GRUPO PO DE ACAR

OTIMIZAO DO PLANEJAMENTO ORAMENTRIO COM SAP BUSINESS PLANNING & CONSOLIDATION

QUICK FACTS

Com o BPC eliminamos os mais de 560

modelos de planilhas Excel utilizados
e automatizamos todo o processo de
planejamento oramentrio. Agora
possvel, a partir da margem de lucro
determinada, por exemplo, estabelecer
metas para cada regional, marca e loja.
Paulo Joo Salomo Filho, Coordenador de TI
Lder do Projeto BPC

SAP Customer Success Story

Varejo

Companhia
Nome: Grupo Po de Acar
Localizao: So Paulo /SP
Industria: Varejo
Nmero de lojas:1080
Funcionrios: 84.000
Web site: www.grupopaodeacucar.com.br
Partner: SAP Consulting e IBM

Produtos e Servios SAP

BusinessObjects Planning (parte do
SAP BusinessObjects Planning &
Consolidation)
SAP NetWeaver
SAP BusinessObjects Xcelsius
SAP Productivity Pack by RWD
Porque SAP
Menor Impacto cultural (Interface Excel)
Integrao com ECC
Facilidade de Implantao
Fcil integrao com ferramentas no SAP

Desafios e Oportunidades
Proporcionar tempo de anlise efetivando
o verdadeiro papel do analista de planejamento, maior crtica e acurcia
Criao do workflow integrando o sistema
Benefcios
de planejamento com as reas funcionais Base nica, proporcionando
(cronograma).
integridade, robustez, consistncia e
Oramento por conta contbil
qualidade da informao.
Reduo do nmero de planilhas.
Objetivos
Iniciativas Estratgicas estaro
Plataforma nica e premissas consolidaintegradas execuo dos processos.
das para construo de oramento
Possibilidade de otimizar anlises de
Evitar impactos culturais, como mundana
causa e efeito
drstica na interface (excel)
Simulao de cenrios com ndices
econmicos e financeiros que
Oramento naturalmente consolidado,
permitir a empresa tomada de
atualizado e disponvel
decises com maior preciso e
Segurana da tomada de deciso
agilidade.
Destaque de Implementao
Banco de dados
Projeto realizado em 7 meses,
considerando 7 unidades de negcio Oracle
Plataforma implementada para
Hardware
utilizao
2 mquinas Unix com 10 GB de RAM
de mais de 300 usurios
Plano de comunicao ostensiva ducada
rante o projeto
1 processador duo core de 4,2 Ghz para
Treinamento de mais de 340 usurios
cada mquina
com o uso do SAP Productivity Pack 1 mquina Intel
by RWD
8 GB de RAM
2 processadores quad core de 2,83 GHz

Agora os gestores tm domnio de tudo o que vai cair em seu centro de

custos, incluindo rateios e despesas corporativas, e com isso podem antecipar negociaes junto a reas corporativas.
Paulo Joo Salomo Filho, Coordenador de TI Lder do Projeto BPC

Precisvamos consolidar o grande nmero de planilhas que circulavam pela

empresa em uma plataforma nica, e ter a base oramentria consolidada em
tempo real
Fernando Lopes, gerente de sistemas administrativos e financeiros

Fundada em 1948 por Valentim dos

Santos Diniz, o Grupo Po de Acar
a maior empresa de varejoda Amrica Latina. A companhia encerrou 2009,
j contemplando as lojas do Ponto Frio,
com 1.080 lojas, 79 postos de combustveis e 150 drogarias, distribudas
em 18 Estados e no Distrito Federal,
e com um crescimento de 28,2% na
rea de vendas. Foram inauguradas
46 novas lojas sendo: 5 lojas Po de
Acar, 2 lojas Extra Hiper, 21 lojas Extra Fcil, 7 lojas Assai e 11 lojas Ponto
Frio, alm das 457 lojas adquiridas do
Ponto Frio em junho de 2009. Com a
recente associao com Casas Bahia,
a empresa ir somar aproximadamente
mais 508 pontos de venda.
Para garantir a atuao no mercado e
atender s diferentes necessidades e
expectativas dos consumidores, a empresa mantm uma estrutura multiformato com os modelos: supermercados
(Po de Acar, Extra, CompreBem e
Sendas), hipermercados (Extra), lojas
de bens durveis (Ponto Frio, ExtraEletro), lojas de convenincia (Extra
Fcil) e atacarejo (Assai Atacadista). A
companhia tambm atua no comrcio
eletrnico nas reas de alimentos, com
o www.paodeacucar.com.br, e no
alimentos, com o www.extra.com.br e
www.pontofrio.com.br. Na associao
recm anunciada com Casas Bahia,
tambm est prevista a participao do
site de ecommerce www.casasbahia.
com.br.

Cliente SAP h quatro anos, em 2008,

o grupo integrou inmeros e complexos sistemas com base no ERP da
SAP. No incio de 2009, optou pela
implantao do SAP Business Planning
& Consolidation para automatizar e
consolidar os processos envolvidos no
planejamento oramentrio da companhia.
Com mais de 1.080 lojas, 150 drogarias, 79 postos de combustvel e
aproximadamente 500 milhes de tickets emitidos ao ano, o Grupo Po de
Acar se deparou no incio deste ano
com a necessidade de um sistema que
lhe desse o suporte necessrio para
construir oramentos slidos, com
base em dados confiveis, precisos e
centralizados. Precisvamos consolidar o grande nmero de planilhas que
circulavam pela empresa em uma plataforma nica, e ter a base oramentria
consolidada em tempo real, explica
Fernando Lopes, gerente de sistemas
administrativos e financeiros do Grupo
Po de Acar.
Diante desse cenrio, a empresa deu
continuidade ao projeto de TI iniciado
trs anos antes. Em uma primeira
onda, realizada a partir de 2007, a
companhia implantou mdulos financeiros, de manuteno e gesto de
investimentos (FI/CO, MM, TRM, BW,
PM, IM), entre outros, e o ARIS para
Netweaver do ERP SAP para suportar

todo o desenho de processos da empresa. Depois, no incio deste ano, deu

incio segunda onda do projeto, com
a implantao do SAP Business Planning & Consolidation esta sim para a
consolidao da plataforma de suporte
ao planejamento oramentrio.
A empresa trouxe para a ferramenta
todo o planejamento de despesas,
bem como todas as suas receitas
extradas dos sistemas legados. Uma
vez includas essas informaes na
nova ferramenta, foi hora de realizar
simulaes com base em dados de
regionais. Com o BPC conseguimos
rapidamente distribuir os nmeros
estabelecidos como meta para cada
uma das lojas. Alm disso, foi possvel
adotar workflow no gerenciamento do
processo de planejamento das lojas,
afirma Salomo. Com o BPC eliminamos os mais de 560 modelos de
planilhas Excel utilizados e automatizamos todo o processo de planejamento
oramentrio. Agora possvel, a
partir da margem de lucro determinada,
por exemplo, estabelecer metas para
cada regional, marca e loja.
Segundo o coordenador do projeto,
agora os gestores contam com uma
dinmica muito natural e confortvel.
Conseguimos, por exemplo, ter
outras regras de planejamento tambm
em ferramentas conhecidas, facilitando
o controle sobre as alteraes. Agora
os gestores tm domnio de tudo o
que vai cair em seu centro de custos,
incluindo rateios e despesas corporativas, e com isso podem antecipar negociaes junto a reas corporativas,
afirma Salomo.
A soluo tambm foi integrada para

www.sap.com /contactsap

alimentar outros sistemas com dados

para a realizao de simulao de
cenrios. O BPC permite visualizar os
cenrios simulados por bandeira, bem
como realizar ajustes para entender,
em tempo real, quais seriam os seus
reflexos nos negcios do grupo,
incluindo despesas totais, margem
Ebitda, despesas com impostos,
explica Salomo, lembrando que antes
do BPC no havia como assegurar que
todas as variveis seriam consideradas
nas simulaes.
O projeto, realizado em parceria com
a IBM, envolveu diversos profissionais, incluindo especialistas da SAP
Consulting que conduziram o projeto
em carter de ramp-up. A gesto da
mudana foi muito importante nesse
processo de implantao do BPC,

Sucesso da implementao
Em menos de sete meses o Grupo
Po de Acar realizou o Go-Live do
BPC. Alm do envolvimento dos profissionais ligados ao projeto, aes com
um plano de comunicao ostensivo,
treinamentos por especialidades e
no prprio BPC foram cruciais para o
sucesso da implantao. Criamos um
plano de comunicao extremamente ostensivo, com a distribuio de
jornais e informativos e e-mails para
os usurios efetivos da ferramenta
contribuiu para o xito do go-live,
afirma Salomo. Utilizamos a ferramenta SAP Productivity Pack by RWD
(SPP) para e-learning e treinamento
contnuo. Isso nos garantiu alto ndice
de satisfao dos usurios, facilita a

O BPC permite visualizar os cenrios simulados por bandeira, bem como realizar ajustes para entender, em tempo real, quais seriam os seus reflexos nos
negcios do grupo, incluindo despesas totais, margem Ebitda, despesas com
impostos.
Paulo Joo Salomo Filho, Coordenador de TI Lder do Projeto BPC
(02/2010)
2010 SAP AG. All rights reserved.

destaca Salomo.
O Grupo Po de Acar entrou no
processo de ramp-up da soluo,
programa pelo qual a SAP padroniza
processos relacionados a um determinado produto para criar uma base
de conhecimento no apenas para o
cliente, mas para o mercado como
um todo, e isso foi, de acordo com
Salomo, muito importante para a
companhia.

configurao e utilizao da soluo e

facilita questes relacionadas a change
management, enumera Salomo.

SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign,

Clear Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer and other SAP
products and services mentioned herein as well as their respective
logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in
Germany and other countries.
Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects,
Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and
other Business Objects products and services mentioned herein
as well as their respective logos are trademarks or registered
trademarks of SAP France in the United States and in other countries.
All other product and service names mentioned are the trademarks of
their respective companies. Data contained in this document serves
informational purposes only. National product specifications may vary.
These materials are subject to change without notice. These materials
are provided by SAP AG and its affiliated companies (SAP Group)
for informational purposes only, without representation or warranty of
any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions
with respect to the materials. The only warranties for SAP Group
products and services are those that are set forth in the express
warranty statements accompanying such products and services, if
any. Nothing herein should be construed as constituting an additional
warranty.

THE BEST-RUN BUSINESSES RUN SAP