Retiros por bajas
Donaciones
Transferencias a otros departamentos
Retiros y posteriores ingresos por reparaciones
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debera efectuar los debidos
registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera l.
Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el sistema, deber
realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique:
Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una empresa y que con toda
seguridad, diversas personas manejarn el sistema, la Administracin moderna ha compilado cada
movimiento, llevando un Manual de Procedimientos, que contiene el diseo tanto de los documentos
como del flujo diagramado de cada uno de los movimientos de los activos.
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MAPAS DE IDEA
Forma de organizar visualmente las ideas que permite establecer relaciones no jerrquicas entre
diferentes ideas. Son tiles para clarificar el pensamiento mediante ejercicios breves de asociacin de
palabras, ideas o conceptos. Se diferencian de los Mapas Conceptuales por que no incluyen palabras de
enlace entre conceptos que permitan armar proposiciones. Utilizan palabras clave, smbolos, colores y
grficas para formar redes no lineales de ideas.
Generalmente, se utilizan para generar lluvias de ideas, elaborar planes y analizar problemas.
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TELARAAS
Organizador grfico que muestra de qu manera unas categoras de informacin se relacionan con sus
subcategoras. Proporciona una estructura para ideas y/o hechos elaborada de tal manera que ayuda a
los estudiantes a aprender cmo organizar y priorizar informacin.
El concepto principal se ubica en el centro de la telaraa y los enlaces hacia afuera vinculan otros
conceptos que soportan los detalles relacionados con ellos. Se diferencian de los Mapas Conceptuales
por que no incluyen palabras de enlace entre conceptos que permitan armar proposiciones. Y de los
Mapas de Ideas en que sus relaciones s son jerrquicas.
Generalmente se utilizan para generar lluvias de ideas, organizar informacin y analizar contenidos de un
tema o de una historia.
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La elaboracin de Lneas de Tiempo, como actividad de aula, demanda de los estudiantes: identificar
unidades de medida del tiempo (siglo, dcada, ao, mes, etc); comprender cmo se establecen las
divisiones del tiempo (eras, periodos, pocas, etc); utilizar convenciones temporales (ayer, hoy, maana,
antiguo, moderno, nuevo); comprender la sucesin como categora temporal que permite ubicar
acontecimientos en el orden cronolgico en que se sucedieron (organizar y ordenar sucesos en el tiempo)
y entender cmo las Lneas de Tiempo permiten visualizar con facilidad la duracin de procesos y la
densidad (cantidad) de acontecimientos.
Las Lneas de Tiempo son valiosas para organizar informacin en la que sea relevante el (los) perodo(s)
de tiempo en el (los) que se suceden acontecimientos o se realizan procedimientos. Adems, son tiles
para construir conocimiento sobre un tema particular cuando los estudiantes las elaboran a partir de
lecturas o cuando analizan Lneas de Tiempo producidas por expertos.
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Lnea de Tempo del proceso necesario para tramitar en Colombia una Accin de Tutela
ORGANIGRAMAS
Sinopsis o esquema de la organizacin de una entidad, de una empresa o de una tarea. Cuando se usa
para el Aprendizaje Visual se refiere a un organizador grfico que permite representar de manera visual la
relacin jerrquica (vertical y horizontal) entre los diversos componentes de una estructura o de un tema.
Organigrama que muestra la relacin jerrquica de la rama ejecutiva del Gobierno colombiano
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DIAGRAMAS DE FLUJO
Un diagrama de flujo es una representacin grfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso;
partiendo de una entrada, y despus de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.
Adicionalmente, los diagramas de flujo facilitan a otras personas la comprensin de la secuencia lgica
de la solucin planteada y sirven como elemento de documentacin en la solucin de problemas o en la
representacin de los pasos de un proceso.
Mediante los diagramas de flujo podremos comprender rpidamente el proceso en su totalidad, facilitando
as su anlisis para modificarlo y mejorarlo.
Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento al siguiente:
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Para representar la informacin, necesitamos una serie de smbolos bsicos que emplearemos en la
confeccin de diagramas de flujo:
Smbolo
Significado
Comienzo o final de proceso: en su interior situamos
materiales, informacin o acciones para comenzar el
proceso o para mostrar el resultado en el final del
mismo.
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Metodologa: Para realizar el diagrama de flujo, debemos seguir una serie de pasos:
1.- Determinar el marco y los lmites del proceso:
Debemos definir para cada proceso:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Objetivo
Cliente
Origen
Resultado
Responsable
Participantes
Definiciones
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Quin?
Cundo?
Cmo?
Registros
Momento en el que se
realiza la actividad que
se explica.
Explicacin de en qu
consiste la actividad,
cules son las tareas
que la componen y los
requisitos
necesarios
para realizarla.
Documento
o
informacin del cual
se nutre o bien genera
la actividad.
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Diagrama de Flujo que representa un algoritmo que lee tres notas para cada uno de los 22
estudiantes de un curso, las promedia y determina si el estudiante aprob la asignatura
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DIAGRAMAS DE VENN
Este es un tipo de Organizador Grfico (OG) que permite entender las relaciones entre conjuntos. Un
tpico Diagrama de Venn utiliza crculos que se sobreponen para representar grupos de tems o ideas que
comparten o no propiedades comunes. Su creador fue el matemtico y filsofo britnico John Venn quin
quera representar grficamente la relacin matemtica o lgica existente entre diferentes grupos de
cosas (conjuntos), representando cada conjunto mediante un valo, crculo o rectngulo. Al superponer
dos o ms de las anteriores figuras geomtricas, el rea en que confluyen indica la existencia de un
subconjunto que tiene caractersticas que son comunes a ellas; en el rea restante, propia de cada figura,
se ubican los elementos que pertenecen nicamente a esta. En ejemplos comunes se comparan dos o
tres conjuntos; un diagrama de Venn de dos conjuntos tiene tres reas claramente diferenciadas: A, B y
[A y B], en las cuales pueden darse 6 posibles combinaciones:
Los diagramas de Venn tienen varios usos en educacin. Ejemplos de los anterior son: en la rama de las
matemticas conocida como teora de conjuntos; su uso como herramienta de sntesis, para ayudar a los
estudiantes a comparar y contrastar dos o tres conjuntos, uso este en el que como ya se dijo, se incluyen
dentro de cada componente, las caractersticas exclusivas y, en las intersecciones, las comunes.
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a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos, normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad
en el trabajo.
d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporacin a las distintas funciones operacionales.
e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas
administrativas.
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5. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que
configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriquecido con el transcurso del tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento
que define con precisin cules son los actos delegados.
8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las
que hasta ese momento no haba accedido.
9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser
analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a
los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado a
travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el manual, y la forma en que las
mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en
procedimientos homogneos y metdicos.
Manual de Organizacin.
Manual de Polticas.
Manual de Procedimientos y Normas.
Manual del Especialista.
Manual del Empleado.
Manual de Propsito Mltiple.
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Manuales de Organizacin
Cada persona que ocupa un puesto en la organizacin debe recibir rdenes de una nica fuente.
Toda decisin que se adopte respecto a un integrante de la organizacin debe ser efectuada con
conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisin.
Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas a los niveles jerrquicos.
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Reemplazo: se definir y establecer el rgimen de reemplazos entre los responsables de los entes de la
organizacin.
Informacin: se determinar cual es la informacin que debe generarse en el ente orgnico, tanto para su
propio uso como para integrar el sistema general de informacin de la organizacin.
Relaciones: se indicarn los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos de la
organizacin o externos a la misma.
Responsabilidades: se definirn las obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada
atribucin.
Organigramas: se incluir la representacin grfica de la estructura orgnica, total y parcial de la
organizacin.
Rgimen de autorizaciones: este aspecto es sobre establecimiento de disposiciones generales que rigen
las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar los documentos correspondientes.
Presentacin: la misma ofrecer el manual se refiere al ordenamiento que observarn sus partes
componentes y a su formato.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Una de las actividades de mayor trascendencia de organizacin y mtodos, consiste en el anlisis de los
procedimientos administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas empresas y/o
nuevas actividades que encare una empresa constituida.
Un procedimiento administrativo implica la definicin de:
1. Funciones y tareas para cada rea en que se halle estructurada una organizacin, con
especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de accin a seguir ante cada
alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un crculo administrativo.
2. Formularios a utilizar, especificando emisor, oportunidad de emisin, cantidad de copias,
instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribucin de copias, etc.
3. Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, periodo de resguardo legal y operativo, clasificacin
de la informacin contenida, etc.
4. Un esquema de control operativo y patrimonial.
Elaboracin de manuales
Es imprescindible una planeacin cuidadosa si se desea producir un manual que satisfaga a las
necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos y que se distribuya
oportunamente. En esta parte se presentan indicaciones generales para la elaboracin de los manuales
administrativos.
a) De quin es la responsabilidad?
Hay que determinar dentro de la organizacin quin es el responsable de elaborar los manuales.
Cuando la elaboracin de manuales no est centralizada, el rea o departamento crea uno; cada manual
tiene su propio formato, diseo y estilo y, lo que es peor, hay ocasiones en que se contradicen entre si.
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Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre
de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas
de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre
las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.
B) ndice o contenido
C) Prlogo y/o introduccin
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y
actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.
D) Objetivos de los procedimientos
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y
controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la
responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su
vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando
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adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas
adicionales.
E) reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos
F) Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
G) Polticas o normas de operacin
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma
explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.
Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas
que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos
lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del
personal, a efecto de que est no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas
no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos
superiores.
H) Procedimiento (descripcin de las operaciones).
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan
en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se
hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su
cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene
que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.
I) Formulario de impresos.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en
forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.
J) Diagramas de flujo.
Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de
las operaciones, lo que facilita su comprensin.
K) Glosario de trminos.
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los
manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
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MANUALES DE POLTICAS
A continuacin se explicar de manera detallada la elaboracin y aplicacin de manuales administrativos,
su importancia y estructura.
Se considera de gran importancia el saber realizar una manual de polticas, pero sobre todo el aplicarlo y
utilizarlo, pues de cierta forma ahorra trabajo a los administradores, y hace que la empresa cuente con
una mayor estructura.
Definicin de Poltica:
Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guas generales para canalizar el
pensamiento administrativo en direcciones especficas
Definicin de Manual de Polticas:
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que es probable que se
presenten en determinadas circunstancias.
Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas establecen lneas de gua,
un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de
la direccin superior segn convenga a las condiciones del organismo social.
Objetivo del Manual de Polticas:
Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada organizacin.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad
administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal.
Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser
seguidos en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.
Las polticas escritas requieren que los administradores piensen a travs de sus cursos de accin
y predeterminen que acciones se tomarn bajo diversas circunstancias.
Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos, y solamente los asuntos
poco usuales requieren la atencin de altos directivos.
Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador puede operar libremente.
Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.
Las polticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles.
El manual de polticas es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para ubicar en su puesto
nuevos empleados.
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Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones
generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada rea a efectos de sus propias
responsabilidades y autoridad funcional.
3.
4.
ndice
Introduccin
Alcance
Revisiones y recomendaciones
Organigrama
Declaraciones de Polticas
ndice
El ndice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden aadir
nmeros o letras del alfabeto como referencia.
Introduccin
Este apartado debe incluir una breve introduccin del manual de polticas. Tiene como propsito explicar
al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a travs de el, su alcance, como
usar este manual y cuando se harn las revisiones y actualizaciones.
Alcance
Debe enfocarse a una explicacin breve sobre la que abarca el manual de polticas.
Como usar el Manual
Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual.
Revisiones y actualizaciones
Indica con quien debe hacerse contacto para sealar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones
respecto al manual de polticas.
Organigrama
En este apartado se representara grficamente la estructura orgnica.
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Declaraciones de Polticas.
En este apartado se debern presentar por escrito, de manera narrativa las polticas por cada una de las
unidades administrativas de que se trate.
DESARROLLO DE POLITICAS.
Para llevar a cabo la declaracin de polticas se sugiere el siguiente mtodo:
1. Formular una lista de polticas, por funcin operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.),
aplicable al organismo social que se trate.
2. Discutir la lista de polticas con los responsables de cada funcin operacional para:
* Determinar una lista de las polticas que realmente se requieren definir.
* Precisar los lmites a que llegarn las polticas.
* Determinar una prioridad de polticas para ser desarrolladas.
* Presentar un borrador de las polticas y discutirlas con los responsables del departamento
correspondiente para su aceptacin o modificacin respectiva.
* Aprobacin de las polticas por la direccin superior.
* Integrar las polticas al manual conforme stas vayan siendo aprobadas.
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HOJA DE APROBACION
La indicacin de haber sido dada la aprobacin al manual de polticas por parte de los rganos
competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual.
REVISIONES Y ACTUALIZACIONES.
Las polticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad. Deben ser revisadas peridicamente
en forma sistemtica para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y
condiciones existentes. .
Al fin de contra restar la obsolescencia, habr necesidad de planear revisiones y actualizaciones por
parte de la unidad administrativa y responsable (sistemas y procedimientos, organizacin y mtodos) o de
su equivalente.
ACTUALIZACIONES IRREGULARES, Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las
necesidades (cambio de algunas poltica, eliminacin, reestructuracin, etc.).
ACTUALIZACIONES REGULARES. Consiste en establecer un programa de actualizaciones peridicas.
Hay que realizar de acuerdo a un programa una revisin de los manuales de polticas. Guando menos
una vez al ao y, si los apartados cambian con rapidez. Ser necesario efectuar esas revisiones dos
veces al ao.
RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACION. Desde un punto de vista general, es conveniente
recabar opiniones tanto en favor como en contra de una poltica existente, procurando obtener los
hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma ms imparcial posible.
Anlisis Crtico
Considero de gran importancia que una empresa cuenta con un manual de polticas pues en ste se
establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administracin efectiva y adecuada de
la entidad.
Tambin puedo mencionar que consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a se seguidos
en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el
marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas,
finanzas, personal, compras, etc.
Adems, se establecen las responsabilidades y tareas correspondientes de cada rea administrativa, as
como su nivel jerrquico en la estructura organizacional.
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
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CAPITULO III
DISEO
DE
LA
ESTRATEGIA
PORCELANITE
Planta Porcel
Activos Fijos
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
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3.1 RESUMEN
Basados en los resultados proporcionados por la Planta Porcel de los reportes del primero y segundo
trimestre del 2008, se detecto un incremento considerable en los gastos de la planta, por lo cual se
decidi revisar los estados financieros detectando que en el rubro de los activos fijos de produccin existe
un exceso de compra de maquinaria y equipo para el rea de produccin.
Debido a esta problemtica se determina que es necesaria la existencia de un control ms estricto del
rea de produccin, la cual representa el mayor problema, pues es en esta rea en donde se da la mayor
inversin de recursos pues al no existir o encontrar la maquinaria necesaria para la produccin se
procede a rentar o comprar ms equipo.
Con tales antecedentes se proceder a implantar un control concurrente el cual se enfoca a vigilar las
operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se estn alcanzando, los estndares
que guan la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones de trabajo y de las polticas que
surgen de la planificacin.
De acuerdo con lo anterior y basndonos en las reglas del control se procede a realizar el siguiente
punto:
Anlisis de lo hechos.- Para ello se determina detectar los principales cuellos de botella del rea, para
conocer que se esta realizando actualmente y de que manera funciona la operacin y as determinar que
podemos cambiar para mejorar la situacin.
Por tal motivo se decide elaborar un anlisis situacional, en el cual conoceremos las polticas y
procedimientos que se aplican actualmente en el rea.
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Monto
CUALQUIER VALOR
CUALQUIER VALOR
3,000 Dlls
CUALQUIER VALOR
500 Dlls
CUALQUIER VALOR
500 Dlls
Para aquellos bienes adquiridos que no califiquen como activo fijo por encontrarse fuera de los montos
establecidos en la tabla anterior, se deben establecer los controles administrativos respectivos; dichos
bienes deben llevarse al resultado del ejercicio.
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DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Para este concepto se considera capitalizable la unidad mnima indivisible que es aquella unidad
integrada por uno o varios equipos y sus accesorios y cuya funcin de cada uno es dependiente de la de
los dems.
Ejemplo: Sistema de almacenamiento constituido por 12 silos soportada por estructura metlica electro
soldada con motor MCA ABB y reductor de velocidad, compuerta MCA DEZZADA tipo TK con tablero de
control y sistema indicador de niveles de silos.
Los lotes de refacciones que facturan por separado los proveedores de maquinaria y equipo, deben
enviarse a gastos y no capitalizarse como parte del activo, independientemente de que su valor alcance o
superior al monto sealado en la tabla anterior.
No se deben capitalizar aquellos activos considerados como aditamentos menores (tarjetas de memoria
drive, etc.) y software.
Las mejoras a locales arrendados a terceros se deben enviar a resultados en el periodo del contrato.
Las mejoras a locales arrendados a empresas subsidiarias, se llevaran a cabo por la empresa
arrendadora y para poder capitalizarse deben someterse a la autorizacin de un proyecto de inversin.
En el caso de los gastos de mantenimiento a los activos fijos, se deben se deben registrar en gastos en la
fecha de realizacin de los eventos, y nicamente se podrn capitalizar las erogaciones mayores o
extraordinarias que constituyan aumentos y/o adiciones al activo fijo. Estos gastos tendrn que
someterse a la autorizacin de un proyecto de inversin para capitalizarlos.
POLTICAS Y PROCESOS DEL PRESENTE INCISO
No.
Proceso
1
1.2
Titulo de la Poltica
Descripcin de la Poltica
Reglas de
Capitalizacin
Valuacin de
Capitalizacin de
Acuerdo a Costo de
Adquisicin
84
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
1.3
Valuacin de
Capitalizacin de
Acuerdo a Costo de
Construccin.
1.4
Valuacin de
Capitalizacin de
Acuerdo a su Valor
Equivalente
Operaciones
Documentacin y
Conservacin
Responsables
85
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Revaluacin y
Depreciacin
De Obras en Proceso a
Activo Fijo
Control
Inventarios Fsicos
86
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
General.
Se debe de asegurar que todos los bienes sean
inspeccionados, teniendo especial
cuidado en los
de fcil sustraccin y en aquellos que estn fuera de la
empresa.
Movimiento de Activos
10
Prestamos y Renta de
Activos Fijos nter
compaas
11
Referencias
12
Historia de Cambios
Fecha
cambio
Revisin
Jul.00
documento
Rev.01
Descripcin
Creacin
del
del
Jul.03
Rev.02
Modificacin
de formatos, estructura, codificacin de documentos y
formatos.
13
Distribucin
87
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
MONTO DE LA INVERSIN
Igual o menor a $10,000 dlares
Mayor a $10,000 dlares y hasta $100,000 dlares
Mayor a $100,00 dlares y hasta $500,000 dlares
Igual o superior a $500,000 dlares
Los montos de las erogaciones contemplan exclusivamente el valor unitario del activo, con sus
accesorios y perifricos (antes de impuestos); y no deber fraccionarse para adjuntarlo al primer grupo.
b) Independientemente del rea que efecte la adquisicin, todas las compras de activo fijo debern estar
soportadas por un proyecto de inversin autorizado y una requisicin de compra, como lo establece la
poltica para Proyectos de Inversin, cdigo CCI-01.
c) Las reas de compras sern las responsables de la relacin comercial con los proveedores, desde la
cotizacin, negociacin de precios, condiciones comerciales, fechas y formas de embarque, hasta el
seguimiento de la entrega y pago del activo fijo, tomando en consideracin las caractersticas y
especificaciones sealadas en la requisicin previamente emitida por el rea solicitante, adems de
brindar apoyo en caso de requerirse el trmite de cualquier tipo de garanta ante el proveedor.
d) En la planeacin y durante el proceso de adquisicin, las reas de compra deben involucrar
oportunamente a las reas necesarias en lo referente a:
88
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
e) Las reas de compra debern observar como mnimo los siguientes puntos adicionales:
Se deber firmar un contrato de compra venta para todas las adquisiciones, estableciendo el
precio y la forma de pago del activo e incluyendo clusulas de penalizacin al proveedor en caso
de incumplimiento, de no ser posible sern justificados los motivos.
Obtener el precio ms favorable de acuerdo a las condiciones del mercado.
Procurar no otorgar anticipos, y en caso contrario dar el menor posible y conseguir una fianza.
Conseguir 3 o ms cotizaciones por escrito con distintos proveedores, de no ser as justificar los
motivos.
Cuando la maquinaria o equipo a comprar, sea producida o comercializada por alguna empresa
de Grupo Porcelanite o Grupo Carso, la orden de compra deber fincarse a esta siempre y
cuando existan condiciones similares de calidad, precio y forma de pago, respecto a los
proveedores que no sean del grupo.
Bajo ninguna circunstancia las reas de compra debern transferir informacin de un proveedor a
otro, salvo que alguno de ellos pertenezca a Grupo Carso y con ello se tenga la intencin de
buscar una oferta competitiva que cumpla con el propsito sealado en el punto anterior.
Procurar obtener crdito directo del proveedor y eliminar hasta donde sea posible las cartas de
crdito.
f) Para en caso de los activos fijos adquiridos por el rea corporativa de compras, las rdenes de compra
que sta ultima emita, tendr validez oficial para tramite de pago en todas las plantas de Grupo
Porcelanite.
g) Cualquier excepcin a la presente poltica deber estar autorizada por escrito por la direccin general.
h) La direccin de Finanzas y Administracin turnara la solicitud para su autorizacin a la gerencia de
contralora, si el monto por la realizacin de las opresiones excede a 25,000 dlls. Y al a direccin general
en caso de que en la venta exista perdida igual o mayor a 5,000 dlls.
i) Una vez autorizada la solicitud La direccin de Finanzas y Administracin distribuir original al
responsable contable con copia al responsable solicitante.
j) En caso de venta quedara sujeto a lo siguiente:
La direccin de Finanzas y Administracin ser responsable de la venta de todos los activos fijos
dados de baja en forma definitiva.
Si la empresa responsable del activo recibe ofertas de compra deber de canalizarlas a la
Direccin de Finanzas y Administracin.
El precio base ser fijado de acuerdo al Valor Neto de Reposicin o a su Valor de realizacin.
El comprador deber de llenar una solicitud de compra de activo fijo.
La direccin de Finanzas y Administracin pedir a la empresa la facturacin de los equipos a
vender, as como las facilidades de entregar al comprador.
Las ventas sern de contado o cheque cobrado antes de la venta del activo.
k) El rea contable de la empresa ser la responsable de facturar, dar de baja el avalo, dar de aviso
fiscal (en su caso) y cualquier otro control que este activo requiera.
l) Hasta que se haya dado destino final al activo el responsable del rea seguir manteniendo y
custodiando el activo en las mismas condiciones que cuando causo baja.
1. REFERENCIAS
a) CRH-01 Metodologa para elaborar polticas y procedimientos
b) CRH-02 Metodologa para el control de documentos.
c) CCI-01 poltica para proyectos de inversin.
89
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
2. HISTORIA DE CAMBIOS
Fecha
Jul.00
Jul.03
Revisin
Rev. 1
Rev. 2
3. DISTRIBUCIN
Este documento debe ser proporcionado al personal indicado en la correspondiente lista de distribucin.
90
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
OBSERVACIONES Y COMENTARIOS
Como pudimos observar en el detalle de las polticas y procedimientos en los cuales se respalda
actualmente la planta, estos son aplicables para todas las reas en general y no se definen de manera
muy especfica los responsables que tendran que intervenir en dichos procedimientos, adems de la falta
de documentos que respalden a los mismos, motivo por el cual el control de los activos fijos del rea de
produccin presenta una grave problemtica, lo que nos lleva al desarrollo de la siguiente estrategia, la
cual una vez desarrollada, aplicaremos para mejorar la situacin que se presenta en el control de los
activos fijos de produccin debido a las causas descritas.
91
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
92
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
1.- Existe una persona encargada del control de los activos en el rea de produccin?
R.
SI_
NO_
SI_
NO_
A quien__________________________________________
3.- Existen polticas o procedimientos en los cuales se respalden para realizar algn cambio o solicitud
de activo fijo?
R.
SI_
NO_
4.- Las polticas o procedimientos que conoces se encuentran a tu alcance de manera accesible?
R
SI_
NO_
5.- Existe un formato en especfico que se maneje para la solicitud o traspaso de un activo entre lneas
de produccin?
R.
SI_
NO_
6.- Existe un formato en especfico que se maneje para el traspaso de un activo entre Plantas?
R.
SI_
NO_
7.-La maquinaria y equipo que se utiliza en el rea de produccin se encuentra registrada con un
nmero de serie o placas que los identifiquen respecto al centro de costos al que pertenecen?
R.
SI_
NO_
8.- Existe un proceso definido para realizar un proyecto de inversin el cual se respalde con formatos o
documentos? (contestar solamente encargados de produccin)
R.
SI_
NO_
SI_
NO_
10.- A su consideracin, que sugerencia propondras para mejorar el control de los activos fijos
R.
93
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Resultados
Los resultados obtenidos al aplicar el cuestionario de entrevista fueron los siguientes:
SI
PRODUCCION
No
hay
una
persona
encargada en la planta, el
control se da a nivel
corporativo.
No
que
el
rea
de
contabilidad sepa, pueden
solicitrsela
entre
compaeros del rea.
Se le pide a la persona
que en ese momento
este
ocupando
la
maquinaria o equipo,
pero no a una persona en
especial.
Se desconocen ya que
solo se realizan las
solicitudes por palabra y
no necesitamos firmar
algn documento.
Se encuentran en un manual
general del corporativo.
No las tenemos en el
rea.
Si. si existen
CONTABILIDAD
7.- La maquinaria y
equipo que se utiliza en el
rea de produccin se
encuentra registrada con
un nmero de serie o
placas que los identifiquen
respecto al centro de
costos al que pertenecen?
NO
Si se necesita de algn
94
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
10.- A su consideracin,
que sugerencia podra ser
propuesta para mejorar el
control de los activos fijos
La informacin se actualiza
solo al final del inventario, es
decir cada trimestre
Redisear
las
polticas
existentes
y
dar
un
seguimiento de las mismas
Que
haya un solo
encargado
porque
a
veces se ha quedado
parada la produccin por
la falta de maquinaria.
Designar al responsable de
los activos fijos.
Necesidad de identificar la
ubicacin de los activos y
los cambios de centros de
costos
4
5
95
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
3.4.2 INVENTARIO
Como tercer y ultimo paso se decidi realizar un inventario fsico de la maquinara y equipo existente en la
reas de produccin de planta Porcel.
Hoy en da no hay un procedimiento especfico, ni rea ni personal capacitado para la toma de un
inventario, por lo que el rea de Contralora y Contabilidad planean el suceso, teniendo como resultado el
siguiente proceso.
Contralor: Genera requerimiento para toma fsica de inventario, especificando fecha y almacn para el
que se solicita.
Contralor: Enva notificacin con una semana de anticipacin por correo electrnico a los responsables
de los activos fijos en donde se har la toma de inventario fsico.
Nota : todos los inventarios fsicos debern programarse para realizarse en un fin de semana para no
afectar la operacin.
Jefe de Contabilidad : Recibe notificacin de fecha y almacn a inventariar y enva confirmacin va
correo electrnico al Contralor solicitante.
Contabilidad: Recibe los listados y/o reporte inicial del sistema para realizar los conteos de los artculos
sealados en ellos, anotando la cantidad real existente en el listado despus de validar la localizacin y
nmero de lote especificado en los reportes.
Contabilidad: Entrega los resultados de los conteos realizados a contraloria.
Contabilidad y Contraloria : Analiza las variaciones detectadas en los conteos e investiga las causas en
un plazo mximo de 24 horas contadas a partir de la captura de informacin dentro del sistema .
Contabilidad : Imprime y firma el "Reporte de variaciones de inventario fsico vs. terico" y los enva a
Contraloria para su Vo.Bo. y al Gerente de la Planta para su autorizacin, incluyendo una copia de los
listados como soporte de los conteos realizados
Contabilidad: Afecta los ajustes para actualizar inventarios y generar los registros contables
correspondientes.
96
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
LISTADO
Activo
fijo
5006988
5001651
5001092
5006697
5000597
5001130
5001133
5001146
5001151
5000631
5001190
5002720
5001222
5003373
5007544
5003374
5001054
5006854
5003366
Nmero de
serie
AII318450.
SIN SERIE
SIN SERIE
SIN SERIE
SIN SERIE
01815
01823
01823
SIN SERIE
Existencia
1
2
2
1
1
2
1
1
1
PRECIO.
IMPORTE.
$
$
$
$
$
$
$
$
$
206,583.98
67,410.45
11,372.00
80,521.17
22,958.52
374,170.96
4,691.20
222,777.00
8,595.75
$
$
$
$
$
$
$
$
$
206,583.98
134,820.90
22,744.00
80,521.17
22,958.52
748,341.91
4,691.20
222,777.00
8,595.75
SIN SERIE
4426660-448
SIN SERIE
SIN SERIE
0068187
4754967
BV788
1
1
2
2
4
3
3
$
$
$
$
$
$
$
8,595.75
8,595.75
8,595.75
472,328.58
37,157.05
23,898.70
665,237.33
$
8,595.75
$
8,595.75
$
17,191.50
$ 944,657.16
$ 148,628.20
$
71,696.10
$ 1,995,712.00
SL54-03R
SIN SERIE
S/N
5
3
4
40
$
$
$
206,141.29
165,014.02
41,534.65
$ 1,030,706.45
$ 495,042.06
$ 166,138.60
$ 6,338,998.00
97
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Activo
fijo
5006988
5001651
5001092
5006697
5000597
5001130
5001133
5001146
5001151
5000631
5001190
5002720
5001222
5003373
5007544
5003374
5001054
5006854
5003366
Nmero de
serie
AII318450.
SIN SERIE
SIN SERIE
SIN SERIE
SIN SERIE
01815
01823
01823
SIN SERIE
Existencia
1
2
2
1
1
2
1
1
1
PRECIO.
IMPORTE.
$
$
$
$
$
$
$
$
$
206,583.98
67,410.45
11,372.00
80,521.17
22,958.52
374,170.96
4,691.20
222,777.00
8,595.75
$
$
$
$
$
$
$
$
$
206,583.98
134,820.90
22,744.00
80,521.17
22,958.52
748,341.91
4,691.20
222,777.00
8,595.75
I.F.
0
1
1
1
1
1
0
0
1
1
0
1
1
2
1
1
SIN SERIE
4426660-448
SIN SERIE
SIN SERIE
0068187
4754967
BV788
1
1
2
2
4
3
3
$
$
$
$
$
$
$
8,595.75
8,595.75
8,595.75
472,328.58
37,157.05
23,898.70
665,237.33
$
8,595.75
$
8,595.75
$
17,191.50
$ 944,657.16
$ 148,628.20
$
71,696.10
$ 1,995,712.00
SL54-03R
SIN SERIE
S/N
5
3
4
40
$
$
$
206,141.29
165,014.02
41,534.65
$ 1,030,706.45 2
$ 495,042.06 3
$ 166,138.60 2
$ 6,338,998.00 20
98
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Activo
fijo
No. de
serie
Existencia
I.F.
SISTEMA
AJUSTE
OBSERVACIONES
5006988
AII318450.
$ 206,583.98
206,583.98
5001651
AMASADORA
SIN SERIE
$ 67,410.45
134,820.90
OCIOSO
1 EN OPERACIN Y 1 IDENTIFICADO EN PLANTA
PAVILLION
SIN SERIE
$ 11,372.00
22,744.00
SIN SERIE
$ 80,521.17
80,521.17
EN OPERACIN
SIN SERIE
$ 22,958.52
22,958.52
EN OPERACIN
01815
$ 374,170.96
748,341.91
01823
4,691.20
4,691.20
01823
$ 222,777.00
222,777.00
NO EXISTE
SIN SERIE
8,595.75
8,595.75
EN OPERACIN
SIN SERIE
8,595.75
8,595.75
EN OPERACIN
4426660448
8,595.75
8,595.75
OCIOSO
SIN SERIE
8,595.75
17,191.50
1 EN OPERACIN Y 1 NO EXISTE
5001092
5006697
5000597
5001130
5001133
5001146
5001151
5000631
5001190
AMASADORA VERTICAL II
MEZCLADORES
AMAZADORA VERTICAL MCATHOMAS L
GREENA CO
AMAZADORA VERTICAL MCATHOMAS L
GREENA CO
ARRUGADOR DE BAA SANITARIA
BAA DE ALAMBRE QUE ENTREGA AL
HORNO
BAA DE RECIBO DE HORNO FABRICADA
EN MALLA
BAA SANITARIA QUE RECIBEDE
ROCIADOR DE ACEIT
BAA TRANSPORTADORA DE 3NIVELES
CAJALLENAMATE
BASCULA ELECTRONICA CAP1 KG
PRECIO.
IMPORTE.
5001222
SIN SERIE
$ 472,328.58
944,657.16
1 EN OPERACIN Y 1 NO EXISTE
5003373
CODIFICADOR
0068187
$ 37,157.05
148,628.20
2 EN OPERACIN Y 2 INEXISTENTES
5007544
CODIFICADOR/MAQ5 NEXOR
4754967
$ 23,898.70
71,696.10
5003374
BV788
$ 665,237.33
1,995,712.00
SL54-03R
$ 206,141.29
1,030,706.45
2 EN OPERACIN 3 rentadas
SIN SERIE
$ 165,014.02
495,042.06
EN OPERACIN
$ 41,534.65
5002720
5001054
5006854
5003366
S/N
40
166,138.60
$ 6,338,998.00
20
40
20
99
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
DESCRIPCIN
SOLUCIN PROPUESTA
Actualmente no existen
polticas que incluyan a los
responsables de los activos
y de que manera realizar
un proceso tanto de cambio
de centro de costos como
de prstamo entre plantas.
D)Control de los
proyectos
No se cuenta en este
momento con un control de
los proyectos de inversin
por falta de un responsable
y de documentos que
amparen la justificacin de
la inversin.
E)Cambio de centro de
costos de los activos
Se tiene la necesidad de
conocer
de
manera
oportuna la ubicacin del
activo
del
rea
de
produccin.
F)Reportes Oportunos
Conocer
ubicacin,
cambios,
depreciacin,
costo y seguros de cada
activo.
100
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Ser responsable del buen funcionamiento del rea, deber reportar informacin oportuna y
veraz correspondiente a los activos fijos de la planta al rea de contabilidad y corporativo de
Grupo Porcelanite.
Guiar y autorizar los movimientos que se generen en el rea de produccin de la planta.
Todos los formatos de altas, bajas y traspasos de activos fijos debern estar autorizados por l.
Ser el responsable de realizar los inventarios fsicos de los activos fijos cada tres meses.
Deber de llevar la autorizacin y administracin de los proyectos de inversin de los activos
fijos.
101
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Ser el encargado de registrar en el sistema las altas, bajas y traspasos de los activos fijos de la
planta.
Ser el encargado del llenado de los formatos correspondientes del departamento.
Dar recepcin fsica de los activos fijos que ingresen a la planta.
CONTRALORA
CONTABILIDAD
COORDINADOR DE ACTIVOS
FIJOS DE PRODUCCIN
La presente estructura pretende integrar a las reas involucradas y responsables de los activos fijos,
como lo son el rea de Contabilidad y Produccin para que exista una mejor relacin y manejo de la
informacin, ya que al depender de Contabilidad siempre habr un mejor resultado al requerir de
informacin.
102
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
103
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
MANUAL DE POLTICAS
DE CONTROL DE ACTIVO FIJO
DEL REA DE PRODUCCIN DE
LA PLANTA PORCEL
104
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
105
1. PRESENTACIN.
Una de las premisas fundamentales de Porcelanite contar con una administracin eficiente en su
desempeo, eficaz en la respuesta a las demandas de la sociedad, honrada en el desempeo de sus
funciones, que impulse la formacin de una cultura de modernizacin y mejoramiento.
De esta manera se hace necesario que Porcelanite establezca medidas que garanticen una mayor
racionalidad y optimizacin de los recursos as como de un ejercicio austero y responsable, mediante el
establecimiento de normas y lineamientos, que sirvan de base para regular su operacin.
Porcelanite conciente de su problemtica, ha elaborado el siguiente documento administrativo referente al
control de activo fijo que contiene una serie de Polticas y Procedimientos orientados a mejorar el control
de los Activos Fijos de la Planta Porcel como prueba Piloto de ah, en base a los resultados obtenidos se
implementara en todas las plantas del negocio, que permita por un lado, el control especifico de los
bienes de produccin que ingresen a la unidad y por el otro conciliar contablemente las altas, bajas,
transferencias, donaciones, etc. Que se generen.
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
106
2. INTRODUCCIN
El Manual de Polticas del rea de produccin de la planta Porcel, tiene como objetivo identificar y
establecer las polticas que rigen el comportamiento del control de los activos fijos con el fin de asegurar
el soporte necesario y la continuidad de servicios tanto para sus colaboradores como para los
responsables.
Adems tiene la finalidad de permitir a sus colaboradores tener una gua dentro del cual el personal
pueda obrar para balancear las actividades y objetivos segn convenga a la Planta.
Una ms de sus finalidades es la de permitir a sus integrantes, ejecutivos y trabajadores encausar sus
iniciativas, fomentar el trabajo en equipo, de tal forma que integremos y coordinemos los esfuerzos de
todas las reas de la empresa en una misma direccin, dentro de un marco de confianza el mismo que es
fundamental seguir para cumplir con los objetivos que se trace la administracin. Los sistemas
organizativos modernos y el mejoramiento de los procesos internos son extremadamente importantes
para que la empresa incremente sus niveles de productividad, eficiencia y eficacia en su gestin.
El Manual est dirigido a todos los colaboradores del rea de produccin de la planta y, en particular, a
los que integran el rea de control de activo fijo, quienes tienen como principales responsabilidades la de
proveer los servicios y materiales que se necesiten para la elaboracin de las lneas de productos
necesarias para asegurar tanto la continuidad de entrega de la produccin de la planta como de alcanzar
los objetivos estratgicos de la misma.
Los colaboradores del rea de control del activo fijo asumen el compromiso respecto a este Manual de:
1.- Garantizar que el presente Manual respeta al Cdigo de tica que gua y regula el comportamiento de
todo colaborador de Grupo Porcelanite.
2.- Respetar y hacer respetar los procesos, polticas y todos aquellos lineamientos tanto de uso general
como particular que regulan la operacin del rea de control de activo fijo de la planta.
3.- Promover la eficacia y la eficiencia como nicos medios para lograr los objetivos, tanto a nivel
particular en las tareas diarias, como en aquellos establecidos a niveles gerenciales.
4.- Reconocerse como un rea de soporte fundamental cuya razn de ser es la satisfaccin total del
cliente tanto interno como externo.
5.- Mantenerse a la vanguardia tecnolgica para promover la incorporacin al presente Manual de nuevas
herramientas que permitan al rea de control de activo fijo, bajo un modelo de mejora continua, alcanzar
su eficiencia y eficacia
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
107
3. OBJETIVO GENERAL.
Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos necesarios de
registro y control de activo fijo, mediante la descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, su
costo, localizacin y asignacin de los mismos, as como las autorizaciones necesarias para su alta,
transferencia, baja, etc., con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario del
Activo Fijo de la empresa.
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
108
El contenido de este manual de polticas y procedimientos para el control de Activos Fijos es de carcter
obligatorio para la Planta Porcel de Porcelanite, deben de implantar este manual con todos los controles
de activo fijo que aqu se mencionan.
Sin embargo estos controles pueden ser ampliados o mejorados, ya que las necesidades y recursos de
cada unidad son diferentes; as como la prctica diaria indican diversos comportamientos en cada una de
las unidades.
Los responsables de su aplicaron sern en 1er grado la Gerencia de la Planta que se trate, en segundo
grado el Jefe del departamento, y por ltimo el encargado o responsable de los Activos Fijos.
Finalmente todo ello debe conllevar a consolidar y fortalecer un adecuado control interno del activo fijo de
las Plantas y entre Plantas.
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
109
Documento:
Autor:
rea:
Elabor
Revis
__________________________
Nombre
Puesto
__________________________
Nombre
Puesto
Vo. Bo.
Autoriz
__________________________
Nombre
Puesto
__________________________
Nombre
Puesto
Autoriz
Autoriz
__________________________
Nombre
Puesto
__________________________
Nombre
Puesto
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
110
No.
Revisin
Pg.(s) afectadas
Realizo:
Autor:
rea:
Vigencia
Autorizo:
___________________
Nombre y firma
Documento:
_______________________
Jefe de Activos Fijos Produccin
___________________
Contabilidad
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
111
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos a seguir para las adquisiciones y altas de activo fijo.
ALCANCE:
Todas las reas de Porcelanite involucradas en este proceso.
DEFINICIONES:
Coordinador de Activos Fijos: persona responsable de la asignacin y administracin de un grupo de
activos.
POLTICAS:
ADQUISICIONES DE ACTIVOS:
Se consideran activos fijos todos los bienes que cubran los siguientes requisitos:
a) Tengan un costo unitario mayor a $ 1,000 USD.
b) Tengan una vida til mayor a 1 ao.
c) Su puesta en operacin sea inmediata.
Los bienes menores a $1,000 USD debern aplicarse a gastos, excepto cuando se trate de P.C.s,
artculos para acondicionamiento inicial de nuevas instalaciones o renovaciones mayores de las
existentes, as como compras en lote cuando:
a)
b)
c)
d)
El valor de adquisicin del activo ser en todos los casos igual al valor factura, incluyendo los gastos
erogados al adquirirlo.
Todos los activos fijos (incluyendo accesorios de equipo) adquiridos e instalados por Grupo
Porcelanite son propiedad de la misma y no del usuario o del rea de responsabilidad en donde se
encuentre operando.
El usuario o el rea a la que se asignen los activos fijos son responsables de su custodia,
mantenimiento y conservacin.
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
112
Responsable
Jefe / Coordinador de Activo Fijos
de Produccin
Los activos recibidos por el Coordinador mencionado en el punto anterior debern registrarse
mediante la Cdula de Alta de Activo en Produccin (Formato FCAFP_PPCA_01) y registrar la
informacin inmediatamente de manera electrnica en la base de datos, posteriormente identificarse
con la placa metlica o plstica que le corresponda por el grupo de activo al que pertenezca.
CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIN:
El archivo fiscal de la documentacin de activo fijo se centralizar en el departamento de Activos
Fijos de Produccin, quien enviar provisionalmente la documentacin original a Contabilidad
cuando la requieran para realizar trmites fiscales, legales, etc., (placas, tenencias, bajas de Equipo
de Transporte, etc.).
El Coordinador de Activos Fijos ser responsable de tramitar ante las Dependencias Oficiales la
documentacin oficial (placas, tenencias, bajas, etc.).
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
113
Registra fecha en
la solicitud de
aprobacin de
capital
Llena formato de
costos de activo
fijo por unidad
Llena seccin de
aprobacin
Enva aprobacin
a CAFP
Enva
documentacin a
Contabilidad
Agrega una
etiqueta de activo
al activo fijo
Agrega la
informacin en
BD
Llena
documentacin
completa de activo
fijo
FIN
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
114
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Documento:
Autor:
rea:
PROCESO A REALIZAR
Instala
Activo
Fijo
dentro
requerimientos para ser solicitado.
de
sus
Coordinador de AFP
Recibe
los
documentos
Contabilidad con Vo. Bo.
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Tipo de
documento:
enviados
por
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
115
Nombre de la Planta:
Tipo de activo:
Nmero de activo:
REGISTRA
AUTORIZA
Vo. Bo.
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
Contabilidad
FCAFP_PPCA_01
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
116
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos a seguir para los movimientos de bajas por venta, obsolescencia, siniestro y
robo de activos fijos, as como los requisitos para considerar a un activo fijo como ocioso.
ALCANCE:
Todas las reas de Porcelanite involucradas en este proceso.
DEFINICIONES:
Coordinador de Activo Fijo: Persona responsable de la asignacin y administracin del departamento de
Activos fijos.
Activo fijo obsoleto (permanente ocioso): bienes fsicos que por su uso, por el tiempo transcurrido o por
modificaciones en los sistemas de trabajo han dejado de ser tiles para la operacin de la empresa.
Activo fijo temporalmente ocioso: activos que se encuentran en desuso eventual, pero que sern
utilizados nuevamente en un futuro.
Valor de realizacin: valor vigente en el mercado, aplicable a cada uno de los activos fijos obsoletos
sujetos a venta.
POLTICAS:
BAJAS POR VENTAS DE ACTIVOS FIJOS:
Las disposiciones de activos y negocios por ventas, abandonos, transferencias, intercambios o
retiros, cuando el valor ms alto entre el valor vigente en el mercado y el valor en libros exceda
$1,000 Dl. (un mil dlares), requerirn la elaboracin de un Proyecto de Inversin por disposicin de
activos
Las disposiciones de activos con un valor de realizacin o en libro menor a 1,000 USD no requerirn
la elaboracin de un Proyecto de Inversin por este concepto debiendo elaborarse nicamente una
Solicitud de venta de activo fijo, anexando las cotizaciones correspondientes.
El Proyecto de Inversin por disposicin de activos ser elaborado por el rea que lo tenga
asignado, debiendo incluir el monto de la disposicin y las ofertas de compra correspondientes (dos
ofertas para los activos comprendidos entre $1,000 y $10,000 USD y tres ofertas para montos
superiores a los $10,000 USD); esto ltimo aplicar para activos que se vendan a algn externo
interesado en maquinaria y equipo.
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
117
Tipo de activo
Maquinaria y Equipo
Responsable
Mantenimiento
Tipo de activo
Maquinaria y Equipo
rea / Responsabilidad
Manufactura
La venta de estos activos podr realizarse como activo fijo o como chatarra dependiendo de las
condiciones fsicas del mismo, el responsable de su venta directa o por sorteo ser el Coordinador
de Activo Fijo correspondiente, con apoyo de los Encargados definidos en la Poltica Altas de Activo
Fijo.
BAJA POR ROBO / SINIESTRO DE ACTIVOS FIJOS:
El Coordinador de activos fijos deber notificar el siniestro al rea Finanzas.
El plazo mximo para la resolucin del robo de un activo fijo ser de tres meses, principalmente en
aquellos en los que exista una pliza por separado, despus de este plazo y siempre y cuando se
tenga el Acta del Ministerio Pblico el activo podr darse de baja definitiva en el Mdulo de Activos
Fijos.
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
118
Coordinador de AFP
Verifica antigedad y
depreciacin
Accesa a su BD y
cambia el status del
activo
Verifica condiciones
del activo para venta
Pasa a procedimiento
para disposicin de
activos
FIN
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
119
PROCESO A REALIZAR
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
120
NOMBRE DE LA PLANTA:
FOLIO:
FECHA: dd/mm/aaaa
NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL ACTIVO
No. DE EMPLEADO
CENTRO DE COSTOS
FECHA DE ASIGNACIN
NOMBRE DE LA
MAQUINARIA O
EQUIPO
No. DE
SERIE
CONDICIONES
OBSERVACIONES:
Nombre y Firma
Nombre y Firma
_______________________
Nombre y Firma
_______________________
_____________________
Jefe de Lnea/Usuario
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
ENTREGA
RECIBE
AUTORIZA
FCAFP_PPAFS_01
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
121
Coordinador AFP
Contabilidad
Recibe reporte
telefnico y le pide
informe por escrito
Inmediatamente
elabora el reporte
por escrito
Enva el reporte de
la perdida al CAFP
Recibe reporte de la
perdida
Analiza la situacin
Determina si se requiere
solicitar seguro
NO
Actualiza su
BD de AF
Se reclama
seguro?
SI
Prepara
documentacin
y enva a
Contabilidad
Archiva toda la
documentacin
de perdida del
activo
Levanta acta
de hechos
FIN
FIN
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
122
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Documento:
Autor:
rea:
PROCESO A REALIZAR
Reportar prdida de activo fijo al Coordinador
de AFP va telefnica, al momento en que
elabora el reporte por escrito con el detalle.
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
123
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos a seguir para salvaguardar los activos fijos propiedad de la Empresa
que se encuentren asignados a un usuario en particular para el desempeo de sus funciones.
ALCANCE:
Todas las reas de Porcelanite involucradas en este proceso.
POLTICAS:
La entrega de todos los activos fijos asignados a un usuario deber estar soportada con una
Carta Responsiva
La elaboracin y/o actualizacin de la Carta Responsiva se har cuando existan nuevas
adquisiciones o traspasos entre centros de costos, localidades o movimientos entre el personal
que tenga asignado un activo fijo.
Los Encargados definidos en la Poltica de Traspasos y Reasignaciones debern reportar al rea
de Activos Fijos los traspasos realizados para que se actualice el responsable y se genere la
Carta Responsiva correspondiente.
La Carta Responsiva se generar por el Coordinador de Activos Fijos.
El Jefe / Coordinador de Activos Fijos deber enviar la Carta Responsiva y sus actualizaciones
al rea de Recursos Humanos para que se integre al expediente del usuario.
El usuario que dae o pierda un activo bajo su custodia deber informarlo al rea de Activos
Fijos.
El rea de Recursos Humanos deber recoger al personal que se retire de la Empresa los activos
fijos que tenga bajo su administracin o custodia y entregarlos al Jefe o Coordinador de Activos
Fijos.
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
124
CARTA RESPONSIVA
PLANTA PORCEL
NOMBRE DEL EMPLEADO
No. DE EMPLEADO
FECHA RESGUARDO
UBICACIN
CENTRO DE COSTOS
Nmero de
proyecto:
Tiempo de vida til: ___ MESES ___AOS
Nombre y Firma
Nombre y Firma
Nombre y Firma
_______________________ _______________________
_____________________
ENTREGA
AUTORIZA
RECIBE
FCAFP_PPCR_01
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
125
ALCANCE:
Todas las reas de Porcelanite involucradas en este proceso.
DEFINICIONES:
Activo fijo asegurable: bien que dada su naturaleza y de acuerdo a las Polticas del rea de
Administracin de Riesgos es susceptible de protegerse de cualquier siniestro mediante una pliza
contratada con una Compaa Aseguradora para este fin.
Activo fijo obsoleto (permanentemente ocioso): bienes fsicos que por su uso, por el tiempo transcurrido o
por modificaciones han dejado de ser tiles.
Activo fijo ocioso: activos que se encuentran en desuso eventual pero que sern utilizados en el futuro.
Activo nuevo: incorporacin de bienes que realizarn nuevas funciones y que no substituyen o se
adicionan a los activos existentes.
Adquisiciones: transacciones para comprar una parte o el total de un negocio funcionando o sus activos,
incluyendo la: adquisicin de privilegios de propietarios, derechos de operacin, licencias y derechos de
tecnologa o produccin.
Capitalizacin: registro de un egreso que beneficiar a futuro como un activo en lugar de considerarlo
como un gasto del perodo en que ocurre, siempre deber cubrir los criterios sealados en el Anexo 6.
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
126
Gastos del perodo: desembolsos ordinarios para conservar las instalaciones actuales en condiciones
normales de operacin o servicio y que no prolongan su vida til (reparaciones y mantenimiento).
Inversiones en proceso: activos que se construyen en vez de ser adquiridos como un activo terminado, no
se les aplicar depreciacin hasta que se capitalicen y se conviertan en activo fijo.
Mejoras: aumento de calidad por reemplazo o renovacin de un activo existente por un activo mejorado,
superior o parte del mismo (tales como la reconstruccin de un camin o trailer), con un costo acumulado
mayor a $1,000 USD que aumentar su capacidad productiva por lo menos el 20% y/o alargar su vida
til original por lo menos 2 aos.
POLTICAS:
CLASIFICACIN DE MAQUINARIA Y EQUIPOS:
Los activos fijos se clasificarn en Grupos de acuerdo a la Tabla de Valores autorizada, incluyendo los
conceptos sealados a continuacin:
Precios de compra.
Los costos de flete y manejo.
Seguro en trnsito y montaje.
Costos de ensamble e instalacin.
Documento:
Autor:
rea:
Descuentos.
Reconstrucciones.
Impuestos de importacin.
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
127
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
128
ACTIVOS OCIOSOS:
Los activos sin utilizar que formen parte de un proyecto cancelado se considerarn activos ociosos; los
gastos en que se incurra por la cancelacin de un proyecto sern aplicados al centro de costos
responsable.
Si un activo es clasificado como ocioso permanente deber registrarse un cargo al Departamento
responsable en el perodo en que suceda, ajustando el valor neto de reposicin equivalente a un ao de
vida til remanente; estos saldos se cancelarn hasta que se autorice su baja y venta o destruccin.
El Jefe y/o Coordinador de Activos Fijos deber registrar la baja y venta de los activos fijos obsoletos y
ociosos en el perodo en que ocurran, cancelando el costo original, su depreciacin acumulada y los
importes relativos a su plusvala.
REPARACIN DE ACTIVO:
La reparacin del activo fijo se deber de notificar de manera inmediata al registrarse la falla por el Jefe
de Lnea o Usuario que estuviera en ese momento utilizando el equipo por medio del Ticket de
Reparacin, el cual tendr que enviar al Coordinador de Activos Fijos de Produccin para que este
elabore el Formato de Salida por Reparacin (FCAFP_PPFSR_01) y notifique al proveedor de la falla,
as como al departamento de vigilancia para que este se encuentre enterado de la salida del Activo.
RETIRO DE ACTIVO FIJO:
Al momento que un activo sea retirado de servicio deber acreditarse su costo a la cuenta
correspondiente y cancelarse la depreciacin acumulada, tanto del valor original como de los importes
relativos a su plusvala (reevaluacin).
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
129
INVENTARIOS FSICOS:
El Jefe / Coordinador de Activos Fijos de Zona realizarn inventarios rotativos de los activos fijos, su
frecuencia deber garantizar un inventario fsico total durante el ao, el cual ser conciliado con los
registros contables y fiscales.
DEPRECIACIN:
Toda la maquinaria y equipo sern sujetos de depreciacin.
El costo de los activos fijos deber asignarse a los perodos beneficiados de su uso mediante el mtodo
de lnea recta para efectos de reporte. Generalmente los mtodos acelerados debern ser elegidos para
llenado de las declaraciones de impuestos, considerando las tasas fiscales establecidas en la Ley del
I.S.R.
La depreciacin deber iniciarse cuando se integre el activo (bsicamente todos los costos hayan sido
incurridos) o cuando sea puesto en servicio, lo que ocurra primero.
En cada perodo la depreciacin deber ser cargada al gasto y acreditada a las cuentas de depreciacin
acumulada.
Si la vida econmica en un mercado dado es menor a la vida til contable sealada se utilizar la vida
ms corta para fines contables.
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
130
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
131
Jefe de Lnea y /o
Usuario
Notifica AF
obsoletos,
siniestrados y
ociosos para
posible venta
Coordinador AFP
Contabilidad
Recibe notificacin y
reubica los activos
Reubica equipo de
computo, transporte y
maquinaria
Comprador
Elabora solicitud
de venta
anexando
cotizaciones
Presenta en caja
recibo de pago
Realiza el pago
total
Enva a CAFP la
documentacin
Enva memorndum a
Contabilidad para
solicitar cotizaciones
Presenta recibo
de caja sellado,
as como
documentacin
Recibe la solicitud
de venta autorizada
junto con las
cotizaciones
Vende el activo a
personal ajeno a
la empresa
Elabora factura
original y copia
Entrega factura
original al
comprador
Recibe factura
original y activo
comprado
Archiva copia de
factura y documentos
relacionados y registra
informacin en BD
FIN
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
132
PROCESO A REALIZAR
Notifica al Coordinador de AFP, los activos fijos
que a consecuencia de una renovacin o
reemplazo de equipos o por estar obsoletos,
siniestrados, ociosos etc., sern desplazados de
acuerdo a los lineamientos de la Poltica.
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
a) Documento pre-foliado.
b) Fecha.
c) Nombre del comprador.
d) Direccin.
e) Cuenta de cargo.
f) Motivo de la venta.
g) Nmero de activo.
h) No de placa de identificacin
j) Descripcin.
k) Precio cotizacin.
l) Precio Gua EBC (autos).
m) Precio de venta.
n) Sub-tototal.
o) IVA.
p) Total.
q) Nombre y firma (elabora)
i) Cantidad.
Coordinador de AFP
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
133
Coordinador de AFP
Comprador
Comprador
Coordinador de AFP
Comprador
Coordinador de AFP
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
134
24/10/08
P. FISICA
P. MORAL
oferta publicada
SI
NO
ACTIVO
CANT.
VALOR DE REALIZACION
OFERTA
Y/O AVALUO
$185,000.00
1745378
$185,000.00
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
SUB-TOTAL
IVA 15 %
TOTAL
$185,000.00
$27,750.00
$212,750.00
$185,000.00
TOTAL
NOTAS IMPORTANTES:
EL COMPRADOR, UNA VEZ QUE YA HA INSPECCIONADO EL O LOS ACTIVOS A QUE SE REFIERE ESTA SOLICITUD, LA FIRMA DE CONFORMIDAD
ACEPTANDO LAS CONDICIONES FISICAS ACTUALES DE LOS MISMOS Y LIBERA A LA VENDEDORA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD AL RESPECTO.
EL ACTIVO SE VENDE EN EL LUGAR DONDE SE ENCUENTRA, POR LO QUE CUALQUIER GASTO DE TRASLADO Y MANIOBRA DE LAS INSTALACIONES
DE PORCELANITE A LAS DEL COMPRADOR SERAN A CARGO DE ESTE ULTIMO, AJUSTANDOSE A LOS HORARIOS ESTABLECIDOS EN LA EMPRESA DE
QUE SE TRATE.
CONDICIONES DE PAGO :
EFECTIVO O CHEQUE COBRADO ANTES DE LA ENTREGA DEL ACTIVO.
COMPRADOR
Nery Izquierdo Rendn Representante Legal Transformadora Contempo Intermational, S.A
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
135
Coordinador AFP
Levanta ticket
para reparacin
Enva ticket a
CAFP
Elabora formato
para enviar a
Proveedor
Vigilancia
Proveedor
Enva copia de
formato a
vigilancia
Enva formato de
traspaso por
reparacin a
Proveedor
Recibe la orden
de reparacin del
CAFP
Presenta formato
a vigilancia y a
CAFP y procede a
recoger el activo
Entrega activo a
Proveedor y da
salida junto con
vigilancia
Recibe y revisa
firmas de salida al
traspaso por
reparacin
Archiva
documentacin
del traspaso de
AF por reparacin
Permite la salida
del activo al
Proveedor
Almacena
informacin en
BD
FIN
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
136
PROCESO A REALIZAR
Levanta el Ticket para reparacin de un
equipo y enva al Coordinador de Activos
Fijos.
Elabora el formato de "Salida de Activos
Fijos" (previa solicitud de servicio de
reparacin del Activo con Abastecimientos),
con los siguientes datos:
a) Fecha de elaboracin.
b)
Nombre
del
solicitante
(usuario,
proveedor).
c) Motivo de la reparacin (prstamo,
reparacin, devolucin y otros).
d) Tipo de movimiento (traspaso interno/
externo).
e) Permanencia (definitiva/provisional).
f) Fecha de regreso (provisional).
g) Envo/Recepcin (localidad a localidad y
centro de costos a centro de costos).
h) Responsable del activo asignar.
i) Cantidad (nmero de activos a traspasar).
j) Nmero de activo (placa de identificacin).
k) Descripcin.
l) Observaciones.
m) Nombre y firma (Encargado de Activos
Fijos).
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Proveedor
Proveedor
Coordinador de AFP
Documento:
Autor:
rea:
el
la
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
137
Vigilancia
Coordinador de AFP
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
y
de
su
y
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
138
FECHA DE SOLICITUD
PUESTO
CENTRO DE COSTOS
No. de
Serie
TIPO DE MOVIMIENTO:
Salida por falla en funcionamiento ___ Salida por mantenimiento___
MOTIVO DE REPARACIN
FECHA DE SALIDA
FECHA DE REGRESO
DESCRIPCIN
CANTIDAD
Nombre y Firma
Nombre y Firma
Nombre y Firma
_______________________
_______________________
_____________________
Proveedor
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
RECIBE
ENTREGA
AUTORIZA
FCAFP_PPFSR_01
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
139
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
140
PROCESO A REALIZAR
Elabora el "Programa de Inventarios Fsicos
Trimestrales" para la Planta Porcel para
garantizar que por lo menos se realice 4
veces durante el ao un inventario fsico de
los activos fijos de Produccin (Maquinaria y
equipo).
Enva el programa al Coordinador de Activos
Fijos para que lo organice.
Jefe de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
141
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
142
Jefe de AFP
Contabilidad
Revisa reporte
comparativo de
inventario fsico vs.
terico
Autoriza y firma el
ajuste contable y
fiscal en los AF de la
Planta
Enva reporte a
Contabilidad
Enva la autorizacin
al JAFP
Enva la informacin
al JAFP
Recibe reporte y
realiza movimientos
de alta y/o baja en
BD
Recibe el reporte de
los ajustes
Archiva
documentacin para
futuras consultas
Enva a CAFP
FIN
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
143
PROCESO A REALIZAR
Imprime y revisa el "Reporte Comparativo del
Inventario Fsico vs. Terico de Activos Fijos",
aclara las diferencias con los Encargados de
Activos o Jefes de Lnea, as como los activos
que se inventariaron y que no tenan placa de
identificacin.
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
Jefe de AFP
Jefe de AFP
Contabilidad
Jefe de AFP
Coordinador de AFP
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
144
Jefe AFP
Proveedor
Verifica la cantidad de
placas existentes
Recibe la solicitud y
procede a verificarla
Determina la necesidad de
existencia de placas
Solicita placas de
identificacin de activo fijo
a JAFP
Enva la solicitud al
Proveedor
Registra en BD la
informacin de la
asignacin
Elabora la relacin de
distribucin de placas
Recibe la relacin de la
distribucin de placas
Archiva documentacin
correspondiente
Archiva documentacin
FIN
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
145
Coordinador de AFP
PROCESO A REALIZAR
Verifica mensualmente con los Jefes de Lnea
la cantidad de placas existentes, tanto de metal
como plastificadas y determina, de acuerdo a
las altas registradas por perodo la cantidad
requerida para garantizar un stock suficiente.
Determina la necesidad de adquirir placas de
identificacin para activos fijos nuevos o
activos cuya placa se haya desprendido o
daado y que requieren su reemplazo,
teniendo en cuenta el tipo de placa a colocar
de acuerdo al activo:
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
Jefe de AFP
Jefe de AFP
Proveedor
Jefe de AFP
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
146
Jefe de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
Jefe de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
147
ALCANCE:
Todas las reas de Porcelanite involucradas en este proceso.
POLTICAS:
TRASPASOS:
Los traspasos que se realicen entre las Plantas, Lneas o Centros de Costos, se tramitarn a travs
de la forma Traspaso de Activos Fijos (FCAFP_PPFT_01) y se utilizarn para todos los Grupos
de Activos Fijos de Produccin (Maquinaria y Equipo).
Los traspasos (Maquinaria y Equipo) se dividirn en:
Provisionales / Definitivos.
Internos / Externos.
El control y registro de los consecutivos del formato de Traspaso de Activos Fijos lo llevar el Jefe /
Coordinador de Activos Fijos, proporcionndose las formas requeridas a los que requieran aplicar
esta funcin.
En los traspasos internos se elaborar el formato de Traspaso de Activos Fijos cuando el
movimiento se realice a otra planta o cuando un activo se encuentre asignado a una persona
especfica que firm una Carta Responsiva
En el caso de traspaso entre Plantas el responsable de elaborar el formato ser el Gerente de la
Planta Exterior.
El personal encargado de autorizar los traspasos de activos fijos son:
Grupo de Activo
Documento:
Autor:
rea:
Maquinaria y Equipo
Responsable
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
148
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
149
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
150
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
151
PROCESO A REALIZAR
Determina la necesidad de traspasar un activo
bajo su custodia a otra localizacin o rea de la
Empresa y solicita al Coordinador de Activos
Fijos de Produccin el formato de "Traspaso de
Activos Fijos", cuyo consecutivo ser por Planta
para los activos de Maquinaria y Equipo,
Equipo de Transporte Pesado y Equipo
Utilitario.
Elabora el formato de Traspaso de Activo
Fijos en original y copia para enviarlo al
Coordinador de Activos Fijos de Produccin
que corresponda en original y dos copias, con
los siguientes datos:
a) Fecha de elaboracin.
b) Nombre del solicitante.
c) Motivo del traspaso (prstamo, reparacin,
devolucin, etc.).
d)
Tipo
de
movimiento
(traspaso
interno/externo).
e) Permanencia (definitiva/provisional).
f) Fecha de regreso.
g) Envo/Recepcin (localidad a localidad y
centro de costos a centro de costos).
h) Responsable del activo a asignar.
i) Cantidad (nmero de activos a traspasar).
j) Nmero de activo (placa de identificacin).
k) Descripcin.
l) Observaciones.
m) Nombre y Firma (Solicitante).
Nota: En el caso de que el traspaso sea entre
Plantas (definitivo/provisional), el formato ser
elaborado por el Gerente de la Planta Exterior
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
152
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Coordinador de AFP
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
153
FOLIO:
FECHA: aa/mm/aaaa
No. DE EMPLEADO
PUESTO
CENTRO DE COSTOS
FECHA DE ASIGNACIN
FECHA DE MOVIMIENTO
FECHA DE DEVOLUCIN
Nmero de activo:
No. de
Serie
UBICACIN ACTUAL:
TIPO DE MOVIMIENTO:
Traspaso entre Lneas__ Traspaso entre CC___ Traspaso entre Plantas___
Definitivo___
Temporal _ _
MOTIVO DE TRASPASO
No. DE EMPLEADO
PUESTO
CENTRO DE COSTOS
_______________________
Jefe de Lnea/Usuario
RECIBE
_______________________
Coordinador de AFP
Nombre y Firma
_____________________
Jefe de AFP
ENTREGA
AUTORIZA
FCAFP_PPFT_01
Documento:
Autor:
rea:
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
154
Documento:
Autor:
rea:
NOMBRE
DESCRIPCIN
Tipo de
documento:
Manual
Fecha:
01-Oct-2008
Versin:
1.00
Total Pg. 53
155
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
CAPITULO IV
IMPLEMENTACIN DE LA
ESTRATEGIA DESARROLLADA
PORCELANITE
Planta Porcel
Activos Fijos
156
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
4.1 RESUMEN
Basados en la estrategia desarrollada y de acuerdo con la problemtica de la cual se
desprendi el diseo de la misma, en donde resalta la falta de control y ubicacin de los
activos fijos del rea de produccin y el gasto excesivo que se genera al reponerlos,
procedemos a implantar dicha estrategia, la cual consiste como ya se explico en el
captulo anterior en aplicar el manejo de polticas, procesos y formatos que permitan el
control y ubicacin de los activos propios del rea de produccin, as como una buena
administracin de los movimientos que surgieran dentro de dicha rea, todo esto por
parte del Departamento de Activos Fijos de Produccin que se encontrar integrado por
un Jefe de Activos Fijos de Produccin y un Coordinador de Activos Fijos de
Produccin, quienes tendrn a su cargo dichas actividades y sern los responsables
directos de las mismas.
La aplicacin de cada una de las polticas se realizarn una a una, comparando al final
de cada aplicacin, las diferencias que se dieron en el proceso actual vs. el proceso
anterior que manejaba la planta, demostrando as la efectividad de su aplicacin.
157
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
150mm
Activos Fijos
de Produccin
Almacn
1700mm
1700mm
Produccin
Vigilancia
158
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Contralora
Contabilidad
En esta organizacin podemos observar que no existe un rea que se encargue nica y exclusivamente
al control de los activos fijos de produccin ya que era una de las actividades que tenia que realizar el
rea de Contabilidad, la cual al encontrarse en el rea administrativa de la planta no conoca de cerca los
movimientos de estos, por lo que al aplicar la estrategia antes mencionada obtenemos como resultado la
siguiente estructura.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CON LA ESTRATEGIA IMPLEMENTADA
CONTRALORA
CONTABILIDAD
COORDINADOR DE ACTIVOS
FIJOS DE PRODUCCIN
El departamento puesto en marcha depender directamente del rea de Contabilidad para no romper la
cadena de legado, reportar sus actividades y obtendr la autorizacin de esta rea para realizarlas.
Para iniciar con las actividades del departamento lo primero que realizarn sus miembros es actualizar
una Base de Datos personal que maneje propiamente cada unos de ellos con la informacin
correspondiente a cada uno de los activos que existen en el rea de Produccin y que adems detalle
sus caractersticas y atributos que consideren necesarios para su descripcin y ubicacin.
159
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Es aqu donde partiremos para realizar el caso prctico para tener el registro, asignacin y control de
estos activos pasando por el desarrollo de cada uno de los procesos que incluyen dicha accin, tales
como el alta del activo, asignacin de este mediante carta responsiva, traspaso de activos entre centros
de costos y salida de activos por reparacin, as como la baja de activos obsoletos.
El registro se realizar con el formato de alta de activo para que se tenga el documento de control.
Posteriormente realizarn la asignacin de los activos a los responsables que se encargarn de estos
mediante la carta responsiva.
Este registro se iniciara con el listado de los 19 activos descritos en el contenido del inventario
proporcionado anteriormente por la planta, los cuales se detallan a continuacin:
1.- AGITADORES
2.- BANDAS TRANSPORTADORAS
3.- BASCULAS MECNICAS
4.- BOMBAS CENTRIFUGAS
5.- CARGADORES Y DESCARGADORES
6.- CHAROLAS PORTA LOSETAS
7.- CISTERNAS
8.- COMPENSADOR DE AIRE
9.- CORTADORA AUTOMTICA
10.-ENCAJADORAS
11.-ENVOLVEDORES
12.-EQUIPO DE AGITACIN PARA TANQUE DE REPOSO
13.-ESTABILIZADORES DE TENSIN
14.-ETIQUETADORAS
15.-FLEJADORAS
16.-MAQUINA PARA SERIGRAFA
17.-MOLDES, DADOS Y TROQUELES
18.-TINTAS DE AGITACIN
19.-TRACTORES
Con este listado de activos implementaremos nuestra estrategia tomando como base la informacin y
movimiento de dichos activos.
Es as como iniciaremos con la implementacin y procederemos a realizar los pasos que nos marca el
procedimiento, no sin antes observar la manera en que eran ejecutados por la Planta.
Anteriormente la Planta recurra a ejecutar la siguiente poltica para realizar esta actividad:
160
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
No. Proceso
4
Titulo de la Poltica
Responsables
Descripcin de la Poltica
Es responsabilidad de los Directores y
Gerentes de rea mantener los equipos
actualizados y evitar la obsolescencia
operativa y tecnolgica mediante un plan de
reemplazos
adecuado,
pero
siempre
cuidando que no afecte la rentabilidad de la
empresa y de Grupo.
Los Directores y Gerentes de rea de cada
empresa son los responsables de los
activos fijos por rea o departamento, esto
con el objeto de facilitar su control fsico, el
ptimo aprovechamiento, as como un
adecuado uso y mantenimiento de los bienes.
Como podemos observar no se seala un registro de la informacin en algn formato o base de datos,
solo se determinaba que el Gerente de rea era el responsable de los activos fijos que se encontraba en
las reas a su cargo, lo cual no resultaba muy redituable para el manejo de estos.
Por tal motivo se decidi implementar una poltica que incluyera a los responsables de participar en este
proceso, as como los documentos o formatos que pudieran auxiliar para llevar este control, adems de
contar con diagramas que pudieran ser ms explicativos en cuanto al desarrollo de esta actividad, de lo
cual surgi la siguiente poltica a la que se tendrn que apegar tanto los miembros del departamento de
activos fijos de produccin como los integrantes del rea de produccin.
161
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos a seguir para las adquisiciones y altas de activo fijo.
DEFINICIONES:
Coordinador de Activos Fijos: persona responsable de la asignacin y administracin de un grupo
de activos.
RECEPCIN DE ACTIVOS:
Todos los activos fijos debern entregarse a los responsables designados en esta Poltica.
Los responsables autorizados para la recepcin de este grupo de activo fijo son:
Responsable
Jefe / Coordinador de Activo Fijos
de Produccin
Los activos recibidos por el Coordinador mencionado en el punto anterior debern registrarse
mediante la Cdula de Alta de Activo en Produccin (Formato FCAFP_PPCA_01) y registrar la
informacin inmediatamente de manera electrnica en la base de datos, posteriormente
identificarse con la placa metlica o plstica que le corresponda por el grupo de activo al que
pertenezca.
162
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Registra fecha en
la solicitud de
aprobacin de
capital
Llena formato de
costos de activo
fijo por unidad
Llena seccin de
aprobacin
Enva aprobacin
a CAFP
Enva
documentacin a
Contabilidad
Agrega una
etiqueta de activo
al activo fijo
Agrega la
informacin en
BD
Llena
documentacin
completa de activo
fijo
FIN
Esta poltica indica seguir el proceso que nos marca el siguiente diagrama de flujo.
163
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Basados en este proceso procedemos a elaborar el llenado del siguiente formato para Vo. Bo. y
autorizacin del departamento de Contabilidad.
Nombre de la Planta:
Planta Porcel
REGISTRA
AUTORIZA
Vo. Bo.
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
Contabilidad
FCAFP_PPCA_01
164
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Los datos de este formato son vaciados a la Base de Datos que maneja el Coordinador en la cual lleva el
registro del activo para posteriormente aadir la placa de acuerdo a las caractersticas del activo que en
este caso ser una placa metlica remachada, resistente a altas temperaturas.
Este proceso se basa en la poltica 7.1 Alta de Activos Fijos inciso Recepcin de Activos, establecida
en el Manual de Polticas y Procedimientos para el Control de Activo Fijo en el rea de Produccin.
Con este proceso se tiene un control ms exacto de los activos al contar con documentos tanto fsicos
como electrnicos de este movimiento, pues anteriormente solo se realizaba de acuerdo a lo establecido
en el proceso 4 de la Poltica para el Activo Fijo.
Para seguir con las actividades que realizarn los miembros del departamento se contina con la
asignacin del activo a produccin al Jefe de Lnea o Usuario responsable de mantener y cuidar el
funcionamiento de la maquinaria mediante la Carta Responsiva (Formato FCAFP_PPCR_01) que indica
la poltica de custodia de activo registrada en el manual elaborado especialmente para los activos fijos de
produccin y la cual no se tenia contemplada anteriormente en el manejo de las polticas con las que
contaba la planta.
Para la elaboracin de la Carta Responsiva antes mencionada nos basamos en la Poltica 7.3 Custodia
de Activo Fijo y respetando los incisos que nos marca esta como se describen a continuacin:
POLTICAS PROPUESTA CON LA ESTRATEGIA
7.3 CUSTODIA DE ACTIVO FIJO
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos a seguir para salvaguardar los activos fijos propiedad de la
Empresa que se encuentren asignados a un usuario en particular para el desempeo de sus
funciones.
POLTICAS:
La entrega de todos los activos fijos asignados a un usuario deber estar soportada
con una Carta Responsiva.
La elaboracin y/o actualizacin de la Carta Responsiva se har cuando existan
nuevas adquisiciones, registros o traspasos entre centros de costos, localidades o
movimientos entre el personal que tenga asignado un activo fijo.
La Carta Responsiva se generar por el Coordinador de Activos Fijos y quien ser
responsable de la entrega de la misma al Jefe de Lnea o Usuario designado.
165
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
CARTA RESPONSIVA
PLANTA PORCEL
FOLIO: 0001
NOMBRE DEL EMPLEADO
Jos Lus Gonzlez Limn
No. DE EMPLEADO
000843
UBICACIN
Produccin 3
CENTRO DE COSTOS
789-5
FECHA RESGUARDO
08-OCT-2008
Nmero de
proyecto:
El equipo descrito se recibe en perfectas condiciones de operacin y funcionamiento, siendo est propiedad de Grupo Porcelanite-Planta Porcel
quien me lo ha asignado para el desarrollo de las actividades que se me encomendaron. El equipo lo regresar en el momento en que est me sea
requerido. As tambin me comprometo a seguir las polticas vigentes de su uso establecidas por Grupo Porcelanite-Planta Porcel.
Nombre y Firma
Nombre y Firma
_______________________
_______________________
Jefe de Lnea/Lder de
Proyecto
RECIBE
Nombre y Firma
_____________________
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
Elabora y entrega
AUTORIZA
FCAFP_PPCR_01
166
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Se puede observar que en esta primera actividad, realizada por los integrantes del departamento de
Activos Fijos de Produccin, se lleva desde el principio un control ms serio y estricto puesto que hay
documentos que respaldan las acciones que ejecutan en cada proceso, de los cuales se careca
anteriormente y que adems sin estos no se puede realizar el movimiento que requieren, pues siempre
tendr que haber de por medio un formato elaborado de manera correcta y adems autorizado por los
responsables de ejecutar el proceso y reas las involucradas en este.
167
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
TRASPASOS
Para elaborar una correcta asignacin de los activos es necesario ubicarlos en los centros de trabajo que
corresponde, debido a que en algunos casos la maquinaria o equipo se encuentra en otros lugares
distintos a su ubicacin asignada en un principio y en otros casos solo se necesita por un tiempo de ellos
para apoyo a alguna de las lneas de produccin, para ello es necesario elaborar un Formato de
Traspaso de Activo en donde se registren cada uno de los datos sin omitir informacin alguna de dicho
formato ya que ello ser motivo de rechazo para realizar este tipo de movimiento y as mismo debe contar
con las firmas de autorizacin correspondientes.
Para realizar este tipo de movimientos la planta anteriormente se basaba solo en los siguientes procesos
que marcaba la poltica de activos fijos:
PLITICA ACTUAL DE LA PLANTA
POLTICA DE ACTIVOS FIJOS
No. De
Proceso
Titulo de la Poltica
Descripcin
Movimiento de Activos
10
Prestamos y Renta de
Activos Fijos nter
compaas
Debido a la falta de autorizacin de los traspasos entre compaas y a la falta de determinan un proceso
y un documento que respalde los movimientos dentro y fuera de la unidad se decidi implementar la
poltica para los traspaso de activos fijos ya sea entre centros de costos o entre plantas del propio grupo.
La primera persona que intervendr en esta actividad ser el Jefe de Lnea o Usuario que requiera que se
traspase el activo que necesita, elaborando el formato de traspaso para posteriormente enviarlo al
Coordinador de Activos Fijos y sea autorizado por el Jefe de est para poder ejecutar el traspaso.
Esta poltica se detalla a continuacin seguida del diagrama de procedimiento que se debe seguir para
realizar dicho proceso por los miembros del rea.
168
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos a seguir para el control de los movimientos internos o externos
autorizados por el rea de Activos Fijos de Produccin de la Planta.
POLTICAS:
TRASPASOS:
Los traspasos que se realicen entre las Plantas, Lneas o Centros de Costos, se
tramitarn a travs de la forma Traspaso de Activos Fijos (FCAFP_PPFT_01) y se
utilizarn para todos los Grupos de Activos Fijos de Produccin (Maquinaria y Equipo).
Los traspasos (Maquinaria y Equipo) se dividirn en:
Provisionales / Definitivos.
Internos / Externos.
Maquinaria y Equipo
Responsable
169
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
La secuencia del procedimiento para realizar el traspaso se detalla a continuacin con el siguiente
diagrama.
Determina la
necesidad de
traspasar el activo
Coordinador AFP
Recibe el formato
junto con la copia
FTO. TRAS.
Realiza el llenado de
la peticin y del
formato de traspaso
en original y copia
FTO. TRAS.
Enva formato al
CAFP en original y
copia
Revisa y valida la
informacin
requerida
FTO. TRAS.
Enva formato al
JAFP en original y
copia
FTO. TRAS.
FTO. TRAS.
Jefe AFP
Recibe el formato
junto con la copia
FTO. TRAS.
Valida la
informacin da Vo.
Bo. y firma la
autorizacin
FTO. TRAS.
Enva formato al
CAFP en original y
copia
FTO. TRAS.
Realiza el
traspaso en su BD
para tener el
control
Archiva la
informacin
Recibe el formato
de traspaso con
autorizacin
firmada
FTO. TRAS.
Enva al jefe de
lnea y/o usuario
la autorizacin en
original
FTO. TRAS.
Procede a realizar
el traspaso junto
con el CAFP
FIN
170
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
FOLIO: 00001
FECHA: 12/10/2008
No. DE EMPLEADO
000563
CENTRO DE COSTOS
Jefe de Lnea
772
FECHA DE ASIGNACIN
FECHA DE MOVIMIENTO
FECHA DE DEVOLUCIN
01/04/2008
14/10/2008
24/10/2008
Nmero de activo:
5 0
0
7
5
No. de
Serie
7 8 4 2
Flejadora de presin mediana, peso 48 Kg., color negro perla, automtica, marca Flow
Master modelo JG17859
NOMBRE DEL NUEVO RESPONSABLE
No. DE EMPLEADO
000725
CENTRO DE COSTOS
707
Lnea de Empaquetado 2A
Nombre y Firma
Nombre y Firma
Nombre y Firma
_______________________
_______________________
_____________________
Jefe de Lnea/Usuario
RECIBE
Coordinador de AFP
ENTREGA
Jefe de AFP
AUTORIZA
FCAFP_PPFT_01
171
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
En el caso de que el traspaso que se requiera realizar sea entre plantas del mismo grupo solo se incluir
la participacin del Gerente de la Planta exterior, que ser quien enve el formato al Coordinador de
Activos Fijos de Planta Porcel y del departamento de Vigilancia, quien recibir un acopia del formato de
traspaso para que pueda dar salida al activo, el proceso que se seguir ser el siguiente:
172
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
De esta manera podemos observar la eficacia de la poltica implementada, ya que contamos con un
fundamento al que tendremos que sujetarnos al realizar cualquier tipo de traspaso, el cual
necesariamente se debe de realizar a travs del formato establecido y especificado dentro de dicha
poltica y contar con la firma de autorizacin por parte de los miembros del Departamento de Activos Fijos
de Produccin, de lo cual se careca anteriormente al no contar con un formato que permitiera el
movimiento y adems de no permitir los prestamos de maquinaria y equipo entre Plantas y cuando surga
la necesidad de realizar esta actividad los prestamos de equipo solo se otorgaban de conformidad con el
Usuario que tuviera asignado la maquinaria o equipo que se requera y esto es lo que representaba el
mayor problema al administrar los activos, pues cuando se necesitaban se ignoraba donde se
encontraban y quien haba hecho el traspaso, ya que no exista un registro de este tipo de movimiento ni
ningn documento que lo respaldara, lo que incurra en la compra de un nuevo activo y por ende en un
gasto muchas veces innecesario.
173
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Por ello se implemento la siguiente poltica que debe ser llevada junto con el respaldo del Formato de
Salida por Reparacin y con las firmas de autorizacin de los miembros del Departamento de Activos
Fijos de Produccin y que marca en uno de sus incisos lo siguiente:
POLITICA PORPUESTA CON LA ESTRATEGIA
7.4 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.
OBJETIVO:
Establecer criterios y reglas uniformes de registro, valuacin y control para la proteccin de la
maquinaria y equipos propios de la Planta.
REPARACIN DE ACTIVO FIJO:
La reparacin del activo fijo se deber de notificar de manera inmediata al registrarse la falla
por el Jefe de Lnea o Usuario que estuviera en ese momento utilizando el equipo por medio
del Ticket de Reparacin, el cual tendr que enviar al Coordinador de Activos Fijos de
Produccin para que este elabore el Formato de Salida por Reparacin
(FCAFP_PPFSR_01) y notifique al proveedor de la falla, as como al departamento de
vigilancia para que este se encuentre enterado de la salida del Activo.
El inicio de este proceso es ejecutado por el Jefe de Lnea o Usuario responsable del activo, previa
revisin del dao de la maquinaria, levantando un Ticket de reparacin y envindolo al Coordinador de
Activos Fijos de Produccin para que este proceda a elaborar el formato de Salida por Reparacin.
El formato de salida debe contener toda la informacin requerida posible, pues esto permitir el mejor
funcionamiento de este proceso. El formato que se elaboro para ejercer esta poltica es el siguiente y el
cual resulto de gran efectividad pues al realizar un conteo de los activos se tena en el momento preciso
la ubicacin del activo y la fecha en que se contara nuevamente con l en produccin.
174
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
FECHA DE SOLICITUD
17/10/2008
CENTRO DE COSTOS
Jefe de Lnea
5
704
No. de
Serie
Nmer
o de
activo:
P P 7 0 4 5 0 0
TIPO DE MOVIMIENTO:
Salida por falla en funcionamiento _X_
MOTIVO DE REPARACIN
FECHA DE SALIDA
20/10/2008
DESCRIPCIN
FECHA DE REGRESO
27/10/2008
CANTIDAD
1 Compresor
Nombre y Firma
Nombre y Firma
_______________________
_______________________
_____________________
Proveedor
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
RECIBE
ENTREGA
AUTORIZA
FCAFP_PPFSR_01
175
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Posteriormente a la elaboracin de este formato por parte del Coordinador de Activos Fijos de
Produccin, el formato es enviado al proveedor para que este realice la reparacin del activo, al mismo
tiempo en que se enva la informacin de la salida del activo al departamento de vigilancia, y se registra
la informacin de los movimientos en la Base de Datos que maneja el Coordinador, el detalle de este
proceso se especifica en el siguiente diagrama.
176
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
DISPOSICIN DE ACTIVO
Al venir realizando esta serie de actividades por parte del los miembros del Departamento de Activos
Fijos de Produccin, se encontr con equipos de los cuales se poda disponer para su venta.
El movimiento de este tipo no se encuentra registrado dentro de las polticas que manejaba la Planta,
pues se consideraba una de las actividades que tenia que realizar el rea de Contabilidad.
Al implementar el manejo de las polticas y procedimientos para el control de los activos fijos de
produccin, es indispensable para poder realizar la venta de los activos fijos que son necesarios vender
por la Planta el basarnos en la misma poltica 7.4 Registro y Control de Activos Fijos en el inciso
Disposicin de Activos apartado Venta de Activo que declara lo siguiente:
POLITICA PROPUESTA CON LA ESTRATEGIA
7.4 registro y control de activos fijos
OBJETIVO:
Establecer criterios y reglas uniformes de registro, valuacin y control para la proteccin de la
maquinaria y equipos propios de la Planta.
177
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
El inicio de la actividad se da cuando el Jefe de Lnea o usuario reporta al Coordinado de Activos Fijos
de Produccin el activo ocioso o siniestrado que se pudiera vender, posteriormente est reporta a
Contabilidad la informacin para comenzar con las cotizaciones y elaborar la Solicitud de venta de activo
al posible comprador.
Este proceso se detalla a continuacin:
$
$
Coordinador AFP
Contabilidad
Recibe notificacin y
reubica los activos
Reubica equipo de
computo, transporte y
maquinaria
Enva memorndum a
Contabilidad para
solicitar cotizaciones
Elabora solicitud
de venta
anexando
cotizaciones
Enva a CAFP la
documentacin
Comprador
Presenta en caja
recibo de pago
Realiza el pago
total
Presenta recibo
de caja sellado,
as como
documentacin
Recibe la solicitud
de venta autorizada
junto con las
cotizaciones
Vende el activo a
personal ajeno a
la empresa
Elabora factura
original y copia
Entrega factura
original al
comprador
Recibe factura
original y activo
comprado
Archiva copia de
factura y documentos
relacionados y registra
informacin en BD
FIN
178
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
El formato que respalda la poltica que se describe anteriormente y el cual se utiliza para la venta del
activo es el siguiente:
24/10/08
P. FISICA
P. MORAL
oferta publicada
SI
NO
ACTIVO
CANT.
VALOR DE REALIZACION
OFERTA
$185,000.00
Y/O AVALUO
1745378
$185,000.00
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
SUB-TOTAL
IVA 15 %
TOTAL
$185,000.00
$27,750.00
$212,750.00
TOTAL
$185,000.00
NOTAS IMPORTANTES:
EL COMPRADOR, UNA VEZ QUE YA HA INSPECCIONADO EL O LOS ACTIVOS A QUE SE REFIERE ESTA SOLICITUD, LA FIRMA DE CONFORMIDAD
ACEPTANDO LAS CONDICIONES FISICAS ACTUALES DE LOS MISMOS Y LIBERA A LA VENDEDORA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD AL RESPECTO.
EL ACTIVO SE VENDE EN EL LUGAR DONDE SE ENCUENTRA, POR LO QUE CUALQUIER GASTO DE TRASLADO Y MANIOBRA DE LAS INSTALACIONES
DE PORCELANITE A LAS DEL COMPRADOR SERAN A CARGO DE ESTE ULTIMO, AJUSTANDOSE A LOS HORARIOS ESTABLECIDOS EN LA EMPRESA DE
QUE SE TRATE.
CONDICIONES DE PAGO :
EFECTIVO O CHEQUE COBRADO ANTES DE LA ENTREGA DEL ACTIVO.
COMPRADOR
Nery Izquierdo Rendn Representante Legal Transformadora Contempo Intermational, S.A
Es as como este formato y el registro que propiamente realiza el Coordinador de Activos Fijos de
Produccin en su Base de Datos, facilitan la deteccin del registro de la venta que se efectu en tiempo y
forma, de manera que nos ayuda en la deteccin de los movimientos de la venta del activo.
179
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Titulo de la
Poltica
Operaciones
Descripcin de la Poltica
Respecto a esta informacin podemos observar que no se detalla el proceso para dar de baja un activo o
reportarlo como obsoleto, pues solo se menciona de manera general ya que la poltica de Baja Definitiva
se encontraba dentro de otra de las actividades que realizaba Contabilidad, sin que el encargado de
Produccin o Jefe de Lnea las conociera ya que no se encontraban a su alcance.
Por este motivo implementamos una poltica, la cual respaldara particularmente este proceso en el rea
de Produccin y que fuera manejada tanto por los miembros de esta rea como por los responsables del
Departamento de Activos fijos de Produccin beneficiando una vez ms la administracin y el manejo de
los activos que se manejan en el rea.
180
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Para iniciar con este proceso el Jefe de Lnea o Usuario determinarn los activos que se consideran
ociosos de acuerdo a la poltica y darn aviso al Coordinador de Activos Fijos de Produccin, para que
est elabore el Formato para Activos Fuera de Servicio y verifique la informacin correspondiente de
acuerdo al siguiente diagrama de procedimientos.
181
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Coordinador de AFP
Verifica antigedad y
depreciacin
Accesa a su BD y
cambia el status del
activo
Verifica condiciones
del activo para venta
Pasa a procedimiento
para disposicin de
activos
FIN
182
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
FOLIO: 00001
FECHA: 28/10/2008
NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL ACTIVO
Marco Antonio Jimnez Ramrez
CENTRO DE COSTOS
709
NOMBRE DE LA
MAQUINARIA O
EQUIPO
No. DE
SERIE
PP77589
No. DE EMPLEADO
000965
FECHA DE ASIGNACIN
02/01/2007
CONDICIONES
OBSOLETA
OBSERVACIONES: Sale de produccin por cumplir su tiempo de vida til y para permitir la asignacin
de la nueva mquina que se utilizar por contener nueva tecnologa.
Nombre y Firma
_______________________
Nombre y Firma
_______________________
Nombre y Firma
_____________________
Jefe de Lnea/Usuario
Coordinador de AFP
Jefe de AFP
ENTREGA
RECIBE
AUTORIZA
FCAFP_PPAFS_01
183
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
184
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
185
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Activo
fijo
No. de
serie
Existencia
I.F.
SISTEMA
AJUSTE
OBSERVACIONES
5006988
AII318450.
$ 206,583.98
206,583.98
5001651
AMASADORA
SIN SERIE
$ 67,410.45
134,820.90
OCIOSO
1 EN OPERACIN Y 1 IDENTIFICADO EN
PLANTA PAVILLION
SIN SERIE
$ 11,372.00
22,744.00
SIN SERIE
$ 80,521.17
80,521.17
EN OPERACIN
SIN SERIE
$ 22,958.52
22,958.52
EN OPERACIN
01815
$ 374,170.96
748,341.91
01823
4,691.20
4,691.20
5001092
5006697
5000597
5001130
5001133
5001146
5001151
5000631
5001190
AMASADORA VERTICAL II
MEZCLADORES
AMAZADORA VERTICAL MCATHOMAS L
GREENA CO
AMAZADORA VERTICAL MCATHOMAS L
GREENA CO
ARRUGADOR DE BAA SANITARIA
BAA DE ALAMBRE QUE ENTREGA AL
HORNO
BAA DE RECIBO DE HORNO FABRICADA
EN MALLA
BAA SANITARIA QUE RECIBEDE
ROCIADOR DE ACEIT
BAA TRANSPORTADORA DE 3NIVELES
CAJALLENAMATE
BASCULA ELECTRONICA CAP1 KG
PRECIO.
IMPORTE.
01823
$ 222,777.00
222,777.00
NO EXISTE
SIN SERIE
8,595.75
8,595.75
EN OPERACIN
SIN SERIE
8,595.75
8,595.75
EN OPERACIN
4426660448
8,595.75
8,595.75
OCIOSO
SIN SERIE
8,595.75
17,191.50
1 EN OPERACIN Y 1 NO EXISTE
SIN SERIE
$ 472,328.58
944,657.16
1 EN OPERACIN Y 1 NO EXISTE
148,628.20
2 EN OPERACIN Y 2 INEXISTENTES
2 DEV POR RENTA Y 1 EN OPERACIN
1 EN OPERACIN y 1 EN PLANTA EXTERNA 1
DEV POR RENTA
5001222
5003373
CODIFICADOR
0068187
$ 37,157.05
5007544
CODIFICADOR/MAQ5 NEXOR
4754967
$ 23,898.70
71,696.10
5003374
BV788
$ 665,237.33
1,995,712.00
SL54-03R
$ 206,141.29
1,030,706.45
2 EN OPERACIN 3 rentadas
SIN SERIE
$ 165,014.02
495,042.06
EN OPERACIN
$ 41,534.65
5002720
5001054
5006854
5003366
S/N
40
166,138.60
$ 6,338,998.00
20
40
20
186
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
En base a las observaciones realizadas en el inventario, se llevaron a cabo los movimientos conforme a las nuevas polticas y procedimientos aplicados, que
en este caso son las siguientes:
NOMBRE EQ
OBSERVACION
AGITADORES
OCIOSO
BANDAS TRANSPORTADORAS
BASCULAS MECANICAS
TIPO DE MOVIMIENTO
BAJA DE AF OCIOSO
TRASPASO INTERPLANTAS
BAJA DEFINITIVA
TRASPASO INTERPLANTAS
-$
206,583.98
-$
67,410.45
-$
11,372.00
-$
374,170.96
CISTERNAS
BAJA DE AF OBSOLETO
-$
4,691.20
COMPENSADOR DE AIRE
NO EXISTE
BAJA DEFINITIVA
-$
222,777.00
ENVOLVEDORES
EQUIPO DE AGITACIN PARA
TANQUE DE REPOSO
OCIOSO
BAJA DE AF OCIOSO
-$
8,595.75
1 NO EXISTE
-$
8,595.75
ESTABILIZADORES DE TENSIN
1 NO EXISTE
BAJA DEFINITIVA
-$
472,328.58
ETIQUETADORAS
2 INEXISTENTES
BAJA DEFINITIVA
-$
74,314.10
FLEJADORAS
BAJA DEFINITIVA
-$
47,797.40
TRASPASO
DEFINITIVA
-$
1,330,474.67
3 RENTADAS
BAJA DEFINITIVA
-$
618,423.87
TRACTORES
BAJA DEFINITIVA
-$
83,069.30
BAJA DEFINITIVA
INTERPLANTAS
BAJA
Como se observa en el cuadro anterior el inventario disminuyo en cantidad considerable, esto debido principalmente a que con los nuevos controles
implementados se tiene como punto primordial un inventario REAL, con el que anteriormente no se contaba debido a la falta de responsabilidad y control
sobre estos activos.
Una vez que obtuvimos los datos reales, se llevo a cabo un inventario para corroborar la eficiencia del nuevo departamento de AF as como de los controles
puestos en marcha.
Y encontramos que del inventario fsico realizado surgieron movimientos que se detallan en el siguiente cuadro:
187
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
********Conteo Unico
No Serie
Exist.
5001151
CORTADORA AUTOMATICA
SIN SERIE
5000631
SIN SERIE
5002720
ENCAJADORAS
EQUIPO DE AGITACIN PARA TANQUE DE
REPOSO
5001092
5000597
PRECIO.
IMPORTE.
I.F.
SIST.
AJUSTE
8,595.75
8,595.75
SIN SERIE
8,595.75
BASCULAS MECANICAS
SIN SERIE
CARGADORES Y DESCARGADORES
SIN SERIE
5007544
FLEJADORAS
4754967
5001651
BANDAS TRANSPORTADORAS
SIN SERIE
5003373
ETIQUETADORAS
5006697
8,595.75
EN OPERACIN OK
8,595.75
EN OPERACIN OK
8,595.75
$ 11,372.00
11,372.00
EN OPERACIN OK
AF MOVIDO DE UBICACIN POR
CAMBIO EN PROC DE PROD. DCTOS
OK
$ 22,958.52
22,958.52
EN OPERACIN OK
$ 23,898.70
23,898.70
EN OPERACIN OK
$ 67,410.45
67,410.45
EN OPERACIN OK
0068187
$ 37,157.05
74,314.10
EN OPERACIN OK
BOMBAS CENTRIFUGAS
SIN SERIE
$ 80,521.17
80,521.17
EN OPERACIN OK
5003366
TRACTORES
S/N
$ 41,534.65
83,069.30
EN OPERACIN OK
5001130
01815
$ 374,170.96
374,170.96
EN OPERACIN OK
5001054
SL54-03R
$ 206,141.29
412,282.58
EN OPERACIN OK
5001222
ESTABILIZADORES DE TENSIN
SIN SERIE
$ 472,328.58
472,328.58
EN OPERACIN OK
5006854
TINTAS DE AGITACIN
SIN SERIE
$ 165,014.02
495,042.06
EN OPERACIN OK
5003374
BV788
1
20
$ 665,237.33
665,237.33
$ 2,808,393.00
20
20
OBSERVACIONES
2 EN OPERACIN NORMAL, 1
TRASPASO LINEA PIMO-124 DCTOS
ORDEN OK
188
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Como bien sabemos un rubro importante dentro de cualquier empresa manufacturera son los: Activos
fijos, y al contar con un buen manejo de control y autoridad sobre este rubro podemos declarar que stos
funcionan en orden, y adicional otorgan a las reas interesadas informacin real, veras, confiable y
oportuna, como lo observamos en el caso de los resultados obtenidos en el inventario de la Planta Porcel
ya que no es necesario realizar una cantidad considerable de ajustes ya que toda la Maquinaria Y Equipo
de Produccin esta identificada y respaldada con documentos necesarios para su buen funcionamiento.
Se observa la diferencia entre el inventario realizado el cuarto trimestre del 2008 vs el inventario realizado
al primer trimestre del 2009, en primera por que cada movimiento realizado cuenta con un documento de
respaldo, y a su vez hubo una disminucin en la prdida de AFP, y el personal involucrado comenz a
familiarizarse con nuevas y mejores formas de trabajo.
Como dato informativo les presentamos un comparativo de Estados Financieros de la planta, nicamente
para poder apreciar la reduccin en el rubro de maquinaria y equipo netos.
Por obvias razones podemos decir que al reducir los inventarios por rentas y compras innecesarias, hay
un incremento en el % de utilidades de la empresa, ya que reducen principalmente los costos de
produccin.
189
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
Trimestre 1 de 2009
566,927.00
31,060.00
CLIENTES
$ 2,314,828.00
839,754.00
301,233.00
256,304.00
INVENTARIOS
$ 1,307,339.00
488,190.00
ACTIVO CIRCULANTE
$ 4,490,327.00
1,615,308.00
INVENTARIOS INMOBILIARIOS
567,197.00
965,610.00
ACTIVO
ACTIVO CIRCULANTE
758,135.00
CENTROS COMERCIALES
INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO NETO
$ 6,338,998.00
2,808,393.00
CREDITO MERCANTIL
$ 4,059,381.00
72,433.00
OTROS ACTIVOS
302,685.00
85,468.00
TOTAL
$15,949,526.00
6,114,409.00
5,532.00
400,997.00
709,077.00
565,060.00
572,602.00
333,556.00
157,889.00
76,634.00
PASIVO CIRCULANTE
$ 1,445,100.00
1,376,247.00
$ 9,045,227.00
983,855.00
116,833.00
23,328.00
142,908.00
$ 1,056,010.00
173,549.00
PASIVO TOTAL
$11,689,245.00
2,673,812.00
CAPITAL SOCIAL
334,489.00
334,464.00
149,096.00
149,096.00
UTILIDADES RETENIDAS
INSUFICIENCIA EN LA ACTUALIZACION DEL CAPITAL
CONTABLE
$ 4,818,020.00
4,032,918.00
-$
713,827.00
-$
732,845.00
-$
375,733.00
-$
375,733.00
-$
1,203.00
-$
20,018.00
$ 4,210,842.00
3,387,882.00
INTERES MINORITARIO
779.00
1,055.00
48,660.00
48,660.00
$ 4,260,281.00
$15,949,526.00
$
$
3,437,597.00
6,111,409.00
CAPITAL CONTABLE
190
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
El anlisis costo beneficio, permite definir la factibilidad de las alternativas planteadas y del proyecto a
ser desarrollado.
Su objetivo fundamental es proporcionar una medida de los costos en que se incurren en la realizacin de
dicho proyecto y a su vez comparar dichos costos con los beneficios esperados de la realizacin de la
estrategia propuesta.
Su utilidad se mide en que valora la verdadera necesidad y oportunidad de llevar a cabo la estrategia que
se esta proponiendo, adems de seleccionar la alternativa ms beneficiosa para la realizacin del
proyecto y la estimacin adecuada de los recursos econmicos necesarios.
Para determinar el costo beneficio de la estrategia presentada en el captulo 3, procederemos a realizar
dos tipos de listas, la primera con lo requerido para implantar el proyecto, y la segunda con los beneficios
que trae consigo e nuevo esquema de operaciones despus de aplicado el proyecto.
191
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
3.
$250,000.00
$250,000.00
$250,000.00
$750,000.00
192
ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
En este listado se describen los beneficios intangibles de los cuales la empresa se beneficiar con la
implantacin de la estrategia diseada.
En relacin al desarrollo de la estrategia presentada se obtendr por beneficio inmediato:
1. Controles generales para verificar donde se generan las fallas y errores y en base al
cumplimiento de las medidas y herramientas de control propuestas disminuir la incidencia de
error.
2. Delimitar responsabilidades del activo fijo en el rea de produccin de la planta Porcel.
3. Reducir los costos operativos al disminuir los gastos por renta de activos fijos o por la importacin
de ellos.
4. Reducir la necesidad de invertir fondos de capital en la adquisicin de nuevo activo fijo.
De lo anterior se concluye que la empresa al controlar sus operaciones por parte de un profesional,
tendr el mayor beneficio y se proyecta disminuir en se totalidad, el problema objeto de este trabajo de
investigacin.
La determinacin numrica del beneficio que traer a la empresa la implantacin de las nuevas
propuestas se detalla en el siguiente esquema:
COMPARATIVO DE COSTOS
Para la empresa Porcelanite, S.A. de C.V.
COSTO POR RENTA DE ACTIVO FIJO
350,000
150,000
500,000
750,000
750,000
PROMEDIO MENSUAL
250,000
RESUMEN
Costos mensuales en los que actualmente incurre la empresa
500,000
250,000
Reduccin de costos
250,000
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
CONCLUSIONES
Al finalizar el presente trabajo, podemos concluir que la estrategia elegida, pensada para tener un control
ms efectivo de los activos fijos que se encuentran en el rea de produccin de la Planta Porcel, cumple
satisfactoriamente con las expectativas de esta, teniendo como resultado la afirmacin a la pregunta
hipottica planteada al inicio de este trabajo, ya que efectivamente una estrategia de control de este tipo
diseada exclusivamente para mantener un control general de los procesos que cotidianamente se llevan
a cabo, puede surtir efectos muy favorables para las rea que participan en este proceso.
Pudimos observar que en base a la implementacin del Departamento de Activos Fijos de Produccin y el
Manual de Polticas y Procedimientos, tanto el rea como la Planta obtendrn el control que necesitan y
que resultar favorable para la disminucin de prdidas de equipo y maquinaria al mismo tiempo en que
disminuir sus gastos al invertir en este tipo de activos.
Tambin concluimos que el fincar la responsabilidad en el personal que participa en el departamento de
activos fijos de produccin, se tiene que la empresa reduce tambin por esta va los costos totales por los
conceptos antes mencionados.
Con los controles establecidos se puede monitorear de manera exacta que, quienes, cuanto tiempo y en
que lugar se encuentran ubicados cada uno de los activos del rea de Produccin, por lo que en general
podemos concluir que el proyecto realizado fue bueno y cumpli con las expectativas esperadas.
RECOMENDACIONES
En base a las conclusiones a las que llegamos se recomienda a la empresa establecer y fortalecer un
control interno que le permitir corregir procesos, definir responsabilidades, unificar criterios y lo ms
importante tener un control de cada uno de los activos que se encuentran en una de las reas ms
importantes de la Planta como lo es Produccin, pero adems no solamente esta rea sino todas
aquellas que presenten un problema parecido, pues como pudimos ver la eficacia del control puede
funcionar en todas las rea que integran a la empresa.
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ESTRATEGIA OPERATIVA PARA EL CONTROL EN LOS ACTIVOS FIJOS DEL REA DE PRODUCCIN
DE LA PLANTA PORCEL DE GRUPO PORCELANITE
BIBLIOGRAFA
SITIOS WEB CONSULTADOS:
www.porcelanite.com.mx
www.lamosa.com.mx
www.adrformacion.com/tutorial12
www.elprisma.com/administracion_de_empresas
www.fredogy.com/graphicorgs/
www.ggrupoasesor.com
LIBRO CONSULTADO
Desarrollo de Procedimientos, Polticas y Documentacin
1998
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