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Manual de Gestin de Proyectos Ejecutados por el Gobierno

Anexo 6A
Edicin: Enero 2005
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Modelo de Trminos de Referencia para Auditorias en Proyectos NEX o de ONG


Descripcin del Informe Financiero Combinado y de los Anexos de Soporte
El informe a ser auditado se denomina Informe Financiero Combinado (CDR, su sigla en ingls). Es preparado
por el PNUD utilizando un paquete de software interno denominado FIM. Segn se describe en mayor detalle
ms abajo, este CDR combina los gastos de tres fuentes de desembolso por ao calendario. Estas tres fuentes
incluyen:
1. La Agencia de Ejecucin (ya sea el Gobierno o una ONG)
En el caso de adelantos de fondos a la agencia de ejecucin (ejecucin nacional plena), los
procedimientos del PNUD exigen que sta presente a la oficina de campo del PNUD, en forma
trimestral, un informe financiero que incluya (1) el estado del anticipo, (2) una lista de los desembolsos
efectuados desde la presentacin del informe financiero anterior, y (3) una solicitud de un nuevo
adelanto. A travs de todo el ao, la oficina de campo del PNUD ingresar los desembolsos en el FIM a
medida que reciba los informes financieros. Estos desembolsos de la agencia de ejecucin se
registrarn en la columna de gastos del CDR que lleva el nombre Gobierno.
2.

PNUD (oficina de campo, sede y otras oficinas de campo)


La oficina de campo del PNUD ingresar en su FIM los desembolsos efectuados por el PNUD desde sus
propias cuentas bancarias. Estos desembolsos del PNUD se registrarn en las columnas de gastos del
CDR denominadas PNUD. Pueden clasificarse en pagos directos o servicios de apoyo del PNUD. Esta
distincin que es importante a los fines de una auditora, no surge en forma aparente del CDR y
solamente podr ser proporcionada por la oficina de campo del PNUD como anexo de soporte. A
continuacin se describe brevemente cada categora.

3.

a)

Pagos Directos Es el caso en que la agencia de ejecucin es la responsable de los gastos pero
solicita al PNUD efectuar el pago al proveedor / consultor en su nombre y representacin (solicitud
de pago directo). La agencia de ejecucin rendir cuentas por dicho desembolso y mantendr
toda la documentacin de respaldo. El PNUD simplemente efectuar los pagos sobre la base de
una solicitud debidamente autorizada y le entregar a la agencia de ejecucin una copia del
voucher de desembolso que corresponda como comprobante del pago realizado.

b)

Servicios de Apoyo del PNUD (ejecucin nacional parcial) Es el caso en que la agencia de
ejecucin y el PNUD han acordado que el PNUD ha de brindar servicios de apoyo al proyecto.
Estos servicios de apoyo se describirn en el documento de proyecto o en un anexo a dicho
documento. El PNUD es plenamente responsable y rendir cuentas por dichos gastos y por ende,
mantendr toda la documentacin que respalde el desembolso.

Agencias de las Naciones Unidas


La agencia de las Naciones Unidas informar sus gastos al PNUD y al gobierno. La oficina de campo del
PNUD ingresar los gastos en el FIM. Estos gastos de la agencia de las Naciones Unidas se registrarn en
la columna de gastos del CDR llamada Agencia de Implementacin.

A fin de ao, luego de recibir de la agencia de ejecucin el informe financiero del cuarto trimestre y de la agencia
de las Naciones Unidas el informe de gastos de fin de ao, el PNUD preparar el CDR y lo presentar para su
firma a la agencia de ejecucin. EL PNUD le entregar al auditor el CDR firmado junto con la siguiente

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documentacin de respaldo:
1. Los informes financieros trimestrales presentados por la agencia de ejecucin.
2.

Un listado de los pagos directos procesados por el PNUD a solicitud de la agencia de ejecucin.

3.

Una lista de desembolsos efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo provistos a la
agencia de ejecucin.

4.

El estado de gastos de la agencia de las Naciones Unidas para el ao en cuestin..

Alcance de la Auditoria
1.-

Alcance del Trabajo

El alcance de la auditora indicado seguidamente, tiene por objeto definir claramente lo que se espera de un
auditor pero no limitar de modo alguno los procedimientos o las tcnicas de auditora que el auditor desee
utilizar para emitir su dictamen:
Una definicin de la entidad o parte de la entidad que ser sometida a la auditora (En general, ser la oficina del
proyecto ubicada dentro de un departamento de gobierno o en un edificio independiente).

Que la auditora se llevar a cabo de acuerdo con las normas de auditora ISA1 o INTOSAI2.

Que el perodo abarcado ser entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 20XX.

Que el alcance de la auditora quedar limitado a los gastos de la agencia de ejecucin que incluyen
(1) todos los gastos enumerados en los informes financieros trimestrales presentados por la agencia
de ejecucin y (2) los pagos directos procesados por el PNUD a solicitud de la agencia de ejecucin.

Que el auditor verificar la precisin matemtica del CDR al asegurarse que los gastos descriptos en la
documentacin de respaldo (informes financieros trimestrales, la lista de pagos directos procesados
por el PNUD a solicitud del gobierno, la lista de desembolsos realizados por el PNUD como parte de
los servicios de apoyo, y el estado de gastos de la agencia de las Naciones Unidas) se puedan conciliar
con los gastos, por fuente, que figuran en el CDR.

Que el auditor estipular en el informe de auditora los gastos del CDR no incluidos en el alcance de la
auditora ya que fueron efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo as como los
gastos totales excluidos pues fueron realizados por una agencia de las Naciones Unidas.

Que el auditor expresar en el informe de auditora si la fiscalizacin no se hizo en conformidad con


alguno de los sistemas arriba mencionados y, en tal caso, las normas o procedimientos alternativos
que se siguieron.

2.El Informe de Auditora


El contenido que se espera encontrar en el dictamen del auditor es el indicado en el Anexo, Modelo de Informe
de Auditora y deber incluir al menos lo siguiente:

Que es un informe con un objetivo especial y la aplicacin que se le dar.

1. International

Standards of Auditing (Normas Internacionales de Auditora, ISA) publicadas por el Comit Internacional de
Prcticas de Auditora de la Federacin Internacional de Contadores.

2 International

Organization of Supreme Audit Institutions (Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores -

INTOSAI)

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Las normas de auditora que se utilizaron (normas INTOSAI, ISA o normas nacionales que cumplen con
algunas de las arriba mencionadas en cuanto a los aspectos sustanciales)

El perodo que abarca el dictamen.

La restriccin de alcance para aquellos gastos que son responsabilidad del PNUD (como parte de los
servicios de apoyo) o de una Agencia de las Naciones Unidas.

SI el CDR presenta en forma transparente los gastos del proyecto y que los fondos fueron utilizados
para los propsitos descritos en el documento de proyecto y en los planes de trabajo.

3.-

Carta a la administracin

El auditor ha de presentar una carta a la administracin al finalizar la auditora. Los temas/ problemas a ser
incluidos en la carta a la administracin, como mnimo abarcar lo siguiente:

Una revisin de progreso del proyecto y del cumplimiento en tiempo y forma de los objetivos
delineados en comparacin con la fecha planificada de cumplimiento, ambos a ser incluidos en el
documento de proyecto. La intencin aqu no es abordar el cumplimiento de criterios especficos en
relacin con determinados criterios de desempeo o resultados. Sin embargo, el cumplimiento
generalizado con criterios amplios tales como la implementacin del proyecto con economa y
eficiencia podr ser objeto de comentario pero no dentro de la fuerza vinculante de un dictamen de
auditora.

Una evaluacin del sistema de control interno del proyecto con nfasis parejo en lo siguiente (i) la
efectividad del sistema en brindar a la direccin del proyecto la informacin til y oportuna que
requiere para el gerenciamiento adecuado del proyecto y (ii) la efectividad general del sistema de
control interno para proteger los bienes y recursos del proyecto

Una descripcin de las debilidades especficas de control interno que se observaron en la gestin
financiera del proyecto y los procedimientos de auditora que se siguieron para abordar o compensar
dichas debilidades. Se incluirn recomendaciones para resolver / eliminar las debilidades de control
interno.

Comentarios en cuanto a la implementacin de las recomendaciones efectuadas en la anterior carta a


la administracin y, de lo contrario, el estado de dicha implementacin.

A continuacin se brinda una orientacin ms detallada para cada una de las categoras generales mencionadas
ms arriba.
Revisin de progreso del proyecto
Como parte de la revisin general del progreso del proyecto, entre las medidas especficas a tomar se incluirn
las siguientes:

Revisin anual y trimestral de los planes de trabajo, informes financieros trimestrales y solicitudes de
pago directo y evaluacin en cuanto a su ejecucin en tiempo y su cumplimiento con el documento
de proyecto.

Revisin de los Informes de Proyecto Anuales preparados por la agencia de ejecucin y evaluacin del
cumplimiento con los lineamientos del PNUD y de la responsabilidad de monitoreo de la agencia de
ejecucin segn lo descrito en el documento de proyecto y en los planes de trabajo.

Revisin sobre el seguimiento por parte de la agencia de ejecucin de las decisiones y/o
recomendaciones sobre las actividades arriba mencionadas.

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Revisin del ritmo de progreso del proyecto y comentarios sobre las causas de las demoras.

Comentario respecto de los servicios de implementacin de la/s Agencia/s de las Naciones Unidas y si
fueron provistos conforme a lo establecido en el documento de proyecto y plan de trabajo.

Evaluacin del control interno


Se espera que el auditor realice una evaluacin general de los controles internos conforme a lo establecido en
las normas de control interno. Podr obtenerse un ejemplo de estas normas ya establecidas de la Organizacin
de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). El objetivo es que las normas del INTOSAI sean utilizadas por
los administradores del gobierno como marco para establecer estructuras de control interno que sean efectivas.
Adems de la evaluacin general arriba mencionada, las medidas adicionales podrn incluir lo siguiente:

Revisin de los gastos efectuados por la agencia de ejecucin y evaluacin de su alineacin con el
documento de proyecto, planes de trabajo y presupuestos.




Revisin del proceso de adquisiciones / contrataciones y evaluacin de su transparencia y


competitividad.
Revisin del uso, control y enajenacin de equipamiento no fungible. Tambin se considerar si el
equipamiento adquirido cumpli con las necesidades identificadas y si su uso estuvo en conformidad
con los propsitos propuestos.

Revisin del proceso de reclutamiento de personal de proyecto y consultores y evaluacin de la


transparencia y competitividad del mismo.

Revisin de los registros contables de la agencia de ejecucin y evaluacin de su idoneidad para


mantener registros precisos y completos de los recibos y desembolsos en efectivo; y como respaldo de
la preparacin del informe financiero trimestral.

Revisin de los registros de pedidos de pago directo para asegurarse que fueron firmados por
funcionarios de gobierno autorizados.

Recomendaciones de mejora
Las recomendaciones deben dirigirse a una entidad especfica para que no haya confusin en cuanto a la parte
responsable de su implementacin. La respuesta de la entidad se incluir en la carta a la administracin,
inmediatamente a continuacin de la recomendacin.
El auditor podr tambin comentar sobre las buenas prcticas (si las hubiese) que desarroll la agencia de
ejecucin y que deberan compartirse.
Infraestructura Disponible y Derecho de Acceso
Se incluir una descripcin de la naturaleza y ubicacin de todos los registros pertenecientes al proyecto. Este
listado especificar aquellos registros que se mantienen en la sede de la agencia de ejecucin y aquellos
ubicados en otras oficinas.
El auditor tendr acceso sin restricciones y en cualquier momento a todos los registros y documentos
(incluyendo libros contables, acuerdos legales, actas de las reuniones de comisin, registros bancarios, facturas y
contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. El auditor tendr el derecho de acceder a bancos,
consultores, contratistas y otras personas o empresas contratadas por la direccin del proyecto.

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Anexo: Modelo de Informe de Auditora


Informe del Auditor al:
Director Nacional del Proyecto y
al Representante Residente
Hemos auditado el Informe Financiero Combinado del Proyecto ABC para el ao finalizado el 31 de
diciembre de 20XX. Estos estados financieros son responsabilidad de la direccin del proyecto ABC. Nuestra
responsabilidad es emitir el dictamen sobre los estados que acompaan a la presente en base a nuestra
auditora.
Realizamos la fiscalizacin en conformidad con (las Normas Internacionales sobre Auditora promulgadas
por la Federacin Internacional de Contadores o las Normas de Auditora promulgadas por la Organizacin
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores). Estas normas requieren que planifiquemos y
realicemos la auditora a fin de obtener un aseguramiento razonable de que los estados financieros no
presentan falencias sustanciales. Una auditora incluye analizar, en forma aleatoria, las pruebas que
respaldan los montos y lo volcado en los estados financieros. Una auditora tambin incluye la evaluacin
de los principios contables utilizados y de las estimaciones importantes realizadas por la gerencia as como
la evaluacin de la presentacin general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditora
proporciona una base razonable para nuestro dictamen.
El Informe Financiero Combinado se prepara sobre la base de los desembolsos en efectivo realizados en
conformidad con los requisitos del PNUD. Sobre esta base, los gastos en efectivo se reconocen al pagarse y
no al incurrirse.
En nuestra opinin, el CDR adjunto al que se hace referencia ms arriba brinda una visin verdadera y
transparente (o presenta en forma clara y sustancial) los gastos en efectivo del proyecto durante el ao
finalizado el 31 de diciembre de 20XX conforme con los requisitos contables del PNUD.
Este informe se emite solamente con un propsito informativo y para su utilizacin por parte del PNUD y del
Gobierno del pas XYZ.
Fecha
FIRMA DE LOS AUDITORES
DOMICILIO

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