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El control como sistema

Se entiende por control de gestin el conjunto de procesos que la empresa aplica


para asegurarse de que las tareas que en la misma se realizan estn encaminadas a la
consecucin de sus objetivos. Se entiende que estos objetivos estn previamente
establecidos, en parte por los accionistas, representados por su consejo de administracin, (
Beneficios, expansin y seguridad) y en parte por la legislacin vigente, tanto en materia
civil como mercantil, fiscal, laboral, etc., ya que la empresa desarrolla su actividad en el
seno de una sociedad a la que debe servir, asumiendo por tanto importantes
responsabilidades sociales.
Desde esta perspectiva la labor de control no se limita a comprobar que las tareas
realizadas o las decisiones tomadas han sido correctas, sino que parte de su cometido es
influir y orientar el comportamiento de la organizacin para que se alcancen los objetivos
propuestos.
En general, y de una manera restrictiva, se viene entendiendo por control las
acciones realizadas relacionadas casi en exclusiva con los aspectos econmico financieros,
bsicamente la interpretacin de los estados financieros y la toma de medidas correctoras
en caso necesario.

reas a las que debe aplicarse el control de gestin


De acuerdo con lo planteado anteriormente, el control debe abarcar diferentes reas:
Finanzas: A travs de la interpretacin de los estados financieros, fundamentalmente
mediante la aplicacin de los ratios ms utilizados, se trata de medir los rendimientos de las
inversiones y la creacin de valor aadido econmico.
Clientes: Se trata de medir el nivel de satisfaccin de los mismos y consecuentemente el
nivel de fidelizacin que la empresa mantiene sobre ellos, as como su participacin en la
cuota de mercado del sector en que opera.
En el sector hotelero es habitual que se pida al cliente que informe a la direccin del grado
de satisfaccin de su estancia, mediante encuestas o informes de los tour operadores o
agencias con que trabaja el establecimiento.
En general, la informacin obtenida en cualquier rea slo es vlida si alguien la interpreta
correctamente y toma decisiones con ella. Del mismo modo las encuestas de los clientes

deben ser tratadas en reuniones con las personas implicadas y tomadas las decisiones
oportunas.
Procesos productivos internos: Se trata de establecer y medir la calidad de los procesos
productivos, con indicacin de los recursos a utilizar. Generalmente la expresin ms
amplia de los estndares establecidos son los manuales de operacin, que suponen una gran
herramienta de control siempre que en los mismos hayan participado los responsables de su
implementacin, debiendo ser al mismo un documento abierto, susceptible de ser adaptado
al cambio de las circunstancias que se producen en los procesos operativos.
En los hoteles organizados, y especialmente en las cadenas hoteleras, existen manuales de
operacin que abarcan prcticamente todas las reas de funcionamiento, desde la propia
implantacin fsica hasta las operaciones diarias pormenorizadas.
A modo de ejemplo se adjunta un modelo de informe sobre el control de puntos crticos en
las instalaciones de alimentacin y bebidas de un hotel. Esta operacin es particularmente
sensible a la contaminacin bacteriana, por lo que requiere controles amplios y especficos.
Clientela interna: La satisfaccin de los empleados es fundamental en toda empresa para
que se consigan los objetivos planteados, pero mucho ms en la empresa hotelera, donde la
elaboracin de productos (servicios) requiere la intervencin directa y permanente del
personal.
La participacin de todo el personal en el diseo y significado de los procesos productivos,
as como la informacin sobre los objetivos de la empresa es primordial para su
identificacin con los mismos.
La empresa tiene la obligacin ineludible de participar activamente en la formacin de su
personal, y no slo en la formacin relacionada con los procesos productivos especficos
del propio establecimiento, sino en una formacin ms amplia. Esto permitir que el
personal tenga perspectivas de progreso, que son fundamentales para su satisfaccin.
Independientemente de ello debe la empresa mantener un sistema de retribucin justo y
estimulante que permita al personal satisfacer sus necesidades a identificarse con los
objetivos de la empresa.
El nivel de satisfaccin del personal se mide principalmente con entrevistas personales y
contacto permanente con sus jefes y directivos.

Sistema de Informacin Gerencial


En sus orgenes, las empresas utilizaban los ordenadores para la prctica empresarial
de informatizar las nminas y hacer el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar.
Como las aplicaciones que histricamente se haban desarrollado siempre eran para
gestionar la informacin sobre ventas, inventarios, y otros datos que ayuden en la gestin
de la empresa, el trmino "SIG" (o "MIS") surgi para describir este tipo de aplicaciones.
Hoy, el trmino se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye (sin limitarse a
ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y aplicaciones de gestin de personal,
gestin de proyectos, y aplicaciones de recuperacin de bases de datos y la formacin
empresarial.
Un sistema integrado usuariomquina, el cual implica que algunas tareas son mejor
realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para
prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de
decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software
especializado, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis, la planificacin, el
control y la toma de decisiones, adems de bases de datos.

Actividades Principales de los SIG


1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de clculos, combinan
elementos de los datos, etc.
2.- Proporcionan informacin en manuales, electromecnicos y computarizados.
3.- Sistema de Informacin de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Informacin
para Administradores, Sistema de Informacin de Informes Financieros Externos.

Planificacin y control
Todas las funciones gerenciales; Planificacin, Organizacin, Direccin y Control
son necesarias para un buen desempeo organizacional. Los Sistemas de Informacin
Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificacin y el
Control. El valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los
siguientes cuatro supuestos bsicos:

Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un
fiel reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser
necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin
respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin
o decisiones desacertadas.

Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar


relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Coordinacin del control de gestin

En trminos generales, se puede decir que la coordinacin debe servir de gua para
alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles
(tcnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestin como
un proceso de retroalimentacin de informacin de uso eficiente de los recursos disponibles
de una empresa para lograr los objetivos planteados.

Los condicionantes del control de gestin


El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinmico,
variable cclicamente o completamente atpico. La adaptacin al entorno cambiante puede
ser la clave del desarrollo de la empresa.
Los objetivos de la empresa tambin condicionan el sistema de control de gestin,
segn sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.
La estructura de la organizacin, segn sea funcional o divisional, implica
establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control tambin distintos.
El tamao de la empresa est directamente relacionado con la centralizacin. En la
medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralizacin, pues hay ms cantidad
de informacin y complejidad creciente en la toma de decisiones.
Por ltimo, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la
organizacin, es un factor determinante del control de gestin, sin olvidar el sistema de
incentivos y motivacin del personal.

Los fines del control de gestin


El fin ltimo del control de gestin es el uso eficiente de los recursos disponibles para la
consecucin de los objetivos.
Sin embargo podemos concretar otros fines ms especficos como los siguientes:
Informar: Consiste en transmitir y comunicar la informacin necesaria para la toma de
decisiones.
Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecucin de los
objetivos.
Evaluar: La consecucin de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su
valoracin es la que pone de manifiesto la satisfaccin del logro.
Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la
consecucin de los objetivos.

Toma de decisiones: decidir es un proceso por el cual se elige una alternativa de accin
entre varias disponibles. Para adoptar una decisin adecuada, el primer y fundamental paso
es comprender el problema a resolver: cmo se ha generado, cules son sus causas, qu
efectos produce, cules pueden ser los efectos de diferentes acciones y qu pasara si nada
se hace.

CONCLUSIN
De acuerdo con todos los aspectos aqu estudiado, un hecho importante que subraya
la gerencia de las organizaciones, es que la extensin de su compromiso con sus metas y
propsitos es, en gran medida, el resultado de la claridad y manera en que los objetivos son
establecidos. Sin objetivos no hay necesidad se una organizacin; y cuando es posible crear
una organizacin sin un propsito establecido, sta se deteriora rpidamente terminando por
disolverse.
Igualmente, una organizacin, existente que deje de tener una meta a la cual
dirigirse, debe remodelar sus objetivos si habr de sobrevivir. Es axiomtico que sin una
organizacin no hay necesidad de gerentes o proceso gerencial. De ah que los objetivos
son considerados fundamentales para el proceso gerencial.
Se debe admitir que hay diferencia de opinin en relacin con la fijacin de
objetivos debe ser considerado como parte del planeamiento, puntualizar que algunas veces
son necesarias actividades de planeamiento para definir claramente un objetivo, y objetos
establecidos son a menudo modificados, como resultado de emprender el desarrollo de
planes para el logro de metas previamente establecidas. Lo que ven la fijacin de objetivos
como una actividad separada y precedente a la funcin de planeamiento, lo hacen para
recalcar la importancia de la fijacin de objetivos y acentuar la necesidad de una meta
definida, clara y precisa antes emprender cualquier actividad; adems, los objetivos dicen,
pueden resultar de deseos individuales o necesidades que no se relacionan ni dependen del
planeamiento. Independientemente de la inclusin o no de la fijacin de objetivos como
parte del planeamiento, hay acuerdo unnime en cuanto a que los mismos son bsicos e
importantes en el proceso gerencial.
Por otra parte cabe decir que, puesto que el concepto de sistemas es utilizado como
una manera de describir el proceso gerencial, es importante mencionar dos aspectos de
la teora de sistemas que son de particular valor para los gerentes. Primero, el
reconocimiento de que no hay un sistema nico y s una amplia gama de variantes en la
complejidad de los sistemas, que result en que stos son considerados como parte de una
jerarqua.
El segundo aspecto de sta teora para los gerentes es una compresin de las
caractersticas de los sistemas abiertos, ya que los gerentes tratan primordialmente con la
administracin de sistemas sociales, una forma de sistema abierto.

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE


ADMINISTRACION INDUSTRIAL
I.U.T.A.
Extensin Maracay

CONTROL DE GESTION

BACHILLERES:
Marlene Rodrguez

C.I.: 21.099.204
Nederlin Perozo
C.I.: 19.948.854